Часть 2. Организация документационного процесса в Администрации (Основные правила организации документооборота в Администрации)

Часть 2. Организация документационного процесса в Администрации
(Основные правила организации документооборота в Администрации)

2.1. Порядок ведения делопроизводства в Администрации

2.1.1. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Администрации осуществляется общим отделом Администрации.

2.1.2. Общее делопроизводство в Администрации ведется централизованным способом: прием и регистрация входящих, исходящих документов, муниципальных актов Главы осуществляется общим отделом. Общий отдел формирует документы для рассмотрения их Главой и заместителями Главы Администрации.

Делопроизводство по кадрам осуществляется специалистами отдела кадров.

Делопроизводство по работе с обращениями граждан осуществляется специалистом отдела по связям с общественностью и населением.

Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав и административная комиссия ведут самостоятельное делопроизводство.

2.1.3. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации возлагается на начальников подразделений.

2.1.4. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется их работниками, ответственными за делопроизводство (приложение 2).

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях Администрации, проходят инструктаж в общем отделе, о чем делается запись в журнале инструктажа.

2.1.5. Работа с секретными документами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.1.6. Ознакомление с документами, их распределение по непосредственным исполнителям производится начальником структурного подразделения в день их поступления в подразделение.

2.1.7. Начальник подразделения определяет порядок рассмотрения поступивших документов и осуществляет контроль их исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения, а также поставленные на контроль.

2.1.8. Поступающие в Администрацию документы исполняются в сроки, установленные законодательством, а документы, не требующие дополнительной проверки и изучения безотлагательно (п.1.4.10).

Документ снимается с контроля руководителем, давшим задание на его исполнение (Глава, заместитель Главы Администрации, начальник структурного подразделения). На документе ставится надпись "исполнено", дата и подпись руководителя.

2.1.9. Документы Администрации оформляются на бланках установленной формы, утвержденных Главой.

2.1.10. Исполненный документ, со всеми приложенными к нему материалами, хранится в общем отделе в соответствии с номенклатурой дел.

Специалисты общего отдела раз в месяц проводят сверку наличия документов в подразделениях со сведениями, занесенными в журналы регистрации, составляют сводку о ходе работы подразделений с документами, которую докладывают заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата.

2.1.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов

2.1.1.1. Документы, поступающие в Администрацию могут быть как на бумажном, так и на электронном носителях.

При приеме документов на бумажных носителях, в том числе в конвертах, работниками общего отдела проверяется правильность доставки, целостность конвертов, наличие приложений и подписей на документах. В случае отсутствия подписи на документе, ее несоответствия занимаемой должности или отсутствия приложений к нему (если по тексту есть ссылка на приложения) документ возвращается отправителю. При сильном повреждении конверта, в котором находится документ, работниками отдела делается опись вложений, находящихся в нем документов.

Конверты с пометкой "лично", "только в руки" и т.п. не вскрываются. В этом случае регистрируется конверт, регистрационный номер ставится на конверте.

Конверты после вскрытия не уничтожаются в случаях личных и доплатных вложений; если отправителем является суд; когда только по конверту можно определить адрес отправителя или возникает вопрос относительно сроков отправления документов.

При приеме документов на электронных носителях работниками общего отдела проверяется читаемость документа, наличие реквизитов организации на бланке документа, даты и регистрационного номера, ФИО, подписавшего документ, наличие приложений. В противном случае документ возвращается отправителю.

2.1.1.2. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 3). Нерегистрируемые документы передаются сразу по назначению. Остальные документы проходят регистрацию. Документы сортируются по видам и регистрируются в отдельных журналах. Дата регистрации документа - это дата его поступления в общий отдел.

2.1.1.3. Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата предоставлено право рассмотрения документов по вопросам покупки, дарения квартиры и проживания в ней (иногородним гражданам); постоянной и временной регистрации по месту жительства (иногородним гражданам); оформления и продления пропусков (иногородним гражданам и организациям).

2.1.1.4. Документы, поступившие в Администрацию города и не требующие принятия управленческого решения по их исполнению, общий отдел направляет для рассмотрения в соответствующие подразделения.

Структурные подразделения готовят по данным документам решения, которые в установленном порядке докладываются Главе (заместителям Главы Администрации).

Такой порядок установлен для следующих видов документов:

- заявления от граждан о предоставлении (прекращении) в аренду земельных участков для эксплуатации гаражей, частных домов;

- заявления от граждан о приеме в эксплуатацию законченных строительством (реконструкцией) объектов (гаражи, погреба и т.п.);

- заявления от граждан об утверждении проектов границ земельных участков;

- заявления от граждан о перепланировке (переустройстве) и реконструкции жилых помещений, принадлежащих им;

- заявления от граждан о строительстве надстроек, козырьков, балконов; вырубке деревьев и т.п.;

- заявления граждан о согласовании документации для признания права собственности на самовольно построенный второй этаж гаража;

- заявления граждан о выдаче заключения, подтверждающего возможность сохранения самовольной перепланировки квартиры;

- заявления от граждан о продаже Администрации города, принадлежащего им жилого помещения или его части;

- заявления иногородних граждан о разрешении на постоянную регистрацию, временную регистрацию по месту пребывания;

- заявления иногородних граждан о покупке квартиры, временного проживания в ней, дарения квартиры;

- заявления об оформлении и продлении пропусков (иногородним гражданам и организациям);

- материалы о награждении почетными грамотами, благодарностями;

- заявления от граждан о разрешении на регистрацию брака, изменении имени, фамилии;

- заявления от граждан о распоряжении имуществом несовершеннолетних, назначение опеки, попечительства;

- материалы по неблагополучным семьям;

- заявления граждан на продажу коммунального жилья, на долевое участие в строительстве жилья;

- заявления граждан о постановке на учет;

- заявления от граждан о выдаче архивных копий, справок, подтверждение выплаты заработной платы за прошлый период;

- заявления от организаций и граждан о внесении изменений в существующие акты;

- ответы организаций, учреждений города на запросы структурных подразделений Администрации, направленные в соответствии с поручениями Главы (заместителей Главы Администрации).

2.1.1.5. Папка с почтой передается на рассмотрение Главе каждый день утром.

Рассмотренные Главой документы, с нанесенными на них резолюциями, возвращаются в общий отдел для дальнейшей обработки и доставки их исполнителям.

Обработка документов происходит в течение 2-х суток со дня возврата их от Главы (заместителей Главы Администрации).

2.1.1.6. В срок не более трех дней документ (на бумажном носителе) доставляется исполнителям. Документы, имеющие срочный характер доставляются исполнителям в течение рабочего дня.

Документ в электронном виде поступает исполнителю сразу после нанесения на электронную версию документа резолюции.

Резолюция руководителя на документе точно определяет характер поручения, сроки, ответственных исполнителей, включает в себя подпись руководителя и дату.

2.1.1.7. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

При работе с документами на бумажных носителях оригинал документа передается ответственному исполнителю, который организовывает его исполнение в установленный срок.

Соисполнители по требованию ответственного исполнителя представляют все необходимые материалы.

Ответственный за исполнение и соисполнители документа в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное его исполнение.

2.1.1.8. Документы ознакомительного характера, отписанные нескольким сотрудникам, передаются им поочередно. На знакомство с документом отводится до трех дней (в зависимости от объема документа) с момента его получения.

При работе с документами на электронных носителях документ попадает ответственному за его исполнение, соисполнителям одновременно сразу после обработки документа.

Если в документе или резолюции на нем указан срок его исполнения, то документ берется общим отделом на сроковый контроль. Контроль осуществляется в соответствии с п.1.4 данного Регламента.

2.1.1.9. На исполненных документах исполнителем ставится отметка об их исполнении. На документах информационного характера ставятся подписи ознакомившихся работников Администрации и дата ознакомления.

2.1.2. Порядок прохождения и исполнения исходящих документов

2.1.2.1. Порядок прохождения и исполнения исходящих документов в Администрации состоит из подготовки проекта письма, его согласования, подписания, регистрации и отправки. Проекты писем на бумажном и электронном носителях оформляются одинаково.

Проекты писем оформляются на бланках формата А4 или А5, разработанными в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 и утвержденными Главой. Они содержат обязательные реквизиты: адресат, заголовок, текст документа, отметку о приложении, подпись, отметку об исполнителе. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Администрации.

В Администрации действуют угловой и продольные бланки Главы, угловой и продольный бланки Администрации.

На бланках Главы оформляются письма за подписью Главы или исполняющего его обязанности. Письма за подписью заместителей Главы Администрации и начальников структурных подразделений оформляются на бланках Администрации города.

2.1.2.2. Проект письма должен содержать визы согласования исполнителя, начальника структурного подразделения, в котором работает исполнитель.

Проекты писем, которые подписывает Глава, обязательно содержат визу курирующего заместителя.

Письма, направляемые в правоохранительные органы (суд, прокуратура, ОВД, ФСБ и др.), а также в государственные контролирующие и надзорные органы в обязательном порядке согласовываются с МУ "Правовое управление".

Визы согласования на письмах оформляются в виде таблицы, которая располагается на левом нижнем поле документа. Таблица содержит две колонки, количество строчек соответствует числу согласующих. В левой колонке пишутся фамилии исполнителя и согласующих, правая - содержит их подписи. Фамилия исполнителя располагается в нижней строчке таблицы вместе с его координатами (номер телефона, факс, электронная почта).

Визирование писем в электронном виде осуществляется в рамках программы электронного делопроизводства - ЭСИДа.

2.1.2.3. Подписанный экземпляр письма с согласующими подписями на бумажном носителе хранится в общем отделе в соответствии с номенклатурой дел.

2.1.2.4. Право подписи писем имеют Глава, заместители Главы Администрации, начальники структурных подразделений, в соответствии с их компетенцией.

Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата предоставлено право подписи документов по вопросам: покупки, дарения квартиры и проживания в ней (иногородним гражданам); постоянной и временной регистрации по месту жительства (иногородним гражданам); оформления и продления пропусков (иногородним гражданам и организациям).

Заместителю Главы Администрации по городской инфраструктуре предоставлено право подписи актов согласования границ земельных участков.

Начальнику общего отдела Администрации предоставлено право подписи архивных справок и выписок.

Письма, направляемые в Правительство РФ, Государственную Думу РФ, Министерства и федеральные агентства РФ, Правительство Пензенской области, аппарат Правительства Пензенской области, Законодательное Собрание Пензенской области, Собрание представителей г.Заречного, начальниками структурных подразделений подписываться не могут.

Подпись Главы на письмах оформляется в виде имени и фамилии. Если письмо на бланке Главы города подписывает исполняющий его обязанности, то указывается полностью его фактическая должность и фамилия. При этом не допускается ставить предлог "за", подпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

Подпись заместителей Главы Администрации и начальников структурных подразделений оформляется полностью с указанием фактической должности и ФИО.

2.1.2.5. Если проект письма, готовится как ответ на полученный запрос, то письмо-запрос должно быть обязательно приложено исполнителем к проекту письма-ответа, а в угловом штампе письма-ответа должна быть заполнена исполнителем строка "на N _____ от _________". В тексте проекта письма фразы типа "В соответствии с вашим запросом сообщаю:" не употребляются.

2.1.2.6. Документы на подпись Главе передает общий отдел. Работники отдела проверяют правильность оформления документов: наличие адресата, его адреса, оформление адреса, отметку о наличие приложений в тексте письма, наличие приложений, соответствие количества экземпляров письма количеству адресатов, наличие и полноту согласующих виз и т.п.

Неправильно или не полностью оформленные документы возвращаются исполнителям.

2.1.2.7. Письма, подписанные Главой, заместителями Главы Администрации, начальниками структурных подразделений проходят регистрацию в общем отделе. Регистрация писем осуществляется компьютерным способом.

2.1.2.8. Письма могут быть отправлены адресатам в конверте, факсом, электронной почтой. Выбор вида отправки писем осуществляет исполнитель. За отправку писем отвечают работники общего отдела.

Подписанные и зарегистрированные письма доставляются по организациям города, не являющимися# пользователями системы ЭСИДа в течение 3 суток. Письма, отправляемые по каналу ЭСИДа, попадают к адресату, сразу после их регистрации.

2.1.3. Порядок прохождения и исполнения телефонограмм

2.1.3.1. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п. Обязательными реквизитами телефонограммы являются (приложение 3):

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата и время передачи (приема);

- адресат;

- текст;

- подпись;

- указания должностей и ФИО лиц, принявших и передавших телефонограмму;

- номера телефонов организаций, передавших и получивших телефонограмму.

2.1.3.2. В Администрации за прием и передачу телефонограмм отвечают специалисты общего отдела (инспектор приемной).

При приеме телефонограммы необходимо записать: название организации и номер ее телефона; текст телефонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема.

Во избежание неточностей или ошибок принимающему телефонограмму необходимо повторить записанный текст телефонограммы передающему лицу. При этом указываются все знаки препинания.

2.1.3.3. При передаче телефонограммы вначале указывается название организации - Администрация и свой телефон, вид документа; после передачи текста записывается должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, то к ней прилагается список этих организаций и номеров их телефонов.

2.1.3.4. Отправляемые и получаемые телефонограммы проходят регистрацию в соответствующих журналах. Им присваивается порядковый номер и дата. Датой телефонограммы считается дата ее подписания или получения. Осуществляют регистрацию телефонограмм специалисты общего отдела (инспектор приемной).

2.1.3.5. Полученная и зарегистрированная телефонограмма передается Главе или заместителю Главы Администрации, тому на чье имя она поступила.

Должностное лицо знакомится с телефонограммой, наносит на нее резолюцию и возвращает инспектору приемной.

2.1.3.6. Инспектор приемной доводит телефонограмму до исполнителей в соответствии с резолюцией. Исполненная телефонограмма подшивается в дело и хранится в течение года.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.1.3. Порядок приема и отправки документов
по каналам факсимильной связи и электронной почте

2.1.3.1. Факсимильная связь и электронная почта являются средствами оперативной передачи документов.

Документы, отправляемые по факсимильной связи и электронной почте, оформляются аналогично проекту письма (п.2.1.2)

Использование сотрудниками Администрации данных каналов в личных целях не допускается; не разрешается передача по ним документов, содержащих государственную или служебную тайну.

За качество принятых сообщений работник, принявший факс или электронную почту ответственности не несет.

Документы, отправляемые и поступающие по каналам факсимильной связи и электронной почты, не имеют юридической силы, они должны быть подтверждены официальными письмами.

2.1.3.2. Прием и передача документов по каналам факсимильной связи осуществляется специалистами общего отдела (инспектор приемной). Объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов.

2.1.3.3. Прием и передача документов по электронной почте осуществляется сотрудниками Администрации.

2.1.3.4. Факсимильные сообщения и электронная почта, поступившие на имя Главы и заместителей Главы Администрации, передаются в общий отдел, где проходят обработку (регистрация), как и вся другая входящая корреспонденция, поступающая в Администрацию города, в соответствии с п.2.1.1. данного Регламента.

2.1.3.5. Документ, отправляемый факсом, должен быть зарегистрирован в общем отделе (п.2.1.2). Номер факса для его передачи предоставляется исполнителем документа. В случае успешной передачи документа, в дело подшивается листок, подтверждающий его отправку.

2.1.3.6. Документ, отправляемый электронной почтой, должен быть зарегистрирован в общем отделе (п.2.1.2). Документ по электронной почте отправляется исполнителем.

2.2. Порядок подготовки служебных документов

2.2.1. Порядок подготовки муниципальных актов

2.2.1.1. Муниципальные акты выпускаются с целью регулирования деятельности, позволяющей Главе обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от деятельности органов местного самоуправления, организаций и учреждений, находящихся на территории муниципального образования.

Решения, фиксирующиеся в муниципальных актах, направлены на реализацию основной деятельности органа местного самоуправления; совершенствование организационной структуры органов управления города; обеспечение органов управления финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.

Муниципальные акты Главы (далее по тексту - акты) издаются в виде постановлений, распоряжений, решений, разрешений и представляют собой официальные юридические акты, имеющие форму документов обязательной силы. Издание актов в виде других документов не допускается.

Акты издаются на основе и во исполнение федерального, регионального законодательства, а также в связи с необходимостью осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из полномочий Главы и Администрации.

Поручение о подготовке акта дается Главой (заместителем Главы Администрации). Подготовка проекта исполнителем осуществляется, как правило, в срок до 15 календарных дней.

Исполнителем проекта акта может быть как работник Администрации, так и работник иного органа местного самоуправления либо другой организации города, к сфере деятельности которой относятся затрагиваемые вопросы.

Исполнитель несет ответственность за подготовку акта в срок, он определяет список согласующих лиц и осуществляет процесс его согласования.

Проект акта готовится на бланке установленного образца, утвержденного Главой. Помарок и исправлений на нем не допускается.

Акт не может быть издан совместно несколькими органами местного самоуправления.

2.2.1.2. Подготовка проектов актов возлагается на один или несколько отделов Администрации (предприятий, учреждений города) с учетом их функций и компетенции и осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

Руководитель, давший поручение о подготовке акта определяет круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта (в том числе конкретного исполнителя проекта), срок его подготовки, а при необходимости - организаций, учреждений, привлекаемых к этой работе.

В процессе работы над проектом акта исполнителями изучаются материалы, относящееся к теме проекта, в том числе федеральное, региональное и местное законодательство по данному вопросу. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных актов могут создаваться рабочие группы.

В обязанности исполнителя входит согласование проекта и подготовка рассылочного листа на данный акт. Исполнитель определяет список лиц, согласующих данный проект, и лично проводит согласование документа. Согласование производится в соответствии с Порядком согласования документов (п.2.3). За полноту рассылочного листа отвечает исполнитель документа

Если акты принимаются на основании директивных документов Президента, Правительства, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания и Губернатора области, то в преамбуле акта необходима ссылка на них.

В констатирующей части акта обязательны ссылки на нормативные правовые акты, дающие полномочия Главе на регулирование общественных отношений, предусмотренных текстом указанных актов.

Если к основному документу дополнительно прилагаются какие-либо документы (расчеты, копии приказов, договоров, соглашений и т.д.), то в тексте основного документа необходима ссылка на них как на приложения.

При условии, что подготавливаемый проект акта повлечет за собой изменения или дополнения других актов Главы, эти изменения или дополнения готовятся одновременно с текстом указанного проекта, а в случае необходимости принятия решения о признании ранее изданных актов Главы утратившими силу указанное решение вносится в подготавливаемый проект акта отдельным пунктом.

Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок исполнения. При отнесении проекта к нормативному правовому акту в его тексте должна быть сделана ссылка о сроке вступления акта в силу и опубликовании в средствах массовой информации.

Если в процессе подготовки акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные акты по указанному вопросу либо по одному и тому же вопросу имеется несколько актов, дополняющих друг друга, то рекомендуется разработать новый акт, в проект которого включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу.

В проектах постановлений Главы употребляются только полные официальные наименования органов и организаций.

Правовой акт, затрагивающий права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступает в силу после его официального опубликования.

2.2.1.3. Когда исполнителем на проекте акта собраны все визы согласования (кроме двух - Руководитель аппарата и общий отдел), проект сдается в общий отдел Администрации.

Общий отдел осуществляет проверку проектов акта на предмет их соответствия действующим нормативным стандартам, осуществляет регистрацию проектов актов на этапе Руководитель аппарата - Глава города.

Если проект акта оформлен с нарушениями, он возвращается исполнителю на доработку. Если в результате произведенных поправок произошло изменение текста проекта документа, необходимо согласование юридической службы.

Если проект акта соответствует стандартам, он передается общим отделом на согласование Руководителю аппарата, затем на подпись Главе.

2.2.1.4. Проект акта готовится исполнителем за подписью Главы. Постановления, распоряжения, разрешения подписываются Главой, а в его отсутствие исполняющим его обязанности.

Право подписи решений о согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения предоставлено Главой заместителю Главы Администрации по городской инфраструктуре.

Подписывается первый экземпляр акта, который хранится в общем отделе Администрации. Использовать факсимиле вместо подписи на первом экземпляре акта не допускается.

Если на момент подписания акта Глава отсутствует (отпуск, командировка, болезнь) распечатывается еще один экземпляр проекта с подписью исполняющего обязанности Главы.

Согласующие подписи при этом вновь собирать не требуется.

Подписанные Главой акты проходят регистрацию и необходимую обработку в общем отделе Администрации.

Регистрация актов проходит в срок, не превышающий суток с момента подписания их Главой. Датой подписания акта считается дата его регистрации.

2.2.1.5. Общим отделом ставятся на контроль муниципальные акты Главы, в части касающейся Администрации города, подведомственных ей структур и муниципальных предприятий. Контроль осуществляется в соответствии с пунктом 1.4 данного регламента.

Ответственность за исполнение муниципальных актов несут заместители Главы Администрации и начальники структурных подразделений в части поручений, зафиксированных в актах.

2.2.1.6. Взаимосвязь со средствами массовой информации в части оперативного направления актов в электронном виде и согласования сроков их опубликования осуществляет отдел по связям с общественностью и населением Администрации.

При необходимости, сроки опубликования актов начальники отделов уточняют с начальником отдела по связям с общественностью и населением Администрации города.

2.2.2. Порядок подготовки проектов решений СП

2.2.2.1. Глава, реализуя право законодательной инициативы, рассматривает и вносит для рассмотрения на сессиях Собрания представителей проекты решений.

2.2.2.2. Руководители структурных подразделений Администрации, других муниципальных органов и организаций, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на сессиях Собрания представителей, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

Исполнители - структурные подразделения Администрации, иные органы местного самоуправления осуществляют сбор и обобщение предложений предприятий, учреждений, а также граждан по развитию и совершенствованию законодательства и практики его применения в соответствующих отраслях экономики и сферах муниципальной и общественной жизни. Обеспечивают при подготовке проектов решений СП их проработку и обоснование.

2.2.2.3. В Собрание представителей представляется: сопроводительное письмо, подписанное Главой; проект решения, согласованный со всеми заинтересованными структурами с листом разногласий (при его наличии), справка и материалы по рассматриваемому вопросу, ФИО докладчика.

Исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, выносимого для рассмотрения на сессию СП, представляет документы в общий отдел Администрации до 6-го числа нового месяца.

2.2.2.4. Сопроводительное письмо содержит информацию о направляемом проекте решения для рассмотрения на сессии Собрания представителей.

Проект решения СП содержит четко сформулированные пути решения текущих и перспективных задач с указанием сроков исполнения, названия задействованных организаций и учреждений, фамилии должностных лиц, ответственных за исполнение.

Порядок подготовки и оформления проектов решений Собрания представителей аналогичен порядку подготовки и оформления муниципальных актов Главы (п.2.2.1.)

Справка раскрывает содержание вопроса либо причины, побудившие его.

В качестве докладчиков, как правило, выступают начальники иных органов местного самоуправления, начальники структурных подразделений Администрации.

2.2.2.5. Проекты решений СП по вопросам, подлежащим рассмотрению на сессии СП, рассматриваются и согласовываются Первым заместителем Главы Администрации и заместителями Главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями иных органов местного самоуправления, начальниками структурных подразделений Администрации, других заинтересованных организаций, МУ "Правовое управление" в соответствии с п.2.3 данного регламента.

2.2.2.6. Проекты решений СП и сопроводительные материалы, подготовленные с нарушением установленных к их составлению, оформлению и согласованию требований, возвращаются общим отделом исполнителям на доработку.

2.2.3. Подготовка служебных писем

2.2.3.1. Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или посредством факсимильной, электронной связи.

При составлении служебных писем соблюдаются следующие требования:

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

2.2.3.2. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма бывает простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).

2.2.3.3. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем...) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю...).

Форма обращения от первого лица множественного числа предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта - организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом - руководителем.

2.2.3.4. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

2.2.4. Порядок оформления и регистрации договоров (соглашений)

2.2.4.1. Регистрация договоров (соглашений) возложена на общий отдел Администрации.

Данное условие не распространяется:

- на налоговые соглашения, которые регистрируются и хранятся в экономическом отделе Администрации;

- кредитные договоры, которые регистрируются и хранятся в финансовом управлении;

а также договоры:

- аренды, купли-продажи, залога, мены, дарения (пожертвования) муниципального имущества;

- по содержанию имущества казны, которые регистрируются и хранятся в Комитете по управлению имуществом.

2.2.4.2. Перед тем, как договор попадет Главе на подпись, он проходит обязательную процедуру согласования в соответствии с п.2.3.

Регулирует процесс согласование договора (соглашения) в соответствии с установленным порядком общий отдел Администрации.

Согласованный договор передается Главе на подпись. Подписывается каждый экземпляр документа.

2.2.4.3. Все договоры (соглашения) подписываются Главой.

Первому заместителю Главы Администрации по экономике и финансам и заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата делегировано право подписи договоров хозяйственного назначения и соответствующих документов по расходным обязательствам сметы содержания аппарата Администрации.

Подписанный договор проходит регистрацию в общем отделе. Специалистом общего отдела регистрационный номер проставляется на каждом экземпляре договора (соглашения). Договор регистрируется каждой из подписавших его сторон. Регистрационный номер каждой из сторон проставляется через косую черту в порядке указания авторов на договоре (слева направо).

Датой регистрации договора считается дата его подписания Главой.

На каждом экземпляре договора должны стоять подписи каждой из сторон и печати данных организаций.

2.2.4.4. Один экземпляр полностью оформленного договора остается в общем отделе для хранения, остальные экземпляры передаются другим сторонам, заключившим данный договор.

В случае необходимости оригиналы договоров предоставляются работникам Администрации (без выноса их из общего отдела) либо с них снимается копия.

2.2.4.5. Если Администрация города является не последней стороной, которая подписывает данный договор (соглашение), то в общем отделе остается копия данного документа вместе с листом согласования, а исполнитель данного договора обязан предоставить оригинал документа в общий отдел после его подписания всеми сторонами.

2.2.5. Подготовка иных служебных документов
(телеграмма, телефонограмма, протокол, акт,
докладная записка, служебная записка)

2.2.5.1. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Телеграмма представляет собой сообщение информационно-справочного характера либо краткий запрос. Это разновидность переписки, которая используется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Телеграмма составляется исполнителем по поручению должностного лица на листе бумаги формата А5 в трех экземплярах (приложение 4). Ее текст должен быть четким и кратким. Телеграмму подписывает Глава или заместитель Главы Администрации

Телеграмма имеет следующие основные реквизиты:

- отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

- отметка о виде телеграммы (срочная);

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмм, с указанием наименования адресата;

- текст телеграммы;

- регистрационный номер;

- дата;

- подпись.

Телеграмма регистрируется в общем отделе аналогично исходящему письму.

2.2.5.2. Телефонограмма составляется сотрудником Администрации по поручению должностного лица (приложение 5) на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению, и т.д.

Телефонограмма подписывается Главой или заместителем Главы Администрации, регистрируется инспектором приемной.

2.2.5.3. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который фиксирует или записывает на диктофон выступления участников заседания.

По полноте освещения хода заседания формы протоколов могут быть полными и краткими.

Полный протокол составляется на общем бланке Администрации или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации. Далее указываются вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания (с начала года).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовавшие.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?"

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали: Выступили: Постановили (Решили).

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части муниципального акта.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения.

Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д. Решения, принятые на заседании, доводятся до исполнителей в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него.

2.2.5.4. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию должностных лиц.

Акты оформляются на общем бланке Администрации, если являются внутренними документами Администрации. Если акт является внешним документом, то он оформляется на бланке Администрации с указанием юридического адреса Администрации (приложение 6).

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение должностного лица, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение должностным лицом и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

2.2.5.5. Докладная записка - документ, адресованный должностному лицу (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (приложение 7).

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки подписываются составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, подписываются Главой или заместителями Главы Администрации.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

2.2.5.6. Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения

2.3. Порядок согласования документов

2.3.1. Проект управленческого документа (муниципальный акт, письмо, договор) до поступления Главе города проходит процедуру согласования.

Согласование документа оформляется визой, которая включает должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Процедуру согласования муниципального акта, письма выполняет исполнитель. Исполнитель определяет состав согласующих лиц (за исключением указанных в п.2.3.3).

Процедуру согласования договора (соглашения) выполняет общий отдел.

Решение о подписи документа, который не прошел процедуру согласования остается за Главой.

Если в процессе согласования документ претерпел изменения, согласование оформляется заново.

2.3.2. Проекты муниципальных актов, которые поступают на подпись Главе и проекты решений СП (далее по тексту - акты), обязательно визируются соответствующими должностными лицами.

Лист согласования оформляется исполнителем на обратной стороне последнего листа акта в средней его части в виде таблицы (приложение 8).

Возможно оформление листа согласования на отдельном листе. В этом случае на листе делается надпись: "Лист согласования к "полное наименование акта" (приложение 9).

При оперативной подготовке управленческого документа, в порядке исключения, допускается согласование текста проекта документа одновременно у нескольких заинтересованных организаций, с оформлением каждого экземпляра отдельным листом согласования, которые затем прилагаются к проекту документа.

Подготовка документов по поручению Главы осуществляется в, установленные им сроки. Для согласования проекта документа, который необходимо подготовить в срочном порядке, по инициативе разработчика документа создается рабочая группа для согласования документа в течение одного рабочего дня.

2.3.3. В обязательном порядке лист согласования постановления и распоряжения включает в себя следующие визы (указаны по расположению снизу вверх):

- исполнитель документа (автор текста);

- начальник структурного подразделения, в котором работает исполнитель документа;

- МУ "Правовое управление";

- руководители структурных подразделений Администрации города, к сферам ведения которых относятся затрагиваемые проектом вопросы;

- руководители учреждений, предприятий, организаций города, участие которых оговаривается текстом акта, которым предусматриваются конкретные задания и поручения;

- заместители Главы Администрации в соответствии с вопросами, которые относятся к их компетенции;

- общий отдел Администрации;

- заместитель Главы Администрации - Руководитель аппарата Администрации.

В ряде случаев актам требуется специальное согласование.

С Первым заместителем Главы Администрации города по экономике и финансам в# согласовываются проекты актов, затрагивающие вопросы планирования, экономики, финансов, землеустройства, внебюджетных и муниципальных фондов, торговли, промышленности, сельского хозяйства, управления и распоряжения недвижимостью и т.п.

С заместителями Главы Администрации в согласовываются проекты актов, затрагивающие интересы курируемых предприятий или затрагивающие вопросы их сфер деятельности#.

С начальником Финансового управления согласовываются проекты актов, исполнение которых предусматривает расходы за счет средств городского бюджета.

С председателем Комитета по управлению имуществом согласовываются проекты актов, которые содержат вопросы землеустройства, а так же управления и распоряжения муниципальной собственностью.

С начальником отдела по связям с общественностью и населением согласовываются проекты актов, определяющие организацию публичных мероприятий в городе.

С главным бухгалтером согласовываются проекты актов, исполнение которых предусматривает расходы из сметы содержания Администрации.

2.3.4. Лист согласования "Разрешения на строительство", "Разрешения на ввод объекта в эксплуатацию" включает в себя обязательные визы (указаны по расположению снизу вверх):

- исполнитель документа;

- начальник МУ "УКС";

- директор МУ "ГАТИ";

- МУ "Правовое управление";

- Первый заместитель Главы Администрации по экономике и финансам;

- общий отдел Администрации города;

- заместитель Главы Администрации - Руководитель аппарата.

2.3.5. Лист согласования "Решения о согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения" включает в себя обязательные визы (указаны по расположению снизу вверх):

- исполнитель документа;

- начальник МУ "УКС";

- начальник отдела городского хозяйства Администрации города;

- МУ "Правовое управление";

- общий отдел Администрации города.

2.3.6. Все договоры (соглашения), которые поступают на подпись Главе, обязательно согласовываются с соответствующими должностными лицами.

Лист согласования договора (соглашения) оформляется общим отделом.

Согласование оформляется в виде таблицы на отдельном листе.

В обязательном порядке согласование включает в себя визы (указаны по расположению снизу вверх):

- МУ "Правовое управление";

- начальник экономического отдела Администрации, если в документе отражены вопросы ценообразования;

- начальник Финансового управление или главный бухгалтер Администрации, в зависимости от источника финансирования, определяемого договором (соглашением):

- заместители Главы Администрации, в соответствии с вопросами, к сфере деятельности которых они относятся;

- общий отдел Администрации;

- заместитель Главы Администрации - Руководитель аппарата.

Договор (соглашение) может содержать дополнительные визы согласования по указанию Главы, заместителей Главы Администрации.

2.3.7. Все письма, которые поступают на подпись Главе, визируются соответствующими должностными лицами.

В обязательном порядке согласование письма включает в себя визы (указаны по расположению снизу вверх):

- исполнитель документа (автор текста);

- начальник структурного подразделения, в котором работает исполнитель документа;

- заместители Главы Администрации в соответствии с вопросами, которые они курируют если письмо подписывается Главой).

Исходящие письма, направляемые Администрацией города в правоохранительные органы (суд, прокуратура, ОВД, ФСБ и др.), а также в государственные контролирующие и надзорные органы в обязательном порядке согласовываются с МУ "Правовое управление" и заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата.

Согласование письма оформляется в виде таблицы в нижнем углу от границы левого поля письма ниже подписи Главы на экземпляре, который остается в деле Администрации шрифтом 10-11, если недостаточно места на обратной его стороне шрифтом 13.

2.3.8. Если лицо, согласующее управленческий документ, согласно с его содержанием, то оно в таблице согласования ставит свою подпись и дату согласования.

Под датой согласования понимается число, когда документ прошел согласование.

2.3.8.1. Если вместо указанного в согласующих подписях лица, документ согласовывает лицо его замещающее, то при согласовании в обязательном порядке в таблицу согласования вносится изменение должности и фамилии согласующего. Допускается производить изменения в рукописном варианте.

2.3.8.2. Если лицо, согласующее документ, имеет замечания к тексту проекта, оно вправе согласовать проект документа с замечаниями.

В этом случае рядом с согласующей подписью делается отметка "согласовано с замечаниями". Замечания по проекту излагаются в справке, которая прикладывается к проекту документа.

2.3.8.3. Если лицо, согласующее документ, не согласно с его содержанием - документ им не визируется. К проекту документа обязательно прикладывается справка, в которой излагаются мотивы отказа согласования.

2.3.9. Срок рассмотрения проектов управленческих документов, представленных на согласование, не должен превышать одних суток с момента получения документа согласующей стороной.

Срок рассмотрения проектов управленческих документов МУ "Правовое управление" не должен превышать трех суток с момента получения документа.

2.3.10. Контроль за полнотой и сроками согласованием# документов осуществляет общий отдел Администрации.

Проекты документов, представленные руководителями структурных подразделений Администрации, иных органов местного самоуправления, организаций и учреждений города с отступлением от установленных настоящим Регламентом правил, подлежат возврату.

Проекты, поступившие от структурных подразделений Администрации, иных органов местного самоуправления, организаций и учреждений города за подписью лиц, которым такое право не предоставлено, не принимаются к рассмотрению и направляются руководителям указанных органов.