Распоряжение Главы города Пскова от 20 мая 2013 г. N 40-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Псковской городской Думе"

В целях совершенствования документационного обеспечения, организации и ведения делопроизводства, повышения эффективности работы с документами в Псковской городской Думе, руководствуясь статьей 28 Устава муниципального образования "Город Псков":

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Псковской городской Думе (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Псковской городской Думы обеспечить ведение делопроизводства во вверенных им структурных подразделениях в соответствии с требованиями Инструкции.

3. Признать утратившим силу Распоряжение Главы города Пскова от 15 мая 2008 г. N 35-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Псковской городской Думы".

4. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на начальника отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Псковской городской Думы Е.М. Мельникову.

Глава города Пскова

И.Н. Цецерский

Инструкция
по делопроизводству в Псковской городской Думе
(утв. Распоряжением Главы города Пскова от 20.05.2013 N 40-р)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Псковской городской Думе (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения правотворческой и управленческой деятельности и повышения ее эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Настоящая Инструкция устанавливает единые обязательные требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Псковской городской Думы (далее - Дума).

2. Организация работы с документами регулируется законодательством Российской Федерации и Псковской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Государственного архивного управления Псковской области, государственными стандартами Российской Федерации, требованиями государственной системы документационного обеспечения управления, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков", настоящей Инструкцией.

3. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) регламентируются Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и соответствующими муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков".

4. Применение Инструкции должно способствовать формированию единого официального и делового стиля документов в Думе, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.

5. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

6. Регистрация документов, контроль их исполнения и некоторые другие процедуры документооборота осуществляются в Думе в электронной форме с применением системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов) (далее - СЭД) в соответствии с настоящей Инструкцией.

7. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Думе, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, методическое руководство этой работой, комплектование архива Думы возлагается на отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Думы, который в целях контроля не реже чем один раз в год организует систематические проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Думы и, в случае необходимости, оказывает им методическую помощь.

9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, комплектование архива в структурных подразделениях аппарата Думы возлагается на их руководителей.

10. Муниципальные служащие аппарата Думы и лица, замещающие должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, исполняющие обязанности по обеспечению деятельности Думы (далее - работники), несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и выполнение требований настоящей Инструкции.

11. О неисправимом повреждении, утрате документов и иных случаях нарушения правил работы с ними, установленных настоящей Инструкцией, работник должен сообщить своему непосредственному руководителю, который в свою очередь обязан передать эти сведения в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Думы.

Сведения о неисправимом повреждении или утрате документа докладываются начальником отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы Главе города Пскова, а в его отсутствие - исполняющему его полномочия заместителю Главы города Пскова (далее - Глава города), и управляющему делами Думы.

12. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, на время отстранения от работы, в других случаях временного отсутствия на работе или в случае увольнения, перемещения по службе работник обязан передать все находящиеся у него документы своему непосредственному руководителю или другому работнику по указанию своего непосредственного руководителя. При отстранении от работы, увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

В указанных случаях работник, получивший на исполнение зарегистрированный в Думе документ, обязан сообщить об изменении исполнителя в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

При служебной необходимости в изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим работником, Глава города или управляющий делами Думы, назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей другому работнику.

13. Для совместной проработки проектов документов и обмена информационными материалами между структурными подразделениями и работниками используется локальная вычислительная сеть и программное обеспечение компьютерной техники аппарата Думы.

14. Информация, содержащаяся в служебных документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий (компетенции) должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов в другие организации осуществляется исключительно по указанию (разрешению) Главы города.

15. Вновь принятые работники знакомятся с настоящей Инструкцией в отделе служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Думы под роспись. Текст настоящей Инструкции с приложениями размещается на общедоступном ресурсе локальной вычислительной сети аппарата Думы.

II. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в аппарате Думы;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Думы;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в аппарате Думы и его структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"электронный документ" - электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе; документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

"электронная подпись" - реквизит электронного документа, информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа, оформленного на бумажном носителе.

III. Создание документов (документирование)

1. Общие требования по оформлению документов

1.1. При подготовке документов применяется текстовый редактор (прикладная программа для компьютерной техники, предназначенная для производства (включая набор, редактирование, форматирование, печать) любого вида печатной информации), позволяющий сохранять подготовленные документы в электронной форме в форматах *.doc, *.docx или *.rtf с использованием шрифта Times New Roman.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

1.2. Документы Думы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 X 297 мм), A5 (148 X 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. При подготовке электронных документов в Думе используются электронные шаблоны бланков документов.

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата A4 (210 X 297 мм) независимо от вида носителя (бумажный носитель или электронный документ), имеет следующие размеры полей (если настоящей Инструкцией или другими муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков" не установлено иное):

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

1.4. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю.

1.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

1.6. В проектах Решений Думы, Постановлений и Распоряжений Главы города рекомендуется употреблять полные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций; в протоколах совещаний, заседаний, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования указанных органов и иных организаций.

1.7. Работник аппарата Думы, осуществивший подготовку документа: несет персональную ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции при подготовке и оформлении документа, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документа без объективных причин.

1.8. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

герб города Пскова;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН, КПП);

наименование организации (наименование органа местного самоуправления, должности должностного лица);

справочные данные об организации (органе местного самоуправления, должностном лице);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

1.9. При составлении и расположении реквизитов документов необходимо соблюдать следующие требования:

1.9.1. Герб города Пскова

Изображение герба города Пскова помещается на бланках документов Думы в соответствии с Решением Псковской городской Думы от 16 июля 2010 г. N 1355 "Об утверждении Положения о гербе и флаге муниципального образования "Город Псков"".

1.9.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица указывается в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

1.9.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН / КПП) указывается в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

1.9.4. Наименование организации (наименование органа местного самоуправления, должности должностного лица) - автора документа, указываемое в документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе муниципального образования "Город Псков".

1.9.5. Справочные данные об организации (органе местного самоуправления, должностном лице), указываемые на отдельных видах бланков, могут включать в себя почтовый адрес, номер телефона, факса и адрес электронной почты.

1.9.6. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (РЕШЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

1.9.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (Решение, Постановление, Распоряжение, письмо, докладная, служебная записка и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, методические рекомендации и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется: должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ; отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы; непосредственным исполнителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.11.2012.

В Решениях Думы, Постановлениях и Распоряжениях Главы города реквизит "Дата документа" оформляется словесно-цифровым способом, например: 09 ноября 2012 г.

1.9.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в аппарате Думы, и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

1.9.9. Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланков писем и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

1.9.10. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа включается в бланк соответствующего вида документов. Например: Псков.

1.9.11. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Текст реквизита "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля.

При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) его наименование пишется в именительном падеже, например:

Государственный комитет

Псковской области по экономическому развитию, промышленности и торговле

или:

Государственный комитет

Псковской области по труду

и занятости населения

Отдел трудоустройства

и специальных программ

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности и фамилия адресата указываются в дательном падеже, например:

Директору

филиала ОАО "Межрегиональная распределительная сетевая компания Северо-Запада"

А.А. ТИМОФЕЕВУ

При адресовании документа должностному лицу, не являющемуся руководителем организации, отдельно указывается наименование организации в именительном падеже, а затем наименование должности и фамилия адресата - в дательном, например:

Муниципальное предприятие

города Пскова

"Горводоканал"

Главному инженеру

В.В. БЕЛЯНСКОМУ

Если документ направляют нескольким должностным лицам или отправляют в несколько организаций (несколько структурных подразделений одной организации), то их следует указывать обобщенно, например:

Представителям муниципальных образований в Ассоциации

"Совет муниципальных образований Псковской области"

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", например:

Петрову С.И.

Юбилейная ул., д. 32-в, кв. 126,

Псков, 180016

или

Директору

ЗАО "Псковская швейная фабрика "Славянка"

Е.А. КОСЕНКОВОЙ

Рижский пр., д. 40, Псков, 180016

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, их структурных подразделений.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

1.9.12. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При этом элементы указанного реквизита выравниваются по центру относительно самой длинной строки (центрируются), например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Управляющий делами Псковской городской Думы
		И.О. Фамилия*
	"___" ________________ 20___ г.

* Здесь и далее в примерах оформления некоторых реквизитов документов вместо слов "Инициалы, фамилия", "Имя, отчество, фамилия" используется наглядная форма "И.О. Фамилия".

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом (Постановлением, Распоряжением, протоколом и др.) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (УТЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера. В этом случае элементы реквизита "Гриф утверждения документа" также выравниваются по центру относительно самой длинной строки (центрируются), например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Главы города Пскова

от ___________________ N ________

1.9.13. Резолюция (указания по исполнению документа)

Резолюция печатается или пишется от руки на бланках установленной формы, прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело либо оформляется непосредственно на рассматриваемых документах, на свободном от текста месте.

В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, например:

Е.М. Мельниковой, Е.Ю. Тимашовой

Подготовить проект письма-ответа

Срок исполнения: 05.12.2012

Личная подпись

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

1.9.14. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание и составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк). Не обязательно составление заголовка к служебным письмам и запискам (служебным, докладным и др.).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:

Распоряжение (о чем?): Об утверждении Положения о защите персональных данных работников;

письмо (о чем?): Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, осуществляющим подготовку проекта документа, и оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

1.9.15. Отметка о контроле

Отметка о контроле исполнения документа проставляется оттиском штампа со словом "КОНТРОЛЬ" или обозначается словом "Контроль", оформленным от руки, на верхнем поле первого листа документа.

1.9.16. Текст документа

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки столбцов и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, столбцы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих столбцов.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, Распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах, имеющих сложную многоуровневую структуру, разделы могут нумероваться римскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта или обозначаться строчными буквами с закрывающей круглой скобкой без точки, например: а), б), в) и т.д.

После цифровых перечислений с точкой абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками. Абзацы нумерации не имеют.

В правовых актах, инструкциях, положениях и т.п. пункты могут объединяться в разделы, которые могут иметь наименования и оформляться в тексте следующим образом: "Раздел 1. Общие положения" или "I. Общие положения". Разделы, в свою очередь, могут подразделяться на главы.

Заголовки разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки без точки в конце и записывать прописными буквами, не подчеркивая, или с прописной буквы в середине строки, выделив название шрифтом.

Разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт документа содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.

Если требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов), а равно когда в документе неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме (далее именуется ... или далее - ...), а в последующем тексте употребляется его сокращенное наименование.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, муниципальных правовых актов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, например:

"Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 14 июля 1997 г. N 875 "Об утверждении Положения об организации общественных работ...";

"В соответствии с Положением о порядке организации ярмарок и продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) на них на территории Псковской области, утвержденным Постановлением Администрации Псковской области от 16.08.2012 N 426...".

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

1.9.17. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается только количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложения:

1) Положение о Комитете по социальным вопросам и молодежной политике Псковской городской Думы пятого созыва на 6 л. в 1 экз.;

2) копия письма Государственного комитета Псковской области по труду и занятости населения от 14.11.2012 N ТЗ-14-1422 на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: Порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы города Пскова, в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2011 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 4 л.

На приложениях справочного характера к правовым актам, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение N 2

к протоколу заседания

Координационного совета от 05.10.2012

Если приложением к правовому акту (например, к Распоряжению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО

Распоряжением Главы города Пскова

от ___________________ N ________

Допускается слова "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами.

1.9.18. Подпись должностного лица

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). При оформлении документа не на бланке, а на чистом листе бумаги (без использования реквизита "Наименование организации") в реквизите "Подпись" указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ. При использовании бланка правового акта (Решения, Постановления, Распоряжения) также указывается полное наименование должности лица, подписывающего правовой акт.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одном уровне с нижней строкой наименования должности (если оно печатается в несколько строк), без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым краем текстового поля, например:

Глава города Пскова

Личная подпись

И.О. Фамилия

При использовании персонального бланка письма должностного лица наименование должности не указывается, расшифровка подписи печатается от правой границы текстового поля и выравнивается по правому краю.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника отдела

зарубежных связей

Личная подпись

И.О. Фамилия

В случае временного отсутствия Главы города (отпуск, болезнь, длительная командировка и др.) подпись его заместителя, исполняющего полномочия Главы города, оформляется следующим образом:

И.п. Главы города Пскова

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Управляющий делами

Псковской городской Думы

Личная подпись

И.О. Фамилия

Начальник административно-хозяйственного отдела

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель Комитета

по бюджету, налогам

и финансовому контролю

Личная подпись И.О. Фамилия

Председатель Комитета

по предпринимательству

и инвестиционной деятельности

Личная подпись И.О. Фамилия

или

Начальник отдела

по правовым вопросам

и нормотворческой деятельности

Личная подпись И.О. Фамилия

Начальник отдела

служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы

Личная подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия

Члены комиссии:
	Личная подпись	И.О. Фамилия

	Личная подпись	И.О. Фамилия

	Личная подпись	И.О. Фамилия

1.9.19. Гриф согласования

Согласование проекта документа с органами государственной власти, органами местного самоуправления или организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, допускается выделение шрифта полужирным начертанием), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Государственного комитета

Псковской области по имущественным отношениям

Личная подпись Л.В. Гребнева

28 ноября 2012 г.

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по вопросам

местного самоуправления

Администрации Псковской области

от 07.12.2012 N МС-14-1255

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Комиссии по делам

несовершеннолетних и защите их прав

Администрации Псковской области

от 26.11.2012 N 17

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" (при отсутствии подписи - ниже текста документа) ближе к нижнему полю документа и выравнивается по левой границе текстового поля.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования располагаются на одном уровне, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии

Псковской городской Думы

от 28.11.2012 N 5

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Экспертно-проверочной методической комиссии Государственного архивного управления Псковской области от 03.12.2012 N 7

Также несколько грифов согласования могут оформляться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, в данном случае проставляется отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование проекта документа с органами государственной власти, органами местного самоуправления или организациями осуществляется в порядке и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Псковской области.

1.9.20. Визы согласования документа

Согласование проекта документа с должностными лицами Думы (внутреннее согласование) оформляется визами согласования.

Виза включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, допускается выделение шрифта полужирным начертанием), наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, визирующего документ, и дату согласования (визирования), например:

СОГЛАСОВАНО:

Начальник отдела по финансово-экономическим вопросам	Личная подпись	И.О. Фамилия
"___" ____________ 20___ г.

Начальник отдела зарубежных связей	Личная подпись	И.О. Фамилия
"___" ____________ 20___ г.

Для документа, подлинник которого остается в Думе, визы согласования оформляются в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из Думы, визы согласования оформляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра или копии отправляемого документа.

Визы согласования проектов правовых актов (Решений, Постановлений, Распоряжений) оформляются в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника (первого экземпляра) документа, печатаются от левой границы текстового поля и выравниваются по левому краю. Если документ содержит приложения, то они визируются отдельно.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Допускается при визировании проектов документов использовать штамп со словом "Согласовано" и ограничительными отметками для оформления элементов визы согласования.

При наличии замечаний, особого мнения, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются

Начальник отдела по правовым вопросам и нормотворческой деятельности	Личная подпись	И.О. Фамилия
"___" ____________ 20___ г.

Замечания оформляют на отдельном листе, подписывают и прилагают к проекту документа.

1.9.21. Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Псковской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков".

На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой "М.П." или иным образом.

1.9.22. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте ниже реквизита "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: заверительную надпись "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Например:

Верно

Консультант отдела

служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Псковской городской Думы

Личная подпись

И.О. Фамилия

05.12.2012

Оттиск печати

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: "Всего в копии 8 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

1.9.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (служебного письма, справки и др.).

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия

(8112) 66-08-06

1.9.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется в зависимости от вида документа должностным лицом - адресатом документа, исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержащегося в резолюции, или, при отсутствии такого документа, слово "Доложено" и краткие сведения об исполнении; слова "Исполнено. В дело"; индекс дела, в которое помещается документ; подпись должностного лица - адресата документа, исполнителя или руководителя структурного подразделения; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату оформления отметки (арабскими цифрами).

1.9.25. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Думу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа проставляется рукописно в оттиске соответствующего штампа.

2. Бланки (электронные шаблоны бланков) документов

2.1. При разработке, изготовлении, использовании, хранении и уничтожении бланков (электронных шаблонов бланков) муниципальных правовых актов Думы и Главы города необходимо руководствоваться Решениями Псковской городской Думы от 16 июля 2010 г. N 1355 "Об утверждении Положения о гербе и флаге муниципального образования "Город Псков"", от 29 мая 2007 г. N 83 "Об утверждении Положения о порядке оформления Решений Псковской городской Думы, Постановлений и Распоряжений Главы города Пскова, Постановлений и Распоряжений Администрации города Пскова, а также порядке и сроках направления их для официального опубликования и обнародования", Постановлением Главы города Пскова от 13 мая 2011 г. N 118 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков с воспроизведением герба муниципального образования "Город Псков"".

2.2. Предусматривается изготовление и использование следующих видов бланков (электронных шаблонов бланков) документов:

бланк Решения Псковской городской Думы;

бланк Постановления Главы города Пскова;

бланк Распоряжения Главы города Пскова;

бланк указания (поручения) должностного лица по исполнению документа (бланк резолюции);

бланк письма Главы города Пскова;

бланк письма заместителя Главы города Пскова;

бланк письма депутата Псковской городской Думы;

бланк письма Псковской городской Думы;

бланк записки (служебной, объяснительной, докладной, аналитической);

общий бланк.

При необходимости Распоряжением Главы города могут утверждаться бланки других видов документов.

2.3. Реквизиты бланков исполняются в одноцветном варианте черным цветом, если настоящей Инструкцией или другими муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков" не установлено иное.

2.4. Для бланков устанавливаются следующий состав реквизитов и порядок их оформления:

2.4.1. Для бланка Решения Думы (приложение N 1):

1) герб города Пскова - полная многоцветная версия герба шириной 43 мм и высотой 35 мм размещается непосредственно под верхним полем документа и выравнивается по центру;

2) наименование органа местного самоуправления (ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА) печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 22 пункта центрованным способом; на расстоянии 3 пунктов от нижнего края наименования органа местного самоуправления по всей ширине текстового поля размещается горизонтальная линия красного цвета (акцент 2), толщина которой составляет 1,75 пункта;

3) юридический адрес органа местного самоуправления размещается на 3 пункта ниже горизонтальной линии и печатается шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 8 пунктов центрованным способом;

4) наименование вида документа (РЕШЕНИЕ) размещается на расстоянии 26 пунктов ниже предшествующего реквизита и печатается центрованным способом прописными буквами шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 22 пункта с полужирным начертанием и межзнаковым интервалом в 3 пункта;

5) ограничительная отметка для проставления даты документа, которую предваряет слово "от", и ограничительная отметка для проставления регистрационного номера документа размещаются на одной строке на 14 пунктов ниже наименования вида документа и печатаются шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 14 пунктов центрованным способом;

6) слова "Принято на _______ -й сессии Псковской городской Думы _______ -го созыва" размещаются на 14 пунктов ниже предшествующего реквизита и печатаются в две строки с одинарным межстрочным интервалом шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 14 пунктов центрованным способом.

2.4.2. Для бланка Постановления (Распоряжения) Главы города (приложения N 3, N 5):

2) наименование органа местного самоуправления (ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА) печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman синего цвета размером 22 пункта центрованным способом; на расстоянии 3 пунктов от нижнего края наименования органа местного самоуправления по всей ширине текстового поля размещается горизонтальная линия синего цвета, толщина которой составляет 1,75 пункта;

3) юридический адрес органа местного самоуправления размещается на 3 пункта ниже горизонтальной линии и печатается шрифтом Times New Roman синего цвета размером 8 пунктов центрованным способом;

4) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) размещается на расстоянии 28 пунктов ниже предшествующего реквизита и печатается центрованным способом прописными буквами шрифтом Times New Roman синего цвета размером 22 пункта с полужирным начертанием и межзнаковым интервалом в 3 пункта;

5) ограничительная отметка синего цвета для проставления даты документа размещается на 28 пунктов ниже реквизита "Наименование вида документа" и выравнивается по левой границе текстового поля;

6) ограничительная отметка синего цвета для проставления регистрационного номера документа размещается на одной строке с ограничительной отметкой для проставления даты документа и выравнивается по правой границе текстового поля.

2.4.3. Для бланка указания (поручения) должностного лица по исполнению документа (бланка резолюции) (размер бланка - 105 X 147 мм) (приложения NN 7 - 9):

1) герб города Пскова - полная многоцветная версия герба шириной 30 мм и высотой 25 мм (для бланка резолюции Главы города или заместителя Главы города) либо сокращенная одноцветная версия герба шириной 20 мм и высотой 28 мм размещается в левом верхнем углу бланка;

2) наименование должности должностного лица (Глава города Пскова, Заместитель Главы города Пскова, Управляющий делами Псковской городской Думы) размещается справа от изображения герба города Пскова и печатается шрифтом Times New Roman размером 16 пунктов;

3) ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера документа размещаются на одной строке ниже изображения герба города Пскова;

4) ограничительная отметка для личной подписи, а также инициалы и фамилия должностного лица, оформляющего резолюцию, размещаются в левом нижнем углу бланка.

2.4.4. Для бланка письма Главы города (заместителя Главы города) (приложения N 10, N 12):

1) герб города Пскова - полная многоцветная версия герба шириной 37 мм и высотой 30 мм размещается непосредственно под верхним полем документа и выравнивается по центру;

2) наименование должности должностного лица (ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА, ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ ГОРОДА ПСКОВА) печатается центрованным способом прописными буквами шрифтом Times New Roman синего цвета размером 20 пунктов с полужирным начертанием; на расстоянии 2,5 пунктов от нижнего края наименования должности должностного лица по всей ширине текстового поля размещается горизонтальная линия, толщина которой составляет 1,5 пункта;

3) почтовый адрес, номера телефона и факса должностного лица размещаются на 2,5 пункта ниже горизонтальной линии на одной строке и печатаются шрифтом Times New Roman синего цвета размером 9 пунктов (почтовый адрес на расстоянии 1,25 см от левого края документа, номера телефона и факса - 1,25 см от правого края);

4) ограничительные отметки синего цвета для проставления даты и регистрационного номера;

5) ограничительные отметки синего цвета для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

2.4.5. Для бланка письма депутата Думы (приложение N 14):

2) наименование должности должностного лица (ДЕПУТАТ ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ) печатается центрованным способом в две строки прописными буквами шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 20 пунктов с полужирным начертанием; на расстоянии 2,5 пунктов от нижнего края наименования должности должностного лица по всей ширине текстового поля размещается горизонтальная линия красного цвета (акцент 2), толщина которой составляет 1,5 пункта;

3) почтовый адрес, номера телефона и факса должностного лица размещаются на 2,5 пункта ниже горизонтальной линии на одной строке и печатаются шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 9 пунктов (почтовый адрес на расстоянии 1,25 см от левого края документа, номера телефона и факса - 1,25 см от правого края);

4) на расстоянии 14 пунктов от нижнего края предшествующего реквизита размещается надпись "Избирательный округ N" и ограничительная отметка для проставления номера избирательного округа, надпись печатается шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 20 пунктов с полужирным начертанием и выравнивается по центру текстового поля);

5) ограничительные отметки красного цвета (акцент 2) для проставления даты и регистрационного номера;

6) ограничительные отметки красного цвета (акцент 2) для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

2.4.6. Для бланка письма Комитета (Комиссии) Думы (приложение N 16):

2) наименование органа местного самоуправления (ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА) печатается центрованным способом прописными буквами шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 20 пунктов с полужирным начертанием; на расстоянии 2,5 пунктов от нижнего края наименования должности должностного лица по всей ширине текстового поля размещается горизонтальная линия красного цвета (акцент 2), толщина которой составляет 1,5 пункта;

3) почтовый адрес, номера телефона и факса органа местного самоуправления размещаются на 2,5 пункта ниже горизонтальной линии на одной строке и печатаются шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 9 пунктов (почтовый адрес на расстоянии 1,25 см от левого края документа, номера телефона и факса - 1,25 см от правого края);

4) на расстоянии 14 пунктов от нижнего края предшествующего реквизита размещается наименование Комитета (Комиссии), которое печатается шрифтом Times New Roman красного цвета (акцент 2) размером 20 пунктов с полужирным начертанием и выравнивается по центру текстового поля);

5) ограничительные отметки красного цвета (акцент 2) для проставления даты и регистрационного номера;

2.4.7. Для бланка письма Думы (оформляется на основе расположения реквизитов в левом верхнем углу бланка) (приложения NN 18 - 19):

1) герб города Пскова - сокращенная многоцветная или одноцветная версия герба шириной 17,5 мм и высотой 25 мм;

2) надписи "РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ" и "ПСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ" размещаются на 5 пунктов ниже герба города Пскова и печатаются в две строки прописными буквами шрифтом Times New Roman размером 10 пунктов с полужирным начертанием;

3) наименование организации (ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА) располагается на 5 пунктов ниже предшествующего реквизита и печатается в две строки прописными буквами шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов с полужирным начертанием;

4) справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН, КПП);

7) ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

8) ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Реквизиты, указанные в подпунктах 4 - 6, размещаются на 5 пунктов ниже наименования организации и печатаются в пять строк шрифтом Times New Roman размером 9 пунктов с междустрочным интервалом 0,9.

2.4.8. Для бланка записки (служебной, объяснительной, докладной, аналитической) (оформляется на основе расположения реквизитов в левом верхнем углу бланка) (приложение N 21):

1) наименование организации (АППАРАТ ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ) печатается в две строки прописными буквами шрифтом Times New Roman размером 13 пунктов с междустрочным интервалом 0,9;

2) наименование структурного подразделения размещается на 8 пунктов ниже предшествующего реквизита и печатается шрифтом Times New Roman размером 13 пунктов с полужирным начертанием и междустрочным интервалом 0,9;

3) ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

4) ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

2.4.9. Для общего бланка (приложения NN 23 - 24):

1) герб города Пскова - сокращенная многоцветная или одноцветная версия герба шириной 20,7 мм и высотой 30 мм размещается непосредственно под верхним полем документа и выравнивается по центру;

2) наименование организации (ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА) печатается центрованным способом прописными буквами шрифтом Times New Roman размером 20 пунктов с полужирным начертанием; на расстоянии 2,5 пунктов от нижнего края наименования должности должностного лица по всей ширине текстового поля размещается горизонтальная линия, толщина которой составляет 1,5 пункта;

3) справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН, КПП) размещаются на 2,5 пункта ниже горизонтальной линии центровано в две строки и печатаются шрифтом Times New Roman размером 9 пунктов;

4) ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

5) ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3. Оформление отдельных видов документов

3.1. Состав документов Думы и Главы города

В деятельности Думы и Главы города создается комплекс организационно-распорядительных документов: Решения Думы, Постановления и Распоряжения Главы города, положения, правила, инструкции, протоколы заседаний (собраний, совещаний), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний, собраний, совещаний.

Взаимные обязательства Думы и контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и иных документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Думы создаются другие виды документов: планы, программы, отчеты и иные документы.

3.2. Решения Думы, Постановления и Распоряжения Главы города

3.2.1. В соответствии со статьей 40 Устава муниципального образования "Город Псков" по вопросам своей компетенции Дума принимает муниципальные правовые акты в форме Решений.

3.2.2. Качество печати Решений Думы, Постановлений и Распоряжений Главы города (далее - муниципальные правовые акты) должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

3.2.3. Состав реквизитов муниципальных правовых актов, порядок их расположения оформления (приложения N 2, N 4, N 6).

Дата документа в муниципальных правовых актах оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день, месяц, год (например: 15 декабря 2012 г.), печатается на соответствующей ограничительной отметке бланка правого акта шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов либо оформляется от руки чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Дата правового акта, как правило, совпадает с датой его подписания.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Регистрационный номер документа печатается на соответствующей ограничительной отметке бланка правового акта шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов либо оформляется от руки чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Решения Думы нумеруются порядковой нумерацией в пределах очередного созыва; Постановления и Распоряжения Главы города (по основной деятельности, по личному составу) нумеруются отдельно в пределах календарного года.

В Распоряжениях по основной деятельности порядковый номер дополняется через дефис буквенным литером "р", в Распоряжениях по личному составу - "рлс", в Распоряжениях на отпуск и командировки - "рко".

В тексте документа не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

Номера сессии и созыва Думы печатаются на бланке Решения Думы на соответствующей ограничительной отметке бланка шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов либо оформляется от руки чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов на 2 межстрочных интервала ниже ограничительной отметки для проставления номера созыва Думы (в Решениях Думы) или на 2 межстрочных интервала ниже ограничительных отметок для даты и номера документа (в Постановлениях и Распоряжениях Главы города).

Заголовок выравнивается по центру текстового поля, печатается с прописной буквы, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок должен раскрывать существо вопроса, поставленного в документе. Заголовок правового акта отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

В заголовок Распоряжения по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия работника, в отношении которого это действие осуществляется. Более четырех работников указываются в заголовке обобщенно, например: "О поощрении работников отдела бухгалтерского учета и отчетности аппарата Псковской городской Думы".

Текст документа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов и выравнивается по ширине текстового поля. Допускается печатать текст муниципальных правовых актов, имеющих значительный объем, шрифтом Times New Roman размером 12 пунктов.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в Распоряжениях - распорядительную). При наличии пунктов в постановляющей (распорядительной) части документа они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами (1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1 и т.п.) или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой без точки, например: а), б), в) и т.д.

В констатирующей части могут кратко излагаться цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в Решениях Думы и Постановлениях Главы города завершается постановляющими словами. В Решениях Думы постановляющими являются слова "Псковская городская Дума РЕШИЛА", которые печатаются в две строки на 1 межстрочный интервал ниже последней строки преамбулы полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов и выравниваются по центру текстового поля. Слово "РЕШИЛА" печатается прописными буквами с межзнаковым интервалом 3 пункта. В Постановлениях Главы города констатирующая часть завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается по центру текстового поля на 1 межстрочный интервал ниже последней строки преамбулы полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов прописными буквами с межзнаковым интервалом 3 пункта.

В Распоряжениях преамбула завершается двоеточием.

Постановляющая часть в Решениях Думы и Постановлениях Главы города располагается на 1 межстрочный интервал ниже постановляющих слов, а распорядительная часть в Распоряжениях - непосредственно под констатирующей частью.

Постановляющая или распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются организации, структурные подразделения, должностные лица. Последний пункт постановляющей или распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Если муниципальный правовой акт изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей или распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В проектах муниципальных правовых актов также указывается, кто вносит соответствующий проект.

Распорядительные документы строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы, фамилия или структурное подразделение);

- действие;

- срок исполнения.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без точки. Первая страница документа или приложения к нему не нумеруются.

При наличии приложений к документу в тексте оформляется отметка о наличии приложений.

Указывать приложения к правовому акту следует только в неразрывной связи с предписаниями постановляющей (распорядительной) части текста документа. Например: "Утвердить прилагаемую Инструкцию по осуществлению текущего контроля..."; "Утвердить Правила... согласно приложению N 1". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N", например:

"1. Утвердить:

Положение о Комиссии... (приложение N 1);

Порядок предоставления сведений... (приложение N 2)".

Муниципальный правовой акт, издающейся на основе правового акта органа государственной власти, должен содержать ссылку на этот документ с указанием его даты, номера и заголовка.

Подпись оформляется в соответствии с пунктом 1.9.18 раздела 1 главы III настоящей Инструкции. Наименование должности и расшифровка подписи печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов и отделяются от текста 3 интервалами.

Визы согласования. В верхней части оборотной стороны последнего листа правового акта оформляется подпись лица, вносящего его проект, и визы внутреннего согласования документа, в соответствии с пунктом 1.9.20 раздела 1 главы III настоящей Инструкции (приложение N 26).

3.2.4. Приложения к правовым актам имеют форму сплошного текста, разбитого на разделы (главы), пункты и подпункты, таблиц, графики и печатаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 X 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов. Допускается печатать текст документов, имеющих значительный объем, шрифтом Times New Roman размером 12 пунктов, а таблиц - размером не менее 10 пунктов.

3.2.5. Состав реквизитов приложений к правовым актам, порядок их расположения и оформления.

Гриф утверждения документа. Оформляется в соответствии с пунктом 1.9.12 раздела 1 главы III настоящей Инструкции. В случае если документ является одним из нескольких приложений к правовому акту (например, к Распоряжению Главы города), в верхнем правом углу первого листа документа на расстоянии одного межстрочного интервала выше грифа утверждения документа проставляется отметка о приложении (пункт 1.9.17 раздела 1 главы III настоящей Инструкции).

Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Гриф утверждения документа" и выравнивается по центру текстового поля.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос "Кого?", например: Должностная инструкция документоведа административно-хозяйственного отдела.

Текст документа отделяется от заголовка одним межстрочным интервалом и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Названия глав (разделов) документа печатаются полужирным шрифтом и выравниваются по центру текстового поля.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Констатирующей частью документа (положения, правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера его применения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Главы (разделы) документов нумеруются римскими или арабскими цифрами и имеют названия. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами и буквами.

Подпись. Согласно пункту 2.1.8 Положения о порядке оформления Решений Псковской городской Думы, Постановлений и Распоряжений Главы города Пскова, Постановлений и Распоряжений Администрации города Пскова, а также порядке и сроках направления их для официального опубликования и обнародования, утвержденного Решением Псковской городской Думы от 29 мая 2007 г. N 83, если муниципальный правовой акт содержит приложение, то данное приложение должно быть подписано этим же должностным лицом органа местного самоуправления, подписавшим муниципальный правовой акт. Подпись на приложении к правовому акту оформляется в соответствии с пунктом 1.9.18 раздела 1 главы III настоящей Инструкции

Визы согласования документа. Каждое приложение к правовому акту проходит процедуру внутреннего согласования (визируется) в порядке, аналогичном порядку согласования правового акта, в соответствии с пунктом 1.9.20 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При оформлении приложения к правовому акту на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

3.3. Утверждение документа грифом утверждения без издания правового акта

Гриф утверждения может использоваться в целях придания юридической силы организационно-распорядительным документам, для утверждения которых не требуется издания отдельного правового акта (например: планам, графикам работы, повесткам заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов; должностным инструкциям работников аппарата Думы; финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок и инвентаризации; архивным документам: описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.; планам работы структурных подразделений и другим документам).

Гриф утверждения оформляется по правилам, предусмотренным подпунктом 1.9.12 пункта 1 раздела III настоящей Инструкции.

Личная подпись должностного лица в грифе утверждения при необходимости может заверяться оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации либо иной печатью для документов.

3.4. Договоры (соглашения), контракты

3.4.1. Договоры (соглашения) и контракты оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 X 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

Реквизиты договоров (соглашений) и контрактов оформляются по правилам, предусмотренным пунктом 1.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, печатаются шрифтом Times New Roman размером 12 пунктов.

3.4.2. Проекты финансово-хозяйственных и иных гражданско-правовых договоров, контрактов, соглашений подготавливаются уполномоченными работниками в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, в соответствии с действующим законодательством, затем визируются в порядке, установленном пунктом 1.9.20 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, после чего представляются для подписания должностному лицу.

Проекты договоров и соглашений, подготовленные контрагентами, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

3.5. Протоколы

3.5.1. Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время сессий Думы, заседаний Комитетов Думы, публичных слушаний, иных заседаний, совещаний, собраний.

Полный протокол содержит фамилию, инициалы и должность выступающего, а также запись основных тезисов выступлений, краткий - только фамилии, инициалы выступивших и тему выступления.

Протокол заседания оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 (210 X 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Реквизиты протокола оформляются по правилам, предусмотренным пунктом 1.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, печатаются шрифтом Times New Roman размером 12 - 14 пунктов (приложение N 28).

Датой протокола является дата события (заседания). Дата оформляется цифрами в последовательности: день, месяц, год, например: 05.12.2012.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение созыва Думы. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, соответствующий порядковому номеру сессии Думы или заседания Комитета Думы.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа. Например, ПРОТОКОЛ 15-ой сессии Псковской городской Думы.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии депутатов Думы или лиц, участвующих в заседании с правом решающего голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, то дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации.

Приглашенные или заинтересованные лица перечисляются после слов "Приглашенные" по алфавиту с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

Сроки на оформление протоколов заседаний определяются Регламентом Думы.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле "о чем".

Вопросы повестки дня должны формироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт "Разное".

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова "СЛУШАЛИ" в именительном падеже указывается фамилия докладчика в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом "о" излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе "РЕШИЛИ" записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично - так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "Утвердить...", "Рекомендовать...", "Внести изменения...". По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. Решения, принятые на сессии Думы, прилагаются к протоколу сессии, о чем делается соответствующая запись в протоколе.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов "за" и "против", количество воздержавшихся, а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, оформленный в соответствии с пунктом 1.9.12 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

Подписи председательствующего и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председательствующего на заседании, справа - секретаря заседания.

В соответствии с законодательством и Регламентом Думы протоколы заседаний могут подписываться только председателем (председательствующим) на заседании. Предусмотрены случаи подписания протокола всеми членами органа, принимающего решения.

3.5.2. Сокращенный вариант оформления протокола.

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших - в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже - текст решения.

3.5.3. Выписка из протокола.

Для информирования заинтересованных лиц и организаций о принятых решениях, по письменному их обращению к Главе города, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола - документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствующих), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью.

3.6. Акты*

3.6.1. Акты оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 X 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции. Реквизиты акта оформляются по правилам, предусмотренным пунктом 1.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, печатаются шрифтом Times New Roman размером 12 - 14 пунктов.

3.6.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: "Акт проверка финансово-хозяйственной деятельности...".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта при перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются должности, наименование организации или структурного подразделения, где они работают, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

В тексте акта должны содержаться сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед ссылкой на приложение к акту или перед подписями, если акт не имеет приложений.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или требованиями правовых актов, регламентирующих составление актов.

При наличии приложений к акту ссылка на них оформляется в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий или состояний.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Акт утверждается Главой города либо иным уполномоченным лицом.

* Положения данного подпункта не распространяются на акты, принимаемые к договорам и иным документам, содержащим договорные обязательства. Указанные документы оформляются в порядке, предусмотренном пунктом 3.4 раздела 3 главы III настоящей Инструкции.

3.7. Планы

3.7.1. План - это документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, содержащий их последовательность, временные координаты, руководителей или конкретных исполнителей.

3.7.2. Планы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 X 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции. Реквизиты плана оформляются по правилам, предусмотренным пунктом 1.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, печатаются шрифтом Times New Roman размером 12 - 14 пунктов (приложения NN 29 - 30).

3.7.3. Планы могут утверждаться Главой города, его заместителями, председателями комитетов (комиссий) Думы, управляющим делами Думы, руководителями структурных подразделений аппарата Думы, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в плане.

Планы, как правило, печатаются в форме таблицы. Элементами таблицы являются наименование (содержание) работы или мероприятия, срок исполнения, исполнитель, примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. В случае оформления таблицы на нескольких листах, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих листах печатаются только номера этих граф. Таблица располагается на 1 - 2 межстрочных интервала ниже заголовка.

Планы работ или мероприятий подписываются Главой города, его заместителями, председателями комитетов (комиссий) Думы, управляющим делами Думы, руководителями структурных подразделений аппарата Думы, ответственными за их выполнение. Ниже подписи от левой границы текстового поля подписывающий должен указать дату подписания.

3.8. Отчеты

3.8.1. Отчет - это документ, содержащий подробную информация о выполненной работе за конкретный промежуток времени.

3.8.2. Отчеты печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 X 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции. Реквизиты отчета оформляются по правилам, предусмотренным пунктом 1.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, печатаются шрифтом Times New Roman размером 12 - 14 пунктов.

3.8.3. Отчеты могут утверждаться Главой города, его заместителями, управляющим делами Думы, руководителями структурных подразделений аппарата Думы.

Отчеты подписываются Главой города, его заместителями, управляющим делами Думы, руководителями структурных подразделений аппарата Думы. Ниже подписи от левой границы текстового поля подписывающий должен указать дату подписания.

Инициалы и фамилию исполнителя отчета, и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу в соответствии с пунктом 1.9.23 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

3.9. Служебная переписка

3.9.1. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией о деятельности с другими организациями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами.

В документообороте Думы в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или электросвязи) присутствуют следующие виды документов служебной переписки: служебное письмо, телеграмма факсограмма (факс), электронное письмо (электронное сообщение).

3.9.2. Служебные письма по своему содержанию могут быть инициативными (запросы, сообщения) либо в виде ответа.

Служебными письмами оформляются:

ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных и избранных на должности лиц;

сведения и информация, направляемые в органы государственной власти, представление которых в указанные органы осуществляется в соответствии с законодательством;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные письма (запросы, сообщения и др.);

другие документы.

Служебные письма оформляются без помарок и исправлений с соблюдением требований настоящей Инструкции на бланках установленной формы (пункты 2.4.4 - 2.4.7 раздела 2 главы III настоящей Инструкции) (приложения N 11, N 13, N 15, N 17, N 20).

Текст ответного письма должен соответствовать поступившему запросу и указаниям по исполнению документа.

Дата и регистрационный номер документа оформляются в соответствии с требованиями пунктов 1.9.7 - 1.9.8 раздела 1 главы III настоящей Инструкции и проставляются от руки на соответствующих ограничительных отметках бланка письма. Допускается проставлять дату и номер письма с помощью штампов. Дата письма, как правило, совпадает с датой его подписания.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется в случае, если письмо является ответом на другое письмо, в порядке, установленном пунктом 1.9.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, и печатается шрифтом Times New Roman размером 11 пунктов на соответствующих ограничительных отметках бланка письма. Допускается оформлять ссылку на регистрационный номер и дату документа непосредственно в тексте письма-ответа.

Реквизит "Адресат" оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 1.9.11 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов в пределах от центра текстового поля до его правой границы в предназначенном для этого месте бланка письма.

Составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Одно служебное письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно и составляется указатель рассылки.

Заголовок к тексту служебного письма играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?").

Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов. Заголовок к тексту не должен превышать пяти строк машинописного текста. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом служебного письма.

Текст служебного письма печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Основной части текста служебного письма предшествует официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), которое размещается двумя межстрочными интервалами ниже заголовка письма (в случае отсутствия заголовка - на два межстрочных интервала ниже реквизитов бланка письма) и выравнивается по центру текстового поля.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый Максим Константинович!";

"Уважаемая Елена Васильевна!";

"Уважаемые Андрей Анатольевич и Александр Алексеевич!".

При обращении к нескольким адресатам допустимо обобщенное обращение, например:

"Уважаемые коллеги!"

"Глубокоуважаемые депутаты!".

При обращении к неопределенному числу лиц, например в письменном поздравлении, адресованном военнослужащим, сотрудникам органов внутренних дел и др., также используются обобщенные обращения, например:

"Уважаемые товарищи!";

"Дорогие воины-десантники!".

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

"Сергей Иванович!";

"Гражданин Петров!" (в случае отсутствия сведений об имени и отчестве адресата).

Основная часть текста выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка основной части текста размещается на один межстрочный интервал ниже официального обращения и начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Как правило, основная часть текста начинается со вступительной фразы (предложения, включающего благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

"Ваше письмо от... N... получено";

"Псковской городской Думой получено Ваше письмо от... N...";

обоснование действия:

"В ответ на Ваше письмо от... N...";

"В соответствии с положениями Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"...";

"В связи с...";

"На основании (подписанного договора, и др.)...";

"В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";

"В целях...";

благодарность:

"Псковская городская Дума благодарит Вас за содействие...";

"Заранее благодарим за возможную помощь...";

"Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы...";

просьба:

"Просим (сообщить сведения, направить, исключить, оказать содействие и др.)...";

"Убедительно просим (предоставить возможность..., дать согласие... и др.)...";

сопровождение:

"Направляем копию договора от... N...";

"Высылаем (техническую документацию, проект договора и др.)...";

напоминание:

"Напоминаем, что в соответствии с...";

предложение:

"Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта...";

"Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы".

Далее следуют логически и стилистически связанные предложения, в которых формулируется существо вопросов, а также помещаются просьбы, обращения и т.д.

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "Псковская городская Дума сообщает...", "Информируем...", "Сообщаем...", "Предлагаем рассмотреть...", "Считаем целесообразным..." и т.п. Однако на персональных бланках Главы города, заместителя Главы города, депутата Думы текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...", "полагаю необходимым..." и т.п.).

Реквизит "Отметка о наличии приложений" оформляется по правилам, предусмотренным пунктом 1.9.17 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов. Данный реквизит отделяется от текста служебного письма одним межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.

Подпись должностного лица оформляется в соответствии с требованиями пункта 1.9.18 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

Наименование должности и расшифровка подписи печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Отметка о наличии приложений", а в случае его отсутствия - на 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста документа.

Совместно с реквизитом "Подпись" по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица может использоваться заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату).

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается непосредственно над наименованием должности и выполняется подписывающим письмо должностным лицом собственноручно. Например: "С уважением,..."; "С благодарностью и уважением,..."; "С уважением и пожеланиями успехов в работе,..." и др.

При необходимости проекты служебных писем также могут проходить процедуру внутреннего согласования. Визы согласования в этом случае проставляются на лицевой стороне последнего листа копии служебного письма, помещаемой в номенклатурное дело, в нижней его части или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату факсимильной связью или по электронной почте без досылки документа на бумажном носителе посредством почтового отправления.

Визы внутреннего согласования оформляются в соответствии с требованиями пункта 1.9.20 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа служебного письма, оформляется в соответствии с требованиями пункта 1.9.23 раздела 1 главы III настоящей Инструкции и печатается от левого края текстового поля шрифтом Times New Roman размером 10 пунктов.

3.9.3. Телеграммы

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (посредством телеграфной связи).

Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются дата и номер документа, на который дается ответ.

Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 X 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

Указание адресата телеграммы имеет вид: (Куда)...(Кому). В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации.

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края.

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже. Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно.

Текст отделяется от предшествующего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне листа без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл телеграммы. При необходимости знаки препинания указываются словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указываются знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минут, деление), знак процента, параграф, номер (допускается сокращение - НР).

Подпись оформляется в соответствии с пунктом 1.9.18 раздела 1 главы III настоящей Инструкции и заверяется оттиском печати.

Дата и регистрационный номер телеграммы проставляются аналогично дате и номеру служебного письма.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование организации, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или места жительства адресата (улица, номер дома); наименование населенного пункта и страны назначения (город, страна).

3.9.4. Факсограммы (факсы)

Факсимильные сообщения используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа (письменного, графического, изобразительного) на бумажном носителе, не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Средства факсимильной связи должны позволять передавать любые виды документов, оформленных на стандартных листах (бланках) формата A4 (210 Х 297 мм). Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (правовой акт, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.

Полученные по факсимильной связи документы учитываются по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией для поступающей корреспонденции.

3.9.5. Электронные письма (электронные сообщения)

Электронными сообщениями по каналам информационно-телекоммуникационных сетей могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, могут передаваться по каналам информационно-телекоммуникационных сетей при соблюдении требований законодательства о защите информации.

Для осуществления обмена электронными сообщениями должностным лицам, работникам аппарата Думы могут предоставляться официальные уникальные электронные адреса электронной почты.

Электронное письмо (электронное сообщение) имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Электронное сообщение состоит из текста сообщения и реквизитов, в состав которых входят:

адрес получателя в формате электронной почты;

адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты (если имеется);

заголовок сообщения (тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения (если имеется);

служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые автоматически добавляются почтовой программой (отметка о прохождении через сервер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).

Для создания электронного сообщения адресант с использованием меню выбранной почтовой программы формирует команду на создание сообщения, по исполнении которой на мониторе компьютера открывается окно с заготовкой (шаблоном) электронного письма, содержащей поля, подлежащие заполнению.

Поля электронного сообщения заполняются в следующем порядке:

в поле "Кому" указывается электронный адрес получателя информации;

в поле "Тема" дается краткое описание сообщения: заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на ранее полученное сообщение;

после задания адресата и темы сообщения в поле "Тело сообщения" набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемого документа; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившего основанием для направления сообщения, и наименование организации (структурного подразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер; заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактный телефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню "Вставка" выбранной почтовой программы.

При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит этот документ в электронной форме либо его электронный образ, полученный в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.

Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил:

в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) о прикрепленных файлах;

значительные по объему файлы или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы архивирования и (или) формат архива (например: *.zip, *.rar и т.п.).

3.10. Записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические)

3.10.1. Для реализации отношений субординации работников с их непосредственными руководителями, координации деятельности между структурными подразделениями аппарата Думы служит внутренний документ - записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

Служебные, докладные, аналитические записки оформляются без помарок и исправлений с соблюдением требований настоящей Инструкции на бланках установленной формы (пункт 2.4.8 раздела 2 главы III настоящей Инструкции).

Объяснительные записки печатаются на бланке установленной формы (пункт 2.4.8 раздела 2 главы III настоящей Инструкции) или оформляются от руки на стандартных листах бумаги формата A4 (210 Х 297 мм) с учетом требований пункта 1.3 раздела 1 главы III настоящей Инструкции.

3.10.2. Служебные записки

В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением функций конкретных структурных подразделений и работников, адресованная Главе города, одному из заместителей Главы города, управляющему делами Думы, руководителю структурного подразделения аппарата Думы (приложение N 22).

Служебные записки имеют следующий состав реквизитов, порядок их расположения и оформления:

1) дата и регистрационный номер документа оформляются в соответствии с требованиями пунктов 1.9.7 - 1.9.8 раздела 1 главы III настоящей Инструкции и проставляются от руки на соответствующих ограничительных отметках бланка письма. Допускается проставлять дату и номер записки с помощью штампов. Датой записки является дата ее подписания;

2) ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется в случае, если отправляемая записка является ответом на другое письмо или записку, в порядке, установленном пунктом 1.9.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, и печатается шрифтом Times New Roman размером 11 пунктов на соответствующих ограничительных отметках бланка письма;

3) реквизит "Адресат" оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 1.9.11 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, аналогично реквизиту "Адресат" служебного письма;

4) наименование вида документа "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА" размещается двумя межстрочными интервалами ниже ограничительных отметок для ссылки на регистрационный номер и дату документа, печатается прописными буквами (с увеличенным межзнаковым интервалом в 3 пункта) шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов и выравнивается по центру текстового поля;

5) текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин) составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.); текст служебной записки составляется и печатается с соблюдением требований, предусмотренных настоящей Инструкцией для текста служебного письма;

6) реквизит "Отметка о наличии приложений" оформляется по правилам, предусмотренным пунктом 1.9.17 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, аналогично отметке о наличии приложений к служебному письму;

7) реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с требованиями пункта 1.9.18 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, аналогично подписи в служебном письме.

3.10.3. Объяснительные записки

В объяснительных записках работники в произвольной форме объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушений трудовой дисциплины, неисполнения поручений и т.п.

Объяснительная записка адресуется конкретному должностному лицу (Главе города, одному из заместителей Главы города, управляющему делами Думы, руководителю структурного подразделения аппарата Думы).

Объяснительная записка, печатаемая на бланке, оформляется в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.

Если объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, то ее форма схожа с формой заявления: в верхнем правом углу указываются адресат и автор записки; ниже центровано размещается наименование вида документа ("Объяснительная записка"); под текстом оформляется подпись и расшифровка подписи автора, дата объяснительной записки; в случае наличия приложения соответствующая отметка размещается между текстом записки и подписью ее автора.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие указанные факты.

3.10.4. Докладные записки

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования должностных лиц о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка адресуется конкретному должностному лицу (Главе города, одному из заместителей Главы города, управляющему делами Думы, руководителю структурного подразделения аппарата Думы).

Докладная записка оформляется в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.

Докладными записками могут оформляться результаты исполнения поручений и указаний должностных лиц.

3.10.5. Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Как правило, предложения составляются по поручению Главы города, одного из его заместителей, управляющего делами Думы или руководителя структурного подразделения аппарата Думы.

Текст предложения содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение - перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются и оформляются аналогично докладной записке (в названии документа указывается - "ПРЕДЛОЖЕНИЕ").

3.10.6. Аналитические записки

В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования должностных лиц о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Аналитическая записка оформляется в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, вызвавших ее, рассматриваются возможные варианты разрешения проблемы;

3.11. Доверенности

Доверенность подтверждает наличие у представителя права действовать от имени организации, а также определяет условия реализации и границы этого права.

Оформление доверенностей осуществляется в соответствии с действующим законодательством. Согласно статьям 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации, доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи.

В доверенности, как правило, указываются следующие сведения:

наименование организации, выдавшей доверенность;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность;

основания, подтверждающие полномочия лица, которому выдана доверенность;

объем и содержание предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности;

отметка о заверении подписи лица, которому выдана доверенность.

3.12. Справки*

Справка - это документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справка оформляется на общем бланке Думы (пункт 2.4.9 раздела 2 главы III настоящей Инструкции).

Для справок устанавливается следующий состав реквизитов, порядок их расположения и оформления (приложение N 25):

1) дата и регистрационный номер документа оформляются в соответствии с требованиями пунктов 1.9.7 - 1.9.8 раздела 1 главы III настоящей Инструкции и проставляются от руки на соответствующих ограничительных отметках общего бланка. Допускается проставлять дату и номер справки с помощью штампов. Датой справки является дата ее подписания;

2) ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется в случае, если справка выдается с ответом на запрос, поступивший ранее в Думу, в порядке, установленном пунктом 1.9.9 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, и печатается шрифтом Times New Roman размером 11 пунктов на соответствующих ограничительных отметках общего бланка;

3) наименование вида документа "СПРАВКА" размещается на 2 межстрочных интервала ниже ограничительных отметок для ссылки на регистрационный номер и дату документа, печатается прописными буквами (с увеличенным межзнаковым интервалом в 3 пункта) полужирным шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов и выравнивается по центру текстового поля;

4) текст документа размещается на один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов и выравнивается по ширине текстового поля; первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

5) реквизит "Отметка о наличии приложений" оформляется по правилам, предусмотренным пунктом 1.9.17 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, аналогично отметке о наличии приложений к служебному письму;

6) реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с требованиями пункта 1.9.18 раздела 1 главы III настоящей Инструкции, аналогично подписи в служебном письме;

7) оттиск печати проставляется на справках в порядке, предусмотренном пунктом 1.9.21 раздела 1 главы III настоящей Инструкции;

8) отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа служебного письма, оформляется в соответствии с требованиями пункта 1.9.23 раздела 1 главы III настоящей Инструкции и печатается от левого края текстового поля шрифтом Times New Roman размером 10 пунктов.

* Перечисленные в данном пункте реквизиты, порядок их расположения и оформления не распространяются на справки, унифицированные формы (образцы, шаблоны) и (или) порядок заполнения которых утверждены (установлены) нормативными правовыми актами Российской Федерации и Псковской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Псков".

IV. Организация документооборота

1. Основные принципы организации документооборота в Думе

1.1. При организации документооборота в Думе реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

1.2. В документообороте Думы выделяются следующие основные документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

документация, используемая в управленческом процессе.

С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

1.2.1. В составе входящей и исходящей документации:

документы (обращения, иные документы и ответы на них) федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, должностных лиц;

документы (обращения и ответы на них) граждан и организаций;

другие группы документов.

1.2.2. В составе управленческой документации:

муниципальные правовые акты и организационно-распорядительные документы (Решения Думы, Постановления и Распоряжения Главы города, положения, правила, инструкции и др.);

документы коллегиальных и совещательных органов (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня совещаний и т.п.);

другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные, объяснительные, докладные, аналитические записки, акты и др.).

1.2.3. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи, а также нарочным (курьером).

Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; электросвязью - телеграммы, факсимильные сообщения, электронные сообщения; нарочным (курьером) - срочная корреспонденция.

2. Прием и первичная обработка поступивших документов

2.1. Прием корреспонденции, поступающей в Думу, осуществляется отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Думы.

2.2. Документы, доставленные нарочным (курьером) непосредственно в структурные подразделения аппарата Думы, передаются ими для регистрации в течение одного рабочего дня в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

2.3. Первичная обработка корреспонденции осуществляется отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы с выполнением следующих операций:

2.3.1. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу либо пометки "Срочно" ("Оперативно" и др.).

2.3.2. Конверты, поступившие из органов государственной власти, органов местного самоуправления с пометкой "Срочно" ("Оперативно"), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, регистрируются вне очереди и в течение часа после регистрации направляются должностному лицу на рассмотрение.

2.3.3. Ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой "Возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес.

Корреспонденция, ошибочно доставленная нарочным (курьером), не принимается.

2.3.4. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

2.3.5. Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):

дублирующие копии документов, в том числе поступившие по электросвязи;

справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

документы, поступившие без сопроводительного письма:

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т.п.);

формы статистической отчетности.

2.3.6. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также при неисправимом повреждении документов составляется акт:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) или при его неисправимом повреждении - в двух экземплярах: первый - с конвертом (с конвертом и неполным документом либо с неисправимо поврежденным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы, второй - с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа либо неисправимо поврежденного документа) направляется отправителю документа;

при отсутствии приложения к документу - в трех экземплярах: первый - с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы, второй - вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий - с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт утверждает управляющий делами Думы, подписывают начальник отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы и работник, вскрывший конверт.

2.3.7. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

3. Регистрация поступивших документов

3.1. Поступившие документы (за исключением ошибочно доставленной корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации, указанных в пункте 2.3.5 раздела 2 главы IV настоящей Инструкции) после их первичной обработки независимо от способа доставки регистрируются.

3.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов органов государственной власти и органов местного самоуправления с отметками "Срочно", "Оперативно" - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

иных документов: поступивших в рабочее время - в день поступления, поступивших в нерабочее время - на следующий рабочий день.

3.3. Регистрация поступивших документов производится отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы в пределах документопотоков в СЭД путем создания электронных регистрационных карточек.

3.4. Перечень сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД и подлежащих занесению в электронную регистрационную карточку документа зависит от программно-технических особенностей СЭД и, как правило, включает следующие основные сведения:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

наименование либо аннотация документа;

сведения о переадресации документа;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

Кроме того, в электронную регистрационную карточку документа могут быть внесены и дополнительные сведения, например:

индекс дела, в котором хранится документ;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений.

В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения, так и в сторону сокращения путем настройки электронной регистрационной карточки по видам документов.

3.5. При регистрации поступающих документов вне зависимости от способа их доставки на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.

После создания и сохранения электронной регистрационной карточки документ включается в систему электронного документооборота. Дополнительно к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД может присоединяться электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе.

Электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается работниками отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы посредством выполнения операции сканирования документа.

3.6. На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электронной регистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторами документа. Отметка проставляется от руки в оттиске штампа установленного образца.

3.7. В структуре регистрационных номеров поступающей корреспонденции выделяются регистрационные номера: для обращений граждан; для иной входящей корреспонденции; для внутренней корреспонденции (в частности, документов, используемых в процессе организации управления и принятия управленческих решений, - служебных, объяснительных, докладных, аналитических записок и т.п.).

4. Порядок передачи поступивших документов на рассмотрение Главе города, заместителям Главы города, иным должностным лицам и доведения поступивших документов исполнителям

4.1. Поступившие документы передаются на рассмотрение Главе города, заместителям Главы города, иным должностным лицам только после регистрации.

4.2. Зарегистрированные поступившие документы представляются отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы на рассмотрение Главе города, заместителям Главы города, управляющему делами Думы.

4.3. После рассмотрения Главой города, заместителями Главы города, управляющим делами Думы документы возвращаются в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы для перенесения указаний (поручений) по их исполнению (резолюций) в СЭД.

4.4. Отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы направляет исполнителям рассмотренные документы в соответствии с указаниями (поручениями) по их исполнению (резолюциями). Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, а копии документов - соисполнителям.

4.5. В соответствии с указаниями (поручениями) по исполнению документов (резолюциями) исполнителями документов могут быть структурные подразделения аппарата Думы или отдельные должностные лица, осуществляющие свои полномочия вне структурных подразделений (например, заместители Главы города, управляющий делами Думы, советник и помощник Главы Города и т.п.).

5. Организация работы с отправляемыми документами

5.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными главой III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами Думы, а при необходимости и внешнее согласование с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями отвечает руководитель структурного подразделения - исполнителя документа или должностное лицо - исполнитель документа.

5.2. Проекты исходящих документов готовятся на бланках (с использованием электронных шаблонов бланков) установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

5.3. Проект исходящего документа, при необходимости, визируется руководителем структурного подразделения - исполнителя документа, при необходимости - иными должностными лицами Думы.

5.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

5.5. На подпись представляется первый экземпляр исходящего документа и второй - визовый экземпляр документа с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно) количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

5.6. Исполнитель передает проект исходящего документа в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы для проверки соответствия проекта документа требованиям настоящей Инструкции.

В случае несоответствия проекта документа требованиям настоящей Инструкции, работники отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы дают исполнителю документа рекомендации по устранению выявленных недостатков.

5.7. Отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы направляет проекты исходящих документов для рассмотрения и подписания Главе города, его заместителям, управляющему делами Думы в порядке, аналогичном установленному для входящих документов, в соответствии с пунктом 4.2 раздела 4 главы IV настоящей Инструкции.

5.8. Проект исходящего документа, рассмотренный и подписанный Главой города, одним из его заместителей, управляющим делами Думы, возвращается в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы в порядке, аналогичном установленному для входящих документов, в соответствии с пунктом 4.3 раздела 4 главы IV настоящей Инструкции.

5.9. Не подписанный проект документа с замечаниями возвращается исполнителю отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы для доработки.

6. Регистрация отправляемых документов

6.1. Регистрация отправляемых документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

6.2. Отправляемые документы регистрируются в СЭД отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы. При регистрации отправляемого документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка документа, в которую заносятся с учетом пункта 3.4 раздела 3 главы IV настоящей Инструкции сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.

6.3. После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа работник отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (если имеется) регистрационный номер документа и дату регистрации.

6.4. Зарегистрированные отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, после сохранения их электронных регистрационных карточек в СЭД, проставления даты и регистрационного номера, включаются в систему электронного документооборота. Дополнительно к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД может присоединяться электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе, в порядке, предусмотренном пунктом 3.5 раздела 3 главы IV настоящей Инструкции.

7. Отправка документов

7.1. Отправку исходящих документов производит отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

7.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

7.3. Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке нарочным (курьером), международная почта).

7.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

7.5. Документы, отправляемые почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи.

7.6. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При направлении документа более чем в 4 адреса его адресование осуществляется в соответствии с указателем рассылки документа. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

7.7. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделением (должностным лицом) - исполнителем документа по согласованию с отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

8. Регистрация и прохождение муниципальных правовых актов и внутренней документации

8.1. Особенности работы с муниципальными правовыми актами Думы и Главы города, правотворческая инициатива, порядок рассмотрения и принятия (издания) муниципальных правовых актов устанавливаются в соответствии с законодательством Уставом муниципального образования "Город Псков", Регламентом Думы.

8.2. Полномочия структурных подразделений аппарата Думы по подготовке и согласованию проектов муниципальных правовых актов определяются положениями о структурных подразделениях аппарата Думы.

8.3. Прохождение документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

8.4. Направление муниципальных правовых актов на экспертизу и (или) согласование в органы государственной власти осуществляется в порядке и в случаях, установленных законодательством.

8.5. Представление муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления города Пскова в регистр муниципальных нормативных правовых актов Псковской области осуществляется отделом организационной работы и документационного обеспечения депутатов и комитетов Псковской городской Думы аппарата Думы в соответствии с законодательством Российской Федерации и Псковской области.

8.6. Регистрация Решений Думы производится отделом организационной работы и документационного обеспечения депутатов и комитетов Думы в соответствующей книге (журнале) регистрации.

8.7. Регистрация Постановлений и Распоряжений Главы города производится отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы в соответствующих книгах (журналах) регистрации.

8.8. Подлинные экземпляры Решений Думы помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в отделе организационной работы и документационного обеспечения депутатов и комитетов Думы, подлинные экземпляры Постановлений и Распоряжений Главы города - в номенклатурные дела отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

8.9. Полномочия структурных подразделений аппарата Думы по ведению, оформлению, регистрации и хранению протоколов заседаний и решений совещательных, координационных и консультативных и иных органов Думы и Главы города, депутатских объединений, публичных слушаний определяются Регламентом Думы, положениями о структурных подразделениях аппарата Думы.

8.10. Полномочия структурных подразделений аппарата Думы по подготовке проектов, согласованию, оформлению, регистрации и хранению договоров, соглашений, контрактов и иных документов, содержащих договорные обязательства, доверенностей определяются положениями о структурных подразделениях аппарата Думы.

8.11. Работа с документами внутренней переписки (служебными, докладными, объяснительными, аналитическими записками и др.) осуществляется в порядке, аналогичном принятому для входящей и исходящей корреспонденции (разделы 2 - 7 главы IV настоящей Инструкции).

8.12. Ознакомление с Постановлениями и Распоряжениями Главы города осуществляется: депутатов Думы и их помощников - отделом организационной работы и документационного обеспечения депутатов и комитетов Думы; заместителей Главы города и работников аппарата Думы - отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

8.13. Ознакомление с Постановлениями и Распоряжениями Главы города может производиться под роспись на листах ознакомления (приложение N 27). Листы ознакомления хранятся вместе с правовыми актами.

8.14. Завершенные в делопроизводстве документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений, исполненные в электронном виде - в электронный архив.

9. Обработка документов в структурных подразделениях аппарата Думы

9.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании положений о структурных подразделениях аппарата Думы, указаний по исполнению документов (резолюций) Главы города, его заместителей, управляющего делами Думы, руководителя структурного подразделения.

9.2. Структурное подразделение или должностное лицо, отмеченное в указании по исполнению документа (резолюции) первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является основным (головным) исполнителем поручения. Должностное лицо - головной исполнитель или руководитель структурного подразделения - головного исполнителя организует работу по исполнению указания (резолюции) и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения. В электронных регистрационных карточках таких документов головной исполнитель может дополнительно помечаться каким-либо условным знаком.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения руководителя, давшего указание.

9.3. Структурное подразделение - соисполнитель или должностное лицо - соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания (резолюции), представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения или должностным лицом соответственно, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего указание по исполнению документа.

9.4. Структурное подразделение (должностное лицо) - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Документы, поступившие в структурное подразделение, в том числе с указаниями (поручениями) руководства по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

9.5. При обработке документов в структурных подразделениях осуществляются следующие процедуры:

9.5.1. Документы с резолюциями, поступившие из отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы рассматриваются руководителем структурного подразделения.

9.5.2. Документы доводятся руководителем структурного подразделения - исполнителя до сведения непосредственных исполнителей из числа работников структурного подразделения.

9.5.3. Руководитель структурного подразделения - исполнителя контролирует исполнение документов непосредственными исполнителями.

9.5.4. Составляется и ведется раздел структурного подразделения в сводной номенклатуре дел Думы.

9.5.5. Оформляются номенклатурные дела, завершенные в делопроизводстве.

10. Работа исполнителя с документами

10.1. Непосредственные исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;

согласование проекта в установленном порядке;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

подготовку указателя рассылки документа (при необходимости);

представление проекта документа на подпись (утверждение);

определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа).

10.2. Если исполнение документа поручено нескольким непосредственным исполнителям, то из их числа руководителем структурного подразделения - исполнителя определяется ответственный исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

Если для исполнения проекта документа привлекаются работники различных структурных подразделений или должностные лица, то для работы над ним по решению Главы города, одного из заместителей Главы города, управляющего делами Думы может создаваться рабочая группа.

10.3. Работники структурных подразделений, являющиеся соисполнителями поручения, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю свои предложения и отвечают за качество проработки и своевременность представления предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

10.4. Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

10.5. Не допускается разглашение исполнителем содержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, содержащих информацию ограниченного доступа. С указанными документами (проектами документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

11. Особенности работы с телеграммами, документами, поступившими по факсимильной связи, и электронными документами

11.1. Работа с телеграммами, факсограммами и электронными документами осуществляется на общих основаниях, аналогично работе с документами на бумажных носителях, однако имеет определенные особенности.

11.2. Запрещается передача посредством телеграфной и факсимильной связи, а также по электронной почте документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования".

11.3. К регистрационному номеру входящих и исходящих телеграмм добавляется буквенный литер "т".

11.4. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы.

11.4.1. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.

11.4.2. Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на непосредственного исполнителя.

11.4.3. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;

фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.

11.4.4. Для отличия от других документов к регистрационному номеру факсограмм добавляется буквенный литер "ф".

11.5. Электронные документы

11.5.1. При приеме электронных документов по каналам электронной почты необходимо руководствоваться следующими требованиями:

открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования;

проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных в документе приложений (вложений);

при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений (вложений), несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя.

11.5.2. Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня с использование программного продукта - клиента электронной почты периодически с интервалом 10 - 20 минут.

11.5.3. Ответственность за соответствие текста документа на бумажном носителе и его электронной версии на носителе информации (гибком магнитном диске, оптическом диске, USB-флэш-накопителе) несет непосредственный исполнитель документа.

11.5.4. После подписания документа на бумажном носителе запрещается внесение каких-либо изменений в его электронную версию. Также запрещается внесение изменений в электронный документ после его подписания электронной подписью.

11.5.5. Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается на работника, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами программного продукта - клиента электронной почты.

11.5.6. При отправке электронного документа по электронной почте обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, инициалы, фамилия и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ.

11.5.7. Если электронный документ, полученный по каналам электронной почты, нуждается в регистрации, то после получения осуществляется его первичная обработка - создается копия электронного документа на бумажном носителе.

Дальнейшая работа с такими документами осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией аналогично работе с документами на бумажных носителях.

12. Учет и анализ объемов документооборота

12.1. Количество документов, поступивших в структурное подразделение аппарата Думы и созданных соответствующим структурным подразделением за определенный период времени (месяц, год) составляет объем документооборота этого подразделения.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган местного самоуправления и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

12.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы:

12.2.1. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

12.2.2. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.

12.2.3. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

12.3. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно каждым структурным подразделением для определения загрузки технических средств и расчета потребности в новом оборудовании.

V. Контроль исполнения документов

1. Контроль исполнения документов (далее - контроль) - совокупность осуществляемых отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Думы.

К указанным процедурам относятся определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля.

2. Постановку документов на контроль осуществляет отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы с нанесением оттиска штампа "КОНТРОЛЬ" в правом верхнем углу документа.

3. Отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы заводит на каждый контрольный документ в СЭД контрольную карточку (либо, в зависимости от программно-технических особенностей, оформляет в стандартной электронной регистрационной карточке СЭД отметку о контроле).

Контрольные карточки контрольных документов систематизируются по группам документов, срокам исполнения и структурным подразделениям.

4. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет непосредственного исполнителя и контролирует соблюдение установленных сроков исполнения. Непосредственный исполнитель обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных, докладных записок) о результатах исполнения.

5. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут руководители структурных подразделений - исполнителей или должностные лица - исполнители).

6. Снятие исполненных документов с контроля осуществляется отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы на основании документа (письменного ответа, докладной записки или издания правового акта), свидетельствующего об исполнении контрольного документа.

7. Датой исполнения документа считается дата регистрации исходящего документа (ответа).

8. Если об исполнении документа руководителю, давшему поручение по исполнению документа, доложено в устной форме, в контрольную карточку вносится соответствующая запись (кому доложено, когда, кто докладывал).

9. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в 30-дневный срок.

10. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководителю, давшему поручение, направляется мотивированная просьба о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

11. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

12. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, руководителю представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о предлагаемых мерах ответственности, в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

13. Приостановить исполнение контрольного документа, продлить срок его исполнения, снять контрольный документ с контроля или отменить поручение (указание) по его исполнению имеют право только руководитель, давший такое поручение.

14. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов руководитель структурного подразделения - исполнителя или должностное лицо - исполнитель обязаны оперативно информировать отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы, который вносит необходимые изменения в контрольные карточки документов в СЭД.

VI. Особенности делопроизводства при рассмотрении обращений граждан

1. Рассмотрение обращений граждан в Думе осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Псковской области. Особенности делопроизводства при рассмотрении обращений граждан могут регулироваться соответствующим правовым актом Главы города.

2. Регистрация письменных обращений граждан, оформленных на бумажных носителях, осуществляется отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аналогично регистрации иной входящей корреспонденции на бумажных носителях.

Обращения граждан при регистрации в СЭД получают регистрационные номера особого вида, отличные от регистрационных номеров иной входящей корреспонденции.

VII. Копирование и тиражирование документов и материалов

1. Документы и материалы, предназначенные для копирования (тиражирования) должны быть четко напечатанными, в несброшюрованном виде (как правило, первые экземпляры).

2. Качество печати предназначенных для тиражирования документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более A4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов перед копированием рекомендуется удалять.

3. Не рекомендуется производить тиражирование нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

4. Документы информационного, справочного и методического характера объемом более пяти листов копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата A4).

5. Непосредственный исполнитель документа обеспечивает копирование необходимого для рассылки количества копий документа и передает подготовленные и сформированные пакеты копий в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

VIII. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Пскова, иные печати и штампы

1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Пскова осуществляются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", Решением Псковской городской Думы от 16 июля 2010 г. N 1355 "Об утверждении Положения о гербе и флаге муниципального образования "Город Псков"", Постановлением Главы города Пскова от 28 декабря 2010 г. N 281 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печати Главы муниципального образования "Город Псков"", государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

2. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Пскова (далее - гербовые печати) осуществляется полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Глава города.

4. Закрепление печатей (в том числе гербовых) за должностными лицами Думы и структурными подразделениями аппарата Думы осуществляется на основании Распоряжения Главы города.

Передача печатей другим должностным лицам или структурным подразделениям осуществляется на основании Распоряжения Главы города. Вынос их за пределы зданий, в которых размещаются служебные помещения Думы, без письменного разрешения Главы города не допускается.

5. Гербовыми печатями удостоверяются:

трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

договоры, соглашения, контракты и иные документы, содержащие договорные обязательства;

финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;

карточки с образцами подписей;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению;

дополнительные соглашения и акты к договорам, соглашениям, контрактам и иным документам, содержащим договорные обязательства;

гарантийные письма;

доверенности;

исковые заявления и иные документы, направляемые в суд;

трудовые книжки;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения подлинности.

6. Также могут изготавливаться печати и штампы с наименованием конкретных структурных подразделений аппарата Думы или с надписями "Для документов", "Для справок" без воспроизведения символики.

7. Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении документов.

8. Печати (без воспроизведения символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения (например: "Для справок"), а также номерные (например: "Для документов N 1" и другие). Их оттиски ставятся на справках, экземплярах документов, не воспроизводящих подлинную подпись Главы города, внутренних документах (когда в этом есть необходимость), иных документах, не требующих заверения гербовой печатью, при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.

9. Гербовые печати хранятся в сейфах (металлических шкафах), иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

10. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также правильность их использования несут должностные лица и руководители структурных подразделений аппарата Думы, за которыми они непосредственно закреплены.

11. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы уничтожаются по акту в порядке, аналогичном описанному в разделе 7 главы IX настоящей Инструкции.

IX. Документальный фонд Думы

1. Разработка и ведение номенклатурных дел

1.1. Дума формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов.

1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Думе и структурных подразделениях ее аппарата, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел (приложение N 32) предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел Думы должны включаться все документы, образующиеся в деятельности Думы и структурных подразделений ее аппарата.

1.3. В Думе составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Думы.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется и подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение (в случае изменения задач и функций) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

Сводная номенклатура дел Думы составляется отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы из номенклатур дел структурных подразделений.

1.4. Сводная номенклатура дел Думы составляется сроком на 5 лет при методической помощи Государственного архива Псковской области, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Государственного архивного управления Псковской области и утверждается Главой города не позднее декабря текущего года.

1.5. При составлении и утверждении номенклатуры дел необходимо руководствоваться требованиями Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"".

1.6. В номенклатуру дел Думы включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки деятельности Думы.

1.7. Заголовками разделов номенклатуры дел Думы являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Думы.

1.8. После утверждения номенклатуры дел Думы структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

1.9. Графы номенклатуры дел Думы, структурных подразделений ее аппарата заполняются следующим образом:

1.9.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Думе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения.

1.9.2. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

1.9.3. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

1.9.4. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

1.9.5. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, документы по выполнению постановлений, указов и распоряжений, переписку и т.д.

1.9.6. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

1.9.7. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

1.9.8. При составлении заголовков дел пользуются формулировкой статей ведомственного или типового перечня документов.

1.9.9. Графа 3 номенклатуры дел включает количество томов и заполняется по окончании календарного года.

1.9.10. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивом срок хранения.

1.9.11. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

1.10. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись (приложение N 33) о количестве заведенных дел (томов).

1.11. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и структуры Думы, структурных подразделений аппарата Думы. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

2. Формирование номенклатурных дел

2.1. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.

2.2. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

2.3. Дела в Думе формируются в структурных подразделениях в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой. Формирование дел осуществляют работники, ответственные за делопроизводство, которые при обнаружении недостатков докладывают об этом руководителям структурных подразделений.

2.4. Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, подготовкой дел к передаче на хранение осуществляет отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

2.5. Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.

2.6. Документы, исполненные и направленные работниками "В дело", группируются в дела текущего делопроизводства одного года.

В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.

2.7. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Псковской области, муниципальных правовых актов.

2.8. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок ответственным работником (исполнителем) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

2.9. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:

а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в) помещать приложения вместе с основными документами;

г) группировать в дело документы одного календарного года;

д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;

з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

к) по объему дела постоянного и временного хранения не должны превышать 250 листов, а толщина дел не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том; при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

2.10. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или их сочетании.

2.11. Постановления и Распоряжения Главы города группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от Распоряжений по личному составу.

Распоряжения по личному составу формируются в дела по срокам хранения.

2.12. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов и в соответствии с повесткой дня.

2.13. Положения, уставы, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими правовыми актами. Если же положения или инструкции оформлены в качестве самостоятельного документа с грифом утверждения, то их группируют в самостоятельные дела.

2.14. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2012 год должны быть отнесены к делам 2012 года, хотя они и составлены в 2013 году).

2.15. Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

2.16. Обращения граждан по вопросам деятельности Думы и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

2.17. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2.18. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронной форме, например: "Переписка по административно-хозяйственной деятельности. Электронные документы".

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.

2.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

2.20. Дела в шкафах, для их учета и быстрого поиска, рекомендуется располагать вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

2.21. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации структурного подразделения.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра, обнаруженные недостатки фиксируются в справке.

3. Правила оформления номенклатурных дел

3.1. Номенклатурные дела Думы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление включает комплекс работ по обработке дел и проводится структурными подразделениями при методической помощи и под контролем отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы.

3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

полное наименование организации (Псковская городская Дума) и структурного подразделения;

делопроизводственный номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части) (крайние даты начала и окончания дела);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела (или отметка "хранить постоянно") и номер статьи по Перечню типовых документов.

3.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 36).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовки дел вносятся дополнительные сведения (проставляются номера правовых актов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

3.6. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки.

3.7. Надписи на обложках дел (томов) допускается оформлять черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный лист на обложку дела, оформленный машинописным или типографским способом.

3.8. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

3.8.1. Наименование организации (Псковская городская Дума) указывается полностью, в именительном падеже.

3.8.2. Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой аппарата Думы.

3.8.3. Делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний".

3.8.4. Заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу.

Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.

3.8.5. Дата дела - указываются число, месяц, год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год (ы)". Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (Постановления, Распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний (собраний), является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

В делах с годовыми планами и отчетами на обложке дела указывается только год, на который или за который они составлены, независимо от даты их фактического создания.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

3.8.6. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела (приложение N 34).

3.8.7. Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

3.9. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Псковской области, в который будут передаваться дела.

3.10. Наименования организации и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

3.11. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

3.12. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

3.13. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

3.14. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

3.15. Сложенный лист крупного формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Если в деле имеется лист, сложенный и подшитый за середину, то такое дело подлежит переоформлению (перешивке).

3.16. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

3.17. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

3.18. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

3.19. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

3.20. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом прежние номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом прежняя заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

3.21. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив Думы допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

3.22. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

3.23. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

3.24. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 35), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

3.25. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

3.26. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

3.27. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

3.28. Указания руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело, нумеруется очередным порядковым номером.

3.29. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.30. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

3.31. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

3.32. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

3.33. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 Х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

3.34. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

3.35. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

3.36. При оформлении дел не следует применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры.

3.37. Дела постоянного и (временного свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

4.1. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

4.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются, их учет ведется по номенклатуре дел.

4.3. В каждом структурном подразделении аппарата Думы под методическим руководством отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы на дела постоянного хранения ежегодно составляются описи. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Думы, которую готовит отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы и по которой дела сдаются на государственное хранение.

4.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дел; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, на который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

4.5. Опись дел Думы составляется по установленной форме в четырех экземплярах. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

5. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

5.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при описании дел к последующему хранению.

5.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Думе создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)

Экспертная комиссия утверждается Распоряжением Главы города в составе не менее трех человек и возглавляется управляющим делами Думы или начальником отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы. Обязательно наличие в составе комиссии специалиста по архиву.

Функции и полномочия ЭК, а также организация ее работы определяется Положением об Экспертной комиссии, которое утверждается Постановлением Главы города.

5.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании утвержденной номенклатуры дел Думы путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного хранения для передачи в архив в подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения. При этом учитываются отметки о сроках хранения в номенклатуре дел: "постоянно", "до минования надобности", и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

6. Подготовка и порядок передачи документов и дел на архивное хранение

6.1. Документы, образовавшиеся (образующиеся) в деятельности Думы, структурных подразделений ее аппарата, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, подлежат передаче на государственное архивное хранение.

До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в архиве Думы. Документы по личному составу хранятся в архиве Думы 75 лет.

6.2. В архив Думы передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению Главы города. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описям или номенклатуре дел.

6.4. Передача дел в архив Думы осуществляется по графику, составленному отделом служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Главой города.

Прием каждого дела производится работником отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы, осуществляющим функции специалиста по архиву, в присутствии руководителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела, включенного в него, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста по архиву и руководителя структурного подразделения, передавшего дела.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив Думы оформляет выдачу дел во временное пользование.

7. Уничтожение документов и дел

7.1. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением требований: порядка отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

7.2. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

7.3. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 39), если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2009 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 г.).

7.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного и временного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Думы одновременно).

7.5. Согласованные ЭК акты утверждаются Главой города только после утверждения ЭПК Государственного архивного управления Псковской области сводных описей дел постоянного хранения.

7.6. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок.

Уничтожение документов осуществляется с обязательным участием членов ЭК или экспертов, производивших отбор документов к уничтожению, с соблюдением установленных требований к документам с грифом ограниченного доступа. Члены ЭК или эксперты, проводившие отбор документов к уничтожению, должны лично удостовериться в полном уничтожении документов.

7.7. После уничтожения документов в номенклатуре дел и учетных документах проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, инициалов, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Управляющий делами Псковской городской Думы	Э.Е. Малин

Начальник отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы аппарата Псковской городской Думы	Е.М. Мельникова

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК Псковской городской Думы	СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭПМК Государственного архивного управления Псковской области
"___" ____________ 20___ г. N____	"___" ____________ 20___ г. N____

Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка Решения Псковской городской Думы

Герб города Пскова

ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

Российская Федерация, Псковская область, г. Псков, ул. Некрасова, д. 14

РЕШЕНИЕ

от "___" ____________ 20___ г. N__________

Принято на _______ -й сессии
Псковской городской Думы _______-го созыва

Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления Решения Псковской городской Думы

Герб города Пскова
ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
Российская Федерация, Псковская область, г. Псков, ул. Некрасова, д. 14
РЕШЕНИЕ
от "___" ____________ 20___ г. N__________
Принято на _______ -й сессии Псковской городской Думы _______-го созыва
Об утверждении Правил благоустройства, санитарного содержания и озеленения города Пскова В целях обеспечения надлежащего экологического состояния города Пскова, улучшения внешнего облика города, повышения ответственности юридических лиц и граждан за выполнение требований в сфере внешнего благоустройства, в соответствии пунктом 25 части 1 статьи 16 Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", статьей 7 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 7-ФЗ "Об охране окружающей среды", руководствуясь статьей 23 Устава муниципального образования "Город Псков", Псковская городская Дума РЕШИЛА: 1. Утвердить Правила благоустройства, санитарного содержания и озеленения города Пскова согласно приложению к настоящему Решению. 2. Признать утратившими силу Постановление Псковской городской Думы от 29 января 1999 г. N 130 "Об утверждении Правил благоустройства города Пскова и правил благоустройства и санитарного содержания участков индивидуальной жилой застройки" и Решение Псковской городской Думы от 13 июля 2007 г. N 117 "Об утверждении Положения о зеленых насаждениях на территории города Пскова". 3. Опубликовать настоящее Решение в газете "Псковские новости" и разместить на официальном сайте муниципального образования "Город Псков". 4. Настоящее Решение вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава города Пскова	И.О. Фамилия

Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка Постановления Главы города Пскова

Герб города Пскова

ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА

Российская Федерация, Псковская область, г. Псков, ул. Некрасова, д. 22

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от "___" ____________ 20___ г. N__________

Принято на _______ -й сессии
Псковской городской Думы _______-го созыва

Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления Постановления Главы города Пскова

Герб города Пскова
ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА
Российская Федерация, Псковская область, г. Псков, ул. Некрасова, д. 22
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "___" ____________ 20___ г. N__________
Принято на _______ -й сессии Псковской городской Думы _______-го созыва
О порядке работы с письменными и устными обращениями граждан в Псковской городской Думе В целях совершенствования организации и ведения делопроизводства, упорядочения работы по рассмотрению обращений граждан, направляемых в Псковскую городскую Думу, а также Главе города Пскова, руководствуясь статьями 19, 28 Устава муниципального образования "Город Псков", ПОСТАНОВЛЯЮ: 5. Утвердить прилагаемый Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в Псковской городской Думе. 6. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Псковские новости" и разместить на официальном сайте муниципального образования "Город Псков". 7. Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.

Глава города Пскова	И.О. Фамилия

Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка Распоряжения Главы города Пскова

Герб города Пскова

ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА

Российская Федерация, Псковская область, г. Псков, ул. Некрасова, д. 22

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от "___" ____________ 20___ г. N__________

Принято на _______ -й сессии
Псковской городской Думы _______-го созыва

Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления Распоряжения Главы города Пскова

Герб города Пскова
ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА
Российская Федерация, Псковская область, г. Псков, ул. Некрасова, д. 22
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от "___" ____________ 20___ г. N__________
Принято на _______ -й сессии Псковской городской Думы _______-го созыва
О порядке подготовки и проведения протокольного мероприятия с участием главы муниципального образования "Город Псков" - Главы города Пскова В целях организации взаимодействия структурных подразделений аппарата Псковской городской Думы при реализации представительских функций Псковской городской Думы и Главы города Пскова, руководствуясь статьей 28 Устава муниципального образования "Город Псков": 8. Утвердить прилагаемый Порядок проведения протокольных мероприятий с участием Главы города Пскова. 9. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на управляющего делами Псковской городской Думы.

Глава города Пскова	И.О. Фамилия

Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка указания (поручения) Главы города Пскова по исполнению документа (бланка резолюции)

Герб города Пскова

Глава города Пскова

Срок исполнения: ____.____.20___

_____________ И.О. Фамилия

Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка указания (поручения) заместителя Главы города Пскова по исполнению документа (бланка резолюции)

Герб города Пскова

Заместитель
Главы города Пскова

Срок исполнения: ____.____.20___

_____________ И.О. Фамилия

Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка указания (поручения) Главы города Пскова по исполнению документа (бланка резолюции)

Герб города Пскова

Управляющий делами Псковской городской Думы

Срок исполнения: ____.____.20___

_____________ И.О. Фамилия

Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка письма Главы города Пскова

Герб города Пскова
ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 22		тел. (8112) 29-03-00, факс (8112) 66-08-25
	N
на N	от

Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления письма Главы города Пскова

Герб города Пскова
ГЛАВА ГОРОДА ПСКОВА
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 22				тел. (8112) 29-03-00, факс (8112) 66-08-25
		N		Статс-секретарю - заместителю Министра экономического развития Российской Федерации О.В. ФОМИЧЕВУ
на N	22655-ОФ/Д09	от	19.10.2012

Уважаемый Олег Владиславович! На Ваш запрос сообщаю, что в муниципальном образовании "Город Псков" нормативным правовым актом, регулирующим вопросы размещения информации о деятельности органов местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", является Решение Псковской городской Думы от 31.10.2007 N 184 "Об официальном сайте муниципального образования "Город Псков" и об утверждении Положения об официальном сайте муниципального образования "Город Псков" в сети Интернет".

Глава города Пскова				И.О. Фамилия
И.О. Фамилия (8112) 00-00-00

Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка письма заместителя Главы города Пскова

Герб города Пскова
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ ГОРОДА ПСКОВА
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 22		тел. (8112) 29-03-00, факс (8112) 66-08-25
	N
на N	от

Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления письма заместителя Главы города Пскова

Герб города Пскова
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ ГОРОДА ПСКОВА
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 22		тел. (8112) 29-03-00, факс (8112) 66-08-25
	N	Председателю Псковского регионального (областного) отделения ООО "Российский Красный Крест" П.Н. ВАСИЛЕВСКОМУ Советская ул., д. 85, Псков, 180004
на N	от

Уважаемый Петр Никитович! Обращение от 10.12.2012 N 241 о ремонте тротуара у дома N 85 по улице Советской рассмотрено Администрацией города Пскова. Ответ Администрации города Пскова с указанием мер, принимаемых в целях решения поставленных в обращении вопросов, направлен в Псковскую областную общественную организацию "Союз "Чернобыль"". Благодарю Вас за активную социальную позицию и заботу о благоустройстве города Пскова. Приложение: копия письма Администрации города Пскова от 21.12.2012 N 3539 на 1 л. в 1 экз.

		И.О. Фамилия
И.О. Фамилия (8112) 00-00-00

Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка письма депутата Псковской городской Думы

Герб города Пскова
ДЕПУТАТ ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 14		тел. (8112) 66-40-25, факс (8112) 66-08-25
Избирательный округ N _____
	N
на N	от

Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления письма депутата Псковской городской Думы

Герб города Пскова
ДЕПУТАТ ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 14		тел. (8112) 66-40-25, факс (8112) 66-08-25
Избирательный округ N _____
	N	Главе Администрации города Пскова И.С. ЧЕРЕДНИЧЕНКО Копия: Васильеву К.Н. Западная ул., д. 14-а, кв. 84, Псков, 180024
на N	от


Уважаемый Игорь Станиславович! В мой адрес поступила коллективная жалоба граждан, проживающих по адресу: г. Псков, ул. Западная, д. 14-а, на неудовлетворительное состояние асфальтового покрытия двора указанного дома. В соответствии с п. 3 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", прошу Вас рассмотреть прилагаемое обращение и принять соответствующие меры по решению поставленного вопроса. О результатах прошу проинформировать меня и представителя заявителей в установленные законом сроки. Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес.

		И.О. Фамилия
И.О. Фамилия (8112) 00-00-00

Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка письма Комитета (Комиссии) Псковской городской Думы (на примере Комитета по бюджету, налогам и финансовому контролю)

Герб города Пскова
ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 14		тел. (8112) 66-40-25, факс (8112) 66-08-25
Комитет по бюджету, налогам и финансовому контролю
	N
на N	от

Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления письма Комитета (Комиссии) Псковской городской Думы

Герб города Пскова
ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
РОССИЯ, 180000, г. Псков, Некрасова ул., д. 14		тел. (8112) 66-40-25, факс (8112) 66-08-25
Комитет по социальным вопросам и молодежной политике
	N	Председателю Государственного комитета Псковской области по молодежной политике А.С. ЕГОРОВУ Карла Маркса ул., д. 5, Псков, 180000
на N	от

Уважаемый Александр Станиславович! Направляю Вам повестку заседания Комитета по социальным вопросам и молодежной политике Псковской городской Думы, которое состоится 20 декабря т.г. в 16.00 в зале заседаний Псковской городской Думы, и материалы по рассматриваемым вопросам. Прошу Вас принять участие в заседании Комитета или направить Ваших представителей для участия в его работе. Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Председатель Комитета		И.О. Фамилия
И.О. Фамилия (8112) 00-00-00

Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка письма Псковской городской Думы (с многоцветной версией герба города Пскова)

Герб города Пскова

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ПСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

ПСКОВСКАЯ

ГОРОДСКАЯ ДУМА

Некрасова ул., д. 14, Псков, 180000

тел. (8112) 66-90-36, факс (8112) 66-08-25

E-mail: doc1@duma.pskov.ru

ОГРН 1036000302700

ИНН 6027041830, КПП 602701001

на N

от

Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка письма Псковской городской Думы (с одноцветной версией герба города Пскова)

Герб города Пскова

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ПСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

ПСКОВСКАЯ

ГОРОДСКАЯ ДУМА

Некрасова ул., д. 14, Псков, 180000

тел. (8112) 66-90-36, факс (8112) 66-08-25

E-mail: doc1@duma.pskov.ru

ОГРН 1036000302700

ИНН 6027041830, КПП 602701001

на N

от

Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления письма Псковской городской Думы

Герб города Пскова РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ПСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА Некрасова ул., д. 14, Псков, 180000 тел. (8112) 66-90-36, факс (8112) 66-08-25 E-mail: doc1@duma.pskov.ru ОГРН 1036000302700 ИНН 6027041830, КПП 602701001				Начальнику Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Пскове и Псковском районе А.О. ЕРЕМИНУ Петровская ул., д. 53, Псков, 180007
		N
на N	1655-ПФ/Д-12	от	18.12.2012
Уважаемый Алексей Олегович! В ответ на Ваш запрос Псковская городская Дума сообщает, что Дмитриев Владимир Иванович, 1952 г.р., в указанный Вами период не работал в Псковской городской Думе и не являлся помощником депутата Псковской городской Думы.

Управляющий делами				И.О. Фамилия
И.О. Фамилия (8112) 00-00-00

Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец бланка записки (служебной, объяснительной, докладной, аналитической) структурного подразделения аппарата Псковской городской Думы (на примере отдела по правовым вопросам и нормотворческой деятельности)

АППАРАТ

ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

Отдел

по правовым вопросам

и нормотворческой деятельности

на N

от

Приложение N 22
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления записки (служебной, объяснительной, докладной, аналитической) структурного подразделения аппарата Псковской городской Думы

АППАРАТ ПСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ Отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы				Главе города Пскова И.Н. ЦЕЦЕРСКОМУ
		N
на N	1655-ПФ/Д-12	от	18.12.2012
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Уважаемый Иван Николаевич! Прошу Вашего согласия на участие работников отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы в учебном семинаре "Кадровое делопроизводство. Новое в трудовом законодательстве", организованном НОУ ДПО "Учебный центр "Псков" совместно с ООО "Ваш Консультант". Семинар состоится 17 декабря т.г. в здании Учебного центра "Псков". Участие в семинаре - бесплатное.

Начальник отдела				Е.М. Мельникова

Приложение N 23
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец общего бланка Псковской городской Думы (с многоцветной версией герба города Пскова)

Герб города Пскова ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
Некрасова ул., д. 14, Псков, 180000, тел. (8112) 66-90-36, факс (8112) 66-08-25, E-mail: doc1@duma.pskov.ru ОГРН 1036000302700, ИНН 6027041830, КПП 602701001
		N
на N		от

Приложение N 24
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец общего бланка Псковской городской Думы (с одноцветной версией герба города Пскова)

Герб города Пскова ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
Некрасова ул., д. 14, Псков, 180000, тел. (8112) 66-90-36, факс (8112) 66-08-25, E-mail: doc1@duma.pskov.ru ОГРН 1036000302700, ИНН 6027041830, КПП 602701001
		N
на N		от

Приложение N 25
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления справки информационно-биографического характера на общем бланке Псковской городской Думы

Герб города Пскова ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
Некрасова ул., д. 14, Псков, 180000, тел. (8112) 66-90-36, факс (8112) 66-08-25, E-mail: doc1@duma.pskov.ru ОГРН 1036000302700, ИНН 6027041830, КПП 602701001
	N	По месту требования
на N	от
СПРАВКА Выдана (указывается фамилия, имя, отчество работника), в том, что он с 14 марта 2011 г. по настоящее время работает в отделе (указывается наименование структурного подразделения) аппарата Псковской городской Думы в должности документоведа. Данная должность не относится к должностям муниципальной службы. Указанная работа является для работника основной, постоянной. Основание: трудовой договор от 14 марта 2011 г. N 83, Распоряжение Главы города Пскова о приеме работника на работу от 14 марта 2011 г. N 9-рлс. Настоящая справка действительна в течение 1 (одного) месяца со дня выдачи.

Управляющий делами		И.О. Фамилия
И.О. Фамилия (8112) 00-00-00

Приложение N 26
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец оформления виз согласования проекта документа (на примере согласования проекта Постановления Главы города Пскова)

Проект Постановления вносит:

Управляющий делами Псковской городской Думы	И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО:

Начальник отдела служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы	И.О. Фамилия

Начальник отдела по информационно-аналитической работе и связям со средствами массовой информации	И.О. Фамилия

Начальник отдела по правовым вопросам и нормотворческой деятельности	И.О. Фамилия
Отпечатано 2 экз.:
1-й экз. - отдел служебной корреспонденции, обращений граждан и кадровой работы;
2-й экз. - отдел по информационно-аналитической работе и связям со средствами массовой информации.

Приложение N 27
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма листа ознакомления с документом (на примере ознакомления работников аппарата Псковской городской Думы с Распоряжением Главы города Пскова)

Лист ознакомления работников аппарата Псковской городской Думы
с Распоряжением Главы города Пскова от _________________ N ______
"________________________________________________________________"

N п/п	Фамилия, имя, отчество работника	Дата ознакомления	Подпись ознакомленного работника

Приложение N 28
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Образец оформления протокола

                         ПСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

                       (структурное подразделение)

                                ПРОТОКОЛ

00.00.0000                                                           N 00

г. Псков

Заседания

(структурного подразделения)

Псковской городской Думы

Председатель            Фамилия И.О.

Секретарь               Фамилия И.О.

Присутствовали          Фамилия И.О. членов коллегиального органа

Повестка дня

Председатель предлагает следующую повестку дня:

     1. _________________________________________________________________

                     (наименование рассматриваемого вопроса)

     Докладчик - должность, инициалы.

     Содокладчик - должность, инициалы.

     2. _________________________________________________________________

     3. _________________________________________________________________

Повестка принята за основу.

Голосовали: за "____", против "____", воздержались "____" депутатов.

Дополнения и изменения:

1.______________

2.______________

3..............

Голосовали: за "____", против "____", воздержались "____" депутатов.

Сняты вопросы:

1.______________

2.______________

3..............

Голосовали: за "____", против "____", воздержались "____" депутатов.

Повестка принята в целом.

Голосовали: за "____", против "____", воздержались "____" депутатов.

1. СЛУШАЛИ

     Ф.И.О. докладчика - запись доклада (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ

     Ф.И.О. докладчика - запись выступления (текст доклада прилагается).

РЕШИЛИ

     1. Предложенный проект Решения принять за основу.

Голосовали: за "____", против "____", воздержались "____" депутатов.

     Дополнения и изменения: ____________________________________________

Голосовали: за "____", против "____", воздержались "____" депутатов.

     Предложенный проект Решения принять в целом (или доработать).

Голосовали: за "____", против "____", воздержались "____" депутатов.

     Текст Решения прилагается.

Председатель          подпись            И.О. Фамилия

Секретарь             подпись            И.О. Фамилия

Приложение N 29
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления плана работы Псковской городской Думы

	УТВЕРЖДАЮ Глава города Пскова
	_______________/	________________
	подпись	расшифровка подписи
	"_____" ____________ 20__ г.

ПЛАН РАБОТЫ
Псковской городской Думы на _______________ 20___ года

N п/п	Наименование мероприятий	Сроки проведения	Ответственный

Наименование должности лица, составившего план

И.О. Фамилия

Приложение N 30
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления плана работы Комитета или структурного подразделения аппарата Псковской городской Думы

ПЛАН РАБОТЫ
(Комитета Псковской городской Думы, структурного подразделения аппарата Псковской городской Думы)
на _______________ 20__ года

N п/п	Наименование мероприятий	Сроки проведения	Ответственный за выполнение	Отметка о выполнении






Контрольные вопросы



Вопросы и НПА, рассматриваемые на заседаниях Комитета

Председатель Комитета (руководитель структурного подразделения)

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 31
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Пример оформления повестки дня заседания Комитета Псковской городской Думы

                            Повестка дня

    заседания Комитета ___________________________________________

                              наименование Комитета Псковской

                                       городской Думы

"____" ____________ 20____ г.                                Время: 00.00

Место проведения:

N п/п	Планируемые вопросы	Время	Приглашенные для работы	Примечание

Председатель Комитета

И.О. Фамилия

Приложение N 32
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма номенклатуры дел Псковской городской Думы

	УТВЕРЖДАЮ Глава города Пскова
	_______________/	________________
	подпись	расшифровка подписи
	"_____" ____________ 20__ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на _______ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения (тома, части) и N статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности ответственного за делопроизводство

подпись

И.О. Фамилия

Итоговая запись о категории и количестве заведенных дел

(см. приложение N 33)

Дата

Специалист по архиву

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

Псковской городской Думы

от _______________ N _________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Государственного архивного управления

Псковской области

от _______________ N _________

Приложение N 33
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма итоговой записи в номенклатуре дел подразделения

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году
в структурном подразделении Псковской городской Думы

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4

постоянного

временного

(свыше 10 лет)

временного

(до 10 лет включительно)

ИТОГО:

_______________________________________________________________

Наименование должности ответственного за делопроизводство

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего сведения

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 34
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА _________________________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________

                                         (цифрами и прописью листа (ов)

В том числе: литерные листы ___________________________________________

пропущенные номера ________________________________ + листов внутренней

описи _________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 35
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма внутренней описи документов дела

                              ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                         документов дела N _______

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

ИТОГО ________________________ документов

        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________

                                    (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 36
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

                                                          д. N

                                                          Оп. N

                                                          ф. N

                                        ___________________________

                                        ___________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________

               (наименование структурного подразделения)

     Дело N ___________                           том N ___________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________

                              (заголовок дела)

                                                    _______________

                                                        (дата)

                                                    на ___ листах

                                                    Хранить _______

ф. N _________

Оп. N ________

д. N _________

________________________________________________________________

Приложение N 37
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения структурного подразделения аппарата Псковской городской Думы

	УТВЕРЖДАЮ Глава города Пскова
	_______________/	________________
	подпись	расшифровка подписи
	"_____" ____________ 20__ г.

Фонд N ________

Опись N _______

дел постоянного хранения

за ____________ год

_________________________________________________________________________

      (наименование раздела структурного подразделения аппарата

                       Псковской городской Думы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ____________________ дел

                               (цифрами и прописью)

с N _____________ по N _________________, в том числе:

литерные номера

пропущенные номера

Наименование должности составителя описи

подпись

И.О. Фамилия

Специалист по архиву (лицо, ответственное за делопроизводство)

подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Государственного

архивного управления Псковской области

от _______________ N _________

Приложение N 38
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма книги выдачи дел

Псковская городская Дума

                              КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ

                                                Начата __________

                                                Окончена ________

N п/п	Дата выдачи дела	Опись N	Дело N	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого в ____________ году выдано ___________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего итоговую запись

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 39
к Инструкции
по делопроизводству
в Псковской городской Думе

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Псковская городская Дума	УТВЕРЖДАЮ Глава города Пскова
	_______________/	________________
	подпись	расшифровка подписи
	"_____" ____________ 20__ г.

           АКТ

__________ N ______________

___________________________

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании номенклатуры дел Псковской городской Думы на __________ г.г.

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы, срок хранения которых истек:

N п/п	Заголовок дела	Дата дела	Количество дел (томов)	Сроки хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

ИТОГО: обработано и уничтожено __________________ дел за ___________ годы

                              (цифрами и прописью)

Экспертная комиссия

подпись

И.О. Фамилия

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                             (наименование архивного учреждения)

(протокол от _________ N ________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

подпись

И.О. Фамилия

Документы в количестве ____________________ дел,

                       (цифрами и прописью)

весом _______ кг сданы в _________________________________________

                                   (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

N __________

Наименование должности лица, сдавшего документы

подпись

И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.