Постановление Совета Министров Чувашской Республики от 27 января 1993 г. N 5 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики" (утратило силу)

Постановление Совета Министров Чувашской Республики
от 27 января 1993 г. N 5
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики"

ГАРАНТ:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 31 марта 2004 г. N 67 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования управленческой деятельности и работы по организации делопроизводства городских, районных, поселковых и сельских администраций Совет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики, разработанную в соответствии с действующим законодательством, основными положениями и общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ. М., 1991).

2. Обязать глав городских, районных, поселковых и сельских администраций организовать работу аппарата со служебными документами в строгом соответствии с утвержденной Инструкцией.

3. Управлению Делами Совета Министров Чувашской Республики, Комитету по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики усилить контроль за работой по дальнейшему совершенствованию делопроизводства в аппаратах местных администраций, постоянно оказывать им необходимую практическую и методическую помощь, регулярно обобщать и распространять положительный опыт.

4. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Чувашской АССР от 20 мая 1986 г. N 275 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполкомах местных Советов народных депутатов Чувашской АССР".

Председатель Совета Министров

Чувашской Республики

В. Викторов

Управляющий Делами

Совета Министров

Чувашской Республики

В. Соловьев

Утверждена

постановлением

Совета Министров

Чувашской Республики

от 27 января 1993 г. N 5

Инструкция
по делопроизводству в аппаратах местных Администраций Чувашской Республики

1. Общие положения

1.1. Документы государственных учреждений являются собственностью государства и включаются в их имущество. Вопросы работы с документами регулируются законодательствами Чувашской Республики и Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы.

1.2. Настоящая инструкция разработана на основании Основных положений и общих требований к документам и службам документационного обеспечения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. М., 1991), действующего законодательства и определяет организацию, процесс создания служебных документов и порядок работы с ними в аппарате местной администрации.

1.3. Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", письмами, жалобами и заявлениями граждан устанавливаются специальными инструкциями.

1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате местной администрации возлагается на управляющего делами или должностное лицо, назначенное распоряжением главы местной администрации.

1.5. Управляющий делами или ответственный за делопроизводство знакомит всех сотрудников аппарата местной администрации с инструкцией по делопроизводству под расписку на листке ознакомления с нормативными документами (приложение 1).

1.6. Сотрудники аппарата местной администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и формируемых дел. Об их утрате немедленно докладывается руководству.

1.7. При уходе сотрудника в отпуск, отбытии в длительную командировку, перемещении на другую должность или увольнении имеющиеся у него документы по указанию руководства должны быть переданы другому сотруднику.

1.8. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения главы местной администрации.

1.9. Ответственность за хранение и правильное использование гербовой печати несет должностное лицо, назначенное распоряжением главы местной администрации.

1.10. О состоянии работы с документами, обеспечения их сохранности глава местной администрации сообщает Совету в своем отчете во исполнение пункта "е" статьи 31 Закона Чувашской ССР "О местном самоуправлении в Чувашской ССР".

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

2.2. Документирование управленческой деятельности ведется на государственных языках.

2.3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

2.4. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

2.5. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименования организации - автора; названия вида документа, заголовка к тексту, даты, индекса, текста, визы, подписи.

В процессе подготовки и оформления документ может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

2.6. Юридическим основанием распорядительных документов местной администрации являются Конституция Чувашской Республики и Конституция Российской Федерации, законы Чувашской Республики и Российской Федерации, постановления Верховного Совета Чувашской Республики и Верховного Совета Российской Федерации, Указы Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Совета Министров Чувашской Республики и Правительства Российской Федерации, решения Советов народных депутатов.

В любом случае документ, издающийся на основе документа вышестоящего органа, должен содержать ссылку на него с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

3. Правила оформления документов

3.1. Для обеспечения юридической силы документы должны быть снабжены обязательными для них реквизитами: Государственный герб Чувашской Республики, наименование вышестоящего органа, наименование учреждения и его структурного подразделения, почтовый адрес, номера телефона и счета в банке, наименования вида документа (на письмах не указывается), дата, учетный индекс (при ответе - дата и индекс поступившего документа), адресат, заголовок текста, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, виза, печать, фамилия составителя и номер его телефона, отметки о прохождении и исполнении документа и т.д. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 2).

3.2. Оформление документов производится в соответствии с требованиями унифицированной системы документации (УСД), государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. Сборник плакатов и учебных форм основных организационно -распорядительных документов) и ГОСТом 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <*> (приложения 3, 4).

------------------------------

<*> О введении новых нормативных документов информирует вышестоящий орган и централизованно обеспечивает ими.

3.3. Бланки документов

Документы, как правило, оформляются на бланках с установленным комплексом обязательных реквизитов и стабильным порядком их расположения. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов: А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Реквизиты 24, 25, 27 - 31 могут быть расположены на оборотной стороне листа.

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики

Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, распоряжение) и письма.

3.4.2. Наименование организации - автора документа

Наименование администрации указывается в точном соответствии с Положением о ней.

3.4.3. Название документа

Название документа должно соответствовать компетенции местной администрации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю применяемых документов.

3.4.4. Заголовок документа

Заголовок служебному документу, независимо от его вида, содержания и назначения, дается составителем документа (исключением являются телефонограммы и документы, текст которых печатается на бумаге формата А5).

В нем кратко, одной фразой, напечатанной в одну или несколько строк через один интервал, в обобщенной форме передается содержание. При этом в заголовке указывается не только предмет, о котором идет речь, но и суть действия, выраженная отглагольным существительным, отвечая на вопрос "о чем": "об изменении...", "об отмене...", "о выделении...". Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его названия, номера и даты.

3.4.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности - число, месяц, год, например: 03.02.92.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 3 февраля 1992 г.

Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

3.4.6. Адресование документа

При адресовании документов в организацию и ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

         Государственный комитет Чувашской Республики

         по управлению государственным имуществом

         Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном, например:

         Государственный комитет Чувашской Республики

         по управлению государственным имуществом

         Управляющему делами

         Семенову Ю.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например:

         Председателю Комитета по делам архивов

         Совета Министров Чувашской Республики

         Выйкину А.В.

При адресовании документа в несколько однородных учреждений, предприятий, организаций, их названия следует указывать обобщенно, например:

         Главам сельских администраций

         Канашского района Чувашской Республики

Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый адресат такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Все составные части реквизита "адресат" - наименование организации, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, почтовый адрес - должны печататься с новой строки от одного положения табулятора (флаговый способ), строчными буквами через один интервал. Отдельные части этих реквизитов могут быть разделены полутора или двумя интервалами для удобства зрительного восприятия.

3.4.7. Подпись документа

Документы, направляемые местной администрацией в вышестоящие и сторонние организации, подписываются руководителем или его заместителем (по поручению руководителя).

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностней их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Протокол подписывают председательствовавший на заседании и секретарь.

На документах, предусмотренных правовыми актами, а также удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью (приложение 5).

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

3.4.8. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями (приложение 6).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случае необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Слово "Согласовано" пишется прописными буквами. Должность, подпись и дата согласования пишутся через один интервал строчными буквами флаговым расположением текста, отделенного от слова "Согласовано" полутора или двумя интервалами.

Отметка о согласовании (виза или гриф) помещаются на листе ниже подписи. При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами.

3.4.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение (приложение 7).

Документ утверждается должностным лицом, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе.

Утверждение документа производится двумя способами - грифом утверждения или, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний, изданием соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и включает в себя слово "Утверждаю", наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

При утверждении распорядительным документом гриф включает в себя слово "Утверждено", наименование распорядительного документа и его автора, дату издания документа и его номер.

3.4.10. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

3.4.11. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого:

       Приложения: 1. Положение об отделе на 3 л. в 2 экз.

                   2. Штатное расписание отдела на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются: "приложение 1", "приложение 2" и т.д.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия документа, его даты и номера, например:

                                        Приложение

                                        к постановлению главы

                                        Новочебоксарской городской

                                        администрации

                                        от 00.00.00 N 00

3.4.12. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, проставляемых на лицевой или, при отсутствии места, обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания документа.

3.5. Копия документа изготовляется и выдается с разрешения руководства. На первом листе копии документа делается отметка "копия".

Заверительная подпись составляется по форме: "верно", наименование должности, личная подпись заверившего копию лица, его инициалы и фамилия, дата заверения по форме:

         Верно

         Секретарь приемной

         00.00.92                    подпись         Л.И.Иванова

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует поставить печать.

Аппарат местной администрации может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самом аппарате.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку о том, где хранится подлинник.

4. Составление текстов управленческих документов

4.1. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа готовится на одном из государственных языков и языке, употребляемом в данной местности.

4.2. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, распределительных документов, писем.

Тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документа, во второй решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименование признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных, финансовых документах и др.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных, плановых, отчетных, финансовых документах и др.

4.3. В распорядительных документах местной администрации, издаваемых на принципах единоначалия (постановление, распоряжение), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (постановляю, обязываю, прошу).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции и т.д.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (специалист имеет право, комиссия установила, отдел разработал...).

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (направляем справку, считаем нужным утвердить).

Тексты документов печатаются через полтора межстрочных интервала. Через один интервал печатаются документы на бумаге формата А5. Через два интервала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, и доклады.

5. Состав документов. Особенности составления и
оформления отдельных видов документов

5.1. Состав управленческих документов местной администрации определяется Законом Чувашской ССР от 18 октября 1991 г. "О местном самоуправлении в Чувашской ССР", другими законодательными и нормативными актами, а также порядком решения вопросов, объектом действия, характером взаимосвязи с другими организациями и закрепляется в табеле документов (приложение 8).

Табель документов аппарата местной администрации утверждается главой.

Табель ведет управление делами или должностное лицо, ответственное за делопроизводство.

5.2. Организационно-распорядительные документы

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией глава местной администрации издает постановления и распоряжения.

5.2.1. Постановления издаются в тех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции администрации (приложение 6).

Постановление состоит, как правило, из двух частей констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости в констатирующей части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты. Констатирующая часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть начинается словами "постановляю". Она располагается с отдельной строки. При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной.

Постановляющая часть должна начинаться с новой строки с абзаца. Формирование этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "разработать", "отменить" и т.д. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения его до конкретных исполнителей.

Обязательным элементом постановления является заголовок. Для того, чтобы он наиболее точно отражал содержание документа, рекомендуется составлять его после написания текста.

Проект постановления до подписания подлежит согласованию с заинтересованными организациями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Все возражения по существу затрагиваемых вопросов записываются на отдельном листе, прилагаемом к проекту, и при визировании автор замечаний делает отметку: "см. замечания".

Постановление вступает в силу с момента его подписания.

5.2.2. Распоряжения издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений.

Порядок составления проекта распоряжения и его оформление соответствует требованиям, предъявляемым к подготовке постановлений.

Аналогично постановлению текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой части указывается цель и причина издания распоряжения, во второй излагаются предписываемые действия. Исполнителями могут быть организации и конкретные должностные лица. В последнем случае наименование должности исполнителя указывается полностью. В заключительной части распоряжения могут быть перечислены лица, на которых возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.

5.2.3. В состав реквизитов постановлений и распоряжений входят: Государственный герб Чувашской Республики, полное наименование администрации, название вида документа, дата, номер, место составления, заголовок, текст, подписи.

Реквизитом постановления является также и отметка о согласовании.

Индекс распоряжения дополняется буквой "р", отделенной от порядкового номера дефисом.

5.3. Справочно-информационные документы

К справочно-информационным документам, которые носят вспомогательный характер по отношению к организационно -распорядительным, относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д.

Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

5.3.1. Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Как правило, они подразделяются на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным организациям и гражданам, и удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки второй группы составляются в отделе ЗАГС, в архивном учреждении и финансовом подразделении (приложения 9, 10).

Обязательными реквизитами всех видов справок являются адресат, заголовок, текст, подпись, дата. Подписывает справку должностное лицо, ее составившее и несущее ответственность за представленные сведения.

5.3.2. Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Докладные записки оформляются на простом листе бумаги формата А4. Реквизиты докладной записки: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), заголовок, текст, подписи, дата.

5.3.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Как и докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

5.3.4. Служебные письма - обобщенное название группы управленческих документов, образующейся в деятельности аппарата местной администрации в результате переписки с вышестоящими, сторонними организациями и гражданами.

Служебные письма являются средством для решения многочисленных оперативных вопросов и по своему содержанию подразделяются на: запросы, уведомления, приглашения, сообщения, задания, разъяснения, напоминания, подтверждения, замечания, просьбы, предложения и т.п.

Письмо составляется только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса в устной форме.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений. Текст служебного письма должен отличаться ясностью, четкостью и краткостью.

Уважение к адресату можно выразить с помощью деепричастных оборотов типа: "тщательно изучив Ваши замечания...", "внимательно рассмотрев Ваши предложения..." и т.п.

При обосновании просьб, как правило, используются устоявшиеся словосочетания и выражения: "в связи...", "в соответствии...", "в порядке обмена...", "в порядке исключения..." и т.п. Причины принятия решения формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.п.

Письма оформляются на бланках установленного образца форматом А4 или А5 в соответствии с ГОСТом 6.38-90. Кроме текста, письмо должно иметь следующие реквизиты: заголовок (для формата А4), адресат, дату, подпись, приложения (при их наличии). В письмах ответах составитель указывает дату и номер документа, на который он отвечает.

По характеру информации служебные письма подразделяются на следующие разновидности:

Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Текст сопроводительного письма составляется на бланке формата А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Письма - приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут быть адресованы как конкретным лицам, так и организациям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационные письма сообщают адресату о каком-либо факте или событии, информируют о деятельности.

Письма - извещения по своему характеру близки к письмам приглашениям и информационным письмам. Они составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

Письма - подтверждения содержат сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может также подтверждать какой-либо факт, действие. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключить отправку им писем - напоминаний.

Письма - напоминания содержат указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо поручения, обязательства или проведения мероприятия.

Письма - ответы по своему содержанию носят зависимый отинициативных писем характер. В них излагается решение по поставленному в инициативном письме вопросу: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ излагается в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

5.4. К управленческим документам относятся также телеграммы и телефонограммы.

Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, его печатают через два интервала прописными буквами на одной стороне листа. Исправления и переносы слов в тексте не допускаются. Цифровые данные в тексте во избежание искажения рекомендуется писать словами. Телеграммы визируются на втором экземпляре. Подписи на телеграмме заверяются печатью.

Телефонограмма - сообщение, переданное по телефону. Телефонограммой пользуются часто для передачи вызова на совещания и т.п. К изложению текста телефонограммы предъявляются примерно те же требования, что и к тексту телеграммы. Если телефонограмма передается в несколько адресов, к ней прилагается список организаций, которым ее адресуют, и номера телефонов. В списке отмечаются фамилии лиц, принимавших телефонограмму. Передающий телефонограмму сообщает адресату свою фамилию и номер телефона (приложение 11).

5.5. В аппарате местной администрации протоколируются совещания при главе администрации, активы и совещания руководителей и специалистов отраслей народного хозяйства (приложения 12, 12а).

Протоколируются сельские сходы и собрания граждан.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на собрании (заседании) и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

6. Организация документооборота

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот учреждения.

6.1. Порядок обработки поступающих документов

6.1.1. Поступившие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичную обработку осуществляют работники Управления Делами (общего отдела), в сельских, поселковых администрациях специалисты.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения, а также при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

6.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

- требующие обязательного рассмотрения руководством;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

На рассмотрение руководства передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности аппарата местной администрации, требующие решения руководства. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Указания руководства, срок исполнения и пометки о направлении документа заносятся в журнал или регистрационную карточку, после чего документ передается исполнителю под роспись.

6.2. Порядок обработки отправляемых документов

6.2.1. Документы, подлежащие отправлению, проходят сортировку, упаковку и оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработку и отправку документов осуществляют работники Управления Делами (общего отдела), в сельских, поселковых администрациях - специалисты.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

6.2.2. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник, осуществляющий отправку, проставляет свою фамилию и дату отправки.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

6.3. Учет количества документов

6.3.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных аппаратом местной администрации в течение отрезка времени (год, месяц).

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие, исходящие и создающиеся в аппарате местной администрации документы подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, письма граждан, финансовые и др. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах (приложение 13).

Результаты учета объема документооборота обобщаются и представляются руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

7. Поисковые системы по документам

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в аппарате местной администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

7.1.3. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 14), перечень структурных подразделений с их условными обозначениями, номенклатура дел.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

7.1.4. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках или других регистрационных формах (журналах) (приложения 15, 16, 17). Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

автор (корреспондент);

название вида документа;

дата документа;

регистрационный индекс документа;

заголовок документа, его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора, дата); срок исполнения - дата, к которой поручение должно быть выполнено;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа ответа);

отметка о направлении документа в дело ("В дело N ___", дата, подпись ответственного исполнителя).

7.1.5. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информаций может быть дополнен другими реквизитами:

расписка исполнителя о получении документа;

отметка об исполнителе (для писем обязательно);

количество листов документа;

наличие приложений;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

отметки о прохождении документа;

значимость вопроса, отраженного в документе;

оценка исполнения;

срок хранения документа и др.

7.1.6. Предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются отдельно на специально установленных регистрационных формах (приложения 18, 19).

7.1.7. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов в аппарате местной администрации производится в основном централизованно. Финансовые документы и документы о движении материальных ценностей могут регистрироваться в бухгалтерии.

7.2. Индекс документа

7.2.1. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, например 25/01-11, где 25 - порядковый номер входящего документа, 01 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ, 11 - номер соответствующего дела по номенклатуре.

7.2.2. Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например: И-126, К-375, С-481.

7.2.3. Индексами распорядительных документов - постановлений, распоряжений, а также протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно каждому виду документов в пределах календарного года.

7.2.4. Инициативные письма и ответы на них имеют один индекс, который присваивается вначале входящему документу, а затем переносится на ответный документ.

7.2.5. На документах, не подлежащих регистрации, проставляется индекс по номенклатуре дел, например 02-07.

7.3. Построение поисковой системы

7.3.1. Карточная поисковая система строится на основе регистрационных карточек.

Поиск документов может осуществляться также по журналам регистрации и номенклатуре заводимых дел.

Регистрационные карточки могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и др.

7.3.2. Справочная картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения. Вторая часть картотеки строится по схеме номенклатуры дел - по структурным подразделениям. Главный поисковый признак документов в ней - его содержание. Карточки из первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются во вторую часть картотеки.

7.3.4. Справочная картотека на предложения, заявления и жалобы граждан строится по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.

7.3.5. Справочные картотеки на исполненные документы и помещенные в дела передаются в ведомственный архив.

8. Работа исполнителей с документами

8.1. Глава местной администрации, его заместители обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

8.2. При рассмотрении документов выделяются документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководства.

Срочные документы передаются немедленно.

8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.

8.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.5. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, табель форм документов (разрешенных к применению в аппарате местной администрации), номенклатуры дел, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

8.6. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

8.7. Копия отправленного документа вместе с исполненным документом хранится в соответствующем деле.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 20). По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

Контроль осуществляют руководство, управление делами и ответственные исполнители.

9.2. Сроки исполнения документов

9.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших органов государственной власти и управления России, а также центральных отраслевых органов управления (приложение 21). Индивидуальные сроки устанавливаются руководством.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившем этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационную форму - регистрационную карточку. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.

9.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

9.3. Организация контроля исполнения

9.3.1. Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль.

9.3.2. Контроль за исполнением документов ведется по карточкам (используются регистрационные карточки (приложение 22).

9.3.3. На контрольных карточках и на контрольных документах проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль" на левом поле бланка.

9.3.4. Полученные данные о ходе исполнения документов вносятся в графу "Контрольные отметки" карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

9.3.5. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

9.3.6. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждый десять дней и за пять дней до истечения срока.

Управление делами учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины докладываются руководству.

10. Печатание и размножение документов

10.1. Проекты документов, тексты докладов, оригиналы для типографских изданий печатаются через два межстрочных интервала. В других случаях документы печатаются через полтора интервала (если необходимо разместить текст на одном листе - через один интервал).

10.2. Главы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами.

10.3. Экземплярность документов определяется количеством адресатов, контролирующих лиц, необходимостью сохранения экземпляра в деле.

10.4. Размножение документов осуществляется по указанию руководства.

10.5. В первую очередь печатаются распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), проекты документов, письма в вышестоящие организации, ответы на обращения депутатов и граждан.

11. Составление номенклатуры дел

11.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

11.2. Номенклатуры дел структурных подразделений местной администрации составляются сотрудниками этих подразделений, а сводная номенклатура дел - управляющим делами (сотрудником, ответственным за делопроизводство). В приложениях 23 - 25 даны форма сводной номенклатуры и примерные номенклатуры дел районной (городской) и сельской (поселковой) администраций, которые носят рекомендательный характер.

Номенклатура дел, одобренная экспертной комиссией местной администрации, согласовывается с государственным архивом и утверждается главой администрации.

11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об администрации, ее структурных подразделениях, штатным расписанием, должностными инструкциями сотрудников, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986). Обязательно должны быть изучены документы, образованные в деятельности местной администрации, их виды, состав.

11.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой или штатным расписанием.

Первым разделом, как правило, является управление делами. После основных структурных подразделений располагаются общественные организации.

11.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-06, где 01 - обозначение структурного подразделения, 06 - порядковый номер заголовка дела этого подразделения.

11.6. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - плановые и отчетные документы, переписку, журналы и т.д.

В номенклатуру включаются и заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП).

11.7. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "учет материалов" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или вида (разновидности) документов (постановления, распоряжения, протоколы, статистические отчеты и т.д.);

название автора документа (постановления главы администрации по основной деятельности);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, т.е. адресат или корреспондент документов (переписка с районным отделом архитектуры по вопросу строительства клуба в с. Иваново);

краткое содержание документов дела (протоколы I - IV сессий, решения сельского Совета и документы к ним за 1990 г.);

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (протоколы сходов граждан с. Акулево и д. Шорчекасы за май 1989 г.);

указание на копийность документов дела (в том случае, если подлинные документы не сохранились).

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.

11.8. В соответствующей графе номенклатуры указываются сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на перечень (типовой или ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел.

11.9. По окончании календарного года в графе номенклатуры "Количество дел, томов" проставляется количество фактически заведенных в делопроизводстве дел и в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются сотрудником, ответственным за делопроизводство, в государственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка.

11.10. Согласованная с государственным архивом номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с государственным архивом не реже, чем 1 раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры местной администрации, номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования с государственным архивом.

12. Формирование дел

12.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

12.2. Дела формируются сотрудниками структурных подразделений в соответствии с требованиями настоящей инструкции. Непосредственную методическую помощь оказывает сотрудник, ответственный за делопроизводство, и государственный архив.

12.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

дело не должно превышать 250 листов.

12.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Документы располагаются в хронологической, вопросно -логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках, поощрениях, взысканиях и т.д.) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Утвержденные планы, лимиты, сметы, отчеты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Письма, предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы местной администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется в дело за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ ответ помещается за документом - запросом.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельное дело и располагаются в нем по алфавиту по фамилиям. При отсутствии лицевых счетов на хранение откладываются ведомости начисления заработной платы, которые группируются в самостоятельное дело отдельно от бухгалтерских документов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

13. Экспертиза ценности

13.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов для последующего их хранения и использования или для отбора на уничтожение.

13.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также на уничтожение, в местной администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается главой администрации и согласовывается с государственным архивом (приложение 26).

13.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел местной администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения.

13.4. Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "до замены новыми", "при условии завершения ревизий" и т.п.

13.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1989 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1993 года, с 5-летним сроком хранения - не ранее 1 января 1995 года.

13.6. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный на дела всей местной администрации (приложение 27).

Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

13.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии местной администрации одновременно. Одобренные экспертной комиссией описи и акт утверждаются главой администрации и представляются на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики. Только после утверждения описей ЭПМК местная администрация имеет право уничтожать дела, включенные в акт.

13.8. Документы, выделенные к уничтожению, могут быть переданы предприятию "Вторресурсы". Сдача документов оформляется приемо -сдаточными накладными. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте.

Если документы уничтожены путем дробления, об этом также делается отметка в акте.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальной инструкцией.

14. Оформление дел

14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к передаче в ведомственный архив.

Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений местной администрации. Методическую помощь оказывают сотрудники местной администрации, ответственный за делопроизводство, и государственный архив.

14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 28);

оформление обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

14.3. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепки удаляются.

В конце каждого дела подшивается чистый лист для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, - листы для внутренней описи документов дела.

14.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

14.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации, составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе заверителе по установленной форме (приложение 29).

14.6. Обложки дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 30). На обложке дела указываются:

полное название администрации в именительном падеже;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

даты дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела (номер фонда, номер описи, номер дела по описи).

Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушью, кроме архивного шифра, который проставляется простым графическим карандашом.

Заголовок дела и его индекс переносятся из номенклатуры дел местной администрации, согласованной с государственным архивом. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (указываются номера постановлений, распоряжений, протоколов, месяцы года, виды и формы статистической отчетности и т.п.).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указываются их копийность, например: распоряжения N 1 - N 38 по личному составу за 1987 г. Копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

15. Составление описей дел

15.1. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с существующими требованиями, ежегодно составляются сводные описи (приложение 31).

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела:

постоянного хранения;

долговременного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу;

личные дела уволенных.

15.2. Сводная опись составляется сотрудником местной администрации, ответственным за делопроизводство при методической помощи государственного архива.

15.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью);

номер описи присваивается по согласованию с государственным архивом; к описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели).

15.4. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на машинке, не имеющей дефектов шрифта. При печатании между заголовками дел в описи должно быть два интервала, расстояние между строчками в заголовке дела 1 - 1,5 интервала.

15.5. Описи дел постоянного хранения и похозяйственных книг печатаются в 4 экземплярах, 2 экземпляра - на белой бумаге. Описи дел по личному составу, личных дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и акт на уничтожение печатаются в 2 экземплярах.

15.6. В случае, если имеют место утрата или порча документов, которые должны быть включены в описи, составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью главы администрации.

16. Оперативное хранение документов и дел

16.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

Сотрудники структурных подразделений и сотрудник, отвечающий за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела должны находиться в рабочих комнатах в запирающихся шкафах, сейфах или специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

16.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения главы администрации. Сторонним организациям дела выдаются по акту.

16.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

17. Передача дел в ведомственный архив

17.1. Ведомственный архив - архив, хранящий документы местной администрации, действующий на основании положения о нем (приложение 32).

Ведомственный архив комплектуется документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, обеспечивает сохранность и учет документов, а также подготовку их к передаче на государственное хранение.

17.2. В ведомственный архив передаются дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

17.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

17.4. Прием каждого дела в ведомственный архив производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения и сотрудника, ответственного за делопроизводство местной администрации.

17.5. Вместе с делами в ведомственный архив поступают и описи на дела.

18. Порядок передачи документов на государственное
хранение

18.1. Документы архивного фонда Чувашской Республики, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве.

Местная администрация хранит документы в ведомственном архиве 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.

18.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственном архиве могут быть продлены по согласованию с соответствующим государственным архивом.

18.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документов местной администрации ее документы могут быть переданы на государственное хранение до истечения срока ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом.

18.4. Документы местной администрации передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема - передачи.

18.5. Перед передачей документов на государственное хранение представитель государственного архива проводит в местной администрации проверку их физического и санитарно-гигиенического состояния. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится сотрудниками местной администрации.

18.6. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденной описи.

Передача дел проводится поединично по описи. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема - передачи дел остаются в местной администрации.

Если при приеме - передаче обнаружено расхождение между количеством дел, указанным в описи, и фактическим наличием передаваемых дел, составляется акт, где указываются номера отсутствующих дел, их заголовки, количество листов в делах и обязательно указываются причины отсутствия дел.

Местная администрация, передающая документы на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел. Если розыск не привел к положительному результату (дела не найдены), то государственный архив принимает дела местной администрации только после того, как акт о недостаче документов будет согласован с ЭПМК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики.

18.7. При первой передаче документов в государственный архив местная администрация должна представить историческую справку на фонд. При последующих передачах составляются дополнения к исторической справке о происшедших изменениях в названии, подчиненности, функциях, структуре администрации и составе переданных на государственное хранение документов.

Составители: Л.А.Обакова - главный специалист (руководитель),

             А.О.Бойков  - ведущий  специалист  Комитета  по делам

                           архивов Совета   Министров    Чувашской

                           Республики

Приложение 1

к п. 1.5

                                        Для служебного пользования

                                          (хранится в личном деле)

Шупашкар хула                             Чебоксарская городская

администрацийе                            администрация

Кадрасен пайе                             Отдел кадров

Нормативла документсемпе                  Лист ознакомления с

паллаштарни                               нормативными документами

00.00.00 N                                00.00.00 N

Шупашкар хули                             г. Чебоксары

               ____________________________________

                  (должность, ф.и.о. работника)

Дата	Наименование нормативных документов	Подпись об ознакомлении	Кто ознакомил
1	2	3	4
00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00	Инструкция по делопроизводству Регламент работы аппарата Инструкция по работе с секретными документами Инструкция о порядке выдачи удостоверений личности Инструкция по учету военно- обязанных (выписка) Сигналы гражданской обороны и правила действия работников аппарата Порядок действий работников аппарата при угрозе и возникновении пожара Порядок действий работников при аварии водопровода и тепловой сети Основные правила работы ведомственных архивов Положение об архиве аппарата Положение об экспертной комиссии Табель документов аппарата Положение о структурных подразделениях аппарата Должностные инструкции ______________________________ ______________________________ ______________________________

Приложение 2

к п. 3.1

Оформление реквизитов <*>

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации или Чувашской Республики.

2. Эмблема организации.

3. Изображения наград.

4. Код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код документа по Общесоюзному классификатору управленческой деятельности (ОКУД).

6. Наименование министерства или ведомства.

7. Наименование организации.

8. Наименование структурного подразделения.

9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке.

10. Название вида документа.

11. Дата.

12. Индекс.

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14. Место составления или издания.

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресат.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст.

22. Отметка о наличии приложения.

23. Подпись.

24. Гриф согласования.

25. Визы.

26. Печать.

27. Отметка о заверении копии (Верно: ...; 00.00.00).

28. Фамилия составителя и номер его телефона.

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31. Отметка о поступлении.

        Схема прилагается.

------------------------------<*> Здесь и далее встречаются стандарты, утвержденные ведомствами бывшего СССР, имеющие силу в соответствии с пунктом 2 постановления Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 г. "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств" (до принятия соответствующих законодательных актов РСФСР нормы бывшего Союза ССР применяются в части, не противоречащей Конституции РСФСР, законодательству РСФСР).

Продолжение приложения 2

/----------------------------------------------------------------\

|                             3 мм                               |

|        /---------------------------------------------------\   |

|        | 1 2 3                  |                | 4       |   |

|        |                        |          - - - ----------|   |

|        |                        |                  5       |   |

|        |                        |          - - - - - - - - |   |

|        | - - - - - - - - - - - -| /------------------------|   |

|        |  6 7 8 9 10            |  15 16 17 18             |   |

|        |                        |                          |   |

|        |                        |                          |   |

|        |------------------------/                          |   |

|        |------------------------\                          |   |

|        |  11  12                |                          |   |

|        |------------------------|                          |   |

|        |                        |                          |   |

|        |------------------------|                          |   |

|        |  13  14                |                          |   |

|        |------------------------/                          |   |

| /----\ |------------------------\                          |   |

| |    | |  19                    |                          |   |

| \----/ |- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|   |

|        |- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|   |

|        |  21  22  23                                       |   |

|        |                                                   |   |

|        |                                                   |   |

|        |                                                   |   |

|        |                                                   |   |

|        |                                                   | 8 |

|        |                                                   | мм|

|        |                                                   |   |

|        |                                                   |   |

|        |                                                   |   |

|        |- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|   |

|        | 24  25  26  27  28                                |   |

|        |                                                   |   |

|        |                                                   |   |

|        |---------------------------------------------------|   |

|        |  29                      | 30     | 31       16 мм|   |

|        \---------------------------------------------------/   |

|                             3 мм                               |

\----------------------------------------------------------------/

Приложение 3

к п. 3.2

Схема расположения реквизитов

Форма А4

Положение табулятора	Количество печатных знаков от границы левого поля	Номера располагаемых реквизитов
0	-	6, 7, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 19, 21 (без абзацев) 22, 23 (наименование должности), 24, 27, 28, "Примечание", "Основание"
1	5	Начало абзацев
2	16	Для таблиц и конструирования бланков с трафаретными текстами
3	24	Для таблиц и конструирования бланков с трафаретными текстами
4	32	16
5	40	15, 17
6	48	Расшифровка подписи (реквизит 23)
7	56	Для таблиц и конструирования бланков с трафаретными текстами

Приложение 4

к п. 3.2

Перечень
государственных стандартов нормативных и методических документов, используемых для совершенствования документационного обеспечения управления

    ГОСТ 1.0-85            Государственная система стандартизации.

                           Основные положения.

    ГОСТ 1.20-85           Государственная система стандартизации.

                           Порядок внедрения стандартов.

    ГОСТ 6.10.1-88         Унифицированные системы    документации

                           (УСД). Основные положения.

    ГОСТ 6.10.4-84         УСД. Придание      юридической     силы

                           документам  на  машинном   носителе   и

                           машинограмме,   создаваемом  средствами

                           вычислительной техники  (ВТ).  Основные

                           положения.

    ГОСТ 6.10.5-87         УСД. Требования к построению  формуляра

                           - образца.

    ГОСТ 6.38-90           УСД. Система             организационно

                           -распорядительной         документации.

                           Требования к оформлению документов.

    ГОСТ 19.004-80         Единая система              программной

                           документации. Термины и определения.

ГАРАНТ:

Взамен ГОСТ 19.004-80 постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 27 августа 1990 г. N 2467 с 1 января 1992 г. утвержден ГОСТ 19781-90

    ГОСТ 16347-76          Знаки корректурные.

    ГОСТ 16487-83          Делопроизводство и    архивное    дело.

                           Термины и определения.

    ГОСТ 19605-74          Организация труда.  Основные   понятия.

                           Термины и определения.

    РД 50-613-86           Методические указания  по  внедрению  и

                           применению ГОСТ 6.10.4-84. УСД.

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М. 1988.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Вып. 1.

Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. М. 1989.

Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. М. 1986.

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров М. 1987.

Унификация текстов управленческих документов, методические рекомендации. М. 1982.

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. М. 1988.

Приложение 5

к п. 3.4.7

Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать

Акты

Доверенности

Договоры

Задания (на проектирование, технические и т.д.)

Заявки

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)

Исполнительные листы

Командировочные удостоверения

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

Представления и ходатайства

Письма гарантийные

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, на получение и перевод валюты, на импорт)

Положения о ведомствах

Протоколы

Реестры (чеков, бюджетных поручений)

Смета расходов

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)

Уставы

Штатные расписания и изменения к ним

Приложение 6

к пп. 3.4.8 и 5.2.1

Хула гербе, ордене                          Герб города, орден

Шупашкар хула                               Чебоксарская городская

администрацийе                              администрация

428000, Шупашкар хули                       428000, г. Чебоксары,

Ленин площаче, 2-меш сурт                   пл. Ленина, дом 2

тел. 22-35-76                               тел. 22-35-76

______________________                      расчетный счет в

банкри 000.000.000 N-ле                     ______________________

расчет счече                                банке N 000.000.000

ЙЫШАНУ                                      ПОСТАНОВЛЕНИЕ

00.00.00       00 N                         00.00.00       N 000

О предоставлении малому предприятию

"Бытприбор" во временное пользование

нежилого помещения в доме N 68 по

ул. Б.Хмельницкого

Текст постановления

    Приложения (если не названы в тексте)

Глава администрации                                В.В.Алексеев

    Согласовано:

Первый заместитель главы

городской администрации          подпись, дата     А.П.Соколова

Заместитель главы

городской администрации          подпись, дата     А.П.Поликарпов

Глава Ленинской районной

администрации г. Чебоксары       подпись, дата     В.П.Степанов

    Письмо ТПО "Чуваштоппром"

    20.11.92 N 01-7/346

    Визы:

Председатель городского

комитета по управлению

госимуществом                                      Н.П.Артемьева

Юрисконсульт аппарата главы

городской администрации                            А.Н.Коленов

Управделами аппарата главы

городской администрации                            Ю.Д.Еремеев

Составитель

Храмов

22-10-72

В дело N 1-17. Постановление направлено 00.00.00 в Управление Делами, госкомитет по управлению имуществом, 00.00.00 в ТПО "Чуваштоппром", Малое предприятие "Бытприбор".

                                    00.00.00       Г.В.Степанова

Продолжение приложения 6

к п. 5.2.1

                        Вариант 1. Приложение 1 к постановлению

                                   Главы Чебоксарской городской

                                   администрации от 00.00.00 N 000

                        Вариант 2. Приложение к письму от 00.00.00

                                   N 00 главы Чебоксарской

                                   городской администрации

    Заголовок

Текст

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                    подпись        Инициалы и фамилия

Приложение 7

к п. 3.4.9

Хула гербе, ордене                          Герб города, орден

Шупашкар хула                               Чебоксарская городская

администрацийе                              администрация

428000, Шупашкар хули                       428000, г. Чебоксары,

Ленин площаче, 2-меш сурт                   пл. Ленина, дом 2

тел. 22-35-76                               тел. 22-35-76,22-00-41

______________________                      расчетный счет в

банкри 000.000.000 N-ле                     ______________________

расчет счече                                банке N 000000000

МЕРОПРИЯТИ                                  МЕРОПРИЯТИЯ

00.00.00       00 N                         00.00.00       N 000

                              Варианты: 1)    УТВЕРЖДАЮ

                                           Глава Чебоксарского

                                           городской администрации

                                           __________ В.В.Алексеев

                                            (подпись)

                                           00.00.00

                                        2)    УТВЕРЖДЕНО

                                           Постановление Главы

                                           Чебоксарской городской

                                           администрации

                                           00.00.00 N 000

По выполнению указаний, содержащихся

в письме Совета Министров Чувашской

Республики от 00.00.00 N 000

"Об улучшении работы по обеспечению

поступлений в республиканский бюджет"

                              Текст

Наименование должности

руководителя структурного

Соколовой А.П.

                                    00.00.00       Г.В.Степанова

Приложение 8

Чебоксарская городская

администрация

                                                УТВЕРЖДАЮ

Управление Делами                            Глава администрации

                                             г. Чебоксары

Табель                                       ________ В.В.Алексеев

форм документов

                                               23.12.92

23.12.92 N _____

г. Чебоксары

    На 1993 год

NN пп	Наименование документа	ГОСТ или на- имено- вание органа, утвер- дившего доку- мент Дата	Перио- дич- ность издания	Куда представ- ляется	Кто готовит	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7
1	Постановле- ние	ГОСТ 6.38-90	По мере надоб- ности	исполнителю составите- лю, в про- токольную часть, контрольную службу	начальник отдела (гл. специалист, ведущий специалист, консультант и т.п.)
2	Распоряжение	ГОСТ 6.38-90	-"-	-"-	-"-
3	Протоколы	ГОСТ 6.38-90	-"-	в прото- кольную часть	технический секретарь (секретариат собрания)
4	План работы	глава адми- нистра- ции. Распо- ряжение от 23.12. 92	годо- вой, квар- тальный месяч- ный	работникам аппарата, в канце- лярию	зам. главы администрации начальник отдела	м.б. пред- став- лен в выше- стоя- щий орган. В про- токоль ную часть если план утвер- жден право- вым актом
5	Отчет об экономии топлива, электро- энергии, теплоэнергии	ЦСУ СССР 30.05. 86	один раз в квартал	в Инспекту- ру госста- тистики, Статуправ- ление	Нач. ЖКО, промышленно- транспортного отдела
6	Должностная инструкция	ГОСТ 6.38-90	по мере надоб- ности	работникам аппарата	зам. главы администрации начальники отделов
7	Акт	-"-	-"-	в органы статистики, правоохра- нительные органы, бухг., канцелярию, лицу, принявшему документы, имущество	сдающий и принимающий объект, материально- денежное имущество, документы, печать, знамя, ордена
8	Служебное письмо	-"-
9	Докладная записка	-"-
10	Заявление	-"-
11	Справка о выполнении поручений, постановле- ний	-"-
12	Справка о проверке работы	-"-
13
14

Зам. Управляющего Делами -

заведующий отделом аппарата

главы администрации             ____________________ Н.М.Краснов

                                       подпись

Приложение 9

к п. 5.3.1

Герб ЧР

эмблема города, орден

Чебоксарская городская

администрация

                                          ________________________

                                                  (адресат)

   Справка

"___"___________ N _______

г. Чебоксары

О состоянии обслуживания

пенсионеров и необходимых

мерах по удовлетворению

их нужд

Приложение 10

к п. 5.3.1

Чебоксарская городская

администрация

Управление делами

"___"___________ N _______

г. Чебоксары

Справка

    Товарищ ______________________________________________________

работает в   аппарате   Чебоксарской   городской  администрации  в

должности ________________________________________________________

с окладом ______________________ в месяц.

    Справка выдана _______________________________________________

                                    (кому)

для предъявления _________________________________________________

                                    (куда)

Управляющий делами

Главный бухгалтер

Приложение 11

к п. 5.4

Чебоксарская городская

администрация

Телефонограмма

N _____ от ______________                     ____________________

                                                     (адресат)

                                              ______ час _____ мин

    Текст ________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Должность                               ______________________

                                             подпись руководителя

              Ф.И.О.                                  Ф.И.О.

Передал ____________________            Принял ___________________

            N телефона                              N телефона

Приложение 12

к п. 5.5

Шупашкар хула                               Чебоксарская городская

администрацийе                              администрация

   ПРОТОКОЛ                                    ПРОТОКОЛ

00.00.00 N                                  00.00.00 N

   Шупашкар хули                               г. Чебоксары

                                заседания у главы администрации

                                города Чебоксары по вопросу

                                завершения отопительного сезона

                                и начала ремонтно-профилактических

                                работ энергоисточников и сетей

Председатель - Алексеев В.В.

Секретарь    - Кузина О.И.

Приглашены: 45 человек (список прилагается)

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

Повестка дня:

1. О разработке плана и принципах организации ремонтно -профилактических работ на энергоисточниках и сетях к отопительному сезону 1992/93 года.

Доклад заместителя главы администрации - Спирина В.А.

2. О бесперебойном обеспечении предприятий и населения горячей водой в летнее время.

Доклады: управляющего ПЭО "Чувашэнерго" Некряченко Г.П.

директора предприятия тепловых сетей Горшкова Ю.М.

1. Слушали:

Выступили:

Решили (Постановили)

Особое мнение начальника жилищно-коммунального управления аппарата главы администрации г. Чебоксары Алексеева В.Г.

    Председатель                                    В.В.Алексеев

    Секретарь                                       О.И.Кузина

Приложение 12 "А"

к п. 5.5

Герб Чувашской Республики

Шенерпус яле                           Село Бичурино

000000 Чаваш Республики                000000 Чувашская Республика

Сентерварри районе                     Мариинско-Посадский район

Йаламкас ураменчи                         Протокол

граждансен пухавен                     00.00.00    N 00

   протоколе                           Схода граждан улицы

00.00.00    00 N

    Проживают на улице 178 граждан, достигших 16 лет

    Присутствуют на собрании 89 человек (список прилагается)

Президиум схода:

Греков В.П. - учитель, председатель

Иванов М.И. - скотник МТФ, секретарь

Повестка дня:

    1. Об избрании старосты улицы

    Докладчик Андреев А.М. - глава Бичуринской сельской

                             администрации.

    2. Об организации ночного дежурства на улице (дозора)

    Докладчик Семенов М.Я. - участковый инспектор Мариинско

                             -Посадского районного отдела

                             внутренних дел.

    3. О дальнейших мерах по ликвидации оврага между МТФ и улицей

    Докладчик Седуков В.В. - председатель первичной организации

                             общества охраны природы при сельском

                             Совете.

I. Слушали:

Об избрании старосты улицы.

Андреев А.М. (далее идет рассказ об обосновании необходимости избрания старосты улицы; требования, предъявляемые к деловым и нравственным качествам кандидата).

Выступили:

1. Свечин А.М. (краткая запись его выступления).

2. Васильева Ф.А. (краткая запись ее выступления).

3. Осипова Е.О. (краткая запись ее выступления).

Постановили:

Обсудив выдвинутые кандидатуры Михайлова И.Г., Иллариаонова И.И., избрать старостой улицы Михайлова И.П. (за - 45, против 28, воздержались - 15).

II. Слушали

Выступили

1.

2.

3.

Постановили

III. Слушали

Выступили

1.

2.

3.

4.

5.

Постановили

    Председатель схода ____________________________ (В.П.Греков)

                                   подпись

    Секретарь _____________________________________ (М.И.Иванов)

                                   подпись

Приложение 13

к п. 5.3.1

Форма
сводки учета объема документооборота

Структурные подразделения	Входящие			Исходящие	Внутренние
	Постанов- ления, распоря- жения и т.д. СМ ЧР и других вышесто- ящих органов	Письма, справки, инфор- мации	Предло- жения, жалобы, заяв- ления граждан	Писма	Поста- новле- ния	Распо- ряже- ния
					копии	копии

    Управляющий Делами                  _____________________

                                               подпись

Приложение 14

к п. 7.1.3

Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные в копии для сведения.

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Сводки и информации, присланные для сведения.

6. Учебные планы, программы (копии).

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Прейскуранты (копии).

9. Нормы расхода материалов.

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

11. Бухгалтерские документы.

12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

13. Месячные, квартальные статистические отчеты.

Приложение 15

к п. 7.1.4

Форма
регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

Индекс Ед.хр.	Корреспондент		Срок исполнения (продлен по ...)
Том лл.	Дата	Дата и индекс полученного документа

    Содержание ___________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

    Резолюция ____________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Оборотная сторона

Контрольные отметки
Дата передачи на исполнение и контроля	Исполнитель	Что поручено, как и когда исполнено

Документ - ответ

Дата отправления документа	Дата и индекс отправленного документа	Содержание ответа и где хранится документ

Приложение 16

к п. 7.1.4

Журнал
регистрации входящей корреспонденции

NN пп

Дата поступ- ления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Краткое содержание

Резолюция и кому направлен документ, дата

Отметка об исполнении и где находится документ (дело N ____)

Приложение 17

к п. 7.1.4

Журнал
регистрации исходящей корреспонденции

NN пп

Дата отправ- ления и индекс документа

Адрес и кому адресован

Краткое содержание

Исполнитель

Отметка об исполнении и N дела, где находится документ

Приложение 18

к п. 7.1.6

Журнал
регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан

NN пп и дата по- ступ- ления

Фамилия, имя, отчество, место работы и место жи- тельства заявителя

Краткое содержание

Кому и когда направлен документ для ис- полнения, срок испол- нения

Кем рассмот- рено, дата возврата

Краткое содержание ответа

Дата отправки ответа и N дела, где на- ходятся документ и копия ответа

Приложение 19

к п. 7.1.6

Журнал
регистрации устных обращений граждан

NN пп и дата прие- ма или обра- щения

Должность, фамилия и инициалы ведущего прием

Фамилия, имя, отчество, место работы и место жительства заявителя

Краткое содержание заявления

Кому, когда и что поручено по заявлению

Кому поручен контроль за ис- полнением

Какие меры приняты по заявлению и дата ответа заявителю

Приложение 20

к п. 9.1

Перечень
документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения

Законы Российской Федерации и Чувашской Республики. Указы, постановления, распоряжения Президента Российской Федерации согласно указанному в них сроку.

Постановления, распоряжения, указания Совета Министров Чувашской Республики - согласно указанному в них сроку.

Запросы, заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности:

- не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно;

- по письмам и запросам народных депутатов России и Чувашии до 30 дней;

- по письмам и запросам народных депутатов местных Советов до 5 дней.

Письма - запросы и письма - поручения вышестоящих органов - 10 дней. Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства Совета Министров Чувашской Республики - 10 дней.

Предложения, заявления и жалобы граждан - до 1 месяца, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях средств массовой информации и материалах сессий Верховного Совета Чувашской Республики - до 1 месяца.

Телеграммы - от 2 до 5 дней, если не указан иной срок.

Приложение 21

к п. 9.2.1

Перечень
типовых сроков исполнения документов

1. Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложения о заключении договора до 10 дней после получения предложения.

2. Жалобы на неправильные действия или распоряжения финорганов - не позднее 5 дней со дня поступления.

3. Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления. Не требующие дополнительного получения и проверки безотлагательно или не позднее 15 дней.

4. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.

5. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

6. Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

7. Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.

8. Предложения граждан - в срок до одного месяца (если не требуют дополнительного изучения).

9. Предложения и замечания депутатов на сессии городского Совета народных депутатов - в 10-дневный срок. <*>

10. Предложения Верховного Совета Чувашской Республики результаты рассмотрения сообщать не позднее чем в месячный срок. <*>

11. Предложения городского Совета народных депутатов - не позднее чем в 10-дневный срок. <*>

12. Протокол разногласий - составление и направление в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок.

13. Рекомендации постоянных комиссий Верховного Совета Чувашской Республики - в указанный срок или сообщения результатов рассмотрения не более чем в месячный срок. <*>

14. Решения, постановления Верховного Совета Чувашской Республики - доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок. <*>

15. Решения городского (районного) Совета народных депутатов довести до сведения не позднее чем в 7-дневный срок. <*>

16. Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.

17. Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней, остальные - в течение 10 дней.

-------------------------------

<*> Примечание. Если не предусмотрен другой срок законодательством или регламентом работы выборного органа.

Приложение 22

к п. 9.3.2

Перечень
документов, находящихся на контроле по состоянию
на 00.00.00

NN пп	От кого и когда поступил документ, его название	Содержание документа	Резолюция	Срок испол- нения	Фамилия и должность исполни- теля	Состояние исполнения	Причины невыпол- нения
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 23

к п. 11.2

_______________________

 (полное наименование

_______________________                       УТВЕРЖДАЮ

    администрации)                     Глава _____________________

                                       _____________ администрации

Номенклатура дел                       ________________ (инициалы,

"___"___________ N ____                                 фамилия)

на ________ год                        "___"_____________ 199__ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

____________________________          ______________ (инициалы,

 (наименование должности                  подпись     фамилия)

 сотрудника, ответственного

 за делопроизводство)

    00.00.00

    Одобрено                                  Согласовано

Протокол ЭК ________________           ___________________________

______________ администрации              наименование должности

от "__"_________ 199_ г. N ___         ___________________________

                                       сотрудника государственного

                                       ___________________________

                                                 архива

                                       ________________ (инициалы,

                                            подпись      фамилия)

                                       "___"_____________ 199__ г.

Форма сводной номенклатуры дел

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения 23

Итоговая запись
О категориях и количестве дел, заведенных
в _____ году в __________________ администрации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4

 постоянного

------------------------------------------------------------------

 временного (свыше 10 лет)

------------------------------------------------------------------

 временного (до 10 лет

 включительно)

------------------------------------------------------------------

    Итого:

------------------------------------------------------------------

___________________________           ______________ (инициалы,

 (наименование должности                  подпись     фамилия)

 сотрудника, ответственного

 за делопроизводство)

 "___"____________ 199__ г.

    Итоговые сведения переданы в государственный архив.

_________________________             ______________ (инициалы,

 (наименование должности,                 подпись     фамилия)

 передавшего сведения)

 "___"____________ 199__ г.

                 Форма итоговой записи к сводной номенклатуре дел.

Приложение 24

к п. 11.2

Администрация _____________________

___________________ района (города)

Чувашской Республики

Примерная номенклатура дел

Индексы дел	Заголовки дел (томов)	Сроки хранения	Примечание
1	2	3	4

         01. Управление делами

 01-01  Указы Президента, постановления    До минования

        Верховного Совета и Правительства  надобности

        Российской Федерации, присланные

        для руководства и сведения

 01-02  Указы и постановления Верховного   Постоянно

        Совета, постановления и

        распоряжения Совета Министров

        Чувашской Республики, относящиеся

        к деятельности администрации

 01-03  Указы и постановления Верховного   До минования

        Совета, постановления и            надобности

        распоряжения Совета Министров

        Чувашской Республики, присланные

        для руководства и сведения

 01-04  Постановления главы администрации  Постоянно

        по основной деятельности и

        документы к ним

 01-05  Распоряжения главы администрации   Постоянно

        по основной деятельности и

        документы к ним

 01-06  Регламент работы  администрации,   До замены

        Положения о структурных

        подразделениях, должностные

        инструкции работников

 01-07  Протоколы производственных         Постоянно

        совещаний при главе администрации

 01-08  Планы и отчеты о работе            Постоянно

        администрации, структурных

        подразделений

 01-09  Информация о выполнении            Постоянно

        постановлений вышестоящих

        органов

 01-10  Справки, акты, информации по       Постоянно

        проверке работы администрации

        вышестоящими органами

 01-11  Переписка с вышестоящими органами  Постоянно

        по вопросам деятельности районной

        (городской) администрации

 01-12  Переписка о переименовании         Постоянно

        населенных пунктов, улиц, парков,

        сельских Советов и по другим

        вопросам административно

        -территориального деления

 01-13  Переписка с учреждениями,          3 года

        предприятиями, организациями по

        административно-хозяйственным

        вопросам

 01-14  Документы о проведении митингов,   Постоянно

        демонстраций, собраний (заявления,

        копия постановления, информации

        о соблюдении законодательства)

 01-15  Письма, предложения, заявления,    Постоянно

        жалобы граждан по социальным

        вопросам, направленные в

        правительственные и местные

        органы власти, средства массовой

        информации, и переписка по ним

 01-16  Заявления, письма и жалобы         5 лет

        граждан по личным вопросам

 01-17  Обзоры предложений, писем,         Постоянно

        заявлений и жалоб граждан

 01-18  Документы о работе комиссий        Постоянно     На каждую

        администрации (протоколы                         комиссию

        заседаний, планы, отчеты,

        справки, информации и др.)

 01-19  Оперативные сводки отдела          1 год

        внутренних дел

 01-20  Журнал регистрации постановлений   Постоянно

        главы администрации

 01-21  Журнал регистрации распоряжений    Постоянно

        главы администрации

 01-22  Журнал оттисков, слепков печатей,  Постоянно

        штампов

 01-23  Журнал регистрации входящей        3 года

        корреспонденции

 01-24  Журнал регистрации исходящей       3 года

        корреспонденции

 01-25  Журнал регистрации предложений,    5 лет

        писем, заявлений и жалоб граждан

 01-26  Журнал регистрации приема          3 года

        граждан по личным вопросам

 01-27  Документы по ведению делопро-      Постоянно

        изводства и работе архива

        (номенклатуры дел, паспорта

        архива, описи дел, акты на

        уничтожение и приема - передачи

        дел на госхранение и при смене

        работников, инструкции, правила

        и т.п.)

         02. Работа с кадрами

 02-01  Распоряжение главы администрации   75 лет

        по личному составу

 02-02  Отчеты, справки, информации о      Постоянно

        работе с кадрами

 02-03  Личные дела                        75 лет ЭПК

 02-04  Списки личного состава с           75 лет

        анкетными данными

 02-05  Трудовые книжки                    До востребования

                                           или не менее

                                           50 лет после

                                           увольнения

 02-06  Журнал учета и движения трудовых   3 года

        книжек

 02-07  Графики очередных отпусков         1 год

         03. Бухгалтерия

 03-01  Инструкции и методические указания До замены

        по вопросам бухгалтерского учета   новыми

        и отчетности

 03-02  Штатные расписания, сметы          Постоянно

        административно-хозяйственных

        расходов и изменения к ним

 03-03  Годовой отчет об исполнении сметы  Постоянно

        расходов с приложениями

 03-04  Квартальные отчеты об исполнении   3 года

        сметы расходов

 03-05  Финансовые документы по            3 года

        социальному страхованию

 03-06  Переписка с финансовыми органами   3 года

        по вопросам финансирования,

        бухгалтерского учета и отчетности

 03-07  Бухгалтерские документы кассово    3 года      При условии

        -мемориального порядка с                       завершения

        приложениями                                   ревизий

 03-08  Книги и картотеки учета кредитов,  3 года

        текущих счетов и расчетов

 03-09  Главная книга                      5 лет

 03-10  Кассовая книга                     3 года      См. примеч.

                                                       к п. 03-07

 03-11  Оборотные и накопительные          3 года      См. примеч.

        ведомости                                      к п. 03-07

 03-12  Лицевые счета работников           75 лет

        аппарата администрации

 03-13  Ведомость на выдачу заработной     3 года      При

        платы работникам аппарата                      отсутствии

        администрации                                  лицевых

                                                       счетов

                                                       75 лет

 03-14  Инвентарные описи, сличительные    10 лет

        ведомости и другие документы по

        инвентаризации основных средств,

        зданий и сооружений

 03-15  Инвентарные описи, сличительные    3 года

        ведомости и другие документы по

        инвентаризации оборудования и

        материалов

 03-16  Акты и переписка о приеме, сдаче   3 года

        и списании имущества и материалов

 03-17  Акты проверок финансовой           5 лет

        деятельности и документальных

        ревизий финансовыми и другими

        контрольными органами

 03-18  Журналы и книги регистрации        3 года

        счетов, кассовых ордеров,

        накладных, платежных ведомостей,

        доверенностей, поручений

 03-19  Исполнительные листы и документы   3 года

        по удержаниям из заработной платы

 03-20  Корешки чековых книжек             3 года

 03-21  Хозяйственные договоры и трудовые  3 года

        соглашения

         04. Юридический отдел

 04-01  Положения о районной (городской)   Постоянно

        администрации, ее отделах,

        должностные инструкции работников

 04-02  Инструкции и указания по правовым  До минования

        вопросам                           надобности

 04-03  Постановления и распоряжения       5 лет

        главы администрации (копии)

 04-04  Переписка с учреждениями и         3 года

        организациями по правовым вопросам,

        судебным делам и трудовому

        законодательству

 04-05  Арбитражные дела                   3 года      После

                                                       вынесения

                                                       решения

 04-06  Журнал регистрации арбитражных     3 года

        дел

 04-07  Журнал учета проведения            3 года

        юридических консультаций

         05. Профсоюзный комитет

 05-01  Постановления, указания и          До минования

        переписка с рескомом профсоюза     надобности

        по вопросам работы профсоюзной

        организации

 05-02  Протоколы отчетно-выборного и      Постоянно

        общих профсоюзных собраний и

        документы к ним

 05-03  Протоколы заседаний профкома       Постоянно

        и документы к ним

 05-04  Документы о работе комиссий        5 лет

        профкома (протоколы, планы,

        справки и др.)

 05-05  Смета, финансовые и статистические 10 лет      На госу-

        отчеты                                         дарственное

                                                       хранение

                                                       поступают

                                                       в составе

                                                       фонда

                                                       райкома

                                                       (горкома)

                                                       профсоюза

 05-06  Финансовые документы               3 года

 05-07  Заявления работников о             3 года

        материальной помощи, на путевки

        и другие

Приложение 25

к п. 11.2

___________________________________

Сельская (поселковая) администрация

Примерная номенклатура дел

Индексы дел	Заголовки дел (томов)	Сроки хранения	Примечание
1	2	3	4

         01. Управление делами

 01-01  Указы и постановления Верховного   До минования

        Совета, постановления и            надобности

        распоряжения Совета Министров

        Чувашской Республики, присланные

        для руководства и сведения

 01-02  Постановления главы администрации  Постоянно

        по основной деятельности и

        документы к ним

 01-03  Распоряжения главы администрации   Постоянно

        по основной деятельности и

        документы к ним

 01-04  Регламент работы администрации,    До замены

        должностные инструкции работников  новыми

 01-05  Протоколы производственных         Постоянно

        совещаний при главе администрации

 01-06  Протоколы собраний и сходов        Постоянно

        граждан

 01-07  Планы и отчеты о работе            Постоянно

        администрации

 01-08  Справки, акты, информации по       Постоянно

        проверке работы администрации

        вышестоящими органами

 01-09  Статистические сведения о          Постоянно

        численности и составе сельского

        населения по полу и возрасту,

        по учету скота в личных хозяйствах

        и другие

 01-10  Переписка с вышестоящими органами  Постоянно

        по вопросам деятельности сельской

        (поселковой) администрации

 01-11  Переписка с учреждениями,          3 года

        предприятиями, организациями по

        административно-хозяйственным

        вопросам

 01-12  Документы о работе комиссий        Постоянно     На каждую

        администрации (протоколы                         комиссию

        заседаний, планы, отчеты,                        заводится

        справки, информации и др.)                       отдельное

                                                         дело

 01-13  Документы о работе органов         Постоянно

        общественной самодеятельности

        населения (сельские, уличные и

        домовые комитеты, товарищеские

        суды, народные и пожарные дружины

        и др.)

 01-14  Письма, предложения, заявления,    Постоянно

        жалобы граждан по социальным

        вопросам, направленные в

        правительственные и местные

        органы власти и средства массовой

        информации, и переписка по ним

 01-15  Письма, предложения, заявления     5 лет

        и жалобы граждан по личным

        вопросам

 01-16  Похозяйственные книги              75 лет ЭПК

 01-17  Домовые книги                      Постоянно

 01-18  Журнал оттисков, слепков печатей,  Постоянно

        штампов

 01-19  Журнал регистрации входящей        3 года

        корреспонденции

 01-20  Журнал регистрации исходящей       3 года

        корреспонденции

 01-21  Журнал регистрации писем,          5 лет

        предложений, заявлений и жалоб

        граждан

 01-22  Журнал регистрации приема          3 года

        граждан по личным вопросам

 01-23  Документы по ведению делопро-      Постоянно

        изводства и работе архива

        (номенклатуры дел, паспорта архива,

        описи дел, акты на уничтожение и

        приема - передачи дел на госхранение

        и при смене работников, инструкции,

        правила и т.п.)

         02. Работа с кадрами

 02-01  Распоряжение главы администрации   75 лет

        по личному составу

 02-02  Отчеты, справки, информации о      Постоянно

        работе с кадрами

 02-03  Личные дела                        75 лет ЭПК

 02-04  Трудовые книжки                    До востребования

                                           или не менее

                                           50 лет после

                                           увольнения

 02-05  Журнал учета и движения трудовых   3 года

        книжек

 02-06  Графики очередных отпусков         1 год

         03. Бухгалтерия

 03-01  Инструкции и методические указания До замены

        по вопросам бухгалтерского учета   новыми

        и отчетности

 03-02  Бюджет сельского (поселкового)     Постоянно

        Совета

 03-03  Штатные расписания и сметы         Постоянно

        административно-хозяйственных

        расходов

 03-04  Годовой отчет об исполнении        Постоянно

        бюджета и смет расходов

 03-05  Квартальные отчеты об исполнении   3 года      Постоянно

        бюджета и смет расходов                        в случае

                                                       отсутствия

                                                       годовых

 03-06  Финансовые документы по            3 года

        социальному страхованию

 03-07  Переписка с финансовыми органами   3 года

        по вопросам финансирования,

        бухгалтерского учета и отчетности

 03-08  Бухгалтерские документы кассово    3 года      При условии

        -мемориального порядка с                       завершения

        приложениями                                   ревизий

 03-09  Книги и картотеки учета кредитов,  3 года

        текущих счетов и расчетов

 03-10  Главная книга                      5 лет

 03-11  Книга доходов                      10 лет ЭК

 03-12  Книга учета ассигнований,          10 лет ЭК

        кассовых и фактических расходов

 03-13  Кассовая книга                     3 года      См. примеч.

                                                       к п. 03-08

 03-14  Оборотные и накопительные          3 года      См. примеч.

        ведомости                                      к п. 03-08

 03-15  Лицевые счета по заработной        75 лет

        плате работников сельского

        (поселкового) Совета, местной

        администрации, работникам

        сельских (поселковых) бюджетных

        учреждений

 03-16  Ведомости начисления и выдачи      3 года      При

        заработной платы                               отсутствии

                                                       лицевых

                                                       счетов -

                                                       75 лет

 03-17  Лицевые счета плательщиков         5 лет

        сельскохозяйственного налога и

        страховых платежей

 03-18  Лицевые счета по самообложению     3 года      См. примеч.

                                                       к п. 03-08

 03-19  Инвентарные описи, сличительные    10 лет

        ведомости, акты по инвентаризации

        основных средств, зданий и

        сооружений

 03-20  Инвентарные описи, сличительные    3 года

        ведомости, акты по инвентаризации

        оборудования и материалов

 03-21  Акты и переписка о приеме, сдаче   3 года

        и списании имущества и материалов

 03-22  Акты проверок финансовой           5 лет

        деятельности и документальных

        ревизий финансовыми и другими

        контрольными органами

 03-23  Журналы и книги регистрации        3 года

        счетов, кассовых ордеров,

        накладных, платежных ведомостей,

        доверенностей, поручений

 03-24  Исполнительные листы и документы   3 года

        по удержаниям из заработной платы

 03-25  Корешки чековых книжек             3 года

 03-26  Хозяйственные договоры и трудовые  3 года

        соглашения

         04. Нотариальные действия

 04-01  Договоры об отчуждении и залоге    Постоянно   Формируются

        жилых домов и документы, на                    отдельно

        основании которых они удостоверены.            на каждый

        Прочие договоры, доверенности.                 вид но-

        Завещания                                      тариальных

                                                       действий

 04-02  Копии исполнительных надписей и    Постоянно

        документы к ним

 04-03  Реестры для регистрации            Постоянно

        нотариальных действий

 04-04  Реестры для регистрации запрещений Постоянно

        отчуждения жилых домов, а также

        арестов, наложенных по дому

        судебными и следственными органами

 04-05  Алфавитная книга учета завещаний   Постоянно

 04-06  Алфавитная книга учета завещаний,  Постоянно

        отчуждения жилых домов и арестов,

        наложенных на жилые дома

 04-07  Книга учета заявлений о принятии   Постоянно

        и охране наследственного имущества

 04-08  Книга учета ценностей при принятии Постоянно

        мер и охране наследственного

        имущества

         05. ЗАГС

 05-01  Книга записей гражданского         Постоянно   Формируется

        состояния                                      отдельно на

                                                       каждый вид

                                                       актов граж-

                                                       данского

                                                       состояния

 05-02  Отчеты об израсходовании бланков   3 года

 05-03  Заявления граждан о вступлении     5 лет

        в брак (в т.ч. лиц, не явившихся

        для регистрации брака)

 05-04  Справки медицинских учреждений     3 года

        о рождении и смерти

 05-05  Журнал учета заявлений о           5 лет

        регистрации брака

         06. Военно-учетный стол

 06-01  Личные карточки учета              Постоянно

        военнообязанных

 06-02  Личные карточки учета призывников  5 лет

 06-03  Личные карточки граждан, снятых    5 лет

        с военного учета по возрасту или

        состоянию здоровья

 06-04  Списки юношей 19___ года рождения  5 лет

        работающих или учащихся (по

        установленной форме)

 06-05  Переписка с районным (городским)   5 лет

        военкоматом по учету военнообязанных

 06-06  Журнал проверок состояния учета    5 лет

        и бронирования военнообязанных

        и призывников

 06-07  Книга регистрации военнослужащих,  5 лет

        прибывших в краткосрочные отпуска

        (на территории сельского

        (поселкового) Совета)

Приложение 26

к п. 13.2

Примерное положение
об экспертной комиссии местной Администрации

1. Общие положения

1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также на уничтожение в местной администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом и работает в постоянном контакте с соответствующим государственным архивом. Ее решения вступают в силу после утверждения их главой местной администрации.

1.3. Экспертная комиссия назначается распоряжением главы местной администрации в составе не менее трех человек из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из них. В состав комиссии могут входить сотрудники, ответственные за делопроизводство и ведение архива.

1.4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется законодательными актами по архивному делу, нормативными и методическими документами государственной архивной службы и настоящим Положением.

2. Функции экспертной комиссии

Основными функциями экспертной комиссии являются:

2.1. Организация ежегодного отбора документов для хранения.

2.2. Рассмотрение годовых разделов описей для постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

2.3. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

2.4. Рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение.

2.5. Подготовка и внесение на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики предложений об установлении и изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

2.6. Рассмотрение номенклатур дел местной администрации.

2.7. Рассмотрение инструкций по делопроизводству.

2.8. Организация и проведение совместно с государственным архивом занятий по вопросам делопроизводства с сотрудниками местной администрации.

2.9. Организация и проведение смотров состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов.

3. Организация работы экспертной комиссии

3.1. Экспертная комиссия работает по плану, проводит заседания ежегодно по мере надобности. Решения принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются главой местной администрации.

3.2. В протокол экспертной комиссии включается рассмотрение:

- описей на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- актов о выделении к уничтожению документов и дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

- номенклатуры дел местной администрации;

- актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

- актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- сроков хранения отдельных категорий документов.

Экспертная комиссия одобряет или отклоняет (мотивированно) представленные документы, устанавливает или изменяет сроки хранения отельных документов, не определенные перечнями.

3.3. Экспертная комиссия работает в контакте с государственным архивом и получает от него необходимые организационно-методические указания.

3.4. Документирование деятельности экспертной комиссии и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

4. Права экспертной комиссии

Экспертной комиссии предоставляется право:

4.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям местной администрации по вопросам отбора документов на хранение или уничтожение, их научно -технической обработки и о порядке передачи дел в ведомственный архив.

4.2. Требовать от структурных подразделений розыска недостающих дел, подлежащих передаче на государственное хранение, и предоставления письменного объяснения в случае их отсутствия.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.4. Заслушивать сотрудников структурных подразделений о качестве формирования, оформления и обеспечения сохранности дел.

4.5. Приглашать для консультаций квалифицированных специалистов и работников государственных архивов.

4.6. Принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов местных администраций.

4.7. Информировать главу местной администрации о своей работе.

Приложение 27

к п. 13.6

_____________________________             Утверждаю

_____________________________        Глава _______________________

   (полное наименование              _______________ администрации

   местной администрации)            _________________ (инициалы,

                                       (подпись)        фамилия

                                     "___"_______________ 199__ г.

       АКТ

"___"_______________ 199__ г.

_____________________________

    (место составления)

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

    На основании _________________________________________________

                  (название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

                 с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда _______________

__________________________________________________________________

           (полное наименование местной администрации)

NN пп	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела по номен- клатуре	Количество дел (томов)	Сроки хранения дел и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7

    Итого _____________________________ дел за _____________ годы.

              (цифрами и прописью)

    Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПМК Комитета по делам  архивов

Совета Министров Чувашской Республики (протокол от _______________

N _____).

__________________________________     _____________ (инициалы,

(наименование должности лица,             подпись     фамилия)

проводившего экспертизу ценности)

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК _____________________

___________________ администрации

от ___________________ N ________

    Документы в количестве __________________________________ дел,

                                   (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы на переработку _____________________________

                                       (наименование организации)

по приемо-сдаточной накладной от ______________________ N _______.

__________________________          _______________ (инициалы,

(наименование должности                  подпись     фамилия)

работника, сдавшего документы)

"____"_______________ 199__ г.

         Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                      не подлежащих хранению

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 28

к п. 14.2

Внутрення опись

документов дела N ______

NN пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов документа	Примечание
1	2	3	4	5	6

    Итого ____________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

                                         (цифрами и прописью)

______________________________          _____________ (инициалы,

(наименование должности                    подпись     фамилия)

лица, составившего внутреннюю

опись документов дела)

"___"______________ 199__ г.

              Форма внутренней описи документов дела

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 29

к п. 14.5

Лист - заверитель дела N _________

    В деле подшито (переплетено) и пронумеровано _________________

                                                     (цифрами

_____________________________________ листа(ов),

           и прописью)

    в том числе:

литерные листы ___________________________________________________

проптщенные номера ______________________________________ + листов

внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

__________________________            _____________ (инициалы,

(наименование должности                  подпись     фамилия)

лица, составившего

заверительную надпись)

"___"______________ 199__ г.

                  Форма листа - заверителя дела

                                           Форма А4 (210 х 297 мм)

Приложение 30

к п. 14.6

       ___________________________________________________

             (полное название местной администрации)

       ___________________________________________________

Фонд N _________

Опись N ________

Дело N _________

                       ___________________________________________

                        (наименование структурного подразделения)

                       Дело N ____________

                                (индекс)

                  _____________________________

                  _____________________________

                  _____________________________

                  _____________________________

                         (заголовок дела)

Начато: _________________________

Окончено: _______________________

                  (даты)

          На _____________ листах

                                           Хранить _______________

          Форма обложки дел постоянного, долговременного

           (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Приложение 31

к п. 15.1

                                                Утверждаю

                                     Глава _______________________

                                     _______________ администрации

                                     _________________ (инициалы,

                                          подпись       фамилия)

                                     "___"_______________ 199__ г.

Фонд N ________

Опись N _______

дел постоянного хранения

за ___________ годы

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6

    В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе:

    литерные номера:

    пропущенные номера:

_____________________________    ________________ (инициалы,

  (наименование должности             подпись      фамилия)

   составителя описи)

Ответственный за архив           ________________ (инициалы,

                                      подпись      фамилия)

"___"______________ 199___ г.

                                       Одобрено

                                Протокол ЭК ______________________

                                ____________________ администрации

                                от ____________________ N ________

                                          Формат А4 (210 х 297 мм)

           Форма раздела описи дел постоянного хранения

Приложение 32

к п. 17.1

Положение
о ведомственном архиве местной Администрации (примерное)

1. Общие положения

1.1. Документы местной администрации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью республики и подлежат постоянному хранению в государственных архивах.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой, хранятся в ведомственном архиве местной администрации.

1.2. Местная администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Чувашской Республики, образующихся в процессе его деятельности. В соответствии с правилами, установленными Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет местной администрации. За утрату и порчу документов Архивного фонда Чувашской Республики глава местной администрации несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В местной администрации для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического значения (например, по личному составу), их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Архив должен быть обеспечен необходимым помещением и оборудованием. Помещение под архив принимается комиссией с участием представителей пожарной охраны, санитарной службы, государственного архива.

1.4. Архив местной администрации возглавляется лицом, ответственным за ведение архива.

1.5. В своей работе архив местной администрации руководствуется законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, законодательными актами по архивному делу, постановлениями и указаниями вышестоящих органов и местной администрации, нормативными и методическими документами Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве местной администрации разрабатывает на основании Примерного положения, утверждается главой администрации и согласовывается с соответствующим государственным архивом.

1.7. Сотрудник местной администрации, ответственный за ведение архива, ежегодно отчитывается о своей работе перед главой администрации.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива местной администрации осуществляет государственный архив.

2. Состав документов архива

В архив местной администрации поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы долговременного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы по личному составу учреждений предшественников.

3. Задачи архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование документами местной администрации.

3.2. Обеспечение сохранности, учет и использование документов, хранящихся в архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой.

4. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает не позднее чем через два года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений местной администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой.

4.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

4.3. Организует использование документов:

- информирует аппарат местной администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и научного использования;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.4. Участвует в работе экспертной комиссии местной администрации.

4.5. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4.6. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы постоянного хранения местной администрации.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях местной администрации.

5.2. Запрашивать от структурных подразделений местной администрации сведения, необходимые для работы архива.

6. Ответственность архива

6.1. Сотрудник, ответственный за ведение архива, отвечает за выполнение возложенных на архив задач и функций.