Часть 3. Организация работы с обращениями граждан

Часть 3. Организация работы с обращениями граждан

3.1. Администрация в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законом срок.

3.2. Деятельность Администрации по работе с обращениями граждан регулируется действующим законодательством, которое распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и федеральными законами.

3.3. Организация работы с обращениями граждан.

3.3.1. Работу с индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в Администрацию, организует заместитель Главы Администрации - Руководитель аппарата.

3.3.2. Работу с обращениями граждан, поступившими на личном приеме Главы города (заместителей Главы Администрации); по автоматическому телефону Главы города и другим информационным системам общего пользования; в письменном виде в адрес Главы города (заместителей Главы Администрации), в том числе от коллектива граждан, осуществляет отдел по связям с общественностью и населением Администрации города.

3.3.3. Работу с письменными обращениями граждан, адресованными начальникам отделов Администрации города; а также поступившими на имя Главы города (заместителей Главы Администрации), итог рассмотрения которых требует выпуска муниципальных актов Главы города, осуществляет общий отдел Администрации.

3.3.4. Порядок работы с обращениями всех категорий одинаков.

3.4. Направление и регистрация письменного обращения.

3.4.1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Администрацию г. Заречного.

3.4.2. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в п. 3.6.4.

3.4.3. Администрация г. Заречного или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в государственный орган, другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

3.4.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Обращение, поступившее в Администрацию г. Заречного в соответствии с ее компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

3.5. Особенности в работе с обращениями граждан.

3.5.1. Обращения в адрес Главы города с пометкой "лично" докладываются Главе города.

Иные обращения, в зависимости от адресата, докладываются Главе, заместителям Главы Администрации.

3.5.2. При приеме обращений граждан, результат рассмотрения которых подразумевает подготовку муниципального акта, рекомендуется проверять наличие полного пакета документов, необходимых для рассмотрения данного вопроса.

3.5.3. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случае его неудовлетворения полученным ответом. При регистрации повторных обращений делается отметка "Повторно".

3.5.4. При рассмотрении обращений работники Администрации.

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах и у иных должностных лиц в пределах своей компетенции;

- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дают письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.5.5. Администрация г. Заречного по запросу государственного органа, другого органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязана в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.6. Порядок рассмотрения отдельных обращений.

3.6.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.6.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.6.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

3.6.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.6.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему ранее давались письменные ответы по существу предыдущих обращений, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заместитель Главы Администрации - Руководитель аппарата вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

3.6.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.7. Сроки рассмотрения обращений граждан.

3.7.1. Письменное обращение, поступившее в Администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

3.7.2. Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, Правительства Пензенской области, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа и с извещением заявителя. Срок рассмотрения письма, поступившего Главе города (заместителю Главы Администрации), может быть продлен Главой города (заместителем Главы Администрации), в исключительных случаях не более чем на 30 дней с уведомлением автора обращения.

Исполнитель должен оформить служебную записку на имя заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата с обоснованием причин продления срока рассмотрения обращения. Продление срока рассмотрения должно быть зафиксировано письменно и обязательно доведено исполнителем до лица, ответственного за работу с обращениями граждан в Администрации города.

3.8. Порядок работы с обращениями граждан.

3.8.1. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение Главе города (заместителям Главы Администрации). Ими на обращении ставится резолюция, которая включает в себя фамилию исполнителя, возможное указание к действию, подпись и дату.

Затем обращения возвращаются лицу, ответственному за работу с обращениями граждан, где они проходят дальнейшую обработку. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

3.8.2. На каждое обращение заводится дело, состоящее из обращения гражданина; карточки контроля, на которую переносятся данные автора обращения, содержание вопроса, поручение, данное Главой города (заместителями Главы Администрации) конкретному исполнителю; материалов о рассмотрении обращения и ответ на него.

Лицом, ответственным за работу с обращениями граждан, делается копия обращения и карточки контроля, которые пересылаются исполнителю.

Если исполнителей несколько, каждому делается копия обращения и карточки контроля. Ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия в резолюции написана первой. Остальные (соисполнители) в равной степени участвуют в рассмотрении обращения и несут равную ответственность за своевременное рассмотрение обращения, с ответственным исполнителем.

Оригинал обращения и карточки контроля остается у лица, ответственного за работу с обращениями граждан, для дальнейшего контроля хода его исполнения.

3.8.3. Копии обращений и карточек контроля, лицо, ответственное за работу с обращениями граждан, в срок, не более 2-х дней с момента рассмотрения их Главой города (заместителями Главы Администрации), передает исполнителям.

3.9. Порядок подготовки ответов на обращения граждан.

3.9.1. При подготовке ответа автору обращения исполнителями - работниками Администрации города, письма-ответы подписываются Главой города (заместителями Главы Администрации по направлениям) и ответственность за их содержание несут должностные лица Администрации города и исполнители.

3.9.2. Ответ на обращение граждан дается:

- в письменной форме за подписью руководителя той организации, которой было направлено обращение с поручением Главы города (заместителей Главы Администрации);

в два адреса: автору обращения и Главе города (заместителям Главы Администрации).

При подготовке ответа автору обращения исполнителями - работниками иных органов местного самоуправления и других организаций города, рекомендуется письмо-ответ начинать с фразы: "По поручению Главы города (заместителя Главы Администрации) ваше обращение рассмотрено..." и далее по тексту.

Подписывают ответы, и ответственность за их содержание несут руководители вышеуказанных организаций.

3.9.3. При подготовке ответа по обращениям граждан в адрес Правительства Пензенской области в конце письма делается отметка "Заявителю дан ответ".

3.9.4. Особое внимание уделяется содержанию письма-ответа в случае невозможности положительного решения по обращению гражданина. Ответ должен быть: корректным; аргументированным, с указанием веских причин отказа и, при необходимости, содержащим ссылки на нормативные и законодательные документы.

3.10. Организация личного приема.

3.10.1. Прием граждан ведется в установленные дни недели по графику, утверждаемому Главой города. Глава города осуществляет прием граждан, по вопросам которые требуют его непосредственного участия.

3.10.2. Ответственность за организацию личного приема граждан Главой города, заместителями Главы Администрации и за работу с обращениями граждан возлагается на отдел по связям с общественностью и населением.

3.10.3. Сотрудник отдела по связям с общественностью и населением граждан ведет предварительную запись граждан на прием к руководству Администрации, при этом выясняет суть поднимаемого заявителем вопроса (обращения). Запись на прием граждан производится в соответствии с курируемыми заместителями Главы Администрации вопросами.

Перед приемом граждан сотрудник отдела по связям с общественностью и населением граждан докладывает Главе города (заместителям Главы Администрации), ведущему прием, список записанных на прием граждан, вопросы, поднимаемые ими и весь тот материал, который имеется им по данным вопросам.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.10.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.10.5. При необходимости Глава города (заместители Главы Администрации) ведет прием в присутствии юриста, начальника отдела по учету и распределению жилья и т.п.

3.11. Контроль за исполнением обращений граждан.

3.11.1. Лица, ответственные за работу с обращениями граждан, осуществляют контроль за сроками исполнения обращений. Они обобщают и анализируют вопросы, поставленные в обращениях граждан, и представляют соответствующую информацию Главе города и заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата.

3.11.2. Письменные и устные обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля соответственно Главой города, заместителями Главы Администрации.

3.11.3. Проверка исполнения обращений производится в соответствии с Положением о комиссии Администрации города по контролю за исполнением обращений граждан.