Приказ Комитета по делам архивов Пензенской области от 1 августа 2017 г. N 31-од "Об утверждении административного регламента Комитета по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)"

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Настоящий приказ разместить (опубликовать) на официальном сайте Комитета по делам архивов Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета

З.Х. Бибарсов

Утвержден
приказом
Комитета по делам архивов
Пензенской области
от 1 августа 2017 г. N 31-од

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования регламента

Административный регламент Комитета по делам архивов Пензенской области по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)" (далее - Регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)" (далее - государственная услуга).

Комитет по делам архивов Пензенской области (далее - Комитет) проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (далее - официальные документы), подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами).

1.2. Круг заявителей

Заявителями на предоставление государственной услуги являются юридические лица и граждане, в том числе являющиеся индивидуальными предпринимателями (далее - заявители).

От имени заявителей могут также выступать физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Место нахождения и юридический адрес Комитета:

440025, г. Пенза, ул. Московская, 75,

Телефоны: (88412) 59-50-37, 59-51-74;

Адрес электронной почты: penzkomarhiv@bk.ru,

Официальный сайт Комитета в информационно-телекоммуникационной сети Интернет: http://penzakom.pnzreg.ru/.

График работы Комитета:

понедельник-пятница 9-00-18-00

перерыв на обед 13-00-14-00

суббота, воскресенье - выходные дни

1.3.2. Заявители могут получить информацию о правилах предоставления государственной услуги следующими способами:

- лично;

- по телефону;

- посредством почты, электронной почты;

- посредством факсимильной связи;

- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет").

Подробная информация по вопросам предоставления государственной услуги размещается на официальном сайте Комитета в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", включая федеральную государственную информационную систему Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

1.3.3. Информирование о предоставлении государственной услуги осуществляется по следующим вопросам:

- местонахождение Комитета;

- должностные лица Комитета, уполномоченные предоставлять государственную услугу и номера контактных телефонов;

- график работы Комитета;

- адрес электронной почты Комитета;

- нормативные правовые акты по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе, настоящий административный регламент (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);

- ход предоставления государственной услуги;

- порядок приема обращений;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- административные процедуры при предоставлении государственной услуги;

- адрес сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- срок предоставления государственной услуги;

- порядок и формы контроля над предоставлением государственной услуги;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- досудебный и судебный порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц Комитета, уполномоченных предоставлять государственную услугу, а также решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги;

- иная информация о деятельности Комитета, в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (с последующими изменениями).

Основными требованиями к информированию о правилах предоставления государственной услуги (далее - информирование) являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования;

- удобство и доступность получения информации;

- своевременность предоставления информации.

Информирование проводится должностными лицами Комитета, ответственными за предоставление государственной услуги.

Информирование проводится в форме индивидуального и публичного информирования.

Информирование осуществляется на русском языке.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.3.5. Индивидуальное информирование осуществляется должностными лицами Комитета, ответственными за информирование, при обращении заинтересованных лиц за информацией лично или по телефону.

Должностное лицо Комитета, ответственное за информирование, принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц Комитета. Время ожидания заявителя при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, ответственное за информирование, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо предложить возможность повторного консультирования по телефону через определенный промежуток времени, а также возможность ответного звонка ответственного за информирование должностного лица Комитета заявителю для разъяснения.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо, ответственное за информирование, должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения Комитета.

Устное информирование должно проводиться с учетом требований официально-делового стиля речи. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В конце информирования должностное лицо, ответственное за информирование, должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо принять (кто именно, когда и что должен сделать).

1.3.6. При индивидуальном письменном информировании ответ направляется в письменном виде и (или) электронной почтой в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или указания на способ направления ответа в обращении заявителя.

Ответ на заявление предоставляется в простой, четкой форме, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и подписывается Председателем Комитета.

1.3.7. Публичное устное информирование осуществляется посредством привлечения средств массовой информации - радио, телевидения. Выступления должностного лица Комитета, ответственного за информирование, по радио и телевидению, согласовываются с Председателем Комитета.

При этом для согласования должностным лицом Комитета, выступление которого предполагается, Председателю Комитета не позднее, чем за пять дней до дня выступления направляется служебная записка, в которой указываются сведения о месте и времени выступления, наименование средства массовой информации, тема выступления, состав участников выступления и прилагается текст выступления.

1.3.8. Публичное письменное информирование осуществляется путем размещения информационных материалов о правилах исполнения государственной услуги, а также настоящего административного регламента и приказа об его утверждении:

- в средствах массовой информации;

- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"):

- на официальном сайте Комитета: http://penzakom.pnzreg.ru/;

- на официальном сайте Портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.

Комитетом могут создаваться буклеты, информационные брошюры и проспекты, целью которых является информирование о правилах исполнения государственной услуги.

В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами).

2.2. Наименование исполнительного органа государственной власти Пензенской области, предоставляющего государственную услугу

Комитет по делам архивов Пензенской области. Иные органы исполнительной власти Пензенской области, организации не принимают участия в предоставлении государственной услуги. Предоставление государственной услуги не требует обращения заявителя в иные государственные и муниципальные органы.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является:

- проставление апостиля на официальном документе;

- отказ в проставлении апостиля на официальном документе, направление заявителю письменного уведомления об отказе с приложением представленных заявителем документов.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

Срок проставления апостиля не может превышать пять рабочих дней со дня регистрации Комитетом запроса заявителя о проставлении апостиля, если иное не предусмотрено законодательством.

Срок проставления апостиля может быть продлен Комитетом до тридцати рабочих дней в случае необходимости направления Комитетом запроса, предусмотренного подпунктом 3.3.4. регламента.

В случае продления срока проставления апостиля по основанию, предусмотренному абзацем вторым настоящего пункта, Комитет уведомляет об этом заявителя в течение одного рабочего дня со дня принятия решения о продлении срока проставления апостиля.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок) ("Российская газета", 21.01.2009, N 7);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями) ("Российская газета" от 30.07.2010, N 168);

- Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

- Федеральным законом от 28.11.2015 N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации" ("Российская газета", 30.11.2015, N 270, Собрание законодательства Российской Федерации, 30.11.2015 N 48 (часть I) ст. 6696);

- Налоговым кодексом Российской Федерации (часть 2) (Собрание законодательства Российской Федерации, 07.08.2000, N 32, ст. 3340);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями) ("Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями) ("Российская газета", N 95, 05.05.2006);

- Законом СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27,ст. 784);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

- Законом Пензенской области от 19.08.2015 N 2791-ЗПО "Об архивном деле в Пензенской области" ("Пензенские губернские ведомости", 27.08.2015, N 51, с. 8);

- Законом Пензенской области от 28.12.2012 N 2327-ЗПО "О порядке рассмотрения обращений в Пензенской области" ("Пензенские губернские ведомости", 28.12.2012, N 123, с. 1);

- Постановлением Правительства Пензенской области от 29.06.2011 N 410-пП "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Пензенской области" (с последующими изменениями) ("Пензенские губернские ведомости", N 45, с. 43);

- Постановлением Правительства Пензенской области от 03.02.2017 N 48-пП "Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Заявление о проставлении апостиля на официальном документе по форме, согласно приложениям N 1 и N 2 к настоящему Регламенту (заявление может быть выполнено от руки, машинописным способом или распечатано посредством электронных печатающих устройств).

2.6.2. Оригинал официального документа, подготовленного государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области, подлежащего вывозу на территорию иностранного государства, удостоверенного в установленном порядке, и его копии (оригинал выдается Заявителю, копия формируется в дело).

К официальному документу, подготовленному государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области, может прикладываться копия запроса, поступившего из-за рубежа.

2.6.3. Документ, подтверждающий уплату государственной пошлины (предоставляется по инициативе заявителя).

Если при подаче документов, указанных в подпунктах 2.6.1.-2.6.3. пункта 2.6. раздела 2 настоящего Регламента, заявителем не был представлен по собственной инициативе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины, ответственный специалист Отдела запрашивает необходимую информацию у уполномоченных органов в рамках межведомственного взаимодействия.

Документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащихся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.

Если документ, представляемый на проставление апостиля, имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое, можно было прочесть в первоначальном виде.

Данный перечень является исчерпывающим для предоставления государственной услуги.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

В соответствии с действующим законодательством, перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не предусмотрен.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются случаи:

1) непредставление или представление в неполном объеме документов, предусмотренных пунктом 2.6.1.-2.6.2. настоящего Регламента;

2) официальный документ не подлежит направлению или вывозу в страну, подписавшую Конвенцию;

3) официальный документ предназначен для направления:

а) в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам,

б) в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.

4) на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать (при наличии печати);

5) в ходе проверки визуального соответствия оттиска печати (при наличии печати) на официальном документе выявлены: подчистка (и), приписка (и), неравномерность и ненасыщенность цветового тона оттиска, нечеткость изображения элементов оттиска, визуально различимые выдавливания краски за края контура рисунка оттиска, искажения деталей оттиска, "смазывания", "стирания", грамматические ошибки, опечатки.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

За предоставление государственной услуги взимается государственная пошлина.

Размер и порядок уплаты государственной пошлины установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ.

На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо), обратившиеся за проставлением апостиля, уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации, документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Время ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должно превышать 15 минут.

2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Заявление, представленное лично заявителем (его представителем, уполномоченным на осуществление действий от имени заявителя), а также направленное почтовым отправлением регистрируется в течении 1 рабочего дня в Комитете.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

2.12.1. Центральный вход в здание Комитета, в котором предоставляется государственная услуга, оборудуется вывеской, содержащей информацию о наименовании и режиме работы Комитета.

2.12.2. Помещения для приема заявителей оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета:

- фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление государственной услуги.

2.12.3. Места ожидания в очереди оборудуются столами, стульями, информационными стендами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями, бланками для возможности оформления запроса.

2.12.4. Помещение, в котором предоставляется государственная услуга, должно обеспечивать:

- комфортное расположение гражданина и должностного лица, (государственного гражданского служащего);

- возможность и удобство оформления гражданином письменного запроса;

- телефонную связь;

- возможность копирования документов;

- доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Комитета;

- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим представление государственной услуги;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.12.7. Комитет обеспечивает инвалидам, включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников:

- условия для беспрепятственного доступа в здание Комитета и помещение, в котором предоставляется государственная услуга, надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов с учетом ограничений их жизнедеятельности; вход и выход из помещения оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски, а также соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания;

- возможность самостоятельного или с помощью сотрудников Комитета, предоставляющих государственную услугу, передвижения по территории, на которой расположено здание Комитета, входа в здание и выхода из него;

- возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в здание, в котором расположен Комитет, в том числе с использованием кресла-коляски и при необходимости с помощью сотрудников Комитета, предоставляющих государственную услугу;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи;

- допуск на объекты собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение;

- оборудование на территории, прилегающей к зданию, в котором расположен Комитет, бесплатных мест для парковки автотранспортных средств с выделением не менее 10 процентов мест (но не менее одного места) для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов (указанные места для парковки не должны занимать иные транспортные средства);

- оказание сотрудниками Комитета, предоставляющими государственную услугу, помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

2.13. Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

Показатели доступности:

- своевременность и полнота предоставляемой информации о государственной услуге, в том числе на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Пензенской области;

- установление должностных лиц Комитета, ответственных за предоставление государственной услуги;

- территориальная доступность Комитета: располагается в центральной части города, с близко расположенными остановками общественного транспорта;

Показатели качества:

- соблюдение сроков и последовательности выполнения всех административных процедур, предусмотренных настоящим Регламентом;

- количество обоснованных обращений граждан о несоблюдении порядка выполнения административных процедур, сроков предоставления государственной услуги, истребовании должностными лицами Комитета документов, не предусмотренных настоящим Регламентом.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

Государственная услуга в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и в электронной форме не предоставляется.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, включая особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме, в том числе с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Блок-схема последовательности прохождения административных процедур при предоставлении государственной услуги приводится в приложении N 3 к настоящему Регламенту.

3.2. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием заявления и прилагаемых документов;

- рассмотрение заявления и прилагаемых документов, принятие решения о проставлении апостиля либо отказ в проставлении апостиля;

- проставление апостиля и выдача документов;

- направление заявителю решения об отказе в проставлении апостиля.

3.2.1. Прием заявления и прилагаемых документов.

3.2.2. Основанием для начала исполнения государственной услуги является представление в Комитет заявления и документов, необходимых для проставления апостиля.

3.2.3. Ответственный специалист Комитета вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (Приложение N 4 к настоящему Регламенту) запись о приеме документов, которая содержит:

- порядковый номер записи;

- дата приема документов;

- данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица);

- количество документов, представленных для проставления апостиля;

- фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы.

Результатом административной процедуры является регистрация заявления в журнале учета входящих документов для проставления апостиля.

Срок совершения административного действия 1 рабочий день.

3.3. Рассмотрение заявления и прилагаемых документов, принятие решения о предоставлении государственной услуги либо отказ в предоставлении государственной услуги.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления в журнале учета входящих документов для проставления апостиля.

3.3.2. Ответственный специалист Комитета:

а) проводит проверку документов на соответствие требованиям, установленным пунктом 2.6. настоящего Регламента;

б) проверяет наличие оснований для отказа, предусмотренных пунктом 2.8. настоящего Регламента.

3.3.3. Ответственный специалист Комитета в течение одного рабочего дня осуществляет проверку заявления и прилагаемых к нему документов на предмет соответствия пунктом 2.6. настоящего Регламента

Если при подаче заявления о предоставлении государственной услуги документы, указанные в подпункте 2.6.3. пункта 2.6. настоящего Регламента, не были представлены заявителем по собственной инициативе, ответственный специалист Комитета, в течение одного рабочего дня со дня получения документов, предусмотренных пунктом 2.6. настоящего Регламента, направляет в установленном порядке межведомственный запрос с использованием межведомственного информационного взаимодействия для получения:

- документа из Управления Федерального казначейства по Пензенской области, подтверждающего факт оплаты заявителем государственной пошлины на расчетный счет Комитета.

Оформление и направление межведомственного запроса осуществляется в соответствии со статьями 7.1, 7.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями).

3.3.4. В случае отсутствия у Комитета образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ, Комитет направляет запрос о предоставлении соответствующей информации в адрес лица, выдавшего российский официальный документ. Запрос направляется в течение одного рабочего дня со дня установления Комитета факта отсутствия указанной информации.

Запрос Комитета должен содержать наименование выданного российского официального документа и его реквизиты. К запросу прилагается копия соответствующего российского официального документа

3.3.5. В случаях, предусмотренных пунктом 2.8 настоящего регламента, ответственный специалист Комитета готовит заявителю уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги в виде письма с указанием причины отказа в предоставлении государственной услуги и представляет его на подпись Председателю Комитета.

Срок совершения административного действия 3 рабочих дня.

Срок рассмотрения заявления может быть продлен Комитетом до тридцати рабочих дней по основанию, предусмотренному абзацем первым пункта 3.3.4. Регламента.

3.4. Проставление апостиля и выдача документов.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие Председателем Комитета решения о возможности предоставления государственной услуги.

Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Гаагской конвенцией 1961 года, с его последующим заполнением. Образец оттиска штампа "Апостиль" представлен в Приложении N 5 к настоящему Регламенту.

Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 на 10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен быть дан на французском языке - "Apostille"...

Апостиль может быть выполнен также способом компьютерного набора.

3.4.2. Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне текста официального документа, либо на отдельном листе бумаги. Компьютерный набор апостиля осуществляется на отдельном листе бумаги.

В случае проставления апостиля на отдельном листе бумаги листы документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется оттиск гербовой печати, который располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Сведения о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов, заверяются подписью специалиста.

3.4.3. Ответственный специалист Комитета заполняет проставленный им оттиск штампа "Апостиль".

В строке 2 апостиля указываются в творительном падеже фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.

Если в официальном документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия в строке 2 апостиля указывается "подпись не предусмотрена", а в строке 4 - официальное название государственного органа, от которого исходит документ.

В строке 3 апостиля указывается должность лица, подписавшего документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности.

В строке 4 апостиля указывается официальное наименование государственного органа, удостоверившего документ оттиском печати.

В строке 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 апостиля цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 апостиля указывается в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также название удостоверяющего органа.

В строке 8 апостиля указывается номер, соответствующий порядковому номеру записи в реестре апостилей.

В строке 10 апостиля ставится подпись Председателя Комитета. В отсутствие Председателя Комитета его обязанности, связанные с проставлением апостиля, осуществляются лицом, исполняющим обязанности Председателя Комитета.

Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.

3.4.4. Ответственный специалист Комитета передает официальный документ с проставленным апостилем Председателю Комитета (в его отсутствие - лицу, исполняющему обязанности Председателя Комитета).

Председателя Комитета (в его отсутствие - лицо, исполняющее обязанности Председателя Комитета) подписывает апостиль.

При получении официального документа с подписанным апостилем ответственный специалист Комитета проставляет на нем оттиск гербовой печати и вносит в реестр апостилей (Приложение N 6 к настоящему Регламенту) запись, в которой указывается:

- порядковый номер записи (строка 8 апостиля);

- дата проставления апостиля (строка 6 апостиля);

- наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи);

- фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего или удостоверившего (засвидетельствовавшего) официальный документ (строки 2 и 3 апостиля соответственно);

- фамилия, имя, отчество заявителя и данные документа, удостоверяющего его личность;

- страна предъявления официального документа с апостилем (указывается согласно заявлению);

- дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля.

Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины за проставление апостиля, в графе журнала регистрации апостиля, в которую вносятся сведения об уплате государственной пошлины, указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины за проставление апостиля.

Исполненный официальный документ выдается заявителю на руки при предъявлении им документа, удостоверяющего личность.

Ответственный специалист Комитета знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации апостиля.

Срок совершения административного действия 1 рабочий день.

3.5. Отказ в предоставлении государственной услуги.

Основанием для выполнения административной процедуры является наличие оснований для отказа в представлении государственной услуги, указанных в пункте 2.8. настоящего Регламента.

Ответ заявителю об отказе в проставлении апостиля на официальном документе дается в письменной форме.

Проект уведомления заявителю об отказе в проставлении апостиля на официальном документе с изложением причин отказа готовит ответственный специалист Комитета и представляет его на подпись Председателю Комитета (в его отсутствии - лицу, исполняющему обязанности Председателя Комитета).

Председатель Комитета (в его отсутствие - лицо, исполняющее обязанности Председателя Комитета) подписывает уведомление об отказе в проставлении апостиля на официальном документе и передает ответственному специалисту Комитета.

Ответственный специалист Комитета направляет уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги заявителю по адресу, указанному в заявлении (в том числе на адрес электронной почты), либо передает лично заявителю или его представителю.

Срок совершения административного действия 1 рабочий день.

4. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений.

Текущий контроль за предоставлением государственной услуги, предусмотренной настоящим Регламентом, осуществляется должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения исполнителями положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается Председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

4.2. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги включают в себя проведение проверок оформления документов, выявление и устранение нарушений при предоставлении государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).

Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании приказов Комитета.

По результатам контроля в случае выявления нарушений положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3. Должностные лица, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за полноту и качество предоставления государственной услуги, за соблюдение и исполнение положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Персональная ответственность должностных лиц, участвующих в предоставлении государственной услуги, устанавливается в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.4. Контроль за предоставлением государственной услуги должностными лицами Комитета может осуществляться со стороны граждан, их объединений и организаций путем направления в адрес Комитета:

1) сообщений о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе должностных лиц Комитета, ответственных за выполнение отдельных административных процедур, предусмотренных настоящим Регламентом;

2) жалоб по фактам нарушения должностными лицами Комитета прав, свобод или законных интересов граждан.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц, государственных гражданских служащих

5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Комитета, должностного лица Комитета, либо государственного гражданского служащего.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) порядка обжалования является обжалование заявителем решений и действий (бездействий) Комитета, должностного лица Комитета, либо государственного служащего.

5.3. Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление от заявителя жалобы в Комитет в письменной форме на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Комитета, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность, в соответствии с действующим законодательством.

5.5. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя в соответствии с действующим законодательством.

5.6. Подача жалобы в электронном виде, в том числе необходимых документов осуществляется заявителем (представителем заявителя) в соответствии с действующим законодательством.

5.7. Заявитель может обратиться в Комитет с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области;

7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.8. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного Служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, представляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.9. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Заявитель может обжаловать решения и (или) действия (бездействие) государственного гражданского служащего Комитета непосредственно Председателю Комитета; Председатель Комитета непосредственно заместителю Председателя Комитета; заместителя Председателя Комитета непосредственно Председателю Комитета.

Жалоба на решения, принятые Председателем Комитета, подается в Правительство Пензенской области и рассматривается Губернатором. Вице- губернатором, Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства Пензенской области в соответствии с распределением обязанностей.

5.10. Жалоба, поступившая в Комитет, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае если жалоба подана заявителем в Комитет, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе, в течение трех рабочих дней со дня ее регистрации Комитет направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.11. По результатам рассмотрения жалобы Комитет принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Комитетом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.12. Должностное лицо Комитета, осуществившее рассмотрение жалобы не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.11. настоящего Регламента, направляет заявителю в письменной форме, и по желанию заявителя в электронной форме, мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.13. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с Регламентом, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.14. Подача жалобы на действия (бездействие) должностных лиц (сотрудников) Комитета, решения, принятые ими в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, не исключают возможности одновременной или последующей подачи жалобы аналогичного содержания в суд.

5.15. Заявитель имеет право обжаловать решение по жалобе в суд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.16. Информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц, либо государственных служащих осуществляется посредством размещения информации на официальном сайте Комитета в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а при непосредственном обращении заявителя в Комитет лично.

Приложение N 1
к Административному регламенту
Комитета по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами и иными
органами и организациями, расположенными на территории
Пензенской области (кроме тех, кому такое право
представлено нормативными правовыми актами)"

Форма заявления физического лица

                              Комитет по делам архивов Пензенской области

                               Заявление

Я, _____________________________________________________________________,

                       (полностью Ф.И.О. заявителя)

проживающий(ая) по адресу _______________________________________________

                                  (полностью адрес постоянного

                                или преимущественного проживания)

____________________________, контактный телефон _______________________,

прошу  проставить  апостиль   на   официальных   документах,   подлежащих

предъявлению ___________________________________________________________.

                          (страна предъявления апостиля)

К настоящему заявлению прилагаются:

N п/п	Реквизиты документа	Количество экземпляров

"___" _______________ _____ г.

_______________________                      ____________________________

  (подпись заявителя)                        (полностью Ф.И.О. заявителя)

Приложение N 2
к Административному регламенту
Комитета по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами и иными
органами и организациями, расположенными на территории
Пензенской области (кроме тех, кому такое право
представлено нормативными правовыми актами)"

Форма заявления юридического лица, индивидуального предпринимателя

                              Комитет по делам архивов Пензенской области

                               Заявление

________________________________________________________________________,

(Полное и (в случае, если имеется) сокращенное наименование, в том числе

фирменное наименование и организационно-правовая форма юридического лица,

    фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество индивидуального

                            предпринимателя)

контактный телефон ___________________________ просит проставить апостиль

на официальных документах, подлежащих предъявлению ______________________

_______________________________.

(страна предъявления апостиля)

К настоящему заявлению прилагаются:

N п/п	Реквизиты документа	Количество экземпляров

Настоящее  заявление  и  прилагаемые   к   нему   документы   уполномочен

представить:

_____________________________________

  (полностью Ф.И.О. представителя)

"___" _______________ _____ г.

______________________  _________________________________________________

(подпись руководителя)  (полностью Ф.И.О. руководителя юридического лица)

Приложение N 3
к Административному регламенту
Комитета по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами и иными
органами и организациями, расположенными на территории
Пензенской области (кроме тех, кому такое право
представлено нормативными правовыми актами)"

Блок-схема последовательности прохождения административных процедур при предоставлении государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Пензенской области (кроме тех, кому такое право представлено нормативными правовыми актами)"

                 /--------------------------------------\

                 |Прием заявления прилагаемых документов|

                 \--------------------------------------/

   /-----------------------------------------------------------------\

   |Рассмотрение заявления и прилагаемых документов, принятие решения|

   |   о проставлении апостиля либо отказ в проставлении апостиля    |

   \-----------------------------------------------------------------/

/--------------------------\                      /---------------------\

|Принятие решения об отказе|                      |Проставление апостиля|

| в проставлении апостиля, |                      | и выдача документов |

| подготовка и направление |                      \---------------------/

|заявителю мотивированного |

|         решения          |

\--------------------------/

Приложение N 4
к Административному регламенту
Комитета по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами и иными
органами и организациями, расположенными на территории
Пензенской области (кроме тех, кому такое право
представлено нормативными правовыми актами)"

Журнал учета входящих документов для проставления апостиля

Номер п/п	Дата приема документов	Данные о заявителе (фамилия и инициалы физического лица, индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления)	Количество документов, представленных для проставления апостиля	Фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы
1	2	3	4	5

Приложение N 5
к Административному регламенту
Комитета по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами и иными
органами и организациями, расположенными на территории
Пензенской области (кроме тех, кому такое право
представлено нормативными правовыми актами)"

Образец апостиля

Apostille/Апостиль

(convention de la haye du 5 octobre 1961 -
Гаагская конвенция от 5 октября 1961 г.)

1. Российская Федерация

Настоящий официальный документ

2. Подписан _________________________________________________
(фамилия)
3. Выступающим в качестве ___________________________________
(должность)
_____________________________________________________________

4. Скреплен печатью/штампом _________________________________
(официальное название учреждения)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

Удостоверено

5. В городе _____________________ 6. ______________________
(дата апостиля)
7. __________________________________________________________
(фамилия, должность лица,
_____________________________________________________________
название удостоверяющего органа)
8. За N _____________________________________________________

9. Место печати 10. Подпись
_______________ _____________________

Приложение N 6
к Административному регламенту
Комитета по делам архивов Пензенской области
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях, подготовленных
государственными, муниципальными архивами и иными
органами и организациями, расположенными на территории
Пензенской области (кроме тех, кому такое право
представлено нормативными правовыми актами)"

Реестр апостилей

N п/п	Дата проставления апостиля	Наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи)	Фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего или удостоверившего официальный документ	Фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль	Фамилия, имя, отчество Заявителя и данные документа, удостоверяющего личность	Страна предъявления официального документа с апостилем	Дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля	Подпись лица в получении документа с апостилем, дата получения
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.