Постановление Главы Администрации Пензенской области от 25 декабря 1995 г. N 780 "О Положении об архивном отделе Администрации Пензенской области" (утратило силу)

Постановление Главы Администрации Пензенской области
от 25 декабря 1995 г. N 780
"О Положении об архивном отделе Администрации Пензенской области"

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Пензенской области от 29 марта 2004 г. N 144-пП настоящее Постановление признано утратившим силу

Постановлением Губернатора Пензенской области от 29 июня 1999 г. N 115 настоящее Постановление признано утратившим силу

Постановляю:

Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Администрации Пензенской области.

Глава Администрации

А.Ф.Ковлягин

Положение об архивном отделе Администрации Пензенской области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Администрации Пензенской области <*> в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется областной Администрацией в целях руководства архивным делом в Пензенской области и входит вместе с подведомственными архивными учреждениями в систему Государственной архивной службы России.

(*) Далее - архивный отдел

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, иными решениями Федерального Собрания Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами Пензенской области, приказами, указаниями Государственной архивной службы России, настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему государственные архивы, архивные отделы городских, районных администраций и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.

Архивный отдел сотрудничает с отделениями Российского общества историков - архивистов, профессиональными союзами и другими общественными объединениями.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Пензенской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в Пензенской области, управление государственными архивами, обеспечение их функционирования.

2.3. Координация деятельности органов государственной власти и прокуратуры, государственных учреждений, организаций и предприятий Пензенской области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве; оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Пензенской области, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов в учреждениях, организациях и предприятиях - источниках комплектования госархивов области.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Пензенской области об Архивном фонде Пензенской области и архивах.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственных архивы Пензенской области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственных архивы, согласовывает списки учреждений - источников комплектования городских, районных архивов.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда Пензенской области, хранящихся в государственных, городских, районных и ведомственных архивах, государственных музеях, библиотеках, и представляет в установленном порядке сведения о них в Государственную архивную службу России.

3.3. Осуществляет отраслевое и межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений, архивных отделов городских, районных администраций.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение представительных и исполнительных органов власти Пензенской области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.

3.7. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и Пензенской области решает вопросы о передаче в пределах Пензенской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других республик, краев, областей Российской Федерации; согласовывает передачу документов из одного городского, районного архива в другой в пределах Пензенской области.

3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Пензенской области.

3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Пензенской области.

3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела в Пензенской области.

3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями, организациями и предприятиями Пензенской области инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных, городских и районных архивах.

3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Пензенской области по архивному делу, обеспечению сохранности и использованию документов в делопроизводстве.

3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Пензенской области.

3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории Пензенской области, выдаваемых Государственной архивной службой России, и осуществляет контроль за их собиранием.

3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Пензенской области за ее пределы.

3.19. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.20. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование.

3.21. Контролирует деятельность архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг.

3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета Пензенской области о расходах на содержание отдела и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.23. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность по отделу и Госархиву области.

3.24. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями республик, краев, областей России, государств - участников Содружества Независимых Государств, зарубежных стран.

3.25. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.26. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, организации строительства архивных зданий.

3.27. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.28. Организует повышение квалификации работников подведомственных архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений учреждений.

3.29. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.

3.30. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях.

3.31. Осуществляет по поручению Администрации Пензенской области другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Архивному отделу предоставляется право:

4.1. Получать от государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.

4.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица архивного отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

4.4. Делегировать свои полномочия в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений - непосредственно подчиненным архивному отделу государственным архивам.

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной и иной, установленной законодательным и другими правовыми актами Российской Федерации и Пензенской области, ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.8. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

4.9. Имущество, закрепленное за отделом, находится в оперативном управлении.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов.

5.2. Архивный отдел возглавляет заведующий, который назначается и освобождается от должности Главой Администрации Пензенской области.

Заведующий отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, распределяет обязанности между своим заместителем и другими работниками.

5.3. Заведующий архивным отделом:

5.3.1. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;

5.3.2. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов государственной власти приказы и инструкции;

5.3.3. Распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований;

5.3.4. Определяет структуру отдела, представляет на утверждение областной Администрации штатное расписание аппарата отдела, утверждает смету расходов в пределах, утвержденных на соответствующий период ассигнований;

5.3.5. Назначает и освобождает от должности своего заместителя, работников аппарата архивного отдела, директора Государственного архива Пензенской области, директора Кузнецкого городского архива с постоянным составом документов, согласовывает назначение заведующих архивными отделами городских, районных администраций, заместителей директора и заведующих отделами Государственного архива Пензенской области;

5.3.6. Утверждает положения об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела, о Госархиве Пензенской области, Кузнецком городском архиве с постоянным составом документов, о научном совете Госархива Пензенской области и его состав.

5.4. В архивном отделе образуется коллегия в составе заведующего отделом (председатель коллегии), его заместителя и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается Главой Администрации Пензенской области.

Коллегия архивного отдела является совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, заведующих архивными отделами городских, районных администраций, представителей государственных учреждений, организаций и предприятий.

Решения коллегии оформляются приказами заведующего архивным отделом.

5.5. При архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Пензенской области, отбором их на хранение в государственные, городские и районные архивы и экспертизой ценности документов.

5.6. Архивный отдел финансируется за счет областного бюджета.

5.7. Архивный отдел является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием.

5.8. Реорганизация архивного отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации Администрацией Пензенской области.