Часть 1. Организация работы Администрации

Часть 1. Организация работы Администрации

1.2. Порядок формирования координационных
и совещательных органов, образуемых Администрацией

1.2.1. Координационные органы, образуемые Главой для обеспечения согласованных действий Администрации, иных органов местного самоуправления, руководителей федеральных, государственных и муниципальных структур города при решении вопросов местного значения, именуются комиссиями.

Совещательные органы, образуемые Главой для предварительного рассмотрения вопросов и подготовки соответствующих предложений рекомендательного характера, именуются советами.

1.2.2. Создание, реорганизация и ликвидация комиссий и советов, утверждение их председателей, состава осуществляется Главой.

1.2.3. Сфера деятельности и полномочия комиссий и советов определяются актами Главы об их образовании или положениями о них, в пределах компетенции Главы как высшего должностного лица г.Заречный.

1.2.4. В состав комиссий и советов в зависимости от вопросов, для решения которых они создаются, включаются представители органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, а также по согласованию представители предприятий и учреждений других форм собственности, представители общественных и др. объединений с правом совещательного голоса.

1.2.5. Комиссии и советы могут образовывать рабочие группы из специалистов в соответствующих областях для оперативного и качественного изучения ситуации.

1.2.6. Координационные и совещательные органы, образуемые Главой, планируют свою деятельность самостоятельно в соответствии с положениями о них.

1.3. Порядок подготовки совещаний и оформления принятых решений

1.3.1. Под "совещанием" понимается заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса.

1.3.2. Совещания условно классифицируются, как:

планируемые - совещания, факт проведения которых отражен в плане работы, об их времени и месте проведения известно заранее;

оперативные - совещания, факт проведения которых связан с оперативной обстановкой, о факте проведения таких совещаний его участники предупреждаются минимум за один день;

экстренные - совещания, факт проведения которых связан с обострением оперативной обстановки;

планерки - короткие совещания, посвященные ходу выполнения плана или рассмотрению текущей рабочей ситуации.

1.3.3. В зависимости от тематики рассматриваемых на совещаниях вопросов, их проводят:

Глава - совещания, связанные с решением вопросов отнесенных к его компетенции;

заместители Главы Администрации - совещания, связанные с решением курируемых ими вопросов или совещания, проводимые по поручению Главы;

начальники структурных подразделений - совещания оперативного характера, связанные с решением вопросов их компетенции.

1.3.4. Лицо, назначающее проведение совещания (Глава, заместители Главы Администрации, начальники отделов), формирует тематику проводимого совещания:

- определяет ориентировочные сроки проведения совещания;

- определяет состав участников и приглашенных;

- определяет ответственного за организацию и проведение совещания (замы, начальники);

- решает вопрос о необходимости подготовки и рассылки участникам совещания дополнительных материалов и подготовленных проектов документов;

- определяет необходимость утверждения мероприятий по подготовке совещания;

- определяет необходимость своего участия в рабочем совещании (если оно необходимо);

- обеспечивает контроль за исполнением поручений, данных на совещании.

1.3.5. Ответственный за организацию и проведение совещания (заместитель Главы Администрации, начальник отдела, специалист):

- готовит мероприятия по подготовке совещания;

- готовит проекты: программы совещания, списки выступающих, тезисы выступления руководства, решения;

- принимает решение о необходимости проведения рабочего совещания:

- подбирает документы, связанные с рассматриваемой темой;

- готовит и рассылает участникам совещания дополнительные материалы;

- обеспечивает явку участников и приглашенных на совещание (через специалистов приемных и общий отдел);

- решает вопросы с докладчиками и выступающими;

- определяет ведущего и президиум совещания;

- обеспечивает подготовку протокола совещания.

1.3.6. Плановые совещания, которые проводит Глава.

1.3.6.1. Коллегии Администрации.

Заседания Коллегии проводятся в соответствии с годовым планом работы, но не реже одного раза в квартал.

Состав членов Коллегии, дата и время ее проведения утверждается ее председателем - Главой.

Ответственный секретарь Коллегии представляет повестку очередного заседания Коллегии на утверждение Председателю не позднее, чем за 14 дней до заседания.

Утвержденная повестка с необходимым набором материалов рассылается ответственным секретарем членам Коллегии не позднее, чем за 10 дней до начала заседания.

По решению Коллегии ее заседания могут быть закрытыми.

В ходе заседания Коллегии ответственный секретарь ведет протокол. Запись хода Коллегии на магнитном носителе хранится до подписания решений проведенной Коллегии. Протоколы заседания оформляются ответственным секретарем Коллегии совместно с лицом, ответственным за подготовку вопроса, в течение трех дней после заседания. Протокол Коллегии подписывается Председателем и ответственным секретарем Коллегии.

Выписки из протокола Коллегии с поручениями Председателя рассылаются исполнителям ответственным секретарем в 5-ти дневный срок.

Результаты рассмотрения вопросов повестки дня на заседаниях Коллегии оформляются Решениями Коллегии. Решение Коллегии подписывается Председателем Коллегии.

Решение Коллегии оформляется ответственным секретарем в течение пяти дней (если Коллегией не установлен другой срок) после дня заседания Коллегии совместно с лицом, ответственным за подготовку данного вопроса.

Решение# Коллегии по важнейшим вопросам жизнедеятельности города объявляются и реализуются постановлениями и распоряжениями Главы.

Рассылка решений Коллегии производится ответственным секретарем через общий отдел Администрации в 5-дневный срок после их подписания и регистрации.

1.3.6.2. Совещания руководителей городских организаций, иных органов местного самоуправления и начальников отделов Администрации.

Они проводятся каждую нечетную неделю, по понедельникам в 10 часов утра. Перенос проведения совещания происходит по указанию Главы.

Список участников совещания утверждается Главой и хранится в общем отделе Администрации.

Ведение, оформление и хранение протоколов данных совещаний возлагается на специалиста общего отдела Администрации.

После утверждения протокола Главой, специалистом общего отдела делаются из него выписки, которые в срок не более 3-х дней доводятся до исполнителей.

Выписки с отметкой об исполнении поручений, завизированные вышестоящим руководителем (Глава, заместитель Главы Администрации) в указанный срок возвращаются исполнителем в общий отдел.

Обобщение полученных материалов, отмеченных в протоколе, производится общим отделом и предоставляются# ему до начала очередного совещания.

Каждое очередное совещание у Главы начинается с доклада заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата о выполнении поручений, полученных на предыдущем совещании и зафиксированных в протоколе.

1.3.6.3. Совещания заместителей Главы Администрации, руководителей Финансового управления и Комитета по управлению имуществом.

Они проводятся еженедельно каждую среду и пятницу в 14.30. Перенос проведения совещания происходит по указанию Главы.

Состав совещания определяется Главой города: заместители Главы Администрации, начальник Финансового управления города, председатель Комитета по управлению имуществом.

1.3.6.4. Совещания и планерки по конкретным вопросам.

Срок их проведения и состав определяются Главой города.

1.3.7. Плановые совещания, которые проводят заместители Главы Администрации.

1.3.7.1. Совещания руководителей курируемых ими организаций и начальников отделов Администрации.

Совещания проводятся каждую четную неделю по понедельникам в 10 часов.

Список участников совещания утверждается заместителем Главы Администрации и хранится у специалиста приемной заместителя Главы Администрации.

Ведение и оформление протоколов данных совещаний возлагается на лицо, назначенное заместителем Главы Администрации (секретарь).

Утвержденный заместителем Главы Администрации протокол или выписки из него, в срок не более 3-х дней доводятся секретарем совещания до всех заинтересованных лиц.

Секретарь совещания контролирует исполнение поручений, зафиксированных в протоколе, и докладывает об этом заместителю Главы Администрации.

Каждое очередное совещание у заместителя Главы Администрации начинается с отчета секретаря о выполнении поручений, полученных на предыдущем совещании и зафиксированных в протоколе.

В отделах Администрации по указанию заместителей Главы Администрации назначаются ответственные за ведение протоколов на совещаниях. Они обеспечивают хранение протоколов.

1.3.7.2. Совещания и планерки по конкретным вопросам.

Срок их проведения и состав определяются заместителями Главы Администрации.

1.3.8. Плановые совещания, которые проводят начальники отделов Администрации.

1.3.8.1. Еженедельные совещания специалистов отделов Администрации в соответствии с их планами работы.

Список участников совещаний утверждается начальником отдела и хранится у сотрудника отдела, назначенного начальником отдела секретарем.

Протокол совещания утверждается начальником отдела.

Секретарь контролирует исполнение поручений, зафиксированных в протоколе, и докладывает об этом начальнику отдела.

Каждое очередное совещание у начальника отдела начинается с отчета о выполнении поручений, полученных на предыдущем совещании и зафиксированных в протоколе.

1.3.9. Внеочередные совещания проводятся по мере необходимости.

1.3.10. Ответственность за информационное, документационное и техническое обеспечение проводимых мероприятий у Главы осуществляют отделы Администрации, иные органы местного самоуправления, которым поручена их подготовка, во главе с заместителем Главы Администрации, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

1.3.11. Ответственность за информационное, документационное и техническое обеспечение проводимых мероприятий у заместителей Главы Администрации осуществляют отделы Администрации, иные органы местного самоуправления, которым поручена их подготовка.

1.4. Порядок организации контроля исполнения поручений и документов

1.4.1. Поручение - это данное Главой (заместителем Главы Администрации) устное либо зафиксированное в управленческом документе задание, возлагающее на конкретное лицо (группу лиц) его исполнение.

1.4.2. Контролю в Администрации города подлежит исполнение:

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных во исполнение федеральных законов;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных во исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний комиссий (советов) Правительства Российской Федерации;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных по парламентским запросам;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных по запросам Собрания представителей города;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), данных во исполнение поручений содержащихся в актах Губернатора области и Правительства;

- поручений Главы (заместителей Главы Администрации), полученных в устной форме;

- поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Главы (заместителей Главы Администрации), по рассмотренным документам;

- поручений, содержащихся в протоколах еженедельных совещаний, проводимых Главой, либо исполняющим обязанности Главы;

- поручений, содержащихся в протоколах иных совещаний Главы (заместителей Главы Администрации);

- рассмотрение письменных обращений граждан, обращения граждан поступившие на личном приеме должностных лиц и по "прямой линии".

1.4.3. В Администрации ведется сроковый контроль исполнения поручений и документов (далее - контроль).

Ответственность за организацию контроля возлагается на заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата.

1.4.4. Ответственность за осуществление контроля возлагается на общий отдел Администрации.

1.4.5. На контроль берутся документы:

- требующие решения и ответа;

- если в тексте документа есть дата его исполнения;

- срок исполнения документа указан в резолюции руководителя;

- в резолюции руководителя на документе либо в тексте документа есть слова типа "контроль", "срочно";

- смысловое содержание письма подразумевает конкретный ответ на него;

- текст резолюции руководителя на документе подразумевает конкретное действие, например "подготовить постановление" и т.п.

На каждый документ, поставленный на контроль, заводится карточка контроля.

Каждое устное поручение регистрируется в журнале поручений.

1.4.6. Механизм контроля исполнения поручений и документов однотипен и осуществляется в рамках программы электронного документооборота ЭСИДа, применяемой в Администрации города.

1.4.7. В случае работы с бумажным носителем, на левом поле, документа, взятого на контроль, красными чернилами ставится буква "К" и к нему прикладывается карточка контроля.

Карточка контроля содержит название организации, приславшей документ, его регистрационный номер, входящий номер Администрации и дату поступления документа, краткое содержание документа, резолюцию должностного лица, фамилии исполнителей и срок исполнения документа.

Документ, поставленный на контроль, общим отделом в оперативном порядке доставляется исполнителю.

В случае работы с электронным носителем, документ попадает на рабочий стол исполнителя сразу после нанесения на него резолюции руководителя.

1.4.8. При осуществлении контрольных функций общий отдел запрашивает сведения о ходе исполнения документов у исполнителей, готовит информацию о ходе исполнения, находящихся на контроле документов, о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации и представляет ее Главе в установленные им сроки.

1.4.9. Предварительный контроль осуществляется до истечения сроков исполнения документов в следующем порядке:

- задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 3 дня до истечения срока;

- задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- задания последующих лет - не реже одного раза в год.

1.4.10. Сроки исполнения документов.

1.4.10.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций (входящих) - с даты их поступления (регистрации).

Сроки исполнения документов определяются Главой (заместителями Главы Администрации), исходя из срока, установленного в документе, или сроков, установленных законодательством.

В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок их исполнения (календарная дата).

Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Если в тексте документа вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "срочно", "незамедлительно", документ подлежит исполнению в 3-дневный срок.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения документа.

Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты его регистрации.

1.4.10.2. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

Типовые сроки исполнения документов регламентированы законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой (заместителями Главы Администрации), в резолюции к документу или указываются в тексте документа.

Если индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока, установленного для данной группы документов, то временем исполнения документа считается индивидуальный срок.

Если в резолюции на документе отсутствует срок его исполнения, а в тексте срок указан, то он является сроком исполнения документа.

Если дата регистрации поступившего документа не соответствует сроку исполнения, указанному в нем, Глава (заместитель Главы Администрации), вправе установить срок его исполнения, в соответствии с датой его поступления. Исполнителю рекомендуется связаться с автором документа для согласования сроков ответа.

1.4.10.3. Изменение срока исполнения документа.

В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, исполнитель представляет Главе, заместителям Главы Администрации (тому, кто дал поручение) мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

Такие предложения представляются не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения.

Изменение документируется - проставляется новый срок, дата внесения изменения и подпись лица его согласовавшего.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Если срок документа не продлен, он считается не исполненным в срок.

1.4.11. Ответственность за исполнение документов в срок несут его исполнители.

Если документ исполняется несколькими должностными лицами, то лицо, указанное в резолюции первым, является основным исполнителем документа, несет ответственность за его исполнение и организует работу по его исполнению.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного для исполнения документа. Ответственный исполнитель определяет порядок подготовки итогового документа.

При необходимости исполнения документа в сжатые сроки ответственный исполнитель организует его исполнение в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.

1.4.12. Исполнение поручений.

1.4.12.1. Поручения, данные во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, нормативных актов Губернатора и Правительства Пензенской области считаются исполненными после выполнения предусмотренных этими законами или актами мероприятий (принятие актов Главы, направления соответствующих заключений, предложений и других материалов).

Если по представленным материалам или проектам даны новые поручения Главой, или лицом, исполняющим его обязанности, то дальнейший контроль осуществляется на основе этих поручений.

В случае, если поручение, данное во исполнение вышеуказанных документов, не исполнено в установленный срок, исполнитель (ответственный исполнитель) поручения в течение одного дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Главе объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

Поручения считаются исполненными, если по ним изданы муниципальные акты или приняты соответствующие решения, которые являются основанием для снятия поручений с контроля. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

1.4.12.2. Акты Главы исполняются в указанные в них сроки.

По итогам исполнения поручений, содержащихся в актах, не позднее 3 дней после истечения контрольного срока Главе представляется справка, завизированная соответствующим руководителем структурного подразделения и подписанная заместителем Главы Администрации по направлению.

Акты Главы снимаются с контроля Главой или лицом, его замещающим.

1.4.12.3. Поручения, содержащиеся в протоколах, подписанных Главой, заместителями Главы Администрации исполняются в установленные в протоколе сроки.

По итогам исполнения поручений, содержащихся в протоколе, не позднее 3 дней после истечения контрольного срока в общий отдел представляется справка о выполнении, подписанная соответствующим руководителем структурного подразделения и завизированная заместителем Главы Администрации по направлению.

Поручения, содержащиеся в протоколах, снимаются с контроля лицом, подписавшим протокол.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

1.4.12.3. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после предоставления ответственному за контроль специалисту общего отдела документированного подтверждения исполнения документа.

По исполнению поручения ответственным за контроль специалистом общего отдела закрывается карточка контроля, путем нанесения на нее данных об итоговом документе, принятом решении, даты снятия документа с контроля.

Материалы по исполнению поручений, надлежащим образом оформленные (с визами, датами, подписями) хранятся вместе с карточкой контроля.

1.4.13. Обобщение результатов контроля.

Общий отдел готовит:

- еженедельные сведения о состоянии исполнительской дисциплины по исполнению поручений и предоставляет их Главе, Первому заместителю Главы Администрации и заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата. Еженедельные сведения по направлениям предоставляются соответствующим заместителям Главы Администрации;

- ежемесячные сведения о состоянии исполнительской дисциплины по исполнению поручений по подразделениям и предоставляет их Главе;

- по результатам полугодия, года итоговое распоряжение Главы по состоянию исполнительской дисциплины по выполнению поручений и документов.

1.5. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Администрации

1.5.1. Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим регламентом доступа граждан и организаций к информации о деятельности Администрации, как органа исполнительной власти, (за исключением информации ограниченного доступа) возлагается на заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата и отдел по связям с общественностью и населением.

1.5.2. Глава утверждает:

- состав сведений о деятельности Администрации, составляющий информационный ресурс Администрации, открытый для доступа граждан и организаций (далее - информационный ресурс);

- схему размещения информационного ресурса;

- порядок обеспечения доступа граждан и организаций к информационному ресурсу;

- перечень и объем информации справочного характера, предоставляемой по телефону и размещаемой на информационных стендах и в помещениях Администрации.

1.5.3. Порядок взаимодействия структурных подразделений Администрации по формированию и обновлению информационного ресурса устанавливается настоящим регламентом и иными актами Главы.

1.5.4. Информационный ресурс включает в себя:

- информацию справочного характера об Администрации (в том числе ее почтовый адрес, номера телефонов для справок, фамилии имена и отчества Главы, заместителей Главы Администрации, начальников структурных подразделений по основным направлениям деятельности);

- информацию об иных органах местного самоуправления (адреса, номера телефонов для справок) и перечень подведомственным# организаций;

- почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов для справок отдела по связью# с общественностью и населением, осуществляющим работу с обращениями граждан;

- график приема граждан Главой (заместителями Главы Администрации) сведения о порядке записи на прием, график работы общественных приемных;

- наименование, почтовый адрес и номера телефонов Правительства Пензенской области;

- нормативные правовые акты, которыми регулируется деятельность Администрации;

- перечни полномочий Главы и Администрации города;

- сведения о принятии Главой актов, затрагивающих права и законные интересы граждан и организаций;

- ответы на часто задаваемые вопросы о деятельности Администрации.

1.5.5. Уполномоченными источниками информационных ресурсов о деятельности Администрации являются внешний сайт Администрации и средства массовой информации.

1.5.6. Ответственность за своевременное предоставление соответствующей информации по вопросам ведения Администрации, ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений Администрации и должностные лица, уполномоченные на предоставление такой информации, в соответствии с актами Главы.

1.5.7. Обязанности по обеспечению взаимодействия со средствами массовой информации по вопросам предоставления информации о деятельности Администрации возлагаются на отдел по связям с общественностью и населением.

Информация о деятельности Администрации передается средствам массовой информации отделом по связям с общественностью и населением.