Постановление Администрации Мурманской области от 14 мая 1997 г. N 236 "О регламенте администрации Мурманской области"

Постановление Администрации Мурманской области
от 14 мая 1997 г. N 236
"О регламенте администрации Мурманской области"

1. Регламент администрации Мурманской области и приложения к нему утвердить (прилагаются).

2. Считать утратившими силу постановления администрации Мурманской области от 30.12.94 г. N 545, от 03.10.95 г. N 351.

Глава Администрации

Мурманской области

Ю.Евдокимов

Регламент
Администрации Мурманской области
(утв. Постановлением Администрации Мурманской области от 14 мая 1997 г. N 236)

1. Общие положения

1.1 Регламент устанавливает общие требования к управленческой деятельности, подбору и расстановке кадров и организации работы с документами: порядок приема, учета, подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, хранения и использования документов в аппарате и структурных подразделениях администрации области.

1.2. Документационное обеспечение аппарата и структурных подразделений администрации области, разработка и контроль за соблюдением единой системы делопроизводства и обучение работников его основам возлагается на управление делами администрации области.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей.

1.4. Работники аппарата и структурных подразделений администрации области несут персональную ответственность за выполнение требований регламента, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно в письменном виде докладывается руководителю подразделения и заместителю Главы - управляющему делами администрации области.

1.5. При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя иного органа исполнительной власти по акту передаются другому работнику, ключи от сейфа - начальнику хозяйственного отдела, служебное удостоверение - в отдел кадров.

1.6. Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

1.7. Положения регламента распространяются на все виды делопроизводства, в том числе и на организацию работы с документами, подготовленными с помощью вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящего регламента.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Глава администрации области подписывает принятые областной Думой Законы Мурманской области, принимает постановления и издает распоряжения.

2.2. Заместители Главы - председатели комитетов, заместитель Главы - управляющий делами Администрации области, председатели комитетов, начальники управлений, заведующие отделами администрации области по вопросам, отнесенным к их ведению, издают приказы.

2.3. Постановления, распоряжения и приказы оформляются на бланках строгой отчетности.

2.4. Проекты распоряжений, постановлений Главы администрации, другие служебные документы на стадии их подготовки в подразделениях администрации области являются конфиденциальными.

2.5. Печатание проектов постановлений и распоряжений, служебных документов в вышестоящие органы и иные организации за подписью Главы администрации, его заместителей осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в структурных подразделениях администрации области.

Отпечатанные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилии исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, количество экземпляров, вид и номер бланка, инициалов машинистки, которые проставляются в левом нижнем углу последнего листа.

Например: 2/км, где 2 - количество экземпляров, км - первые буквы имени и фамилии машинистки.

2.6. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск, а также возможность обработки с помощью средств электронной вычислительной техники.

2.7. Документ имеет юридическую силу при наличии следующих реквизитов: наименования организации, наименования вида документа, заголовка, даты, регистрационного номера, текста, подписи, фамилии исполнителя, финансовые документы должны иметь реквизиты, установленные законодательством.

2.8. Фамилия исполнителя документа и номер его служебного телефона располагается на лицевой стороне последнего листа документа: Например: Зайцев, 338535.

2.9. Документы, подготовленные от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

2.10. Датой документа является дата его подписания;

- для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого - дата утверждения.

2.11. Дата оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 03.09.97.

2.12. Документы, направляемые в вышестоящие государственные органы власти и управления, подписываются Главой администрации или первым заместителем Главы администрации области, на которого возложены обязанности Главы администрации области.

Документы, направляемые от имени администрации сторонним организациям, подписываются Главой администрации, его заместителями, заместителями управляющего делами администрации области.

Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются Главой администрации, его заместителями, заместителями управляющего делами и руководителями структурных подразделений администрации области.

2.13. Документы, касающиеся финансовых обязательств (гарантии, залоги и т.д.), подписываются исключительно Главой администрации области после согласования с должностными лицами и службами в установленном настоящим Регламентом и специальными положениями порядке.

Документы о расходовании средств управления делами Администрации области визируются главным бухгалтером.

2.14. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, включающая инициал имени и фамилию.

2.15. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

2.16. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

2.17. Для оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.

2.18. Согласование оформляется путем визирования документа должностными лицами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования и ставится на втором экземпляре документа.

2.19. Визы проставляются на листе согласования либо на лицевой стороне листа документа ниже подписи руководителя.

2.20. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются".

2.21. Замечания докладываются заместителям Главы администрации по направлениям, которые, рассмотрев их, принимают решения.

2.22. Текст документа излагается четко, логично, кратко. В тексте при первичном упоминании употребляются полные официальные наименования предприятий, организаций и учреждений; в последующем могут быть использованы общепринятые сокращения.

2.23. Исходящие документы оформляются, как правило, на бланках. При ответах на запросы указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

2.24. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

2.25. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

     Например: Министерство внутренних дел

               Российской федерации

               Управление делами

2.26. При направлении документа должностному лицу, название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже.

     Например: Министерство внутренних дел

               Российской федерации

               Управление делами

               Ведущему специалисту

               А.И.Петрову

2.27. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

     Например: Генеральному директору

               объединения "Агропром"

               А. И. Иванову

2.28. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

     Например: Главам органов местного

               самоуправления области

2.29. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

     Например: Редакция журнала

               "Новый мир"

               103806, ГСП, Москва, К-6

               Малый Путниковский пер., 5

2.30. Документ не может содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, на каждом документе проставляется только один адресат.

2.31. Резолюции на документах должны быть четкими, конкретными. В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция пишется на свободном месте между текстом и адресом или на специальном бланке администрации области. При наличии в резолюции нескольких исполнителей лицо, обозначенное первым, имеет право созывать соисполнителей, получать необходимую информацию, давать поручения и несет персональную ответственность за исполнение резолюции.

2.32. Переадресование документа другому исполнителю производится после письменного мотивированного обоснования на имя автора резолюции.

2.33. Приложения на документах оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

2.34. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л., в 3 экз.

2.35. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

     Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л., в 3 экз.

                 2. Смета расходов на 3 л., в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

2.36. Телеграммы оформляются в соответствии с правилами телеграфной связи.

3. Планирование работы

3.1. Отдел по работе с территориями и областной Думой каждый месяц составляет календарный план мероприятий, проводимых в городах и районах Мурманской области.

Отдел контроля каждый месяц составляет календарный план мероприятий, проводимых в структурных подразделениях администрации области.

3.2. Предложения структурных подразделений администрации области, органов местного самоуправления области по календарному плану передаются в отделы контроля и по работе с территориями и областной Думой до 25 числа текущего месяца. План рассылается в структурные подразделения администрации области, в органы местного самоуправления для взаимодействия в работе.

3.3. Руководители структурных подразделений до 5 числа каждого месяца представляют в отдел контроля администрации области краткую информацию о ходе выполнения календарного плана мероприятий, проводимых в структурных подразделениях администрации области, с анализом результатов работы.

4. Подготовка заседаний коллегии
администрации области

4.1. Заседания коллегии администрации области проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.

За месяц до начала квартала комитеты, управления и отделы представляют в отдел контроля свои предложения по перечню вопросов для рассмотрения на заседаниях коллегии администрации области. Предложения должны иметь четкую формулировку вопроса, фамилию и должность докладчика и завизированы заместителем Главы - куратором.

4.2. В состав коллегии администрации области входят Глава администрации и его заместители, начальники управлений внутренних дел, федеральной службы безопасности по Мурманской области, руководители ведущих предприятий области.

4.3. Подготовку материалов к заседанию коллегии осуществляют комитеты, управления, отделы в соответствии с утвержденным перечнем основных вопросов.

4.4. Материалы к заседанию коллегии представляются в отдел контроля управления делами за 5 дней до заседания.

Отдел контроля составляет проект повестки заседания и представляет его на подпись Главе, а в его отсутствие - первому заместителю Главы администрации области.

Вопросы, по которым в установленные сроки не представлены необходимые документы и материалы, в проект повестки дня заседания коллегии не включаются.

Руководители структурных подразделений, не обеспечивающие своевременное представление документов, качественное их исполнение, представляют на имя Главы администрации объяснительную записку и несут за неисполнительность персональную ответственность.

4.5. Материалы членам коллегии вручаются за 3 дня до заседания.

4.6. При необходимости к проекту постановления, вносимого на рассмотрение, прилагаются другие материалы (схемы, диаграммы), раскрывающие содержание вопроса.

Вместе с проектом представляется список лиц, приглашенных на заседание коллегии, и перечень адресатов, которым следует направить постановления (завизированные руководителем подразделения, готовившим вопрос, и заместителем Главы администрации - куратором)

4.7. Принятые на заседании коллегии документы дорабатываются с учетом высказанных предложений в течение З-х дней (если на заседании не установлено другого срока) и представляются на подпись Главе администрации (с визами лиц, дорабатывающих документ)

4.8. О времени прибытия на заседание коллегии приглашенные оповещаются отделом контроля управления делами администрации области.

4.9. На заседании коллегии администрации области протокольным сектором ведется протокол, который подписывается заместителем Главы - управляющим делами администрации области.

5. Подготовка и издание законов Мурманской
области, постановлений и распоряжений
Главы администрации области

5.1. Закон Мурманской области - правовой акт нормативного характера, обладающий высшей юридической силой по отношению к другим правовым актам.

Постановление - правовой акт, регулирующий наиболее важные вопросы социально-экономического развития и жизнеобеспечения населения области. Постановления издаются также по вопросам назначения руководителей комитетов, управлений, отделов, вынесения им поощрений и взысканий.

Распоряжение - правовой акт, регулирующий вопросы, носящие оперативный характер.

5.2. Законы Мурманской области, постановления и распоряжения Главы администрации области не должны противоречить Конституции РФ, федеральным законам, Указам Президента Российской федерации.

5.3. Право законодательной инициативы от администрации области в Мурманской областной Думе принадлежит Главе администрации области.

Разработка вносимых администрацией области законопроектов, постановлений и распоряжений Главы администрации (Губернатора) Мурманской области может осуществляться структурными подразделениями администрации области, рабочими группами, создаваемыми из числа сотрудников комитетов, управлений, отделов администрации области и специалистов, привлекаемых к этой работе на договорной основе.

Концепция законопроекта, его задачи, цели и основные положения первоначально согласовываются с заместителем Главы администрации области (куратором)

Комитеты, управления, отделы администрации области и другие организации, готовящие законопроекты для внесения их на рассмотрение областной Думы, должны представить в отдел по работе с территориями и областной Думой управления делами следующие документы:

а) текст законопроекта;

б) пояснительную записку, содержащую обоснование необходимости принятия закона, развернутую характеристику, цели и основные положения, а также прогноз социально-экономических последствий его принятия, перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие данного закона, а также предложения по разработке нормативно-правовых актов, необходимых для его исполнения, финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных затрат);

в) список законов и других нормативных актов, а также юридической и научной литературы, использованных при разработке законопроекта;

г) предложение о назначении официального представителя администрации области при рассмотрении законопроекта в областной Думе.

Непосредственно в текст законопроекта должны быть включены следующие положения:

а) о сроках и порядке вступления закона в силу;

б) об отмене, изменениях и дополнениях ранее принятых законов и других нормативных правовых актов в связи с принятием данного закона.

Представленный Главе администрации области для внесения в областную Думу законопроект должен быть завизирован. Первым визирует проект закона заместитель Главы администрации области - куратор. В обязательном порядке проект закона визируют: руководитель иного органа исполнительной власти, его готовивший, юридический отдел, управление финансов, отдел по работе с территориями и областной Думой, заместитель управляющего делами - руководитель секретариата, после чего - заместитель Главы - управляющий делами администрации области. Дополнительно к указанному перечню круг лиц, с кем должен быть согласован проект закона, определяет заместитель Главы администрации Мурманской области - куратор.

5.4. Законы, принятые областной Думой, в двухдневный срок после поступления в администрацию области направляются отделом по работе с территориями и областной Думой в соответствующие комитеты, управления и отделы для изучения и подготовки предложений.

Комитеты, управления и отделы в трехдневный срок направляют в отдел по работе с территориями и областной Думой предложение о подписании либо об отклонении закона с указанием оснований отклонения.

Отдел по работе с территориями и областной Думой на основании внесенных предложений в трехдневный срок готовит обобщенное предложение о промульгации, которое подписывается заместителем Главы - управляющим делами администрации области, либо проект письма в адрес областной Думы об отклонении закона с указанием мотивов отклонения, которое визируется заместителем Главы - управляющим делами администрации области.

5.5. Законы, принятые областной Думой, подписываются Главой администрации области либо отклоняются и направляются на повторное рассмотрение областной Думе в течение двенадцати дней после получения и регистрации в администрации области.

5.6. Если при повторном рассмотрении закон будет одобрен областной Думой в ранее принятой редакции не менее чем двумя третями голосов от установленного числа депутатов, Глава администрации области обязан подписать его в двенадцатидневный срок.

В случае, если закон ранее отклонялся по мотивам противоречия Конституции РФ, федеральным законам, Уставу области, Глава администрации, подписав его, направляет для проведения юридической экспертизы в Министерство юстиции Российской федерации, изложив в письме свои возражения по существу закона. Направление закона для проведения юридической экспертизы не приостанавливает его действия.

5.7. Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется на основании поручений Главы администрации (Губернатора) области, его заместителей или по инициативе руководителей органов администрации области, глав администраций городов и районов, глав местного самоуправления, руководителей ведомств.

5.8. Срок подготовки проектов постановлений и распоряжений (от поручения до передачи на подпись) устанавливается до 15 рабочих дней, срочных - до 5 дней. Должностное лицо, дающее поручения на подготовку проекта, может установить и другой конкретный срок.

5.9. Проекты постановлений, распоряжений должны быть краткими, предусматривать конкретные мероприятия по улучшению работы, четкие задания и сроки исполнения, ответственных исполнителей, наименования организаций и лиц, на которых возлагается контроль за исполнением постановлений. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений и их исполнение возлагается на заместителей Главы администрации области - кураторов.

Если принимаемое постановление или распоряжение исключает действие ранее принятых нормативных актов, то оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.

При необходимости в констатации принимаемых постановлений и распоряжений делается ссылка на соответствующие нормативно-правовые акты.

Проекты постановлений не должны превышать 4-х, а распоряжений - 2-х страниц машинописного текста через полтора интервала, не считая приложений.

5.10. Комитеты, управления, отделы и другие организации, представляющие проекты постановлений и распоряжений, обязаны произвести их визирование. Первым визирует проект постановления или распоряжения заместитель Главы администрации области - куратор, который определяет конкретный срок подготовки проекта документа (ставится конкретная дата, например: до 15.06.97), а также круг лиц, с кем должен быть согласован документ. В обязательном порядке в следующей последовательности визируют: руководитель иного органа исполнительной власти, готовившего проект, исполнители, другие заинтересованные организации, юридический отдел, управление финансов, после чего - заместитель управляющего делами - руководитель секретариата и заместитель Главы - управляющий делами администрации области.

Проект постановления или распоряжения, переданный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение не более одного рабочего дня, а в случаях, требующих проведения экспертизы, не более 3 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение З-х часов.

5.11. При наличии разногласий одновременно с проектом представляется письменное заключение возражающей стороны, в котором указываются четко сформулированные дополнения или замечания по проекту.

5.12. Имеющиеся разногласия по проекту постановления или распоряжения должны быть в обязательном порядке рассмотрены заместителем Главы администрации - куратором. В случае снятия разногласий на листе согласования делается запись: "Разногласия сняты" и ставится подпись заместителя Главы администрации Мурманской области - куратора. После этого документ визируется заместителем Главы администрации Мурманской области - управляющим делами.

5.12.1. После визирования у заместителя Главы администрации области - управляющего делами документы передаются в машинописное бюро администрации области для обработки и исполнения на лазерном принтере и подготовки к выпуску документа.

Отпечатанные документы передаются помощнику Главы администрации области для представления на подписание Главе администрации (Губернатору) области.

5.12.2. Информация о соблюдении сроков подготовки постановлений и распоряжений ежемесячно готовится помощником Главы администрации области и представляется заместителю Главы - управляющему делами администрации области до 5 числа каждого месяца.

На подпись Главе администрации области представляется согласованный проект постановления или распоряжения.

5.12.3. Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- неустранения принципиальных разногласий по проекту документа;

- отрицательных выводов экспертизы;

- отсутствия необходимых согласований должностных лиц, органов администрации и других организаций;

- если они оформлены с нарушениями "Правил оформления документов в администрации Мурманской области";

- низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печати текста магнитному носителю;

5.13. Постановления и распоряжения подписываются Главой администрации, а в случае его отсутствия - первым заместителем Главы администрации области, на которого распоряжением возложено исполнение обязанностей Главы администрации Мурманской области.

Постановления и распоряжения по важнейшим вопросам жизнедеятельности в области социальной сферы, финансам, а также по назначению, освобождению заместителей Главы администрации области, руководителей структурных подразделений администрации области подписываются только Главой администрации (Губернатором) области.

5.14. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу делается пометка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

     Например:

                                                               Приложение

                                                          к постановлению

                                              Главы администрации области

                                                        от 01.04.97 N 130

5.15. Если приложение имеет нормативный характер, то в правом верхнем углу пишется:

                                                               Утверждено

                                                           постановлением

                                              Главы администрации области

                                                        от 01.04.97 N 131

5.16. Приложения нормативного характера подписываются заместителем Главы - управляющим делами администрации области, в его отсутствие - заместителем управляющего делами - руководителем секретариата. Остальные приложения подписываются руководителями структурных подразделений или лицами, их замещающими или готовившими документ.

5.17. За прохождение проектов постановлений и распоряжений при их визировании отвечают руководители структурных подразделений администрации области и других организаций, готовивших данные документы.

На листе согласования проектов постановлений и Законов Мурманской области указывается фамилия и телефон непосредственного исполнителя.

5.18. Подписанные постановления и распоряжения в течение 2-х дней регистрируются в протокольном секторе, размножаются и рассылаются исполнителям. Список рассылки за подписью заместителя Главы администрации - куратора подает иной орган исполнительной власти, готовивший документ.

5.19. Постановления Главы администрации направляются в:

Государственно-правовое управление Президента РФ и Главное Контрольное управление Президента РФ еженедельно, Конституционный Суд РФ, Министерство РФ по делам национальностей и региональной политике, Министерство юстиции, областную Думу, полномочному представителю Президента РФ в Мурманской области, прокурору области, отдел контроля, пресс-службу, редакцию газеты "Мурманский вестник".

5.20. Подлинники постановлений и распоряжений Главы администрации (Губернатора) области в течение 10 лет хранятся в протокольном секторе. По истечении 10-летнего срока указанные документы сдаются в Государственный архив на постоянное хранение.

6. Организация контроля

Контролю подлежат:

- нормативные акты вышестоящих органов Государственной власти, поручения по ним Главы администрации, в которых содержатся вопросы, относящиеся к компетенции администрации области;

- постановления и распоряжения Главы администрации области;

- Законы Мурманской области;

- постановления областной Думы;

- служебные документы, требующие исполнения или ответа.

6.1. Общий порядок контроля

6.1.1. Контроль за исполнением нормативных документов осуществляет отдел контроля, служебных документов, требующих исполнения или ответа, - канцелярия.

6.1.2. Документы исполняются в сроки, указанные в резолюции, но не более одного месяца. Проекты законов Мурманской области, направленные на согласование и визирование в комитеты, управления, отделы администрации области, рассматриваются в течение десяти дней, проекты постановлений и распоряжений Главы администрации области - в трехдневный срок. Срок исполнения исчисляется со дня регистрации, а по нормативным актам, если срок не определен в самом документе или руководством администрации, - с даты поступления документа исполнителю. Поручение с пометкой "срочно" исполняется в течение трех рабочих дней.

6.1.3. На контролируемые документы в канцелярии заполняются в двух экземплярах контрольные карточки: первая помещается в контрольную картотеку, вторая направляется помощникам Главы, его заместителям для контроля за исполнением документа в срок.

6.1.4. Документы снимаются с контроля, как правило, лицом, давшим поручение, или заместителем Главы - управляющим делами и его заместителем. По каждому контролируемому документу руководителю представляется информация, в которой отражаются конкретные результаты работы по исполнению поручения. Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных поручений. Могут также вноситься другие предложения.

6.1.5. Допускается оформление общей справки о реализации поручений, относящихся к одному вопросу. Общая справка составляется также, если исполнение поручения возложено на несколько исполнителей.

6.1.6. Если в документах, исполнение которых рассчитано на длительный период, отсутствуют конкретные сроки представления информации, то информация о ходе выполнения представляется по запросу отдела контроля.

6.1.7. В том случае, если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения, руководители структурных подразделений не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должны представить в отдел контроля на имя лица, давшего поручение, мотивированную просьбу и предложения по новому сроку.

6.1.8. Отдел контроля, канцелярия ежемесячно письменно информируют руководство о состоянии контроля и проверки исполнения нормативных актов вышестоящих органов, постановлений и распоряжений Главы администрации области.

6.1.9. Каждый понедельник в 9-15 всем заместителям Главы администрации области передается подготовленная отделом контроля и отделом делопроизводства письменная информация о поручениях, данных Главой администрации области, срок исполнения которых истекает на следующей неделе (с понедельника по воскресенье включительно) В течение недели заместители Главы администрации области принимают меры по исполнению указанных поручений.

6.2. Порядок организации контроля за исполнением указов, распоряжений и поручений президента, постановлений и распоряжений правительства Российской Федерации, других нормативных документов государственных органов власти и управления

6.2.1. Поступившие в Администрацию области вышеперечисленные документы регистрируются в юридическом отделе и передаются в отдел контроля, который безотлагательно представляет их Главе, а в его отсутствие - первому заместителю Главы администрации, на которого возложены обязанности Главы администрации. Для регистрации используется компьютерная программа.

6.2.2. Юридический отдел администрации ведет кодификацию законодательства, а отдел контроля осуществляет исполнение поручений по ознакомлению руководства администрации с документами государственных органов власти и управления.

6.2.3. Срок исполнения поручений по Указам и распоряжения Президента РФ, постановлениям и распоряжениям Правительства РФ, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты их поступления в администрацию.

Поручения по этим документам с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения Президента Российской федерации или Правительства РФ, Глава администрации области или его первый заместитель, на которого возложена обязанность Главы администрации Мурманской области, не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должен представить на имя Президента или Председателя Правительства Российской федерации мотивированную просьбу по этому вопросу с предложением о новом сроке.

6.2.4. Контролю подлежат все без исключения документы государственных органов власти и управления, в которых содержатся вопросы, относящиеся к компетенции администрации области.

По каждому поручению на имя Президента или Председателя Правительства Российской федерации представляется информация об исполнении за подписью Главы администрации либо его первого заместителя, на которого возложены обязанности Главы администрации Мурманской области.

В информации должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению и одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных поручений. Могут также вноситься другие предложения и замечания.

6.2.5. По Указам и распоряжениям Президента, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, в которых отсутствуют конкретные сроки, и рассчитанным на длительное действие, информация о ходе исполнения по запросу Управлений делопроизводства Администрации Президента и Правительства Российской Федерации.

Ответственность за исполнение поручений по Указам и распоряжениям Президента, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации в установленные сроки несут исполнители.

Если поручения по нормативным актам адресованы одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и предоставление информации об исполнении несет должностное лицо, указанное первым.

6.2.6. Поручение по исполнению документов снимается с контроля лицом, давшим его.

6.3. Порядок организации контроля постановлений и распоряжений Главы администрации области.

6.3.1. Контроль за ходом выполнения постановлений и распоряжений Глава администрации (первый заместитель Главы, на которого возложены обязанности Главы администрации области) возлагает на заместителей Главы администрации.

6.3.2. Порядок организации исполнения постановлений и распоряжений Главы администрации области в соответствии с поручением определяют заместители Главы администрации.

6.3.3. Непосредственно организацию и проверку исполнения постановлений и распоряжений осуществляют комитеты, управления, отделы Администрации области или конкретные лица, указанные в документе. Если постановление, распоряжение контролируется несколькими структурными подразделениями администрации области, то координирует работу подразделение, указанное в постановлении, распоряжении первым или по предложению которого оно принято.

6.3.4. Формы и методы работы, обеспечивающие решение поставленных в постановлениях и распоряжениях вопросов в установленные сроки, комитеты, управления, отделы или их работники, контролирующие выполнение постановлений и распоряжений, определяют самостоятельно.

6.3.5. Постановления и распоряжения Главы администрации, принятые по одному вопросу или в развитие вопроса, контролируются как единый документ.

6.3.6. Сроки исполнения постановлений или отдельных его пунктов определяются в самом документе или отделом контроля по согласованию с заместителями Главы администрации области, на которых возложен контроль.

6.3.7. Справки о выполнении постановления, распоряжения адресуются Главе администрации, подписываются руководителем подразделения, визируются заместителем Главы администрации Мурманской области - куратором и представляются в отдел контроля в 5-дневный срок после истечения срока контроля.

6.3.8. Постановления и распоряжения снимаются с контроля по представлению отдела контроля только Главой в его отсутствие - первым заместителем Главы администрации области, на которого возложены обязанности Главы администрации Мурманской области.

6.4. Контроль за прохождением служебных документов

6.4.1. Корреспонденция, адресованная администрации области, принимается экспедицией и регистрируется отделом делопроизводства в день поступления. Перечень нерегистрируемых документов прилагается (приложение N 1)

Корреспонденция, адресованная в комитеты, управления, отделы администрации области, передается на регистрацию в эти управления и комитеты.

6.4.2. Телеграммы принимаются в канцелярии и доставляются по назначению немедленно, остальная корреспонденция - в течение дня.

6.4.3. Соглашения, договоры, заключенные администрацией области, регистрируются и хранятся в юридическом отделе. Контроль за их исполнением возлагается на структурные подразделения администрации, готовившие соглашения или договоры.

6.4.4. Документы, не прошедшие регистрацию, на рассмотрение руководством не принимаются.

6.4.5. Документы, в зависимости от содержания, докладываются Главе администрации, заместителям Главы администрации через помощников.

В соответствии с резолюцией Главы администрации, его заместителей документы направляются исполнителям под роспись.

6.4.6. На документах с поручениями, а также на документах, требующих исполнения или ответа, и на карточках учета ставится штамп "контроль".

6.4.7. О выполнении поручения в установленный срок исполнители представляют письменную информацию на имя лица, давшего поручение.

6.4.8. Все документы, подписанные Главой администрации области и его заместителями, высылаются адресатам только через отдел делопроизводства.

7. Контроль за прохождением служебных документов
в структурных подразделениях администрации области

7.1. Руководитель иного органа исполнительной власти своим приказом определяет ответственного за ведение делопроизводства (ответственного исполнителя), который обеспечивает регистрацию и прохождение документов в установленные сроки, отправку исходящей корреспонденции, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и другими документами.

7.2. Вся поступающая в комитет, управление, отдел корреспонденция регистрируется в установленном порядке и докладывается руководителю подразделения. Если на документе имеется резолюция (поручение) руководства администрации области, то ее выполнение берется на контроль. Документ снимается с контроля руководителем, давшим поручение.

7.3. Справки по документам с поручениями руководителей подразделений подписываются работниками, исполняющими поручения, снимаются с контроля и направляются "в дело" руководителями этих подразделений, а в их отсутствие - лицами, их заменяющими.

7.4. По окончании года исполненные и оформленные в дела документы образуют текущий архив управления, комитета, отдела.

7.5. Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и управления, подготовленные в структурных подразделениях администрации области, печатаются на бланках администрации области, визируются исполнителем и руководителем иного органа исполнительной власти, заместителем Главы - куратором, подписываются Главой администрации области или первым заместителем Главы, исполняющим обязанности Главы администрации Мурманской области и передаются на отправку в канцелярию.

7.6. При оформлении исходящей корреспонденции в управлениях, комитетах, отделах администрации области вместе с исходящим номером документу присваивается индекс иного органа исполнительной власти, который пишется впереди исходящего номера через дробь.

Например: исх. N 01-14/82 от 14.02.97 г., где 01 - индекс органа исполнительной власти, 14 - номер дела, 82 - порядковый регистрационный номер.

7.7. При выездах в длительные командировки или уходе в отпуск работник управления, комитета, отдела обязан сдать все числящиеся за ним документы и ключи от сейфа руководителю подразделения, отчитаться о находящихся на исполнении и требующих оперативного рассмотрения документах и обращениях граждан.

8. Порядок подготовки и проведения совещаний
в Администрации области

8.1. Проведение совещаний в администрации области по различным направлениям деятельности определяется Главой администрации (Губернатором) области или его заместителями. Проведение совещаний предусматривается в плане мероприятий на месяц.

8.2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на заместителя Главы администрации области - куратора и руководителей соответствующих структурных подразделений администрации. Заместителем Главы - куратором, принявшим решение о проведении совещания, утверждается план подготовки и порядок его проведения. Координация вопросов по подготовке совещаний с участием Главы администрации (Губернатора) области возлагается на заместителя Главы - управляющего делами администрации области.

8.3. Подготовка необходимых материалов (докладов, информаций, справок и т.д.), план подготовки, порядок проведения совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания, организация пропуска в здание возлагаются на соответствующие отделы администрации области в соответствии с планом подготовки совещания.

8.4. Аудиозапись совещаний проводится по указанию Главы администрации (Губернатора) области или его заместителей, ответственных за подготовку совещания.

8.5. Протокол совещания с участием Главы администрации области ведет протокольный сектор, в остальных случаях - технические секретари соответствующих приемных.

В трехдневный срок после совещания руководителем соответствующего иного органа исполнительной власти составляется протокол поручений, который визируется заместителем Главы администрации области - куратором, ответственным за подготовку совещания, вместе с листом рассылки передается в отдел контроля для тиражирования и отправки.

9. Рассмотрение писем и организация
приема граждан

9.1. Поступившие письма граждан и ответы о результатах их рассмотрения регистрируются в отделе по личным обращениям граждан.

Анонимные письма рассмотрению не подлежат.

9.2. В зависимости от содержания письма докладываются Главе администрации области и его заместителям.

О направлении писем на рассмотрение в соответствующие органы и организации сообщается автору.

Не допускается направление писем и жалоб на рассмотрение должностным лицам, действия которых в них обжалуются.

9.3. Обращения граждан рассматриваются, как правило, в срок не более месяца после их регистрации. Срок рассмотрения может быть продлен лицом, давшим поручение, о чем исполнитель сообщает автору письма.

Если письмо или поручение по устному обращению поступило из вышестоящих органов, то срок его рассмотрения может быть продлен с разрешения этих органов.

9.4. На каждое обращение автору дается письменный или устный ответ.

Повторные обращения, на которые ранее давались аргументированные ответы, с разрешения Главы администрации области и его заместителей могут в дальнейшем не рассматриваться, о чем сообщается заявителю.

9.5. О результатах рассмотрения письма представляется справка, адресуемая лицу, давшему поручение. В справке должны содержаться исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы, указывается, с выездом ли на место рассматривалось письмо, кем и когда дан ответ автору. Справка о рассмотрении письма подписывается руководителем подразделения или лицом, его замещающим, и визируется непосредственным исполнителем.

Заключение о результатах рассмотрения письма, отметка о беседе с автором и данном ему ответе могут быть изложены на письме при наличии свободного от текста места.

9.6. Ответы в вышестоящие органы подписываются Главой или первым заместителем Главы администрации области, на которого возложены обязанности Главы администрации области.

9.7. Прием граждан в Администрации области проводится по графику.

9.8. Предварительная беседа с гражданами, запись на прием, организация и проведение личного приема возлагаются на начальника отдела по приему и личным обращениям граждан.

За день до начала приема материалы по приему граждан передаются помощнику руководителя для ознакомления и выработки решения по затрагиваемым вопросам.

Данные о гражданах, записанных на прием, заносятся в компьютер. Контроль за сроками исполнения принятых на приеме решений осуществляет отдел по приему и личным обращениям граждан.

9.9. О приеме посетителей заполняется карточка, которая затем передается в отдел личного приема граждан (карточка заполняется и в том случае, если посетитель был принят в неприемный день) Если посетитель оставил письмо, оно передается в отдел личного приема граждан, регистрируется и рассматривается в обычном порядке. В карточке делается запись: "Оставлено письмо".

9.10. Отдел по приему и личным обращениям граждан ведет учет письменных и устных обращений, два раза в год готовит руководству области анализ устных и письменных обращений граждан, ежеквартально - цифровую информацию о побывавших на личном приеме и поступивших обращениях, а также случаях нарушения сроков их рассмотрения.

9.11. Отдел личного приема граждан осуществляет контроль за своевременным и качественным рассмотрением устных и письменных обращений граждан, проводит регулярные проверки состояния этой работы в комитетах, управлениях и отделах Администрации области.

10. Работа с кадрами

10.1. Заместители Главы администрации области назначаются на должность Главой администрации области. Назначение на должность и освобождение их от должности оформляется постановлением.

Распределение обязанностей между Главой и заместителями Главы администрации устанавливается Главой администрации области и оформляется распоряжением.

10.2. Руководители структурных подразделений администрации области назначаются на должность и освобождаются от должности Главой администрации области по представлению заместителей Главы администрации области по соответствующим сферам ведения с обязательным согласованием кандидатур с заместителем Главы управляющим делами администрации области.

Назначение на должность и освобождение их от должности оформляется постановлением.

Отношения Главы администрации области с руководителями структурных подразделений регулируются на основании трудовых договоров (контрактов), заключаемых в соответствии с законодательством о госслужбе.

10.3. Заместители руководителей структурных подразделений администрации области назначаются на должность и освобождаются от должности Главой администрации области по представлению руководителя иного органа исполнительной власти с обязательным согласованием кандидатур с заместителями Главы администрации по соответствующим сферам ведения и заместителем Главы - управляющим делами администрации области.

Назначение на должность и освобождение их от должности оформляется постановлением.

10.4. Руководители отделов, секторов, консультанты, советники, эксперты, помощники, главные, ведущие специалисты, замещающие государственные должности, относящиеся к "ведущим" и "старшим" государственным должностям, назначаются на должности соответствующими руководителями структурных подразделений администрации области с обязательным согласованием с заместителем Главы - управляющим делами и заместителями Главы Администрации области, курирующими данный иной орган исполнительной власти, на предмет соответствия кандидатур квалификационным требованиям по образованию и стажу работы, предъявляемым к соответствующей должности.

10.5. Руководители структурные подразделения администрации области строго руководствуются перечнем должностей, назначаемых и согласуемых в администрации области, и при решении кадровых вопросов направляют в отдел кадров управления делами анкету, справку - объективку, краткую характеристику на предъявляемую к назначению на должность кандидатуру.

11. Награждение почетной грамотой
Администрации Мурманской области

11.1. Почетная грамота администрации Мурманской области является поощрением за высокие достижения в решении задач социально-экономического развития области, культурного строительства, осуществления мер по обеспечению законности, прав и свобод граждан, укрепления обороны страны и государственной безопасности.

11.2. Почетной грамотой администрации Мурманской области награждаются граждане, предприятия и хозяйства всех форм собственности, общественные организации и учреждения, учебные заведения и воинские коллективы.

11.3. Награждение Почетной грамотой администрации Мурманской области производится по постановлению Главы администрации Мурманской области.

11.4. Награждение Почетной грамотой администрации Мурманской области осуществляется по инициативе трудового коллектива, где работает представляемый.

Ходатайство о награждении граждан, предприятия, организаций может быть возбуждено местной администрацией.

11.5. При внесении предложений о награждении в администрацию Мурманской области направляются следующие документы:

ходатайство о награждении;

сведения о производственных, научных и иных достижениях лиц, коллективов, представляемых к награждению.

11.6. Материалы по награждению представляются не позднее, чем 30 дней до даты вручения, документы, полученные с опозданием установленного срока, к рассмотрению не принимаются.

11.7. Награждаемый Почетной грамотой администрации Мурманской области разово премируется в размере десятикратной минимальной заработной платы за счет средств предприятия, хозяйства, учреждения, организации, возбудившей ходатайство о награждении.

11.8. Вручение Почетной грамоты производится представителем администрации Мурманской области, в отдельных случаях областная Администрация уполномочивает других лиц произвести вручение Почетной грамоты.

11.9. Лица, награжденные Почетной грамотой администрации Мурманской области, могут представляться к награждению Почетной грамотой администрации Мурманской области не ранее, чем через 2 года после предыдущего награждения.

12. О гербовой печати и факсимиле

12.1. Гербовой печатью администрации Мурманской области заверяются подписи Главы администрации, его заместителей.

12.2. Ответственность за хранение, учет, законность пользования гербовой печатью администрации Мурманской области и факсимиле возлагается на сектор по режиму.

12.3. Документы заверяются (удостоверяются) в секторе по режиму администрации Мурманской области заведующим сектором или лицом, его замещающим.

12.4. Факсимиле на копиях документов проставляются в секторе по режиму администрации Мурманской области заведующим сектором или лицом, его замещающим.

12.5. Для оперативного решения вопросов социально-экономического развития области в федеральных органах власти и управления печать администрации области выдается должностным лицам администрации области по письменному распоряжению Главы администрации области.

12.6. Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал название должности и подлинную подпись лица, подписавшего документ.

13. Организация пропускного режима

13.1. Пропуск сотрудников и обслуживающего персонала областной администрации осуществляется в рабочее время по специальным пропускам и удостоверениям, которые предъявляются в развернутом виде постовому милиционеру.

13.2. Пропуск работников структурных подразделений и обслуживающего персонала администрации в выходные и праздничные дни осуществляется по разовым пропускам, которые выписываются на основании служебного удостоверения непосредственно постовым милиционером.

13.3. Пропуск сотрудников Администрации Президента РФ; аппарата Правительства РФ; депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ, их помощников; депутатов областной Думы, их помощников; командующего Северным флотом; судей областного и арбитражного суда Мурманской области; руководителей СМИ; сотрудников органов: ФСБ, МВД, прокуратуры, налоговой полиции, таможни, КРУ, ФАПСИ; членов "Союза промышленников и предпринимателей Мурманской области"; Глав дипломатических представительств, консульских учреждений иностранных государств, расположенных на территории области, а также глав и заместителей глав администраций городов и районов области осуществляется по служебных удостоверениям.

13.4. Пропуск посетителей осуществляется по разовым пропускам, по предъявлению документа, удостоверяющего личность.

13.5. Разовые пропуска для прохода в здание администрации области оформляются в рабочие дни с 09.00 до 18.15, без перерыва на обед в бюро пропусков.

В выходные и праздничные дни, а также в рабочие дни с 08.00 до 09.00 и с 18.15 до 20.00 разовый пропуск выписывается постовым милиционером.

Основанием для выписки разового пропуска является заявка от работника администрации, к которому направляется посетитель, и наличие документа, удостоверяющего личность посетителя.

13.6. Пропуск в здание рабочих, проводящих ремонтные и другие хозяйственные работы, осуществляется по разовым пропускам в соответствии с заявкой хозяйственного отдела, при наличии документа, удостоверяющего личность.

13.7. Работник администрации, к которому направляется посетитель, отмечает на разовом пропуске время ухода посетителя и ставит свою подпись. При выходе из здания посетители сдают разовые пропуска постовому милиционеру.

13.8. Оформление разового пропуска не требуется, если посетитель следует в здание администрации области вместе с Главой администрации области, его заместителями, Председателем Мурманской областной Думы, полномочным Представителем Президента РФ в Мурманской области или руководителем аппарата полномочного Представителя Президента РФ в Мурманской области.

13.9. При проведении совещаний, работе с делегациями, в т.ч. и иностранными, работником, отвечающим за данное мероприятие, составляется список участников, который заверяется заместителем Главы - управляющим делами администрации области или заместителем управляющего делами - руководителем секретариата. Список сдается на пост. Участники данных мероприятий проходят в здание администрации в сопровождении ответственных работников без оформления разовых пропусков по предъявлению паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

13.10. При проведении заседаний областной Думы в здании администрации граждане, желающие присутствовать на заседании, обязаны оформить разовый пропуск, который выписывается на основании документа, удостоверяющего личность непосредственно постовым милиционером; работники аппарата областной Думы проходят по служебным удостоверениям.

13.11. Постовой милиционер в 18.15 каждого рабочего дня, а также по понедельникам в 09.00 сдает использованные разовые пропуска в бюро пропусков.

13.12. Вынос имущества из здания администрации области производится по документу установленного образца за подписью заместителя управляющего делами - начальника хозяйственного отдела администрации области.

13.13. В случае несоблюдения порядка, установленного настоящим распоряжением, постовой сотрудник милиции, по представлению заместителя Главы - управляющего делами администрации области начальнику УВД Мурманской области, несет дисциплинарную ответственность в соответствии с Законом "О милиции", Положением о службе в органах внутренних дел РФ.

Заместитель Главы -

управляющий делами

администрации

Мурманской области

В. Будаговский

Приложение N 1
к Регламенту работы
Администрации области

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Сводки и информации, присланные для сведения.

2. Учебные программы, планы

3. Рекламные извещения.

4. Программы совещаний, конференций.

5. Поздравительные письма, пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы.

7. Печатные издания.

8. Планы работ.

9. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

Заместитель Главы -

управляющий делами

администрации

Мурманской области

В. Будаговский

Приложение N 2
к Регламенту работы
администрации области

Индексы
структурных подразделений администрации области

1. Управление делами                          - 01

2. Комитет по экономике и инвестициям         - 02

3. Комитет по рыболовству                     - 03

4. Комитет по промышленности, транспорту и

   коммуникациям                              - 04

5. Комитет по труду, занятости и миграции

   населения                                  - 05

6. Комитет по политике цен                    - 06

7. Комитет по развитию строительного

   комплекса и социальных инфраструктур       - 07

8. Комитет по здравоохранению                 - 08

9. Комитет по социальной защите населения     - 09

10.Комитет по делам молодежи                  - 10

11.Комитет по физической культуре, спорту и

   туризму                                    - 11

12.Комитет по культуре и искусству            - 12

13.Комитет по управлению агропромышленным

   комплексом, торговле, связям на межрегио-

   нальном уровне со странами СНГ             - 13

14.Комитет по делам коренных народов Севера   - 14

15.Управление информационных ресурсов

   и технологий                               - 15

16.Управление образования                     - 16

17.Отдел экономической безопасности           - 17

18.Отдел по связям с религиозными

   организациями и гуманитарной помощи        - 18

19.Центр "Мурмансклицензия"                   - 19

20.Отдел ЗАГС                                 - 20

21.Архивный отдел                             - 21

22.Представительство Администрации области

   при Правительстве РФ                       - 22

23.Представительство Администрации области

   при Правительстве республики Беларусь      - 23

24.Представительство Администрации области

   в Ассоциации Северо-Западного

   экономического региона                     - 24

25.Комитет по управлению госимуществом        - 25

Заместитель Главы -

управляющий делами

администрации

Мурманской области

В.Будаговский

Приложение N 3
к регламенту
администрации
Мурманской области

Правила
оформления документов в администрации
Мурманской области

Введение.

Правила оформления документов в администрации Мурманской области (далее именуются - Правила) подготовлены на основе Правил оформления документов, утвержденных распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 5 октября 1995 года N 1727.

Правила конкретизируют положения Регламента администрации области, Инструкции по делопроизводству и устанавливают единый подход к оформлению создаваемых документов.

В правилах сформулированы на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Правила рассчитаны на использование в подразделениях администрации области средств электронно-вычислительной техники.

Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в администрации области, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.

Правила предназначены для подразделений администрации области и являются обязательными для соблюдения их работниками, осуществляющими подготовку и оформление документов.

1. Общие положения

1.1. Документы, создаваемые в администрации области, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12, 14, 15, TimesDL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - от 1,25 до 2,25 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

При двухстороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:

левое - от 1,25 до 2,25 см;

правое - от 2,75 до 3,5 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 1,5 см от верхнего края листа без знака точки размером шрифта не менее N 6. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

1.4. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование органа - администрация Мурманской области; наименование подразделения администрации области;

индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса;

наименование вида документа;

дата документа;

индекс (номер) документа;

ссылка на индекс и дату входящего документа;

место составления или издания;

гриф и пометка ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту (краткое содержание);

отметка о контроле;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования;

визы;

печать;

отметка о заверении копии;

фамилия исполнителя и номер его телефона;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

идентификатор электронной копии документа (колонтитул);

отметка о поступлении (регистрационный штамп).

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем. Документы в администрации области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4(210х297 мм) и А5 (148х210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста. При переписке между подразделениями администрации бланк может не использоваться.

1.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

1.5.1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу. Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1,5 интервала и центрируется по отношению к ним.

1.5.2. Заголовок к тексту.

Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа. Он может формулироваться с помощью от глагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал. Документы, оформленные на бумаге форматов А5 и А6, не нуждаются, как правило, в заголовке.

1.5.3. Текст.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервала от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

1.5.4. Подпись.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

1.5.5. Дата.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.

1.5.6. Индекс (номер) документа.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

1.5.7. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово Приложение со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Заголовок реквизита - слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ - отделяют от последующих строк реквизита 1,5 интервала. Остальные строки многострочного реквизита (кроме текста) печатаются через 1 интервал. Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

1.5.8. Визы.

Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника распорядительного, внутреннего документа, приложения к нему и на копии письма ниже реквизита "Подпись".

1.5.9. Резолюция.

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция пишется на бланке или на отдельном листе, приложенном к документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

1.5.10. Отметка о контроле.

Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки "Контроль" ниже реквизита "Индекс (номер) документа".

1.5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Фамилия, инициалы исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля.

1.5.12. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор содержит имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа на расстоянии не менее 1,25 см от нижнего края листа размером шрифта не менее N 6.

2. Оформление документов в подразделениях администрации
Мурманской области

2.1. Оформление постановления Главы Администрации (Губернатора) Мурманской области.

Постановление Главы Администрации (Губернатора) Мурманской области печатается на бланке установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении постановления на двух и более страницах верхнее поле этих страниц составляет 2,5 см. Постановление Главы Администрации (Губернатора) Мурманской области имеет следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Наименование вида акта - постановление Главы Администрации (Губернатора) Мурманской области.

3. Заголовок.

Печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа и выделяется жирным шрифтом. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Главы администрации (Губернатора) Мурманской области" (равно удалены от левой и правой границ листа). Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.

4. Текст.

Отделяется от заголовка 2-3 интервалами (*). Текст постановления печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт. Текст постановления печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть постановления Главы может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в постановлении Главы завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку. При наличии пунктов в тексте постановления они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, должны строиться на основе структуры основного нормативного акта.

При наличии приложений к постановлению в тексте документа на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать фамилии прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности при подготовке постановлений Главы по вопросам награждения Почетной грамоты администрации области (в других случаях не рекомендуется).

5. Подпись.

Отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из слов "Глава Администрации Мурманской области", инициала имени и фамилии Главы Администрации Мурманской области. Слова "Глава Администрации Мурманской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. В проекте акта от левой границы текстового поля печатаются слова "Мурманской области", а слова "Глава Администрации" центрируются относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Главы администрации Мурманской области печатаются у правой границы текстового поля.

6. Дата.

Проставляется словесно-цифровым способом.

7. Индекс (номер).

Проставляется после подписания документа.

8. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа на расстоянии не менее 1,25 см от нижнего края листа размером шрифта не менее N 6.

9. Приложения.

Приложения к постановлению Главы Администрации Мурманской области оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое - 2,75 см, правое - 2,25 см, верхнее - 2,5 см и нижнее - не менее 2 см. Текст приложения печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово Приложение, ниже через межстрочный интервал 18 пт от этого слова дается ссылка на постановление Главы Администрации области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 интервал. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

     Например:

                                                           Приложение N 1

                                                    к постановлению Главы

                                                    Администрации области

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 интервалов. Длина черты 2-3 см. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению:

                                                               Утверждено

                                                     постановлением Главы

                                                    Администрации области

                                                        от 01.04.97 N 130

или

                                                                Утвержден

                                                     постановлением Главы

                                                    Администрации области

                                                        от 01.04.97 N 130

Слова Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены, программа - Утверждена.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, жирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П о л о ж е н и е, П е р е ч е н ь, С о с т а в и т.д.). Заголовок приложения печатается жирным шрифтом с интервалом в одну строку. Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифровой скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, уставах, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - также, как и в тексте постановления Главы Администрации Мурманской области. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1.1.2.).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

11. Визы.

Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образцы прилагаются.

2.2. Оформление распоряжения Главы Администрации Мурманской области

Распоряжение Главы Администрации (Губернатора) Мурманской области печатается на бланке установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Мурманской области. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении распоряжения Главы Администрации Мурманской области на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2,5 см. Распоряжение Главы Администрации Мурманской области имеет следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации

2. Наименование вида акта - распоряжение Главы Администрации Мурманской области.

3. Заголовок.

Печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа и выделяется жирным шрифтом. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Главы Администрации Мурманской области" (равно удалены от левой и правой границ листа). Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал. В отдельных распоряжениях Главы Администрации Мурманской области заголовок может отсутствовать.

4. Текст.

Отделяется от заголовка 2-3 интервалами. Текст распоряжения Главы Администрации Мурманской области печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт. Текст распоряжения Главы Администрации Мурманской области печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Не рекомендуется печатать фамилии прописными буквами или выделять шрифтом другой насыщенности. Текстовая часть распоряжений может подразделяться на преамбулу и распорядительную часть. При наличии пунктов в тексте распоряжения Главы Администрации Мурманской области они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. При наличии приложений к распоряжению Главы Администрации Мурманской области в тексте акта на них обязательно дается ссылка.

5. Подпись.

Отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из слов "Глава Администрации Мурманской области", инициала имени и фамилии Главы Администрации Мурманской области. Слова "Глава Администрации" и "Мурманской области" печатаются в две строки через 1 интервал. В документе от левой границы текстового поля печатаются слова "Мурманской области", а слова "Глава Администрации" центрируются относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Главы Администрации Мурманской области печатаются у правой границы текстового поля.

6. Дата.

Проставляется после подписания документа. Оформляется словесно-цифровым способом.

7. Индекс (номер).

Проставляется после подписания документа.

8. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 8.

9. Приложения.

Приложения к распоряжению Главы Администрации Мурманской области оформляются аналогично приложениям к постановлением Главы Администрации Мурманской области.

     Например:

                                                               Приложение

                                                     к распоряжению Главы

                                                    Администрации области

                                                               Утверждено

                                                      распоряжением Главы

                                                    Администрации области

                                                                Утвержден

                                                      распоряжением Главы

                                                    Администрации области

10. Визы.

Визы оформляются аналогично визам к постановлениям Главы Администрации Мурманской области.

Образец прилагается.

Заместитель

Главыуправляющий делами

Администрации области

В. Будаговский

(*) Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст, "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста постановления, распоряжения Главы Администрации Мурманской области на одной странице