Приложение N 3. Регламент работы экспертно-проверочной комиссии в сфере архивного дела при министерстве культуры Кировской области

Приложение N 3

Утвержден
распоряжением
министерства культуры
Кировской области
от 28.01.2019 N 5

Регламент
работы экспертно-проверочной комиссии в сфере архивного дела при министерстве культуры Кировской области

1. Планирование работы ЭПК

Экспертно-проверочная комиссия в сфере архивного дела (далее - ЭПК, комиссия) при министерстве культуры Кировской области (далее - министерство культуры) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утверждённого министерством культуры Кировской области (далее - министерство культуры).

1.1. ЭПК организует работу на основе планов. Секретарь ЭПК по указанию председателя ЭПК организует работу по формированию плана ЭПК на полугодие. Заседания ЭПК планируются не реже одного раза в два месяца.

1.2. При разработке плана работы ЭПК на полугодие учитываются планы работы министерства культуры в сфере архивного дела, Кировского областного государственного бюджетного учреждения "Центральный государственный архив Кировской области" (далее - государственный архив).

1.3. Предложения в план работы ЭПК на полугодие предоставляются до первого июня и первого декабря текущего года секретарю ЭПК. Секретарь ЭПК до двадцатого июня и двадцатого декабря текущего года составляет проект плана работы ЭПК на очередное полугодие.

1.4. Проект плана работы ЭПК рассматривается и утверждается председателем ЭПК.

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК

2.1. Организация подготовки вопросов, предлагаемых к рассмотрению ЭПК, осуществляется секретарем, членами, экспертами ЭПК, а также специалистами отдела по делам архивов министерства культуры, ответственными за подготовку данных вопросов.

2.2. Ведение делопроизводства ЭПК возлагается на секретаря комиссии.

2.3. Секретарь ЭПК обеспечивает своевременное предоставление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, готовит документы к рассмотрению на заседании ЭПК, обеспечивает членов ЭПК материалами, подготовленными к рассмотрению на заседании ЭПК; по указанию председателя ЭПК приглашает на заседание ЭПК не входящих в состав ЭПК представителей государственного архива, направляет выписки из протоколов её членам и заинтересованным лицам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК.

В ходе подготовки вопроса специалисты отдела по делам архивов министерства культуры, эксперты и члены ЭПК, специалисты государственного архива и муниципальных архивов, заинтересованные организации должны предоставить секретарю ЭПК:

- рецензентов, экспертов, экспертных комиссий и сводные справки по вопросам, заявленным для рассмотрения ЭПК;

- заключения на описи дел, предоставляемые для рассмотрения ЭПК;

- справку от организации о причинах невключения предусмотренных номенклатурой дел в опись дел постоянного хранения (при отсутствии дел в описи);

- проект решения ЭПК по рассматриваемому вопросу.

Секретарь ЭПК организует:

- проверку правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

- передачу документов исполнителю в соответствии с указаниями председателя ЭПК;

- обеспечение членов ЭПК необходимым количеством экземпляров проектов документов, предполагаемых на рассмотрение ЭПК;

- передачу подготовленного комплекса документов председателю ЭПК.

2.4. Направляемые на рассмотрение ЭПК документы должны быть оформлены в соответствии с действующими "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", "Основными правилами работы архивов организаций", иметь требуемое секретарём ЭПК количество экземпляров и сопровождаться выписками из протоколов и решений экспертных комиссий государственного архива и муниципальных архивов, заинтересованных организаций, справками и другими необходимыми документами для рассмотрения данного вопроса. Документы, предоставляемые на рассмотрение ЭПК, подписываются руководителем соответствующей заинтересованной организации и руководителем экспертной службы.

2.5. Документы, предоставленные на рассмотрение ЭПК с нарушением правил, установленных настоящим Регламентом, к рассмотрению не принимаются. Ответственность за качество предоставленных ЭПК материалов возлагается на подготовивших их исполнителей.

2.6. При подготовке проекта документа несколькими исполнителями, ответственный исполнитель обеспечивает его согласование с соисполнителями и другими заинтересованными организациями до вынесения вопроса на рассмотрение ЭПК.

2.7. Документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, по указанию председателя ЭПК передаются исполнителям через секретаря ЭПК. Председатель ЭПК имеет право определять конкретных исполнителей, ответственных за подготовку данного вопроса на ЭПК.

2.8. Если решение ЭПК подлежит дальнейшему рассмотрению Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве), то необходимые приложения к нему готовятся согласно Перечню основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.

3. Подготовка и проведение заседания комиссии

3.1. Заседания ЭПК созываются в соответствии с планом работы ЭПК, а также по мере необходимости. Заседание считается правомочным, если на нём присутствует более половины состава ЭПК.

3.2. Документы на рассмотрение ЭПК предоставляются секретарю комиссии не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были предоставлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня в порядке исключения, только по согласованию с председателем ЭПК.

3.3. Председатель ЭПК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопросов на ЭПК.

3.4. Выступающие на ЭПК эксперты и члены комиссии, ответственные за подготовку вопросов, обязаны предоставить секретарю ЭПК текст выступления в письменном виде.

3.5. Проекты решений ЭПК обсуждаются на её заседании. Решения принимаются путём голосования по каждому рассматриваемому вопросу (документу) большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При равенстве голосов голос председателя ЭПК является решающим.

3.6. Решения ЭПК оформляются протоколом и вступают в силу на основании распоряжения министерства культуры Кировской области.

3.7. Заседания ЭПК протоколируются секретарем ЭПК. Особое мнение члена ЭПК отражается в протоколе и прилагается к нему в письменном виде.

Протокол заседания, решения комиссии по каждому вопросу, рассмотренному на заседании, а также документы к ним должны быть предоставлены для рассмотрения и утверждения председателю ЭПК в течение десяти календарных дней после заседания комиссии. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии.

3.8. Члены ЭПК или приглашенные на заседание эксперты имеют право ознакомиться с протоколом заседания ЭПК и иными документами по вопросам, в решении которых они приняли участие.

3.9. Решения ЭПК доводятся до сведения всех заинтересованных организаций и лиц.

4. Организация контроля и проверка исполнения решений

4.1. Вид контроля и сроки представления информации о выполнении решений ЭПК, как правило, отражаются в протоколе, а в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК.

4.2. Снятие решений ЭПК с контроля осуществляется председателем ЭПК после получения информации секретаря ЭПК или ответственного исполнителя об их исполнении.

4.3. Секретарь ЭПК организует учёт и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения поступивших документов.