Приказ Министерства образования Пензенской области от 8 апреля 2011 г. N 208/01-07 "Об утверждении Положения об обработке и защите персональных данных в Министерстве образования Пензенской области"

В целях реализации Федерального закона от 27.06.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями), приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об обработке и защите персональных данных в Министерстве образования Пензенской области.

2. Руководителям структурных подразделений Министерства образования Пензенской области до 15 апреля 2011 года довести настоящий приказ до лиц, ответственных за обработку персональных данных, подлежащих защите.

3. Настоящий приказ опубликовать в газете "Пензенские губернские ведомости".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. Министра

Г.И. Баткаева

Утверждено
приказом
Министерства образования
Пензенской области
от 8 апреля 2011 г. N 208/01-07

Положение
об обработке и защите персональных данных в Министерстве образования Пензенской области

1. Термины и определения

В настоящем Положении об обработке и защите персональных данных в Министерстве образования Пензенской области используются основные понятия и термины, определённые Федеральными законами от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями) и N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с последующими изменениями).

2. Общие положения

2.1. Целью Положения об обработке и защите персональных данных в Министерстве образования Пензенской области (далее - Положение) является обеспечение защиты персональных данных в Министерстве образования Пензенской области от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.

2.2. Настоящее Положение устанавливает требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных структурных подразделений Министерства образования Пензенской области.

2.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Уголовным кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с последующими изменениями);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

- специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации, утвержденными приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282 (с последующими изменениями).

2.4. Обработка персональных данных в Министерстве образования Пензенской области должна осуществляться на основе принципов, определённых в статье 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями).

2.5. Ответственным подразделением по разработке и выполнению мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах Министерства образования Пензенской области, а также координации работ по защите конфиденциальной информации определена спецчасть Министерства образования Пензенской области.

2.6. Руководители структурных подразделений Министерства образования Пензенской области, производящих обработку персональных данных, являются ответственными за обработку и защиту персональных данных в своих подразделениях.

2.7. Структурными подразделениями Министерства образования Пензенской области, осуществляющими обработку персональных данных субъектов персональных данных Министерства образования Пензенской области являются:

- Отдел кадровой политики и организационно-правового обеспечения;

- Отдел бухгалтерского учета, отчетности и контроля;

- Отдел экономического анализа, планирования и финансирования;

- Управление спортивно-массовой работы и защиты прав детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;

- Управление профессионального образования и молодежной политики;

- Спецчасть;

- Управление по надзору и контролю в сфере образования;

- Управление развития образования и реализации целевых программ.

2.8. Согласно проведенному анализу в структурных подразделениях Министерства образования Пензенской области обработка персональных данных, содержащихся в информационных системах персональных данных либо извлеченных из таких систем, считается осуществляемой без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), так как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных осуществляются при непосредственном участии человека.

2.9. В соответствии с частью 2 статьи 4 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (с последующими изменениями) в отделе кадровой политики и организационно-правового обеспечения Министерства образования Пензенской области обработка персональных данных государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы Пензенской области в Министерстве образования Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области, и лиц, замещающих государственные должности Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области, ведется согласно постановлению Губернатора Пензенской области N 46 от 15.05.2010 "Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области" (с последующими изменениями) и постановлению Губернатора Пензенской области от 06.09.2010 N 86 "Об организации работы с персональными данными лиц, замещающих государственные должности Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области".

2.10. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы Пензенской области в Министерстве образования Пензенской области, ведется отделом кадровой политики и организационно-правового обеспечения Министерства образования Пензенской области в соответствии с приказом Министерства образования Пензенской области от 09.10.2009 N 51-к/оп "О мерах по реализации Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями).

2.11. В отделе кадровой политики и организационно-правового обеспечения Министерства образования Пензенской области, в части работы с обращениями граждан, порядок обработки и защиты персональных данных организуется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями) и данным Положением.

2.12. Разработка систем защиты персональных данных в информационных системах Министерства образования Пензенской области, контроль за эксплуатацией информационных систем персональных данных осуществляется главным специалистом-экспертом спецчасти Министерства образования Пензенской области.

2.13. Методы и способы защиты информации, целесообразность их применения для обеспечения безопасности персональных данных в информационных системах, осуществляющих обработку персональных данных без использования средств автоматизации, определяются Министерством образования Пензенской области.

2.14. Настоящее Положение является обязательным для исполнения всеми работниками Министерства образования Пензенской области, имеющими доступ к персональным данным.

3. Порядок определения защищаемой информации

3.1. В Министерстве образования Пензенской области на основании утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (с последующими изменениями) Перечня сведений конфиденциального характера, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с последующими изменениями) и постановлением Правительства Пензенской области от 05.08.2008 N 485-пП "Об утверждении Положения о Министерстве образования Пензенской области" (с последующими изменениями), постановлением Правительства Пензенской области от 19.09.2006 N 1-26дсп "Об утверждении документов, регламентирующих порядок обращения со служебной информацией конфиденциального характера в исполнительных органах государственной власти Пензенской области" (с последующими изменениями) определён и утверждён сводный перечень сведений конфиденциального характера и документов их содержащих.

4. Условия сбора и обработки персональных данных

4.1. Сбор персональных данных может осуществляться как путем представления их самим субъектом, так и путем получения из иных источников. Если персональные данные субъекта возможно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники, допущенные к обработке персональных данных должны сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

4.2. Обработка персональных данных в Министерстве образования Пензенской области может осуществляться только после получения согласия от субъекта персональных данных, составленного по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению или сформированного в информационной системе персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, данные о частной жизни субъекта (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны сотрудниками, допущенными к обработке персональных данных, только с его письменного согласия.

4.3. Министерство образования Пензенской области, не имеет право получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

4.4. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных субъекта распространяются как на бумажные, так и на электронные носители информации.

4.5. Сотрудники, допущенные к обработке персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с настоящим Положением и подписывают обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные, по форме, согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

5. Хранение и использование персональных данных

5.1. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

5.2. Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.

5.3. Перечень должностных лиц Министерства образования Пензенской области, допущенных к пользованию личными делами, которые ведутся отделом кадровой политики и организационно-правового обеспечения Министерства образования Пензенской области определяется приказом Министерства образования Пензенской области.

5.4. Руководители структурных подразделений Министерства образования Пензенской области, в чьем ведении находятся информационные системы персональных данных, определяют гражданских служащих, ответственных за обработку и обеспечение безопасности персональных данных в структурном подразделении и представляют списки данных лиц в спецчасть Министерства образования Пензенской области. Список лиц ответственных за обработку персональных данных утверждается приказом Министерства образования Пензенской области.

5.5. Право доступа к персональным данным субъекта внутри Министерства образования Пензенской области имеют:

- Министр образования Пензенской области;

- Первый заместитель Министра образования Пензенской области;

- Заместители Министра образования Пензенской области;

- руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только сотрудников своего подразделения);

- при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель подразделения, в которое переведён сотрудник;

- сам субъект персональных данных;

- сотрудники Министерства образования Пензенской области, допущенные к работе с персональными данными, при выполнении ими своих служебных обязанностей.

6. Передача персональных данных субъектов

6.1. Передача персональных данных субъекта возможна только с согласия субъекта или в случаях, предусмотренных законодательством.

6.2. При передаче персональных данных субъекта уполномоченные Министерством образования Пензенской области сотрудники должны соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

- не сообщать персональные данные субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья субъекта персональных данных, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовых функций;

- предупредить лиц, получающих персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные субъекта, обязаны соблюдать режим защиты персональных данных;

- передавать персональные данные субъекта представителям субъектов в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

6.3. Передача персональных данных от Министерства образования Пензенской области или его представителей внешнему оператору допускается в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.

6.4. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных по телефону или факсу.

7. Права субъектов по обеспечению защиты персональных данных, хранящихся в Министерстве образования Пензенской области

7.1. В целях защиты персональных данных, хранящихся в Министерстве образования Пензенской области, субъект имеет право:

- на полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона;

- дополнять персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

- определять своих представителей для защиты своих персональных данных;

- на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны;

- на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев предусмотренных федеральным законодательством;

- требовать об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

- на обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

8. Требования к обработке и защите персональных данных в информационных системах Министерства образования Пензенской области

8.1. Обработка персональных данных в структурных подразделениях Министерства образования Пензенской области организуется на основании постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации"

8.2. Защита персональных данных, осуществляемая в структурных подразделениях Министерства образования Пензенской области, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных были выполнены следующие требования:

- определены места хранения персональных данных (материальных носителей),

- обеспечено раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях;

- соблюдены условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.

8.3. Применяемые меры по защите персональных данных в структурных подразделениях Министерства образования Пензенской области должны быть направлены на:

- ограничение доступа персонала и посторонних лиц в помещения, где размещены информационные системы персональных данных и хранятся материальные носители персональных данных;

- организацию учёта и надёжного хранения материальных носителей персональных данных, их обращения, исключающее хищение, подмену и уничтожение;

- размещение дисплеев и других средств отображения информации, исключающее её несанкционированный просмотр.

8.4. Обработка персональных данных на базе автономных ПЭВМ в структурных подразделениях Министерства образования Пензенской области должна быть основана на технологии обработки информации с использованием съемных накопителей информации большой ёмкости, которая предусматривает запись на съёмный накопитель прикладного программного обеспечения (или его части) и обрабатываемых персональных данных. В качестве устройств для работы по этой технологии могут быть использованы как встроенные (съёмные), так и выносные накопители на магнитных, магнито-оптических дисках различной конструкции. Одновременно может быть установлено несколько съемных накопителей информации большой ёмкости.

8.5. Порядок защиты персональных данных на базе автономных ПЭВМ в структурных подразделениях Министерства образования Пензенской области определен п. 5.5 "Специальных требований и рекомендаций по технической защите конфиденциальной информации", утвержденных приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282 (с последующими изменениями).

9. Порядок привлечения специализированных сторонних организаций к разработке информационных систем персональных данных и средств защиты информации Министерства образования Пензенской области

9.1. Порядок привлечения специализированных сторонних организаций к разработке и эксплуатации новых информационных систем персональных данных, их задачи и функции на различных стадиях создания и эксплуатации определяются руководителями структурных подразделений Министерства образования Пензенской области, у которых находится информационная система, исходя из особенностей информационных систем и по согласованию с главным специалистом-экспертом спецчасти Министерства образования Пензенской области.

9.2. Для выбора и реализации методов и способов защиты информации в информационной системе Министерством образования Пензенской области может привлекаться организация, имеющая оформленную в установленном порядке лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации.

10. Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных

10.1. Персональная ответственность - одно из главных требований к организации функционирования в Министерстве образования Пензенской области системы защиты персональных данных и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.

10.2. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено в соответствии с законодательством.

10.3. Должностные лица Министерства образования Пензенской области, виновные в нарушении норм и требований действующего законодательства, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Приложение 1
к Положению
об обработке и защите персональных данных
в Министерстве образования
Пензенской области,
утвержденному приказом Министерства
образования Пензенской области
от 8 апреля 2011 г. N 208/01-07

                                  Министру образования Пензенской области

                                                          С.К. Копешкиной

                                        _________________________________

                                              фамилия, инициалы заявителя

                                        _________________________________

                                                      должность работника

                                        _________________________________

                                        _________________________________

                                                        паспортные данные

     Заявление о согласии работника на обработку персональных данных*

     Не  возражаю  против  получения (сообщения) Вами  сведений  обо мне,

содержащих данные о фамилии,  имени,  отчестве,  дате  рождения,   адресе

регистрации, паспорте,  свидетельствах  ИНН  УПФР,  семейном   положении,

медицинском полисе и  др.,  из  бухгалтерии  Министерства,   федеральных,

региональных и муниципальных органов, ИФНС, прокуратуры, судов,   банков,

учреждений здравоохранения  и  других  организаций  с  целью   исчисления

заработной платы, оформления  карты  и  банке,  страхового   медицинского

полиса и т.д. в письменной форме.

Согласие действует на время служебного контракта или трудового  договора.

Настоящее заявление может быть отозвано мной в письменной форме.

                                        _________________________________

                                                        подпись заявителя

                                        _________________________________

                                                                     дата

------------------------------

* В случае несогласия работник представляет все необходимые данные в заинтересованные организации лично.

Приложение 2
к Положению
об обработке и защите персональных данных
в Министерстве образования
Пензенской области,
утвержденному приказом Министерства
образования Пензенской области
от 8 апреля 2011 г. N 208/01-07

Обязательство о неразглашении персональных данных

     Я, ________________________________________________________________,

                           (фамилия, имя, отчество)

замещающий(ая) должность государственной  гражданской  службы  Пензенской

области _________________________________________________________________

                        (наименование должности)

предупрежден(а), что на  период  исполнения  должностных  обязанностей  в

соответствии с должностным регламентом, мне будет предоставлен  допуск  к

работе с персональными данными.

     Настоящим добровольно принимаю на себя обязательства:

     - не разглашать сведения,  составляющие персональные данные, которые

мне  доверены  (будут  доверены)   или  станут  известными  в   связи   с

выполнением должностных обязанностей;

     - не сообщать устно или письменно,  не передавать третьим лицам и не

раскрывать публично сведения о персональных  данных, которые мне доверены

(будут доверены) или станут известными в связи с выполнением  должностных

обязанностей;

     - в  случае  попытки  третьих  лиц  получить  от  меня   сведения  о

персональных  данных,  немедленно  сообщать  об  этом   непосредственному

руководителю;

     - не использовать сведения о персональных данных с целью   получения

выгоды;

     - незамедлительно сообщать непосредственному руководителю об  утрате

или недостаче носителей информации, пропусков, удостоверений, ключей   от

хранилищ, сейфов, личных  печатей  и  о  других  фактах,   которые  могут

привести к разглашению сведений о персональных данных;

     -  в  случае  прекращения  служебного  контракта  все   материальные

носители, содержащие сведения о  персональных  данных   (флеш-накопители,

дискеты, компакт-диски, документы, черновики, распечатки и пр.)  передать

непосредственному руководителю;

     - выполнять требования нормативных правовых актов,  регламентирующих

вопросы обработки и защиты персональных данных;

     Я предупрежден(а), что в  случае  нарушения  данного   обязательства

буду  привлечен(а)  к  ответственности  в  соответствии  с    действующим

законодательством Российской Федерации.

__________________      ___________________________

      (подпись)           (расшифровка подписи)

"___" ______________ г.