Приложение. Порядок организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Министерстве финансов Пензенской области (утратило силу)

Приложение
Утвержден
приказом
Министерства финансов
Пензенской области
от 8 мая 2007 г. N 31

Порядок
организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Министерстве финансов Пензенской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок устанавливает основные требования к работе с письменными и устными обращениями граждан, поступающими в Министерство финансов Пензенской области (далее - Министерство), и правила ведения делопроизводства по обращениям в Министерстве.

1.2. Для целей настоящего Порядка используются следующие основные термины:

а) обращение гражданина - направленное в Министерство или должностному лицу Министерства письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Министерство;

б) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности Министерства, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

в) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Министерства и их должностных лиц, либо критика деятельности Министерства и их должностных лиц;

г) жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

1.3. Организацию работы по рассмотрению обращений граждан и их приему, в том числе руководством Министерства, осуществляет специалист приемной Министра (далее - специалист Приемной).

1.4. Делопроизводство по работе с обращениями граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства специалистом Приемной и специалистами, занимающимися организацией работы по рассмотрению обращений граждан в отделах Министерства.

Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями граждан в Министерстве возлагается на специалиста Приемной и на начальников отделов.

1.5. Специалист Приемной своевременно направляет зарегистрированные обращения граждан для рассмотрения по принадлежности и осуществляет контроль за сроками исполнения обращений граждан.

2. Порядок приема и регистрации письменных обращений граждан

2.1. Министерство в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение заявлений и обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законодательством срок.

2.2. Все поступившие по почте в адрес Министерства письменные обращения граждан (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, передаются для регистрации в Приемную.

2.3. В Приемной:

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к тексту письма подкалывается конверт;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в канцелярию.

Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", вскрываются. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.

В случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в трех экземплярах: первый остается в Приемной, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю обращения.

2.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в Приемной. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы о принятом обращении.

Письменные обращения должностных лиц организаций, оформленные на бланке либо не на бланке, но имеющие исходящий номер, подписанные с указанием должности заявителя или заверенные печатью организации, также подлежат регистрации в Приемной.

Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан, передаются тому должностному лицу, которому они адресованы.

2.5. На обращении, поступившем в Приемную, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Министерство финансов Пензенской области. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.

2.6. Все письменные обращения граждан, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан в течение трех дней со дня поступления.

В журнале указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции, отмечаются социальное положение и льготная категория автора обращения.

Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ.

2.7. При поступлении в адрес Министерства повторных письменных обращений граждан специалистом Приемной в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

2.8. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Кол". Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два и общее количество.

При регистрации анонимного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Ан".

В случае если повторное обращение поступило в течение месяца, данному обращению присваивается регистрационный номер первого обращения с добавлением порядкового номера, представляемого через дробь.

2.9. После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольных карточек установленного образца.

На контрольно-регистрационной карточке повторного обращения, поступившего в приемную, в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Повторно".

На контрольно-регистрационной карточке обращения, поступившего в Приемную из аппарата Правительства Пензенской области и других органов государственной власти и содержащего поручение о рассмотрении обращения и информировании о результатах рассмотрения, в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Контроль".

2.10. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

3.1. Зарегистрированные в Приемной письменные обращения граждан (подлинники) вместе с приложениями (в случае, если повторные обращения - перепиской по предыдущим обращениям) и контрольно-регистрационными карточками в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются должностным лицам в соответствии с распределением обязанностей.

3.2. Должностные лица в течение трех дней рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей.

3.3. Поступившие в адрес Министерства обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в Приемной (если в резолюции не указан другой срок исполнения).

3.4. Обращения могут рассматриваться непосредственно руководством Министерства (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено должностному лицу или направлено иному органу.

Указание об исполнении обращения гражданина дается должностным лицом в форме резолюции, которая заносится в контрольно-регистрационную карточку.

Поручение должно содержать: фамилию, инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения.

Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

В случае, если в резолюции руководителя рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления, в течение 15 дней со дня поступления поручения.

Специалист Приемной в данном случае направляет в течение двух дней всем исполнителям необходимое количество копий обращений на рассмотрение либо для подготовки ответа заявителю в зависимости от содержания резолюции.

3.5. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа, и специалист Приемной.

3.6. В случае, если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции Министерства, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции Министра, заместителей Министра по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения и списывается "в Дело".

В случае, если должностному лицу (исполнителю) на рассмотрение направлено обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в его компетенцию, то в течение двух дней данное обращение возвращается специалисту Приемной для его переадресации.

3.7. Обращения граждан, ошибочно адресованные Министерству из других государственных органов, в течение двух дней возвращаются отправителю либо по согласованию с отправителем отправляются по принадлежности.

Сопроводительные письма о возврате адресанту ошибочно адресованных Министерству обращений граждан подписываются специалистом Приемной.

3.8. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.9. В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место, о чем делают отметку в контрольно-регистрационной карточке обращения.

3.10. При необходимости комиссионного рассмотрения обращения должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.

В случае необходимости рассмотрения обращений на совещании с представителями предприятий, учреждений и организаций должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, подготавливает совещание. По итогам совещания составляется протокол и направляется ответ заявителю.

3.11. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.13. В случае, если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.

3.14. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается.

Если анонимные письма содержат конкретную информацию, они направляются тем должностным лицам, в чью компетенцию входит решение вопроса, затронутого в письме.

3.15. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, либо обращение по содержанию лишено смысла, ответ на данное обращение не дается, и специалистом Приемной указанное обращение регистрируется и списывается "в Дело", о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.16. Если в обращении гражданина (в том числе без подписи) содержатся сведения о противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим#, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.17. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр или соответствующий заместитель Министра вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, направив заявителю уведомление о прекращении переписки по данному вопросу, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в адрес Министерства.

В случае повторного поступления обращения, по которому Министром или соответствующим заместителем Министра в соответствии с действующем# законодательством и настоящим Порядком уже принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, и заявителю направлено соответствующее уведомление, специалистом Приемной указанное обращение регистрируется и списывается "в Дело".

3.18. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в нем вопросов и гражданину, направившему обращение, направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом.

3.19. На письменные обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами и не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.) ответы не даются.

3.20. Обращения граждан с просьбами о приеме по личным вопросам к руководству Министерства рассматриваются как письменные обращения. Специалистом Приемной авторам направляются сообщения о записи на прием либо разъясняется порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.

3.21. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти или Правительства области, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения соответствующего органа, а срок рассмотрения письма, поступившего в Министерство, с разрешения Министра или заместителей Министра.

Продление сроков рассмотрения обращения может быть разрешено Министром или его заместителями на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

4. Порядок организации личного приема граждан, регистрации и рассмотрения устных обращений граждан

4.1. Предварительная запись на прием и организация приема граждан обеспечивается специалистом Приемной.

4.2. С гражданами, обратившимися по вопросу записи на прием, беседует специалист Приемной. Во время предварительного приема специалист Приемной вправе по договоренности направить заявителя на беседу соответствующему должностному лицу.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснения#, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.3. Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней).

4.4. Специалист Приемной после выяснения сути вопроса делает оценку предъявляемых документов (если они гражданином представляются) и по результатам их рассмотрения осуществляет запись на прием к Министру или заместителям Министра в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Содержание устного обращения заносится в контрольно-регистрационную карточку личного приема гражданина установленного образца с указанием фамилии, имени, отчества, адреса, социального положения заявителя и даты приема.

4.5. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в приемной материалов, касающихся данного заявителя.

4.6. Список записавшихся на личный прием и подготовленные материалы (в случае повторного обращения) специалистом Приемной передаются Министру или заместителям Министра для подготовки необходимой информации не позднее 10 часов в день, предшествующий дню приеме.

4.7. Прием граждан ведется в установленные часы и дни недели по графику, утвержденному Министром.

График приема граждан размещается у входа в Приемную, а также размещается в Интернет-сайте Министерства.

4.8. Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим прием. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право первоочередного приема, а также беременные женщины принимаются в первую очередь.

4.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

4.10. Во время личного приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок.

4.11. Руководство Министерства при рассмотрении обращений граждан может приглашать на прием начальников отделов или других специалистов Министерства, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения отделам Министерства, кроме отделов и должностных лиц, решения и действия (бездействия) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.

4.12. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.13. На приеме специалист Приемной ведет запись поручений личного приема Министра.

4.14. По окончании приема должностное лицо заполняет контрольно-регистрационную карточку, доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

4.15. Регистрация устного обращения заявителя осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан (Форма N 1) в течение трех дней со дня проведения приема граждан.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и заверен специалистом Приемной.

4.16. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера регистрации устного обращения по журналу, индекса отделов, которому данное обращение направлено для рассмотрения. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

4.17. После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением контрольно-регистрационной карточки установленного образца в двух экземплярах.

Первый экземпляр карточки заполняется для картотеки Приемной, второй приобщается к "Делу" в отделах для осуществления контроля за исполнением резолюций.

На контрольно-регистрационной карточке повторного обращения в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Повторно".

4.18. Регистрация поступивших в адрес Министерства устных обращений граждан осуществляется специалистом Приемной с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Обращение граждан в Министерство финансов Пензенской области".

4.19. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.

4.20. Зарегистрированные в Приемной устные обращения граждан (копии) вместе с сопроводительным письмом установленной формы и одним экземпляром контрольно-регистрационной карточки в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием, в течение трех дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.

Второй экземпляр контрольно-регистрационной карточки приобщается к "Делу" для осуществления контроля специалистом Приемной за исполнением резолюций.

4.21. Организация рассмотрения зарегистрированных устных обращений граждан, контроль за исполнением резолюций и своевременным рассмотрением обращений осуществляется специалистом Приемной.

4.22. Обратившемуся гражданину сообщается устно о том, куда направлено его обращение на рассмотрение. Об устном сообщении делается запись в учетной карточке письма: "С содержанием резолюции заявитель ознакомлен".

4.23. Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней, если иное не установлено в поручении.

4.24. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.25. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном настоящим Порядком и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.

4.26. Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).

4.27. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на начальников отделов Министерства, в компетенцию которых входят рассмотренные вопросы.

4.28. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на тридцать дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Решение о продлении срока рассмотрения устного обращения принимается должностным лицом, проводившем# прием, на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

5. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан, поступивших на Интернет-сайт Министерства финансов области

5.1. Работу Приемной Интернет-сайта Министерства организует отдел информационно-технического обеспечения.

5.2. Обращения граждан, поступившие в Интернет-сайт Министерства (раздел "Гостевая книга"), специалистом отдела информационно-технического обеспечения в течение трех дней со дня их поступления направляются для организации рассмотрения специалисту Приемной по установленной форме.

5.3. Обращения, поступившие в Приемную из отдела информационно-технического обеспечения, регистрируются в журнале регистрации обращений граждан, поступивших в Приемную Интернет-сайта Министерства (Форма N 2) в течение трех дней со дня поступления обращений.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, и заверен специалистом приемной.

5.4. Обращение, поступившее в Приемную Интернет-сайта Министерства, подлежит рассмотрению в установленном настоящим Порядком и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.

5.5. Поступившие на Интернет-сайт Министерства области обращения граждан рассматриваются в течение 15 дней со дня их регистрации в Приемной (если в резолюции не указан другой срок исполнения)

В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на пятнадцать дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен на основании служебной записки ответственного исполнителя.

5.6. Результаты рассмотрения обращений граждан, поступивших в Приемную Интернет-сайта, направляются исполнителями вместе с сопроводительным письмом на бумажном носителе специалисту Приемной и на электронном носителе для размещения их на сайте Министерства.

Специалист Приемной копии ответов на обращения граждан, поступивших на Интернет-сайт, вместе с сопроводительным письмом направляет для размещения их на сайте Министерства.

На обращения граждан, поступившие в Приемную Интернет-сайта, содержащие все необходимые реквизиты (Ф.И.О., почтовый адрес) ответы также направляются по почте.

6. Порядок регистрации и рассмотрения других видов обращений граждан

Устные обращения граждан, поступившие Министру в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, трудовыми коллективами, общественными организациями, принимаются и оформляются специалистом Приемной.

Устные обращения граждан, поступившие руководству Министерства при проведении "прямых линий" по телефону, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Порядком и действующим законодательством порядке рассмотрения устных обращений граждан.

Организация проведения "прямых линий" по телефону, осуществляется в установленном действующим законодательством порядке организации личного приема граждан.

Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Порядком и действующим законодательством порядке рассмотрения устных обращений граждан.

7. Требования к составлению ответов при рассмотрении обращений граждан

7.1. Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

7.2. При составлении ответа по рассмотрению обращения граждан необходимо соблюдать следующие требования:

- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;

- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов (абзацы нумеруются арабскими цифрами и начинаются подзаголовком, отражающим сущность поставленного вопроса);

- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки вскрытых недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;

- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;

- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные и нормативные акты.

7.3. В ответах на обращения граждан не допускается:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;

- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется) с сообщением об этом авторам письма.

7.4. В ответах по коллективным обращениям указывается кому именно из авторов дан ответ.

7.5. Ответы на обращения, поступившие в адрес Министра с пометкой "лично", подписывает Министр или лицо, на то уполномоченное Министром.

Ответы на иные обращения подписывает Министр, заместители Министра.

7.6. Ответы на поручения Губернатора Пензенской области, Правительства Пензенской области, федеральных органов государственной власти, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан подписывают Министр или соответствующий заместитель Министра.

7.7. Если в резолюции Министра, заместителя Министра поручение дано нескольким должностным лицам и указано подготовить проект ответа заявителю, то проект готовит то должностное лицо, которое указано первым.

При этом остальные соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию в форме служебной записки.

7.8. В случае если письменный ответ заявителю не требуется (разъяснено устно), "в Дело" вместе с обращением подшивается справка, в которой отражается суть устного ответа и обоснование того, что письменный ответ заявителю не требуется.

7.9. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.10. Ответы заявителям и в вышестоящие органы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве. В левом нижнем углу на копии ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

7.11. Текст ответа заявителю должен содержать исходящий номер, дату отправления, ссылку на регистрационный номер, дату поступления в Министерство.

7.12. Рассмотрение писем и устных обращений не может считаться законченным на основании справки или ответа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа с обращением гражданина прекращается если приняты необходимые меры, дан письменный либо устный ответ.

7.13. Письменные и устные обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля в установленном порядке.

7.14. При списании обращения "в Дело" должностное лицо, наложившее резолюцию, в правом верхнем углу на копии ответа заявителю делает надпись "в Дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.

Контроль за правильностью списания обращения "В дело" осуществляют специалист Приемной и ответственные работники в отделах.

7.15. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, в отделах формируются в отдельные дела установленной формы по мере их поступления. Документы в них располагаются в хронологическом порядке.

7.16. Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации письменного ответа заявителю или дата устного сообщения автору с изложением принятого решения.

7.17. Приложенные к обращению граждан подлинники документов, присланные гражданином, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

Подлинники обращений граждан, направленные на рассмотрение из вышестоящих органов государственной власти, возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.18. Исполненные обращения вместе со всеми материалами, оформленные в дела, хранятся в отделах.

8. Организация контроля за рассмотрением обращений граждан

8.1. Специалистом Приемной проверяется правильность оформления ответа и делается отметка о снятии обращений граждан с контроля в журнале регистрации с указанием результатов рассмотрения.

При невыполнении установленных требований к ответу специалист Приемной возвращает исполнителю ответ на доработку с указанием срока предоставления дополнительной информации.

8.2. Контроль за исполнением обращений граждан в Приемной ведется по регистрационно-контрольным карточкам.

Продление срока исполнения обращения, а также все движение контролируемого обращения (передача его от исполнителя к исполнителю), снятие обращения с контроля отмечается на регистрационно-контрольной карточке с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.

Если специалистом Приемной обращение снимается с контроля, то на экземпляре регистрационно-контрольной карточки, которая хранится в отделах, ставиться# подпись специалиста Приемной с указанием даты снятия с контроля.

На экземпляре регистрационно-контрольной карточки, которая хранится в Приемной, делается соответствующая отметка.

8.3. Специалист Приемной за 2-3 дня до истечения установленного срока напоминает заместителям Министра, начальникам отделов, ответственным за рассмотрение обращений.

8.4. В случае, если установленный срок ответа истек, специалист Приемной повторно напоминает о нарушении сроков рассмотрения обращения.

8.5. При отсутствии ответа после повторных напоминаний специалист Приемной докладывает об этом начальнику отдела кадров и руководству Министерства для принятия мер.

8.6. Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением руководства Министерства, ставятся на дополнительный контроль.

При этом указываются причины продления сроков контроля и направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока ответа об окончательном решении вопроса.

Специалист Приемной делает отметку о дополнительном контроле в регистрационно-контрольной карточке.

9. Анализ работы с обращениями граждан

9.1. Специалист Приемной ежемесячно делает анализ поступивших в адрес Министерства устных и письменных обращений граждан по характеру, содержанию обращений а также по социальному составу обратившихся, в результате анализа выявляет проблемы, волнующие население в данный период времени.

9.2. Начальники отделов ежеквартально анализируют и обобщают содержащиеся в поступивших обращениях граждан практические замечания, предложения, жалобы, замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, вызвавших обращения по тем или иным вопросам.

9.3. Отдел кадров обобщает и анализирует вопросы, поставленные в обращениях граждан, и ежеквартально готовит информацию для представления в Правительство области.

9.4. Итоги работы с обращениями граждан учитываются при премировании специалистов Министерства.

10. Формирование дел. Хранение документов

10.1. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Изъятие документов из дел не допускается. На выданное во временное пользование Дело заполняется карточка установленной формы.

10.2. По истечении срока хранения дел (два года с момента регистрации) документы постоянного хранения передаются по акту в архив.

К документам постоянного хранения относятся: дела по обращениям граждан и контрольно-регистрационные карточки.

10.3. Материалы обращений граждан хранятся в течение десяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Форма N 1

Журнал регистрации письменных обращений граждан

N п/п	Дата регист- рации обраще- ния	Ф.И.О. гражданина, адрес местожитель- ства	Корреспон- дент (в случае, если обращение направлено на рассмотре- ние из др. организа- ции), дата и номер входящего документа	Форма обраще- ния (лич- ное, индиви- дуаль- ное, коллек- тивное, аноним- ное)	Вид обра- щения (пред- ложе- ние, заяв- ление, жало- ба)	Харак- тер вопроса	Коли- чество листов основ- ного доку- мента с прило- жения- ми	Реги- стра- цион- ный номер	Ответ- ствен- ный испол- нитель	Срок испол- нения	Результат рассмотре- ния (отклоне- но, рассмотре- но, удовлетво- рено)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Форма N 2

Журнал регистрации обращений граждан,
поступивших на Интернет-сайт Министерства финансов Пензенской области

N п/п	Дата и номер входяще- го докумен- та	Дата регист- рации обраще- ния	Сведения о гражданине (Ф.И.О. гражданина, адрес e-mail)	Форма обраще- ния (личное, индиви- дуаль- ное, коллек- тивное)	Вид обраще- ния (пред- ложе- ние, заявле- ние, жалоба)	Харак- тер вопроса	Реги- стра- цион- ный номер	Ответ- ствен- ный испол- нитель	Срок испол- нения	Результат рассмотрения (отклонено, рассмотрено, удовлетворе- но)	Дата и номер исхо- дящего доку- мента
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12