Приложение 2. Порядок регистрации договоров в отделе документации и контроля

Приложение 2

Порядок
регистрации договоров в отделе документации и контроля

Ответственность за последовательность выполнения операции по регистрации несет лицо, осуществляющее регистрацию в отделе документации и контроля.

В случае отсутствия в компьютерной базе данных Ф.И.О. лица, зарегистрировавшего договор, ответственность за порядок регистрации несет начальник отдела.

Регистрация осуществляется в следующей последовательности:

1. Договор в отдел документации и контроля поступает в оформленном виде, кроме печати администрации города.

В функции отдела входит проверять наличие подписей подготовившего договор, согласующих управлений (правовое, финансовое, экономическое), наличие подписи и печати с противоположной стороны, а также наличие приложений, предусмотренных Договором# и заключений, если о них имеется запись в согласующих подписях. Ответственность за это несет конкретное лицо, осуществляющее регистрацию.

2. Договору присваивается номер, проставляется дата регистрации.

3. Договор сканируется в компьютерную базу данных.

4. Данные по Договору заносятся в программу работы с Договорами, где фиксируются следующие параметры:

- номер и дата регистрации Договора;

- стороны Договора;

- сумма Договора;

- обязательства сторон, размер ответственности;

- сроки исполнения Договора;

- Ф.И.О. лица, подготовившее# Договор# и несущее ответственность за его исполнение;

- Ф.И.О. лица, зарегистрировавшее# Договор.

5. На договор ставится печать Администрации города, один экземпляр оригинала подшивается в папку Договоров вместе с замечаниями и особыми мнениями управлений, если такие будут.

6. По истечении срока исполнения Договора отделом направляется запрос в подразделение администрации об итогах выполнения Договора.

7. Ежеквартально представляется отчет Главе администрации города об исполнении Договоров.