Постановление Администрации Кольского района Мурманской области от 23 мая 2006 г. N 279 "Об утверждении Положения "Об архивном отделе"

В соответствии с Уставом, утвержденным решением Совета депутатов от 25.05.2005 N 32/2 муниципального образования Кольский район Мурманской области и решением Совета депутатов муниципального образования Кольский район Мурманской области от 16.02.2006 N 3/5 "Об утверждении структуры администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области", постановляю:

1. Утвердить Положение "Об архивном отделе" администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области.

2. Постановление администрации муниципального образования "Кольский район" Мурманской области от 16.08.2002 N 472 "Об утверждении Положения "Об архивном отделе" считать утратившим силу.

Глава администрации муниципального образования Кольский район Мурманской области

В.И. Полиэктов

Положение об архивном отделе администрации Кольского района Мурманской области
(утв. постановлением Администрации Кольского района Мурманской области от 23 мая 2006 г. N 279)

1. Общие положения

1.1.Архивный отдел является структурным подразделением администрации Кольского района 1 без права юридического лица, созданным для выполнения функции по управлению архивным делом и решения вопросов местного значения в области архивного дела на территории муниципального образования Кольский район 2, обеспечения деятельности органов местного самоуправления, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.

В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Мурманской области Отдел взаимодействует с уполномоченным органом исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела 3, и руководствуется его указаниями по организационно-методическим вопросам.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Мурманской области, Федерального архивного агентства России (Росархива), приказами и решениями коллегиальных органов Архивного управления, Уставом муниципального района, решениями Совета депутатов Кольского района, постановлениями и распоряжениями Администрации и настоящим Положением.

1.3. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет бюджета муниципального района. Штатная численность и номенклатура должностей Отдела устанавливаются главой администрации Кольского района.

1.4. Обеспечение зданием (помещениями), отвечающими установленным требованиям сохранности архивных документов, их техническое оснащение, оборудование, содержание, охрану, создание других, необходимых для работы Отдела условий, осуществляет Администрация. В случае передачи здания (помещений), в которых размещены архивные документы, Администрация предоставляет Отделу здание (помещения), отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов, по согласованию с Архивным управлением.

1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением Администрации.

1.6. Отдел имеет печать и бланки с указанием своего наименования для удостоверения архивных копий, выписок и справок, исполненных на основе архивных документов, хранящихся в Отделе.

1.7. Отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории муниципального района; хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Мурманской области, отражающих историю населенных пунктов, входящих в состав муниципального района 4.

1.8. Документы Архивного фонда в соответствии с Законом Мурманской области "Об информационном обеспечении органов государственной власти Мурманской области" являются особой составной частью информационных ресурсов.

1.9. Указания Отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории муниципального района для муниципальных учреждений и предприятий, а также для организаций частной и иных форм собственности, документы которых в установленном порядке включены в состав Архивного фонда.

2. Состав документов

2.1. В состав документов Отдела входят архивные фонды и архивные документы на любых видах носителей:

2.1.1. Органов местного самоуправления; муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений; организаций смешанных форм собственности с преобладающей долей муниципальной собственности, в том числе созданные до образования или изменения статуса муниципального образования;

2.1.2. Государственных учреждений, организаций, предприятий, действовавших на территории муниципального района, поступившие на хранение в Отдел на законном основании;

2.1.3. Негосударственных объединений (ассоциаций, акционерных обществ, товариществ и др.), учреждений, организаций, предприятий; общественных организаций, объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации, поступившие на хранение в Отдел на законном основании;

2.1.4. Документы физических лиц (личного происхождения, коллекции документов и др.), поступившие на хранение в Отдел на законном основании;

2.1.5. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов, микрофильмы и другие копии документов по истории населенных пунктов, входящих в состав муниципального района, хранящиеся в других российских архивах;

2.1.6. Документы по личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории муниципального района и не имеющих правопреемников.

2.2. В состав документов Отдела входят архивные фонды и архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и другие виды тайн, охраняемые законодательством Российской Федерации.

2.3. Документы частной и иных форм собственности поступают на хранение в Отдел с согласия собственников или владельцев указанных документов по договору между собственником или владельцем документов и Администрацией. Архивные документы частной и иных форм собственности могут быть переданы в собственность муниципального района, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) между собственником или владельцем документов и Администрацией с уточнением, в случае необходимости, условий хранения и использования документов.

2.4. Отдел хранит учетные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов Отдела.

3. Цели деятельности

Основными целями деятельности Отдела являются:

3.1. Обеспечение сохранности и ведение учета документов Архивного фонда, хранящихся в Отделе.

3.2. Комплектование Отдела документами Архивного фонда, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, отражающими материальную и духовную жизнь населения муниципального района.

3.3 Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Отдела.

3.4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных организаций до передачи на хранение в Отдел, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивных документов.

3.5. Контроль за соблюдением органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями и предприятиями действующего законодательства в области архивного дела, а также другими организациями - источниками комплектования Отдела, действующими на территории муниципального района.

4. Функции

Отдел в соответствии с целями деятельности:

4.1. Вносит в установленном порядке на рассмотрение Администрации проекты нормативных актов по вопросам развития и совершенствования архивного дела и организации документов в делопроизводстве организаций, действующих на территории муниципального района; вопросы о привлечении руководителей организаций к ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

4.2. Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основных направлений развития архивного дела; перспективным и текущим планам его работы, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

4.3. Осуществляет хранение архивных документов, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения архивных документов и обеспечению их физико-химической сохранности.

4.4. Осуществляет учет архивных документов. Ежегодно, в установленные сроки и по установленной форме, представляет в Архивное управление сведения о составе и объеме документов, хранящихся в Отделе, для включения в единую отраслевую систему централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 и зарегистрированным Минюстом России 08 июля 1997 N 1344.

4.5. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, сохранность имущества и контроль технического состояния здания (помещений) и оборудования Отдела, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Отдела в оборудовании и материалах.

4.6. Разрабатывает и по согласованию с Архивным управлением представляет на утверждение Администрации списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования Отдела; ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и прием их документов на хранение.

4.7. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

4.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных.

4.9. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения, расположенные на территории муниципального района, о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике.

4.10. Использует документы в социально-экономических и культурнопросветительских целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы Отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет тематические и социально-правовые запросы юридических и физических лиц, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4.11. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования Отдела.

4.12. Ведет учет архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела. Ежегодно, в установленные сроки и по установленной форме, представляет в Архивное управление сведения о составе и объеме документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела, для включения в единую отраслевую систему централизованного государственного учета документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 и зарегистрированным Минюстом России 08 июля 1997 N 1344.

4.13. Организует работу Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Администрации в соответствии с положением о ней.

4.14. Составляет графики представления нормативно-методических документов по организации делопроизводства и архивного дела, описей дел организаций - источников комплектования на рассмотрение ЦЭК Администрации и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Архивного управления, планы-графики приема-передачи документов на муниципальное хранение, контролирует их выполнение.

4.15. Рассматривает и представляет на рассмотрение ЦЭК и ЭПК описи дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) организаций, документы которых подлежат приему в Отдел; проекты положений об архивах и экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования; акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях документов.

4.16. Обеспечивает контроль за соблюдением организациями - источниками комплектования законодательных актов и нормативных документов в области архивного дела. Проводит комплексные, тематические и контрольные проверки состояния документационного обеспечения управления и обеспечения сохранности документов в организациях - источниках комплектования. Информирует Администрацию и Архивное управление о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях - источниках комплектования, других нарушениях законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Мурманской области.

4.17. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов организаций и их делопроизводственных служб, внедрению наиболее рациональных систем и методов хранения, научно-технической обработки и использования документов. Изучает и обобщает практику работы архивных и делопроизводственных служб организаций, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики их работы, а также деятельности экспертных комиссий.

4.18. Рассматривает заявления, обращения и жалобы граждан, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

4.19. Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

5. Права

Отделу предоставляется право:

5.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

5.2. Контролировать выполнение организациями - источниками комплектования требований правил ведения делопроизводства и работы архивов организаций, а также нормативных документов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.

5.3. Получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе по обеспечению сохранности и учету документов, организации их в делопроизводстве.

5.4. Запрашивать и получать от органов статистики и налоговых органов необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования Отдела сведения о юридических лицах, зарегистрированных и действующих на территории муниципального района.

5.5. Готовить проекты договоров от имени Администрации с организациями частной и иных форм собственности по вопросам архивного дела и делопроизводства.

5.6. Входить в состав ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

6. Организация работы

6.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации Кольского района.

6.2. Начальник Отдела:

6.2.1. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела на территории муниципального района перед Администрацией, Архивным управлением.

6.2.2. Разрабатывает должностные инструкции на работников Отдела и выносит их на утверждение главой администрации Кольского района, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.

6.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Отдела в оборудовании и материалах.

6.2.4. Решает вопросы выдачи документов организациям во временное пользование.

6.2.5. Является секретарем центральной экспертной комиссии Администрации (ЦЭК).

6.3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утверждаемого Администрацией по согласованию с Архивным управлением.

6.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими органами местного самоуправления, архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями.

6.5. При смене начальника Отдела прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители Администрации и Архивного управления. Акт приемапередачи утверждается главой администрации Кольского района и представляется в Архивное управление.

6.6. Местонахождение архивных фондов и архивных документов, хранящихся в Отделе, в случае исключения Отдела из структуры администрации устанавливается главой администрации Кольского района по согласованию с Архивным управлением.

7. Трудовые отношения

7.1. Работники Отдела, замещающие муниципальные должности муниципальной службы в соответствии с Реестром муниципальных должностей муниципальной службы в Мурманской области, являются муниципальными служащими.

7.2. На работников Отдела распространяются все права, обязанности, ограничения и социальные гарантии, предусмотренные для муниципальных служащих действующим законодательством, Уставом муниципального района, другими правовыми актами.

8. Ответственность

8.1. Отдел несет ответственность за сохранность документов, поступивших в установленном порядке на хранение в Отдел, их своевременный учет и использование; за достоверность и полноту информации, представляемой по архивным документам.

8.2. Начальник Отдела руководит деятельностью Отдела, несет персональную ответственность за достижение целей деятельности и выполнение возложенных на Отдел функций, состояние трудовой и производственной дисциплины в соответствии с действующим законодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящим Положением.

8.3 Работники Отдела осуществляют свои полномочия в соответствии с должностными инструкциями, а также выполняют разовые поручения руководства Администрации, за ненадлежащее исполнение своих обязанностей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Управляющий делами администрации Кольского района

А.И. Пупенок

_______________________________

Далее - Администрация

Далее - муниципальный район

Далее - Архивное управление

далее - Архивный Фонд