Приказ Министерства финансов Пензенской области от 11 января 2010 г. N 1 "Об утверждении Административного регламента Министерства финансов Пензенской области по исполнению государственной функции по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством срок"

1.4.1. Результатом исполнения государственной функции является:

- направление гражданину письменного ответа по существу поставленных в письменном обращении вопросов;

- уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

- оставление обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщение гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- направление гражданину сообщения о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- рассмотрение обращения и оставление его без ответа в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко в соответствии с требованиями к составлению ответов при рассмотрении обращений граждан согласно приложению N 1 к Административному регламенту.

1.4.2. Результатом исполнения государственной функции при личном приеме в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке личного приема гражданина по форме согласно приложению N 2 к Административному регламенту. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

1.6.1. Делопроизводство по работе с обращениями граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения, специалистами иных структурных подразделений Министерства.

1.6.2. Работу с личными, индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в Министерство, в том числе по информационным системам общего пользования, организует отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения Министерства в соответствии с действующим законодательством.

1.6.3. Министерство в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законодательством срок.

1.6.4. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на структурные подразделения Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращениях граждан вопросов.

2.2.1. Поступившие в адрес Министерства письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения (если в резолюции не указан более короткий срок исполнения).

Ответ на письменное обращение дается заявителю в письменной форме в течение 30 дней со дня регистрации обращения в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения, если иное не установлено законодательством и настоящим Административным регламентом.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Министр финансов Пензенской области либо лицо его замещающее вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Срок рассмотрения обращения, поступившего в Министерство, может быть продлен Министром финансов Пензенской области, либо лицом, его замещающим.

Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

За исключением случая, указанного в пункте 1.4.2, ответ на устные обращения граждан в ходе личного приема дается письменно в течение 30 дней со дня личного приема, если иной более короткий срок не установлен должностным лицом, ведущим прием.

Обращения граждан, в том числе устные обращения в ходе личного приема, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий, возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций рассматриваются безотлагательно, не позднее трех дней со дня обращения гражданина.

2.2.2. Срок регистрации письменных обращений граждан в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения - 3 дня с момента поступления в Министерство.

2.2.4. Время ожидания в очереди при подаче обращения гражданином непосредственно в Министерство не должно превышать 10 минут.

2.3.1. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем в десятидневный срок возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.3.2. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем в десятидневный срок сообщается заявителю.

2.3.3. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, либо обращение по содержанию лишено смысла, ответ на данное обращение не дается, о чем ответственным исполнителем в десятидневный срок сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.3.4. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр финансов Пензенской области, либо лицо, его замещающее, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган (Министерство) или одному и тому же должностному лицу. О данном решении в десятидневный срок уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае повторного поступления обращения, по которому Министром финансов Пензенской области, либо лицом, его замещающим, в соответствии с действующим законодательством и настоящим Административным регламентом уже принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, и заявителю направлено соответствующее уведомление, в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения указанное обращение регистрируется и списывается "в Дело".

2.3.5. На письменные обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами и не содержащие конкретных предложений или просьб, в том числе поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, ответы не даются.

2.3.6. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в десятидневный срок сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.3.7. В случае отсутствия в письменном обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и его почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. При этом регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством для письменных обращений.

2.3.8. Обращения, не подлежащие в соответствии с действующим законодательством и Административным регламентом рассмотрению списываются "в Дело".

2.3.9. В ходе личного приема гражданину отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.5.1. Письменные обращения могут направляться гражданами в адрес Министерства в виде:

- заявления,

- предложения,

- жалобы.

При этом к обращениям могут быть приложены копии документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращениях граждан.

2.5.2. Письменное обращение гражданина должно содержать следующую информацию:

- наименование адресата;

- фамилия, имя, отчество гражданина;

- почтовый адрес гражданина, на который должен быть выслан ответ либо уведомление о переадресации обращения;

- содержательная сторона обращения (изложение автором обращения сути предложения, заявления, жалобы);

- подпись гражданина;

- дата написания.

3.1.1. Поступившие по почте в Министерство письменные обращения граждан (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, передаются для регистрации в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.1.2. В отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения вскрываются конверты (бандероли), проверяется наличие в них документов, к тексту письма подкалывается конверт. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.

Поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к обращению гражданина. В случае отсутствия самого текста обращения сотрудником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения составляется акт установленного образца.

На письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения, второй приобщается к поступившему обращению, третий - направляется отправителю обращения.

Поступившие денежные знаки, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Поступивший паспорт направляется в Управление Федеральной миграционной службы России по Пензенской области. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.

3.1.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка по форме согласно приложению N 4 к Административному регламенту с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.

3.1.4. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее специфический запах, необычный цвет, и при обнаружении на ощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом начальнику отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.1.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя Министра финансов Пензенской области, передаются Министру финансов Пензенской области либо лицу, его замещающему.

Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя иных должностных лиц Министерства, передаются тому должностному лицу, которому оно адресовано.

3.1.6. На обращении, поступившем в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Министерство финансов Пензенской области. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.

3.1.7. Все письменные обращения граждан, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан (приложение N 5 к Административному регламенту) в течение трех дней со дня поступления.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

В журнале указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции, отмечаются социальное положение и льготная категория автора обращения.

Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ.

3.1.8. Для классификации и учета определены следующие виды обращений граждан:

- личное - обращение, направленное непосредственно заявителем;

- индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным заявителем-представителем;

- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических и общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.). Коллективными являются также обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.

3.1.9. При поступлении в адрес Министерства повторных письменных обращений граждан специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

3.1.10. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Кол".

При регистрации анонимного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Ан".

В случае если повторное обращение поступило в течение месяца, данному обращению присваивается регистрационный номер первого обращения с добавлением порядкового номера, представляемого через дробь.

При регистрации обращений граждан, поступивших на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, министерств Российской Федерации, от Губернатора Пензенской области, из Правительства Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области, исполнительных органов государственной власти Пензенской области и других органов, указывается корреспондент, дата и исходящий номер сопроводительного письма.

3.1.11. После регистрации поступившего обращения оформляется регистрационно-контрольная карточка установленного образца в двух экземплярах (приложение N 6 к Административному регламенту). Один экземпляр оформляется для картотеки отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения, второй - для осуществления контроля за исполнением резолюций.

На контрольно-регистрационной карточке повторного обращения, поступившего в приемную граждан, в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Повторно".

На контрольно-регистрационной карточке обращения, поступившего в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, министерств Российской Федерации, от Губернатора Пензенской области, из Правительства Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области, исполнительных органов государственной власти Пензенской области и других органов и содержащего поручение о рассмотрении обращения и информировании о результатах рассмотрения, в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Контроль".

3.1.12. Письма слепых на рельефно-точечном шрифте, поступившие в Министерство, направляются для перевода в Пензенское региональное отделение Всероссийского общества слепых. После перевода обращения передаются в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.1.13. Регистрация поступивших в адрес Министерства обращений граждан осуществляется специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе Lotus Domino/Notes.

3.1.14. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений граждан не допускается.

3.1.15. Зарегистрированные в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения письменные обращения граждан (подлинники) вместе с приложениями (в случае повторного обращения - с перепиской по предыдущим обращениям) и контрольно-регистрационными карточками в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются для рассмотрения в соответствии с распределением обязанностей Министру финансов Пензенской области, заместителям Министра финансов Пензенской области.

3.2.1. Поступившие в адрес Министерства обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения (если в резолюции не указан другой срок исполнения).

3.2.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно руководством Министерства (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному должностному лицу Министерства, или направлено иному органу.

Указание об исполнении обращения гражданина дается Министром финансов Пензенской области либо одним из заместителей Министра финансов Пензенской области в форме резолюции, которая заносится в контрольно-регистрационную карточку в срок не более трех дней со дня регистрации обращения.

Поручение должно содержать: фамилию, инициалы специалистов, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения.

Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

В случае, если в резолюции Министра финансов Пензенской области либо одного из заместителей Министра финансов Пензенской области рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления, в течение 15 дней со дня поступления поручения.

Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения в данном случае направляет в течение двух дней всем исполнителям необходимое количество копий обращений на рассмотрение либо для подготовки ответа заявителю в зависимости от содержания резолюции.

3.2.4. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа, и заместитель начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.2.5. В случае, если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции Министерства, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции Министра финансов Пензенской области, заместителей Министра финансов Пензенской области по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения и списывается "в Дело".

В случае, если должностному лицу (исполнителю) на рассмотрение направлено обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в его компетенцию, то в течение двух дней данное обращение возвращается в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения для его переадресации.

3.2.6. Обращения граждан, ошибочно адресованные Министерству из других государственных органов, в течение двух дней возвращаются отправителю либо по согласованию с отправителем отправляются по принадлежности.

3.2.7. Ответственный исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.2.8. В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место, о чем делают отметку в контрольно-регистрационной карточке обращения.

3.2.9. При необходимости комиссионного рассмотрения обращения должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.

В случае необходимости рассмотрения обращений на совещании с представителями предприятий, учреждений и организаций должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение подготавливает совещание. По итогам совещания составляется протокол и направляется ответ заявителю.

3.2.10. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.2.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.2.12. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.

3.2.13. Обращения граждан с просьбами о приеме по личным вопросам руководством Министерства рассматриваются как письменные обращения. Отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения авторам направляются сообщения о записи на прием либо разъясняется порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.

3.3.1. Предварительная запись на прием и организация приема граждан Министром финансов Пензенской области, заместителями Министра финансов Пензенской области осуществляется отделом делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.3.2. С гражданами, обратившимися по вопросу записи на прием, беседуют специалисты отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

Запись на прием проводится специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения ежедневно с 9.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней).

3.3.3. Специалисты отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения после выяснения сути вопроса осуществляют запись на прием к Министру финансов Пензенской области, заместителям Министра финансов Пензенской области в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Содержание устного обращения заносится в контрольно-регистрационную карточку личного приема гражданина установленного образца (приложение N 2 к Административному регламенту) с указанием фамилии, имени, отчества, адреса, социального положения заявителя и даты приема.

3.3.4. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения материалов, касающихся данного заявителя.

3.3.5. Список записавшихся на личный прием и подготовленные материалы (в случае повторного обращения) специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения передаются Министру финансов Пензенской области, заместителям Министра финансов Пензенской области для подготовки необходимой информации не позднее 10.00 часов в день, предшествующий дню приема.

3.3.6. Прием граждан ведется в установленные дни недели по графику, утверждаемому приказом Министерства.

График приема граждан размещается в месте проведения приема граждан, а также размещается на Интернет-сайте Министерства.

Обо всех изменениях времени, дней и места приема специалисты отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения должны быть проинформированы не позднее 10.00 часов дня, предшествующего дню приема.

3.3.7. Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном Министром финансов Пензенской области, заместителями Министра финансов Пензенской области, ведущими прием, с учетом права граждан на первоочередность.

3.3.8. При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность (паспорт).

3.3.9. Во время приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.

3.3.10. Министр финансов Пензенской области, заместители Министра финансов Пензенской области при рассмотрении обращений граждан могут приглашать на прием руководителей и специалистов структурных подразделений Министерства, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям Министерства, кроме структурных подразделений и должностных лиц Министерства, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.

3.3.11. На приеме граждан специалист отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения ведет запись поручений, данных Министром финансов Пензенской области, заместителями Министра финансов Пензенской области в ходе приема граждан.

3.3.12. По окончании приема граждан специалист отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения заполняет контрольно-регистрационной# карточку личного приема, доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

3.3.13. Регистрация устного обращения заявителя осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан (приложение N 7 к Административному регламенту) в течение трех дней со дня проведения приема граждан.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.3.14. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера регистрации устного обращения по журналу, индекса отдела (приложение N 8 к Административному регламенту), которому данное обращение направлено для рассмотрения. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

3.3.15. После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением контрольно-регистрационной карточки установленного образца в двух экземплярах.

Первый экземпляр карточки заполняется для картотеки отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения, второй приобщается к "Делу" в отделах для осуществления контроля за исполнением резолюций.

На контрольно-регистрационной карточке повторного обращения в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Повторно".

3.3.16. Регистрация поступивших в адрес Министерства устных обращений граждан осуществляется заместителем начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства Lotus Domino/Notes.

3.3.17. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.

3.3.18. Зарегистрированные в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения устные обращения граждан (копии) вместе с сопроводительным письмом установленной формы и одним экземпляром контрольно-регистрационной карточки, в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием, в течение трех дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.

Второй экземпляр контрольно-регистрационной карточки приобщается к "Делу" для осуществления контроля специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения за исполнением резолюций.

3.3.19. Организация рассмотрения зарегистрированных устных обращений граждан, контроль за исполнением резолюций и своевременным рассмотрением обращений осуществляется заместителем начальника отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.3.20. Обратившемуся гражданину сообщается устно о том, куда направлено его обращение на рассмотрение. Об устном сообщении делается запись в учетной карточке письма: "С содержанием резолюции заявитель ознакомлен".

3.3.21. Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней, если иное не установлено в поручении.

3.3.22. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.3.23. Письменное обращение, принятое в ходе приема граждан, подлежит рассмотрению в установленном настоящим Административным регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.

3.3.24. Запись на повторный прием граждан к Министру финансов Пензенской области, заместителям Министра финансов Пензенской области осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).

3.3.25. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на начальников отделов Министерства, в компетенцию которых входят рассмотренные вопросы.

3.3.26. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятие других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на тридцать дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Решение о продлении срока рассмотрения устного обращения принимается Министром финансов Пензенской области, заместителем Министра финансов Пензенской области, проводившим прием граждан, на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

3.4.1. Работу Интернет-сайта Министерства организует отдел информационно-технического обеспечения.

3.4.2. Обращения граждан, поступившие на Интернет-сайт Министерства в раздел "Обратная связь", специалистом отдела информационно-технического обеспечения в течение трех дней со дня их поступления направляются для организации рассмотрения в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения по установленной форме.

3.4.3. Обращения, поступившие в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения из отдела информационно-технического обеспечения, регистрируются в журнале регистрации обращений граждан, поступивших на Интернет-сайт Министерства в раздел "Обратная связь" (приложение N 9 к Административному регламенту) в течение трех дней со дня поступления обращений.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, и заверен начальником отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.4.4. Обращение, поступившее на Интернет-сайт Министерства в раздел "Обратная связь", подлежит рассмотрению в установленном настоящим Административным регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.

3.4.5. Результаты рассмотрения обращений граждан, поступивших на Интернет-сайт Министерства в раздел "Обратная связь", направляются исполнителями вместе с сопроводительным письмом на бумажном носителе в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения и на электронном носителе для размещения их на сайте Министерства.

На обращения граждан, поступившие на Интернет-сайт Министерства в раздел "Обратная связь" содержащие все необходимые реквизиты (Ф.И.О., почтовый адрес), ответы также направляются по почте.

3.5.1. Устные обращения граждан, поступившие Министру финансов Пензенской области в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, трудовыми коллективами, общественными организациями, принимаются и оформляются специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.5.2. Устные обращения граждан, поступившие Министру финансов Пензенской области, либо заместителям Министра финансов Пензенской области при проведении "прямых линий" по телефону, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Административным регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения устных обращений граждан.

3.5.3. Организация проведения "прямых линий" по телефону, осуществляется в установленном действующим законодательством порядке организации личного приема граждан.

3.6.1. Письменные и устные обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля соответственно Министром финансов Пензенской области, заместителями Министра финансов Пензенской области.

3.6.2. Обращения граждан, в процессе рассмотрения которых направляются промежуточные ответы заявителю, с контроля не снимаются.

3.6.3. Завершение работы с обращением оформляется путем списания обращения "в Дело" соответственно Министром финансов Пензенской области, заместителями Министра финансов Пензенской области, рассматривавшими данное обращение.

При списании обращения "в Дело" Министр финансов Пензенской области, либо один из заместителей Министра финансов Пензенской области, наложивший резолюцию, в правом верхнем углу на копии ответа заявителю делает надпись "в Дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.

Контроль за правильностью списания обращения "в Дело" осуществляют специалисты соответствующих структурных подразделений Министерства и специалисты отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.6.4. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, специалистами соответствующих структурных подразделений Министерства и отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения формируются в отдельные дела установленной формы по мере их поступления. Документы в них располагаются в хронологическом порядке.

3.6.5. Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации письменного ответа заявителю или дата устного сообщения автору (с его согласия) с изложением принятого решения.

3.6.6. Приложенные к обращению граждан подлинники документов, присланные гражданином, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

3.6.7. Подлинники обращений граждан, направленные на рассмотрение из вышестоящих органов государственной власти, возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.6.8. Исполненные обращения вместе со всеми материалами, оформленные в дела, передаются в отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения.

3.6.9. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Пензенской области.

Изъятие документов из дел не допускается. На выданное во временное пользование Дело заполняется карточка установленной формы (приложение N 10 к Административному регламенту).

3.6.10. По истечении срока хранения дел (два года с момента регистрации) в отделе делопроизводства и хозяйственного обеспечения документы постоянного хранения передаются по акту в архив.

К документам постоянного хранения относятся дела по обращениям граждан и контрольно-регистрационные карточки.

3.6.11. В архиве материалы обращений граждан (справки о состоянии работы по обращениям граждан, сводки, аналитические записки) хранятся в течение пяти лет, затем уничтожаются в установленном порядке.

4.14.1. Специалисты отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения ежемесячно проводят анализ поступивших в Министерство устных и письменных обращений граждан по характеру, содержанию обращений, а также по социальному составу обратившихся.

4.14.2. Руководители структурных подразделений Министерства ежеквартально анализируют и обобщают содержащиеся в поступивших обращениях граждан практические замечания, предложения, жалобы с целью своевременного выявления и устранения причин, вызвавших обращения по тем или иным вопросам.

4.14.3. Отдел делопроизводства и хозяйственного обеспечения формирует отчет о количестве поступивших обращений граждан для последующего ежеквартального представления информации в отдел по работе с обращениями граждан Управления государственной службы и кадров Правительства Пензенской области.

4.14.4. Итоги работы с обращениями граждан учитываются при премировании специалистов Министерства.

5.5.1. Фамилия, имя, отчество заявителя, которым подается жалоба, его место жительства или пребывания, документ, подтверждающий полномочия представителя физического лица, в случае если от лица заявителя выступает его представитель, документ, подтверждающий полномочия заявителя;

5.5.2. Наименование органа власти, должность, фамилия, имя и отчество работника (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

5.5.3. Суть обжалуемого действия (бездействия);

5.5.4. Причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);

5.5.6. Обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

5.5.7. Требования о признании незаконным действия (бездействия);

5.5.8. Иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить;

5.5.9. Жалоба подписывается подавшим ее заявителем, законным представителем.

5.8.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Министр финансов Пензенской области либо лицо его замещающее вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.