Часть 5. Организация технической подготовки документов

Часть 5. Организация технической подготовки документов

5.1. Порядок набора и оформления документов

5.1.1 Контроль за оформлением проектов документов в соответствии с правилами делопроизводства осуществляет общий отдел Администрации.

5.1.2. Исполнитель осуществляет техническую подготовку документа - его набор на компьютере и отвечает за соблюдение требований установленных к его составлению, оформлению и согласованию.

Материалы объемом до 4-х листов машинописного текста (справки, наброски докладов, выступлений, информационные материалы, акты, письма и т.п.) набираются их исполнителями.

5.1.3. Работник общего отдела, отвечающий за техническую подготовку документов, корректирует проекты муниципальных актов Главы, подготовленных иными органами местного самоуправления, организациями, учреждениями города; печатает материалы к сессии Собрания представителей; материалы работников Администрации города объемом более 4-х листов; поздравительные открытки, Благодарности, Почетные грамоты Главы.

Работы по набору документов в общем отделе выполняются в следующем порядке: срочные в течение 1-6 часов (в зависимости от объема материала); очередные (проекты муниципальных актов, решений Собрания представителей); проекты писем; остальные работы выполняются в течение 1-2 дней.

5.1.4. Начальник общего отдела согласовывает черновики документов, отдающиеся в печать; при больших объемах срочных работ определяет их очередность.

Отдаваемые в печать черновики исполнителями должны быть написаны разборчиво, без массовых исправлений и вставок. Неразборчиво составленные документы, а так же написанные карандашом или красной, зеленой пастой в работу не принимаются.

В левом верхнем углу черновика исполнитель проставляет количество экземпляров, свою фамилию и номер телефона.

Черновики документов кладутся в специальную папку "Для печати".

5.1.5. Работник общего отдела ведет учет напечатанных документов как на черно-белом так и на цветном принтерах.

5.2. Порядок размножения и ламинирования документов

5.2.1. Ламинирование и размножение большого объема документов осуществляет работник общего отдела.

5.2.2. Большой объем ламинированного материала (более 5 листов) согласовывается с начальником общего отдела.

5.2.3. Работник общего отдела ведет учет количества заламинированных документов и израсходованной пленки.

5.2.4. Документы небольшого объема до 10 экземпляров размером до 2-х страниц каждый размножаются на местах, в структурных подразделениях Администрации.

Размножение материалов тиражом свыше 50 экземпляров согласовывается с начальником общего отдела Администрации.

5.2.5. Материалы, сдаваемые на размножение, должны быть тщательно проверены исполнителем.

5.2.6. Не рекомендуется размножение лишних экземпляров, в целях экономии затрат.

5.3. Порядок работы с печатями и штампами

5.3.1. Регистрация, учет, организация выдачи и хранения, списания и уничтожения печатей, и штампов возлагается на административный отдел Администрации города.

Администрация изготавливает печати и штампы в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

5.3.2. Административный отдел заказывает изготовление печатей и штампов, а также изготовление металлических печатей для опечатывания помещений (сейфов, металлических шкафов, рабочих комнат и т.п.) в соответствии с заявками структурных подразделений.

Заявки подписываются заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата. В заявке указываются лица, ответственные за получение и хранение данных печатей и штампов в отделе.

5.3.3. Вновь изготовленные печати и штампы регистрируются в административном отделе в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

При регистрации (учете) печатей (штампов) в журнале ставятся оттиски (образцы) печатей (штампов), а также по каждой печати (штампу) записываются:

номер и дата сопроводительного письма, в соответствии с которым они были изготовлены; дата и номер наряда, по которому выдана печать (штамп); дата регистрации; дата выдачи; кому выдана, с указанием структурного подразделения, должности, фамилии и инициалов; подпись получившего (ответственного за хранение).

При возврате (изъятии) печати или штампа в журнале ставится дата сдачи и подпись ответственного за ведение журнала. В случае уничтожения (списания) печати (штампа) в журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта на уничтожение.

5.3.4. Хранение печатей и штампов осуществляется в сейфах. Металлические номерные печати хранятся у сотрудников Администрации, за которыми они закреплены. Запрещается передача их во временное пользование другим лицам.

Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов проводится не реже одного раза в год ответственным сотрудником административного отдела.

По каждому факту утраты печатей и штампов проводится комиссионное служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей и штампов.

5.3.5. Уничтожение печатей и штампов Администрации города производится комиссионно с составлением акта. Основаниями для уничтожения печати (штампа) являются износ или повреждение печати (штампа); ликвидация (переименование) структурного подразделения Администрации; указания вышестоящих органов и др.

На комиссию по уничтожению печатей и штампов Администрации города возлагается право уничтожения печатей и штампов предприятий, учреждений и организаций независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности, которые были зарегистрированы в Администрации города в срок до 1 июля 2002 года, а также предпринимателей без образования юридического лица, года#, которые были зарегистрированы в Администрации города в срок до 1 января 2004 года, в случае их сдачи в административный отдел Администрации.

Акты на уничтожение печатей (штампов) подписываются членами комиссии и утверждаются заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата.

Уничтожение мастичных печатей и штампов производится сжиганием или измельчением; металлических - путем спиливания всего текста, прессования либо уничтожения другим способом.

5.3.6. Ответственность за использование печатей и штампов в Администрации возлагается на руководителей структурных подразделений. Право использования печатей и штампов в структурных подразделениях предоставляется лицам на основании функциональных обязанностей, утвержденных должностной инструкцией.

5.3.7. В Администрации города имеются печать Главы, три печати Администрации: две большие и одна малая, предназначенные для заверения особо важных, в том числе финансовых, документов и ряд печатей, установленного образца.

Печать Главы хранится в общем отделе Администрации и используется по назначению.

Большая печать Администрации и большая печать, выполненная в карманном варианте, хранятся в общем отделе Администрации.

В случае необходимости, большая печать, выполненная в карманном варианте, выдается Главе (заместителям Главы Администрации) с учетом в журнале даты выдачи, даты возврата, ФИО кому выдано и причины выдачи.

Малая печать Администрации хранится в отделе кадров и используется для оформления удостоверений.

5.3.8. Круглая мастичная печать Администрации "Общий отдел" хранится в общем отделе и служит для заверения копий муниципальных актов Главы, протоколов, выписок.

Круглая мастичная печать Администрации "Для документов" хранится в общем отделе и служит для заверения подписей работников Администрации, справок и копий документов, имеющих хождение внутри Администрации города.

Круглая мастичная печать Администрации "Архив" хранится в общем отделе и служит для заверения архивных справок и копий архивных документов.

Круглая мастичная печать "Отдел кадров" хранится в отделе кадров Администрации и служит для заверения документов по личному составу.

Круглая мастичная печать "Отдел записи актов гражданского состояния" хранится в отделе ЗАГС Администрации и служит для заверения свидетельств о браке и справок на выдачу пособий.

5.3.9. Глава (заместители Главы Администрации) имеют личные факсимиле, которые хранят лично.

5.3.10. Штампы, необходимые для оформления документов Администрации, хранятся в общем отделе.

Штампы, необходимые для оформления документов отдела ЗАГС Администрации, хранятся в отделе ЗАГС.