Инструкция по делопроизводству в Администрации Невельского района и ее структурных подразделениях

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Невельского района и ее структурных
подразделениях
(утв. распоряжением Администрации Невельского района от 30 апреля 1999 г. N
543-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами в Администрации района.

1.2. Вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно- методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, а также Регламентом, постановлениями и распоряжениями Администрации района.

1.3. Инструкция по делопроизводству Администрации района определяет порядок приема и учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения и использования документов.

1.4. Положения Инструкции распространяются на делопроизводство и организацию работы с документами, создаваемыми при помощи оргтехники.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядок работы в структурных подразделениях, методическое руководство этой работой возлагается на управление делами и архивный отдел, которые организуют систематические проверки состояния делопроизводства в аппарате Администрации района и структурных подразделениях.

1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и в управление делами.

При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.7. В Администрации района применяется централизованная система делопроизводства, при которой прием почты, регистрации, первичное распределение, доставка документов по структурным подразделениям, оформление и рассылка, формирование дел производится управлением делами.

1.8. Вновь принятые работники знакомятся в управлении делами или у руководителя структурного подразделения с настоящей Инструкцией, Регламентом, структурой Администрации, а также на своих рабочих местах с положениями о комитете, отделе или управлении и должностными инструкциями.

1.9. Передача работникам других организаций служебных документов, их копии допускаются только по указанию (разрешению) руководителя Администрации района.

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется ведущим специалистом по информационному обеспечению.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Служебные документы условно подразделяются на следующие группы:

организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

распорядительные (решения, постановления, распоряжения, приказы);

справочно-информационные (письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, телеграммы).

2.2. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

2.3. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А3 (297х420 мм), А4 (210х297), А5 (148х210 мм).

Изготовление бланков для писем от имени и за подписью руководителей комитетов, отделов, управлений Администрации района допускается, если этих документов создается более 200 в год.

2.4. Оформление реквизитов документов

Документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами, обязательных для данного вида документа:

герб Российской Федерации или Невельского района;

наименование органа;

наименование вида документа;

дата документа;

индекс (номер документа);

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту (где он имеется);

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования;

визы;

печать.

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть поставлена пометка "Проект".

2.4.1. Изображение герба помещается в верхнем поле распорядительных документов и письма.

2.4.2. Наименование организации - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении.

2.4.3. Постановления и распоряжения Администрации района, служебные письма оформляются на специально разработанных этих видов документов бланках.

Протоколы, акты, положения, инструкции и другие документы могут оформляться как на общих бланках, так на листах бумаги.

2.4.4. Заголовок

Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм и заключает в себе обычно ответ на вопрос: о чем (о ком) издан документ, в краткой форме раскрывает его основное содержание ("Об отмене:, "О состоянии:").

Заголовок размещается в левой части листа документа перед текстом. Точку в конце заголовка не ставят.

2.4.5. Текст

Текстовая часть документа может подразделяться на две: преамбулу (вступительная часть) и постановляющую часть.

Преамбула содержит обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документов, а также могут содержаться ссылки на акты в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула, как правило, отсутствует.

Преамбула в постановлениях Администрации района завершается словом "п о с т а н о в л я ю".

Постановляющая часть может подразделяться, как правило, на пункты, пункты - на подпункты, абзацы, а утверждаемые этими актами положения, уставы и т. п. - на разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.

Пункты, как правило, имеют единую (сквозную) нумерацию для всего документа, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

После строчных буквенных обозначений со скобков# а), б), в) - знак препинания не ставится; подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками.

В положениях, уставах, программах и т.п. их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например.1.2., 1.3.).

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками. Абзацы нумерации не имеют.

В наиболее крупных нормативных актах пункты могут объединяться в разделы, которые могут иметь наименования и оформляются в тексте следующим абзацем. Например, "Раздел 1. Общие положения", или "I. Общие положения". Разделы, в свою очередь, могут подразделяться на главы.

Заголовки разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки без точки в конце и записывать прописными буквами, не подчеркивая, или с прописной буквы в середине строки, выделив название шрифтом.

Разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт документа содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Если требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов), а равно когда в документе неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о том объекте (круге объектов, понятий) производится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме - (далее именуется ... или далее - ...), а в последнем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Наименования упомянутых в документе органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в уставе, положении, в решении об их создании, переименовании и т. п.

2.4.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания;

для документа, принимаемого коллегиальными органами - дата его принятия;

для утверждаемого документа - дата его утверждения;

Дата документа проставляется должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, структурными подразделениями, датой документа является дата подписания его последним руководителем.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например, 8 августа 1997 года следует писать 08.08.97 г.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом.

В текстовых документах финансового характера применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 3 сентября 1997 года.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ.

Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.

2.4.7. Подпись документа

Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо.

Документы, направляемые в вышестоящие органы власти и управления, подписываются Главой района или его заместителями.

Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, если документ выполнен на бланке, и наименование должности с включением наименования организации, если документ выполнен не на бланке, личная подпись и ее расшифровка с указанием двух инициалов и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, их подписи располагаются в алфавитном порядке.

Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно указывать должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не следует подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В тех случаях, когда документы по содержанию требуют особого удостоверения, дополненных гарантий в их подлинности, наряду с подписью ответственного должностного лица предоставляется оттиск печати. Оттиск печати представляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

В делопроизводстве Администрации района применяются следующие печати:

круглая гербовая печать Администрации района;

круглая печать управления делами Администрации района.

Перечень документов, на которых ставится круглая гербовая печать, указаны в приложении N 12.

При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную копию удостоверяют печатью.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например, Мельников 4-80-07.

2.4.8. Согласование документа

Согласование является способом предварительного рассмотрения, оценки проекта документа.

Согласование может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование проводится внутри Администрации района между структурными подразделениями или должностными лицами и оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписавшему документ. Визы могут проставляться как на отдельных бланках согласования, приложенных к проекту документа, так и на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

Согласования проектов постановлений и распоряжений Администрации проводится в порядке, определенном Регламентом Администрации района.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, он располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель Главы

     Администрации района

     __________В.А.Вуйман

     10.10.98 г.

Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания :

     (наименование коллегиального органа)

     от 18.09.98 г. N 42

2.4.9. Утверждение документа

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, прилагается (приложение N 1.)

Документы утверждаются руководителями Администрации района и ее структурных подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Если документ утверждается постановлением, распоряжением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в творительном падеже, его даты и номера.

Слово утверждено согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения.

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                           постановлением

                                                     Администрации района

                                                               УТВЕРЖДЕНА

                                                            распоряжением

                                                     Администрации района

                                                     от                 N

                               ПРОГРАММА...

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

2.4.10. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименование пишется в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата и все реквизиты указываются в дательном падеже.

     Например: Начальнику управления сельского хозяйства района

               Матвиевскому В.Ф.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

     Например: Главам Администраций волостей

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

     Например: 182510, г.Невель

               ул. М.Маметовой, д.5, кв. 25

               Игнатьеву В.Р.

Документ не должен содержать более четырех адресов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанным адресом.

2.4.11. Резолюция

В резолюциях даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.4.12. Оформление приложений к документу

В приложениях к документу помещаются перечни, положения, таблицы, образцы документов, бланков, схемы и т.п., если они необходимы для надлежащего применения документа.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

     Например:      Приложение

               к постановлению

          Администрации района

           от 10.10.98 г. N 79

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

     Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

Подготовка проектов постановлений, распоряжений Администрации района может осуществляться в соответствии с поручениями руководства и в инициативном порядке руководителями управлений, комитетов, отделов, Аппарата Администрации района и органов ее управления. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными структурными подразделениями и организациями. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с управляющим делами Администрации района и отделом права.

На листе согласования указываются наименование структурного подразделения Администрации района, фамилии и номера телефонов начальника и исполнителя, подготовивших проект документа, предложения по его рассылке и опубликованию.

Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения комитетов, управлений и отделов Администрации района и Администраций волостей посредством:

издания постановления или распоряжения, где излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к деятельности Администрации и организаций ее системы;

издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации;

копирования документов.

Распорядительные документы, издающиеся на основе документа вышестоящего органа, должны содержать ссылку на это документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.5.2. Приказ

Приказ - акт, издаваемый руководителем организации, действующим в целях решения задач, стоящих перед данной организацией. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Отдельные виды приказов, как (об отпусках,

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок. Если проект приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия, при наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания) или при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения, каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты (подпункты) распорядительной части проекта приказа должны нумероваться только арабскими цифрами.

При составлении проекта приказа необходимо:

увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, объединений, предприятий, организаций и учреждений;

указывать структурные подразделения и должностные лица, на которые возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Проекты приказов во исполнение постановлений, решений, распоряжений, приказов и указаний других вышестоящих органов должны быть подготовлены в срок, установленный руководством соответствующего уровня системы управления. При подготовке проекта приказа не допускается дублирования ранее изданных актов, указывать акты, подлежащие отмене, или утратившие силу.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т.п.

Приказы подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем.

Проекты приказов (кроме приказов по личному составу) должны, как правило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением, иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на общих или специальных бланках.

2.5.3. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола обычно состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня или перечисление вопросов (с указанием докладчиков). Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводной части протокола лишь при небольшом составе участников совещания или заседания, к протоколам больших заседаний или совещаний прилагается список присутствующих.

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Содержание раздела излагается в именительном падеже, указывается фамилия докладчика. Текст каждого раздела состоит из трех частей: слушали, выступали, решили (постановили).

Слово СЛУШАЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола). После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать на следующей строке в именительном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится тире и печатается заголовок доклада (пункт повестки дня). Если текст доклада имеется, то после заголовка печатается в скобках сноска: "Текст доклада прилагается". Если текста доклада нет, то его содержание излагается в протоколе с красной строки в форме прямой речи.

Слово ВЫСТУПИЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки с красной строки, после чего ставится двоеточие. Инициалы и фамилии выступающего необходимо писать в именительном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится тире и печатается текст (или изложение) выступления в форме прямой речи.

Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) должно печататься прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Протокольные решения (постановления) по каждому вопросу должны излагаться в повелительной форме, краткими, точными фразами. Если протокольное решение (постановление) состоит из нескольких пунктов или подпунктов, они должны нумероваться арабскими цифрами и каждый пункт должен начинаться с красной строки.

Протокол может фиксировать решение (постановление) об утверждении того или иного документа (приложения). В этом случае утвержденный документ должен прилагаться к протоколу с указанием его номера и даты.

В случае передачи вопроса на рассмотрение комиссии в протокольном решении (постановлении) должны быть указаны ее состав и лицо, ответственное за созыв и окончание работы комиссии в назначенные сроки.

Особое мнение по принятому протокольном решению (постановлению) участник совещания, собрания или заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается после записи соответствующего протокольного решения (постановления).

Протокол должны подписывать и заверить печатью председатель и секретарь совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

Протоколы совместных совещаний, собраний или заседаний коллегиальных органов должны иметь дробные номера, составные части которых должны соответствовать порядковым номерам протоколов учреждений или коллегиальных органов, принимавших участие в работе совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

Допускается сокращенный вариант оформления протоколов совещаний, собраний или заседаний коллегиальных органов. В сокращенном варианте протокола слова слушали, выступали и решили (постановили) не печатаются. В данном случае после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола), печатается заголовок доклада (пункт повестки дня). Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступающих (первой указывается фамилия докладчика, фамилии выступающих печатаются в порядке их выступлений).

В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада (пункта повестки дня) с указанием фамилий докладчика и выступающих, печатается краткое изложение сути или состояния рассматриваемого вопроса, заканчивающего протокольным решением (постановлением).

Отдельные виды протоколов (протоколы технических совещаний и др.) могут утверждаться руководителем данной организации или руководителем вышестоящего органа.

2.5.4. Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Письмо, как правило, состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины, вызвавшие письмо; в доказательствах приводятся факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами и ссылками; в заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание получателя письма, могут использоваться и другие схемы составления текста, в которых какой-либо из перечисленных логических элементов может отсутствовать, или порядок их расположения может быть другим.

Перед текстом письма, оформленного на бланке, или листах формата А4 (210х297 мм), в левом верхнем углу (ниже углового штампа) указывается краткое содержание вопроса (заголовок), изложенное одной фразой. Заголовок, как правило, начинается с предлога "О" или "Об". К письмам, оформляемым на бланке или на листе формата А5 (148х210 мм), заголовок не составляется.

На письме указывается точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственным учреждениям.

Письмо может адресоваться организации и конкретному лицу. Если письмо адресуется организации или его структурному подразделению, то их наименование пишется в именительном падеже.

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, может указываться звание или степень.

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие получатели. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, а на каждом экземпляре письма указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, следует указывать номер и дату ранее посланного письма.

Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

     Приложение: на 10 л. в 1 экз.

     -----------------------------

Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение лишь одному адресату, об этом делается отметка, например,

     Приложение: на 10 л. и в 1 экз. в первый адрес.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

     Приложение: 1. Справка об использовании оборудования на 3 л. в 1 экз.

                 2. Перечень оборудования на 10 л. в 1 экз.

Письма печатаются на бланках установленного образца (бланках писем).

Служебные письма, адресованные вышестоящим организациям, подписываются руководителем.

Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

Служебные письма, подлежащие подписанию руководителями двух и более учреждений, печатаются не на бланке, но с указанием соответствующих реквизитов в установленном месте; подписываются с указанием полного наименования должностей подписывающих; подпись каждого ставится под наименованием должности в строку с фамилией. Подписи располагаются на одном уровне.

Расшифровка подписи должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего письмо.

Дата на письме проставляется подписывающим его лицом в момент подписания.

На лицевой стороне последнего листа письма и его копии (в левом нижнем углу) указываются фамилии и номер телефона исполнителя, подготовившего проект письма. Допускается указывать фамилию и номер телефона исполнителя на обратной стороне последнего листа письма (в левом нижнем углу).

Проект письма, представляемого на подпись руководству, должен быть предварительно завизирован исполнителем и другими заинтересованными лицами. Все визы ставятся на лицевой стороне последнего листа экземпляра письма, остающегося в деле. В состав визы входят: личная подпись, расшифровка подписи и дата.

Проект письма представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить его содержание, наличие указанных приложений и необходимых виз.

Проект письма с одним адресатом представляется в двух экземплярах, один из которых на бланке после подписи направляется адресату, второй - остается в деле.

Количество подписанных экземпляров письма должно соответствовать количеству адресатов. Если письмо должно направляться по списку рассылки (более четырех адресатов), подписывается лишь один экземпляр, который затем размножается в количестве, необходимом для рассылки всем заинтересованным учреждениям.

При систематическом составлении писем по однотипным вопросам допускается использование трафаретных текстов, в которые в каждом конкретном случае вносятся перед подписанием необходимые добавления.

2.5.5. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Неотъемлемой частью адресата телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер, и дата документа, на который дается ответ.

Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов, она регистрируется в управлении делами Администрации района и отправляется в установленном порядке на телеграф. В такой телеграмме, кроме перечисленных пунктов и адресов, помещаемых в тексте, необходимо указывать отдельно в каждом экземпляре только пункт назначения и адресные данные, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.

Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче большому количеству адресатов и во многие населенные пункты (города), должны быть подготовлены в каждый пункт (город) и каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать лишь один экземпляр телеграммы с приложением всех адресатов, остальные экземпляры телеграммы размножаются с указанием на каждом размноженном экземпляре отдельного адреса, куда следует ее доставить.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, номером заказа, наряда, детали и т. д., так как в конце текста проставляется исходящий номер (индекс). После исходящего номера (индекса) телеграммы с новой строки указывается должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст телеграммы печатается прописными буквами без абзацев и переноса слов. В телеграммах не нужно употреблять союзов и предлогов в тех случаях, когда смысл предложения ясен и без них. Отрицание "не" в тексте телеграмм опускать нельзя. Знаки препинания в тексте телеграмм ставится лишь в том случае, если они имеют смысловое значение и печатаются сокращенно строчными буквами, например:

     точка - тчк

     запятая - зпт

     тире - тире

     кавычки - квч.

Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Адрес и текст международной телеграммы должен быть напечатан на одном из языков латинскими буквами: русском, английском, французском, немецком или на языке страны назначения.

Адрес международной телеграммы составляется в следующей последовательности:

категория телеграммы;

фамилия адресата (в именительном падеже);

адрес получателя или наименование учреждения; город и страна.

Изменения в последовательности изложения адреса не допускаются.

2.5.6. Телетайпограмма

Телетайпограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передаются по телетайпу).

Неотъемлемой частью реквизита "адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.

В ответных телетайпограммах перед тестом обязательно должен быть указан номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телетайпограммы не должен заканчиваться цифрами, (номерами заказа, наряда, детали и т.д.), так как в конце текста телетайпограммы проставляется исходящий номер (индекс). После исходящего номера (индекса) телетайпограммы с новой строки указывается должность и подпись. В нижней части телетайпограммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телетайпограмму, дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст телетайпограммы печатается прописными буквами без переноса слов. В телетайпограммах не следует употреблять союзов и предлогов в тех случаях, когда смысл предложения ясен и без них. Отрицание "НЕ" в тексте телетайпограмм опускать нельзя. Знаки препинания в тексте телетайпограммы ставятся в том случае, если имеют смысловое значение.

Визирование и подписание телетайпограмм аналогично визированию писем. Направление их адресатам производится в установленном порядке.

2.5.7. План План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера (индекса);

исполнитель;

срок исполнения;

примечание или отметка об исполнении.

Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия могут состоять из двух составных частей, например, из наименования темы и наименования ее этапов. Гриф "Исполнитель" может состоять из составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может состоять из срока начала и срока окончания выполнения какой-либо работы или запланированного мероприятия.

Планы работ или мероприятия должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение. Если план должны подписывать руководители нескольких учреждений или структурных подразделений одинакового ранга, то подписи располагаются на одном уровне (горизонтальное расположение подписей). Если план должны подписывать должностные лица различных рангов, то расположение подписей должно быть вертикальным. Рядом с подписью подписывающий должен указать дату подписания.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется соответствующими инструкциями и указаниями вышестоящих органов или руководителей.

2.5.8. Служебная записка

Служебная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких- либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Служебная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На служебной записке, связанной с исполнением поручения вышестоящего органа, под заголовком под чертой в скобках указываются дата и номер поручения.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию служебной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо принять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Служебные записки, направляемые в вышестоящий орган, должны быть подписаны руководителем и иметь индекс (номер).

Предложение - разновидность служебной записки, содержащее перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Подготовка и оформление предложения должны производиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления служебной записки.

2.5.9. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует соответствующие события, факты или состояния.

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности объединения".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта при перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта,

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые помещаются перед ссылкой на приложение к акту или перед подписями, если предложений к акту нет.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий или состояний.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем данной организации или руководителем вышестоящего органа.

По итогам работы за год каждое структурное подразделение составляет справку о работе с документами, приемная граждан обобщает сведения о характере обращений граждан, поступивших в адрес Администрации. После ознакомления руководством Администрации с этими документами, они списываются в дело.

3. Основные требования при печатании и размножении документов

3.1. В машинописном бюро и в подразделениях Администрации района печатаются документы только служебного характера. Все передаваемые в машинописное бюро документы должны быть оформлены с учетом требований настоящей Инструкции, тщательно отредактированы и написаны черной или фиолетовой пастой. Документы, написанные небрежно и неразборчиво, а также карандашом, к печатанию не принимаются.

3.2. Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов для типографского издания печатаются через два межстрочных интервала.

3.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

     левое - от 2,75 до 3,5 см

     правое - от 1,25 до 2,25 см

     верхнее - не менее 2,5 см

     нижнее - не менее 2 см.

3.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

3.5. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

3.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

3.7. Расшифровка подписи в реквизите "подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности.

3.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

3.9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами.

3.10. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страницы должны быть проставлены посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

3.11. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка, которая содержит номер файла на машинном носителе и инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.

3.12. Оригиналы служебных документов, подлежащих размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно проверены и отпечатаны на белой бумаге четким черным шрифтом.

3.13. Необходимость копирования документов определяют руководители Администрации района и структурных подразделений. В целях исключения возможности бесконтрольного использования множительных аппаратов размножение документов производится с ведома управляющего делами или руководителя структурного подразделения.

3.14. Размноженные документы в копировально- множительном бюро учитываются по журналу и выдаются под роспись.

4. Регистрация документов

4.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях как создаваемые в Администрации района, так и поступившие из других организаций и от частных лиц. Регистрация служебных документов осуществляется в приемной Администрации района.

Не принимается к регистрации документ, на котором нет подписи ответственного лица.

4.2. При приемке корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

Все конверты и бандероли вскрываются в приемной, за исключением с надписью "лично".

При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причин возврата.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки.

При приемке корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии доставленного документа ставится соответствующий штамп, дата получения документа и подпись работника, принявшего документ.

4.3. Входящие документы (служебные письма, телеграммы и т.п.) сортируются в приемной на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов прилагается. (приложение N 2) Они передаются по назначению.

Регистрация документов производится в специальных журналах в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются правительственные документы, постановления, распоряжения Главы района, служебные письма, заявления граждан и т.д.

На документе, подлежащие регистрации в приемной, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишется очередной входящий номер и дата поступления.

4.4. Регистрационный номер документа состоит из индекса руководителя Администрации, номера дела по номенклатуре и порядкового номера (например: N 1/2-1435).

Инициативный и ответный документ имеет единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном.

При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

4.5. Договоры и иные служебные документы, не относящиеся к актам Администрации, но носящие распорядительный, административно-организационный характер, а также затрагивающие права и интересы граждан и юридических лиц на территории района, регистрируются в приемной Администрации района или ответственным лицом в структурном подразделении в соответствии с Положением о порядке регистрации этих документов.

5. Порядок прохождения документов

5.1. Документы поступившие в приемную, докладываются руководителям Администрации. Руководители подразделений Администрации рассматривают документы, как правило, в день их поступления в подразделение. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителем подразделения Администрации с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Сроки исполнения таких документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Администрацию или подразделение Администрации, которые регистрируют поступившие документы.

Работники службы делопроизводства подразделения Администрации передает исполнителям документы согласно резолюции, вносит в учетную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о происхождении и исполнении документа.

5.2. Документ, рассмотренный Главой района, руководителем структурного подразделения, в тот же день передается исполнителям. Если документ передается на исполнение в подведомственную организацию и подлежит возврату, то на первой странице его в верхнем углу делается отметка "Письмо с копией ответа подлежит возврату в Администрацию района".

5.3. Передача документов из одного в другое структурное подразделение производится через приемную, о чем делается отметка в учетных регистрационных карточках приемной и соответствующего структурного подразделения.

5.4. Передача документов в переделах структурного подразделения районной Администрации должна производиться через приемную руководителя.

5.5. Исполненный входящий документ передается на хранение.

5.6. Исходящие документы отправляются из приемной адресата в день их подписания (утверждения) и регистрируются в соответствующих журналах.

Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в приемную Администрации.

На отправку передается подлинник отправляемого документа, а его второй экземпляр, подписанный исполнителем, подшивается в дело в управлении делами или ответственным лицом в структурном подразделении.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль осуществляют руководители, их помощники, ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется работниками контрольного управления.

6.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

Конечная дата выполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы учета. Постановления и распоряжения Администрации района, акты районного Собрания депутатов снимаются с контроля только Главой района, а в его отсутствие - лицом его замещающим. Порядок снятия с контроля документов определяется разделом 8 (Организация контроля за исполнением документов), Регламентом Администрации области, утвержденным постановлением Администрации Псковской области N 148 от 23.06.97 г.

Ответственность за оперативное прохождение документов, их сохранность и своевременный возврат возлагается на секретаря приемной Администрации района и ответственных лиц в структурных подразделениях, которые лично получают и сдают документы и корреспонденцию.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе проставляется отметка об исполнении (В дело N подпись ответственного лица, дата). Аналогичные отметки об исполнении документа проставляются в регистрационные карточки.

6.3. Контроль исполнения строится на базе регистрационных карточек. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Контрольная карточка систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

6.4. При наличии соответствующей вычислительной техники применяется автоматизированный контроль исполнения. Он строится на базе автоматизированной регистрации документов и обеспечивает оперативное информирование работников о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, отражает состояние исполнительской дисциплины.

7. Работа исполнителей с документами

7.1. Руководители структурных подразделений Администрации района должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их исполнителей в день поступления, вести контроль за качественным исполнением по существу вопросов.

7.2. При поступлении документов руководитель подразделения прежде всего обязан выделить документы, требующие срочного исполнения. Документы, поступившие для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Непосредственный исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

7.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителями Администрации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров подготовленного документа, передает его на тиражирование.

7.4. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа из вышестоящих органов и его доставкой), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В ходе подготовки документов исполнитель имеет право пользоваться архивными материалами, средствами оргтехники.

8. Составление номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации района и ее структурных подразделениях.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

В номенклатуре дел Администрации района должны включаться все документы, образующиеся в деятельности Администрации, ее комиссий, общественных организаций, действующих в Администрации, структурных подразделений (отделов, управлений, комитетов).

8.2. Номенклатура дел Администрации района и ее структурных подразделений составляется сроком на пять лет при методической помощи заведующего архивом Администрации района, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного управления области и утверждается управляющим делами Администрации района не позднее декабря текущего года (приложения NN 5, 6.)

8.3. При составлении номенклатуры дел управляющий делами или лицо, отвечающее за ведение делопроизводства, руководствуются требованиями Перечня типовых документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

8.4. В номенклатуре дел Администрации района и структурных подразделений включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы.

8.5. Графы номенклатуры дел Администрации района и ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации или структурном подразделении порядкового номера, заголовка дел но номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (тонов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, документы по выполнению постановлений, указов и распоряжений, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Администрации района или структурного подразделения;

названия организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название территории, с которой связано содержание документов даты (хронологические рамки), к которым относятся

документы дела;

указание на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивным управлением срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

8.6. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Администрации района, отдела, управления и комитета. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

8.7. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

8.8. По окончании делопроизводственного года ответственный за делопроизводство заполняет в номенклатуре дел итоговую запись в количестве заведенных дел.

9. Формирование дел

ГАРАНТ:

Текст пункта 9.1. приводится в соответствии с источником

9.1. Дела в Администрации района и структурных подразделениях формируются в строгом соответствии с имеющейся номенклатурой. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство, которые при обнаружении недостатков информируют об этом ответственных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывают об этом

9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

9.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело" N, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

9.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы и протоколы, сгруппированным в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов и в соответствии с повесткой дня.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в соответствии с порядком в ГСДОУ, Положением о ведении личных дел госслужащих.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Аналогично группируются дела по рассмотрению жалоб и заявлений граждан.

10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение или уничтожение.

10.2. Экспертиза ценности документов в Администрации района проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при списании дел к последующему хранению.

10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации района создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается распоряжением Администрации района в составе не менее трех человек и возглавляется управляющим делами Администрации района. Обязательно наличие в составе комиссии заведующего архивным отделом и главного бухгалтера.

Функции и права экспертной комиссии Администрации района, а также организации ее работы определяется Положением, которое утверждается руководителем.

10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании утвержденной номенклатуры дел Администрации района путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного хранения для передачи в архив, в структурных подразделения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения. При этом учитываются отметки о сроках хранения в номенклатуре дел постоянно "до минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

Документы временного хранения до 10 лет не списываются, хранятся в архиве Администрации района или структурного подразделения весь указанный в номенклатуре срок.

11. Оформление дел

11.1. Дела Администрации района подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по научно-технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архивного отдела.

11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение N 8);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 9;)

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

полное название Администрации района и структурного подразделения;

заголовок дела;

дата дела (крайние даты начала и окончания дела);

количество листов в деле;

срок хранения (или отметка "хранить постоянно").

Все эти данные, кроме последнего пункта, указываются на обложках при заведении дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

11.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях, в заголовках дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватывающего документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-приемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

12. Составление описей дел

12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются, их учет ведется по номенклатуре.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

12.2. В Администрации района, в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного дела Администрации. По этим описям документы сдаются в архив.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Администрации района, которую готовит архив и по которой дела сдаются на государственное хранение (приложение N 11.)

12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. д.

12.4. Опись дел Администрации района составляется по установленной форме в четырех экземплярах. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

13. Оперативное хранение документов и дел

13.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации района дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

13.2. Выдача дел их архива во временное пользование работникам Администрации района или сторонним организациям

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве, производится с разрешения управляющего делами Администрации района