Распоряжение Правительства Кировской области от 15 августа 2005 г. N 265 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Распоряжение Правительства Кировской области
от 15 августа 2005 г. N 265
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области"

С изменениями и дополнениями от:

2 ноября 2006 г., 22 ноября 2010 г.

ГАРАНТ:

Распоряжением Правительства Кировской области от 23 декабря 2010 г. N 480 настоящее распоряжение признано утратившим силу с 1 января 2011 г.

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция). Прилагается.

2. Руководителям органов исполнительной власти при Правительстве области, структурных подразделений администрации Правительства области ознакомить работников с настоящей Инструкцией и обеспечить ведение делопроизводства и порядок работы с документами в соответствии с ее требованиями.

3. Рекомендовать руководителям органов исполнительной власти области с правом юридического лица, руководителям органов местного самоуправления области при организации делопроизводства и работы с документами руководствоваться требованиями Инструкции.

4. Признать утратившими силу:

4.1. Распоряжение Правительства области от 07.03.2002 N 65 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Кировской области".

4.2. Распоряжение Правительства области от 21.08.2003 N 366 "О внесении изменений и дополнений в распоряжение Правительства области от 07.03.2002 N 65".

5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области Перескокова А.В.

Губернатор Кировской области

Н.И. Шаклеин

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области
(утв. распоряжением Правительства Кировской области от 15 августа 2005 г. N 265)

С изменениями и дополнениями от:

2 ноября 2006 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция) разработана на основании Регламента Правительства Кировской области и в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Государственной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26.12.2000 N 2508, и положениями ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

ГАРАНТ:

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68 признан утратившим силу

Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки отдельных видов документов несекретного характера, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и работы с ними, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство в органах исполнительной власти Кировской области (далее - органы исполнительной власти области), так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемыми и другими независимо от вида носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.2. Требования Инструкции являются обязательными для работников органов исполнительной власти области, организующих или непосредственно ведущих работу с документами.

Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции, обучение работников подразделений органов исполнительной власти области (далее - подразделения), администраций муниципальных образований области по вопросам делопроизводства осуществляется управлением делопроизводства администрации Правительства области (далее - управление делопроизводства).

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем подразделения.

На указанного работника возлагаются следующие основные функции:

прием и учет поступивших в подразделение документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, числу документов, зарегистрированных в единой электронной базе данных регистрации входящих документов в отделе документооборота управления делопроизводства (далее - отдел документооборота), а также правильности их регистрации;

передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

в соответствии с резолюцией руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение;

контроль за прохождением документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях;

ввод в электронную базу данных подразделения и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов;

периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов и баз данных, необходимых для сохранения, с локальных компьютеров на магнитные носители, а при необходимости - на сетевой диск;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

ежегодная сверка с данными отдела документооборота наличия в подразделении документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" и представление в отдел документооборота актов сверки;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год;

формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив администрации Правительства области (далее - архив);

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства;

перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении.

1.5. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, занимающихся или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С нормативными правовыми актами Правительства области, Председателя Правительства области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных актов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Губернатором Кировской области (далее - Губернатор области), первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и, как правило, без согласования с разработчиком нормативного правового акта.

ГАРАНТ:

См. также Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233

1.8. Заверенные соответствующей печатью копии постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) только отделом документирования управления делопроизводства (далее - отдел документирования) с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства.

1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, находящиеся на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя своего подразделения; отчитаться за все числящиеся за ним секретные документы или сдать их в отдел специальных программ администрации Правительства области ( далее - отдел специальных программ).

1.10. В случае увольнения или перехода на работу в другое подразделение сотрудник должен своевременно отчитаться перед руководителем своего подразделения о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов и сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в отдел специальных программ; передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.

1.11. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, обязан сдать по акту, утверждаемому руководителем данного подразделения, имеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другому сотруднику. Подписанный обеими сторонами акт хранится у руководителя подразделения.

1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение и служебный пропуск. Сотрудники администрации Правительства области, органов исполнительной власти при Правительстве области, руководители органов исполнительной власти области с правом юридического лица сдают служебное удостоверение в управление организационной и кадровой работы администрации Правительства области (далее - управление организационной и кадровой работы), сотрудники (за исключением руководителей) органов исполнительной власти области с правом юридического лица - в свою кадровую службу. Служебный пропуск сдаётся в хозяйственное управление администрации Правительства области (далее -хозяйственное управление).

1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания немедленно докладывается руководителю подразделения, заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области и руководителям соответствующих подразделений. Руководителем подразделения незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области.

1.14. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации (далее - СМИ), передача им какой-либо служебной информации или нормативных правовых актов Правительства области осуществляется через департамент культуры, информации и общественных связей Кировской области.

1.16. С настоящей Инструкцией руководитель подразделения знакомит каждого сотрудника под роспись.

1.17. Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа к документу, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями и с учетом требований настоящей Инструкции.

1.18. Порядок использования имеющихся в подразделении средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого подразделения.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Документирование управленческой деятельности органов исполнительной власти области заключается в подготовке и принятии в соответствии с федеральным и областным законодательством нормативных правовых актов и писем, которые фиксируют на бумажных или других носителях управленческие действия (решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области).

2.2. Основанием для подготовки, принятия и издания нормативных правовых актов Правительства области являются:

федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

законы области, а также постановления Законодательного Собрания области о разработке и принятии Правительством области конкретного правового акта;

указы, распоряжения и поручения Губернатора области;

осуществление исполнительной и распорядительной деятельности Правительства области в пределах его компетенции;

предложения (обращения) руководителей органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории области, органов местного самоуправления муниципальных образований области, руководителей предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;

обязательства, вытекающие из договоров и соглашений, в которых участвует Правительство области;

другие основания, предусмотренные законодательством.

2.3. Правительство области и его подразделения ведут переписку с федеральными органами государственной власти, предприятиями, учреждениями, организациями, а также с гражданами. При необходимости передачи срочной информации составляются телеграммы и телефонограммы, используются средства электронной почты, телетайпной и факсимильной связи.

3. Состав реквизитов документов

3.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации");

02 - герб Кировской области;

03 - эмблема организации или товарный знак;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Примечание: на некоторых видах документов может использоваться гриф (пометка) ограничения доступа к документу, применение которого регламентируется Законом Российской Федерации от 21.07.93 N 5485-1 "О государственной тайне", постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утверждённой постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1.

3.2. Оформление документа, содержащего информацию ограниченного распространения, должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством, а также требованиям раздела 17 настоящей Инструкции.

3.3. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа", "Отметка о проведении предварительной и заключительной лингвистической экспертизы", "Отметка о проведении предварительной и заключительной правовой экспертизы".

Указание, кем подготовлен документ (для постановлений, распоряжений, приказов), помещается ниже подписи под чертой, проводимой от левой до правой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от подписи, а при отсутствии свободного места - без черты на следующем листе. Оно состоит из слова Подготовлено, которое печатается прописными буквами (без кавычек) от левой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от черты; полного наименования должности лица, которым подготовлен документ (с указанием названия организации); личной подписи; ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты. Наименование должности лица, готовившего документ, помещается через 2 межстрочных интервала (24 пт) от слова Подготовлено и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт). Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

При направлении других документов в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки.

Указание о рассылке документа делается подразделением или должностным лицом, ответственным за его подготовку, с указанием точного названия организаций - адресатов и количества направляемых им копий документа, если их число превышает единицу.

3.4. Схема расположения реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков даны в приложениях 1, 2.

4. Требования к бланкам документов

4.1. Для оформления документов Правительства области, подразделений используются бланки нормативных правовых документов (постановлений, распоряжений, приказов), писем, в том числе номерные бланки с воспроизведением герба Кировской области.

4.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5(148 х 210 мм); допускается использование бланков формата А3 (210 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы" на основе углового и продольного расположения реквизитов.

4.3. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - не менее 1 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 -1,6 см).

При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого - от 2,75 до 3,5 см.

4.4. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют номерные бланки с изображением герба Кировской области, порядок изготовления которых изложен в разделе 5 настоящей Инструкции.

4.5. Бланки документов Правительства области, подразделений проектируют в соответствии с приложениями 1, 2 к настоящей Инструкции. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.6. Реквизиты - в пределах зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.7. Для Правительства области, органов исполнительной власти области, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки органов исполнительной власти области или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи и наличие бланка оговорено в Положении об органе исполнительной власти области.

5. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению номерных бланков с воспроизведением герба Кировской области

5.1. Изготовление номерных бланков с воспроизведением герба Кировской области, организация их учета, хранения и контроля за использованием номерных бланков Правительства области возлагается на управление делопроизводства.

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых номерных бланков в подразделениях, назначаются их руководителями с определением этой функции в должностных инструкциях данных лиц.

5.2. Гербовые номерные бланки подлежат учету. На гербовых номерных бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Учет и выдача под роспись подразделениям гербовых номерных бланков Правительства области ведется отделом документооборота. В регистрационно-учетных формах (журнале, карточке) используются следующие реквизиты:

5.2.1. При поступлении бланков:

наименование вида гербового номерного бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации - изготовителя гербовых бланков

количество экземпляров; серия и номер гербового бланка.

5.2.2. При выдаче бланков:

наименование вида гербового номерного бланка;

количество экземпляров;

серия и номер гербового номерного бланка;

наименование подразделения,

фамилия и инициалы лица - получателя гербового номерного бланка;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

5.3. Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел.

5.4. Гербовые номерные бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах.

5.5. Испорченные гербовые номерные бланки подлежат возврату в отдел документооборота, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых номерных бланков в подразделениях проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых номерных бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области.

5.7. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии Правительства области предназначенных для рассылки копий документов Правительства области на гербовом бланке. При этом каждая копия постановления и распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области должна быть заверена печатью отдела документирования.

6. Требования к оформлению реквизитов документов

6.1. Документы Правительства области, подразделений оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

6.2. Герб Кировской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Кировской области от 29.08.95 N 5-ЗО "О гербе Кировской области" (с изменениями и дополнениями, внесёнными законами Кировской области от 04.06.97 N 5-ЗО, от 05.05.2003 N 156-ЗО).

Изображение герба Кировской области на бланках нормативных правовых документов помещается в центре верхнего поля над серединой наименования организации (автора документа), а на бланках писем - в верхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

6.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

6.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

6.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ГАРАНТ:

См. также Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденные постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 438

6.6. Идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6.8. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, ее подразделение и представляющее организацию должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращённое наименование организации, закреплённое в учредительных документах, помещают в скобках ниже полного или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

Наименование организации помещается ниже герба Кировской области через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт*) в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14.

Наименование подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Оно располагается ниже герба Кировской области или наименования организации через 1,5-2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтами N 11 - 14.

6.9. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт ИНН/КПП; номера факса, счета в банке, адрес электронной почты).

Порядок написания составных частей почтового адреса (улица, номер дома, населённый пункт, индекс) производится в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" и изложенной в пункте 6.15 раздела 6 настоящей Инструкции.

6.10. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Документ содержит наименование его вида, которое включается в состав бланка (постановление, распоряжение, приказ) и обуславливает особенности содержания и построения текста, помогает определить назначение документа.

В бланке письма наименование вида документа органов исполнительной власти области не указывается.

Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниже наименования организации посередине текстового поля через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16.

6.11. Реквизит "Дата документа" содержит указание на время подписания (принятия, утверждения, согласования) документа, для протокола - дату заседания (принятия решения), для акта - дату события. Документы, изданные двумя и более организациями (кроме документов, принятых коллегиальными органами), должны иметь одну (единую) дату.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата печатается от левой границы текстового поля.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Документы вступают в силу с момента их подписания, если в тексте или законодательством не предусмотрено иное.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (постановление Правительства области, протокол совещания), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способом.

Дату документа оформляют обычно арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце, если это не является концом предложения). При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, после цифры года буква "г" не проставляется. Например, дату 5 января 2001 года следует оформлять 05.01.2001. При ссылке на дату документа, принятого до 2000 года, при цифровом способе ее оформления правомерно написание даты разделенными точками тремя парами арабских цифр в ранее указанной последовательности (например: 05.11.99).

При подготовке нормативных правовых и финансовых документов, в служебных письмах допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 3 декабря 2001 года.

6.12. Реквизит "Регистрационный номер документа"

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется после даты на одном уровне с ней.

Регистрационный номер документа состоит из проставляемых через тире индекса подразделения, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном году, которые могут дополняться кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора и др. Например:

N 02 - 03 - 115, где 02 - индекс подразделения, 03 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел, 115 - порядковый регистрационный номер документа.

N АН - 994/8, где АН - Андрей Николаев, 994 - порядковый номер документа, 8 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел.

В нормативных правовых документах Правительства области, распоряжениях Председателя Правительства области регистрационным номером является его порядковый номер, оформляемый в соответствии с требованиями раздела 9 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области.

Регистрационный номер документа, составленного совместно коллегиальными органами двух и более организаций, а также совместного акта с министерствами и ведомствами Российской Федерации состоит из проставляемых через косую черту каждой из сторон даты подписания документа и его порядкового номера. Например (при оформлении совместного постановления): от 05.12.2001 N 9/21 / от 17.12.2001 N 255.

6.13. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, заключение и т.д.), и включает в себя регистрационный номер отправителя и дату документа, на который дается ответ.

На документах, оформленных на бланках, ссылка на регистрационный номер отправителя и дату документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового поля на 1 межстрочный интервал (12 пт) ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

6.14. Реквизит "Место составления или издания документа" (в постановлениях, распоряжениях, приказах) помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 1 межстрочный интервал (12 пт) посередине расположения этих реквизитов. Место составления или издания документа указывают (кроме письма) с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения, например: г. Киров.

6.15. Реквизит "Адресат"

Направляемые документы адресуются организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Адресат печатается в правом верхнем углу документа от центра текстового поля (в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита) ниже границы верхнего поля на 3 межстрочных интервала (36 пт) и ограничивается правым полем документа.

При адресовании документа организации или ее подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):

                                          Министерство здравоохранения

                                          и социального развития

                                          Российской Федерации

               или

                                          Администрация Арбажского района

                                          Кировской области

При направлении документа должностному лицу название организации и ее подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

                                           Департамент строительства и

                                           архитектуры Кировской области

                                           Заместителю главы департамента

                                           Инициалы, фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                        Главе администрации

                                        Немского района Кировской области

                                        Инициалы, фамилия

При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например:

                                         Главам муниципальных образований

                                         Кировской области

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

В случае направления документа более чем в четыре адреса оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается только один адресат. К документу прилагается список на рассылку.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи". В соответствии с ними устанавливается следующий порядок написания почтового адреса в документах, на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка, района и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или на оболочке почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации (разовому корреспонденту), указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                        Всероссийский научно-

                                        исследовательский институт

                                        документоведения и архивного дела

                                        Милютинский пер., д. 7а,

                                        Центр, Москва, 101000

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                                              И.П. Калинину

                                              ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                              г. Липки, Киреевский район,

                                              Тульская область, 301264

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце - страна, например:

                                                            P. Lunin

                                                            32-17 Ordinka

                                                            Moscow 119215

                                                            Russia

Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом:

                                                 Директору ЗАО "Развитие"

                                                 А.И. Федорову

                                                 ф. (095) 235-41-08

6.16. Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ введения документа в действие.

Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа (слова Утвержден, Утверждена, Утверждено, Утверждаю, напечатанные прописными буквами без кавычек) печатают в правом верхнем углу текстового поля первого листа утверждаемого документа. Ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от этого слова располагаются через 1 межстрочный интервал (12 пт) наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка в творительном падеже на утверждающий распорядительный документ, печатаемый со строчной буквы, с указанием его даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например:                   Утверждаю

                            Губернатор

                            Кировской области

                            Личная подпись          Инициалы, фамилия

                            Дата

Или

                            Утверждено

                            постановлением Правительства

                            Кировской области

                            от _______________ N _____

                                    (дата)

При утверждении документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. В иных случаях подписи располагаются одна под другой.

Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов:

Акты (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.).

Инструкции (правила) - должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.

Нормативы (расхода материалов, электроэнергии и т.д.).

Отчеты (о командировках и т.д.).

Перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.).

Планы (работы советов, комиссий, учебы и т.д.).

Повестка дня.

Положения (об организации, ее подразделении, о премировании и т.д.).

Программы (проведения мероприятий, работ и т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на капитальное строительство и т.д.).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организаций.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

6.17. Реквизит "Резолюция" - это указание руководителя по исполнению документа, включающее инициалы, и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату рассмотрения документа, например:

                                        П.С. Никитину

                                        А.В. Зайцевой

                                        Прошу подготовить проект договора

                                        с фирмой "ЕАЛ" в недельный срок.

                                        Личная подпись

                                        Дата

Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается одному должностному лицу. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевой стороне первого листа документа (исключая нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации) на свободном от текста месте (обычно в правом верхнем углу текстового поля ниже реквизита "Адресат"), кроме полей.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

6.18. Реквизит "Заголовок к тексту" должен кратко выражать и точно раскрывать содержание документа, основную смысловую нагрузку текста. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и обычно дает ответ на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого)? Например: "Об изменении...", "О создании...", "Должностная инструкция главного специалиста...".

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телеграмм, телефонограмм, ответов на обращения граждан, извещений и документов, оформленных на бланке (бумаге) формата А5.

Объем заголовка обычно не должен превышать 5 строк машинописного текста и длину строки в 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля с переносом на следующую строку.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт).

Заголовок документа записывается при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы: в электронную базу данных регистрации документов, карточку, журнал.

6.19. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словами или штампами "Контроль".

6.20. Реквизит "Текст документа" отражает его основное смысловое содержание, управленческое действие, решение.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации, не допускающим ее различное толкование. В проекте текста документа следует заменять сложные предложения простыми, использовать только общепринятые сокращения (км, тыс. рублей, млн. рублей, млн. тонн, куб. метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях к документу допускается - тыс. руб., млн. руб., млн. т, куб. м, кв. м), правильно использовать аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), прописные буквы.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и то же понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и, в скобках, сокращенное наименование по форме (далее -...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностью которого является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. Например: "В соответствии с...", "В целях...", "Считаем целесообразным..." и т.п. В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".

Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и на листе формата А4, должен иметь размеры полей, указанные в пункте 43 раздела 4 настоящей Инструкции.

Текст документа от заголовка отделяется 2-3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) в установленных границах полей. На бланках формата А5 допускается печатать текст через 1 межстрочный интервал (12 пт).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (отступ 5) от левой границы текстового поля.

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны - адресата, на русском или английском языках.

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 межстрочных интервала (24 пт) без использования оборотной стороны листа.

Тексты документов, создаваемые с использованием персональных компьютеров, в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ и печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 12 - 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт).

При этом служебные документы, направляемые в адрес высших органов государственной власти Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, печатаются через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) указанным шрифтом размером N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах формата А4.

В отдельных случаях по заказу разработчика проекта документа или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, заголовка, подзаголовков, примечаний могут использоваться шрифты других типов и размеров, а также полужирное начертание, курсив, подчеркивание, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы без слова "страница" и знаков препинания. Первая страница документа не нумеруется.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). В первой указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документов, подготовленных на основании ранее изданных или в развитие документов других организаций, указываются: название вида документа, его автор, дата и регистрационный номер, заголовок документа.

Во второй части текста документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемые с красной строки либо с выравниванием по центру. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должны состоять из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделяемых точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны имел" порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например, 1.2.2.1). После номера пункта или подпункта ставится точка, и через пробел с прописной буквы печатается текст. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже (например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное (например: структурное подразделение, последнее место работы).

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков (штатное расписание, план работы и т.п.).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (шапка или головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы, расположенные во второй левой графе. В крайней левой графе (боковик таблицы) указываются номера пунктов и подпунктов, характеризующих наименование объектов:

N п/п
1	2	3	4

Заголовок граф пишется с прописной буквы, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в конце заголовка и подзаголовков граф не проставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печати по левому краю или по центру граф.

Заголовок и подзаголовки строк пишутся с прописных букв без проставления точки в их окончании. Заголовок строк при печати выравнивается по левому краю или по центру графы (боковика таблицы), а подзаголовки - по левому краю. Отдельные составляющие подзаголовка строк печатаются строчными буквами с отступом от начала расположения подзаголовка.

Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк употребляются только общепринятые сокращения слов.

Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются или номера этих граф, или полностью шапка таблицы (наименования граф с их номерами).

6.21. Реквизит "Отметка о наличии приложения"

6.21.1. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа (письма) или документ в целом. Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа (письма), оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ (письмо) имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз.

2. Смета расходов на содержание аппарата управления на 1 л. 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Федеральной архивной службы России от 05.11.2001 N 317 и приложения к нему, всего на 8 л.

Если документ (письмо) направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметку о приложении оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Примечания даются в конце приложения.

6.21.2. Приложение к распорядительному документу оформляют в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 4.5.11 раздела 4 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, утвержденного постановлением Правительства области от 17.05.2005 N 34/100 (далее - Положение о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области).

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Кировской области от 11 января 2009 г. N 158/560 постановление Правительства Кировской области от 17 мая 2005 г. N 34/100 признано утратившим силу с 15 января 2009 г.

6.22. Реквизит "Подпись"

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через 3 межстрочных интервала (36 пт). Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт) от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись с указанием даты и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник правового

управления администрации

Правительства Кировской

области                           Личная подпись,       инициалы, фамилия

                                      Дата

   или

Начальник управления              Личная подпись,       инициалы, фамилия

                                      Дата

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите "Наименование организации (организаций)", например:

Губернатор                                Министр финансов

Кировской области                         Российской Федерации

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель Председателя

Правительства области - управляю-

щий делами

Правительства области                Личная подпись,    инициалы, фамилия

Начальник контрольного

управления Правительства             Личная подпись,    инициалы, фамилия

Кировской области

Документы коллегиального органа подписываются председательствующим и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания). Протокол заседания Правительства области подписывается председательствовавшим на заседании и начальником управления делопроизводства или замещающим его лицом.

В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись" указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                Личная подпись,    инициалы, фамилия

Члены комиссии:

                                     Личная подпись,    инициалы, фамилия

                                     Личная подпись,    инициалы, фамилия

                                     Личная подпись,    инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Например:

И.о. начальника правового

управления администрации

Правительства Кировской

области                              Личная подпись,    инициалы, фамилия

Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с должностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись.

В копиях принятых постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области, подготовленных отделом документирования и заверенных печатью этого отдела, наименование должности лица, подписавшего акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается через четыре пробела на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Например:

Губернатор

Кировской области      Инициалы, фамилия

   или

Первый заместитель

Председателя Правительства

Кировской области      Инициалы, фамилия

6.23. Реквизит "Гриф согласования документа" указывает на согласие другой организации (не автора документа) с содержанием документа (внешнее согласование).

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами (без кавычек); полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой

академии при Правительстве

Российской Федерации          Личная подпись,           инициалы, фамилия

                                    Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания или другим подобным документом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от _______________ N

       (дата)

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

страховой компании "Юнит"

от _______________ N

       (дата)

При получении подтверждения согласования факсом он прикладывается к проекту документа и заверяется подписью руководителя подразделения или замещающего его лица, подготовившего проект документа.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт) ниже реквизита "Подпись" или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Наименование должности лица помещается через 2 межстрочных интервала (24 пт) от слова СОГЛАСОВАНО и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт). Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу он относится.

При оперативном согласовании проектов распоряжений Правительства области лист согласования оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 4.5.14 раздела 4 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области.

При согласовании программы, мероприятий и т.п. гриф согласования документа может располагаться в правом верхнем углу текстового поля первого листа документа, последняя буква самой длинной строки этого реквизита ограничивается правой границей текстового поля.

6.24. Реквизит "Визы согласования документа" (далее - визы) указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием согласовываемого с ним документа (внутреннее согласование).

Согласование проектов постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области производится в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.5.14 раздела 4, разделах 6 и 7 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области.

Виза включает полное наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования.

На документе (за исключением постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области, приказов и распоряжений заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области) визы проставляются в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа или на отдельном листе, на котором указывается, к какому документу этот лист относится. На письмах, договорах, соглашениях и других видах отправляемых документов визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, оставляемого в деле.

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проекта документа возлагается на руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

Если у визирующего проект документа должностного лица есть замечания или возражения, то оно расписывается в строке согласования и делает соответствующую запись ("С замечаниями", "С заключением"). Сами замечания или возражения по проекту излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются (с указанием даты) и прилагаются к проекту документа.

Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта документа не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кроме случаев, когда эти возражения сделаны правовым управлением администрации Правительства области по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству.

Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать проект.

Доработка проектов актов Правительства области, вносимых с разногласиями, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.11 раздела 6 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области.

Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа выявлена необходимость внесения изменений принципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

6.25. Реквизит "Оттиск печати"

Печать организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять на специально отведенном месте, которое обычно обозначается символом "М.П." или таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

Акты (нормативные правовые, приёма законченных строительством объектов, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (о предоставлении права на совершение каких-либо действий; ведение дел в судах и т.д.).

Договоры (о сотрудничестве; о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.).

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

Заявки (на оборудование и т.д.).

Заявления.

Командировочные удостоверения.

Копии трудовых книжек.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные, банковские, платежные и т.д.).

Положения об организации (в т.ч. о департаментах, комитетах, управлениях, отделах).

Протоколы (намерений; согласования планов поставок и т.д.).

Реестры (чеков; представляемых в банк бюджетных поручений; на получение иностранной валюты и т.д.).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Титульные списки.

Трудовые договоры (контракты).

Удостоверения.

Уставы организаций.

Характеристики для представления в вышестоящие органы и учебные заведения.

Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в разделе 21 настоящей Инструкции.

6.26. Реквизит "Отметка о заверении копии"

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" от левой границы текстового поля проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, заверенную печатью; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:

Верно

Начальник

управления делопроизводства

администрации Правительства

Кировской области           Личная подпись,             инициалы, фамилия

                                  Дата

Для заверения копий постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области, указов Губернатора области используется печать отдела документирования.

6.27. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и располагается после реквизита "Подпись" в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля, например:

Петров Иван Васильевич

38-13-45

При изготовлении документа в машинописном бюро управления делопроизводства (далее - машинописное бюро) отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например:

Петров Иван Васильевич

38-13-45

ТМ 2 и дата

6.28. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; фразу "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись руководителя и дату направления документа в дело, например:

Отправлен факс

от ______________ N

       (дата)

В дело N 02 - 03

Личная подпись

Дата

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте, кроме левого поля (исключая документы Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации). При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

Отметка об исполнении документов Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации и направлении их в дело оформляется на отдельном листе с указанием, к какому документу она относится.

6.29. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется в форме штампа или от руки в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте. Элементами данного реквизита (регистрационного штампа) являются: наименование организации, получившей документ; дата поступления и регистрационный номер входящего документа, состоящий из индекса подразделения Правительства области, в которое направляется данный документ, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа.

На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп или делается отметка "К вх. N..." с указанием даты регистрации.

На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.

6.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в момент печатания документа и включающая в себя дату и время последнего сохранения документа, имя файла и его местоположение на магнитном носителе (при необходимости - фамилию, инициалы и номер телефона специалиста, печатавшего документ).

Для документов, созданных с использованием текстового редактора WinWord, данная отметка располагается от левой границы текстового поля в левом углу нижнего поля каждой страницы шрифтом Times New Roman (Суг) размером N 6 или N 8.

При печатании документов используют следующие стандартные положения табулятора (отступ от левой границы текстового поля):

0 - для печатания реквизитов "Дата документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименования должности в реквизите "Подпись"; реквизитов "Кем подготовлен документ", "Гриф согласования документа", "Визы согласования документа" и наименований должностей к этим реквизитам; "Указание о рассылке документа", "Отметка о заверении копии", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Идентификатор электронной копии документа"; заверительной надписи "Верно"; для постановлений и распоряжений - "Отметка о проведении предварительной и заключительной лингвистической экспертизы", "Отметка о проведении предварительной и заключительной правовой экспертизы";

5 - для начала абзаца в тексте;

16,24 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф (пометка) ограничения доступа к документу", слова "Приложение";

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

56 - для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления реквизитов 04,07.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к изданию составленного документа, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля без кавычек.

Слова ПОСТАНОВЛЯЕТ (ПОСТАНОВЛЯЮ), ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ, УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами без кавычек.

7. Подготовка и оформление отдельных видов документов

7.1. Схема составления документа

7.1.1. Уточнение цели составления документа, что предопределяет выбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение, инструкция, протокол, акт, служебное письмо, служебная (докладная) записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т.д.).

7.1.2. Изучение нормативных правовых актов о порядке решения вопроса такого типа.

7.1.3. Изучение действующих нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания области, Правительства области и ранее принятых администрацией области решений по этому вопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования.

7.1.4. Сбор и анализ необходимой информации.

7.1.5. Составление проекта документа на магнитном и бумажном носителях с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений.

7.1.6. Согласование проекта документа.

7.1.7. Окончательное оформление и подписание документа.

7.1.8. Регистрация документа.

7.1.9. Документы Правительства области, органов исполнительной власти (в том числе письма, служебные (докладные) записки, справки, информации, телеграммы, и т.д.) излагаются четко, последовательно и кратко.

Служебный документ оформляется обычно на бланке установленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер (берется в единой электронной базе данных исходящих документов в отделе документооборота, в органах исполнительной власти области с правом юридического лица присваивается свой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), то ссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

7.2. Постановления и распоряжения

Подготовка, оформление и принятие постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Положением о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области.

Распоряжения администрации Правительства области и руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогичным образом.

7.3. Приказы

7.3.1. Приказ - индивидуальный правовой акт, издаваемый (принимаемый) в целях решения внутриуправленческих вопросов.

Приказы издаются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области в пределах его компетенции во исполнение постановлений и распоряжений Правительства области, поручений Губернатора области и первого заместителя Председателя Правительства области, а также по собственной инициативе и инициативе руководителей подразделений в пределах их компетенции.

Приказы руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогично.

В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по финансово-хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

7.3.2. Приказ должен иметь заголовок и печататься, как правило, на бланке установленной формы с продольным расположением реквизитов.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указывается название вида документа, наименование организации (должностного лица) - автора документа, его дата и номер, заголовок документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. При отсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора).

Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруются в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 6.20 раздела 6 настоящей Инструкции.

Каждый пункт печатается с красной строки, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания должности, фамилии и инициалов исполнителя в дательном падеже (в качестве исполнителя могут быть указаны подразделения), затем указывается срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме ("... обеспечить ...", "... организовать ...", "... осуществить ...", "... подготовить ..." и т.д.).

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это огаваривается в тексте издаваемого приказа.

В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа

7.3.3. Подготовка и оформление приказов руководителя администрации Правительства области

7.3.3.1. Приказами руководителя администрации Правительства области (далее - приказы) оформляются решения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области по вопросам, входящим в его компетенцию.

7.3.3.2. Проекты приказов готовятся и вносятся подразделениями администрации Правительства области на основании указаний заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области либо по инициативе руководителей подразделений.

Проекты приказов по кадровым вопросам** (по работникам, занимающим должности, не отнесенные к государственным должностям, осуществляющим техническое обеспечение деятельности Правительства области) готовит управление по организационной и кадровой работе на основании поручений или соответствующих представлений руководителей подразделений.

Проекты приказов по основной хозяйственной деятельности и младшему обслуживающему персоналу готовит хозяйственное управление.

Приказы по младшему обслуживающему персоналу регистрируются и хранятся в управлении по организационной и кадровой работе.

7.3.3.3. Ответственность за подготовку проекта приказа и приложений к нему, их согласование (в форме визирования первого экземпляра подлинника документа) с руководителями подразделений, которым в проекте приказа даются поручения, несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проект.

7.3.3.4. Проекты приказов и приложения к ним в обязательном порядке визируются руководителем подразделения, готовившим проект приказа, заинтересованными лицами, а проект приказа - начальником правового управления администрации Правительства области (далее - правовое управление) или замещающим его лицом.

Возражения или замечания по проекту приказа излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

7.3.3.5. Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области или замещающим его лицом.

7.3.3.6. Подписанные заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области или замещающим его лицом приказы должны быть зарегистрированы (в том числе в электронной базе данных):

по личному составу - в управлении по организационной и кадровой работе;

по вопросам хозяйственной деятельности - в хозяйственном управлении.

Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказ не допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускается только по согласованию с руководителем, подписавшим приказ. При этом на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись.

Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их регистрации в пределах календарного года, и на них проставляется дата издания приказа.

Нумерация приказов ведется отдельно по основной (финансово-хозяйственной) деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу, связанные с назначением и освобождением работников, нумеруются отдельно от приказов по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам. При этом в первом случае к номеру приказа по личному составу через тире добавляется буква "к", а в приказах по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам, к номеру приказа через тире добавляется буква "о".

Оформленные в установленном порядке копии приказов (с факсимильным воспроизведением подписи заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области) направляются адресатам согласно указанию о рассылке.

Замена разосланного приказа производится по указанию руководителя, подписавшего приказ.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом приказе.

Приказы руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогично.

7.4. Положения (инструкции)

Положение (инструкция) - правовой акт, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации (ее подразделения) и отдельных сотрудников.

Положение визируется руководителем подразделения - разработчика и утверждается (имеет гриф утверждения) соответствующим распорядительным документом.

Должностные инструкции работников подразделения утверждаются его руководителем.

7.5. Протоколы

Протокол должен иметь следующие реквизиты с продольным их расположением: герб Кировской области (для протокола заседания Правительства области); наименование организации (при необходимости); наименование вида документа (протокол с указанием его номера) с названием коллегиального органа или вида коллегиальной работы (Протокол N... заседания Правительства Кировской области, протокол совещания, конференции или собрания); дату; место составления или издания документа; текст; соответствующие подписи; идентификатор электронной копии документа.

В тексте протокола заседания Правительства области вначале указывается председательствующий на заседании, затем присутствующие члены Правительства области (первый заместитель Председателя Правительства области, в алфавитном порядке - заместители Председателя Правительства области, члены Правительства области) и присутствующие лица из числа постоянно приглашаемых на заседания Правительства области; указывается категория и количественный состав приглашенных на заседание по отдельным вопросам (список приглашенных прилагается к протоколу).

В основной части текста протокола печатаются повестка дня и разделы, соответствующие повестке дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами, текст каждого из них строится по схеме: СЛУШАЛИ (с указанием рассматриваемого вопроса, докладчика и выступивших по данному вопросу (с указанием их фамилий и инициалов); РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слова СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора).

К протоколу заседания Правительства области печатается перечень постановлений и распоряжений, приложенных к протоколу заседания Правительства Кировской области, с указанием даты заседания и номера протокола.

Подлинники документов, принятых коллегиальным органом, и тексты докладов прилагаются к протоколу. Если распоряжение Правительства области принято на его заседании, то его копия в соответствующей последовательности помещается в подлинники постановлений Правительства области.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа, например: 15.10.2001 N 8/33/N 10.

7.6. Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением: наименование организации; наименование вида документа (акт); дату и регистрационный номер; место составления или издания документа; гриф утверждения документа (при необходимости); заголовок к тексту; текст; подписи лиц, составивших акт; подписи лиц, присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его дата и номер. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением их инициалов, фамилий и, при необходимости, должностей. Если при составлении акта присутствовали иные лица, то указывается наименование их должностей с обозначением организации, инициалов и фамилий.

В основной части акта излагается сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даются предложения. В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта и место их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Акт визируется лицами, присутствовавшими при его составлении и ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этом делается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующим акт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаются на отдельном листе, прикладываемом к акту.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

При необходимости акт утверждается соответствующим руководителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения.

7.7. Служебные письма

7.7.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма - извещения, письма - приглашения, письма - запросы, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы и т.д.

7.7.2. Письмо следует составлять, как правило, по одному вопросу. Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении адресата или в одной организации.

7.7.3. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("Просим ...", "Сообщаем ...", "Направляем ...", "Напоминаем ...", "Высылаем..." и т.д.).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа ("Прошу ...", "Предлагаю ...", "Направляю ..." и т.д.) возможна в двух случаях: письмо оформляется на бланке должностного лица; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

7.7.4. Письмо состоит из следующих основных частей: адресата, заголовка, обращения, вступления, основного содержания, заключения, подписи и виз в соответствии с пунктом 7.7.6.

Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логически связанных частей. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинатьс я с красной строки. Текст письма не должен превышать обычно одной - двух машинописных страниц.

7.7.5. Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номер документа, на который дается ответ, и содержать информацию по каждому из поставленных вопросов.

7.7.6. Второй экземпляр исходящего документа, остающегося в деле (в секретариатах Губернатора Кировской области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или в подразделениях), должен быть подписан, содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визы лиц, с которыми оно согласовано.

7.7.7. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской федерации, подписываются Губернатором области, а в его отсутствие - первым заместителем Председателя Правительства области; направляемые в адрес министерств и ведомств Российской Федерации - Губернатором области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства области, а также руководителями органов исполнительной власти области с правом юридического лица.

В данные адреса направляется первый экземпляр подлинника документа. Его размер не должен превышать 3 страниц, а по сложным вопросам - 3 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4.

7.7.8. Служебные письма с просьбами, направляемые в Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, готовятся по поручению Губернатора области (в его отсутствие - первого заместителя Председателя Правительства области) и согласовываются с соответствующим заместителем Председателя Правительства области, как правило, по предварительной договоренности с данным органом, о чем делается соответствующая запись на втором экземпляре документа, остающегося в деле.

7.7.9. Служебные документы отправляемые юридическим и физическим лицам иностранных государств, подготовленные, согласованные и зарегистрированные (после их подписания) в установленном порядке, подписываются Губернатором области или первым заместителем Председателя Правительства области, или заместителями Председателя Правительства области (либо по их поручению руководителем подразделения) и направляются непосредственно адресату либо с сопроводительным письмом через посольство данного государства в Российской Федерации.

Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличии перевода, подписанного Губернатором области или первым заместителем Председателя Правительства области или заместителями Председателя Правительства области (либо по их поручению руководителем подразделения) и завизированного должностным лицом, подготовившим данное письмо.

7.7.10. При регистрации писем, выполненных на гербовом бланке, номер бланка заносится в регистрационные формы.

7.8. Служебные (докладные) записки

Служебная (докладная) записка - документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Записка должна иметь адресата, заголовок к тексту, дату, исходящий номер, подпись с указанием полного наименования должности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

7.9. Телеграммы

7.9.1. Телеграммы (приложения 3, 4, 5) составляются только по срочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения проблемы.

7.9.2. Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле) визируются исполнителем и руководителем соответствующего подразделения, затем подписываются Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области или заместителями Председателя Правительства области. В органах исполнительной власти области с правом юридического лица телеграммы подписываются руководителем или замещающим его лицом.

Телеграммы категории "Правительственная" оформляются только за подписью Губернатора области.

7.9.3. Телеграммы составляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 14.01.2002 N 12 по следующей форме: указание на категорию телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер (берется в отделе документооборота, в иных органах исполнительной власти области присваивается свой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресатом.

Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт), ограничивается правым полем документа и имеет полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, инициалы и фамилия получателя.

Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания прописными буквами (ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки, HP - номер), либо указанием их полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Текст печатается через 3 - 4 межстрочных интервала (36 - 48 пт) от последней строки адресата от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт) прописными буквами на одной стороне листа бумаги без переноса слов, с двумя пробелами между словами, без абзацев, исправлений, не должен заканчиваться цифрой и превышать двух машинописных страниц. Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. Между цифрами в дате вместо разделительных точек вводятся пробелы. Конец текста телеграммы заканчивается точкой. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста после знака равенства.

Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через 3 - 3 межстрочных интервала (24 - 36 пт) от текста.

В нижней части телеграммы (под чертой) через полуторный межстрочный интервал (18 пт) располагаются адрес отправителя, дата отправления и исходящий номер, должность лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); ниже подписи в левом углу текстового поля указываются фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

7.9.4. Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом, направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляется исполнителем в необходимом количестве, незамедлительно передается исполнителем в отдел документооборота после подписи и регистрации первого экземпляра (подлинника). На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена в виде указания должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму, с заверительной подписью и печатью организации.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

При адресовании телеграммы в пять и более адресов к ней прилагается и передается в отдел документооборота список рассылки (с указанием точного названия адресатов), составляемый и подписываемый исполнителем.

Телеграмма одного содержания, направляемая в адрес органов местного самоуправления, перед телеграфным адресом получателя должна иметь ссылку, что она отправляется по Схеме 352 (приложение 4).

Если телеграмма одного содержания, направляемая в адрес администраций всех районов, передается также в адрес администраций городов области и администраций районов г. Кирова, то в отдел документооборота представляется 10 экземпляров такой телеграммы (приложение 5).

7.9.5. Телеграммы, подписанные Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области или заместителями Председателя Правительства области в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передаются исполнителем дежурному в здании N 1 Правительства области для отправки: в один адрес - в одном экземпляре; нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.

7.10. Телефонограммы

7.10.1. Телефонограммы (приложение 6) используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального подтверждения (например, приглашения на совещания, заседания и т.д.).

7.10.2. Телефонограмма составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметь исходящий номер с указанием времени ее передачи.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

7.10.3. Телефонограммы, адресованные Губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области или руководителям подразделений, принимаются сотрудниками соответствующих секретариатов или подразделений с указанием даты и времени приема, незамедлительно докладываются руководителю и передаются для исполнения в соответствии с его указанием.

7.11. Договоры, соглашения, доверенности

7.11.1. Текст договоров (контрактов) и соглашений фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

7.11.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий организации (ее подразделению), должностному или физическому лицу от имени доверителя.

7.11.3. Проекты договоров и соглашений Правительства области готовятся подразделениями или должностными лицами на основании поручений Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области.

Договоры, соглашения области и доверенности на право совершения каких-либо действий от имени Правительства области подписывают Губернатор области либо в его отсутствие первый заместитель Председателя Правительства области.

Договоры и соглашения за подписью Губернатора области либо первого заместителя Председателя Правительства области (до их подписания) должны быть завизированы соответствующим заместителем Председателя Правительства области, руководителями соответствующих подразделений и иных заинтересованных органов исполнительной власти области и, в обязательном порядке, с# начальником правового управления или замещающим его лицом, а связанные с расходованием средств областного бюджета - с# главой департамента финансов Кировской области (далее - департамент финансов) или замещающим его лицом. После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатями сторон и зарегистрированы в отделе документооборота. Подлинники подписанных и заверенных печатями договоров и соглашений хранятся у начальника управления делопроизводства, а затем в установленном порядке сдаются в архив.

Договоры и соглашения могут подписываться также заместителями Председателя Правительства области или должностными лицами, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании доверенностей, подписанных Губернатором области, или в его отсутствие первым заместителем Председателя Правительства области.

Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности органов исполнительной власти при Правительстве области имеет право подписывать на основании генеральной доверенности заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области или лицо, его замещающее, а также начальник хозяйственного управления (по доверенности).

Доверенности регистрируются и хранятся у начальника управления делопроизводства.

8. Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции

8.1. Поступившая в адрес Правительства области, отдельных должностных лиц и подразделений корреспонденция и другие служебные документы, принимаются, регистрируются и учитываются (кроме секретных документов) в отделе документооборота.

Пакеты и бандероли с надписью "Лично" в отделе документооборота не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в них корреспонденция не является личной перепиской и окажется служебной, она возвращается в отдел документооборота для регистрации.

В случае поступления документов, содержащих важную информацию или требующих решения или ответа, непосредственно в подразделение, они передаются для регистрации и учета в отдел документооборота.

Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после 17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в выходные и праздничные дни), принимаются дежурным в здании N 1 Правительства области с последующей передачей их утром первого рабочего дня в отдел документооборота для регистрации и учета. Пакеты с надписью "Весьма срочно" или "Срочно" передаются дежурным непосредственно адресату, а в случае его отсутствия - ответственному дежурному по Правительству области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале. Затем данные документы регистрируются в установленном порядке.

8.2. При приеме и первоначальной обработке поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в отделе документооборота, а третий приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю.

Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются и прикладываются к письмам.

9. Регистрация и распределение поступившей корреспонденции

9.1. Основным правилом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Регистрации в отделе документооборота подлежат все входящие и исходящие несекретные документы, за исключением: внутренних документов, документов, адресованных органам исполнительной власти области с правом юридического лица, бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности, учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могут регистрироваться в соответствующих подразделениях (за исключением рекламных извещений и поздравлений).

9.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (при поступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие и внутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно" регистрируются вне очереди.

9.3. Документы регистрируются:

в отделе документооборота управления делопроизводства	-	все входящие и исходящие несекретные документы, включая полученные по электронной почте (за исключением писем и заявлений граждан); договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольных карточек;
в отделе документирования	-	постановления и распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области, распоряжения администрации Правительства области;***
в отделе по работе с письмами и обращениями граждан управления делопроизводства	-	письма, заявления граждан;
в отделе специальных программ, отделе специальной документальной связи администрации Правительстве# области	-	все входящие и исходящие секретные документы;
в секретариатах заместителей Председателя Правительства области и подразделениях, имеющих доступ в единую электронную базу данных регистрации документов	-	исходящие документы в единой электронной базе данных регистрации документов; входящие и исходящие внутренние документы;
в подразделениях, не имеющих доступ в единую электронную базу данных регистрации документов	-	входящие и исходящие внутренние документы; соответствующие лицензии;
в управлении организационной и кадровой работы	-	распоряжения Правительства области и Председателя Правительства области по личному составу, распоряжения и приказы администрации Правительства области по личному составу (а также указы и распоряжения Губернатора области по личному составу);
в хозяйственном управлении	-	приказы администрации Правительства области по хозяйственной деятельности.

При регистрации документов в единой электронной базе данных регистрации документов в электронную карточку вводятся необходимые данные о документах и одновременно распечатываются регистрационно-контрольные карточки, которые вместе с документами направляются по назначению.

9.4. В целях введения единой индексации при регистрации документов каждому подразделению присваивается индекс (условное обозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, позволяющий определить адрес составления (исполнения) и хранения документа.

9.5. Регистрационные номера распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года.

9.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из проставляемых через тире индекса того подразделения, куда будет направлендокумент для рассмотрения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера с указанием даты регистрации.

9.7. Регистрационный номер исходящего документа, не связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире порядкового регистрационного номера, индекса подразделения и индекса дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер исходящего документа, связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ.

9.8. Регистрационный номер письменных обращений граждан состоит из первой буквы фамилии заявителя, проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемого через дробь буквенного обозначения "п" (письменное обращение).

9.9. Регистрационный номер устных обращений граждан состоит из буквенного сочетания "ПР" (прием), проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первых букв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием.

9.10. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу он вновь регистрируется в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольной карточки, а также распечаткой регистрационно-контрольной карточки предыдущего обращения, которые вместе с документом направляются по назначению.

9.11. Распределение корреспонденции, поступившей в адрес Правительства области, подразделений, осуществляется отделом документооборота в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Правительстве области и распределением обязанностей между Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области.

10. Порядок прохождения входящих документов

10.1. Зарегистрированные в отделе документооборота документы с распечатанными регистрационно-контрольными карточками раскладываются в соответствующие ячейки и папки. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, не реже двух раз в день (до 11 час. 30 мин. и до 16 час. 30 мин.) получают в отделе документооборота поступившую корреспонденцию.

Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются по назначению работниками отдела документооборота.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращается в отдел документооборота.

10.2. Корреспонденция, поступившая в секретариаты Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, предварительно рассматривается заведующими секретариатами, которые готовят по ней проекты поручений, и в согласованное с руководителями время (как правило, в день поступления) представляют им их на рассмотрение.

Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычно на специальном бланке, излагается лаконично и должно содержать инициалы и фамилию работника, которому дается поручение, срок исполнения, подпись руководителя и дата#.

10.3. Руководители подразделений (должностные лица) организуют исполнение поступивших к ним документов.

Поручения Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области по исполнению документов, а также соответствующие поручения руководителей подразделений переносятся в регистрационно-контрольные карточки, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи.

Все отметки о прохождениb и исполнении документа в подразделении фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.

На документе информационного характера на свободном от текста месте на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц с указанием даты.

10.4. Если поручение по исполнению документа дано нескольким подразделениям (должностным лицам), то документ в процессе исполнения передается в соответствующие подразделения поочередно или одновременно в копиях (за исключением случаев, когда размножение документа не разрешается) с последующими соответствующими отметками в регистрационно-контрольной карточке (дата передачи, фамилия исполнителя, отметка об исполнении).

10.5. После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок (в иных случаях - в сроки, указанные в пункте 13.8 раздела 13 настоящей Инструкции) доложить соответствующему руководителю о результатах исполнения поручения.

10.6. Исполненный документ списывается "В дело" должностным лицом, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.

11. Порядок работы с актами Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации

11.1. Федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, (далее - документы органов государственной власти Российской Федерации), кроме секретных документов, регистрируются в отделе документооборота в первую очередь и передаются в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области.

11.2. Секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области готовит проекты поручений по данным документам и передает их на рассмотрение Губернатору области (в его отсутствие - первому заместителю Председателя Правительства области).

11.3. Документы органов государственной власти Российской Федерации после рассмотрения их Губернатором области с его поручениями возвращаются в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, где резолюция по каждому документу переносится в соответствующие регистрационно-контрольные карточки.

11.4. Если контрольному управлению Правительства области (далее - контрольное управление) дано поручение взять исполнение документа органа государственной власти Российской Федерации на контроль, то секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области вначале передает его в контрольное управление (которым на документ заводится контрольная карточка и контрольное дело, заносятся необходимые сведения в базу данных автоматизированной системы "Контроль"), а затем направляет подлинник документа на ознакомление должностным лицам, которым даны поручения по его исполнению.

Исполнитель знакомится с документом в срок не более 2 рабочих дней, ставит свою подпись (с указанием даты) на листе, содержащем поручение, и возвращает документ в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. На подлинниках документов органов государственной власти Российской Федерации писать резолюции, делать пометки не разрешается.

11.5. Если в соответствии с поручением Губернатора области исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация и ответственность за его выполнение возлагается# на должностное лицо, указанное в резолюции первым.

11.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), формируют эти материалы в контрольное дело, а также вносят при необходимости на рассмотрение Губернатору области (согласованные с соответствующим заместителем Председателя Правительства области) предложения о внесении необходимых изменений в действующие акты Правительства области или принятии соответствующего постановления или распоряжения Правительства области.

11.7. О выполнении поручения по документу органа государственной власти Российской Федерации соответствующими должностными лицами в установленный Губернатором области срок ему представляется (согласованная с соответствующим заместителем Председателя Правительства области) итоговая информация либо подготовленный и согласованный в установленном порядке проект постановления или распоряжения Правительства области.

Если контроль за исполнением документа поручен контрольному управлению, то итоговая информация в установленный контрольным управлением срок соответствующими должностными лицами направляется в его адрес и после ее обработки представляется контрольным управлением на рассмотрение Губернатору области.

Если в поручении Губернатора области не определен срок исполнения, оно выполняется в сроки, установленные в пункте 13.8 раздела 13 настоящей Инструкции, кроме случаев, когда в документе органа государственной власти Российской Федерации установлен конкретный срок представления в его адрес соответствующей информации.

11.8. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения Губернатора области по документам органов государственной власти Российской Федерации, исполнители не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока представляют Губернатору области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) мотивированную просьбу в письменном виде о продлении срока с предложением о новом сроке выполнения поручения. В случае получения согласия об изменении срока информируется контрольное управление и делается соответствующая отметка в контрольных карточках и базе данных автоматизированной системы "Контроль".

11.9. Информация по выполнению документа органа государственной власти Российской Федерации, направляемая в его адрес, должна быть напечатана на бланке установленной формы и листах формата А4 через полуторный межстрочный интервал (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 или N 14, согласована с соответствующим заместителем Председателя Правительства области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, также с начальником данного управления) и не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного в документе срока представлена на подпись Губернатору области.

11.10. Подписанная информация, направляемая в орган государственной власти Российской Федерации, должна иметь исходящий регистрационный номер (который берется в отделе документооборота), дату отправления и ссылку на дату и регистрационный номер документа органа государственной власти Российской Федерации, на который дается ответ.

11.11. Поручение Губернатора области, данное во исполнение документа органа государственной власти Российской Федерации, считается исполненным после выполнения предусмотренных этим документом мероприятий (принятия соответствующего постановления или распоряжения Правительства области, направления в данный орган соответствующей информации, предложений или других материалов).

11.12. Порядок выполнения поручений Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области по исполнению документов министерств и ведомств Российской Федерации аналогичен порядку выполнения поручений по документам Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации.

11.13. После исполнения поручения по нормативному правовому акту Президента Российской Федерации, органа государственной власти Российской Федерации подлинник данного документа с отметкой о выполнении поручения передается в секретариат заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, затем в установленном порядке сдается в архив.

11.14. Если исполнение поручения Губернатора области по документу Президента Российской Федерации или органа государственной власти Российской Федерации находится на контроле в контрольном управлении, то после выполнения поручения и снятия документа с контроля Губернатором области все связанные с этим материалы (планы мероприятий, справки, информации) формируются в дело, которое хранится в контрольном управлении и в установленном порядке затем сдается в архив.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Кировской области от 2 ноября 2006 г. N 371 раздел 12 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

12. Порядок рассмотрения обращений и организации приема граждан

12.1. Работа с письменными и устными обращениями граждан должна вестись в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

12.2. Обеспечение централизованного учета и организация своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Правительства области осуществляется отделом по работе с письмами и обращениями граждан управления делопроизводства администрации Правительства области (далее - отдел по работе с письмами и обращениями граждан).

Делопроизводство по обращениям граждан в администрации Правительства области, органах исполнительной власти при Правительстве области и органах исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, возлагается на конкретного работника с включением соответствующего пункта в его должностной регламент и ведётся отдельно от основного делопроизводства.

12.3. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в орган исполнительной власти.

12.4. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа исполнительной власти, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

12.5. Если письменное обращение содержит вопросы, решение которых относится к компетенции нескольких органов исполнительной власти, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы, о чем уведомляется заявитель.

12.6. Краткое содержание поступивших в адрес Правительства области или органов исполнительной власти письменных обращений граждан заносится в соответствующую базу данных (с распечаткой регистрационно-контрольных карточек).

12.7. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей базе данных делается отметка о повторности, к заявлению прикладывается дубликат контрольно-регистрационной карточки первого обращения.

12.8. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения первичного обращения, считаются первичными и регистрируются под регистрационным номером первого обращения с указанием порядкового номера.

12.9. Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

12.10. Все зарегистрированные обращения граждан подлежат рассмотрению.

12.11. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не даётся.

12.12. Если в письменном обращении содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, то орган исполнительной власти вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нём вопросов; в данном случае заявителю даётся разъяснение о недопустимости злоупотребления правом.

12.13. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не даётся и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган исполнительной власти или орган местного самоуправления, о чем уведомляется заявитель, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

12.14. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган исполнительной власти, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

12.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснениями порядка обжалования данного судебного решения.

12.16. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который многократно давались ему ответы по существу, и в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что данное обращение и рассмотренные ранее обращения направлялись в один и тот же адрес, руководитель органа исполнительной власти вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о чём гражданин уведомляется письменно.

12.17. Если обращение поступило из вышестоящего органа и взято на контроль, то срок его рассмотрения может быть продлен только с разрешения этого органа через отдел по работе с письмами и обращениями граждан. Подобное согласование должно быть проведено не позднее чем за неделю до истечения установленного срока.

12.18. При поступлении письменного обращения, содержащего вопросы, решение которых не относится к ведению органа исполнительной власти, обращение не позднее чем в 7-дневный срок со дня его поступления с сопроводительным письмом направляется по компетенции с уведомлением об этом заявителя. В этом случае руководителю ведомства предлагается рассмотреть обращение, дать ответ автору.

12.19. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, берутся на контроль. Для этого на обращении проставляются штампы "Взято на контроль" и "Подлежит возврату в Правительство области" (или аналогичные штампы органа исполнительной власти, направившего обращение для рассмотрения).

Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в органы исполнительной власти, осуществляют руководители этих органов.

12.20. Зарегистрированные и оформленные в установленном порядке обращения граждан передаются на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицу, его замещающему, затем направляются для исполнения в соответствии с поручением, о чем заявители извещаются письменно.

В администрации Правительства области зарегистрированные в установленном порядке обращения граждан передаются на рассмотрение Губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, затем направляются для исполнения в соответствии с поручением.

Если поручение по рассмотрению обращения дано нескольким должностным лицам, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляется подлинник письменного обращения гражданина и поручения руководителя, остальным лицам - копия.

12.21. Орган исполнительной власти по направленному запросу другого органа исполнительной власти, рассматривающего обращение, обязан в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для его рассмотрения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Письменные обращения, направленные Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области на исполнение непосредственно в органы исполнительной власти при Правительстве области, структурные подразделения администрации Правительства области и органы исполнительной власти, являющиеся юридическими лицами, не подлежат переадресовке в другие организации, минуя отдел по работе с письмами и обращениями граждан.

Не допускается направление письменных обращений граждан на рассмотрение должностным лицам или организациям, решения и действия (или бездействие) которых обжалуются.

12.22. Письменное обращение, поступившее в орган исполнительной власти или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В исключительных случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо запрашивать документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, допускается продление срока рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.

Продление срока рассмотрения обращения производится должностным лицом либо уполномоченным на то лицом, давшим по нему поручение.

При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

Ответ на обращение подписывается руководителем органа исполнительной власти либо уполномоченным на то лицом.

Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Ответ заявителю о результатах рассмотрения обращения, не взятого на контроль, а также извещение о продлении срока рассмотрения обращения подписываются руководителем органа исполнительной власти, в адрес которого обращение было направлено для рассмотрения.

12.23. Информации о рассмотрении обращений граждан, взятых на контроль, должны содержать ответы на все поднятые по существу вопросы, оценки предложений, просьб, жалоб и подтвердившихся фактов с указанием принятых мер по устранению вскрытых недостатков, а также сообщение о том, когда и кем заявитель поставлен в известность о результатах рассмотрения его обращения.

В информации о результатах рассмотрения повторного обращения указываются также причины его возникновения и, при необходимости, принятые меры к лицам, виновным в некачественном рассмотрении первоначального обращения.

В случае нарушения установленного срока рассмотрения обращения в информации указываются причины данного нарушения.

Обращения граждан, взятые на контроль, подлежат возврату вместе с информацией о результатах рассмотрения в государственный орган, орган местного самоуправления, направивший обращение.

12.24. Информация о результатах рассмотрения письменного обращения, поступившего через вышестоящую организацию или федеральный орган и взятого ими на контроль, через отдел по работе с письмами и обращениями граждан передается на подпись должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока. Остающийся в деле второй экземпляр ответа визируется исполнителем, руководителем соответствующего органа исполнительной власти.

12.25. Информация о рассмотрении обращения вместе с подлинником обращения и регистрационно-контрольной карточкой представляется на ознакомление должностному лицу, которым было дано поручение о рассмотрении обращения. При согласии с результатами рассмотрения обращения должностное лицо делает отметку об исполнении документа и направлении его в дело или возвращает обращение на дополнительное рассмотрение, а также может предложить продолжить контроль с установлением срока представления окончательной информации.

12.26. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные по существу вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан мотивированный ответ в письменной форме.

12.27. При промежуточном ответе (с указанием, что частично сделано по обращению и что намечено еще сделать) обращение берется на дополнительный контроль до окончательного решения вопроса, о чем сообщается заявителю.

12.28. После разрешения обращения оно списывается в дело, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке с указанием даты, номера, краткого содержания ответа и результатов рассмотрения.

Вся переписка по обращениям, взятым на контроль в Правительстве области, находится в отделе по работе с письмами и обращениями граждан (в органах исполнительной власти остаются копии всех документов).

Переписка по обращениям, взятым на контроль в органе исполнительной власти, находится у ответственного лица, на которого возложены обязанности по рассмотрению обращений граждан (в деле остаются копии всех документов).

Вся переписка по обращениям граждан, не взятым на контроль, находится в органе исполнительной власти.

Об исполнении или разрешении находящегося на контроле обращения делается отметка в соответствующей базе данных.

12.29. Личный прием граждан в органах исполнительной власти проводится их руководителями. Информация о днях, часах и месте приема доводится до сведения граждан.

12.30. Первоначальный прием граждан с устными обращениями в администрации Правительства области ведут работники отдела по работе с письмами и обращениями граждан, которые фиксируют устные обращения в журнале с указанием фамилии, имени и отчества обратившегося; его адреса; места работы или учебы; содержания просьбы или жалобы; результатов рассмотрения в данном отделе.

При наличии оснований работники отдела по работе с письмами и обращениями граждан записывают гражданина на личный прием к руководству области.

12.31. Прием граждан по личным вопросам Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области ведется согласно графику, утвержденному Губернатором области.

Учет приема посетителей по личным вопросам Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области ведется отделом по работе с письмами и обращениями граждан по регистрационно-контрольным карточкам установленной формы с указанием даты приема; фамилии, имени и отчества заявителя; его адреса; социального положения; рода занятий; должности; сути вопроса; фамилии, имени и отчества ведущего прием и его поручения.

Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно, о чем делается запись в карточке приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов.

При повторных обращениях к регистрационно-контрольной карточке прилагаются все материалы по первому обращению.

12.32. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений.

12.33. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

12.34. Работник, ответственный за работу с обращениями граждан, ежемесячно анализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан и систематически представляет сведения о количестве, характере обращений граждан и их рассмотрении руководителю органа исполнительной власти.

12.35. Отдел по работе с письмами и обращениями граждан ежемесячно анализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан и систематически представляет руководству области сведения о количестве и характере поступивших обращений, данные о личном приеме граждан в Правительстве области.

12.36. Порядок работы с поручениями руководства Правительства области по устным обращениям граждан аналогичен порядку исполнения поручений по письменным обращениям граждан.

12.37. Лица, виновные в ненадлежащем рассмотрении обращений граждан, несут ответственность, предусмотренную законодательством.

13. Организация исполнения (контроля за выполнением) актов Губернатора области, правительства области, других документов и поручений

13.1. Контролю со стороны руководителей подразделений подлежит исполнение:

указов и распоряжений Губернатора области;

постановлений и распоряжений Правительства области;

распоряжений Председателя Правительства области;

поручений Губернатора области (первого заместителя Председателя Правительства области);

приказов, распоряжений и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области по рассмотренным документам;

других документов, требующих решения или ответа.

Контроль осуществляется с использованием автоматизированной системы "Контроль", соответствующих электронных баз данных и контрольных карточек.

13.2. Ответственность за фактическое исполнение документов и поручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля в подразделениях возлагается на их руководителей.

Ответственность за своевременное и полное выполнение указов, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и поручений Правительства области, приказов и распоряжений заместителей Председателя Правительства области несут руководители подразделений.

Если в соответствии с указом, распоряжением или поручением Губернатора области, постановлением, распоряжением или поручением Правительства области, распоряжением Председателя Правительства области, приказом или распоряжением заместителей Председателя Правительства области выполнение либо контроль за исполнением документа или поручения возложен на несколько подразделений (должностных лиц), то координация работы и ответственность за выполнение возлагается на подразделение (должностное лицо), указанное в постановлении, распоряжении, приказе, резолюции первым.

13.3. Первый заместитель и заместители Председателя Правительства области ежеквартально, руководители подразделений ежемесячно на своих оперативных совещаниях рассматривают вопросы хода исполнения находящихся на контроле документов и поручений, намечают и осуществляют меры по устранению имеющихся в этой работе недостатков, по повышению исполнительской дисциплины сотрудников.

13.4. Контрольное управление постоянно анализирует соблюдение сроков исполнения находящихся у него на контроле документов и поручений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области и по итогам полугодия и года информирует Губернатора области и заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области о состоянии исполнительской дисциплины и ходе исполнения документов и поручений, а о ходе выполнения долгосрочных программ докладывает Губернатору области не реже одного раза в год, если иной срок не установлен в документе или поручении.

Контрольное управление осуществляет учет поручений, данных на заседаниях Правительства области по вопросам, не включенным в повестку дня, доводит их до соответствующих исполнителей, обеспечивает контроль за их выполнением в установленные сроки. О состоянии дел по выполнению данных поручений ежемесячно информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области.

13.5. Руководители подразделений по каждому взятому на контроль документу и поручению определяют конкретных работников, ответственных за организацию систематического контроля за их выполнением.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, переданные на согласование, рассматриваются в первую очередь.

В подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу и поручению не позднее чем в 3-дневный срок после их получения разрабатывается план по организации (проверке) их исполнения, который согласовывается с руководителем подразделения, а по наиболее важным и перспективным вопросам - и с соответствующим заместителем Председателя Правительства области.

При осуществлении контроля фактического исполнения с выездом на место подразделение (кроме контрольного управления) заблаговременно (не позднее чем за 10 календарных дней до начала очередного месяца) представляет свои планы проверок на предстоящий месяц в пределах установленной компетенции и в соответствии с действующим законодательством в управление по вопросам местного самоуправления администрации Правительства области (далее - управление по вопросам местного самоуправления), которое координирует эту работу с целью недопущения одновременных проверок в одном и том же муниципальном образовании. Внеплановые проверки могут проводиться только по согласованию с управлением по вопросам местного самоуправления.

13.6. На каждый поставленный на контроль документ в подразделениях заводится контрольное дело. В нем содержатся: контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, план мероприятий подразделения по организации и проверке исполнения документа, проверочный материал и информация о ходе выполнения документа, итоговая справка (информация) подразделения о результатах исполнения находящегося на контроле документа и другие материалы.

13.7. Руководители подразделений обеспечивают своевременное выполнение всех находящихся на контроле документов и поручений, при необходимости вносят соответствующие предложения, направленные на своевременное решение поставленных задач.

О выполнении отдельных пунктов указов, распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области или утвержденных мероприятий с конкретными сроками исполнения подразделения своевременно (не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения установленного срока) представляют Губернатору области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) согласованную с соответствующим заместителем Председателя Правительства области краткую информацию в письменном виде.

Если возникает необходимость продления или изменения срока исполнения отдельных пунктов указа, распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Правительства области или утвержденных мероприятий, подразделения обязаны не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока обратиться к Губернатору области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) с обоснованной письменной просьбой (согласованной с соответствующим заместителем Председателя Правительства области) о новом сроке выполнения поручения. При получении согласия на изменение срока делается соответствующая отметка в контрольных карточках и в базе данных автоматизированной системы "Контроль".

13.8. Срок исполнения документа (письмо, поручение и т.п.), поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания (принятия, утверждения).

Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10 - дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

13.9. Об итогах выполнения находящихся на контроле указов, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и поручений Правительства в установленные для их исполнения сроки подразделения (должностные лица) готовят и представляют на рассмотрение Губернатору области письменную информацию, завизированную соответствующим заместителем Председателя Правительства области.

Информация по документам и поручениям, находящимся на контроле в контрольном управлении, представляется через данное управление.

Если в указе, распоряжении Губернатора области, в постановлении, распоряжении Правительства области не указан срок представления информации, справка о ходе исполнения документа направляется в контрольное управление по его запросу, итоговая информация о выполнении представляется не позднее чем через год со дня принятия указа, постановления, распоряжения.

Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Правительства области исполняют несколько подразделений (должностных лиц), то обобщенную информацию, согласованную с соответствующим заместителем Председателя Правительства, Губернатору области представляет координирующее подразделение (должностное лицо) за подписью соответствующих руководителей подразделений (должностных лиц).

Информация о выполнении поручения Губернатора области, данного им на оперативном совещании, представляется в секретариат Губернатора области или по запросу в контрольное управление со ссылкой на дату проведения совещания. При невозможности выполнить это поручение в установленный срок исполнитель обязан заранее обратиться в секретариат Губернатора области с мотивированной письменной просьбой о продлении срока выполнения.

Итоговая информация об исполнении указа или распоряжения Губернатора области, постановления либо распоряжения Правительства области объемом, как правило, не более 3 страниц машинописного текста должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения каждого пункта и поставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков, а также предложения о снятии указа, постановления или распоряжения с контроля или продлении срока его выполнения.

Итоговая информация об исполнении находящегося на контроле в контрольном управлении указа или распоряжения Губернатора области, постановления либо распоряжения Правительства области перед представлением ее на рассмотрение Губернатору области направляется исполнителями в контрольное управление для последующего доклада Губернатору.

Материалы, оформленные с отступлением от установленных правил, возвращаются контрольным управлением исполнителям для доработки и повторного представления.

13.10. Решение о снятии с контроля нормативного правового акта Губернатора области, Правительства области принимает Губернатор области на основании представленной через контрольное управление итоговой информации по его выполнению.

Документы Правительства области с ограниченным (разовым) сроком действия при наличии итоговой информации снимаются с контроля начальником контрольного управления.

Исполненные поручения Губернатора области, контролируемые контрольным управлением, снимаются с контроля по согласованию с секретариатом Губернатора области.

Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора области или Правительства области не означает прекращения его действия. Он прекращает свое действие в случае принятия соответствующего правового акта об отмене его действия.

Вопрос о признании нормативного правового акта утратившим силу в установленном пунктом 22.1 раздела 22 настоящей Инструкции порядке вносится на рассмотрение Правительства области.

Если срок действия нормативного правового акта указан в заголовке к тексту, то действие его прекращается с истечением этого срока при условии, что он исполнен, и итоговая информация представлена в контрольное управление.

Решение об отмене документа и снятии его с контроля регистрируется в соответствующей электронной карточке автоматизированной системы "Контроль".

13.11. После снятия с контроля указа, распоряжения Губернатора области, постановления, распоряжения Правительства области или другого документа контрольное дело хранится в соответствующем подразделении.

13.12. Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Правительства области, другой документ в установленный срок не исполнен и не снят с контроля, то подразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением, проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную информацию о выполнении данного документа или поручения.

14. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов, отправка исходящих документов

14.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании (принятии, утверждении), регистрации и отправке.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание текста, его орфографическую и пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

14.2. Все исходящие документы Правительства области и его подразделений после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются адресатам через отдел документооборота (кроме сообщений, передаваемых средствами факсимильной связи, электронной почты, секретных документов, а также исходящих документов за подписью руководителей иных органов исполнительной власти области).

Документы передаются в отдел документооборота для отправки полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров.

При направлении документа в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки (с указанием точного названия организаций - адресатов и количества направляемых им копий, если их число превышает единицу), который подписывается руководителем подразделения, готовившего документ.

14.3. Отдел документооборота проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты и их заклеивание, запись номера документа в реестровый журнал, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени важности и срочности доставки отправляется работниками отдела документооборота через фельдъегерскую связь либо через работников почтамта, или сдается в отделение связи.

Документы, переданные в отдел документооборота до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной в районы области), после указанного времени - на следующий день.

14.4. Корреспонденция, адресованная органам государственной власти Российской Федерации, министерствам и ведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в отдел документооборота до 14 часов и отправляется адресату фельдъегерской или почтовой связью. При передаче законвертованной корреспонденции работникам фельдъегерской службы и почтамта составляется реестр в двух экземплярах, один из которых после обработки корреспонденции возвращается в отдел документооборота.

14.5. Корреспонденция, адресованная администрациям районов и городов области, администрации поселка Первомайский (Юрья-2), сдается в отдел документооборота до 14 часов и отправляется еженедельно, как правило, по вторникам и пятницам.

Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется по назначению в пределах г. Кирова работниками отдела документооборота или фельдъегерской службы. Срочность доставки документа определяется Губернатором области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства области либо начальником управления делопроизводства на основании просьб руководителя подразделения, подготовившего документ.

На обработанную корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах. Один экземпляр реестра остаётся на почтамте, второй экземпляр реестра возвращается после обработки корреспонденции в отдел документооборота.

14.6. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после его регистрации незамедлительно передается в отдел документооборота, второй экземпляр с визами составителя и согласования остается в соответствующем подразделении.

Телеграммы в адрес администрации г. Кирова, администраций Ленинского, Октябрьского, Первомайского районов г. Кирова доставляются фельдсвязью как срочная корреспонденция.

Текст телеграммы отделом документооборота передается по телетайпу на телеграф. Телеграммы по текущим вопросам, поступившие на отправку до 16.00, обрабатываются и отправляются в день поступления.

Телеграммы с грифом "Правительственная" или по чрезвычайным вопросам обрабатываются и отправляются незамедлительно работниками отдела документирования или оперативным дежурным по Правительству области.

Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается оперативному дежурному по Правительству области в здании N 1, который на данной телеграмме указывает номер договора с почтамтом, в конце текста проставляет исходящий регистрационный номер, удостоверяет подпись печатью для телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт).

14.7. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в выходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области или начальника управления делопроизводства.

14.8. Порядок прохождения внутренних документов на этапе подготовки состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании, регистрации в структурном подразделении в журнале учета внутренних документов как исходящего документа, а на этапе исполнения - как входящего документа, регистрируемых в отделе документооборота управления делопроизводства.

Передача документов в другие структурные подразделения осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренних документов.

15. Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств факсимильной связи

15.1. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.

Категорически запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.

15.2. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы подготовленные и оформленные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные машинописным или типографским способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (подлинники или их ксерокопии) на одной стороне листа белой бумаги формата А4.

15.3. Передаваемые средствами факсимильной связи документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма на бланках, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в отделе документооборота или в единой электронной базе регистрации документов) в установленном порядке.

Сообщения, передаваемые средствами факсимильной связи и направляемые зарубежным адресатам, отправляются только за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, а в исключительных случаях, по их разрешению, за подписью руководителей подразделений.

Передаваемые средствами факсимильной связи документы на иностранном языке отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ, и должностным лицом, подготовившим его.

15.4. Непосредственную передачу и прием документов, их учет осуществляет отдел специальной документальной связи администрации Правительства области (далее - ОСДС).

Через ОСДС передаются факсимильные сообщения за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, руководителей структурных подразделений, входящих в администрацию Правительства Кировской области, и структурных подразделений при Правительстве Кировской области.

Для передачи в ОСДС представляется подлинник отправляемого документа (в исключительных случаях - ксерокопия) с указанием точного кода страны (для международных); города, номера факса получателя, фамилии и телефона исполнителя. После передачи документ остается в ОСДС и подшивается в дело.

Принятые по факсу документы учитываются в ОСДС в журнале учета, под роспись передаются в отдел документооборота, где регистрируются, а затем направляются для рассмотрения Губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области или в соответствующее подразделение. Документы с резолюцией Губернатора области, первого заместителя или заместителей Председателя Правительства области передаются в соответствующее подразделение и после исполнения поручения хранятся в делах данного подразделения.

Принимаемые средствами факсимильной связи документы, не требующие решения и ответа (в основном информационного, статистического, рекламного характера), после регистрации в ОСДС передаются непосредственно в соответствующее подразделение под роспись в журнале учета.

15.5. Ответственность за правильность передачи, приема, учета документов, передаваемых по каналам факсимильной связи, возлагается на работников ОСДС.

Ответственность за содержание и оформление документа, передаваемого средствами факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

Ответственность за составление, оформление, учет, передачу, прием и хранение документов, как переданных, так и принятых другими подразделениями, имеющими средства факсимильной связи, возлагается на их руководителей. При этом регистрация входящих и исходящих документов, принятых средствами факсимильной связи и требующих решения, должна осуществляться в отделе документооборота.

16. Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств электронной почты

16.1. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.

Категорически запрещается передача средствами электронной почты секретных материалов.

16.2. С использованием средств электронной почты могут быть переданы подготовленные и согласованные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера.

16.3. Передаваемые средствами электронной почты документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в отделе документооборота) в установленном порядке.

16.4. Подлинник (или ксерокопия) подписанного документа на бумажном носителе и дискета с электронной версией документа с указанием адресата передаются в отдел документооборота (подготовленная в машинописном бюро электронная версия документа поступает в отдел документооборота через локальную сеть).

Электронная версия документа в обязательном порядке проверяется на отсутствие вирусов.

После соответствующей обработки электронная версия корреспонденции отделом документооборота отправляется адресатам.

16.5. Входящая электронная корреспонденция поступает в отдел документооборота.

Отделом документооборота производится распечатка, регистрация и передача адресатам бумажных копий входящей электронной почты. Подразделениям, подключенным к локальной сети Правительства области, электронная версия входящего документа после регистрации в отделе документооборота передается без распечатки.

17. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

17.1. Общие положения

17.1.1. Данный раздел настоящей Инструкции определяет общие требования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке, хранению и использованию документов на бумажных и других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиодокументы, машинные носители информации), содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Требования настоящего раздела не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок работы с такими документами определяется правовыми актами, перечисленными в приложении к п. 3.1 раздела 3.

17.1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально", и т.п.).

17.1.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

17.1.4. Необходимость проставления на документе пометки (грифа) "Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения, подготовившим его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

17.1.5. Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их.

17.1.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной федеральным и областным законодательством ответственности.

17.1.7. Руководители подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, несут ответственность за обеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования".

Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в подразделении возлагается на его руководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом - на управление делопроизводства.

Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами в подразделении возлагается на его руководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом - на отдел специальных программ.

17.1.8. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

17.1.9. Проверка соответствия фактического наличия в подразделениях документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" с данными их учета проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

Проверка наличия таких документов, находящихся на хранении в архиве, проводится не реже одного раза в 5 лет.

Результаты проверки оформляются актом (приложение 7), хранящимся в соответствующем подразделении, копия которого для сведения направляется в управление делопроизводства. О результатах проверки информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области.

17.1.10. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения немедленно сообщает заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области, которым назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области.

На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области и передаются в архив для включения в дело фонда и хранения.

17.1.11. Передача документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому в подразделении производится под роспись в учетных формах с разрешения руководителя подразделения. Передача подобных материалов из одного подразделения в другое производится через отдел документооборота под роспись в учетных формах.

17.1.12. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" в подразделении, с участием начальника отдела документооборота составляется по произвольной форме в двух экземплярах акт приема - передачи этих материалов, утверждаемый руководителем этого подразделения. Один экземпляр акта передается в отдел документооборота.

17.2. Прием и регистрация входящих документов

17.2.1. Прием и учет (регистрация) документов или изданий с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется отделом документооборота.

17.2.2. Вся поступившая в адрес Правительства области, подразделений корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения, в рабочее время принимается и вскрывается работником отдела документооборота.

В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы или издания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертов принимаются дежурным в здании N 1 Правительства области с записью в журнале и передаются утром первого рабочего дня под роспись работнику отдела документооборота.

Работник отдела документооборота, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, при обнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

17.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно.

Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.

17.2.4. Учет документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" осуществляется совместно с другой несекретной корреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки "ДСП" (без кавычек).

На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп "К вх. N..." с указанием даты регистрации.

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" ("Конфиденциально") с указанием номера экземпляра проставляется без кавычек на первом листе в правом верхнем углу текстового поля документа (для постановлений, распоряжений, приказов - ниже наименования вида документа), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную или служебную информацию ограниченного распространения.

17.2.5. Передача зарегистрированных в отделе документооборота документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" работникам подразделений производится под роспись с распечаткой регистрационно-контрольных карточек.

17.3. Оформление, учет, размножение и отправка исходящих документов

17.3.1. На документах и на их проектах, делах или изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу без кавычек проставляются пометка "Для служебного пользования" и через полуторный межстрочный интервал (18 пт) номер экземпляра, например:

                                               Для служебного пользования

                                               Экз. 2

17.3.2. Печатание документов с грифом "Для служебного пользования" производится в машинописном бюро в строго ограниченном количестве.

На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углу текстового поля первой страницы проставляются отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа указывается# не только количество отпечатанных экземпляров, но и их рассылка (с указанием номера экземпляра), фамилия исполнителя, своя фамилия и дата печатания документа.

17.3.3. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземпляра с грифом "ДСП" и количество листов.

17.3.4. В машинописном бюро отпечатанные документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновиком под роспись передаются исполнителю. Передача отпечатанного проекта документа и черновика с грифом "Для служебного пользования" другому лицу без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена.

17.3.5. Подписанные исходящие документы с грифом "Для служебного пользования" подлежат регистрации в отделе документооборота, при этом к исходящему регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП".

17.3.6. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" уничтожаются исполнителем путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигания с отражением факта уничтожения в учетных формах.

17.3.7. На документ, предназначенный для направления в пять и более адресов, исполнителем составляется указатель рассылки (с точным названием организаций - адресатов), в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается или руководителем подразделения, которое готовило документ, или должностным лицом, подписавшим документ. На каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Учет размноженных копий документа осуществляется поэкземплярно.

Размножение (тиражирование) подписанных документов (их проектов) с пометкой "Для служебного пользования" производится только в копировально-множительном бюро управления делопроизводства (далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с Регламентом копировально-множительного бюро, утвержденным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области от 01.06.2005 (приложение 8).

17.3.8. Дополнительное размножение копий документов с грифом "Для служебного пользования" и их досылка подразделениям или сторонним организациям осуществляется на основании заявок руководителей подразделений, готовивших данные документы, и с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства.

Дополнительно размноженные экземпляры копий документа учитываются за его номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

17.3.9. Документы для отправки передаются в отдел документооборота полностью оформленными, с указанием точного названия адресата и его почтового адреса (с указателем поэкземплярной рассылки), с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров.

17.3.10. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью или заказной корреспонденцией.

17.3.11. Корреспонденция, содержащая информацию ограниченного распространения, отправляется в двух пакетах (конвертах).

На первом пакете в правом верхнем углу проставляется гриф "Для служебного пользования".

Ниже пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенных документов, затем под чертой указывается отправитель корреспонденции, например:

                                 Для служебного пользования

                                 Конвертовал (подпись)

                                 М.П. "Для пакетов"

                                 Администрация района

                                 г. Вятские Поляны Кировской области

                                 N 3 ДСП

                                 ________________________________________

                                 г. Киров, администрация Правительства

                                 Кировской области

После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета (в месте склейки клапана конверта) наклеивается силикатным клеем бумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов".

Затем этот пакет (конверт) вкладывается во второй пакет (конверт), который оформляется как заказное отправление.

17.3.12. При пересылке корреспонденции с грифом "Для служебного пользования" через органы фельдсвязи оформляется реестр установленной формы в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вместе с корреспонденцией передается фельдъегерю, а второй экземпляр реестра с распиской фельдъегеря, заверенной его штампом, хранится в деле реестров отдела документооборота.

17.4. Группировка исполненных документов в дела

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела вместе с другими несекретными документами в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства и требованиями, изложенными в разделе 20 настоящей Инструкции. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования".

17.5. Использование документов, изданий и дел

17.5.1. К работе с документами и делами с пометкой "Для служебного пользования", находящимися в подразделении, допускаются сотрудники подразделений по разрешению руководителя подразделения, готовившего эти документы.

17.5.2. Представители других организаций допускаются к работе с документами с грифом "Для служебного пользования", находящимися в подразделении, при наличии письменной просьбы руководителей этих организаций и соответствующего указания Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области или разрешения руководителя подразделения, готовившего эти документы.

17.5.3. Ознакомление работников подразделений с делами, содержащими документы с пометкой "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в архиве, осуществляется по разрешению заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникам подразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок не более 10 дней. Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются пользователям и принимаются от них под роспись в журнале (карточке учета) выдачи дел и изданий (приложение 9).

Снятие копий с находящихся на хранении в архиве документов с пометкой (грифом) "Для служебного пользования" и производство выписок из них осуществляется работниками архива (в соответствии с установленным порядком) с согласия руководителей подразделений, готовивших эти документы (сформировавших дела), и по разрешению Губернатора Кировской области, первого заместителя и заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства на основании письменных просьб.

17.6. Отбор документов, изданий и дел для хранения и к уничтожению

17.6.1. Проведение экспертизы научно-исторической ценности и практического значения документов, изданий и дел с пометкой "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (пункт 19.3 раздела 19 настоящей Инструкции).

17.6.2. Отобранные постоянно действующей экспертной комиссией при администрации Правительства области (далее - ЭК при администрации Правительства области) к уничтожению дела, документы или издания с пометкой "Для служебного пользования", утратившие свое практическое значение, не имеющие исторической ценности и не подлежащие дальнейшему хранению, подразделениями передаются в отдел документооборота для уничтожения.

После утверждения решения ЭК при администрации Правительства области заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области отобранные к уничтожению дела, документы или издания с грифом "Для служебного пользования" начальником отдела документооборота уничтожаются по отдельному акту (приложение 10).

17.6.3. После уничтожения материалов с пометкой "Для служебного пользования" в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делается отметка об этом со ссылкой на соответствующий акт, например:

"Уничтожено. Акт N ...... от ...................... (дата). Подпись и ее расшифровка".

Акты об уничтожении отдельных документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" хранятся в отделе документооборота 10 лет, а акты об уничтожении дел хранятся постоянно и в установленные сроки сдаются в архив.

18. Подготовка материалов по вопросам награждения, присвоения почетных званий

18.1. Порядок подготовки материалов к представлению кандидатур на присвоение званий "Почетный гражданин Кировской области", "Лауреат премии Кировской области", на награждение Почетной грамотой и Благодарственным письмом Правительства Кировской области производится в соответствии с требованиями, установленными:

для присвоения звания "Почетный гражданин Кировской области"	-	Законом Кировской области от 21.08.55 N 2-ЗО "О присвоении звания "Почетный гражданин Кировской области" (в редакции законов Кировской области от 11.02.99 N 79-ЗО, от 14.02.2001 N 254-ЗО, от 05.05.2003 N 157-ЗО); Порядком представления и оформления документов в областную комиссию по присвоению звания "Почетный гражданин Кировской области", утвержденным на заседании областной комиссии по присвоению звания "Почетный гражданин Кировской области", протокол N 1 от 07.10.2003;
для присвоения звания "Лауреат премии Кировской области"	-	Законом Кировской области от 26.07.2002 N 94-ЗО "О премиях Кировской области";
для награждения Почетной грамотой и Благодарственным письмом Правительства Кировской области	-	Положением о Почетной грамоте Правительства Кировской области и Положением о Благодарственном письме Правительства Кировской области, утвержденными постановлением Правительства области от 27.08.2001 N 2/4 (с изменением, внесенным постановлением Правительства области от 14.05.2002 N 16/180); Порядком представления и оформления документов на соискание Премии Кировской области, утвержденным на заседании областной комиссии по присвоению звания "Почетный гражданин Кировской области" и присуждению Премии Кировской области, протокол N 6 от 28.04.2003.

18.2. После принятия решения о награждении или присвоении почетного звания соответствующий нормативный правовой акт со всеми представленными для принятия решения материалами передается на постоянное хранение в архив Правительства области.

19. Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив администрации Правительства области, использование архивных документов

ГАРАНТ:

См. также Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

См. также Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Об архивном деле в Кировской области см. Закон Кировской области от 2 марта 2005 г. N 313-ЗО

19.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

19.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства области и его подразделений в течение календарного года. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

19.1.2. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, внесенных на рассмотрение Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области и отражающих документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности подразделений, в том числе с грифом "Для служебного пользования", учетные формы (справочные и контрольные картотеки, журналы, реестры и т.п.), акты, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов, образующихся в процессе деятельности общественных организаций (профсоюзная организация) и подразделений, действующих на общественных началах при Правительстве области (комиссий, советов и т.п.).

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и заголовок.

19.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства области (далее - сводная номенклатура дел) являются названия секретариата Губернатора области, органов исполнительной власти при Правительстве области и подразделений администрации Правительства области, расположенные в номенклатуре в соответствии с присвоенными им индексами.

19.1.4. Графы в форме номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры дел (приложения 11,12) заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (индекса) секретариата Губернатора области, органа исполнительной власти при Правительстве области, подразделения администрации Правительства области и порядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10 - 05, где 10 - обозначение (индекс) органа (подразделения), 05 - порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексов отделяются одна от другой с помощью тире.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов и Губернатора области, располагаются перед заголовками дел с нормативно-распорядительными документами Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.д.);

названия организации или ее подразделения (автора документа);

краткого содержания документов дела;

дат (периода), к которым относятся документы дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

названием организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

названием территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

указанием на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении региональных тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с администрациями районов и городов Кировской области по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов в Кировской области" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с открытым акционерным обществом энергетики и электрификации "Кировэнерго" по вопросам обеспечения Кировской области электрической и тепловой энергией" (переписка с конкретным корреспондентом).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчёт с пояснительными записками за 2004 год".

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается# срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000, утвержденному Федеральной архивной службой России, а также по утвержденной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

19.1.5. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные или очередные порядковые номера, о чем информируется отдел документооборота.

Номенклатура дел, как учетный документ, ведется в течение всего делопроизводственного года.

19.1.6. Номенклатура дел подразделений на следующий год (приложение 11) разрабатывается до 1 ноября текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с руководителем подразделения и сотрудниками архива и передается в отдел документооборота.

19.1.7. Сводная номенклатура дел на очередной год (приложение 12) составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел подразделений, визируется сотрудниками архива, подписывается начальником управления делопроизводства и после одобрения ЭК при администрации Правительства области направляется на согласование с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Кировской области (далее - ЭПК управления по делам архивов), а затем до 30 декабря текущего года представляется на утверждение заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области и вводится в действие с 1 января следующего года.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для руководства в работе.

Номенклатура дел в органах исполнительной власти области с правом юридического лица разрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно.

19.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в отделе документооборота, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве Кировской области.

19.1.9. В течение года по согласованию с начальником управления делопроизводства, с ЭПК управления по делам архивов и с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

В случае упразднения органов исполнительной власти при Правительстве области или образования новых подразделений в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

19.1.10. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делопроизводства.

19.2. Формирование дел в подразделениях

19.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, утвержденной сводной номенклатуры дел и настоящей Инструкции.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

19.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;

раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см; при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома.

19.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

19.2.4. При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила:

нормативно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии;

положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденные нормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

приказы по основной (финансово-хозяйственной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении группируются отдельно от приказов о командировках, о предоставлении отпусков, о премировании);

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке;

протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;

документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Правительства области;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Правительства области, его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений и жалоб граждан по личным вопросам;

переписка группируется обычно за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ - ответ помещается за документом - запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

19.2.5. Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту их формирования в подразделениях в запирающихся шкафах или специально отведенных для этой цели помещениях.

19.2.6. Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в подразделениях документов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, и руководителя подразделения.

Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.

19.2.7. В подразделениях дела, не подлежащие дальнейшему хранению, по согласованию с сотрудниками архива уничтожаются по акту, один экземпляр которого представляется в архив (приложение 13).

19.3. Экспертиза ценности документов

19.3.1. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

19.3.2. Экспертиза ценности документов Правительства области, подразделений проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению;

в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

19.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов Правительства области, подразделений создается ЭК при администрации Правительства области, которая организует свою работу в соответствии с Положением, утвержденным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области.

19.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, совместно с ЭК при администрации Правительства области и под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.

19.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел и документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

19.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, утверждённого руководителем Федеральной архивной службы России от 06.10.2000, с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, не оформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы и документы с временными сроками хранения.

19.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

19.4. Оформление и подготовка дел к передаче в архив

19.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы. При приеме исполненных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителей и т.д. Оформление дел производится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в тех подразделениях, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сотрудника архива.

19.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа - заверителя (приложение 14);

составление в необходимых случаях (подпункт 20.4.8 раздела 20 настоящей Инструкции) внутренней описи документов дела (приложение 15).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца и далее по тексту допущена опечатка. Пункт 20.4.8 раздела 20 следует читать как "пункт 19.4.8. раздела 19 настоящей Инструкции"

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

19.4.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются:

наименование организации (Правительство Кировской области);

наименование подразделения (в именительном падеже);

индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел;

номер тома, части;

заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого пронумерованного тома (части), который может уточнять содержание заголовка дела.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ....... год (ы)".

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

19.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.

19.4.5. В конце каждого дела подшиваются бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (подпункт 20.4.8 раздела 20 настоящей Инструкции) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

19.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист любого формата подшивается за один край и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками из газет, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки из газет, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в него.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

19.4.7. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 14). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

19.4.8. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 15).

19.4.9. В подразделениях и общественных организациях (профсоюзная организация) при подготовке дел к передаче в архив работниками, ответственными за ведение делопроизводства, ежегодно составляются по установленной форме описи (приложение 16) всех законченных в делопроизводстве дел отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности и оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел подразделений несут работники, ответственные за ведение делопроизводства, и руководители этих подразделений.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем подразделения и передается вместе с описью дел подразделения в архив.

При составлении описи дел подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или каждая часть вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Описи дел подразделений составляются в двух экземплярах под методическим руководством сотрудника архива, один экземпляр передается вместе с делами в архив для составления сводной описи дел, а второй остается в подразделении.

19.5. Передача дел в архив

19.5.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описи (приложение 16).

19.5.2. В случае обнаружения сотрудниками архива нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены в 10-дневный срок работниками подразделения, сформировавшего дела. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (подпункт 20.4.9 раздела 20 настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Пункт 20.4.9 раздела 20 следует читать как "пункт 19.4.9. раздела 19 настоящей Инструкции"

19.5.3. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудниками архива, согласованному с руководителями подразделений (общественных организаций), передающих документы в архив, и утвержденному заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в этом подразделении, и его руководитель обязаны в течение одного месяца с момента принятия решения о ликвидации или реорганизации подразделения сформировать все имеющиеся документы в дела и сдать их в архив независимо от сроков хранения.

19.5.4. Прием каждого дела производится сотрудниками архива в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема - передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела в архив доставляются сотрудниками подразделений.

19.5.5. На завершенные и сданные в архив дела сотрудники архива ежегодно составляют сводную опись дел.

Сводная опись дел составляется через год после завершения дел в делопроизводстве в четырех экземплярах, которые передаются в государственный архив, а затем один экземпляр сводной описи, согласованный с ЭПК управления по делам архивов, возвращается в архив.

19.5.6. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 17), утверждаемым заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного и долговременного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК управления по делам архивов.

19.6. Использование архивных документов

ГАРАНТ:

См. также Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Росархива от 6 июля 1998 г. N 51

19.6.1. Основными формами использования документов архива являются: исполнение запросов Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, членов Правительства области, подразделений; исполнение запросов организаций и граждан социально-правового характера; представление документов для изучения (обычно в помещении архива).

19.6.2. Архивные справки выдаются в установленном законом порядке сотрудником архива на основании письменных запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, гражданам России - на основании их письменных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, начальника управления делопроизводства или лиц, их замещающих.

Архивная справка подписывается заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области и заверяется гербовой печатью. Копия архивной справки без печати, завизированная сотрудниками архива, остается в деле.

19.6.3. Архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Архивные копии (выписки) нормативно-распорядительных документов Губернатора области, Правительства области готовятся сотрудником архива, заверяются подписью работника отдела документирования и соответствующей печатью. Отметка о выдаче архивной копии (выписки) делается на запросе сотрудником архива.

19.6.4. Подготовленные сотрудником архива архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом, подписанным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области, начальником управления делопроизводства или лицами, их замещающими, заинтересованной организации или лицу.

19.6.5. Дела с документами, находящимися в архиве, предоставляются работникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более месяца) пользование вне этого помещения под роспись в учетной карточке или журнале выдачи документов.

Использование архивных документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с соблюдением требований, изложенных в пункте 17.5 раздела 17 настоящей Инструкции.

Работники подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

Подлинники указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.

20. Порядок печатания и размножения документов

20.1. В Правительстве области, подразделениях печатаются и размножаются только материалы служебного характера.

20.2. Машинописное бюро печатает подготовленные подразделениями документы за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, а также материалы органов исполнительной власти при Правительстве области и структурных подразделений администрации Правительства области объёмом две и более печатных страниц.

Печатание других документов размером в одну печатную страницу производится в подразделениях с соблюдением установленных правил составления, оформления и печатания материалов.

20.3. Документы, создаваемые с использованием персональных компьютеров, печатаются с соблюдением требований, изложенных в настоящей Инструкции и в Положении о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, и в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ.

20.4. Передаваемые в машинописное бюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета, тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на правильное и разборчивое написание фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов, наименований, словосочетаний и географических названий.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов (применяются только общепринятые сокращения слов), правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

Печатание документов под диктовку не производится.

Расшифровка и печатание записанных на магнитных носителях материалов заседаний Правительства области, областных заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляется# машинописным бюро по указанию начальника управления делопроизводства.

Рукопись, сдаваемая в машинописное бюро, должна иметь подпись исполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона.

Передача материалов в машинописное бюро и получение отпечатанных материалов производится обычно через заведующую машинописным бюро.

20.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров с соблюдением установленного порядка расположения реквизитов документа, правил орфографии и пунктуации. Документы печатаются, как правило, в двух экземплярах, распорядительные документы - в одном экземпляре и вместе с черновиками передаются исполнителю (печатание и передача исполнителю документа и его черновика с грифом "Для служебного пользования" производится с соблюдением правил, изложенных в подпунктах 17.3.2 и 17.3.4 раздела 17 настоящей Инструкции).

При печатании документов с использованием персональных компьютеров после отметки об исполнителе (данная отметка не печатается в нормативно-распорядительных документах Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области) проставляется отметка "идентификатор электронной копии документа" (пункты 6.29 и 6.33 раздела 6 настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Пункт 6.33 раздела 6 следует читать как "пункт 6.30 раздела 6 настоящей Инструкции"

При печатании на пишущей машинке в левом нижнем углу последнего листа документа проставляются инициалы машинистки и количество отпечатанных экземпляров.

20.6. Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16 часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке поступления рукописей. Вне очереди печатаются документы отдела документирования, материалы, адресованные органам государственной власти Российской Федерации.

Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочность печатания документов устанавливается начальником управления делопроизводства.

После 17 часов печатаются только срочные документы.

20.7. Используемые при печатании документов гербовые бланки, имеющие номера, подлежат учету в отделе документооборота и выдаются в подразделения, в том числе и в машинописное бюро, под роспись.

Испорченные гербовые номерные бланки подразделениями возвращаются в отдел документооборота и затем уничтожаются по акту.

20.8. Копирование и размножение материалов в копировально-множительном бюро проводится в соответствии с Регламентом копировалыю-множительного бюро, утвержденным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области.

Порядок копирования и размножения документов непосредственно в подразделениях (за исключением правовых актов Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, документов с грифами "Секретно", "Для служебного пользования") определяется их руководителями.

21. Изготовление, движение и использование печатей и штампов

21.1. Для удостоверения подписи, подлинности документов или соответствия копий документов Правительства области подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

21.2. Изготовление гербовых печатей производится по указанию Губернатора области (в его отсутствие - первого заместителя Председателя Правительства области) или заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (на документах за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, финансовых документах и в иных устанавливаемых Губернатором области случаях).

Использование печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации регламентируется распоряжением Губернатора области от 01.06.2005 N 24 "Об использовании печатей Правительства области и администрации Правительства области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (приложение 18).

Мастичные печати (без изображения государственной символики) используются при заверении подлинности подписи должностного лица, при оформлении командировочных удостоверений, копий документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на пакетах при отправке корреспонденции и в иных устанавливаемых заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области случаях.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

21.3. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области производится по указанию заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области.

Губернатором области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства области определяются лица, ответственные за использование их факсимильных штампов.

Использование факсимильного штампа при оформлении подлинников документов запрещается. На факсимиле печать не ставится.

21.4. Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства области и его подразделений, производится по разрешению заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области на основании заявок руководителей подразделений и в соответствии с образцами печатей и штампов, согласованными с начальником управления делопроизводства.

21.5. Организация изготовления печатей и штампов возлагается на хозяйственное управление, учет, выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей и штампов - на управление делопроизводства.

21.6. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства в специальном журнале, выдаются под роспись в подразделения и должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

21.7. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях возлагается# на их руководителей.

Руководитель подразделения при оставлении должности обязан передать выданные его подразделению печати и штампы по акту лицу, исполняющему его обязанности, и сообщить об этом в управление делопроизводства, о чем делается запись в соответствующем журнале.

21.8. Об утрате печати или штампа руководитель подразделения незамедлительно ставит в известность заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области и начальника управления делопроизводства. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области.

21.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делопроизводства, где они уничтожаются по акту комиссией, назначенной приказом заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области.

22. Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение изменений и дополнений в них

22.1. Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение изменений и дополнений в них производится в соответствии с разделом 10 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области.

22.2. Для приведения нормативных правовых актов в соответствие с вновь принятыми федеральными и областными законами, устранения множественности правовых норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о внесении изменений в нормативный правовой акт.

22.3. Внесение изменений в нормативный правовой акт оформляется самостоятельным нормативным правовым актом с общим заголовком "О внесении изменений(я) в ... (наименование вида документа, дата и номер)" (например: "О внесении изменения в распоряжение Правительства области от 29.04.2004 N 116"), в котором отдельными пунктами оформляются:

22.3.1. Замена слов, цифр.

22.3.2. Исключение пунктов, подпунктов, абзацев (далее - структурных единиц нормативного правового акта), слов, цифр, предложений.

22.3.3. Исключение структурных единиц нормативного правового акта.

22.3.4. Новая редакция структурной единицы нормативного правового акта.

22.3.5. Дополнение структурной единицы нормативного правового акта новыми словами, цифрами или предложениями.

22.3.6. Дополнение структурными единицами нормативного правового акта.

22.3.7. Приостановление действия нормативного правового акта или его структурных единиц.

22.3.8. Продление действия нормативного правового акта или его структурных единиц.

*Пт (пункт) - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала.

**Назначение на должность и освобождение от должности государственных служащих оформляется в соответствии с распоряжением администрации Правительства области от 23.05.2003 N 2 "Об утверждении Перечня правовых актов органов и должностных лиц государственной власти Кировской области, включаемых в номенклатуру дел Правительства области".

***В отделе документирования регистрируются также указы и распоряжения Губернатора области.

Приложения к инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области

Приложение N 1
к пп. 3.4, 4.5

Схема
расположения реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка

         |   20    |        73        |         |           88           | 10 |

         |-------|----------------|         |----------------------|----|

     ---+--------------------------------------------------------------------+--------

     3 | |                                                                    |      

     ---|     ----------------------------------------------------------\    |      |

        |        | 01    02        |      |               16       19  |    |      |

       | |     17| |       03        |      |                            |    |      |

       | |        |                 |      |                            |    |      |

       | |     ----+-----------------+------+----------------------------|    |      |

       | |         | 08   09   10    |      |      15                    |    |      |

     51| |         |                 |      |                            |    |      |

       | |         | 04   05   06  07|      |                            |    |      |

       | |         |                 |      |                            |    |      |

       | |         |                 |      |                            |    |      |

       | |         |-----------------|      |                            |    |      |

       | |         | 11   12         |      |      17                    |    |      |

        |         | 13              |      |                            |    |      |

     ----|         | 14              |      |                            |    |      |

        |         |                 |      |                            |    |      |

     22| |         |-----------------|      |                            |    |      |

       | |         | 18              |      |                            |    |      |

        |         |                 |      |                            |    |      |

     ---|         |-----------------------------------------------------|    |      |

     18| |         |                                                     |    |      |

       | |         |                                                     |    |      |

     ---|         |                                                     |    |      |

         |         |-----------------------------------------------------|    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         | 20                                                  |    |      |

         |         |                                                     |    | 297  |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

     ----|         |                                                     |    |      |

        |         |                                                     |    |      |

     20| |         |                                                     |    |      |

       | |         |-----------------------------------------------------|    |      |

        |         | 21     22     25                                    |    |      |

     ----|         |                                                     |    |      |

        |         |                                                     |    |      |

       | |         |-----------------------------------------------------|    |      |

       | |         | 23     24     26                                    |    |      |

     40| |         |                                                     |    |      |

       | |         | 27                                                  |    |      |

       | |         |                                                     |    |      |

       | |     ----+-----------------------------------------------------|    |      |

        |        | 28     30                     |         |           |    |      |

     ----|     16| |                               |   28    |    29     |    |      |

        |        |                               |         |           |    |      |

     20| |     ----------------------------------------------------------/    |      |

       | |                                                                    |      |

        |                                                                    |      

     ----+--------------------------------------------------------------------+--------

         |                                                                    |

         |                                                                    |

         |                                210                                 |

         |------------------------------------------------------------------|

         |                                                                    |

Приложение N 2
к пп. 3.4, 4.5

Схема
расположения реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка

         |   20    |                                                     | 10 |

         |-------|                                                     |--|

     ---+--------------------------------------------------------------------+--------

     3 | |                                                                    |      

     ---|     ----------------------------------------------------------\    |      |

        |        |                                                     |    |      |

       | |     10| |  01    02    03                        16       19  |    |      |

       | |        |                                                     |    |      |

       | |     ----+-----------------------------------------------------|    |      |

       | |        | 08   09   10                                        |    |      |

       | |     20| |                                                     |    |      |

       | |       | | 04   05   06  07                                    |    |      |

       | |        |                                                     |    |      |

     73| |     ----+-----------------------------------------------------|    |      |

       | |        |                                                     |    |      |

       | |     10| | 11   12                       15                    |    |      |

       | |        |                                                     |    |      |

       | |     ----+-----------------------------------------------------|    |      |

       | |         | 13   14                                             |    |      |

       | |         |                                                     |    |      |

       | |         |                                                     |    |      |

        |         |                                                     |    |      |

     ---|         |-----------------------------------------------------|    |      |

     18| |         |   18                          17                    |    |      |

       | |         |                                                     |    |      |

     ---|         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |-----------------------------------------------------|    |      |

         |         |   20                                                |    |      |

         |         |                                                     |    | 297  |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

         |         |                                                     |    |      |

     ----|         |                                                     |    |      |

        |         |                                                     |    |      |

     20| |         |                                                     |    |      |

       | |         |-----------------------------------------------------|    |      |

        |         | 21     22     25                                    |    |      |

     ----|         |                                                     |    |      |

        |         |                                                     |    |      |

       | |         |-----------------------------------------------------|    |      |

       | |         | 23     24     26                                    |    |      |

     40| |         |                                                     |    |      |

       | |         | 27                                                  |    |      |

       | |         |                                                     |    |      |

       | |     ----+-----------------------------------------------------|    |      |

        |        | 28     30                     |         |           |    |      |

     ----|     16| |                               |   28    |    29     |    |      |

        |        |                               |         |           |    |      |

     20| |     ----------------------------------------------------------/    |      |

       | |                                                                    |      |

        |                                                                    |      

     ----+--------------------------------------------------------------------+--------

         |                                                                    |

         |                                                                    |

         |                                210                                 |

         |------------------------------------------------------------------|

         |                                                                    |

Приложение N 3
к п. 7.9.1

                                                      Самара Тургенева 10

                                                      Комитет по охране

                                                      природы

                                                      Гуторову

Приглашаем принять участие выступить семинаре 25 июня 2005 года 11  часов

здании НР 1 Правительства  области  вопросам соблюдения природоохранного

законодательства тчк = НР 10 - 08 - 04

Заместитель Председателя Правительства

Кировской области фамилия

_________________________________________________________________________

Правительство Кировской

области

ул. Карла Либкнехта, 69

г. Киров, 610019

20.06.2005 N 10 - 08 - 04

Заместитель Председателя

Правительства Кировской

области                     Подпись                 Инициалы, фамилия

Петров Иван Васильевич

38-13-45

Приложение N 4
к п. 7.9.1

                                                     Схема 352

                                                     Главам Администраций

                                                     районов Кировской

                                                     области

Представьте  Департамент  финансов  Кировской  области  15 июля 2005 года

отчет суммах экономии расходов второй квартал 2005 года тчк = НР 25-05-02

Заместитель Председателя Правительства

Кировской области Фамилия

_________________________________________________________________________

Правительство Кировской

области

ул. Карла Либкнехта, 69

г.Киров, 610019

28.06.2005 N25-05-04

Заместитель Председателя

Правительства Кировской

области                     Подпись                 Инициалы, фамилия

Примечание: при  направлении  телеграмм  в 49  муниципальных  образований

Кировской  области  в  отдел  документирования  дополнительно должны быть

представлены  телеграммы  в адрес администраций городов (В.Поляны, Киров,

Кирово-Чепецк, Котельнич, Слободской), районов города Кирова  (Ленинский,

Октябрьский,   Первомайский,   Нововятский)   и   ЗАТО   Юрья-2  согласно

приложению 5.

Иванов Петр Иванович

38-12-44

Приложение N 5
к п. 7.9.1

                                                      Главе Администрации

                                                        |  24 пт

                                                      города

                                                        |  24 пт

                                                      Вятские Поляны

                                                        |  24 пт

                                                      Кировской области

                                                        |

                                                        |

                                                        |  36-48 пт

                                                        |

                                                        |

Представьте  Департамент  финансов  Кировской области  15  июля 2005 года

                                                        |  24 пт

отчет суммах экономии расходов второй квартал 2005 года тчк = НР 25-05-02

             |

             |  24-36 пт

             |

Заместитель Председателя Правительства

Кировской области Фамилия

             |  18 пт

________________________________________________________________________

             |  18 пт

Правительство

Кировской области

ул. Карла Либкнехта, 69

г.Киров, 610019,

28.06.2005 N 25 - 05 - 04

             |  18 пт

Заместитель Председателя

Правительства Кировской

области                    Подпись              Инициалы, фамилия

Иванов Петр Иванович

38-12-44

Приложение N 6
к п. 7.10.1

                             Телефонограмма

                                                     Главам администраций

                                                         |  18 пт

                                                     районов и городов

                                                         |  18 пт

                                                     Кировской области

04.04.2005 N 85 -02 -09

        |  18 пт

Время передачи

        |

        |  36-48 пт

        |

8 апреля 2005 года  в 8.00  Правительство  области  проводит  селекторное

совещание областной паводковой комиссии. Приглашаются главы администраций

районов и городов и председатели паводковых комиссий районов.

             |  24-36 пт

             |

Первый заместитель

Председателя Правительства

Кировской области               Подпись               Инициалы, фамилия

             |

             |

             |  48-60 пт

             |

             |

             |

Передал                                 Принял

________________________                ________________________

(Наименование должности,                (Наименование должности,

инициалы, фамилия)                      инициалы, фамилия)

тел.                                    тел.

Приложение N 7
к п. 17.1.9

Правительство                                УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

                                             Заместитель Председателя

АКТ                                          Правительства Кировской

                                             области - управляющий делами

                                             Правительства области

                 N

 (дата)                                      Подпись    Инициалы, фамилия

г. Киров                                     Дата

проверки наличия и состояния

документов,  дел  и  изданий

с  грифом  "Для   служебного

пользования"

____________________________

(наименование подразделения)

 за __________ год

   На   основании   приказа   заместителя   Председателя    Правительства

области - управляющего   делами   Правительства  области  от ____________

N   _____   комиссия    в      составе:       председатель       комиссии

________________________________________________________________________,

                     (фамилия, инициалы и должность)

члены комиссии __________________________________________________________

                     (фамилия, инициалы и должность)

_________________________________________________________________________

произвела  проверку  наличия  и  состояния  документов,  дел и изданий  с

грифом "Для служебного  пользования" в __________________________________

                                       (наименование подразделения)

за _________ год.

   Проверкой установлено:

   1.  Всего   числится   по   номенклатуре   дел,   в   учетных   формах

____________________ (документов, дел, изданий).

   Из них в наличии _________________________ (документов, дел, изданий).

   Не обнаружено ______________________________________________________ .

                    (номера документов, дел, изданий)

   2. Обнаружено   не   внесенных   в  номенклатуру  дел,  учетные  формы

_______________________________________________________________________ .

                   (номера документов, дел, изданий)

   3. Характеристика состояния документов, дел, изданий _________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________ .

   4. Выводы комиссии.

   5. Предложения комиссии.

   Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экз. находится _________________

                                                          (наименование

____________________________________, 2-й экз. - в отделе документооборо-

подразделения)

та управления делопроизводства администрации Правительства  области.

Председатель комиссии            Подпись              Инициалы, фамилия

Члены комиссии                   Подпись              Инициалы, фамилия

                                 Подпись              Инициалы, фамилия

Дата

Приложение N 8
к п. 17.3.7 Инструкции

Регламент
работы копировально-множительного бюро управления делопроизводства администрации Правительства области по копированию и размножению документов

1. В соответствии с основными задачами и функциями копировально-множительное бюро выполняет работы по копированию и размножению нормативных правовых актов, издаваемых Губернатором и Правительством области, Законодательным Собранием области, и других документов (в том числе с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования").

2. Копирование и размножение документов производится на основании заказов установленной формы (приложения 1, 2).

2.1. Количество предназначенных для рассылки копий определяется:

документов и материалов нормативного характера Губернатора и Правительства области, Законодательного Собрания области - указанием о рассылке на самом документе и на основании заказов (приложение 1) соответственно руководителя аппарата Законодательного Собрания области и начальника отдела документирования управления делопроизводства администрации Правительства области (далее - управление делопроизводства) или замещающих их лиц;

писем и других материалов, подписанных Губернатором области, председателем Законодательного Собрания области или его заместителями, заместителями Председателя Правительства области (приложение 1) соответственно помощником председателя и руководителя аппарата Законодательного Собрания области, заведующими секретариатами Губернатора области и заместителей Председателя Правительства области, руководителями структурных подразделений администрации Правительства области и органов исполнительной власти при Правительстве области или замещающими их лицами;

подписанных документов (их проектов) с грифом "Секретно" на основании наряда (установленной формы), подписанного начальников# отдела специальных программ администрации правительства# области (далее -отдел специальных программ) или замещающим его лицом;

подписанных документов (их проектов) с грифом "Для служебного пользования" - на основании заказа (приложение 2), подписанного руководителем подразделения, создавшего документ, или замещающим его лицом;

документов органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации:

для Законодательного Собрания области и представительных органов местного самоуправления - на основании соответствующего указания органа - автора документа, руководства Законодательного Собрания области и заказа (приложение 1) руководителя аппарата Законодательного Собрания области или замещающего его лица;

для руководства Правительства области - на основании соответствующего указания руководства и заказов (приложение 1) заведующих секретариатами Губернатора области и заместителей Председателя Правительства области;

для структурных подразделений администрации Правительства области, администраций районов и городов области - на основании соответствующего указания органа - автора документа, руководителя администрации Правительства области или замещающего его лица (приложение 1).

2.2. Дополнительное копирование ранее размноженных документов производится в соответствии с правилами, изложенными в п. 2.1. настоящего Регламента.

3. В заказе на копирование и размножение документов в обязательном порядке указывается# полное наименование документа и его дата, тираж.

4. Копирование документов по заказам сторонних организаций производится в исключительных случаях с разрешения начальника управления делопроизводства или замещающего его лица.

5. Копированию и размножению подлежат только служебные документы, снятие копий или размножение документов и материалов неслужебного характера запрещается.

6. Документы и материалы на копирование и размножение передаются в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанные.

7. Размножение угловых и продольных бланков распорядительных документов Губернатора и Правительства области с воспроизведением герба Кировской области запрещается.

8. Регистрация заказов в копировально-множительном бюро по несекретным документам производится в журналах установленной формы (приложение 3) отдельно по каждому структурному подразделению администрации области и органу исполнительной власти при Правительстве области.

Регистрация нарядов на копирование и размножение документов с грифом "Секретно" производится в отдельном журнале (установленной формы), заказов на документы с грифом "Для служебного пользования" - также в отдельном журнале (приложение 3). Данные журналы хранятся в сейфе или металлическом ящике, как и сами бланки исполненных нарядов и заказов по этим документам.

Журналы для регистрации заказов на копирование и размножение документов с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования" должны быть пронумерованы полистно, заверены печатями и зарегистрированы соответственно в отделе специальных программ и в управлении делопроизводства. Такие журналы уничтожаются путем сжигания на основании актов, составленных заведующим копировально-множительным бюро, и в его присутствии с последующим представлением этих актов в те подразделения администрации области, где данные журналы были зарегистрированы.

Копирование и размножение секретных документов осуществляется в соответствии с правилами (от 01.06.2005), утвержденными начальником отдела специальных программ и согласованными с начальником управления делопроизводства.

Бракованные листы копируемых и размножаемых материалов с грифом "Для служебного пользования" уничтожаются путем сжигания заведующим копировально-множительным бюро или замещающим его лицом, о чем делается соответствующая запись в журнале.

9. Заведующий копировально-множительным бюро:

9.1. Определяет очередность и время выполнения заказов с учетом их срочности и очередности поступления (в случае необходимости - по согласованию с начальником управления делопроизводства).

Время сдачи заказов на копирование и размножение документов в копировально-множительное бюро, как правило, - с 8 до 11 часов. Время получения готовых материалов, как правило - с 14 до 16 часов. Заказы, сданные в копировально-множительное бюро позднее установленного срока, выполняются на следующий день.

9.2. Несет ответственность за сохранность и неразглашение принятых в работу документов.

9.3. Отвечает за качество и комплектность копий материалов.

9.4. Ведет учет размноженных копий документов в разрезе структурных подразделений и ежемесячно до 10 числа следующего за отчетным месяца представляет обобщенные данные начальнику управления делопроизводства.

9.5. Следит за состоянием копировально-множительной техники, экономным расходованием бумаги и других расходных материалов, совместно со старшим инженером хозяйственного управления определяет текущую потребность из расчета обеспечения запаса не менее чем на 15 дней работы, отвечает за своевременность представления заявок в хозяйственное управление на приобретение бумаги, других расходных материалов и необходимых запасных частей для копировально-множительной техники.

10. Исполненные бланки заказов с отметкой об этом работника копировально-множительного бюро (роспиь и дата) по несекретным документам хранятся в течение трех месяцев и затем уничтожаются путем их сжигания, по документам с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования" - в течение года и затем уничтожаются путем сжигания на основании актов, составленных заведующим копировально-множительным бюро, и в его присутствии с последующим представлением этих актов соответственно в отдел специальных программ и в управление делопроизводства.

11. Настоящий Регламент вводится в действие с момента его утверждения.

Начальник управления делопроизводства администрации Правительства области

Н.С. Козловских

Приложение N 1
к регламенту работы
копировально-множительного бюро
от 1 июня 2005 г.

                                      Копировально-множительное бюро

                                      управления делопроизводства

                                      администрации Правительства области

                                 ЗАКАЗ

                        на копирование (размножение)

_________________________________________________________________________

             (указать полное название документа, его дату)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Заказчик ________________________________________________________________

            (указать название секретариата, структурного подразделения)

_________________________________________________________________________

Число печатных страниц __________________________________________________

Тираж (экз.) ____________________________________________________________

Подпись руководителя

структурного подразделения с

ее расшифровкой             ___________________________(_______________)_

Дата __________________

Приложение N 2
к регламенту работы
копировально-множительного бюро
от 1 июня 2005 года

                                      Копировально-множительное бюро

                                      управления делопроизводства

                                      администрации Правительства области

                                 ЗАКАЗ

                        на копирование (размножение)

              документов с грифом "Для служебного пользования"

_________________________________________________________________________

             (указать полное название документа, его дату)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Заказчик ________________________________________________________________

            (указать название секретариата, структурного подразделения)

_________________________________________________________________________

Число печатных страниц __________________________________________________

Тираж (экз.) ____________________________________________________________

Подпись  начальника

управления делопро-

изводства                   ___________________________(_______________)_

Дата __________________

Приложение N 3
к регламенту работы
копировально-множительного бюро
администрации области
от 1 июня 2005 года

                             Наименование

                  граф журналов для регистрации заказов                  

                    в копировально-множительном бюро

NN п/п

Полное наименование копируемого (размножаемого) документа, его дата

Дата и время сдачи заказа

Подпись лица, сдавшего заказ

Кол-во страниц оригинала

Тираж

Приложение N 9
к п. 17.5.3

                Журнал (карточка учета) выдачи документов,

           изданий и дел с грифом "Для служебного пользования"

N п/п	Номер документа (издания, дела), номер экземпляра и количество листов	Кому выдан (подразделение, фамилия, инициалы)	Подпись пользователя в получении и дата	Подпись в получении от пользователя и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение N 10
к п. 17.6.2

Правительство                                УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

                                             Заместитель Председателя

АКТ                                          Правительства Кировской

                                             области - управляющий делами

                                             Правительства области

               N

 (дата)                                      Подпись    Инициалы, фамилия

г. Киров                                     Дата

о   выделении   к  уничтожению   дел

(документов     или    изданий)    с

грифом "Для служебного пользования",

не подлежащих дальнейшему хранению

   На основании сводной номенклатуры дел Правительства Кировской  области

и  решения  ЭК администрации Правительства области отобраны к уничтожению

следующие документы:

N п/п	Заголовок дела (тома, части), документа или издания	Год(ы)	Количество дел (томов, частей), экземпляров документа или издания	Сроки хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого  за __________ год(ы)  в  акт N __________ от ____________ включено

______________________________________________ дел (документов, изданий).

             (цифрами и прописью)

Председатель комиссии         Подпись                Инициалы, фамилия

Члены комиссии                Подпись                Инициалы, фамилия

                              Подпись                Инициалы, фамилия

________________________ дел (документов, изданий) за ___________________

  (цифрами и прописью)

год(ы) весом _______ кг сожжены в моем присутствии.

Начальник отдела доку-

ментооборота управления

делопроизводства адми-

нистрации Правительства

области                       Подпись                   Инициалы, фамилия

Дата

Приложение N 11
к пп. 19.1.4, 19.1.6

Правительство

Кировской области

_________________________________

   (наименование подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______________ N _____

    (дата)

г.Киров

на ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

                             (Название раздела)

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

(заведующий секретариатом)       Подпись              Инициалы, фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела документо-

оборота управления делопро-      Подпись              Инициалы, фамилия

изводства администрации

Правительства области

Дата

Сотрудник архива

Правительства области            Подпись              Инициалы, фамилия

Приложение N 12
к пп. 19.1.4,19.1.7

Правительство                                 УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

                                              Заместитель Председателя

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                            Правительства области -

                                              управляющий делами

_______________ N ____                        Правительства области

(дата)

г.Киров                                       Подпись   Инициалы, фамилия

на _________ год                              Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

                             (Название раздела)

Начальник управления

делопроизводства админист-

рации Правительства области

                                          Подпись     Инициалы, фамилия

Дата

Сотрудник архива

Правительства области                     Подпись     Инициалы, фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации                Протокол ЭПК управления по делам

Правительства области                    архивов Кировской области

от ______________ N _____                от ______________ N _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

                   в Правительстве Кировской области

По срокам хранения	Количество - всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4

Постоянного

Временного

(свыше 10 лет)

Временного

(до 10 лет включи-

тельно)

ИТОГО

Начальник отдела документо-

оборота управления делопро-

изводства администрации

Правительства области                     Подпись     Инициалы, фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив Правительства области.

Начальник отдела документо-

оборота управления делопро-

изводства администрации

Правительства области                     Подпись     Инициалы, фамилия

Дата

Приложение N 13
к п. 19.2.7

Правительство                             УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

                                          _______________________________

____________________________              (наименование должности руково-

(наименование подразделения)              _______________________________

                                          дителя подразделения)

АКТ

__________________ N _____                Подпись    Инициалы, фамилия

(дата)                                    Дата

г. Киров

О выделении к  уничтожению  дел

(документов  или  изданий),  не

подлежащих дальнейшему хранению

     На   основании   номенклатуры   дел ________________________________

                                           (наименование подразделения)

и в  присутствии  сотрудника  архива  Правительства  области  отобраны  к

уничтожению следующие документы:

N п/п	Заголовок дела (тома, части), документа или издания	Крайние даты	Количество дел (томов, частей), экземпляров документа или издания	Сроки хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого  за ___________ год(ы)  в акт N ________ от ______________ включено

_____________________________________________ дел  (документов, изданий).

             (цифрами и прописью)

Акт   составлен   в   двух   экземплярах.   Один  экземпляр  находится  в

_______________________________________________________________________ ,

                     (наименование подразделения)

второй - в архиве Правительства области.

Наименование должности

работника подразделения,

проводившего экспертизу

ценности документов                 Подпись             Инициалы, фамилия

________________________ дел (документов, изданий) за ___________________

  (цифрами и прописью)

год(ы) весом _________ кг сожжены в моем присутствии.

Наименование должности

работника подразделения             Подпись             Инициалы, фамилия

Дата

Приложение N14
к пп. 19.4.2, 19.4.7

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В дело подшито и пронумеровано __________________________________________

                                                     (цифрами и прописью)

_______________________ листа(ов), в том числе:

литерные номера листов ________________________________ ;

пропущенные номера листов _____________________________ ;

+ листов внутренней описи _____________________________ .

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                    Подпись                    Инициалы, фамилия

Дата

Приложение N 15
к 19.4.2#, 19.4.8

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов единицы хранения

N _____

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов единицы хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________ документов.

          (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________________________ .

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего

внутреннюю опись

документов дела                   Подпись             Инициалы, фамилия

Дата

Приложение N 16
к пп. 19.4.9, 19.5.1

Правительство                                УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

                                             Наименование должности

____________________________________         руководителя структурного

    (наименование подразделения)             подразделения

                                             Подпись    Инициалы, фамилия

ОПИСЬ N                                      Дата

дел   постоянного   хранения   (или

временного  (свыше  10 лет)  хране-

ния, дел по личному составу), сдан-

ных на хранение в архив  Правитель-

ства области за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

   (В опись включаются все дела  постоянного,  временного  (свыше 10 лет)

хранения, которые числятся по номенклатуре  дел. В случае отсутствия дел,

предусмотренных   номенклатурой,   составляется   справка   за   подписью

руководителя структурного подразделения.)

В данную опись внесено ______________________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N ______ по N ______ ,в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                  Подпись              Инициалы, фамилия

Дата

Сдал ___________________________ дел.

         (цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника подразделения                   Подпись      Инициалы, фамилия

Дата

Принял ______________________ дел.

        (цифрами и прописью)

Сотрудник архива

Правительства области                      Подпись      Инициалы, фамилия

Дата

Приложение N 17
к п. 19.5.6

Правительство

Кировской области

АКТ                                              УТВЕРЖДАЮ

________________ N ___________

     (дата)                                      Заместитель Председателя

г. Киров                                         Правительства области -

                                                 управляющий делами

о выделении к уничтожению                        Правительства области

документов, не подлежащих

дальнейшему хранению                             Подпись    Расшифровка

                                                            подписи

                                                 Дата

   На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности  организаций  с  указанием  сроков  хранения,  утвержденного

Федеральной  архивной  службой  России  6  октября  2000 года, отобраны к

уничтожению, как не имеющие  научно-исторической  ценности  и  утратившие

практическое значение, документы фонда N _____________________ .

                                            (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _____________________ единиц  хранения  за _________________ год.

       (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________ год(ы) утверждены, по

личному составу _________________________________________________________

согласованы с ЭПК _______________________________________________________

                           (наименование архивного учреждения)

(протокол от _____________ N ________ ).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов          Подпись              Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ______________ N ______

Документы в количестве _________________________________ единиц хранения,

                             (цифрами и прописью)

весом ________ кг сданы в _______________________________________________

                                   (наименование организации)

на переработку  по  приемо-сдаточной накладной от ___________ N _________

Наименование должности

работника, сдавшего

документы                   Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные

документы                   Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 18
к п. 21.2 Инструкции

Распоряжение Губернатора Кировской области
от 1 июня 2005 г. N 24
"Об использовании печатей Правительства области и администрации Правительства области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"

Утратило силу.

Информация об изменениях:

См. текст приложения