Приложение 4. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки

Приложение 4

к п.4.1.5

Правила заполнения основных реквизитов
регистрационной карточки

-------------------------------------------------------------------------

    Реквизиты                        Пояснения по заполнению

-------------------------------------------------------------------------

        1                                        2

-------------------------------------------------------------------------

Автор (корреспондент)          При регистрации поступающего документа за-

                               писывается   название  организации  (лица)

                               -  автора  документа.  При     регистрации

                               отправляемых  документов записывается наз-

                               вание организации (лица) - корреспондента.

                               Допускается применение сокращенного назва-

                               ния организации.

Название вида документа        Заполняется   в   соответствии с названием

                               вида   регистрируемого     документа.  При

                               регистрации писем графа не заполняется.

Дата документа                 Дата, присвоенная документу  организацией-

                               автором:  число, месяц, год - тремя парами

                               арабских цифр.

Индекс документа               Индекс,        присвоенный       документу

                               организацией-автором, переносится с посту-

                               пившего или отправляемого документа

Дата поступления               Дата  поступления документа в министерство

                               переносится с регистрационного штампа.

Индекс поступления             Индекс, присвоенный документу  министерст-

                               вом-получателем,  переносится из регистра-

                               ционного штампа.

                               После исполнения   документа   дополняется

                               номером   дела   по   номенклатуре дел или

                               другими индексами.

Заголовок документа            Переносится заголовок, сформулированный на

или краткое содержание         документе.

Резолюция                      Переносится с документа основное  содержа-

                               ние  поручения,  автор  и  дата резолюции,

                               исполнитель.

Срок исполнения                Проставляется  число,  месяц, год  - тремя

                               парами   арабских    цифр. При регистрации

                               отправляемого инициативного  документа за-

                               писывается дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении          Краткая запись решения вопроса по существу

                               или дата и индекс ответного документа.

Отметка о направлении          Индекс дела, в которое подшит  документ, в

документа в дело               соответствии с  номенклатурой дел ("В дело

                               N..."), дата, подпись  ответственного  ис-

                               полнителя.