Приказ Главы Администрации Октябрьского района г. Пензы от 16 апреля 2008 г. N 74 "Об утверждении Регламента работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в администрации Октябрьского района города Пензы"

Внесено: Белоусовой З.М., заместителем главы администрации - руководителем аппарата

Руководствуясь Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в целях упорядочения системы документационного обеспечения деятельности администрации Октябрьского района города Пензы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в администрации Октябрьского района города Пензы (далее Регламент).

2. Заместителям главы, начальникам отделов ознакомить с настоящим Регламентом всех работников своих подразделений и обеспечить рассмотрение обращений и прием граждан в строгом соответствии с его требованиями.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя главы - руководителя аппарата Белоусову З.М.

Глава администрации

А.А. Козлов

Утвержден
приказом
главы администрации
Октябрьского района г. Пензы
от 16 апреля 2008 г. N 74

Регламент работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в администрации Октябрьского района города Пензы

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает основные требования к порядку работы с письменными и устными обращениями граждан, поступающими в адрес главы администрации Октябрьского района города Пензы, и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Октябрьского района.

1.2. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации и заместителей главы администрации, осуществляется ведущим специалистом по работе с обращениями граждан.

1.3. Администрация Октябрьского района города Пензы организует прием и рассмотрение обращений граждан в пределах своей компетенции.

1.4. Работники администрации Октябрьского района города Пензы несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации.

1.5. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику.

1.6. Ответственность за состояние работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации Октябрьского района города Пензы несет заместитель главы администрации - руководитель аппарата.

2. Порядок приема и регистрации письменных обращений граждан

2.1. Поступившие по почте в адрес главы администрации и заместителей главы администрации письменные обращения граждан (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, передаются для регистрации в приемную ведущему специалисту по работе с обращениями граждан. При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки.

2.2. Ведущий специалист по работе с обращениями граждан:

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, указанных в обращении, к письму подкалывается конверт;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются заявителю.

Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.

Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к обращению гражданина.

2.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной администрации Октябрьского района ведущим специалистом по работе с обращениями граждан. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа.

2.4. На обращении, поступившем в приемную администрации, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация Октябрьского района города Пензы. Номер. Дата". В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.

2.5. Все письменные обращения граждан, поступившие в адрес главы администрации и заместителей главы администрации, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан в течение трех дней со дня поступления.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником общего отдела.

2.6. Для классификации и учета определены следующие виды обращений граждан:

- личное - обращение, направленное непосредственное# заявителем;

- индивидуальное обращение, направленное уполномоченным заявителем представителем#;

- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членства в одном из политических или общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и т.д.) Коллективными являются также обращения, поступившие от имени общественной организации, предприятия, учреждения.

Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ.

2.7. При поступлении в адрес главы администрации и заместителей главы администрации повторных письменных обращений граждан ведущим специалистом по работе с обращениями граждан в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

2.8. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма по журналу, а также проставляется шифр темы согласно тематическому классификатору обращений граждан (утвержден распоряжением Губернатора Пензенской области от 10.05.2007 г. N 131-рП, форма N 7).

Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы "Кол".

В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по котором должен быть направлен ответ, при регистрации такого обращения регистрационном номере ставятся начальные буквы "Ан".

2.9. В случае, если повторное обращение поступило от заявителя до истечения установленного законодательством срока рассмотрения данному обращению присваивается номер первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.

2.10. После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольных карточек установленного образца.

На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения, поступившего в приемную граждан, в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "Повторно".

2.11. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

3.1. Зарегистрированные в приемной граждан письменные обращения граждан (подлинники) вместе с приложениями (в случае, если повторные обращения - перепиской по предыдущим обращениям) и регистрациоино# - контрольными карточками в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются главе администрации и, в соответствии с распределением обязанностей, заместителям главы администрации. Главе администрации в обязательном порядке направляются коллективные и повторные обращения, независимо от тематики изложенных в них вопросов.

3.2. Поступившие в адрес главы администрации и заместителей главы администрации обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной граждан (если в резолюции не указан другой срок исполнения).

3.3. Если в обращении гражданина (в том числе без фамилии, почтового адреса и подписи) содержатся сведения о возможных авариях и иных чрезвычайных ситуациях, либо о подготавливаемом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем или совершившем, обращение подлежит безотлагательному (в день поступления) направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.4. Глава администрации, заместители главы администрации в течение трех дней рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей.

Поручение об исполнении обращения гражданина дается должностным лицом в форме резолюции, которая заносится в регистрационно-контрольную карточку. В случае, если в резолюции руководителя рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.

В течение 15 дней со дня поступления поручения соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения и подготовки ответа.

3.5. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.

3.6. В случае, если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции администрации города Пензы, данное, согласно резолюции главы администрации и заместителей главы администрации, и принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения и списывается "Дело".

3.7. Обращения граждан, ошибочно адресованные главе администрации и заместителям главы администрации из других государственных органов, в течение двух дней возвращают отправителю либо по согласованию с отправителем направляются по принадлежности.

3.8. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.9. В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место.

3.10. При необходимости комиссионного рассмотрения обращения, должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.

В случае необходимости рассмотрения обращений на совещании с представителями предприятий, учреждений и организаций должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, дает поручение о подготовке совещания. По итогам совещания составляется протокол и готовится ответ заявителю.

3.11. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.12. Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу, на рассмотрение в организацию или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.

В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным данным пунктом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

В случае, если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием лица (группы лиц), действия которого обжаловались, или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

3.13. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается.

3.14. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации и заместители главы администрации вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, направив заявителю уведомление о прекращении переписки по данному вопросу.

3.15. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, а срок рассмотрения письма, поступившего главе администрации, заместителям главы администрации, - соответственно главой администрации или заместителями главы администрации.

Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

4. Порядок организации личного приема граждан, регистрация и рассмотрение устных обращений граждан

4.1. Предварительная запись на прием и организация приема граждан главой администрации и заместителями главы администрации осуществляется в приемной администрации Октябрьского района города Пензы.

4.2. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации Октябрьского района гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.3. Запись на прием проводится в первый и третий понедельник с 14.00 до 15.00 в приемной администрации Октябрьского района города Пензы.

4.4. Содержание устного обращения заносится в регистрационно-контрольную карточку личного приема гражданина установленного образца (с указанием фамилии, имени, отчества, адреса заявителя и даты приема).

4.5. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в приемной граждан материалов, касающихся данного заявителя.

4.6. Прием граждан ведется в установленные дни недели по графику, утвержденному главой администрации.

Ежемесячно график приема граждан размещается в месте проведения личного приема, а также в фойе здания администрации Октябрьского района.

Внесение изменений в график проводится по согласованию с должностными лицами, внесенными в него.

4.7. Прием граждан осуществляется в порядке очередности.

4.8. По окончании приема должностное лицо записывает поручение в регистрационно-контрольную карточку, доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

4.9. Регистрация устного обращения осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан. При регистрации обращения присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, и начальной буквы фамилии автора порядкового номера регистрации устного обращения по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

После регистрации поступившие обращения оформляются в "Дела" с заполнением регистрационно-контрольной карточки установленного образца.

На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения в левом верхнем углу проставляется регистрационный штамп "повторно".

4.10. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.

4.11. Организация рассмотрения зарегистрированных устных обращений граждан, контроль за исполнением резолюций и своевременным рассмотрением обращений осуществляется специалистом приемной администрации.

4.12. Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней.

4.13. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.14. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном настоящим Регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.

4.15. Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).

5. Порядок регистрации и рассмотрения других видов обращений граждан

5.1. Обращения граждан, поступившие главе администрации Октябрьского района города Пензы в прямом эфире по телефону, на встречах с населением, общественными организациями принимаются и оформляются ведущим специалистом по работе с обращениями граждан. Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в Установленном настоящим Регламентом и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан.

6. Требования к составлению ответов при рассмотрении обращений граждан

6.1. Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагать# четко, последовательно, кратко.

6.2. При составлении ответа по рассмотрению обращений граждан необходимо соблюдать следующие требования:

- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;

- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов;

- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки вскрытых недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;

- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;

- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные нормативные акты.

6.3. В ответах на обращения граждан не допускается:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;

- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется).

6.4. В случае, если письменный ответ заявителю не требуется (разъяснено устно), "в Дело" вместе с обращением подшивается справка в которой отражается суть устного ответа и обоснование того, что письменный ответ заявителю не требуется.

6.5. Ответы на запросы Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Полномочного представителя Президента РФ в Приволжском федеральном округе, Главного Федерального инспектора по Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области, Пензенской городской Думы, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Законодательного Собрания Пензенской области, Пензенской городской Думы, поручения Губернатора Пензенской области подписываются только главой администрации района, либо должностным лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты ответов за подписью главы администрации города готовятся на бланках главы администрации города, должностными лицами иных органов местного самоуправления, визируются курирующими заместителями главы администрации города и представляются на подпись главе администрации города не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.

6.6. Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации письменного ответа заявителю или дата устного сообщения автору с изложением принятого решения.

6.7. Подлинники обращений граждан, направленные на рассмотрение из федеральных органов государственной власти субъекта Федерации, возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежат возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7. Организация контроля за рассмотрением обращений граждан

7.1. Ведущим специалистом по работе с обращениями граждан проверяется правильность оформления ответа и делается отметка о снятии обращений граждан с контроля.

7.2. Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением главы администрации города Пензы, заместителей главы администрации города, рассматривавших данные обращения, ставятся на дополнительный контроль. При этом указываются причины продления сроков контроля и заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

8. Анализ работы с обращениями граждан

8.1. Ведущий специалист по работе с обращениями граждан ежемесячно, ежеквартально и по итогам года проводит анализ поступивших в адрес главы и заместителей главы администрации устных и письменных обращений граждан.

9. Формирование дел. Хранение документов

9.1. Оформление дел для архивного хранения осуществляется ведущим специалистом по работе с обращениями граждан; в соответствии и# Инструкцией по делопроизводству в администрации Октябрьского района. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.

9.2. По истечении 2-х лет с момента регистрации в приемной граждан документы временного хранения передаются в текущий архив.

К документам временного хранения относятся "Дела" по обращениям граждан и регистрационные карточки, журналы регистрации письменных и устных обращений граждан.

9.3. Материалы обращений граждан хранятся в течение пяти лет, затем уничтожаются в установленном порядке.