Постановление Совета Министров Чувашской Республики от 1 февраля 1993 г. N 15 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Совета Министров Чувашской Республики" (утратило силу)

Постановление Совета Министров Чувашской Республики
от 1 февраля 1993 г. N 15 "Об утверждении инструкции по
делопроизводству в аппарате Совета Министров
Чувашской Республики"

ГАРАНТ:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 февраля 2002 г. N 40 настоящее постановление признано утратившим силу

Совет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Совета Министров Чувашской Республики.

2. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Чувашской АССР от 30 июня 1972 г. N 437 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета Министров Чувашской АССР".

Председатель Совета Министров

Чувашской Республики

В. Викторов

Управляющий Делами Совета Министров

Чувашской Республики

В. Соловьев

Утверждена

постановлением

Совета Министров

Чувашской Республики

от 1 февраля 1993 г. N 15

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Совета Министров
Чувашской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90 и определяет организацию, процессы создания служебных документов и порядок работы с ними в аппарате Совета Министров Чувашской Республики.

Правила работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливаются специальными инструкциями.

1.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Совета Министров Чувашской Республики возлагается на Управление Делами.

1.3. Методическое руководство работой по ведению делопроизводства и контроль за соблюдением всеми структурными подразделениями правил, определенных настоящей Инструкцией, возлагается на заместителя Управляющего Делами - заведующего общим отделом Управления Делами Совета Министров Чувашской Республики.

1.4. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены заместителем Управляющего Делами - заведующим общим отделом Совета Министров Чувашской Республики со структурой аппарата Совета Министров, установленным порядком работы и инструкцией по делопроизводству под расписку на листке ознакомления с нормативными документами (приложение 1).

1.5. Бланки документов хранятся в запирающемся железном шкафу и выдаются в копировально-множительное бюро и секретарям руководителей заведующим канцелярией.

1.6. Ответственность за хранение и правильное использование гербовой печати Совета Министров Чувашской Республики несет должностное лицо, назначенное распоряжением Председателя Совета Министров, а за хранение и правильное использование гербовой печати Управления Делами Совета Министров Чувашской Республики главный бухгалтер Управления Делами Совета Министров.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование распорядительной и исполнительной деятельности Совета Министров Чувашской Республики заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть создания документов.

Основанием для создания документов являются:

законы и постановления Съездов народных депутатов и Верховных Советов Российской Федерации и Чувашской Республики, Указы и постановления Президента и Президиумов Верховного Совета Российской Федерации и Чувашской Республики, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Совета Министров Чувашской Республики и другие нормативные акты вышестоящих органов государственной власти и государственного управления;

конкретные поручения Правительства Российской Федерации и необходимость выработки распорядительных мер по их выполнению;

осуществление правотворческой деятельности с целью регулирования многообразного круга общественных отношений Советом Министров Чувашской Республики, то есть проявление исполнительного полновластия на своей территории. Текст документа готовится на государственных языках Чувашской Республики (Ответы на письма граждан Чувашской Республики отправляются на языке автора).

2.1.2. В целях сокращения количества применяемых форм документов разрабатывается табель документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач Совета Министров. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается Председателем Совета Министров (приложение 2).

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется Управлением Делами. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2.1.3. Основными документами Совета Министров Чувашской Республики являются постановления и распоряжения.

2.1.4. Постановления Совета Министров Чувашской Республики принимаются по наиболее важным вопросам хозяйственного и социально -культурного строительства, развития экономики, регулирования финансово-кредитных отношений, требующим всестороннего коллегиального обсуждения.

2.1.5. Распоряжения по вопросам, нуждающимся в оперативном решении и не требующим коллегиального обсуждения, издаются от имени Совета Министров Чувашской Республики Председателем Совета Министров или его заместителями, а также в форме распоряжения Председателя Совета Министров Чувашской Республики.

2.1.6. Распорядительные документы, поступающие в Совет Министров Чувашской Республики от Правительства РФ и других вышестоящих органов, доводятся до министерств, ведомств, местных администраций, а также учреждений, организаций и предприятий посредством:

издания самостоятельных распорядительных документов (постановлений, распоряжений), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам министерств и ведомств, местных администраций и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

В любом случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

2.2. Общие правила составления и оформления документов

2.2.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в информационно-справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации.

2.2.2. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих требований: указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится на бланке документа); наименование вида документа (на письмах наименование не указывается); составление заголовка документа; адресование, датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа; удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 3).

Места расположения реквизитов в документах определены ГОСТом 6.38.90 "Система организационно-распорядительной документации" (требования к оформлению документов).

2.2.3. Заголовок служебному документу, независимо от его вида, содержания и назначения, дается составителем документа (исключением являются: телефонограммы и документы, текст которых печатается на бумаге формата А5).

В нем кратко, одной фразой, написанной в одну или несколько строк через один интервал, в обобщенной форме передается содержание. При этом в заголовке обозначается не только предмет, о котором идет речь, но и суть действия, выраженная отглагольным существительным, отвечая на вопрос "о чем": "об изменении...", "о выделении...", "об отмене...". Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его названия, номера и даты.

По каждому вопросу составляется отдельный служебный документ (письмо).

2.2.4. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу (наименование учреждения, организации или предприятие пишется в именительном падеже).

Например:

Чебоксарский литейно-механический завод

Отдел сбыта

при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Министерство финансов Чувашской Республики

Начальнику штатного отдела

Аликберову Р.Ш.

при адресовании документов руководителю организации, если ее название входит в наименование должности, пишется в дательном падеже.

Например:

Директору Чебоксарского агрегатного завода

Волкову О.А.

почтовый адрес корреспондента указывается полностью (почтовый индекс, республика, область, город, улица, номер дома). Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям свой системы (в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами);

если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы.

Документ не должен содержать больше четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес;

при адресовании писем в два и более адреса перед адресатами не следует писать "копия".

Все составные части реквизита "адресат" (наименование организации, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес) должны печататься с новой строки от одного положения табулятора (флаговый способ) строчными буквами через один межстрочный интервал. Отдельные части этих реквизитов могут быть разделены полутора или двумя интервалами для удобства зрительного восприятия.

2.2.5. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. В состав даты входят число, месяц и год. Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, обозначаются арабскими цифрами, которыми обозначается число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если порядковый номер месяца и число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0.

Например: 12.05.93 (12 мая 1993 г.)

05.08.93 (5 августа 1993 г.)

21.11.93 (21 ноября 1993 г.)

Даты, встречающиеся в тексте документа, могут обозначаться традиционным способом: 5 мая 1975 г. Дата подписания указывается в левой верхней части документа вместе с индексом. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.2.6. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование проектов документов производится с учреждениями, организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может производиться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

2.2.7. Формой внутреннего согласования документа является визирование проекта. Виза включает в себя должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. В этом случае виза может иметь следующую форму:

    Зам. Председателя Совета Министров

    Чувашской Республики

    Замечания прилагаются

         (подпись)                               В.П.Мидуков

    09.01.93

Визы проставляются на первом экземпляре документа. Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в учреждении.

2.2.8. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

    СОГЛАСОВАНО

    Министр промышленности

    Чувашской Республики

          (подпись)                        В.С.Моисеев

    11.01.93

Согласование может проводиться письмом, например:

    СОГЛАСОВАНО

    Письмо ТПО "Чуваштоппром"

    20.11.92 N 01-7/346

Слово "согласовано" пишется прописными буквами. Должность, личная подпись и дата согласования пишутся через один интервал строчными буквами с флаговым расположением текста, отделенного от слова "согласовано" 1,5 - 2 интервалами.

Отметка о согласовании (виза или гриф) помещаются на последнем листе документа ниже подписи. При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами или на дополнительном листе.

2.2.9. Документы Совета Министров Чувашской Республики подписываются руководством Совета Министров или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией и распределением обязанностей.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются только Председателем Совета Министров, а в его отсутствие - Первым заместителем Председателя Совета Министров.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Доклады, докладные записки, справки и т.п., документы информационного, справочного или аналитического характера подписываются исполнителем.

Две или более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.).

2.2.10. В состав подписи входят: обозначение должности (полное, если документ составлен не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках), личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Название должности в реквизите должно печататься нулевого положения табулятора.

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

На письмах по финансовым и кадровым вопросам ставить оттиски факсимиле запрещается.

2.2.11. Особым способом введения документа в действие является утверждение.

Документы, подлежащие утверждению (положения, уставы, отчеты, балансы, структура и штатные расписания, планы, акты, отдельные разновидности протоколов), приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

2.2.12. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа.

Распорядительный документ издается в случаях, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний.

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утверждающего документ, дата утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и строится по следующему образцу:

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                     Заместитель Председателя Совета

                                     Министров Чувашской Республики

                                        (подпись)     Ю.Г.Ефремов

                                30.11.92

Слово "утверждаю" пишется прописными буквами. Должность, личная подпись и дата утверждения пишутся через один интервал строчными буквами с флаговым расположением текста, отделенного от слова "утверждаю" полутора или двумя интервалами.

При утверждении документа постановлением, распоряжением на документе проставляется гриф по форме:

                                        УТВЕРЖДЕНО

                                     постановлением Совета Министров

                                     Чувашской Республики

                                     от 30.02.93 N 35

2.2.13. В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" должна указываться фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

2.2.14. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, и на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях, трудовых книжках, титульных листах.

Печать без герба ставится на:

копиях документов, направляемых в другие учреждения;

размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке;

справках с места работы, о заработной плате и т.д.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.15. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе (составителе). Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, проставляемых на лицевой или, при отсутствии места, обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона указываются индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания документа.

Номера страниц на документах, оформляемых на двух и более листах, следует печатать посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

2.2.16. Копия документа изготовляется и выдается с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения или заведующего общим отделом. На первом листе копии документа делается отметка "копия".

Заверительная подпись составляется по форме: "верно", наименование должности, личная подпись заверившего лица, его инициалы и фамилия, дата заверения копии, например:

    Верно

    Секретарь приемной             подпись        Л.И.Белкова

    17.01.93

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует поставить печать Управления Делами.

Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, также удостоверяются печатью.

2.2.17. Указание о наличии приложений, упоминаемых в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Например:

Приложение на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:

    Приложения: 1. Перечень объектов, подлежащих вводу в 1993 году

                   на 3 л. в 1 экз.

                2. Отзывы по проекту плана на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме: Приложение: (Название вида документа и наименование организации, дата и индекс документа и приложения к нему), всего на _______ л.

    Например:

    Приложение: Письмо Росархива от 22.01.93 г. N 4/30-72

                и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложения к распорядительным документам должны иметь отметку, связывающую их с основными документами и придающую юридическую силу с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Отметка печатается в верхнем правом углу документа по форме:

                              Приложение к постановлению (распоряжению)

                              Совета Министров Чувашской Республики

                              от 05.01.93 N 17

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д. На последующих страницах приложения делается отметка, например: "Продолжение приложения 1".

2.2.18. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания - точное и правильное освещение событий; полнота информации и краткость изложения.

Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Текст документа должен быть четким, не допускающим различных толкований.

Текст документа рекомендуется разделить на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщить основание или причины создания документа, во второй - решение, просьбу.

Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица - учреждения.

Письма и докладные записки должны в основном составляться по одному вопросу. Тексты документов печатаются через полтора межстрочных интервала. Через один межстрочный интервал печатают документы на бумаге формата А5. Через два межстрочных интервала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, и доклады.

2.2.19. К материалам, передаваемым на размножение в бюро машинописи, предъявляются следующие требования. К каждой рукописи должно быть приложено указание, сколько экземпляров и на какой бумаге необходимо отпечатать, срок исполнения, а также фамилия составителя, номер телефона и дата сдачи материала.

Бюро машинописи запрещается принимать для печатания материалы, написанные карандашом, красными чернилами или с большим количеством поправок, вставок и помарок, делающих черновик неразборчивым.

Перед сдачей в бюро машинописи для печатания планов, отчетов и других таблиц весь цифровой материал тщательно выверяется, о чем делается пометка "материал проверен". Без такой пометки, подтвержденной подписью составителя, материал к печати не принимается.

2.3. Особенности составления и оформления
отдельных видов документов

2.3.1. Распорядительные документы - постановления и распоряжения.

Подготовка распорядительных документов Совета Министров состоит из следующих этапов: изучение вопроса, подготовка проекта документа, его согласование, обсуждение и принятие, подписание.

Порядок разработки документа определяется Регламентом работы Совета Министров Чувашской Республики. Основное внимание при подготовке распорядительного документа должно быть обращено на формулирование основных положений конкретного решения.

2.3.1.1. Постановление Совета Министров Чувашской Республики (приложение 4).

Проект постановления Совета Министров должен содержать в себе юридическое обоснование, исчерпывающую оценку обсуждаемого вопроса, ясно сформулированные и аргументированные цели и задачи, сроки выполнения, при этом объем документа не должен, как правило, превышать 5 машинописных страниц, а справки - 4 страниц через полтора интервала.

Текст постановления Совета Министров состоит, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости, в констатирующей части делается ссылка на акт вышестоящего органа или ранее принятое постановление Совета Министров Чувашской Республики. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть должна начинаться словами: "Совет Министров постановляет:". Они располагается с отдельной строки от нулевого положения табулятора. При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановляющей части следует с новой строчки с абзаца. Формулирование этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований. Не рекомендуется употреблять выражения типа: "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и др., не носящие конкретного характера и, как правило, не поддающиеся проверке выполнения.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (министерство, ведомство, организация, предприятие, структурное подразделение Совета Министров, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно также использовать и обобщенную форму: "министерствам и государственным комитетам", "директорам заводов", "главам местных администраций" и т.д. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "организовать", "обеспечить", "разработать", "обязать", "утвердить", "отменить" и т.д. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения его до конкретных исполнителей. Постановление может иметь общий для всех пунктов срок исполнения.

В необходимых случаях в заключительной части помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного постановления. При реорганизации или упразднении органов управления, учреждений и организаций, освобождении и назначении их руководителей - оговаривается порядок работы специально создаваемых для этих целей комиссий, с указанием их полномочий, а также порядок приема - передачи материальных ценностей и документов от одного руководителя другому или правопреемнику. В последнем пункте определяется порядок контроля за выполнением постановления.

При подготовке постановлений или распоряжений об утверждении Положений, Уставов необходимо проверить наличие в них пунктов о документировании деятельности создаваемых или реорганизуемых ведомств.

Обязательным элементом постановления является заголовок. Для того, чтобы он наиболее точно отражал содержание документа, рекомендуется составлять его после написания текста.

Подготовка проекта постановления заканчивается его оформлением. Первая страница первого экземпляра проекта должна быть отпечатана на бланке установленного образца, форматом А4, или, если это невозможно, все элементы титульного листа постановления следует печатать на машинке. В состав реквизитов входят: Герб республики; наименование органа: "Совет Министров Чувашской Республики"; название вида документа: "Постановление"; дата; номер; место составления; заголовок; текст; подписи Председателя Совета Министров или лица, исполняющего его обязанности; отметки о согласовании.

Проект постановления до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями Совета Министров и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Для этого на последнем листе первого экземпляра проекта постановления ставятся подписи составителя проекта, руководителя структурного подразделения, вносящего проект, всех указанных в проекте исполнителей, должностных лиц, ответственных за исполнение документа в целом, а также заведующего государственно-правовым отделом Управления Делами Совета Министров, который проверяет правовую обоснованность и правомерность вносимого проекта. Управляющий Делами своей визой удостоверяет соблюдение правил и качество подготовки проекта. Заместитель Председателя Совета Министров своей визой подтверждает, как правило, необходимость принятия вносимого проекта.

Все возражения по существу затрагиваемых вопросов записываются на отдельном листе, прилагаемом к проекту, и при визировании автор замечаний делает отметку: "см. замечания".

При визировании необходимо указывать должность, расшифровку подписи и дату согласования.

Перед внесением на заседание Президиума Совета Министров проект постановления тщательно выверяется. При этом особое внимание должно обращаться на соответствие оформления документа нормам, предусмотренным настоящей инструкцией, а также на проверку цифровых данных, должностей, фамилий, имен, отчеств.

После принятия постановления первый экземпляр проекта становится подлинником. Постановление Совета Министров Чувашской Республики вступает в силу с момента его подписания. При необходимости срок вступления в силу или срок действия постановления указывается в самом документе.

Проекты совместных постановлений, а также проекты постановлений, принимаемых членами Президиума Совета Министров Чувашской Республики в опросном порядке, проходят те же стадии подготовки и оформления. В совместных постановлениях реквизит документа дополняется названием соответствующего органа или общественного объединения. При этом цифровой индекс постановления будет состоять из нескольких частей, включающих номера постановлений всех участвующих сторон, разделенных дробью. В этом случае на первое место выносится номер постановления Совета Министров.

2.3.1.2. Распоряжения Совета Министров Чувашской Республики (приложение 5).

Распоряжения Совета Министров являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Порядок составления проекта распоряжения и его оформление соответствует требованиям, предъявляемым к подготовке постановлений.

Аналогично постановлению текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой части указывается цель и причина издания распоряжения, как правило, она начинается устойчивыми формулировками типа: "в соответствии...", "в связи с...", "в целях..." и т.п. Во второй части излагаются предписываемые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме: "обязать", "указать", "предложить", "утвердить" и т.д.

Исполнителями могут быть министерства, ведомства, организации и предприятия, структурные подразделения, конкретные должностные лица. В последнем случае наименование должности исполнителя указывается полностью. Исполнитель указывается в дательном падеже. В заключительной части распоряжения могут быть перечислены лица, на которых возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Состав реквизитов соответствует формуляру постановления. Однако индекс распоряжения дополняется буквой "р", отделенной от порядкового номера дефисом. Учитывая, что распоряжение носит оперативный характер и издается единолично Председателем или Заместителями Председателями Совета Министров, его утверждение не требует специального обсуждения и рассмотрения.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.

2.3.2. Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы составляют основной массив документации, образующейся в деятельности Совета Министров Чувашской Республики. Они содержат информацию о фактическом положении дел в районах, городах, министерствах, ведомствах, организациях, учреждениях и предприятиях и служат для принятия распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Все они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

2.3.2.1. Справки (приложения 6, 7, 8)

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Как правило, они подразделяются на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. В аппарате Совета Министров, в основном, образуются справки, относящиеся к первой группе.

Создание одних предшествует работе по подготовке проектов постановлений, других - раскрывает организаторскую работу по выполнению принятых постановлений. Справки второй группы составляются в отделе ЗАГС, в бухгалтерии и кадровой службе Совета Министров Чувашской Республики.

Обязательными реквизитами всех видов справок являются дата, адресат, заголовок, текст, подпись. Справки, представляемые внутри аппарата Совета Министров, оформляются на чистом листе бумаги формата А4 с указанием структурного подразделения, подготовившего документ. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке сведения. Например: "О подведении итогов... за 1992 г.". В справке могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку должностные лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные сведения.

2.3.2.2. Докладные записки

Докладная записка - документ, адресованный руководству Совета Министров или его структурных подразделений и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - принятие определенного решения. В соответствии с этой задачей текст докладной записки делится на две части: констатирующую (описательную), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторую - где излагаются предложения, просьбы и т.п. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Докладные записки оформляются на простом листе бумаги формата А4. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает докладную записку составитель.

2.3.2.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (проекта, плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Как и докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

2.3.2.4. Служебные письма

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которая образуется в деятельности Совета Министров Чувашской Республики в результате переписки с вышестоящими органами, подведомственными и другими организациями, учреждениями, а также гражданами.

Служебные письма являются средством для решения многочисленных оперативных вопросов и по своему содержанию подразделяются на запросы, уведомления, приглашения, сообщения, задания, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

При подготовке соответствующего письма следует обратить внимание на обоснованность его составления. Письмо составляется только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса в устной форме.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это позволит упростить технические операции по обработке письма в учреждении - получателе, регистрацию, контроль, формирование в дело, а также ускорит исполнение документа. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.д. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Текст служебного письма должен отличаться ясностью, четкостью и краткостью. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Характер изложения письма должен быть нейтральным, следует избегать категорических выражений, использовать вводные слова и конструкции: "по-видимому", "по-прежнему", "как известно", "если возможно" и т.п.

Уважение к адресату можно выразить с помощью деепричастных оборотов типа: "тщательно изучив Ваши замечания...", "внимательно рассмотрев Ваши предложения..."

При обосновании просьб, как правило, используются устоявшиеся словосочетания и выражения: "В связи...", "В соответствии...", "В порядке обмена...", "В порядке исключения..." и т.п. Причины принятия решения формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.

Письма оформляются на бланках установленного образца форматов А4 или А5 в соответствии с ГОСТ 6.38-90. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). В письмах - ответах составитель указывает дату и номер документа, на который он отвечает.

Оформленные и отпечатанные письма перед передачей их на подписание Председателю Совета Министров должны быть завизированы (на втором экземпляре) составителем документа и Заместителем Председателя Совета Министров. При необходимости письма согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами.

По характеру информации служебные письма подразделяются на разновидности.

Сопроводительное письмо - это документ, который информирует адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовок и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Такое письмо, как правило, составляется на бланке формата А5 и не имеет самостоятельного заголовка. В случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма - приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем, проезда и размещения.

Информационные письма сообщают адресату о каком-либо факте или событии, информируют о деятельности.

Письма - извещения по своему характеру близки к письмам приглашениям и информационным письмам. Они составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос. Они, как правило, начинаются словами: "Сообщаем", "Ставим Вас в известность", "Извещаем" и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Письма - подтверждения содержат сообщения о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может также подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Текст таких писем начинается словами, образованными от глагола "подтверждать", например: "Подтверждается получение...", "Подтверждаем согласие..." и т.д.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем - напоминаний.

Письма - напоминания содержат указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо поручения, обязательства или проведение мероприятия. Оно содержит лишь одну заключительную часть и начинается, как правило, словом "напоминаем".

Письма - ответы по своему содержанию носят зависимый от инициативных писем характер. В них излагается решение по поставленному в инициативном письме вопросу: принятие или отказ от предложения, просьбы. Ответ излагается в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации.

Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение.

В целях удешевления телеграммы текст ее составляют предельно кратким. Содержание не должно повторять текста ранее посланных документов, при необходимости лишь ссылаются на эти документы. В тексте телеграммы обычно не пишутся союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенно: тчк точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, квч - кавычка, которые в тексте пишутся строчными буквами.

Обозначение адресата телеграммы также дается сокращенно. Все крупные учреждения имеют сокращенные телеграфные адреса, зарегистрированные в органах связи. Такой адрес состоит обычно из названия географического пункта, в котором находится учреждение, номера почтового отделения и сокращенного названия учреждения.

Многие населенные пункты имеют одинаковое название, поэтому при направлении телеграммы в такие пункты в адресе указывают не только название пункта, но и республику, область, район или сельский совет, в которых этот пункт находится. В Чувашии, например, к названиям города Козловка и районных центров Комсомольское, Красноармейское, Батырево, Порецкое, Шемурша и других следует добавлять слово "Чувашской": Канаш Чувашской, Козловка Чувашской.

По срочности доставки телеграммы делятся на категории: простые и срочные. Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы.

Текст телеграммы печатается через два интервала прописными буквами на одной стороне листа. Исправления и переносы слов в тексте не допускаются. Исходящий регистрационный номер печатается после текста (НР 235).

Адрес, содержание телеграммы и подпись печатают с новой строки. Содержание излагают без абзаца.

Упоминаемые в телеграмме цифровые данные, имеющие важное смысловое значение, во избежание искажения при передаче рекомендуется писать словами, а не цифрами.

Допускается отправка телеграммы с одним содержанием нескольким адресатам. При этом печатается такое количество экземпляров, которое соответствует числу адресатов.

Текст ответных телеграмм следует начинать с указания номера телеграммы, на которую дается ответ.

Телеграммы визируют на втором экземпляре. Подписи на телеграмме заверяют печатью учреждения.

Телефонограмма (приложение 9) - это сообщение, переданное по телефону. Телефонограммой пользуются часто для передачи вызова на заседания, совещания и т.п., как правило, в пределах города.

К оформлению телефонограммы предъявляются примерно те же требования, что и к телеграмме. При передаче телефонограммы не следует употреблять трудновыговариваемых слов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее адресуют, и номера телефонов. В списке отмечаются фамилии лиц, принявших телефонограмму, и время.

Телефонограммы подписывают заместители Председателя Совета Министров Чувашской Республики. Передающий телефонограмму сообщает адресату свою фамилию и номер телефона.

2.3.3. Протокол

Заседания Совета Министров и его Президиума, совещания при Председателе и его заместителях, работников аппарата и его подразделений, работников народного хозяйства, культуры и управления республики протоколируются на основании записей хода заседания (совещания), номер, место проведения, заголовок, указание на председательствовавшего, состав присутствовавших, повестку дня, текст, подписи.

Обсуждение каждого вопроса повестки дня записывается в тексте протокола по формуле: "Слушали", "Выступили", "Постановили".

Постановления, принятые на заседании Совета Министров и его Президиума, оформляются отдельными документами.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Пример оформления протокола:

Совет Министров Чувашской Республики

Протокол

заседания Совета Министров

от ________________                                   N __________

                           г. Чебоксары

Председательствовал

Присутствовали:

Члены Правительства - заместители Председателя Совета Министров

                      (фамилия и инициалы по алфавиту)

Управляющий Делами Совета Министров

Министры тт. (фамилии и инициалы по алфавиту)

Председатели госкомитетов

Прокурор, военком республики

Заместители министров, председателей госкомитетов

Представители средств массовой информации

Работники аппарата   Совета   Министров  (фамилии  и  инициалы  по

алфавиту).

Приглашенные на заседание по соответствующим вопросам: (состав приглашенных перечисляется пофамильно по алфавиту, с указанием должности и названия учреждения, которое они представляют).

Повестка дня заседания.

Далее указывается порядковый номер и наименование рассматриваемого вопроса в соответствии с повесткой дня, фамилия и инициалы докладчика и выступающих с изложением краткого содержания их выступлений.

В постановляющей части по обсужденному вопросу записывается: принять представленный (указать название организации) проект постановления по данному вопросу.

Например:

2. О работе государственных налоговых инспекций и мерах по повышению уровня работы по сбору налогов в республике.

Слушали: Доклад Ильина (содержание доклада).

Выступили: Арефьев, Тарасов, Тихонов, Викторов (краткое содержание выступления каждого).

Постановили: Принять представленный Секретариатом Первого зам. Председателя Совета Министров Чувашской Республики проект постановления по данному вопросу и т.д.

(Постановление прилагается)

К протоколу дается перечень вопросов, рассмотренных на заседании Совета Министров Чувашской Республики, по форме:

N постановлений

Наименование вопросов

Страницы

Форма протокола заседания Президиума Совета Министров Чувашской Республики.

Совет Министров Чувашской Республики

Протокол заседания Президиума

от ________________                                   N __________

                           г. Чебоксары

Председательствовал

Присутствовали:

Члены Президиума (фамилии и инициалы по алфавиту)

Управляющий Делами Совета Министров т.

Работники аппарата (фамилии и инициалы по алфавиту)

Приглашенные на заседание по соответствующим вопросам.

    Далее аналогично протоколу заседания Совета Министров.

3. Организация документооборота

3.1. Порядок прохождения и исполнения документов

3.1.1. Работа с поступающими в Совет Министров Чувашской Республики документами состоит из ряда последовательных взаимосвязанных операций: прием входящих документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение.

3.1.2. Прием и первичную обработку поступающей из почтового отделения и от курьеров внешней связи почту осуществляют работники канцелярии. Документы, переданные руководителями учреждений и организаций лично руководству Совета Министров миную канцелярию, после рассмотрения руководством передаются в канцелярию, для регистрации и учета в установленном порядке.

3.1.3. Прием и передача документов на всех этапах документооборота производится с отметкой в регистрационной карточке или журнале, кому передан документ, и с распиской в получении.

3.1.4. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию с руководителями этих подразделений через канцелярию, где делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.

3.1.5. Поступившие в структурное подразделение (приемную руководителя) документы предварительно рассматриваются работником Секретариата (ст. консультантом, консультантом), который знакомится с ними, уточняет неясные вопросы; на документы, исполнение которых будет производиться в министерствах и ведомствах, готовит проекты резолюций (предложений) по их исполнению.

Правительственная корреспонденция подлежит первоочередному рассмотрению и исполнению.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководителю структурного подразделения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы.

3.1.6. Документы передаются руководству Совета Министров для рассмотрения. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги, которые затем подкалываются к основному документу. Исключение допускается только для таких документов, как законы, указы, постановления и распоряжения Совета Министров РФ.

Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

3.1.7. Указания руководства (резолюция Председателя Совета Министров или его заместителей), срок исполнения и пометки о направлении документа заносятся на регистрационные карточки, после чего документ через канцелярию направляется для исполнения. Если руководитель назначает нескольких исполнителей, ответственным является подразделение или должностное лицо, которое в резолюции указано первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, которые в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. В целях ускорения процесса исполнения такого рода документов практикуется оперативное снятие с них необходимого числа копий и рассылка их сразу всем соисполнителям. Подлинник документа передается исполнителю - организатору, к установленному сроку исполненный документ должен быть возвращен Совету Министров.

3.1.8. Должностные лица и организации, получившие постановления и распоряжения Совета Министров РФ, должны немедленно ознакомиться с ними и возвратить их в канцелярию Управления Делами Совета Министров.

3.1.9. На документах, исполненных оперативным путем, ставится отметки "Исполнено", "Принято к сведению", "Принято к руководству" и т.п., подпись исполнителя и дата.

На документах, присланных в справочно-информационных или отчетных целях и не требующих ответа, после исполнения делаются отметки "Включено в ответ" и т.п.

3.1.10. Исполнитель, получивший корреспонденцию просматривает ее и распределяет по срокам исполнения. Срок исполнения исчисляется с момента вручения документа исполнителю.

3.1.11. За правильность оформления проекта документа, наличие необходимых виз и приложений отвечает составитель. Подобрав предварительно необходимые материалы, составитель представляет руководителю свои соображения по поводу исполнения документа. Получив согласие или другие указания, составитель дорабатывает проект ответа, согласовывает его с заинтересованными лицами или организациями.

3.1.12. Составитель должен постоянно заботиться о сокращении переписки. В этих целях вместо письменного ответа корреспонденту может быть возвращен инициативный документ с резолюцией или записью о решении вопроса. В этом случае в регистрационной карточке делается отметка о дате отправки документа и содержании ответа.

С отправляемого документа снимается копия, которая подшивается в дело.

3.1.13. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу оригинала. Однако при ознакомлении с законами, указами, постановления и распоряжениями Правительства визы ставятся на листах ознакомления (приложение 10).

3.1.14. Подписанные, полностью оформленные и имеющие индекс документы передаются в канцелярию для регистрации, обработки и отправки, как правило, в тот же день.

Движение документа завершается его исполнением и передачей для подшивки в дело согласно номенклатуре дел.

3.1.15. Доставка (получение) документов из канцелярии в структурные подразделения, копировально-машинное бюро, протокольную часть, бухгалтерию производится курьерской связью и секретарями руководителей.

Доставка корреспонденции министерствам и ведомствам в городе Чебоксары производится курьерской связью по установленному маршруту с записью в разносной книге, под расписку.

3.1.16. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется по данным регистрации в канцелярии, вычислительном центре, протокольной части. Раздельно учитываются количество основных документов и количество экземпляров (копий). Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель - количество экземпляров (копий).

Данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются в общем отделе по форме (приложение 11).

4. Регистрация документов и построение
справочного материала

4.1. Общие правила регистрации

4.1.1. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

4.1.2. Основным принципом регистрации документов является однократность. Все входящие, исходящие и внутренние документы, за исключением перечисленных в перечне (приложение 12), подлежат регистрации.

4.1.3. В аппарате Совета Министров Чувашской Республики ведется централизованная система регистрации.

Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Указы и постановления Верховного Совета Чувашской Республики, входящие и исходящие письма, предложения, заявления и жалобы граждан, протоколы совещаний при Председателе и его заместителях, работников аппарата и его подразделений, записки, справки и другие внутренние документы регистрируются в канцелярии.

Протоколы заседаний, постановления и распоряжения Совета Министров Чувашской республики и протоколы совещаний работников народного хозяйства, культуры и управления регистрируются в протокольной части.

4.1.4. На каждом поступившем документе, независимо от того, подлежит или не подлежит он регистрации, в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационной штамп (приложение 13), фиксирующий факт и дату поступления документа в Совет Министров Чувашской Республики.

4.1.5. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; постановление о распределении обязанностей между Председателем Совета Министров и его заместителями; номенклатура дел.

4.1.6. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машиночитаемые, машинограммы).

Прием, учет, организация использования машиночитаемых документов осуществляется вычислительным центром (ВЦ).

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных информационно-поисковых систем (ИПС) в соответствии с используемыми классификаторами.

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации на документах, зафиксированной на машинных носителях.

4.2. Прием и отправка документов

4.2.1. Прием и первичную обработку поступившей из почтового отделения и от курьеров внешней связи корреспонденции осуществляют работники канцелярии.

Принятые конверты с документами, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются.

При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность конвертов или упаковки. При вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений к ним.

О всех ошибочно доставленных корреспонденциях ставится в известность заведующий общим отделом, который принимает меры по их пересылке по назначению, если известен автор, или возвращению в отделение связи.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также в случае несоответствия индекса на конверте индексу вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, а второй направляется корреспонденту.

4.2.2. Конверты от полученной корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки или получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

4.2.3. Все документы, подписанные Председателем Совета Министров, его заместителями или другими работниками, регистрируются и отправляются канцелярией. Документы должны поступать на отправку правильно оформленными, в соответствии с требованиями стандартов, с проставленной датой, исходящим номером, подписью, указанными в тексте приложениями. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются для доработки составителям.

При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

4.2.4. Обработка отправляемой корреспонденции в канцелярии включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление на маркировальной машине стоимости отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи.

4.2.5. Для документов, направляемых постоянным адресатам (райгорадминистрациям, министерствам, ведомствам Чувашской Республики и Совету Министров РФ), используются конверты с адресами, заранее напечатанными типографским способом.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Телеграммы и другая срочная корреспонденция отправляются немедленно.

4.2.6. Копия отправленного письма (телеграммы) вместе с исполненным документом хранится в соответствующем деле.

4.3. Формы регистрации документов и порядок
их заполнения

4.3.1. В аппарате Совета Министров Чувашской Республики все входящие и исходящие документы, предложения, жалобы и заявления граждан, внутренние документы регистрируются на регистрационных карточках единого образца (приложение 14) машинописным способом.

Данные о документе - ответе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Таким образом, на одной карточке регистрируют два документа запрос и ответ.

Входящие документы регистрируются в день их получения, исходящие и внутренние - в день подписания. Документы, поступившие из вышестоящих органов, регистрируются все без исключения.

На каждый регистрируемый документ заполняются две карточки (под копирку). Одна карточка с документом передается в структурное подразделение, другая остается в канцелярии.

4.3.2. При регистрации в канцелярии записываются следующие сведения о документах: номер, присвоенный документу в момент регистрации; дата регистрации; от кого получен документ и кому направлен; краткое содержание, резолюция руководства, кому передан документ на исполнение; дата исполнения (отправки); в какое дело подшит исполненный документ.

4.3.3. Постановления и распоряжения Совета Министров Чувашской Республики регистрируются в журналах (приложения 15 и 16). В протокольной части ведется карточка учета рассылки постановлений и распоряжений (приложение 17).

4.3.4. Календарная шкала регистрационной карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. При установлении даты исполнения документа срок исполнения следует исчислять в рабочих днях.

4.3.5. В графе "корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

4.3.6. В графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.

4.3.7. В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа.

4.3.8. В графе "Краткое содержание" указывается вид документа (постановление, распоряжение, приказ), его заголовок или краткое содержание.

4.3.9. При записи в карточку содержания резолюции указывается также ее автор и дата. Резолюция должна переноситься полностью.

4.3.10. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, указывается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном письме, когда оповещен автор.

4.3.11. В графе "контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Графа может быть использована для записей, отражающих движение документа. В случае необходимости передача документа может осуществляться под расписку в этой графе.

4.3.12. Графы регистрационной карточки "фонд N ___", "Опись N ___", "Дело N ____" заполняются в архиве.

4.4. Индексация документов

4.4.1. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

4.4.2. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 03/43-861 входящего документа включает:

03 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;

43 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

861 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

4.4.3. Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например С-557.

4.4.4. Индексами распорядительных документов - постановлений, распоряжений, протоколов и приказов, являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа с начала года.

4.4.5. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ, т.е. их индексация взаимно связана.

4.4.6. На документах, не подлежащих регистрации, проставляется индекс, состоящий из условного обозначения структурного подразделения, где будет храниться документ, и номера дела по номенклатуре.

4.5. Построение справочного аппарата

4.5.1. Заведующим канцелярией на все входящие и исходящие документы по вторым экземплярам регистрационных карточек ведется справочная картотека по корреспондентскому признаку.

4.5.2. В структурных подразделениях секретарями руководителей ведется справочная картотека, которая делится на две части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения. Вторая часть картотеки строится по схеме номенклатуры дел, отражающей участки работы структурного подразделения. Для оперативного контроля все данные вводятся в ЭВМ. Главный поисковый признак документа в ней - его содержание.

4.5.3. Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

4.5.4. Справочные картотеки на предложения, заявления и жалобы граждан строятся по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.

4.5.5. Справочные картотеки на документы, законченные делопроизводством и сданные в архив, создаются из регистрационных карточек, находившихся в структурных подразделениях, и строятся по корреспондентскому признаку.

5. Контроль за исполнением документов

5.1. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 18).

По указанию руководства Совета Министров Чувашской Республики на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

5.2. Постановления Совета Министров Чувашской Республики контролируются по каждому пункту, где устанавливаются конкретные задания или поручения министерствам, ведомствам, местным администрациям, а также организациям, учреждениям и предприятиям с указанием сроков исполнения документов.

5.3. Предложения о необходимости установления контроля за выполнением постановления вносится при подготовке проекта постановления, о чем делается запись в справке, прилагаемой к проекту. Решение принимается на заседании Совета Министров. Если постановлением устанавливается несколько подконтрольных пунктов и по разным отраслям, то в справке указывается, какое из структурных подразделений Совета Министров осуществляет контроль за выполнением постановления в целом и по отдельным пунктам.

5.4. Срок исполнения берется либо из текста документа, либо из резолюции руководителя. Если срок исполнения не указан ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя, его определяют по перечню документов с указанием сроков исполнения.

5.5. Контроль за исполнением документов ведется по регистрационным (приложение 14) и контрольным карточкам (для постановлений и распоряжений Совета Министров) (приложение 19).

5.6. На контролируемых документах проставляется знак контроля или штамп "контроль" на левом поле бланка.

5.7. Полученные данные о ходе исполнения документов вносятся в графу "Контрольные отметки" контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

5.8. На каждое постановление Совета Министров Чувашской Республики, требующее контроля исполнения, в структурном подразделении заводится папка, в которую помещаются: постановление (контрольный лист (приложение 20) и все другие материалы по данному постановлению (информации, справки и т.п.). На контрольном листе лицом, контролирующим исполнение постановления, делаются отметки о мерах, принимаемых по выполнению отдельных пунктов и постановления в целом.

5.9. Оперативный контроль за ходом выполнения постановлений и распоряжений вышестоящих органов, а также собственных решений осуществляют ответственные работники структурных подразделений Совета Министров, которые регулярно информируют отдел контроля о ходе исполнения того или иного документа.

5.10. Полученные сведения о ходе выполнения контрольных документов отдел контроля вводит в ЭВМ.

5.11. В первый рабочий день каждого месяца отдел контроля докладывает Управляющему Делами Совета Министров о ходе выполнения постановлений, распоряжений и других документов.

5.12. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе - запросе и контрольной карточке.

5.13. Постановления, распоряжения снимаются с контроля Президиумом Совета Министров Чувашской Республики по материалам отдела контроля регулярно.

Для снятия с контроля работники аппарата Совета Министров сдают в отдел контроля все материалы на выполненные постановления, распоряжения с резолюцией руководства о согласии снятия с контроля.

Снятие с контроля постановления не означает прекращения его действия.

6. Составление номенклатур и формирование дел

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных наименований дел, ежегодно заводимых в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для правильного формирования и учета дел.

Номенклатура дел разрабатывается и составляется работниками канцелярии совместно с работниками структурных подразделений, утверждается Управляющим Делами Совета Министров Чувашской Республики по согласованию с Центральным государственным архивом Чувашской Республики.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит пересоставлению и повторному согласованию при изменении структуры и функций аппарата Совета Министров Чувашской Республики. Если таких изменений не произошло, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел подлежит постоянному хранению.

6.1.2. В аппарате Совета Министров Чувашской Республики номенклатура дел составляется по производственно-отраслевой и функциональной схеме. Ее разделами служат структурные подразделения аппарата Совета Министров (приложение 21).

6.1.3. Составление номенклатуры дел производится по форме (приложение 22).

6.1.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел состоят из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре. Например: 02/09 - где 02 - обозначает структурное подразделение (приемную Первого заместителя Председателя Совета Министров по вопросам финансирования отраслей народного хозяйства, а 09 - номер дела по номенклатуре "Переписка по финансированию народного хозяйства из бюджета Российской Федерации".

Для каждого структурного подразделения в номенклатуре дел оставляются резервные порядковые номера, которые присваиваются делам, дополнительно образующимся и включаемым в номенклатуру текущего года.

6.1.5. Заголовки дел являются важнейшим элементом номенклатуры. Их формулировки должны быть краткими, четкими и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле.

6.1.6. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для решения вопросов. В графе "Примечание" отмечается: "делопроизводство продолжается" или "дело заведено в 199__ году".

6.1.7. По окончании делопроизводственного года в номенклатуре указывается количество заведенных дел (отдельно постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год).

Лицо, ответственное за делопроизводство, заверяет итоговую запись и сообщает эти данные ведомственному архиву и куратору Центрального государственного архива.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях.

6.2.2. При формировании дел необходимо:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- проверять соответствие документов (по содержанию, разновидности, автору, корреспонденту) заголовку дела по номенклатуре. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается;

- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние - в конце), алфавиту (лицевые счета рабочих и служащих), индексации (заявления и жалобы граждан). Эти принципы могут комбинироваться. При этом документ ответ должен располагаться после документа - запроса. Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением личных дел, а также дел, продолжение которых более одного года вызывается необходимостью (в т.ч. по жалобам);

- проверять правильность оформления каждого документа, наличие подписи, даты, индекса, заверительной подписи на копии, отметки "В дело N _______________". Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку;

- подшивать исполненные документы постоянного хранения в обложки из твердого картона. Документы одного дела не должны превышать 250 листов.

6.2.3. Годовые отчеты, планы, сметы и другие документы должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

6.2.4. Распорядительные документы (постановления, протоколы, распоряжения) Совета Министров Чувашской Республики группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

6.2.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета или листок по учету кадров; автобиография; копия документа об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, объявлении благодарностей; увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; характеристики, справки и другие документы, относящихся к данному лицу.

Копии приказов о наложении взыскания, о награждениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.

7. Подготовка документов к последующему хранению
и использованию

7.1. Экспертиза научной и практической
ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и исторического значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

7.1.2. При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), Перечнем документов, подлежащих приему в госархивы (М., 1973), номенклатурой дел, правилами государственной архивной службы.

7.1.3. Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов приказом по Управлению Делами Совета Министров создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), утверждается положение о комиссии.

7.1.4. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения производится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор материалов на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без проверки имеющихся в них документов.

Если в деле наряду с документами постоянного хранения содержится значительное количество документов временного хранения, то документы постоянного хранения должны быть отделены и дело сформировано заново.

Подшивка вновь сформированных дел производится после проведения экспертизы ценности документа.

7.1.5. Вычислительный центр обеспечивает проведение экспертизы ценности документов на машинных носителях, участвует в работе экспертной комиссии при определении сроков и режима хранения этих документов.

7.1.6. На постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов, содержание которых наиболее полно характеризует основную деятельность Совета Министров Чувашской Республики - постановления, распоряжения, протоколы и приказы, письма, справки и т.д.

7.1.7. Уничтожение документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики (приложение 23).

7.2. Оформление дел

7.2.1. Законченные делопроизводством документы принимаются в архив Управления Делами Совета Министров по описи дел только после соответствующей обработки их, правильно сформированными в дела, подшитыми, пронумерованными, описанными на обложках, систематизированными и внесенными в опись.

Обработка документов и оформление дел производится непосредственно после окончания их делопроизводством и проведения экспертизы научной и практической ценности.

7.2.2. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно могут обрабатываться упрощенно. При этом допускается:

оставлять документы на скоросшивателе без проведения их систематизации и дополнительного описания на обложке;

листы не нумеровать, заверительных надписей не составлять;

списки на дела не составлять.

Учетно-справочным документом для дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения может служить номенклатура дел.

7.2.3. Документы постоянного, долговременного хранения, сгруппированные в дела (единицы хранения) в установленном объеме, должны быть прошиты прочной ниткой в 4 прокола или переплетены. Металлические скрепления (булавки, скрепки) из дел должны быть удалены.

7.2.4. Документы особой исторической и художественной ценности (чертежи, рукописи и т.п.), а также карточки не подшиваются, а помещаются в папки с тремя клапанами и завязками, картонные футляры или конверты.

Отдельные особо ценные документы дела, не подлежат подшивке, а вкладываются в конверты, которые затем подшиваются.

Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

7.2.5. Все листы дела, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста.

Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист любого формата пришивается за один край и нумеруется как один лист, лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется также. Листы большого формата складываются.

Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями, также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровывать нельзя (медали, ткани и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

7.2.6. В конце дела на отдельном чистом листе, в книгах на оборотной стороне последнего чистого листа, делается заверительная надпись (приложение 24).

Заверительная надпись должна быть подписана сотрудником, составившим ее, разборчиво с указанием должности и даты составления.

7.2.7. Если дело (единица хранения) состоит из особо ценных документов, в его начале помещается внутрення опись документов, в которой перечисляются все документы с указанием их номеров (индексов), содержания, дат и номеров листов, а также кому они адресованы или откуда поступили. Опись заверяется составителем (приложение 25).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела (единицы хранения) через знак плюс (+).

7.2.8. Последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, недостача документов, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.п.) отмечается в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

7.2.9. При оформлении дела постоянного хранения на обложке указываются:

- название учреждения;

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- даты (начато, окончено);

- срок хранения;

- количество листов в деле.

Кроме того, после внесения дел в опись на обложках проставляются номер фонда, номер описи и номер дела по описи.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

7.3. Описание документов постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу

7.3.1. В процессе деятельности аппарата Совета Министров Чувашской Республики образуется разнообразная документация, отражающая все стороны жизни республики и функционирования Совета Министров. Документы в зависимости от значимости подлежат постоянному, долговременному (свыше 10 лет) и временному хранению. На постоянное хранение откладываются документы, имеющие научно -историческое значение, которые подлежат передаче в государственный архив. В аппарате Совета Министров к таким документам относятся: Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Президиума Верховного Совета Российской Федерации, Указы и постановления Верховного Совета Чувашской Республики, постановления и распоряжения Совета Министров Российской Федерации и Совета Министров Чувашской Республики, протоколы заседаний Совета Министров Чувашской Республики и его Президиума, протоколы совещаний в Совете Министров и республиканских совещаний и семинаров, материалы о работе комиссий при Совете Министров и республиканских комиссий, материалы по контролю за выполнением постановлений и распоряжений Совета Министров Чувашской Республики и другие.

Свыше 10 лет хранятся постановления, указы и протоколы заседаний Президиума Верховного Совета Чувашской Республики, материалы об обеспечении жилплощадью в республике, материалы по выделению и ремонту автотранспорта и некоторые другие, которые имеют большое практическое значение.

Документы по личному составу фиксируют служебно-трудовые и другие социальные отношения с определенным контингентом лиц. К таким документам относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении и перемещении), личные дела сотрудников, материалы по награждению государственными наградами и присвоению почетных званий, лицевые счета по заработной плате.

7.3.2. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ГСДОУ и подразделов 2.2 и 4.1 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986), составляются описи дел (приложения 26, 27, 28).

Описи составляются не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

В аппарате Совета Министров описываются дела каждого структурного подразделения в соответствии с подразделом 4.2 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986) лицами, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. На основании описей структурных подразделений инспектор канцелярии составляет единую опись по хронологически -структурному принципу. Единая опись утверждается руководством, рассматривается экспертной комиссией аппарата Совета Министров и подлежит утверждению ЭПМК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики.

7.3.3. Описи представляют собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Годовые разделы описей продолжаются в течение нескольких лет и имеют валовую нумерацию дел. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер.

Дела по личному составу систематизируются в описи по хронологии, тематике или алфавиту.

7.3.4. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, долговременного хранения и дел по личному составу - в двух экземплярах.

После утверждения описей ЭМПК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики первый экземпляр описи постоянного хранения остается на контроле в Центральном государственном архиве Чувашской Республики, все остальные экземпляры возвращаются Управлению Делами Совета Министров.

7.3.5. К описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата: титульный лист, оглавление, указатели и список сокращенных слов (при необходимости), предисловие.

К описям дел долговременного хранения и по личному составу составляются титульный лист, указатели (при необходимости).

7.4. Обеспечение сохранности документов

7.4.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, призваны обеспечить сохранность документов.

7.4.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения Управляющего Делами Совета Министров с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

7.4.3. Выдача дел во временное пользование в структурные подразделения Совета Министров осуществляется по разрешению Управляющего Делами. Все выдаваемые дела, независимо от их характера и срока выдачи, вносятся в книгу учета выдачи дел из архива, в которой делаются записи о дате выдачи дел, указываются номера описи и дел, фамилия и должность лица, получившего дела; срок, на который выданы документы, расписка в получении дел, дата их возврата и подпись сотрудника Управления Делами, принявшего дела обратно.

Перед выдачей дел зав. архивом или ответственный за делопроизводство структурного подразделения проверяет нумерацию листов и состояние документов каждого выдаваемого дела. На место каждого выданного дела должна быть положена карта - заместитель (приложение 29), в которой указываются номера описи и дела, кому выдано дело, ставится подпись выдавшего дело. После возвращения дела карта - заместитель изымается и используется для следующей выдачи. В качестве разовых заместителей могут использоваться полоски чистой бумаги.

По всем случаям повреждения или утраты документов и дел, обнаруженных после их выдачи во временное пользование, составляется акт, докладывается руководству Управления Делами.

Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных закрывающихся помещениях. Дела помещаются в закрывающихся шкафах канцелярского типа предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, влаги и обеспечивающих их сохранность.

7.4.4. В архив учреждения передаются дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу через год после завершения их в делопроизводстве по описям.

7.4.5. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве Совета Министров в течение 15 лет. Материалы по личному составу хранятся 75 лет.

По истечении указанных сроков документы постоянного хранения передаются из архива Совета Министров в центральный государственный архив Чувашской Республики.

8. Порядок передачи документов на государственное
хранение

8.1. Передача документов Совета Министров Чувашской Республики на государственное хранение, как правило, проводится в соответствии с графиком, утвержденным Управлением Делами и Центральным госархивом республики.

8.2. Документы постоянного срока хранения передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема - передачи, составляемым госархивом в двух экземплярах.

8.3. Перед передачей документов представитель Центрального госархива совместно с заведующим архивом проводит проверку наличия дел, их физического и санитарно-гигиенического состояния. При обнаружении физических и биологических повреждений составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Управления Делами Совета Министров.

8.4. При передаче документов в Центральный госархив передается два экземпляра описей, помимо контрольного экземпляра, переданного в государственный архив после утверждения описи экспертно -проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема - передачи остается в Совете Министров.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке, составленной Управлением Делами.

Совет Министров принимает меры к розыску отсутствующих дел.

8.5. При передаче документов в госархив составляется дополнение к исторической справке о всех изменениях, происшедших в структуре Совета Министров, за весь период, который охватывают передаваемые на хранение дела, а также указываются изменения по составу документов.

9. Порядок приема - передачи документов при смене
руководителя Совета Министров, заведующего ведомственным
архивом, реорганизации аппарата

9.1. При смене Председателя Совета Министров Чувашской Республики, Управляющего Делами Совета Министров, заместителя Управляющего - зав. общим отделом Управления Делами, главного бухгалтера наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в архиве Совета Министров, в соответствии с учетными данными в них, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в акте приема - передачи.

9.2. При смене, увольнении, длительной болезни заведующего ведомственным архивом, начальника канцелярии, технических секретарей приемных руководителей Совета Министров и структурных подразделений прием - сдача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения и оборудования архива производится по акту (приложение 30).

Для приема - передачи дел приказом Управляющего Делами Совета Министров назначается комиссия в составе не менее 3 человек, включая представителя делопроизводственной службы.

Прием - передача дел, документов производится в присутствии заинтересованных лиц (кроме отсутствующих по болезни).

9.3. Передача документов и дел увольняющимися работниками подразделений производится работнику в присутствии третьего лица, определенных руководителем подразделения или Управляющим Делами Совета Министров Чувашской Республики.

Приложение 1

к п. 1.4

Совет Министров

Чувашской Республики

Управление Делами                       Для служебного пользования

Сектор по работе с кадрами                (хранится в личном деле)

Лист ознакомления с

нормативными документами

00.00.00     N 0/00-00

г. Чебоксары

_____________________________

(должность, Ф.И.О. работника)

Дата	Наименование нормативных документов	Расписка об ознакомлении	Кто знакомил
1	2	3	4
00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00	Инструкция по делопроизводству Регламент работы аппарата Инструкция по работе с секретными документами Инструкция о порядке выдачи удостоверений личности Инструкция по учету военнообязанных (выписка) Сигналы гражданской обороны и правила действия работников аппарата Порядок действий работников аппарата при угрозе возникновения пожара Порядок действий работников при аварии водопровода и теплосети Основные правила работы ведомственных архивов Положение об архиве УД СМ Положение об экспертной комиссии Табель документов отдела Закон о Совете Министров Чувашской Республики Положение о структурных подразделениях отдела Распределение обязанностей между руководством Совета Министров Должностные инструкции

Приложение 2

к п. 2.1.2

Герб республики

Совет Министров                          УТВЕРЖДАЮ

Чувашской Республики                 Председатель Совета Министров

Управление Делами                    Чувашской Республики

                                     ________________ В.Н.Викторов

ТАБЕЛЬ                               23.12.92

форм документов

23.12.92 N ____

г. Чебоксары

    на 1993 год

NN пп	Наименование документа	ГОСТ или на- имено- вание органа, утвер- дившего доку- мент, дата	Перио- дич- ность издания	Куда представ- ляется	Кто готовит	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7
1	Постановле- ние	ГОСТ 6.38-90 <*>	По мере надоб- ности (ПМН)	Исполнителю составителю руководите- лю СМ ЧР, юридической и контроль- ной службам пресс-груп- пе	Начальник отдела (глав- ный специа- лист, ведущий специалист, консультант и т.д.)
2	Распоряжение	ГОСТ 6.38-90	-"-	-"-	-"-
3	Протоколы	ГОСТ 6.38-90	-"-	В протоколь ную часть, юридической службе, Верховный Совет ЧР, Прокурату- ру ЧР; руководите- лям Совмина и участни- кам совеща- ния при руководите- лях	Начальник протокольной части, сек- ретариат совещаний, технические секретари приемных
4	План работы	Предсе- датель Совета Минист- ров ЧР распоря жением от ____ __ N __	Годовой квар- тальный месяч- ный	Работникам аппарата, ведомствам Совета Министров	Зам. Предсе- дателя, руко- водители под- разделений аппарата Совета Министров	м.б. пред- став- лен другим орга- нам, если утвер- жден право- вым актом
5	Должностная инструкция	ГОСТ 6.38-90	ПМН	Работникам аппарата	Зам. Предсе- дателя, руко- водители под- разделений аппарата Совета Министров
6	Акт	-"-	-"-	По назначе- нию	Сдающий и принимающий объект, мате- риально-денеж ное имущество документы, печать, зна- мя, ордена
7 7. 7.	Статистичес- кие отчеты: . По кадрам . Об эконо- мии топлива, электроэнер- гии, тепло- энергии	ЦСУ СССР ЦСУ СССР 30.05. 86	1 раз в квартал	Органу ста- тистики	Начальник хозяйствен. службы
8	Служебное письмо	ГОСТ 6.38-90
9	Докладная записка	-"-
10	Заявление	-"-
11	Справка о выполнении поручений, постановле- ний	-"-
12	Справка о проверке работы	-"-
13
14

    Управляющий Делами             подпись           В.М.Соловьев

    Совета Министров ЧР

------------------------------

Примечание:

<*> Здесь и далее стандарты, утвержденные ведомствами бывшего СССР, имеющие силу в соответствии с пунктом 2 постановления Верховного Совета РСФСР от 12.12.91 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств".

Приложение 3

к п. 2.2.2

Оформление реквизитов

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб Чувашской Республики;

2 - эмблема организации;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой деятельности (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении (схема прилагается).

-------------------------

<*> Здесь и далее встречаются стандарты, утвержденные ведомствами бывшего СССР, имеющие силу в соответствии с пунктом 2 постановления Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 г. "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств" (до принятия соответствующих законодательных актов РСФСР нормы бывшего Союза ССР применяются в части, противоречащей Конституции РСФСР, законодательству РСФСР).

Продолжение приложения 3

    Реквизиты документа

/----------------------------------------------------------------\

|                             3 мм                 |- 25 мм -|   |

|    -   /---------------------------------------------------\ - |

|    |   | 1  2  3                |                | 4       | | |

|    |   |                        |                \---------| 17|

|    |   |                        |                  5       | мм|

|    |   |                        |                          | | |

| 55,3 мм| - - - - - - - - - - - -+--------------------------| - | -

|    |   |  6  7  8  9  10        |  15  16  17  18          |   | |

|    |   |                        |                          |   | |

|    |   |------------------------|                          |   | |

|    |   |  А                     |                          |   | |

|    +   |------------------------/                          |   | |

|    |   |------------------------\                          |   | |

|    |   |  11  12                |                          |   | |

| 43,5 мм|------------------------/                          |   | |

|    |   |------------------------\                          |   | |

|    |   |  13  14                |                          |   | |

|    |   |------------------------/                          |   | |

- /----\ |------------------------\                          |   | |

18|20  |2|  19                    |                          |   | |

мм|    мм|-------- 72,8 мм -------|                          |   | |

- \----/ |- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|   |258

| | 16 | |- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|   | мм

|   мм   |  21  22  23                                       |   | |

|        |                                                   |   | |

|        |                                                   |   | |

|        |                                                   |   | |

|        |                                                   |   | |

|        |                                                   | 8 | |

|        |                                                   | мм| |

|        |                                                   |   | |

|        |                                                   |   | |

|        |- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|   | |

|   мм   |------ 110,4 мм -------+-- 30 мм --+--- 41,6 мм ---|   | |

|        |---------------------------------------------------|   | -

|        |  29                   |  30       | 31       16 мм|   |

|        \---------------------------------------------------/   |

|                           3 мм                                 |

\----------------------------------------------------------------/

Приложение 4

к п. 2.3.1.1

Чаваш Республикин                          Совет Министров

Министрсен Совече            Герб          Чувашской Республики

    ЙЫШАНУ                Чувашской            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__________ ____ N         Республики       ____________ N _____

 Шупашкар хули                                 г. Чебоксары

Приложение 5

к п. 2.3.1.2

Чаваш Республикин                          Совет Министров

Министрсен Совече            Герб          Чувашской Республики

    ХУШУ                  Чувашской            РАСПОРЯЖЕНИЕ

__________ ____ N         Республики       ____________ N _____

 Шупашкар хули                                 г. Чебоксары

Приложение 6

к п. 2.3.2.1

Внести на заседание Совета Министров

Зам. Председателя Совета Министров

____________________________

Справка

    К проекту постановления ______________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Проект представлен _______________________________________________

Докладывает тов. _________________________________________________

Проект постановления согласован: _________________________________

__________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество	Должность	Дата согласования

Замечания и дополнения, не учтенные в проекте постановления
Фамилия, имя, отчество	Должность	Краткое содержание замечаний

    На обсуждение вопроса пригласить тов. ________________________

                                            (фамилия, должность)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Контроль за исполнением ______________________________________

                                  (указать номера пунктов или

__________________________________________________________________

                      постановления в целом)

возложен на ______________________________________________________

    Постановление разослать согласно ук. рассылки

__________________________________________________________________

    Должность и подпись _____________

    "___"_________________ 199__ г.

Приложение 7

к п. 2.3.2.1

Герб Чувашской Республики

Совет Министров                           Адресат ________________

Чувашской Республики

    СПРАВКА

__________ N ______

    г. Чебоксары

Приложение 8

к п. 2.3.2.1

Герб Чувашской Республики

Чаваш Республикин Министрсен              /-                    -\

Совече есесен управление

Управление Делами Совета

Министров Чувашской Республики

428004, г. Чебоксары, Дом Советов

__________ N ______

На N ________________

Справка

    ______________________________________________________________

__________________________________________________________________

работает в Управлении Делами Совета Министров Чувашской Республики

в должности ______________________________________________________

__________________________________________________________________

с окладом ________________________________________________________

в месяц.

    Справка выдана _______________________________________________

                                  (кому)

для представления ________________________________________________

__________________________________________________________________

Управляющий Делами Совета

Министров Чувашской Республики         подпись         расшифровка

                                                       подписи

Главный бухгалтер                      подпись         расшифровка

                                                       подписи

Приложение 9

к п. 2.3.2.4

Расположение
реквизитов телефонограммы

Совет Министров                                      Адресат

Чувашской Республики

Телефонограмма

N ____ от ___________

    Текст ________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Должность                              Подпись руководителя

                Ф.И.О.                            Ф.И.О.

Передал ________________________   Принял ________________________

             N телефона                          N телефона

                  ____________ час. ____________ мин.

Приложение 10

к п. 3.1.13

Лист ознакомления
с документами, поступившими в Совет Министров
Чувашской Республики

N __________ ______________     Исход. N _______ _________________

  (входящий)     (дата)                                 дата

__________________________________________________________________

                           (Заголовок)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Резолюция ____________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Ознакомлены:

Фамилия, инициалы	Дата	Расписка
Викторов В.Н.
Арефьев В.Н.
Ефремов Ю.Г.
Мидуков В.Н.
Соловьев В.М.
Тихонов В.А.
Киселев М.Ф.
Тарасов В.Т.
Койсаренко В.К.
Якимов М.Я.

Приложение 11

к п. 3.1.16

Форма сводки
учета объема документооборота

Таблица, начало

/------------------------------------------------------------------------

|Структурные  |         Входящие        |             Исходящие

|подразделения|-------------------------+--------------------------------

|             |Указы,   |письма,|жалобы,|письма|прото-|постанов-|распоря-

|             |законы,  |справки|заявле-|      |колы  |ления    |жения

|             |постанов-|инфор- |ния    |      |------+---------+--------

|             |ления,   |мации  |граждан|      |копии |  копии  | копии

|             |распоря- |       |       |      |      |         |

|             |жения Пре|       |       |      |      |         |

|             |зидента  |       |       |      |      |         |

|             |РФ, Вер- |       |       |      |      |         |

|             |ховного  |       |       |      |      |         |

|             |Совета РФ|       |       |      |      |         |

|             |Правитель|       |       |      |      |         |

|             |ства РФ  |       |       |      |      |         |

\------------------------------------------------------------------------

Таблица, продолжение

-----------------\

|    Внутренние  |

+----------------|

|прото- |Справки,|

|колы   |записки |

|       |--------|

|       | копии  |

|       |        |

|       |        |

|       |        |

|       |        |

|       |        |

|       |        |

|       |        |

|       |        |

-----------------/

Таблица, окончание

    Зав. общим отделом             Подпись             Расшифровка

                                                       подписи

П

к п. 4.1.2

Примерный перечень <1>
документов, не подлежащих регистрации службой
делопроизводства (канцелярией)

1. Письма, присланные в копии для сведения

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки

5. Сводки и информации, присланные для сведения

6. Учебные планы, программы (копии)

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Прейскуранты (копии)

9. Нормы расхода материалов

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты

11. Бухгалтерские документы

12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

13. Научные отчеты по темам

14. Бланки статистических отчетов

------------------------------<1> Документы, перечисленные в пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, подлежат специальному учету в соответствующих блоках, структурных подразделениях, бухгалтерии и т.д.

Приложение 13

к п. 4.1.4

Форма регистрационного штампа

Чаваш Республикин Министерсен Совечен
Есесен Управленийе

Управление Делами
Совета Министров Чувашской Республики

                             Получено

                  "____"_______________ 199__ г.

                        вход. N _________

Приложение 14

к п. 4.3.1

Форма
регистрационной карточки

Лицевая сторона

Индекс Ед.хр.	Корреспондент		Срок исполнения продлен по
Том лл.	Дата	Дата и индекс полученного документа

    Содержание ___________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Резолюция ____________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Оборотная сторона

Контрольные отметки
Дата передачи на исполнение и контроля	Исполнитель	Что поручено, как и когда исполнено

Документ - ответ

Дата получения или отправления документа	Дата и индекс полученного документа	Содержание и где хранится документ

Приложение 15

к п. 4.3.3

Форма журнала
регистрации постановлений

Порядковый номер постанов- ления	Дата	Наименование постановления	Кто подписал	Количество
				листов оригинала	тираж

Приложение 16

к п. 4.3.3

Форма журнала
регистрации распоряжений

Порядковый номер рас- поряжений

Дата

О чем

Кто подписал

Составитель

Приложение 17

к п. 4.3.3

Министерство                       Министр - Тарасов Владимир

экономики                          Тимофеевич                 4-37

                                   -------------------------------

                                   Управделами - Кондратьев Эдисон

                                   Данилович              22-50-50

                                   -------------------------------

Карточка рассылки постановлений и распоряжений
Совета Министров Чувашской Республики

Дата отправки	Номер и дата постанов- ления	Название постановления	Расписка в получе- нии и дата	Отметка о
				возврате, подпись получив- шего и дата	уничто- жении, дата, подпись
1	2	3	4	5	6

1	2	3	4	5	6

     Лицевая  и  оборотная  сторона  карточки  рассылки  постановлений  и

распоряжений Совета Министров ЧР

                            (форма А5)

Приложение 18

к п. 5.1

Перечень
документов, подлежащих контролю за исполнением,
с указанием сроков исполнения

Указы, постановления, распоряжения Президента РФ, законы и постановления Верховного Совета РФ и Верховного Совета Чувашской Республики - согласно указанному в них сроку.

Постановления, распоряжения, указания и письма Совета Министров РФ - 10 дней или к указанному в них сроку.

Запросы, заявления и письма народных депутатов РФ и местных Советов по их депутатской деятельности:

- по письмам и запросам, не требующим дополнительного изучения и проверки - безотлагательно;

- по письмам и запросам, требующим изучения - до 30 дней.

Постановления и распоряжения Совета Министров Чувашской Республики - согласно указанному в них сроку.

Письма - запросы и письма - поручения вышестоящих учреждений и организаций - 10 дней.

Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства Совета Министров Чувашской Республики - 10 дней.

Предложения, заявления и жалобы граждан (в том числе устные) до 1 месяца (не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно).

Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати и материалах съездов народных депутатов и сессий Верховного Совета РФ и Верховного Совета Чувашской Республики - до 1 месяца.

Телеграммы, а также письма и устные обращения инвалидов и военнослужащих - от 2 до 5 дней, если не указан иной срок.

Приложение 19

к п. 5.5

Контрольная Карточка

Контрольные сроки

Дата поступления "___"_____________ 199__ г.

Постановление или распоряжение (подчеркнуть)

____________     "___"_____________ 199__ г.

    Наименование или краткое содержание __________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Резолюция тов. _______________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Срок исполнения ______________________________________________

                                             (См. на обороте)

    Контрольные отметки __________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Где находится документ _______________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение 20

к п. 5.8

    Приемная тов. ________________________________________________

    Отв. работник Секретариата (отдела) __________________________

Контрольный лист

к постановлению Совета Министров Чувашской Республики от "___"__________________ 199__ г. N ______

/----------------------------------------------------------------\

| Дата | Документы и мероприятия по контролю        | Примечание |

|      | (заполняется в хронологическом порядке)    |            |

|------+--------------------------------------------+------------|

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

|      |                                            |            |

Продолжение приложения N 20

Лист - заверитель N _____________ (ф. N __________)

    Всего в настоящей описи пронумеровано ________________________

                                            (цифрами и прописью)

листов, в том числе:

литерные номера: _________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

работника архива,                                      Расшифровка

ответственного за учет                Подпись          подписи

    Дата

Приложение 21

к п. 6.1.2

Индексы
структурных подразделений

01 - Секретариат   Председателя    Совета    Министров   Чувашской

     Республики

02 - Секретариат Первого заместителя Председателя Совета Министров

     Чувашской Республики Арефьева В.Н.

03 - Секретариат  Зам.  Председателя  Совета  Министров  Чувашской

     Республики Ефремова Ю.Г.

04 - Государственная   комиссия    Совета    Министров   Чувашской

     Республики  по топливно-энергетическим ресурсам,  транспорту,

     связи и безопасности движения

05 - Секретариат   Зам.  Председателя  Совета  Министров Чувашской

     Республики Мидукова В.П.

06 - Государственная   комиссия    Совета    Министров   Чувашской

     Республики по продовольствию и переработке

07 - Управление Делами Совета Министров Чувашской Республики

08 - Отдел по взаимодействию с местными администрациями и работе с

     кадрами

11 - Государственно-правовой отдел

09 - Бухгалтерия

10 - Профсоюзный комитет

Приложение 22

к п. 6.1.3

Совет Министров                       УТВЕРЖДАЮ

Чувашской Республики                Управляющий Делами Совета

Номенклатура дел                    Министров Чувашской Республики

"___"________ 199__ г. N ___

на ___________________ год          Подпись            Расшифровка

                                                       подписи

                                    16.01.93

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Зам. Управляющего Делами -

Зав. общим отделом

Совета Министров                 Подпись               Расшифровка

Чувашской Республики                                   подписи

   20.12.91 г.

  ОДОБРЕНО                                      СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                   Директор ЦГА

от 05.01.93 N _______                         Чувашской Республики

                                                01.01.93 N

                                 Подпись               Расшифровка

                                                       подписи

Продолжение приложения N 22

Итоговая запись
О категориях и количестве дел, заведенных
в 1992 году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Зам. Управляющего Делами -

Зав. общим отделом

Совета Министров                  Подпись             Расшифровка

Чувашской Республики                                  подписи

    05.01.93 г.

Итоговые сведения переданы в

ведомственный архив и в ЦГА Чувашской Республики

Заведующий канцелярией

Управления Делами

Совета Министров                  Подпись             Расшифровка

Чувашской Республики                                  подписи

    06.01.93

Приложение 23

к п. 7.1.7

Совет Министров                           Утверждаю

Чувашской Республики          ____________________________________

                              (наименование должности руководителя

Акт                            учреждения, его инициалы и фамилия)

"___"_____________ 199__ г.

г. Чебоксары                   Подпись

                               Дата

О выделении к уничтожению

документов и дел

    Основание: приказ N  ___________ от __________________________

                                                (дата)

    Составлен: экспертной комиссией

    Председатель комиссии: _______________________________________

                               (должность, инициалы, фамилия)

    Члены комиссии: ______________________________________________

                               (должности, инициалы, фамилии)

__________________________________________________________________

    Присутствовали: ______________________________________________

                               (должности, инициалы, фамилии)

    Комиссия, руководствуясь перечнем ____________________________

                                           (название перечня)

отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда

N _______________ - Совета Министров Чувашской Республики

Продолжение приложения N 23

/----------------------------------------------------------------\

|NN| Годы   | Заголовок документов |Пояснения |Количество|Номера |

|пп| доку-  | и дел (групповые или |          |документов|статей |

|  | ментов | индивидуальные),     |          |и дел     |по     |

|  | и дел  | индекс дел по        |          |(томов)   |перечню|

|  |        | номенклатуре, описи  |          |          |       |

|--+--------+----------------------+----------+----------+-------|

| 1|    3   |            2         |   4      |    5     |   6   |

|--+--------+----------------------+----------+----------+-------|

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

|  |        |                      |          |          |       |

    Всего дел ____________________________________________________

                           (цифрами и прописью)

    Экспертизу проводили _________________________________________

                               (должность, инициалы, фамилия)

    Подпись

    Дата

     Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а  по

личному составу согласованы с  ЭПМК  Комитета  по  делам  архивов  Совета

Министров Чувашской Республики (протокол от _______________ N _____).

     Документы  измельчены  и  макулатура  сдана  конторе  по   заготовке

вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от ________________

                                                       (дата)

Председатель

экспертной комиссии                  Подпись _____________________

                                              (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение 24

к п. 7.2.6

Совет Министров Чувашской Республики

Лист - заверитель дела N ______

В деле подшито (вложено)

и пронумеровано ________________________________________ лист(ов),

                          (цифрами и прописью)

В том числе: литерные листы ______________________________________

пропущенные номера _______________________________________________

__________________________________________________________________

листов внутренней описи __________________________________________

NN пп	Особенности формирования, оформления физического состояния, нумерации и учета документов дела	NN листов
1	2	3
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.	Брошюры, др. печатные издания Листовки Вырезки из газет Открытки Конверты Секретки Марки почтовые Марки гербовые Штемпели почтовые и другие Специальные почтовые отметки Сургучные, мастичные печати Фотодокументы Карты, планы, чертежи и др. НТД Рисунки, гравюры и акварели Автографы видных деятелей Склеенные листы Утрата части листа Другие предметы

Должность                           Подпись            Расшифровка

                                                       подписи

"___"_______________ 199__ г.

Приложение 25

к п. 7.2.7

    Внутренняя опись документов дела N ________

NN пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Кому адресован	Откуда поступил
1	2	3	4	5	6	7

    Итого ____________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

                                         (цифрами и прописью)

Консультант государственно           Подпись           Расшифровка

-правового отдела                                      подписи

Дата

                                          Форма А4 (210 х 297 мм)

Приложение 26

к п. 7.3.2

Управление Делами Совета Министров
Чувашской Республики

Фонд N ________

ОПИСЬ N _______ дел постоянного хранения

за _________________ годы

Продолжение приложения N 26

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                    Управляющий Делами Совета

                                    Министров Чувашской Республики

Фонд N ________                                       Расшифровка

ОПИСЬ N _______                       Подпись         подписи

дел постоянного хранения              Дата

за ___________ год

__________________________________________________________________

          Название раздела (структурного подразделения)

NN пп	Индекс дела	Заголовки дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

    В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе:

    литерные номера:

    пропущенные номера:

Наименование должности              Подпись           Расшифровка

составителя описи                                     подписи

Заведующий архивом                  Подпись           Расшифровка

Управления Делами                                     подписи

Совета Министров

Дата

                                      ОДОБРЕНО

                                      Протокол ЭК Совета Министров

                                      Чувашской Республики

                                      от _____________ N ________

Приложение 27

к п. 7.3.2

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                    Управляющий Делами Совета

                                    Министров Чувашской Республики

Фонд N ________                                       Расшифровка

ОПИСЬ N _______                       Подпись         подписи

дел временного (свыше                 Дата

10 лет) хранения

на ___________ год

__________________________________________________________________

          Название раздела (структурного подразделения)

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

    В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе:

    литерные номера:

    пропущенные номера:

Наименование должности              Подпись           Расшифровка

составителя описи                                     подписи

Заведующий архивом                  Подпись           Расшифровка

Управления Делами                                     подписи

Совета Министров

Дата

   ОДОБРЕНО

Протокол ЭК Совета Министров

Чувашской Республики

от _____________ N ________

Приложение 28

к п. 7.3.2

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                    Управляющий Делами Совета

                                    Министров Чувашской Республики

Фонд N ________                                       Расшифровка

ОПИСЬ N _______                       Подпись         подписи

дел по личному составу                Дата

за ___________ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

    В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе:

    литерные номера:

    пропущенные номера:

Название должности                  Подпись           Расшифровка

составителя                                           подписи

   Дата

Заведующий архивом                  Подпись           Расшифровка

Управления Делами                                     подписи

Совета Министров

   Дата

   ОДОБРЕНО

Протокол ЭК Совета Министров

Чувашской Республики

от _____________ N ________

Приложение 29

к п. 7.4.3

Совет Министров Чувашской Республики

Карта - заместитель дела

выдано

Год	N описи	N дела	Дата выдачи	Кому выдано	Подпись сотрудника, выдавшего дело
1	2	3	4	5	6

Приложение 30

к п. 9.2

Управление Делами

Совет Министров

Чувашской Республики

АКТ

______________ N ____

г. Чебоксары

приема - передачи при

смене _______________

_____________________

   Дата

    В соответствии с приказом от ____________________ N __________

___________________________ передал, а ___________________________

         (Ф.И.О)                                   (Ф.И.О)

принял в   присутствии   комиссии,   образованной   на   основании

вышеуказанного приказа, в составе председателя ___________________

_________________________________________________________ и членов

                        (Ф.И.О)

__________________________________________________________________

                        (Ф.И.О)

    Документы архива     (канцелярии,     приемной     Заместителя

Председателя), страховые копии документов за ______________ годы и

учетно-справочный аппарат к ним:

/----------------------------------------------------------------\

|NN|  Название и   |Количество |Количество |Количество|Примечание|

|пп|  номер описи  |экземпляров|принятых   |единиц    |          |

|  |               |описи      |дел        |хранения  |          |

|  |               |           |-----------|страхового|          |

|  |               |           |в т.ч. ОЦД |фонда     |          |

|--+---------------+-----------+-----------+----------+----------|

| 1|       2       |    3      |     4     |    5     |    6     |

|--+---------------+-----------+-----------+----------+----------|

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

|  |               |           |           |          |          |

    Итого принято ______________________________ дел (документов),

                       (цифрами и прописью)

в том числе ______________________________________________________

                           (цифрами и прописью)

особо ценных дел (документов) ____________________________________

                                      (цифрами и прописью)

единиц хранения страхового фонда и _______________________________

                                       (цифрами и прописью)

описей в ____________________________________________ экземплярах.

                       (цифрами и прописью)

    Состояние документов, страхового фонда и описей: _____________

__________________________________________________________________

                    (характеристики состояния)

    Одновременно передаются ______________________________________

                                        (виды НСА и их

__________________________________________________________________

                        объемы, состояние)

    Состояние помещения архива ___________________________________

                                     (характеристика состояния)

__________________________________________________________________

    Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

__________________________________________________________________

                    (характеристика состояния)

    Передал:                 Подпись           Расшифровка подписи

    Принял:                  Подпись           Расшифровка подписи

    Председатель комиссии    Подпись           Расшифровка подписи

    (третье лицо)

    Члены комиссии:          Подпись           Расшифровка подписи