Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение Главы администрации г. Пензы от 25 марта 2009 г. N 81р "О введении новой редакции Инструкции по делопроизводству в администрации города Пензы" (с изменениями и дополнениями)
Распоряжение Главы администрации г. Пензы от 25 марта 2009 г. N 81р
"О введении новой редакции Инструкции по делопроизводству в администрации города Пензы"
С изменениями и дополнениями от:
7 мая, 22 декабря 2009 г., 17 марта, 27 апреля 2010 г., 18 марта, 4 апреля 2011 г., 6 февраля, 16 ноября 2012 г., 9 декабря 2013 г., 14 октября 2014 г., 18 мая 2015 г., 2 марта, 26 августа, 25 октября, 26 декабря 2016 г., 16 августа, 2 ноября 2017 г.
Внесено: А.В. Макаровым - заместителем главы администрации
В целях приведения муниципальных правовых актов администрации города по вопросам делопроизводства в соответствие с действующим законодательством:
1. Утвердить и ввести в действие новую редакцию Инструкции по делопроизводству в администрации города Пензы (прилагается) - далее Инструкцию.
2. Руководителям структурных подразделений администрации города Пензы принять к исполнению и организовать работу с документами во вверенных подразделениях в соответствии с положениями Инструкции.
3. Руководителям иных органов местного самоуправления принять положения Инструкции:
- к сведению - при организации делопроизводства во вверенных организациях и подведомственных предприятиях и учреждениях;
- к исполнению - при подготовке документов за подписью главы администрации города Пензы и его заместителей.
4. Признать утратившими силу:
4.1. распоряжение главы администрации города от 14.02.2006 г. N 33р "О введении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации г. Пензы";
4.2. распоряжение главы администрации города от 29.12.2006 г. N 443р "О внесении изменений в распоряжение главы администрации города от 14.02.2006 г. N 33р";
4.3. пункт 3 распоряжения главы администрации города от 31.10.2007 г. N 450р "О назначении ответственных за направление в прокуратуру Ленинского района г. Пензы проектов и копий правовых актов администрации города".
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р пункт 5 настоящего распоряжения изложен в новой редакции
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации города Пензы А.В. Макарова.
|
И.о. главы администрации города |
Р.Б. Чернов |
Утверждена
распоряжением
Главы администрации г. Пензы
от 25 марта 2009 г. N 81р
Инструкция
по делопроизводству в администрации города Пензы
С изменениями и дополнениями от:
7 мая, 22 декабря 2009 г., 17 марта, 27 апреля 2010 г., 18 марта, 4 апреля 2011 г., 6 февраля, 16 ноября 2012 г., 9 декабря 2013 г., 14 октября 2014 г., 18 мая 2015 г., 2 марта, 26 августа, 25 октября, 26 декабря 2016 г., 16 августа, 2 ноября 2017 г.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в администрации г. Пензы в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение N 1).
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
Информация об изменениях:
Пункт 1.3 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации осуществляется отделом делопроизводства и технического обеспечения.
1.4. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р в пункт 1.5 настоящей Инструкции внесены изменения
1.5. С содержанием постановлений, распоряжений, приказов администрации, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения первого заместителя главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации.
1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, по указанию руководителя подразделения, сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, при увольнении или переходе на работу в другое подразделение - сдать все числящиеся за ними документы.
Информация об изменениях:
Пункт 1.7 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
1.7. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в отдел делопроизводства и технического обеспечения. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется первый заместитель главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации.
1.8. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Информация об изменениях:
Пункт 1.9 изменен с 25 октября 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации (разъяснения, комментарии и т.п.), документов осуществляется работниками информационно-аналитического отдела с разрешения руководства администрации города либо сотрудником администрации города, уполномоченным на то устным распоряжением главы администрации или курирующим заместителем главы администрации города.
1.10. С настоящей Инструкцией сотрудники подразделений знакомятся под роспись.
1.11. Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.
Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах уполномоченными на то лицами.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию корреспонденции производятся следующими регистраторами:
Информация об изменениях:
Пункт 2.1.1 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
2.1.1. канцелярией отдела делопроизводства и технического обеспечения - писем вышестоящих и контролирующих органов, прочих организаций, обращений (писем) юридических лиц;
2.1.2. приемной граждан отдела организационно-контрольной работы - обращений граждан;
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р подпункт 2.1.3 пункта 2.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
2.1.3. сектором по контролю за прохождением документов - заявлений, обращений юридических лиц и граждан по земельным и градостроительным вопросам, в том числе на предоставление муниципальных услуг (исполнения функций) в соответствии с Регламентами предоставления муниципальных услуг (исполнения муниципальных функций);
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р подпункт 2.1.4 пункта 2.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
2.1.4. структурными подразделениями - заявлений на предоставление муниципальных услуг в соответствии с Регламентами предоставления услуг.
2.2. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции регистратором проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
2.3. Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: первый остается в администрации, второй направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить, адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 16 ноября 2012 г. N 323р в пункт 2.4 настоящей Инструкции внесены изменения
2.4. Поступившие в канцелярию документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые, которые учитываются в специальном журнале. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 2. Распределение регистрируемой поступившей корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации и нумеруется согласно приложению N 3. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
Корреспонденция, поступившая до 14-00 передается по назначению в день ее поступления, после 14-00 - на следующий день. Корреспонденция, требующая срочного исполнения, передается по назначению незамедлительно.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р в пункт 2.5 настоящей Инструкции внесены изменения
2.5. В правой нижней части первого листа полученного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца с указанием даты поступления, индекса и порядкового номера документа.
Регистрация поступившего документа производится на компьютере по специальной программе в системе "Lotus", которая отслеживает внесение резолюций, постановку на контроль, прохождение по исполнителям, снятие с контроля, списание исполненного документа в дело.
При этом в электронном виде заполняется регистрационно-контрольная карточка в которую вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, сведения о корреспонденте, краткое содержание, а также, входящий номер и дата, резолюция руководства, сведения об исполнителе, которому направляется документ.
Регистрационно-контрольная карточка вместе с документом представляется для рассмотрения и внесения резолюции главе администрации города, его заместителям в соответствии с распределением их обязанностей, после чего в системе электронного документооборота поступает непосредственно в структурные подразделения, отвечающие за исполнение документа.
2.6. Поручения главы администрации города и его заместителей, регистрируются секретарями в соответствующей приемной.
3. Организация работы с документами в подразделениях
3.1. Прием и учет поступившей в структурное подразделение служебной корреспонденции осуществляется работниками, уполномоченными на то руководителем структурного подразделения.
Прием подлежащих регистрации документов без таковой непосредственно в подразделениях запрещается.
Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются в журналах или учетных карточках.
Обрабатывается корреспонденция с учетом степени срочности ее исполнения или доставки.
3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через регистратора при наличии согласующей резолюции руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом регистратором производится переадресация документа с обязательной отметкой в базе данных.
3.3. Руководители подразделений организуют рассмотрение поступивших к ним документов, осуществляют контроль за работой по их исполнению.
Рассмотрение документов, их распределение по непосредственным исполнителям производится руководителем подразделения, как правило, в день их поступления.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке, характере и сроке исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Поступившие в подразделение документы с поручением главы администрации города рассматриваются их руководителями незамедлительно.
3.4. В ходе работы с документами, поступившими в подразделение и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки.
3.5. Руководители подразделений с учетом важности содержащихся в документах вопросов организуют подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения главе администрации или его заместителям.
3.6. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя подразделения ведется в журнале регистрации исходящих документов непосредственно в подразделении.
Работник, на которого возложено исполнение обязанностей ведения делопроизводства в подразделении, не реже одного раза в неделю составляет сводку о ходе исполнения документов, которую докладывает руководителю подразделения.
Информация об изменениях:
Пункт 3.7 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
3.7. Исполненный документ со всеми соответствующими материалами возвращается регистратору.
Исполненные документы со всеми приложенными к ним материалами хранятся у регистратора за текущий и предыдущий год, а затем сдаются в текущий архив отдела делопроизводства и технического обеспечения, администрации, а по истечении 5 лет (в соответствии с номенклатурой дел), уничтожаются в установленном порядке по акту (образец в приложении N 10).
4. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений администрации города
4.1. Глава администрации города Пензы в пределах своих полномочий подписывает постановления и распоряжения администрации города.
4.2. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений администрации производятся в соответствии с прилагаемыми правилами (приложение N 4).
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 4 апреля 2011 г. N 92р в пункт 4.3 настоящей Инструкции внесены изменения
4.3. Проекты постановлений (распоряжений) администрации вносятся заместителями главы администрации города.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р пункт 4.4 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.4. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений (распоряжений) администрации, их согласование возлагается на руководителя и специалистов структурных подразделений администрации города, иных органов местного самоуправления и организаций, разработавших проекты муниципальных правовых актов.
4.5. Если постановления (распоряжения) администрации принимаются на основании нормативных правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Пензенской области, Губернатора и Правительства Пензенской области, Пензенской городской Думы, то в тексте необходима ссылка на них.
4.6. В проектах постановлений и распоряжений администрации употребляются полные официальные наименования органов и организаций.
4.7. Постановления и распоряжения администрации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
4.8. Проекты постановлений и распоряжений предварительно рассматриваются представителями всех заинтересованных учреждений и организаций, исполнителями, а также лицами, на которых возлагается контроль за исполнением документов.
4.9. Оформленные на бланке проекты постановлений и распоряжений администрации подлежат согласованию, которое оформляется визой на листе согласования установленной формы (приложение N 4 - образец).
Информация об изменениях:
Пункт 4.10 изменен с 2 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 2 ноября 2017 г. N 259р
4.10. Проекты постановлений (распоряжений) администрации в обязательном порядке должны визироваться с указанием даты согласования документа и в указанной последовательности:
- исполнителем документа (в том числе - каждый лист проекта, включая приложения);
- руководителями структурных подразделений администрации, иных органов местного самоуправления (или лицами, их замещающими), руководителями других заинтересованных органов и организаций, которые подготавливали проект, а также к сферам ведения которых относятся затрагиваемые проектом вопросы;
- заместителями главы администрации, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы;
- правовым управлением администрации города (в том числе - каждый лист проекта, включая приложения);
- отделом делопроизводства и технического обеспечения;
- первым заместителем главы администрации по организации деятельности администрации.
В случае если проект постановления (распоряжения) предусматривает расходы за счет средств бюджета города, в листе согласования указывается начальник финансового управления города Пензы.
Не требуют визирования правовым управлением проекты постановлений администрации города о награждении и распоряжений администрации города о командировании работников, полномочия работодателя в отношении которых осуществляет глава администрации города, а также проекты постановлений и распоряжений администрации города, которые готовит управление муниципального имущества.
Правовую экспертизу муниципальных правовых актов, проекты которых готовит управление муниципального имущества, проводит юридическая служба указанного подразделения.
Информация об изменениях:
Пункт 4.11 изменен с 26 декабря 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 декабря 2016 г. N 337р
4.11. Срок согласования по проектам муниципальных правовых актов не должен превышать двух рабочих дней (для правового управления - семи рабочих дней).
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р в пункт 4.12 настоящей Инструкции внесены изменения
4.12. В случае если проект постановления (распоряжения) требует заключения специалистов, он направляется в соответствующие органы для дачи заключения с согласия заместителя главы администрации, курирующего данный вопрос.
Ответственность за предоставление проектов нормативных правовых актов на антикоррупционную экспертизу в правовое управление администрации города несет подразделение - разработчик данного проекта.
Проекты нормативных правовых актов администрации города подлежат антикоррупционной экспертизе в правовом управлении администрации города.
Правовая и антикоррупционная экспертизы проводятся в срок, установленный пунктом 4.11 настоящей инструкции.
При проведении антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов администрации города специалисты правового управления администрации города руководствуются постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".
Результаты проведения антикоррупционной экспертизы оформляются заключением правового управления, которое прикладывается к проекту, о чем делается отметка в листе согласования.
Специалист, осуществляющий правовую и антикоррупционную экспертизу проектов муниципальных правовых актов, несет персональную ответственность за соблюдение сроков проведения и качество правовой и антикоррупционной экспертизы.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р пункт 4.13 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
4.13. Документы (программы, положения, планы и пр.), которые утверждаются постановлением (распоряжением) администрации города, в обязательном порядке прилагаются к нему, о чем в тексте постановления (распоряжения) делается ссылка.
4.14. При наличии у лица, визирующего проект постановления (распоряжения) администрации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту документа, как правило, излагается на оборотной стороне листа согласования или отдельно и прилагается к проекту постановления (распоряжения).
По проектам постановлений (распоряжений) администрации, внесенным с разногласиями, подготавливаются предложения для их рассмотрения заместителем главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей). В целях подготовки таких предложений руководитель подразделения-исполнителя может созвать совещание с участием представителей заинтересованных органов исполнительной власти и организаций, уполномоченных принимать решения.
4.15. Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).
4.16. Исключен.
Информация об изменениях:
См. текст пункта 4.16
Информация об изменениях:
Пункт 4.17 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
4.17. Подготовленные проекты постановлений и распоряжений с приложениями, листом согласования и антикоррупционным заключением (при его наличии) передаются исполнителем на визу заместителю начальника отдела делопроизводства и технического обеспечения (для проверки правильности оформления, орфографии), после чего сдаются в протокольную часть отдела делопроизводства и технического обеспечения на бумажном носителе и в электронном виде. Ответственность за соответствие электронной версии постановления (распоряжения) бумажному носителю, подписанному главой администрации города, возлагается на его разработчика (исполнителя).
Протокольная часть:
- представляет проекты первому заместителю главы администрации по организации деятельности администрации, который визирует их, подписывает приложения и возвращает в протокольную часть;
- представляет проекты на подпись главе администрации города.
Проекты постановлений (распоряжений), требующие срочного принятия, лично докладываются главе администрации города его заместителем по курируемым направлениям.
4.18. Проекты постановлений (распоряжений), внесенные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются в установленном порядке на доработку в готовившее их подразделение.
4.19. Подписанные постановления и распоряжения администрации города передаются в протокольную часть администрации для их регистрации и выпуска.
Постановления и распоряжения регистрируются раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений добавляется буква "р".
Информация об изменениях:
Пункт 4.20 изменен с 16 августа 2017 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 16 августа 2017 г. N 197р
4.20. Копии муниципальных правовых актов администрации города на бумажном носителе, заверенные печатью "Протокольная часть", либо в электронном виде направляются протокольной частью отдела делопроизводства и технического обеспечения администрации города адресатам в соответствии с указателем рассылки в листе согласования либо реестром рассылки, подписанным исполнителем (разработчиком), в том числе и для официального опубликования в средствах массовой информации и размещения на официальном сайте администрации города. Копии постановлений и распоряжений, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются тем органам и организациям, которым рассылались ранее принятые документы, или их правопреемникам. Досылка копий постановлений (распоряжений) администрации осуществляется по заявке подразделения-разработчика или по указанию руководства администрации, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.
При наличии в постановлении (распоряжении) указания об опубликовании протокольная часть направляет их копии в бумажном и электронном виде для размещения в информационно-справочных системах.
Руководитель структурного подразделения администрации города Пензы, иного органа местного самоуправления города Пензы - разработчика муниципального нормативного правового акта администрации города Пензы в течение 3-х рабочих дней со дня его принятия обеспечивает направление в Правовое управление администрации города Пензы данного акта в электронном виде в формате Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel с указанием даты и номера регистрации для включения в регистр МНПА.
Ответственность за соответствие электронной версии принятому муниципальному нормативному правовому акту, подлежащему включению в регистр МНПА, несет разработчик данного акта.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 27 апреля 2010 г. N 126р в пункт 4.21 настоящей Инструкции внесены изменения
4.21. С подлинниками постановлений и распоряжений разрешается знакомить ответственных работников администрации города, а также руководителей подразделений, иных органов местного самоуправления в протокольной части администрации.
Выносить подлинники муниципальных актов администрации города из здания администрации города запрещается, кроме случаев, предусмотренных законодательством, а именно:
- при изъятии правоохранительными органами при наличии соответствующего постановления;
- для предоставление# суду в качестве доказательства.
При предоставлении суду подлинников муниципальных актов и иных документов администрации города они выдаются на руки работнику администрации города, представляющему ее интересы в судебном заседании.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р раздел 5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
5. Подготовка проектов решений Пензенской городской Думы
5.1. Разработка проектов решений Пензенской городской Думы осуществляется структурными подразделениями администрации города, иных органов местного самоуправления и организаций по поручению главы администрации города либо заместителя главы администрации города в соответствии с нормативными правовыми актами Пензенской городской Думы.
5.2. Ответственность за качество подготовки вносимых проектов решений и сопроводительных материалов, а также согласование этих документов возлагается на руководителей и специалистов структурных подразделений администрации города, иных органов местного самоуправления и организаций, осуществляющих их подготовку.
6. Подготовка материалов к заседаниям коллегии администрации города
6.1. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний коллегии, вносятся соответствующими структурными подразделениями администрации, иными органами местного самоуправлениями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом. Подразделение, ответственное за проработку вопроса для рассмотрения на заседании, осуществляет экспертизу представленных материалов, готовит для председательствующего справку объемом не более 5 страниц, проект решения коллегии. В справке должно быть изложено краткое содержание вопроса, приведены необходимые расчеты, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации. Справка визируется исполнителем и руководителем подразделения, ответственными за подготовку вопроса, и заместителем главы администрации, в ведении которого находится указанный вопрос. Проект решения коллегии визируется на листе согласования.
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
6.3. Проект повестки дня очередного заседания коллегии и соответствующие материалы рассылаются участникам заседания не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания протокольной частью администрации.
6.4. По вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, оформляются решения, которые носят рекомендательный характер.
6.5. Если проекты решений коллегий и другие документы после обсуждения на заседании требуют значительной дополнительной доработки, то они после заседания коллегии возвращаются лицам, готовившим проект документа, которые в течение 5-ти дней вносят необходимые поправки, дополнения, изменения, повторно согласовывают и передают их в протокольную часть.
6.6. Принятые на заседаниях коллегии решения, надлежаще оформленные и подписанные, доводятся до исполнителей протокольной частью в виде заверенных копий
6.7 Заседания коллегии протоколируются протокольной частью администрации. Оформленные в установленном порядке протоколы заседания коллегии подписываются председательствующим на заседании в 7-дневный срок.
6.8. Протоколам заседаний коллегии присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.
6.9. Протоколы заседаний коллегии выпускаются протокольной частью администрации.
6.10. Один экземпляр протокола, заверенный печатью, в 15-ти дневный срок высылается в Правительство Пензенской области.
6.11. Подлинники материалов к заседаниям и протоколов заседаний коллегии, подписанные председательствовавшим на заседании, и указатели рассылки к ним сдаются на хранение в протокольную часть через 10 дней после их выпуска.
6.12. Если реализация решений коллегии требует принятия постановлений или распоряжений администрации, то они оформляются по правилам, изложенным в разделе 4 настоящей Инструкции.
7. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых главой администрации города или его заместителями (протоколов)
7.1. Организация совещаний, проводимых главой администрации города или его заместителями, возлагается на соответствующие структурные подразделения администрации.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 14 октября 2014 г. N 277р пункт 7.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
7.2. К совещанию, проводимому главой администрации города, готовится проект итогового документа с конкретными предложениями по решению обсуждаемых вопросов. Организация подготовки совещания и итогового документа (в виде проекта муниципального правового акта, протокола, служебной записки и пр.) возлагается на заместителя главы администрации города, курирующего обсуждаемые вопросы.
Итоговый документ совещания, оформленный в виде протокола, визируется руководителем готовившего его подразделения, заместителем главы администрации города, ответственного за подготовку совещания.
7.3. Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения.
7.4. Протокол регистрируется и выпускается соответствующим подразделением, где ему присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
7.5. К протоколу совещаний прилагается указатель рассылки, подписанный начальником подразделения, ответственного за подготовку совещания. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
Информация об изменениях:
Пункт 7.6 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
7.6. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания, который на первом листе каждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего передает копии протокола с указателем рассылки в отдел делопроизводства и технического обеспечения для его рассылки исполнителям. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри администрации, указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым они направляются. После отправки копий протоколов адресатам указатель рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, возвращается в подразделение, готовившее совещание. Подлинник протокола и указатель рассылки помещаются в дело.
7.7. Протоколы планерок, проводимых главой администрации, выпускаются и контролируются отделом организационно-контрольной работы.
7.8. Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых в администрации комиссий (советов, рабочих групп), а также оформление их результатов (протоколов) возлагается на ответственного секретаря комиссии (совета, рабочей группы) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем, который присваивает протоколу очередной порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.
8. Подготовка и оформление проектов приказов заместителей главы администрации города
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 18 мая 2015 г. N 184р в пункт 8.1 настоящей Инструкции внесены изменения
8.1. Приказы первого заместителя (заместителей) главы администрации (далее именуются - приказы) оформляются аналогично постановлениям (распоряжениям) администрации города на бланках должностных лиц (образцы даны в приложении N 6):
- Заместителя главы администрации города Пензы по земельным и градостроительным вопросам;
- Первого заместителя главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации;
- Заместителя главы администрации города Пензы по городскому хозяйству.
Приказы заместителя главы администрации по земельным и градостроительным вопросам о проведении проверок, попадающих под действие Федерального Закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", оформляются на типовых бланках по форме, утвержденной указанным законом.
Приказы по кадровым вопросам первого заместителя главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации о приеме на работу, увольнении, переводе на другую работу, направлении в командировку и предоставлении отпуска работникам, занимающим главные, ведущие, старшие и младшие должности муниципальной службы, лицам, замещающим должности, не являющиеся должностями муниципальной службы, и рабочим оформляются на унифицированных бланках по формам, установленным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
8.2. Ответственность за подготовку проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят и готовят проекты приказов.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р в пункт 8.3 настоящей Инструкции внесены изменения
8.3. Проекты приказов визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, правовым управлением, а также, в необходимых случаях: заместителем главы администрации города, руководителем иного органа местного самоуправления, руководителями подразделений, чьи интересы затрагиваются в приказе. Визы проставляются на листе согласования, аналогичном листу согласования к постановлению администрации города.
Визирование приказов первого заместителя главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации допускается на оборотной стороне последнего листа приказа без заполнения листа согласования.
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 18 мая 2015 г. N 184р в пункт 8.5 настоящей Инструкции внесены изменения
8.5. Подписанные приказы направляются для регистрации и выпуска:
- заместителя главы администрации города по земельным и градостроительным вопросам и заместителя главы администрации города по городскому хозяйству - в протокольную часть;
- первого заместителя главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации - в отдел муниципальной службы и кадров;
для их оформления и выпуска.
8.6. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года.
В отделе муниципальной службы и кадров приказы долговременного срока хранения (с индексом "К") регистрируются отдельно от приказов оперативного характера.
Информация об изменениях:
Пункт 8.7 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
8.7. Копии приказов заместителя главы администрации города Пензы по земельным и градостроительным вопросам, заместителя главы администрации города Пензы по городскому хозяйству заверяются печатью "Протокольная часть" и направляются протокольной частью отдела делопроизводства и технического обеспечения администрации города адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями.
Копии приказов первого заместителя главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации заверяются печатью "Отдел муниципальной службы и кадров".
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 6 февраля 2012 г. N 18р раздел 9 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
9. Порядок работы с обращениями граждан
9.1. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения обращений граждан осуществляется приемной граждан отдела организационно-контрольной работы в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями) и муниципальными правовыми актами, принятыми по данному вопросу.
10. Организация контроля и проверки исполнения
10.1. В администрации города Пензы контролю подлежат:
10.1.1. нормативные правовые и организационно-распорядительные акты органов государственной власти Российской Федерации и Пензенской области, содержащие прямые поручения органам местного самоуправления г. Пензы;
10.1.2. решения Пензенской городской Думы;
10.1.3. постановления и распоряжения администрации города;
10.1.4. приказы первого заместителя и заместителей главы администрации города;
10.1.5. решения коллегии администрации города Пензы;
10.1.6. поручения главы администрации города и его заместителей (в том числе, внесенные в протоколы совещаний, планерок);
10.1.7. запросы, поручения и обращения юридических лиц, а также обращения граждан;
10.2. Система контроля в администрации города Пензы и иных органах местного самоуправления направлена на своевременное исполнение документов, указанных в пункте 10.1.
10.3. Ответственность за своевременное их исполнение несут:
10.3.1. заместители главы администрации города в соответствии с установленным распределением обязанностей;
10.3.2. В структурных подразделениях администрации города и иных органах местного самоуправления - их руководители.
10.4. В общую систему контроля также входят:
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р в подпункт 10.4.1 пункта 10.4 настоящей Инструкции внесены изменения
10.4.1. отдел организационно-контрольной работы, который контролирует исполнение решений Пензенской городской Думы, коллегии администрации города, соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан и исполнение принятых по ним решений, а также сроки исполнения постановлений, распоряжений администрации, поставленных на контроль главой администрации города или первым заместителем главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации; поручений главы администрации, данных им при проведении еженедельных планерных совещаний с руководителями подразделений администрации и иных органов местного самоуправления города Пензы, а также своевременное представление информации об исполнении поручений из протоколов совещаний у Губернатора Пензенской области и Председателя Правительства Пензенской области.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р в подпункт 10.4.2 пункта 10.4 настоящей Инструкции внесены изменения
10.4.2. отдел муниципальной службы и кадров, осуществляющий контроль исполнения приказов первого заместителя главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации;
Информация об изменениях:
Пункт 10.4.3 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
10.4.3. отдел делопроизводства и технического обеспечения, осуществляющий контроль сроков исполнения поступающих в администрацию документов вышестоящих и контролирующих органов, писем (обращений) юридических лиц;
Информация об изменениях:
Пункт 10.4.4 изменен с 25 октября 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
10.4.4. отдел обеспечения деятельности главы администрации города, который контролирует исполнение поручений главы администрации;
10.4.5. секретари первого заместителя и заместителей главы администрации города, контролирующие сроки исполнения отдельных поручений заместителей главы администрации, а также резолюций на письмах (запросах) вышестоящих и контролирующих органов, других юридических лиц и обращениях граждан;
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р в пункт 10.4.6 настоящей Инструкции внесены изменения
10.4.6. сектор по контролю за прохождением документов, осуществляющий контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений граждан, юридических лиц по земельным вопросам и подготовки документов по данным заявлениям.
10.5. Сроки исполнения документов:
10.5.1. Руководители структурных подразделений администрации города и иных органов местного самоуправления осуществляют контроль исполнения документов согласно указанным в них срокам.
10.5.2. Сроки исполнения контролируемых документов определяются в тексте документов, либо в резолюции главы администрации города и его заместителей.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 18 мая 2015 г. N 184р пункт 10.5.3 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
10.5.3. Документы, по которым сроки исполнения не указаны, исполняются, как правило, в 30-ти дневный срок, если иное не установлено действующим законодательством.
10.5.4. Поручения главы администрации города исполняются согласно указанному в них сроку, с пометкой "срочно" - в 3-х дневный срок, с пометкой "зайдите" - в течение 10 дней.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 6 февраля 2012 г. N 18р пункт 10.5.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
10.5.5. Обращения граждан рассматриваются в 30-ти дневный срок, если иное не предусмотрено Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями).
10.5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших из вышестоящих органов и другой входящей корреспонденции - с даты их регистрации;
10.5.7. Срок исполнения документа может быть продлен только установившим его руководителем (автором запроса) на основании аргументированных предложений исполнителя.
Продление срока исполнения оформляется не менее чем за 2 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения, в противном случае документ считается не исполненным в срок.
10.6. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то лицо, указанное первым или обозначенное словом "созыв" ("сбор"), является головным исполнителем документа, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю информацию для обобщения (в том числе и в электронном виде) в течение первой половины срока, отведенного для исполнения документа. При необходимости головной исполнитель создает рабочие группы и проводит согласительные совещания для полноценного исполнения документа.
11. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р в пункт 11.1 настоящей Инструкции внесены изменения
11.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с прилагаемыми правилами (приложение N 1) и печатаются на бланках установленной формы. Письма на бланках "Глава администрации города Пензы" подписываются главой администрации города. Письма на бланках "Администрация города Пензы" подписываются его заместителями. Письма на бланках структурных подразделений администрации города подписываются руководителями подразделений. Телеграммы подписываются главой администрации города, его заместителями.
Запросы о предоставлении сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним, оформляются на бланках Администрации города Пензы в соответствии с приказом Минэкономразвития РФ от 14.05.2010 N 180 (ред. от 22.10.2010).
Ответы на парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, запросы Общественной палаты Российской Федерации, Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском Федеральном округе, Общественной палаты Пензенской области, Главного федерального инспектора по Пензенской области, Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Пензенской области, Законодательного собрания Пензенской области, запросы депутатов Законодательного Собрания Пензенской области, Главы города Пензы, депутатов Пензенской городской Думы; ответы на поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, председателей Конституционного Суда и Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, Губернатора Пензенской области, Председателя Правительства Пензенской области; ответы на представления, протесты, постановления, предостережения прокурора или его заместителя подписываются должностным лицом, которому направлены запросы, обращения и вышеперечисленные акты прокурорского реагирования, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
Ответы на требования прокурора или его заместителя, на обращения и запросы иных органов публичной власти, организаций и (или) их должностных лиц подписываются уполномоченным должностным лицом в соответствии с распределением обязанностей.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2 изменен с 25 октября 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
11.2. Проекты исходящих писем оформляются в двух экземплярах, телеграмм - в одном. Второй экземпляр исходящего документа визируется исполнителем и курирующим заместителем (в случае подписания письма или телеграммы главой администрации города) на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. К проектам писем и телеграмм прилагаются материалы, на основании которых они подготовлены.
Ответы на акты прокурорского реагирования визируются правовым управлением.
11.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
11.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.
Информация об изменениях:
Пункт 11.5 изменен с 25 октября 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
11.5. После подписания руководителем двух экземпляров письма или телеграммы исходящий документ передается исполнителем в канцелярию отдела делопроизводства и технического обеспечения для регистрации и отправки. Письма, подписанные руководителями подразделений, регистрируются в этих подразделениях. В структурных подразделениях также регистрируются запросы и ответы в рамках межведомственного информационного взаимодействия при предоставлении муниципальных и государственных услуг.
Информация об изменениях:
Пункт 11.6 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
11.6. Прием документов для отправки адресатам осуществляется канцелярией отдела делопроизводства и технического обеспечения ежедневно, в рабочие дни. Исходящие служебные документы, требующие оперативной доставки адресату в тот же день, должны быть представлены в канцелярию не позднее 12-00 часов для отправки с курьером. Документы, представленные позднее, отправляются на следующий рабочий день.
Неправильно оформленные документы (не указан почтовый адрес, нет виз исполнителей и т.п.) и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
Исходящие документы регистрируются сотрудником канцелярии. В исходящих документах, являющихся ответами на обращения, сотрудником канцелярии проставляется номер обращения, на которое дается ответ, и дата регистрации ответа. Дата регистрации ответа проставляется по дате поступления в канцелярию подписанного руководителем ответа на обращение. Ответы на обращения с датой регистрации, поставленной не сотрудником канцелярии, к регистрации и отправке канцелярией не принимаются.
Информация об изменениях:
Пункт 11.7 изменен с 25 октября 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
11.7. Второй (визовой) экземпляр исходящего документа помещается, в дело в соответствии с номенклатурой дел канцелярии, исполнитель получает копию визового экземпляра.
11.8. Исходящие документы с отметками "Срочно", "Весьма срочно", а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно.
Степень срочности доставки документа определяется только руководителем подразделения, подготовившего документ, или лицом, его подписавшим.
12. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Примечание. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а так же права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов; описания и структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; сведения об исполнении бюджетов всех уровней и использовании других местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.
12.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе, первым отделом.
13. Машинописные и копировально-множительные работы
Машинописные работы
13.1. В администрации города печатаются только материалы служебного характера.
Информация об изменениях:
Пункт 13.2 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
13.2. В отделе делопроизводства и технического обеспечения в первую очередь печатаются проекты постановлений (распоряжений) администрации, материалы к заседаниям Пензенской городской Думы, коллегии администрации, к совещаниям у главы администрации или его заместителей, а также проекты писем за подписью главы администрации города. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником отдела делопроизводства и технического обеспечения, а в его отсутствие - заместителем начальника отдела. Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий день.
13.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа. При этом в работу принимаются документы текстового редактора Win Word или в другом, совместимом с ним, в формате RTF. Печатание документов под диктовку не производится.
Копировально-множительные работы
Информация об изменениях:
Пункт 13.4 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
13.4. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации производится централизованно в отделе делопроизводства и технического обеспечения, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.
13.5. В машбюро копируются постановления, распоряжения, приказы, выпущенные протокольной частью, документы, зарегистрированные в канцелярии и другие служебные материалы и документы по заказам ответственных работников администрации.
13.6. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.
13.7. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям Пензенской городской Думы, коллегиям администрации.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и подтверждается соответствующей пометкой и визой.
13.8. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 7). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.
13.9 Копирование бланков документов любого вида запрещается.
14. Изготовление и использование печатей и штампов
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 14 октября 2014 г. N 277р пункт 14.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
14.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации города, порядок их использования и списания осуществляется в соответствии с распоряжением администрации города Пензы от 18.01.2010 N 5р "Об использовании гербовой печати, других печатей и штампов в администрации города Пензы".
15. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
15.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.
15.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в администрацию города, а также номенклатура дел.
15.3. При составлении номенклатуры дел используется Типовой перечень документов с указанием сроков их хранения.
15.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.
15.5. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года ответственным за делопроизводство этого подразделения и подписывается руководителем подразделения.
Информация об изменениях:
Пункт 15.6 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
15.6. Сводная номенклатура дел администрации города составляется отделом делопроизводства и технического обеспечения на основании номенклатуры дел подразделений, подписывается и после ее одобрения Экспертной архивной комиссией Государственного архива Пензенской области утверждается первым заместителем главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации (приложение N 8). После утверждения сводной номенклатуры дел администрации города в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.
Информация об изменениях:
Пункт 15.7 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
15.7. В течение года с разрешения начальника отдела делопроизводства и технического обеспечения в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. В случае изменения структуры администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
15.8. Сводная номенклатура дел администрации города в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
Экспертная архивная комиссия администрации города
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 16 ноября 2012 г. N 323р в пункт 15.9 настоящей Инструкции внесены изменения
15.9. Для рассмотрения проектов документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная архивная комиссия администрации города, состав которой утверждается распоряжением администрации города Пензы.
15.10. Исключен с 25 октября 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р в пункт 15.11 настоящей Инструкции внесены изменения
15.11. Функции экспертной архивной комиссии администрации города и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается первым заместителем главы администрации города Пензы по организации деятельности администрации.
Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством
15.12. Законченные делопроизводством документы сдаются в текущий архив исполнителем, ответственным за делопроизводство подразделения, который формирует их в дела. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Сроки хранения документов определяются исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 14 октября 2014 г. N 277р пункт 15.13 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
15.13. Дела временного срока хранения в течение 5-ти лет хранятся в подразделении, а затем могут уничтожаться по акту установленной формы (приложение N 10), который подписывается членами экспертной комиссии администрации города и утверждается первым заместителем главы администрации города по организации деятельности администрации.
Систематизация документов внутри дела
15.14. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.
15.15. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
15.16. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в одно дело переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года, с обязательными взаимными ссылками.
15.17. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним документом администрации города, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а затем внутри группы - по хронологическому признаку.
15.18. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановления (распоряжения) администрации города, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот документ дело. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись. Справка о снятии с контроля постановления (распоряжения) подшивается в заведенное на данный документ дело. Если имеется справка о снятии с контроля нескольких документов, следует сделать необходимое количество копий этой справки и подшить их в соответствующие дела. Справки о снятии с контроля отдельных пунктов документа администрации, подготовленные подразделениями - соисполнителями, подшиваются в этих подразделениях в дела переписки.
15.19. Если в переписке или в материалах, послуживших основанием для выпуска постановления (распоряжения) администрации города, имеются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в первый отдел для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого документа.
15.20. Включение в дело документов администрации города черновиков, вариантов, копий документов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
Информация об изменениях:
Пункт 15.21 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
15.21. Для дел постоянного срока хранения составляется внутренняя опись (перечень). В конце внутренней описи (перечня) делается итоговая запись о количестве листов в деле, которая подписывается руководителем подразделения. Внутренняя опись (перечень) подшивается в дело. На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, подготовленного для передачи в отдел делопроизводства и технического обеспечения, в правом нижнем углу на свободном от текста месте делается запись "в архив", которая подписывается руководителем подразделения. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том. Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.
Оформление обложки дела
15.22. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя, наименование подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем. На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год.
15.23. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса вопроса по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру.
15.24. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен. Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов. Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
15.25. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
Нумерация листов
15.26. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист - в правом верхнем углу, лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
15.27. После завершения нумерации листов на внутренней стороне обложки каждого дела делается заверительная надпись, в которой прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и дата, ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись проставляется вновь.
15.28. Листы в делах временного срока хранения не нумеруются.
15.29. Каждое дело состоит не более чем из 250 листов.
Составление описей дел
15.30. По окончании календарного года ответственным за делопроизводство подразделения в соответствии с записями в реестре составляется опись дел, которая распечатывается в 2 экземплярах.
15.31. В опись дел постоянного срока хранения (приложение N 9) каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельными позициями с присвоением очередных порядковых номеров. При внесении в опись подряд томов дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами "то же", другие сведения о томах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Приложения, сформированные в отдельные тома, вносятся в опись под своими заголовками. Дела по вопросам, находящимся на контроле, также включаются в опись, при этом в графе "Примечание" карандашом делается пометка "н/к" (на контроле).
Прием подлинников постановлений и распоряжений администрации города
Информация об изменениях:
Пункт 15.32 изменен с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
15.32. Подлинники постановлений и распоряжений администрации города, справки к ним, подлинники протоколов заседаний коллегий администрации по мере подписания передаются в протокольную часть отдела делопроизводства и технического обеспечения, которая должна проверить их подлинность.
В течение 1 года документы хранятся в протокольной части, затем сдаются в текущий архив отдела делопроизводства и технического обеспечения, а по истечении 5 лет передаются в областной государственный архив.
Оперативное использование архивных документов
15.33. Исключен с 25 октября 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
Информация об изменениях:
Приложения к Инструкции
по делопроизводству в администрации города Пензы
Приложение N 1
к п. 1.1 Инструкции
Общие требования по оформлению документов
1.1. Документы, создаваемые в администрации города, печатаются с использованием текстового редактора Win Word или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14(13) через 1-2 межстрочных интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.
1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
левое - 30 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм (без бланка);
нижнее - 20 мм.
1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
1.4. Документы в администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартный листах бумаги формата А4 (210х297 мм). При переписке между подразделениями администрации города используется бланк соответствующего подразделения.
1.5. Требования к оформлению некоторых отдельных реквизитов.
Дата
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола (решения) - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июля 2005 следует оформлять 05.07.2005 г. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 5 июля 2005 года.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.
Например, регистрационный номер входящего документа 1-4-125, где:
1 - код руководителя, к которому поступает на рассмотрение документ (глава администрации города);
4 - индекс дела по номенклатуре дел (переписка с городской Думой);
125 - порядковый номер документа (сплошная нумерация).
Распорядительным документам присваиваются номера в пределах каждого вида документа (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, и т.д.).
На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией - составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: 465/162/298.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Адресат
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Если документ адресован организации, то наименование организации пишется в именительном падеже.
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Если документ адресуется руководителю организации, то все реквизиты адресата указываются в дательном падеже.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям организаций (по списку)
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам и в правительственные учреждения, в этом случае целесообразно применять конверты с заранее отпечатанными адресами.
Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать почтовым правилам. Указывается полностью: улица, номер дома, город, район, область, республика (край), индекс.
При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Каждая составная часть реквизита адресата печатается с новой строки.
Резолюция
Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание конкретного поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована.
Если объем реквизитов "Гриф ограничения доступа к документу" и "Адресат" не позволяет разместить на этой площади реквизит "Резолюция", то его допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.
Если указание изложено на бланке резолюции или отдельном листке, приложенном к документу, то на нем указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.
Отметка о наличии приложения
Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Минюста России от 17 февраля 2008 года N 01-4/172
и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Разработать и представить на утверждение график отпусков к 1 декабря 2004 года по форме согласно приложению".
Подпись
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Две или более подписей ставятся в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц.
При подписании документов несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подпись располагается на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии, например:
|
Председатель комиссии |
подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии: |
подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
подпись |
И.О. Фамилия |
Если руководитель организации, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не следует подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его компетенции.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф согласования документа
Согласование является способом предварительного рассмотрения, оценки проекта документа.
Согласование проекта документа осуществляется, как правило, двумя способами - визированием и проставлением грифа согласования.
Виза включает подпись визирующего и дату согласования. При необходимости указывается должность визирующего, расшифровка его подписи.
Замечания или дополнения к проекту документа излагаются отдельно.
Визы проставляются на первом экземпляре документа на лицевой стороне последнего листа.
Согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Реквизит "гриф согласования" включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник финансового управления г.Пензы
Личная подпись А.И. Иванов
Дата
Если согласование осуществляют письмом или проводится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
письмо Министерства финансов РФ
от 05.10.2005 N 2305-142
или
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания профкома
от 20.07.2005 N 10
Реквизит "гриф согласования" располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.
Отметка об исполнителе
В каждом исходящем документе должен быть указан исполнитель (исполнители).
Инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Оформление проектов служебных телеграмм
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
Адрес: (Куда, кому)
В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:
Москва, ул.Короленко, 8
или
Санкт-Петербург 15 "Восход".
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Елец Липецкой
Ханты-Мансийск Тюменской
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала:
Администрации Агинского Бурятского Автономного округа
или
Администрации Вологодской области.
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа
ИВАНОВУ А.И.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый.....!
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.
Текст печатается на лицевой стороне листа прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Дата печатаются# 2 межстрочными интервалами ниже реквизита "подпись" и состоят# из порядкового номера по единой нумерации с начала года, индекса подразделения и даты регистрации, например:
24 ноября 2004 г.
Законченный текст телеграммы отделяется чертой. Под чертой размещаются должность лица, подписавшего телеграмму, дата подписи и адрес автора.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При оформлении международных телеграмм их адрес печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или местожительства адресата (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна). Изменения в последовательности изложения адреса не допускаются.
Образец прилагается.
Образец
приложения N 1
"Образец бланка документа Главы администрации г. Пензы"
Образец
приложения N 1
414000, Астрахань, ул. Чернышевского, 6
мэру города Боженову С.А.
УВАЖАЕМЫЙ СЕРГЕЙ АНАТОЛЬЕВИЧ!
ПРИМИТЕ ИСКРЕННИЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ С ИЗБРАНИЕМ ВАС НА ПОСТ МЭРА ГОРОДА
АСТРАХАНИ!
ПОБЕДА НА ВЫБОРАХ ТИРЕ ЭТО ПРИЗНАНИЕ ВАШИХ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ И ЛИЧНЫХ
КАЧЕСТВ ЗПТ СВИДЕТЕЛЬСТВО БОЛЬШОГО АВТОРИТЕТА У ЖИТЕЛЕЙ АСТРАХАНИ ЗПТ
ПОКАЗАТЕЛЬ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВАШЕЙ РАБОТЫ ТЧК НЕСОМНЕННО ЗПТ ЧТО И ВПРЕДЬ
ВАШЕ УЧАСТИЕ В РЕШЕНИИ СЕРЬЕЗНЫХ ВОПРОСОВ БУДЕТ СПОСОБСТВОВАТЬ РАЗВИТИЮ
ПРОМЫШЛЕННОСТИ ЗПТ СОЦИАЛЬНОЙ ЗПТ КУЛЬТУРНОЙ СФЕР ЗПТ ОБРАЗОВАНИЯ ЗПТ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ТЧК ЖЕЛАЮ ВАМ ЗДОРОВЬЯ ЗПТ ОПТИМИЗМА ЗПТ УДАЧИ ВО ВСЕХ
НАЧИНАНИЯХ ТЧК УВЕРЕН ЗПТ ЧТО СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ НА ПОСТУ МЭРА ГОРОДА ВЫ
С ЧЕСТЬЮ ОПРАВДАЕТЕ ВЫСОКОЕ ДОВЕРИЕ ИЗБИРАТЕЛЕЙ И НАДЕЖДЫ ГОРОЖАН
С УВАЖЕНИЕМ,
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ПЕНЗЫ И.О. ФАМИЛИЯ
HP 1-23 16 ИЮНЯ 2004 Г.
_________________________________________________________________________
440025, г. Пенза, пл. Маршала Жукова, 4, 16 июня 2004 г.
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ПЕНЗЫ И.О. ФАМИЛИЯ
Исп. Фамилия
тел. 54-00-04
Время сдачи телеграммы
на отправку - 10 час.45 мин.
Приложение N 2
к п. 2.4
Перечень нерегистрируемых документов
и корреспонденции в канцелярии администрации г. Пензы
1. Печатные издания (газеты, книги, журналы, бюллетени).
2. Формы статистической отчетности.
3. Бухгалтерские документы.
4. Планово-финансовые документы.
5. Поздравительные письма.
6. Пригласительные билеты.
7. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
8. Материалы по судебным делам
9. Учебные планы, программы.
10. Рекламные проспекты, буклеты, извещения, программы совещаний, конференций.
11. Прейскуранты.
12. Технические условия.
13. Претензии.
14. Нормы и нормативы расходов.
15. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
16. Сводки и информации, присланные для сведения.
17. Документы, присланные для сведения (копии).
18. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
19. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам.
20. Корреспонденция, адресованная работникам администрации с пометкой "лично".
21. Служебные, объяснительные записки.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 18 мая 2015 г. N 184р настоящее приложение изложено в новой редакции
Приложение N 3
к п. 2.4
Перечень индексов приемных
главы администрации, заместителей главы администрации
С изменениями и дополнениями от:
16 ноября 2012 г., 9 декабря 2013 г., 18 мая 2015 г.
1 - глава администрации города
2 - первый заместитель главы администрации города по организации деятельности администрации
3 - заместитель главы администрации города по земельным и градостроительным вопросам
4 - заместитель главы администрации города по экономике и развитию предпринимательства
5 - заместитель главы администрации города по образованию и социальной политике
6 - заместитель главы администрации города по городскому хозяйству.
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 4 апреля 2011 г. N 92р в настоящее приложение внесены изменения
Приложение N 4
к п. 4.2.
Оформление проектов
постановлений и распоряжений администрации города
С изменениями и дополнениями от:
7 мая 2009 г., 4 апреля 2011 г.
Проект постановления или распоряжения администрации города печатается на бланке установленной формы шрифтом N 14 (13).
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения, левое поле - 3 см, правое - 1 см и нижнее - 2 см. При оформлении проекта постановления или распоряжения на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2 см. Постановление и распоряжение администрации имеют следующие реквизиты:
- герб города Пензы;
- наименование вида документа
- заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа без кавычек с прописной буквы жирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Например:
О введении новой Инструкции по делопроизводству
в администрации города Пензы
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в постановлениях администрации заверяется словами "Администрация города Пензы постановляет:", которые печатается по центру жирным шрифтом.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации города в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава администрации города", инициалов и фамилии главы администрации города.
Слова "Глава администрации города" печатаются жирным шрифтом в одну строку от границы левого поля. Инициалы и фамилия главы администрации города печатаются у правой границы текстового поля.
Дата и индекс (номер) проставляются после подписания документа. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и выравнивается по центру.
Приложения к проектам постановлений и распоряжений администрации города оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение администрации и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 1
к постановлению
администрации города
от ___________ N ___
Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.
При наличии в тексте акта формулировки: "Утвердить прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д". на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
администрации города
от ___________ N ___
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН пишутся без кавычек и согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения:
положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта и текста 2-3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) администрации города. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
При подготовке проекта постановления (распоряжения) администрации города оформляется лист согласования установленного образца, в котором указываются следующие реквизиты:
Наименование проекта документа и его заголовок - краткое содержание.
Кем внесен проект документа - указываются фамилия, инициалы, должность заместителя главы администрации города, внесшего проект.
С кем согласован проект документа - печатаются фамилии и инициалы, должности руководителей, с которыми проект документа согласовывается.
Наличие замечаний. При наличии к проекту документа замечаний они располагаются на оборотной стороне листа согласования или прилагаются на отдельном листе с указанием должности, инициалов и фамилии руководителя, внесшего замечания.
В листе согласования указывается на кого возлагается контроль за исполнением документа, перечень рассылки.
Исполнитель и дата - указывается должность исполнителя, включающая наименование организации, инициалы и фамилию, и дата начала оформления акта.
Образцы прилагаются.
Образец
"Образец оформления постановления администрации г. Пензы"
Образец
"Образец оформления распоряжения администрации г. Пензы"
Образец
Администрация города Пензы
Лист согласования
проекта постановления (распоряжения) администрации города Пензы
По вопросу: _____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Проект внесен: __________________________________________________________
(фамилия, инициалы, должность)
_________________________________________________________________________
Проект согласован:
|
Фамилия и инициалы |
Должность |
Отметка о разногласиях (содержание разногласий см. на обороте) |
Подпись и дата |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оборотная сторона
Содержание разногласий: _________________________________________________
_________________________________________________________________________
(основания, замечания, предложения и автор)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Контроль за исполнением возложить: ______________________________________
(подразделение администрации)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
организация, ведомство; фамилия, инициалы должностного лица)
Постановление разослать: ________________________________________________
(перечень адресатов)
Подпись _________________________________________________________________
(фамилия и должность ответственного за подготовку проекта)
"__" ______________ 2009 г.
Приложение N 5
к п. 7.2.
Оформление протоколов заседаний, совещаний
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
4.1. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.
4.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания у главы администрации города или у его заместителя.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линией и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола - Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номера протоколов у главы администрации города, заместителей главы состоят из знака "N" и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Текст протокола - состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).
Слово "Председательствовал" печатается центровано прописными буквами, под ним 2-мя межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем 1 интервалом ниже - также центровано инициалы и фамилия.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно*, например:
заместители главы администрации
ответственные работники администрации города.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
------------------------------
* - Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке.
Образец 1
к п. 7.2
П Р О Т О К О Л N ____
совещания у заместителя главы администрации города И.О. Фамилия
_________________________________________________________________________
г. Пенза "__" ___________ 2009 г.
Присутствовали:
Начальник управления жилищно-коммунального - инициалы и фамилия
хозяйства города Пензы
начальник отдела городского хозяйства - инициалы и фамилия
администрации
заместитель начальника финансового - инициалы и фамилия
управления города Пензы
главный инженер ОАО "Пензагазификация" - инициалы и фамилия
главный инженер ЗАО "Пензагазстрой" - инициалы и фамилия
заместители глав администраций - инициалы и фамилия
районов г. Пензы: - инициалы и фамилия
- инициалы и фамилия
- инициалы и фамилия
Повестка дня:
1. О ходе подготовки предприятий и организаций города Пензы к работе в
осенне-зимний период 2007-2008 гг.
2. О газификации улиц Железнодорожного района.
|
N п/п |
Содержание поручения |
Срок исполнения |
Ответственные исполнители |
|
1 |
|
|
|
|
1 |
|
|
|
Заместитель главы администрации города И.О. Фамилия
Образец 2
к п. 7.2
П Р О Т О К О Л N _____
заседания рабочей группы по разработке плана мероприятий
по профилактике и противодействию коррупции
_________________________________________________________________________
г. Пенза "__" ___________ 2009 год
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
руководитель рабочей группы, заместитель главы
администрации города И.О. Фамилия
Присутствовали:
Заместитель руководителя рабочей группы - инициалы и фамилия
Члены рабочей группы: - инициалы и фамилия
- инициалы и фамилия
- инициалы и фамилия
Повестка заседания:
1. О ходе подготовки ...
2. О внесении изменений в состав рабочей группы
СЛУШАЛИ:
1. Текст
2. Текст
3.
РЕШИЛИ:
1. Текст
2. Текст
Руководитель рабочей группы И.О. Фамилия
Информация об изменениях:
Распоряжением администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р в настоящее приложение внесены изменения
Приложение N 6
(с изменениями от 7 мая 2009 г.,
16 ноября 2012 г., 9 декабря 2013 г.)
"Образец оформления приказа первого заместителя главы администрации г. Пензы по земельным и градостроительным вопросам"
"Образец оформления приказа первого заместителя главы администрации г. Пензы по организации деятельности администрации"
"Образец оформления приказа заместителя главы администрации г. Пензы по городскому хозяйству"
Приложение N 7
к п. 13.8
ЖУРНАЛ
учета копировально-множительных работ
|
N п/п |
Дата |
Наименование копируемого документа (материала) |
Кол-во страниц оригинала |
Кол-во снятых копий страниц |
Заказчик |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Информация об изменениях:
Приложение 8 изменено с 26 августа 2016 г. - Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
Приложение N 8
к п. 15.6(с изменениями от 26 августа 2016 г.)
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы администрации
И.О.Фамилия
Подпись
Дата
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
аппарата администрации города Пензы
на ___________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения |
Примечание |
Начальник отдела делопроизводства
и технического обеспечения И.О. Фамилия
"__" ____________ г.
ОДОБРЕНО
Протокол заседания Экспертной
архивной комиссии
от "__" ____________ г. N ___
Приложение N 9
к п. 15.31
Архив за _______ г. ______________________________________
(наименование подразделения)
ОПИСЬ
отдельных, комплексных дел и дел переписки постоянного срока
хранения, сданных на хранение в архив
|
N п\п |
Номер дела |
Заголовок дела |
К-во дел |
Год, месяц |
Примечание |
|
|
начало дела |
окончание дела |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Сдал ____________________________________________ "__" _______________ г.
Принял в архив __________________________________ "__" _______________ г.
(подписи, инициалы, фамилии)
Приложение N 10
к п. 3.7
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы администрации
__________________ И.О. Фамилия
подпись
"__" ____________ г.
АКТ N ________
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению
Основание: (название документа, его дата и номер).
Составлен: (инициалы и фамилии лиц, составивших акт).
Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении
акта).
Руководствуясь перечнем документов, подлежащих хранению до трех лет,
отобрали подлежащие к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение следующие документы: ________
_________________________________________________________________________
(наименование подразделения аппарата)
|
NN п/п |
Год |
Заголовок и номер дела |
Количество дел |
N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
ИТОГО за ______ год в акт N _____ внесено ___________________________ дел
(прописью)
__________________________________
(подписи лиц, составивших акт)
__________________________________
__________________________________
Документы сданы на переработку __________________________________________
(подпись лица, уничтожившего документы)
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение Главы администрации г. Пензы от 25 марта 2009 г. N 81р "О введении новой редакции Инструкции по делопроизводству в администрации города Пензы"
Текст распоряжения официально опубликован не был
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение администрации г. Пензы от 6 июля 2018 г. N 128р
Изменения вступают в силу с 6 июля 2018 г.
Распоряжение администрации г. Пензы от 2 ноября 2017 г. N 259р
Изменения вступают в силу с 2 ноября 2017 г.
Распоряжение администрации г. Пензы от 16 августа 2017 г. N 197р
Изменения вступают в силу с 16 августа 2017 г.
Распоряжение администрации г. Пензы от 26 декабря 2016 г. N 337р
Изменения вступают в силу с 26 декабря 2016 г.
Распоряжение администрации г. Пензы от 25 октября 2016 г. N 282р
Изменения вступают в силу с 25 октября 2016 г.
Распоряжение администрации г. Пензы от 26 августа 2016 г. N 235р
Изменения вступают в силу с 26 августа 2016 г.
Распоряжение администрации г. Пензы от 2 марта 2016 г. N 55р
Распоряжение администрации г. Пензы от 18 мая 2015 г. N 184р
Распоряжение администрации г. Пензы от 14 октября 2014 г. N 277р
Распоряжение администрации г. Пензы от 9 декабря 2013 г. N 365/1р
Распоряжение администрации г. Пензы от 16 ноября 2012 г. N 323р
Распоряжение администрации г. Пензы от 6 февраля 2012 г. N 18р
Распоряжение администрации г. Пензы от 4 апреля 2011 г. N 92р
Распоряжение администрации г. Пензы от 18 марта 2011 г. N 71р
Распоряжение администрации г. Пензы от 27 апреля 2010 г. N 126/1р
Распоряжение администрации г. Пензы от 27 апреля 2010 г. N 126р
Распоряжение администрации г. Пензы от 17 марта 2010 г. N 72р
Распоряжение администрации г. Пензы от 22 декабря 2009 г. N 413р
Распоряжение администрации г. Пензы от 7 мая 2009 г. N 141р