Постановление Губернатора Мурманской области от 5 мая 2000 г. N 190-ПГ "Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области" (утратило силу)

Постановление Губернатора Мурманской области
от 5 мая 2000 г. N 190-ПГ
"Об утверждении Положения о порядке
ведения личных дел лиц, замещающих
государственные должности Мурманской области"

Постановлением Губернатора Мурманской области от 27 апреля 2007 г. N 73-ПГ настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Законом Мурманской области "О государственной службе Мурманской области", постановляю:

1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области (прилагается).

2. Руководителям органов исполнительной власти Мурманской области личные дела лиц, замещающих государственные должности Мурманской области, в срок до 01 июля 2000 года привести в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу cо дня его подписания.

Губернатор

Мурманской области

Ю. Евдокимов

Положение
о порядке ведения личных дел лиц, замещающих
государственные должности Мурманской области
(утв. Постановлением Губернатора Мурманской области от 5 мая 2000 г. N 190-ПГ)

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области (далее -Положение), распространяется на лиц, замещающих государственные должности Мурманской области категории "А" и государственные должности государственной службы Мурманской области категорий "Б" и "В" (далее государственные должности Мурманской области).

1.2 Прохождение государственной службы отражается в личном деле государственного служащего. Личное дело лица, замещающего государственную должность Мурманской области, - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о данном лице, а также о его служебно-трудовой деятельности в органе государственной власти Мурманской области.

1.3. Личные дела лиц, замещающих государственные должности Мурманской области, ведутся кадровой службой соответствующего государственного органа Мурманской области.

Личные дела лиц, замещающих государственные должности Мурманской области, назначение на которые и освобождение от которых осуществляют Губернатор Мурманской области или Правительство Мурманской области, а также замещающих государственные должности Мурманской области в органах исполнительной власти Мурманской области не являющихся юридическими лицами, ведутся кадровой службой Управления делами Губернатора области.

При переводе лица, замещающего государственную должность, на другую должность личное дело его передается по новому месту его службы по акту передачи.

Ведение нескольких личных дел на одно лицо, замещающее государственную должность Мурманской области, не допускается.

1.4 Установить, что сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Мурманской области, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с действующим законодательством.

1.5 Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни лица, замещающего государственную должность Мурманской области, запрещается.

1.6 Личное дело оформляется после издания распоряжения или приказа о назначении на государственную должность.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1 К личному делу лица, замещающего государственную должность Мурманской области приобщаются:

а) личное заявление;

б) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность по установленной форме (анкета, автобиография);

в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

е) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

ж) медицинское заключение установленной формы;

з) копии решений о назначении на государственную должность Мурманской области, об освобождении от занимаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Мурманской области, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Мурманской области;

л) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Мурманской области связано с использованием таких сведений;

м) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Мурманской области, с документами его личного дела;

н) аттестационный лист государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

о) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда;

п) копии решений о поощрении государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

р) объяснения государственного служащего, в том

числе в связи с несогласием с распоряжением руководителя;

с) письменное подтверждение распоряжения руководителя государственного служащего, обжалуемого государственным служащим.

В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего государственную должность Мурманской области, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.2. В анкете лица, претендующего на замещение государственной должности, должны содержаться также следующие сведения:

- год, месяц, число, место рождения;

- гражданство;

- сведения о близких родственниках;

- отношение к воинской обязанности и военное звание;

- домашний адрес и номер телефона;

- данные паспорта или документа, его заменяющего;

- сведения об обстоятельствах, препятствующих нахождению государственного служащего на государственной службе;

- иные сведения, включаемые в порядке, определяемом законодательством Российской Федерации и Мурманской области.

2.3 При формировании личного дела документы располагаются в следующем порядке:

- дополнение к анкете;

- анкета;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений о доходах и имуществе, принадлежащем на праве собственности;

- медицинское заключение о состоянии здоровья;

- личное заявление;

- копия документа о назначении на государственную должность;

- письменный трудовой договор (контракт);

- внутренняя опись документов (располагается в конце личного дела).

2.4 Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются.

2.5. В обязанности кадровой службы государственного органа Мурманской области, осуществляющей ведение личных дел лиц, замещающих государственные должности Мурманской области, входит:

- приобщение сведений и документов, перечисленных в настоящем Положении, к личным делам;

- обеспечение сохранности личных дел;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

- предоставление сведений о доходах лиц, замещающих государственные должности, и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, средствам массовой информации в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством;

- сообщение лицам, замещающим государственные должности, об обращении средств массовой информации о предоставлении им сведений о доходах этих лиц и имуществе, принадлежащем им на праве собственности;

- ознакомление лиц, замещающих государственные должности Мурманской области, с документами их личных дел.

3. Порядок составления внутренней описи документов,
имеющихся в личном деле

3.1 Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.

3.2 При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

3.3 При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3.4 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

3.5 Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение 1 к Положению).

4. Порядок заполнения документов в личном деле лица,
замещающего государственную должность

4.1 Анкета заполняется собственноручно лицом, замещающим государственную должность.

4.2 На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

4.3 При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания(диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено законодательством

4.4 Сотрудник кадровой службы государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.

4.5 При поступлении на государственную службу вновь поступающий пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.Автобиография составляется служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), детях), дата составления автобиографии и личная подпись.

4.6 "Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя, отчество лица, замещающего государственную должность, и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о прохождении государственной службы (например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на распоряжения, приказы руководителей государственных органов Мурманской области.

Во втором разделе помещаются данные, отражающие изменения в учетных признаках работника (место жительства, семейное положение, образование, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, присвоение ученой степени, ученого звания, пребывание за границей, данные о наложении и снятии взысканий, награждение орденами и медалями и др.)

Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.

4.7 Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личного дела. Отметки помещаются на оборотной стороне листка после все других сведений и состоят из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи.

4.8 Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер.

4.9 Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (журнале) учета личных дел".

4.10 После увольнения лица, замещающего государственную должность, его личное дело извлекается из данной папки.

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5.1 Личные дела лиц, замещающих государственные должности, могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.

5.2 Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно руководителем государственного органа.

5.3 Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается с письменного разрешения(указания) руководителя государственного органа.

5.4 При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

5.5 При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию начальника кадровой службы государственного органа лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

5.6 Личные дела не выдаются на руки лицам, замещающим государственные должности, на которых они заведены.

5.7 Лицо, замещающее государственную должность, имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

5.8 Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение 2 к Положению).

6. Порядок хранения личных дел лиц, замещающих
государственные должности

6.1 Личные дела лиц, замещающих государственные должности, хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

6.2 Ежегодно в кадровом органе соответствующего государственного органа проводится проверка наличия и состояния личных дел.

6.3 Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете".

6.4 При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт.

6.5 Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до начальника кадровой службы государственного органа и руководителя кадровой службы Управления делами Губернатора Мурманской области.

6.6 Личные дела лиц, освобожденных от государственной должности, оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших.

6.7 Для хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности, используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Заместитель Губернатора -

управляющий делами

Губернатора области

В. Будаговский