Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области (утв. распоряжением Правительства Мурманской области от 20 декабря 2012 г. N 438-РП) (документ утратил силу)

Инструкция
по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области
(утв. распоряжением Правительства Мурманской области от 20 декабря 2012 г. N 438-РП)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области (далее - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности исполнительных органах государственной власти Мурманской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. В исполнительных органах государственной власти Мурманской области делопроизводство организуется и ведется на основе:

- Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ;

- Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД);

- Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76;

- Унифицированной системы организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов";

- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 N 751);

- Регламента исполнительных органов государственной власти Мурманской области, утвержденного постановлением Правительства Мурманской области от 25.09.2009 N 447-ПП (в ред. постановления Правительства Мурманской области от 24.01.2012 N 19-ПП);

- настоящей Инструкции.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Мурманской области осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭДО) согласно Регламенту работы пользователей в системе электронного документооборота Правительства Мурманской области, утвержденному приказом руководителя Аппарата Правительства Мурманской области от 22.01.2010 N 6-ОД.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в исполнительных органах государственной власти Мурманской области осуществляются Аппаратом Правительства Мурманской области.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в исполнительных органах государственной власти Мурманской области возлагается на их руководителей.

Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 N 123.

Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

1.6. В исполнительных органах государственной власти, не имеющих самостоятельного подразделения по делопроизводству, приказом руководителя назначается лицо, ответственное за ведение делопроизводства, которое несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции.

1.7. При увольнении или перемещении лица, ответственного за ведение делопроизводства, вся имеющаяся у него документация по делопроизводству передаётся по акту приёма-передачи вновь назначенному ответственному лицу. Образец оформления акта приёма-передачи при смене ответственного за делопроизводство и архив приведён в приложении N 1 Инструкции.

2. Состав нормативных и организационно-распорядительных документов исполнительных органов государственной власти Мурманской области

В состав основных нормативных и организационно-распорядительных документов исполнительных органов государственной власти входят: постановления, распоряжения, приказы, инструкции, правила, положения, протоколы, акты, договоры, письма.

3. Требования к бланкам документов

Исполнительные органы государственной власти Мурманской области имеют бланки с установленным составом обязательных реквизитов и стабильным порядком их расположения.

3.1. Обязательны для применения два вида бланков: бланк письма и бланк конкретного вида документа. Бланки изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

3.2. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 25 мм - левое; 15 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

3.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.4. Бланки Губернатора, его заместителей и Правительства Мурманской области изготавливаются типографским способом, являются номерными, подлежат строгой отчетности.

Применять ксерокопированные бланки запрещается. Выдачу бланков, их учет осуществляет Аппарат Правительства Мурманской области. Бланки выдаются под расписку сотрудникам исполнительных органов государственной власти, ответственным за их учет. Списание бланков производится в исполнительных органах государственной власти и оформляется актом. Образец оформления акта о выделении к уничтожению испорченных номерных бланков приведен в приложении N 2 Инструкции.

3.5. Документы, подготовленные от имени двух и более организаций, оформляются без бланков, на листе формата А4. В этом случае наименования всех организаций, подготовивших документ, располагаются в соответствии с их рангом.

При оформлении документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

3.6. Служебные, докладные и объяснительные записки, заявления, справки, акты, протоколы могут оформляться на стандартных листах бумаги с указанием всех необходимых реквизитов (наименование автора документа, вид документа, дата документа, его номер, заголовок, текст, подпись). Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.

3.7. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Губернатора Мурманской области. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся руководителем Аппарата Правительства Мурманской области.

4. Требования к составу и оформлению реквизитов документов

4.1. Обязательный состав реквизитов

При оформлении нормативных и организационно-распорядительных документов исполнительных органов государственной власти для обеспечения их юридической силы используются следующие реквизиты:

- Герб субъекта*;

- наименование исполнительного органа государственной власти;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- название вида документа (не указывается в письмах);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- колонтитул или фамилия исполнителя и номер его телефона. Образец бланка письма приведен в приложении N 3 к Инструкции, образец бланка конкретного вида документа в приложении N 4 к Инструкции.

4.2. Дополнительный состав реквизитов

В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен. Дополнительными реквизитами документов исполнительных органов государственной власти Мурманской области являются:

- наименование структурного подразделения организации - автора документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- отметка о контроле;

- отметка о наличии приложения;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию.

4.3. Наименование организации - автора документа

Наименование исполнительного органа государственной власти должно полностью соответствовать наименованию, указанному в положении о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ

(МИНФИН МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ)

4.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции исполнительного органа государственной власти. Реквизит указывается на бланке и оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации - автора документа.

При угловом расположении реквизитов название вида документа оформляется от левой границы текстового поля, а при продольном - в центре строки.

4.5. Справочные данные об организации (адрес)

Почтовый и телеграфный адрес следует указывать в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, телекса, факса, номер счета в банке, адрес электронной почты оформляются на бланке письма через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации - автора документа. При угловом расположении реквизитов адрес оформляется от левой границы текстового поля, а при продольном допускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки.

Например:

пр. Ленина, д. 75, г. Мурманск, 183006,

тел. (000) 00 00 00, факс (000) 00 00 00, e-mail: _________

4.6. Дата документа

Датой внутренних документов (приказ, справка, служебная, докладная записка и т.д.) является дата подписания.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Датой документа, принимаемого коллегиальным органом (протокол, акт и т.д.), является дата события, зафиксированная этим документом. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в документе указывают дату его начала и дату окончания.

Например:

20 - 22.12.2013 или 20.12.2013 - 22.12.2013

Для утверждаемых документов (инструкция, план и т.д.) датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения.

Документы вступают в силу со дня их подписания или утверждения, если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Реквизит оформляется от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или справочных данных об организации - авторе документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например:

15.06.2013

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

15 июня 2013 г.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (служебные, докладные, объяснительные записки, заявления и т.п.), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, или печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

4.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер присваивается подписанному документу.

Номера документов состоят из порядкового номера в пределах регистрируемого вида документов согласно направлениям деятельности. Для внутренних документов (приказ, протокол и т.д.) обычно применяется порядковая нумерация в пределах календарного года (с января по декабрь) или срока полномочий коллегиального органа. Приказы, распоряжения по личному составу и основной деятельности имеют отдельную валовую нумерацию в пределах своей группы. Номер отправляемого документа может быть дополнен условным обозначением (индексом) структурного подразделения и номером дела по номенклатуре дел, в котором формируются копии отправленных документов.

Например:

06-30/121, где:

06 - индекс структурного подразделения;

30 - номер дела по номенклатуре дел;

121 - порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит оформляется на той же строке, что и дата документа. В случае продольного расположения реквизитов оформляется у правой границы текстового поля, при угловом расположении - у левой границы.

Например:

02.10.2012		N 4/196
или
03.07.2012	N 35/К

4.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит применяется в оформлении документов, которые являются ответом на запрос, и состоит из номера и даты инициативного документа. Оформляется на бланке ниже собственных номера и даты.

Например:

на N_________от____________

При получении ответного документа сотрудник, ответственный за делопроизводство, должен представить его руководству вместе с подлинником инициативного документа.

4.9. Гриф ограничения доступа к документу

Пометка "Для служебного пользования" проставляется на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих несекретную информацию о деятельности организации, ограничения на распространение которой диктуются требованиями законодательства Российской Федерации.

Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ней.

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов исполнитель составляет указатель (список) рассылки, в котором проставляет номера экземпляров отправляемых документов. Указатель (список) рассылки подписывают исполнитель и руководитель структурного подразделения.

Служебная информация ограниченного распространения без письменной санкции (резолюции) соответствующего руководителя (должностного лица) не подлежит разглашению (распространению), тиражированию (копированию).

При незначительном объеме документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в службе делопроизводства исполнительных органах государственной власти Мурманской области валовым потоком совместно с другими служебными документами в соответствии с направлениями деятельности.

4.10. Адресат

Реквизит проставляется на исходящих документах и служит средством контроля за правильностью указания адресата на конверте, упаковке и т.п.

Реквизит состоит из:

- наименования организации (в именительном падеже);

- наименования структурного подразделения (в именительном падеже);

- указания должности получателя (в дательном падеже);

- инициалов и фамилии (в дательном падеже, при адресации документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресации физическому лицу - после нее);

- почтового адреса в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Каждая из указанных составных частей адресата оформляется с новой строки. Знаки препинания не ставятся.

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.

Все строки реквизита печатаются полужирным шрифтом, центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 2 межстрочных интервала.

Документ может быть адресован в организацию или ее структурное подразделение с указанием и без указания должностного лица.

Например:

Комитет по образованию
администрации города Мурманска

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. При наличии классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Например:

Прокурору
Мурманской области
государственному советнику
юстиции 3 класса

И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Председателю
Комитета по ветеринарии
и охране животного мира
Мурманской области

И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно.

Например:

Руководителям
исполнительных органов
государственной власти
Мурманской области

или

Главам администраций
муниципальных образований
Мурманской области

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, проставляется должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

Председателю Правительства
Российской Федерации
И.О. Фамилия

или

Председателю Комиссии Правительства
Российской Федерации
по оперативным вопросам

И.О. Фамилия

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы (правительственные учреждения), подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

При адресации письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес. В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций

Например:

ГТРК "Мурман"
Служба радиовещания

пер. Русанова, д. 7,
г. Мурманск, 183767

При адресовании документа физическим лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Фамилия И.О.

ул. Героев Рыбачьего, д. 37, кв. 245
г. Мурманск, 183053

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

4.11. Гриф утверждения документа

Документы утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (постановление, распоряжение, приказ). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из:

- слова "УТВЕРЖДАЮ" (пишется без кавычек);

- наименования должности лица, утверждающего документ (в именительном падеже);

- его личной подписи, инициалов имени и отчества, фамилии;

- даты утверждения.

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа, выравнивается по левому краю.

При утверждении документа распорядительным документом реквизит состоит из:

- слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ") (пишется без кавычек, согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа);

- наименования утверждающего документа в творительном падеже;

- его даты и номера.

Например:		УТВЕРЖДАЮ
		Первый заместитель Губернатора
		Мурманской области
		__________________И.О. Фамилия дата
	или
		УТВЕРЖДЕНО
		постановлением Правительства
		Мурманской области
		от _______________N___________

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется оттиском печати. Протоколы заседаний коллегиальных органов утверждаются руководителем организации только в том случае, если это предусмотрено положением о коллегиальном органе.

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 5 к Инструкции.

4.12. Резолюция

Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение и указания по исполнению.

Резолюция оформляется на отдельном листе формата А6 (148х105 мм). В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции.

Резолюция может быть подписана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан резолюция от руки не пишется.

Резолюция переносится в регистрационную форму и может являться основанием постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Переадресование документа другому исполнителю производится после письменного мотивированного обоснования на имя автора резолюции.

4.13. Заголовок к тексту документа

Заголовок, краткое изложение содержания документа, должен отвечать на вопросы "о чём?" ("о ком"), "чего?" ("кого?").

К тексту, оформленному на листе формата А4, заголовок составляется в обязательном порядке. Допускается не указывать его на документе формата А5 и к тексту документа, состоящего менее чем из семи строк.

Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Печатается курсивом строчными буквами (за исключением первой) шрифтом Times New Roman размером N 10 от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже ссылки на номер и дату поступившего документа.

4.14. Отметка о контроле

Отметка проставляется штемпелем "КОНТРОЛЬ" в верхнем поле документа.

4.15. Текст документа

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Рекомендуется при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письмо, служебная записка, справка) включать в них по одному вопросу. В противном случае обработка документов может вызвать ряд трудностей: вносить несколько вопросов при регистрации, выделять каждый вопрос при постановке на контроль, снимать копии и устанавливать очередность исполнения, решать вопрос о помещении документа в дело.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, поручения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, постановляю, прошу).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от первого лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о.", "Считаю возможным принять участие в ..." и др.);

от третьего лица единственного числа ("Министерство не считает возможным.", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность.).

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста служебного документа на одной странице.

4.16. Оформление приложений к тексту

Реквизит ставится на приложении к распорядительному документу на 1-м листе в правом верхнем углу, содержит название распорядительного документа, автора документа, дату и номер, выравнивается по левому краю.

Например:
	Приложение N 1
	к распоряжению Губернатора
	Мурманской области
	от _________N_____________

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то после текста указывают его наименование, количество листов, число экземпляров. При наличии нескольких приложений ставится порядковая нумерация.

Например:
Приложение:	1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
	2. Отзыв на проект инструкции на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых воспроизводится в тексте, то отметка о приложении оформляется так:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется в следующем порядке:

Приложение:

заключение Комитета по лесному хозяйству Мурманской области от 25.04.2008 N 08/1409 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения к документу оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые реквизиты.

Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля, без кавычек, отделяется от текста письма 2 межстрочными интервалами.

4.17. Подпись документа

В состав реквизита входят:

- наименование фактической должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:
Министр юстиции
Мурманской области	Подпись	И.О. Фамилия
или
Министр	Подпись	И.О. Фамилия

Нормативные документы Губернатора и Правительства Мурманской области подписываются следующим образом:

Губернатор
Мурманской области	Подпись	И. Фамилия
Или
Врио Губернатора
Мурманской области	Подпись	И. Фамилия

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписываются Губернатором области или по его поручению заместителями Губернатора области.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Губернатором области, его заместителями, руководителями исполнительных органов государственной власти Мурманской области, их заместителями в соответствии с их полномочиями.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, печатается в две строки и более от левой границы текстового поля полужирным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, ограничивается правым полем, между инициалами и фамилией делается пробел.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

На втором экземпляре документа обязательно указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, и ставится его личная подпись.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых ответственны несколько должностных лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, через 2 межстрочных интервала.

Например:
Начальник управления	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Подписи лиц равных должностей располагаются на одном уровне.

Например:
Губернатор	Председатель
Мурманской области	Мурманской областной
	Думы
Подпись И.О. Фамилия	Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Например:
Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	Подпись	И.О. Фамилия

Если должностное лицо, имеющее право подписи, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, инициалы и фамилию.

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом (постановлением, распоряжением).

Например:
Врио Губернатора
Мурманской области	Подпись	И.О. Фамилия
или
И.о. председателя комитета
по лесному хозяйству
Мурманской области		И.О. Фамилия

4.18. Согласование документа

Проекты подготовленных документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными организациями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Представляемые на подпись Губернатору области документы визируются исполнителем, руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти области, где готовился проект документа, руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти области, а также в обязательном порядке заместителем Губернатора, курирующим данное направление деятельности.

Представляемые на подпись заместителю Губернатора области документы визируются исполнителем, руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти области, где готовился проект документа, руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти области.

Согласование может проводиться внутри организации и вне ее, поэтому различают внутреннее и внешнее согласование документа.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Должность

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

- с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов;

в случае необходимости:

- с общественными организациями;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области (экологический, санитарный, противопожарный и т.д.).

Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой о согласовании, листом согласования или грифом согласования.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. В первом случае гриф согласования состоит из:

- слова "СОГЛАСОВАНО" (пишется без кавычек);

- наименования должности лица, включая наименование организации;

- личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия);

- даты согласования.

Во втором случае после слова "СОГЛАСОВАНО" указываются название документа, подтверждающего согласование, его дата и номер.

Гриф согласования оформляется через 2 межстрочных интервала ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле лицевой стороны документа. Если грифов согласования несколько, то они располагаются двумя рядами.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, может составляться отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:	Лист согласования прилагается
	Подпись дата

Все экземпляры этих документов, остающихся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы их согласования.

Лист согласования к проектам законодательных актов, нормативных документов Губернатора Мурманской области и Правительства Мурманской области оформляются по установленной форме (приложения N 6-9 к Инструкции).

4.19. Удостоверение документа печатью

В исполнительных органах государственной власти, как правило, используются гербовая и несколько простых печатей.

Гербовой печатью заверяется подпись должностного лица на подлинниках документов, связанных с получением денег и материальных ценностей, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию и т.д., а также специально предусмотренных правовыми актами.

Простые печати могут быть различной формы (круглой, квадратной, треугольной, прямоугольной), но с обязательным воспроизведением названия исполнительного органа государственной власти или его подразделения. Оттиски простых печатей проставляют на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы исполнительного органа государственной власти, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Недопустимо ставить оттиск печати на личную подпись руководителя и на расшифровку личной подписи.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.

Перечень документов, заверяемых гербовой печатью, приведен в приложении N 10 к Инструкции.

4.20. Отметка о заверении копии документа

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий:

- указание о месте нахождения подлинника документа;

- слово "Верно";

- наименование должности лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи;

- дату заверения;

- печать (для заверения наиболее важных документов и при представлении копии в другую организацию).

Например:
Подлинник документа находится в деле Аппарата Правительства Мурманской области N___________за __________г.
Верно
Начальник управления
государственной службы и кадров Аппарата
Правительства Мурманской области		подпись	И.О. Фамилия
дата	печать

4.21. Отметка об исполнителе

Реквизит состоит из инициалов, фамилии исполнителя документа, номера его служебного телефона с указанием кода города, печатается размером шрифта N 10. Оформляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

И.О. Фамилия (815 2) 00 00 00

На документах за подписью Губернатора области или заместителя Губернатора области, направляемых в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, отметка об исполнителе оформляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

На документах, требующих особого учета или имеющих гриф ограничения доступа, ниже фамилии исполнителя указываются количество отпечатанных экземпляров и адресат каждого.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр - Мурманская областная Дума;

2 экземпляр - Министерство финансов МО;

3 экземпляр - в дело 02-12.

4.22. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Содержит:

- наименование файла на машинном носителе;

- дату;

- место создания документа;

- инициалы и фамилию специалиста, готовившего документ.

4.23. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется штампом с наименованием организации-получателя документа, датой поступления документа и входящим регистрационным номером (порядковый номер в пределах календарного года), количеством листов документа. Оформляется в правой нижней части первого листа документа.

В левой части листа может проставляться штрих-код (отметка сканирования документа).

Реквизит проставляется посредством СЭДО.

4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит содержит:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его выполнении;

- слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ;

- дату;

- подпись.

Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем исполнительного органа государственной власти, в котором исполнен документ.

5. Правила машинописного оформления документов

5.1. Документы, создаваемые в исполнительных органах государственной власти Мурманской области, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером N 14, через одинарный междустрочный интервал. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться: жирное начертание, курсив, измененный (увеличенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

5.2. Каждый лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, должен иметь поля не менее (мм):

- левое - 25;

- правое - 15;

- верхнее - 20;

- нижнее - 20.

При двухстороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа должна иметь размеры полей не менее (мм):

- левое - 15;

- правое - 25;

- верхнее - 20;

- нижнее - 20.

5.3. При оформлении текста на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, на расстоянии не менее 15 мм от верхнего края листа без точки, размером шрифта не менее N 6. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Постановления и распоряжения

Заголовок к тексту постановления или распоряжения, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру и располагается ниже ссылки на номер и дату через 2 межстрочных интервала.

Текст нормативных актов Губернатора и Правительства Мурманской области печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервала от заголовка. Отступ первой строки абзаца - 1,25 см от левой границы поля.

Преамбула в нормативных актах завершается словом: "постановляю" ("постановляет"), печатается строчными буквами, с разреженным интервалом на 2 пт, полужирным шрифтом.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии, имена и отчества при подготовке проектов постановлений и распоряжений Губернатора Мурманской области по вопросам награждения и объявления благодарности (в других случаях не рекомендуется).

Тексты приложений к постановлениям и распоряжениям оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, указанным в разделе 5 Инструкции.

Текст приложения к распорядительному документу может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри текста. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются отдельно в каждом приложении, начиная со второго листа. Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой (*) или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Тексты приложений с утверждением состава рабочих комиссий, групп, оргкомитетов печатаются двумя столбцами. В левом столбце в две строки указываются фамилия, имя, отчество, в правом - занимаемая должность. В скобках указывается обязанность в составе комиссии (председатель, сопредседатель, заместитель председателя, секретарь и т.п.), для специалистов иных организаций - согласование.

Вначале указываются председатель, заместитель председателя, секретарь, затем члены комиссии (рабочей группы, комитета) в алфавитном порядке. Образец оформления утвержденного состава комиссии в приложении N 11 к Инструкции.

6.2. Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем исполнительного органа государственной власти Мурманской области. Издается для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность). По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности исполнительного органа государственной власти.

Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам исполнительного органа государственной власти.

Приказ имеет следующие реквизиты:

- наименование исполнительного органа государственной власти;

- наименование вида документа - приказ;

- дата и номер приказа;

- место составления (издания) приказа;

- заголовок;

- текст;

- подпись должностного лица;

- виза.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

В реквизите "место составления (издания) приказа" указывается "г. Мурманск". Обозначение "г." не ставится перед городами федерального значения (Москва и Санкт-Петербург). Реквизит "место составления (издания) приказа" должен быть расположен ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа".

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:	Об обеспечении сохранности документов
	Аппарата Правительства Мурманской области
	и подготовке их к передаче на государственное хранение

Образец оформления проекта приказа представлен в приложении N 12 к Инструкции.

Проекты приказов печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14, при подготовке табличных документов используется размер шрифта N 12.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование вида этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю:", напечатанным прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом. Если вступительной части нет, то слово "п р и к а з ы в а ю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и наименования. Текст должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к приказу оформляются аналогично приложениям к нормативным актам Губернатора и Правительства Мурманской области.

Приказы, изданные совместно исполнительными органами государственной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

При оформлении совместного приказа:

- наименования исполнительных органов государственной власти располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа - приказ - располагается по центру;

- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей исполнительных органов государственной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

6.3. Положение, правила, инструкция

6.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности исполнительного органа государственной власти Мурманской области.

Положения издаются также в целях нормативного регулирования конкретных видов деятельности, осуществляемых исполнительными органами государственной власти Мурманской области.

Инструкция и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями служащих.

Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

6.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов исполнительных органов государственной власти Мурманской области.

6.3.3. Положение (правила, инструкция) оформляются на чистом листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" ("О ком?"); "Чего?" ("Кого?").

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты, подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

6.3.4. Положение (правила, инструкция) утверждаются специальным распорядительным документом или непосредственно руководителем исполнительного органа государственной власти. Если инструкция является приложением к распорядительному акту, на ней делается соответствующая отметка. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, распоряжением) в тексте документа устанавливается срок введения инструкции в действие, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

6.4. Протокол

Протокол - организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и порядок принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти (коллегий, комиссий) и разовые или периодически созываемые собрания, совещания, конференции.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полный протокол может быть текстовым, стенографическим и фонографическим, должен содержать запись всех выступлений по ходу заседания. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения, составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Составленный на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Оформляется на бланке или чистом листе формата А4. Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 13 к Инструкции, полного протокола - в приложении N 14, выписки из протокола - в приложении N 15.

6.5. Акт

Акты, как правило, составляются комиссиями, постоянно действующими или назначаемыми распорядительным документом руководителя.

Оформляется на стандартном листе формата А4. Датой и местом составления акта являются дата и место события, изложенного в тексте.

Подписывается председателем и всеми членами комиссии, должности перед фамилиями не указываются. Образец оформления акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, приведен в приложении N 16 к Инструкции.

6.6. Служебные письма

Служебные письма Правительства Мурманской области готовятся как:

- информация о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- переписка с федеральными органами власти;

- ответы на обращения граждан, запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- инициативные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями.

6.6.1. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. При подаче на подпись руководителю ответного письма в обязательном порядке прикладывается письмо-запрос. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями исполнительных органов государственной власти.

6.6.2. Служебное письмо Губернатора или Правительства Мурманской области, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

6.6.3. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например:

Правительство Мурманской области считает (рассмотрело)...

В письме, оформленном на бланке должностного лица, а также во внутренних документах текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу.", "направляю.".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с красной строки, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.6.4. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается положениями об исполнительных органах государственной власти, должностными регламентами.

6.6.5. Письма за подписью Губернатора Мурманской области и его заместителей готовятся в двух экземплярах:

- для адресата (приложение N 17 к Инструкции);

- для Аппарата Правительства Мурманской области (служба делопроизводства) (приложение N 18 к Инструкции).

В службе делопроизводства Аппарата Правительства Мурманской области остается экземпляр документа с визами должностных лиц Правительства Мурманской области и подписью Губернатора Мурманской области.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:

Правительство

Российской Федерации

Письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

Заместителю Председателя Правительства

Российской Федерации

И.О. Фамилия

6.7. Служебная записка

Готовится по инициативе автора или по указанию руководства. Текст состоит из двух частей: первая - констатирующая (описательная), вторая содержит выводы, предложения, просьбы. Служебная записка, адресованная руководителю, оформляется на стандартном листе формата А4 или на бланке исполнительного органа государственной власти или его структурного подразделения в 1 экз.

Служебная записка (аналитическая, докладная, объяснительная и др.), адресованная руководителю исполнительного органа государственной власти, визируется руководителем структурного подразделения, заместителем руководителя исполнительного органа государственной власти, курирующим соответствующее направление деятельности.

Служебная записка, направленная Губернатору Мурманской области, в обязательном порядке визируется его заместителем, курирующим соответствующее направление деятельности.

Визы проставляются на лицевой стороне в нижней части листа.

6.8. Телеграмма

Телеграфная переписка допускается только с адресатами в пределах Российской Федерации и стран СНГ. Применяется в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Обязательными реквизитами телеграммы являются:

- адрес получателя;

- должность получателя;

- фамилия, имя, отчество получателя;

- текст;

- подпись;

- фамилия исполнителя, номер служебного телефона, дата (указываются в нижней части листа).

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Губернатором области и его заместителями.

Допустимо использование факсимиле Губернатора области и его заместителей. В этом случае необходимо дополнительное визирование текста телеграммы руководителем исполнительного органа государственной власти, подготовившего документ.

Телеграмма печатается на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4. Адрес отделяется от текста 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал. Почтовый индекс не указывается. Текст составляется ясно и кратко, без предлогов, союзов, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы. Исправления и переносы не допускаются. Текст телеграммы может содержать до 300 слов. Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 19 к Инструкции.

Для рассылки телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов исполнителем составляется список рассылки с указанием адреса, должности, фамилии, имени, отчества каждого получателя.

Телеграмма составляется в 2 экземплярах и передается в службу делопроизводства Аппарата Правительства области для регистрации и отправки. После отправки телеграммы 1 экземпляр возвращается исполнителю для учета.

Поступившие телеграммы передаются адресату в день их приема, срочные - немедленно.

6.9. Электронные сообщения

Электронные сообщения, получаемые по электронной почте, регистрируются и исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

6.10. Факсограммы

Непосредственно передачу и прием факсограмм в адрес Губернатора области, заместителей Губернатора области, Правительства области, а также их учет и, в случае необходимости, регистрацию осуществляет служба делопроизводства Аппарата Правительства области.

Документ, предназначенный для передачи по каналу факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению служебного документа.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи материалы с пометкой "Для служебного пользования".

Факсограммы, электронные сообщения на иностранных языках, адресованные Губернатору области, заместителям Губернатора, оперативно направляются в управление международного сотрудничества Аппарата Правительства области для перевода. Документы для перевода передаются специалистам управления международного сотрудничества под роспись в журнале регистрации входящих факсограмм.

Срочность перевода текста устанавливается в зависимости от содержания документа, но не более 3 дней со дня получения. Переведенный текст с подлинником передается в отдел делопроизводства с указанием даты и времени передачи для регистрации в СЭДО.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Аппарата Правительства области, подписавшего данный документ.

Подлинники документов, передаваемых по факсу, возвращаются исполнителю с приложенным отчетом об отправке. Поступившие факсограммы передаются адресату в день их приема, срочные - немедленно.

6.11. Заказ на копирование документов

В заказе указываются наименование документа, подлежащего копированию, количество страниц подлинника, необходимое количество экземпляров. Подписывается руководителем структурного подразделения исполнительного органа государственной власти, визируется у начальника службы делопроизводства Аппарата Правительства Мурманской области.

Образец бланка заказа дан в приложении N 20 к Инструкции.

7. Организация документооборота и исполнения документов

Движение документов в исполнительных органах государственной власти Мурманской области с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Вся документация исполнительного органа государственной власти делится на три документопотока:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями об исполнительных органах государственной власти Мурманской области, Регламентом исполнительных органов государственной власти Мурманской области и должностными регламентами сотрудников.

Учет количества документов в исполнительных органах государственной власти Мурманской области в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭДО.

7.1. Прием и первичная обработка документов

Документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляются в день их поступления.

Документы, поступившие на имя Губернатора Мурманской области, его заместителей, в адрес Правительства Мурманской области, регистрируются в службе делопроизводства Аппарата Правительства Мурманской области.

Корреспонденция, адресованная в исполнительный орган государственной власти, регистрируется сотрудником, ответственным за делопроизводство в этом исполнительном органе государственной власти.

7.1.1. Проверка правильности доставки и целостности документов

Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. При вскрытии конвертов проверяются правильность вложения и целостность документов (наличие всех страниц документа и его приложений). При обнаружении каких-либо несоответствий составляется акт в 2 экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй хранится в службе делопроизводства Аппарата Правительства Мурманской области или у сотрудника, ответственного за делопроизводство в исполнительном органе государственной власти Мурманской области. При получении факсимильного сообщения проверяются общее количество полученных страниц, соответствие их количеству, указанному на 1-м листе факса, качество графики документа. Факт получения неполного количества страниц или плохого качества факса сообщается отправителю. Документы с грифом "лично" не вскрываются.

Конверты от поступивших документов (в том числе и писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных и доплатных документов. Сохраняются конверты от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения.

7.1.2. Проставление отметки о поступлении документов

Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. На полученных документах, адресованных исполнительному органу государственной власти, проставляется регистрационный штамп. Документы, не подлежащие регистрации, сразу направляются исполнителям или структурным подразделениям.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, дан в приложении N 21 к Инструкции.

7.1.3. Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов конкретным должностным лицам. На рассмотрение руководству передаются документы, полученные от вышестоящих органов, касающиеся деятельности исполнительного органа государственной власти в целом, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности, требующим решения. В зависимости от их содержания и распределения обязанностей документы представляются на рассмотрение Губернатору и членам Правительства Мурманской области. Документы, требующие безотлагательного исполнения, доставляются руководству немедленно, остальная корреспонденция по мере поступления.

7.2. Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования независимо от способа получения. Документы, не прошедшие регистрацию, рассмотрению не подлежат.

Документы регистрируются в исполнительном органе государственной власти только один раз: поступающие - в день поступления; создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Документы регистрируются в пределах одного года.

7.2.2. Процесс регистрации - это снятие с документа реквизитов для создания банка данных о документах исполнительного органа государственной власти.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Документ имеет следующие реквизиты:

- вид документа;

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ, при обращении граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;

- номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;

- дата документа - проставляется число, присвоенное организацией - автором документа;

- подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

- адресат - указывается название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

- содержание - включает в себя краткое содержание документа;

- тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;

- состав - указывается количество листов документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" количество листов (брошюр) приложения;

Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа, за исключением документов, имеющих пометку "Для служебного пользования".

При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, заполнение журнала передач.

7.2.3. Регистрационный штамп документа проставляется на лицевой стороне первой страницы в правой нижней части и содержит сокращенное наименование исполнительного органа государственной власти, дату и регистрационный номер, количество листов основного документа и приложения. В левом нижнем углу может наноситься штрих-код.

7.3. Работа исполнителей с документами (исполнение документа)

Руководители исполнительных органов государственной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качества исполнения документов. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя. Срочные документы передаются немедленно.

7.3.1. Исполнение документа предусматривает:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа;

- оформление;

- согласование документа руководителем структурного подразделения и представление его на подписание (утверждение) руководству с обязательным приложением инициативного документа (запроса) с резолюцией;

- подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

7.3.2. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:

- о дате получения (если образовался интервал между поступлением документа и его доставкой исполнителю);

- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.);

- о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на нижнем поле первого листа документа, остающегося в организации, или на свободных от текста местах.

7.3.3. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации при подготовке документа.

7.4. Контроль исполнения документов

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения и ответа. Контроль исполнения документов в исполнительных органах государственной власти ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство, и предусматривает следующее:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководителя.

При представлении руководству информации о выполнении контрольного документа прилагается подлинник инициативного документа (запроса).

7.4.1. Срок исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - исполняются в трехдневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

- по запросам депутатов Мурманской областной Думы - не позднее чем через 15 дней, по обращениям - не позднее чем через 30 дней;

- остальные - в срок не более месяца.

Сроки исполнения обращений, предоставление информации МИД России и входящим в его систему дипломатическим представительствам по вопросам международного сотрудничества:

- не позднее 15 дней для запросов, входящих в круг ведения Правительства Мурманской области;

- не позднее 30 дней для запросов, требующих межведомственного согласования, при отсутствии в них специально оговоренных сроков;

- не позднее 5 рабочих дней для запросов, содержащих пометку "срочно", вне зависимости от необходимости межведомственного согласования;

- не позднее 3 рабочих дней для запросов, содержащих пометку "вне очереди", требующих безотлагательного решения.

Индивидуальные сроки исполнения определяются руководителями в резолюции.

В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. Изменение (продление) срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется (проставляются новый срок, дата изменения и подпись) и вносится в регистрационные формы. Приостанавливать исполнение документов или отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

7.4.2. Организация контроля исполнения

При осуществлении контроля исполнения документа необходимо обеспечить:

- направление справки-напоминания об истечении срока исполнения документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения документов;

- информирование о ходе и результатах исполнения поручений, данных на оперативных совещаниях;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На экземпляре документа, остающемся в исполнительном органе государственной власти, и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении.

8. Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительном органе государственной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и составляется на основании экспертизы ценности документов. Является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В номенклатуру дел включаются все дела, создаваемые в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти или намечающиеся к заведению в определенном календарном году.

Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти, предварительно согласовывается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) при Правительстве Мурманской области либо экспертной комиссией (ЭК) исполнительного органа государственной власти, согласованная с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года.

Согласование номенклатуры дел с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела проходит раз в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела независимо от срока предыдущего согласования.

Номенклатура дел составляется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти из номенклатур дел структурных подразделений в последнем квартале года на новый календарный год по установленной форме.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организация передачи дел в государственный архив Мурманской области (далее - ГАМО) возлагается на службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

- положением об исполнительном органе государственной власти и его структурных подразделениях, должностными регламентами специалистов, штатным расписанием, перспективными и текущими планами;

- типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения;

- всей совокупностью документов исполнительного органа государственной власти на основе изучения состава и видов документов;

- номенклатурами дел за предшествующие годы.

Названиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти являются названия структурных подразделений, в случае если исполнительный орган государственной власти не имеет структуры - направления его деятельности. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

- графа 1 - индекс дела;

- графа 2 - заголовок дела;

- графа 3 - количество дел (томов, частей)

- графа 4 - срок хранения и номер статьи по перечню или примерной номенклатуре дел;

- графа 5 - примечание.

Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти оформляется на листе формата А4.

Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения приведен в приложении N 22 к Инструкции. Образец оформления сводной номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти приведен в приложении N 23 к Инструкции

8.1. Индексация дел

Индекс дела обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового обозначения исполнительного органа государственной власти, цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (или направления деятельности).

Например: 06/12-05, где 06 - обозначение исполнительного органа государственной власти, 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

8.2. Требования к составлению заголовков дел

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- названия вида дела (переписка, документы о работе ревизионной комиссии, журнал и т.п.) или вида и разновидности документов (приказы, протоколы, отчеты и т.п.);

- названия автора документа;

- названия адресата или корреспондента документа;

- краткое содержание элементов дела;

- названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты, периода, к которым относятся документы дела;

- указания на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (списки, доклады, справки и т.д.).

Например:

Документы по ведению переговоров с представителями иностранных государств о заключении соглашений (предложения, справки, информация и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с государственными областными учреждениями по вопросам международного сотрудничества

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Если в течение года в исполнительном органе государственной власти возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет её в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Мурманской области.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

8.3. Срок хранения дела

Устанавливается на основании статьи перечня (типовых управленческих документов или ведомственного), типовой или примерной номенклатуры дел, а также решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела.

8.4. Примечание

В графе "примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, делаются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти для продолжения и др.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9. Формирование и оформление дел

9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Контроль за правильным формированием дел в исполнительных органах государственной власти осуществляется соответствующим структурным подразделением либо лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- переходящие дела вести не более чем 5 лет;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- количество листов в деле не должно превышать 250 при толщине не более 4 см.

При наличии в деле несколько томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, помещаются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или Президиума Правительства Российской Федерации.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

9.2. Оформлению подлежат дела исполнительных органов государственной власти при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Мурманской области.

9.3. Обложка дела постоянного, временного (10 лет и выше) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 24 к Инструкции).

На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование исполнительного органа государственной власти

- наименование структурного подразделения;

- номер (индекс) дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела (проставляется карандашом).

Датой дела, содержащего распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов тома, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

На обложках дел постоянного хранения указывается: "Хранить постоянно".

9.4. Все листы дел постоянного и временного (10 лет и выше) хранения нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Для нумерации листов нельзя употреблять чернила, цветные карандаши, шариковые ручки.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Приложенные к документу резолюции, листы ознакомления и др. нумеруются. Лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Документы с собственной нумерацией нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

9.5. Внутренняя опись документов дела может составляться для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (приказы, распоряжения, протоколы, личные дела, лицевые счета и т.д.).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 25 к Инструкции), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.6. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который располагается в конце дела (приложение N 26 к Инструкции). В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле и отдельно цифрами через знак "+" количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

9.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скобы и т.п.) из документов удаляются.

10. Организация оперативного хранения документов

10.1. Организация оперативного хранения документов

С даты заведения и до передачи в архив исполнительного органа государственной власти (при его наличии) дела хранятся по месту их формирования. На этапе ведомственного хранения дел в исполнительных органах государственной власти проводятся:

- экспертиза научной и практической ценности документов и отбор документов для постоянного хранения;

- оформление дел (см. раздел 9);

- описание дел;

- обеспечение сохранности документов на рабочих местах и в делах;

- подготовка к передаче дел на ведомственное (в архив исполнительного органа государственной власти) и постоянное хранение в ГАМО.

10.2. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью установления сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение - проводится на основе всесторонней оценки документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Аппарате Правительства Мурманской области создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), а в исполнительных органах государственной власти создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК). Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением. Если штатная численность исполнительного органа государственной власти не превышает 10 человек, вопросы проведения экспертизы ценности его документов решает ЦЭК.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела.

10.3. Описание дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (10 лет и выше) хранения и по личному составу. Образец оформления описи дел постоянного хранения приведён в приложении N 27 Инструкции, описи дел по личному составу - в приложении N 28 Инструкции.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел исполнительного органа государственной власти.

Описи составляются по установленной форме и представляются исполнительным органом государственной власти на рассмотрение ЦЭК (ЭК) и ЭПК не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том); порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Заголовком личного дела является фамилия, имя и отчество уволенного работника. Личные дела систематизируются и вносятся в опись по алфавиту фамилий.

10.4. Обеспечение сохранности документов

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Выдача дел в сторонние организации производится по акту, с письменного разрешения руководителя.

11. Передача дел на государственное хранение

Передача дел постоянного хранения на государственное хранение в ГАМО осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство, по описи, утвержденной (согласованной) ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Мурманской области в сфере архивного дела. Предварительно в обязательном порядке проводится проверка наличия дел. Передача дел постоянного хранения в ГАМО производится по истечении срока ведомственного хранения - 10 лет.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, - обработка, изготовление страховых копий, транспортировка - выполняются за счет средств исполнительного органа государственной власти, сдающего документы (Закон Мурманской области от 20.02.2006 N 730-01-ЗМО "Об архивном деле в Мурманской области", п. 1 ст. 19).

Прием дел производится хранителем фондов ГАМО в присутствии лица, ответственного за делопроизводство. Передача дел оформляется актом, в котором указывается количество фактически поступивших в ГАМО дел и который подписывается хранителем фондов ГАМО, принявшим документы, и лицом, сдавшим документы. Акт утверждается директором ГАМО и руководителем исполнительного органа государственной власти, заверяется гербовыми печатями.

* В соответствии с Законом Мурманской области "О Гербе и Флаге Мурманской области" от 01.07.2004 N 491-01-ЗМО.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.