Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 18 апреля 1995 г. N 121 "О системе документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики" (утратило силу)

Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики
от 18 апреля 1995 г. N 121
"О Системе документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики"

ГАРАНТ:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 7 декабря 2001 г. N 266 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях улучшения документационного обеспечения и архивной работы в государственных учреждениях Чувашской Республики Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить Систему документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики (прилагается).

2. Руководителям республиканских органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений:

привести систему документационного обеспечения в соответствие с утвержденными требованиями;

организовать проведение инвентаризации бланков официальных документов, печатей и штампов и к 1 июля 1995 г. привести их в соответствие с Системой документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики.

3. Контроль за ходом выполнения настоящего постановления возложить на Комитет Чувашской Республики по делам архивов и Администрацию Президента Чувашской Республики.

Председатель Кабинета Министров

Чувашской Республики

Э.Аблякимов

Утверждено

постановлением Кабинета Министров

Чувашской Республики

от 18 апреля 1995 г. N 121

Система документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики

 1.  Общие положения                                                     

 2.  Документация учреждений                                             

 3.  Правила подготовки и оформления документов                          

 4.  Информационно-поисковые системы по документам учреждений            

 5.  Организация документооборота                                        

 6.  Работа служащих с документами                                       

 7.  Контроль исполнения документов                                      

 8.  Составление и ведение номенклатуры дел                              

 9.  Формирование дел                                                    

 10. Экспертиза ценности документов                                      

 11. Оформление дел                                                      

 12. Составление описей дел                                              

 13. Оперативное хранение документов и дел                               

 14. Передача дел на архивное хранение                                   

 15. Учет и хранение бланков, печатей, штампов и пломбиров               

 16. Порядок передачи документов при смене служащих                      

 17. Порядок   передачи   документов   при   реорганизации,  упразднении 

     учреждения и его подразделений                                      

 18. Организация  контроля  за соблюдением законодательства об архивах и 

     состоянием делопроизводства                                         

 Приложение N 1.  Примерное   положение   о   службе   документационного 

                  обеспечения управления                                 

 Приложение N 2.                                                         

 Приложение N 3.                                                         

 Приложение N 4.                                                         

 Приложение N 5.                                                         

 Приложение N 6.                                                         

 Приложение N 7.                                                         

 Приложение N 8.                                                         

 Приложение N 9.                                                         

 Приложение N 10.                                                        

 Приложение N 11.                                                        

 Приложение N 12.                                                        

 Приложение N 13.                                                        

 Приложение N 14.                                                        

 Приложение N 15.                                                        

 Приложение N 16.                                                        

 Приложение N 17.                                                        

 Приложение N 18.                                                        

 Приложение N 19.                                                        

 Приложение N 20.                                                        

 Приложение N 21.                                                        

 Приложение N 22.                                                        

 Приложение N 23.                                                        

 Приложение N 24.                                                        

 Приложение N 25.                                                        

 Приложение N 26.                                                        

 Приложение N 27.                                                        

 Приложение N 28.                                                        

 Приложение N 29.                                                        

 Приложение N 30.                                                        

 Приложение N 31.                                                        

 Приложение N 32.                                                        

 Приложение N 33.                                                        

 Приложение N 34.                                                        

 Приложение N 35.                                                        

 Приложение N 36.                                                        

 Приложение N 37.                                                        

 Приложение N 38.                                                        

 Приложение N 39.                                                        

 Приложение N 40.                                                        

 Приложение N 41.                                                        

 Приложение N 42.                                                        

 Приложение N 43.                                                        

 Приложение N 44.                                                        

 Приложение N 45.                                                        

 Приложение N 46.                                                        

 Приложение N 47.                                                        

1. Общие положения

1.1. Система документационного обеспечения деятельности органов государственной власти Чувашской Республики разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-90) 1, устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, комитетах, управлениях, органах местного самоуправления и других государственных и муниципальных учреждениях Чувашской Республики (далее - учреждения).

1.2. Основная цель системы - упорядочение создания документов, повышение качества и сокращение их количества, рациональная организация документооборота, создание условий для применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы государственных служащих, работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений (далее - служащих) с документами.

1.3. Документы учреждений являются собственностью государства и включаются в их имущество; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, положениями об учреждениях.

1.4. Настоящая система устанавливает порядок документирования деятельности учреждений, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.

Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", а также с письмами, жалобами и заявлениями граждан регламентируются специальными инструкциями.

1.5. Положения настоящей системы распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машинописными и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации также должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения" и методическим указаниям "Порядок хранения документов на машинных носителях" (РД 50.524-84).

1.6. Документационное обеспечение деятельности, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников государственной и муниципальной службы основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления (СДОУ) (приложение 1).

Служба ДОУ подчиняется непосредственно руководителю учреждения.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет служащего, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения.

1.8. Работник службы ДОУ знакомит всех сотрудников аппарата учреждения с нормативно-методической документацией по делопроизводству под расписку на листе ознакомления с нормативными документами (приложение 2).

1.9. Служащие несут персональную ответственность за выполнение требований нормативных документов по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и формируемых дел. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в управление делами (общий отдел, канцелярию, техническому секретарю).

При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении служащего имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику с отметкой в учетных документах.

1.10. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководства.

1.11. Права, обязанности и ответственность служащих, участвующих в создании документов и делопроизводственном обслуживании деятельности учреждения определяются должностными инструкциями.

1.12. Методическое руководство по вопросам организации документационных процессов в учреждениях Чувашской Республики осуществляется соответствующим органом управления архивным делом (республики, района, города).

------------------------------

1 В связи с принятием Конституции РФ 12 декабря 1993 года ранее принятые законодательные акты, не противоречащие Конституции РФ, сохраняют силу до принятия новых законодательных актов Российской Федерации.

2. Документация учреждений

2.1. Деятельность учреждений обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией учреждения, кругом его управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между учреждением и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

В систему документации входят организационно-распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские документы и документы по материально-техническому снабжению. Первыми документами должны быть правовые акты об образовании учреждения, назначении руководителя и его приказ о вступлении в должность.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией учреждения Чувашской Республики издают следующие распорядительные документы:

     министерства         - постановления, приказы, указания, инструкции;

     государственные      - постановления   или   распоряжения,  приказы,

     комитеты и комиссии    указания, инструкции;

     комитеты, управления - приказы, указания, инструкции;

     органы      местного - решения, постановления, распоряжения.

     самоуправления

2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов и процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов в каждом учреждении Чувашской Республики разрабатывается с учетом требований ГОСТ 6.10.1-88 Табель унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации основных задач и функций учреждения (приложение 3).

Табель утверждается руководителем учреждения.

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет управление делами (общий отдел, канцелярия, технический секретарь) учреждения.

2.4. Основанием для создания документов являются:

законы и постановления органов представительной и исполнительной властей Российской Федерации и Чувашской Республики, приказы и указания вышестоящих отраслевых органов;

конкретные поручения Президента, Кабинета Министров, Администрации Президента Чувашской Республики, вышестоящих отраслевых органов и необходимость выработки распорядительных мер по их выполнению.

2.5. Распорядительные документы, поступающие в учреждение от вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений, предприятий и организаций посредством:

издания самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам учреждения, предприятия, организации и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

издания информационного письма (если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации).

3. Правила подготовки и оформления документов

  3.1. Документирование управленческой деятельности                      

  3.2. Бланки документов                                                 

  3.3. Оформление реквизитов документов                                  

  3.4. Требования к текстам документов                                   

  3.5. Особенности   подготовки   и   оформления  проектов  и  отдельных 

       видов документов                                                  

  3.6. Печатание и тиражирование документов                              

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, графические документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование учреждения-автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими элементами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Текст документа готовится на государственных языках Чувашской Республики.

Ответы на письма граждан Чувашской Республики отправляются на языке автора.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

3.2.2. Устанавливаются два формата бланков - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланки каждого вида изготовляют с угловым или продольным расположением реквизитов.

3.2.3. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

3.2.4. На бланках для писем указываются реквизиты: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, телекоммуникационный адрес, номер телефона, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа.

3.2.5. На общих бланках указывают реквизиты: "Дата", "Индекс", "Место составления или издания".

3.2.6. Бланки документов должны иметь поля, мм:

левое - 20 *;

верхнее - не менее 10;

правое и нижнее - не менее 8.

3.2.7. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

3.2.8. Реквизиты бланка должны быть исполнены на обоих государственных языках Чувашской Республики.

3.2.9. Документы, создаваемые от имени двух или более учреждений, оформляются без бланка.

------------------------------

* ГОСТом 6.38-90 предусмотрено поле 20 мм, но в соответствии с установленной практикой рекомендуется оставлять поле 35 мм.

3.3. Оформление реквизитов документов

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1.88. "Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения", государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. Сборник плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов) и ГОСТ 6.38.90. "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение 4).

3.3.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики при угловом расположении реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования учреждений, а при продольном расположении реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

3.3.2. Наименование учреждения-автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в Положении.

3.3.3. Название документа должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и др.), оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающие различные по форме документы, оформляются в виде "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого учреждения, принимавшего этот документ.

3.3.4. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения.

Для документов, составленных совместно несколькими учреждениями, датой документа является дата подписания его последним учреждением.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если число и порядковый номер месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Например:

12.07.92 или

04.11.93.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат. Например:

3 сентября 1993 г.

Дата подписания указывается в левой верхней части документа вместе с индексом.

при центрованном размещении реквизитов:

/-----------------------------------------------------------------------\

|                                                                       |

|    02.05.94                                                 N 89      |

при флаговом способе:

/-----------------------------------------------------------------------\

|                                                                       |

|    05.08.93       N 287-03/12                                         |

Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.3.5. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 186-02/15 входящего документа включает:

186 - порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации;

02 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;

15 - номер соответствующего дела по номенклатуре.

Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например К-45.

Индексами распорядительных документов - постановлений, приказов, а также протоколов, являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа с начала года.

Составные части индекса отделяются.

На документах, составленных совместно несколькими учреждениями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

В ответах на письма-запросы делается ссылка на индекс и дату, указанные в письме (поручении), на которое дается ответ. На бланках место расположения такой ссылки обозначено постоянной частью:

     "На N ________ от ___________________".

3.3.6. При адресовании документа в учреждение или его структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

                                                 Кабинет Министров

                                                 Чувашской Республики

                                                 Секретариат Председателя

При направлении документа должностному лицу название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном. Например:

                                             Министерство здравоохранения

                                             Чувашской Республики

                                             Заместителю министра

                                             Максимову Ю.Г.

При адресовании документа руководителю учреждения наименование его входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                       Председателю Госкомитета

                                       Чувашской Республики по управлению

                                       государственным имуществом

                                       Андронову М.Г.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью (почтовый индекс, республика, край (область), город, улица, номер дома). Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям системы (в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами).

Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы.

При адресовании документа в однородные учреждения, названия последних указываются обобщенно. Например:

                                       Начальникам финансовых отделов

                                       районных и городских администраций

                                       Чувашской Республики

Документ не должен содержать более четырех адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Все составные части реквизита "адресат" (наименование учреждения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, почтовый адрес) печатаются с новой строки от одного положения табулятора (флаговый способ) строчными буквами через один межстрочный интервал. Отдельные части этого реквизита могут быть разделены 1,5-2 интервалами для удобства зрительного восприятия.

3.3.7. Гриф утверждения. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются руководителями учреждений, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Документы, подлежащие утверждению (положения, отчеты, балансы, штаты, акты, отдельные разновидности протоколов и некоторые другие), приобретают юридическую силу только с момента их утверждения (приложение 5).

Утверждение документа производится двумя способами - грифом утверждения или, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний, изданием соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и включает в себя "Утверждаю", наименование должности и личную подпись лица, утверждающего документ, расшифровку подписи и дату утверждения. Например:

                                             Утверждаю

                                             Министр Чувашской Республики

                                             по социальной политике

                                             ________________ В.П.Мидуков

                                                 подпись

                                             09.04.94.

При утверждении распорядительным документом гриф включает в себя слово "Утверждено", наименование распорядительного документа в именительном падеже, дату издания документа и его номер. Например:

                                            Утверждено

                                            Приказ Министерства экономики

                                            Чувашской Республики

                                            от 10.02.94 N 9

Слова "Утверждаю", "Утверждено" пишутся прописными буквами и отделяются от остальных элементов грифа 1,5-2 интервалами.

3.3.8. В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

Резолюция располагается в правом верхнем углу документа, ниже реквизита "Адресат".

3.3.9. Заголовок к тексту служебного документа, независимо от его вида, содержания и назначения, составляется составителем (исключением являются документы, текст которых печатается на бумаге формата А5).

В нем кратко, одной фразой, написанной в одну или несколько строк через один интервал, в обобщенной форме передается содержание. При этом в заголовке указывается не только предмет, о котором идет речь, но и суть действия. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) "О приеме на работу", "О внесении изменений в штатное расписание"; протокол (чего?) "заседания коллегии", "технического совещания".

Заголовок располагается в левой стороне документа под обозначением его названия, номера, даты.

3.3.10. Указание о наличии приложений, упоминаемых в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Например:

     Приложение на 5 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не указаны, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

     Приложения: 1. Штатное расписание на 2 л. в 2 экз.

                 2. Смета расходов на 1 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

     Приложение: Письмо Росархива от 22.01.93 N 72-4/30

                 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения к распорядительным документам должны иметь отметку, связывающую их с основными документами и придающую юридическую силу (указание распорядительного документа, его дата и номер). Отметка печатается в правом верхнем углу по форме:

                                         Приложение к приказу Госкомитета

                                         по земельной реформе и земельным

                                         ресурсам Чувашской Республики

                                         от 10.03.93 N 15

При наличии нескольких приложений они нумеруются: "приложение 1", "приложение 2" и т.д.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые для документа реквизиты.

3.3.11. Подпись документа. При оформлении реквизита "подпись" учитывается следующее:

документы, направляемые в вышестоящие органы власти и управления, подписываются руководителем или по его поручению - заместителями;

документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителями (в соответствии с разграничением полномочий);

документы, направляемые подведомственным учреждениям, предприятиям и организациям, подписываются руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указывается распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, секретарь, члены). Член комиссии, имеющий особое мнение, записывает его после подписей членов комиссии и только после этого ставит свою подпись.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки.

Не допускается подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.12. Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.

Согласование может производиться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его с подведомственными и сторонними организациями.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа должностными лицами. Виза включает в себя должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату.

Замечания или дополнения к документу прилагаются на отдельном листе. В этом случае виза может иметь следующую форму:

     Нач. правового отдела Управления

     занятости Министерства труда и

     занятости Чувашской Республики

     Замечания прилагаются

     _____________ расшифровка подписи

        подпись

     04.04.94

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на первом экземпляре документа, кроме писем, телеграмм и других исходящих документов, визируемых на экземплярах, остающихся в учреждении.

Проекты приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

          Согласовано

     Зам. министра образования,

     науки и высшей школы

     Чувашской Республики

     _____________ В.В.Сапожников

     подпись

     14.04.94

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

          Согласовано

     Протокол заседания коллегии

     Министерства здравоохранения

     Чувашской Республики

     27.03.94 N 5

          Согласовано

     Письмо Минприроды

     Чувашской Республики

     12.04.94 N 152-01/3

Слово "Согласовано" пишется прописными буквами. Должность, личная подпись и дата согласования пишутся через один интервал строчными буквами с флаговым расположением текста, отделенного от слова "Согласовано" 1,5-2 интервалами.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами или на дополнительном листе, а на документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:

с подведомственными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случае необходимости или если это предусмотрено положениями о них;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с их разрешения.

При наличии возражения согласование не оформляется.

3.3.13. Проставление печати.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих права юридических и физических лиц, и на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, в т.ч. на телеграммах (приложение 6).

Печать без герба ставится на:

копиях документов, направляемых в другие организации;

размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке;

справках с места работы, о заработной плате и т.п.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Размеры печатей должны соответствовать: круглая печать с использованием одного языка - диаметром 38-40 мм; круглая печать с использованием двух языков - диаметром 40-45 мм; треугольная печать - 45 х 45 х 45 мм.

Реквизиты печати с указанием названия учреждения на чувашском и русском языках должны быть одинакового размера.

3.3.14. Отметка о заверении копии. Копия документа изготовляется и выдается с разрешения руководителя учреждения или соответствующего структурного подразделения. На первом листе копии документа делается отметка "копия".

Заверительная подпись составляется по форме:

"верно", наименование должности, личная подпись, фамилия и инициалы лица, заверившего документ, дата заверения. Например:

    Верно

    Секретарь приемной _________________ А.А.Громова

                            подпись

                  М.П.

    17.04.94

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Учреждения выдают копии только тех документов, которые создаются в них.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копия диплома, выписка из трудовой книжки и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия (кроме дипломов, трудовых книжек и других личных документов), делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку о том, где хранится подлинник.

3.3.15. Фамилию составителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Соколова 22-55-49

3.3.16. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

В отметке об исполнении документа и направлении его в дело должны быть следующие данные:

краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер;

слово "в дело";

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3.17. Отметка о переносе данных на машинный носитель с бумажного документа должна включать следующие данные: "информация перенесена на машинный носитель"; номер или наименование массива; подпись лица, ответственного за перенос данных, дата переноса.

3.3.18. Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Не для печати") размещается на первом листе документа выше реквизита "адресат" или грифа утверждения.

3.4. Требования к текстам документов

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, распорядительных документов, писем.

В любом случае документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

Тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документа, во второй - решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

Если принимаемый документ отменяет или изменяет ранее принятый акт или его отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1, 2, 3, 4 и т.д. Номер пункта от соответствующего раздела отделяется точкой. Например: 1.1; 1.15; 2.6.9 и т.д.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("были", "находились", "владеете" и т.п.); показатели могут быть выражены цифрами. Заголовки признаков объекта располагаются строками на левой половине листа. Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков. Анкетные тексты применяются в финансовых документах и т.д.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых, отчетных, финансовых документах. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера граф.

3.5. Особенности подготовки и оформления проектов и отдельных видов документов

3.5.1. Проекты документов

Порядок подготовки и внесения проектов указов и распоряжений Президента Чувашской Республики утвержден распоряжением Президента Чувашской Республики от 14 марта 1994 г. N 10-рп.

Положение о подготовке проектов постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики утверждено постановлением Кабинета Министров от 12 февраля 1994 г. N 6.

Подготовка проектов документов в других учреждениях осуществляется структурными подразделениями или должностными лицами, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Проекты документов печатаются, как правило, на соответствующих бланках с двумя копиями и представляются на подпись руководителю учреждения вместе с материалами, на основании которых они подготовлены, а инициативные - с запиской, содержащей обоснование вносимых предложений. Проект документа визируется соответствующим заместителем руководителя учреждения, руководителями юридической службы и службы ДОУ и согласуется в соответствии с требованиями п. 3.3.12.

3.5.2. Положение

Положения - это юридические документы, определяющие порядок образования, род деятельности, основные задачи, структуру и функции учреждений и их структурных подразделений (приложение 7).

Они составляются, как правило, при создании новых учреждений, подписываются их руководителями и утверждаются постановлениями Кабинета Министров Чувашской Республики.

Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений, а утверждаются руководителем учреждения. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата.

Положениями определяется и правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.

Основные элементы Положения:

гриф утверждения;

наименование вида документа (Положение);

название учреждения (структурного подразделения), функции которого определяются Положением;

содержание (текст), которое разбивается на основные разделы, объясняющие:

1) цели и основания создания учреждения (структурного подразделения);

2) основные задачи;

3) структуру и функции учреждения (структурного подразделения);

4) права;

5) организацию работы и взаимодействие с другими организациями;

порядок упразднения (реорганизации);

подпись руководителя учреждения (структурного подразделения);

дата и место издания.

3.5.3. Устав является юридическим актом, оформляющим образование организации или предприятия и определяющим их структуру, функции и правовое положение (приложение 8).

Устав может быть составлен для какой-то определенной хозяйственной, кооперативной или другой организации, в этом случае он называется индивидуальным; уставы, разработанные для групп однотипных организаций (государственных предприятий, вузов и т.п.) - типовыми уставами. Индивидуальный устав создается путем конкретизации типового устава.

Устав включает следующие основные элементы:

наименование вида документа (Устав);

наименование организации (предприятия), образование которой оформляется Уставом;

текст устава, который разбивается на логически законченные разделы, содержащие:

1) объяснение назначения, цели организации (предприятия);

2) описание основных задач;

3) описание организационной структуры и функций;

4) описание организационных форм работы и управления с указанием прав и обязанностей должностных лиц;

5) определение финансовой и материальной базы;

6) объяснение порядка представления отчетности и работы ревизионных органов;

7) описание действий в случае прекращения работы организации и порядка ее ликвидации;

подпись;

дата подписания и место издания.

В зависимости от характера организации (предприятия) устав может содержать дополнительные элементы, например, для кооперативов - Положение о членстве; порядок и условия вступления, выхода и исключения членов из кооператива, их ответственность по обязательствам кооператива; Положение об уставном фонде, порядке паенакопления и т.д.

Уставы утверждаются вышестоящими органами и вводятся в действие приказами и постановлениями.

3.5.4. Постановление

В соответствии с действующим законодательством и своей компетенцией государственные комитеты и комиссии, отдельные министерства Чувашской Республики, главы самоуправления издают постановления (приложение 9).

Постановления издаются в тех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции учреждения. Составитель проекта постановления отдельной справкой обосновывает необходимость его принятия.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления.

Распорядительная часть документа должна начинаться словами: "Государственный комитет" или "Государственная комиссия постановляет". Они располагаются с отдельной строки от нулевого положения табулятора. При этом слово "постановляет" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть от распорядительной.

Распорядительная часть постановления главы самоуправления начинается словами: "постановляю".

Постановляющая часть должна начинаться с абзаца. Формулирование этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "разработать" и т.д. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения его до конкретных исполнителей.

Обязательным элементом постановления является заголовок. Чтобы он наиболее точно отражал содержание документа, рекомендуется составлять его после написания текста.

Постановление вступает в силу с момента его подписания, после публикации или в указанный в тексте срок.

Постановление регистрируется в службе ДОУ.

3.5.5. Распоряжение

Распоряжение - это правовой акт учреждения, издаваемый единолично руководителем для решения оперативных вопросов. Проект распоряжения, как правило, не согласовывается.

Проекты распоряжений могут разрабатываться структурными подразделениями как по поручению руководства, так и по собственной инициативе.

При необходимости в проект распоряжения допускается включать констатирующую часть, которая помещается в первой фразе документа и начинается формулировками типа: "В соответствии...", "В целях...", "В связи..." и т.п.

Проект распоряжения (распорядительную часть) необходимо излагать в повелительной форме и начинать с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме: передать, утвердить, обязать и т.п.

Проект распоряжения во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство учреждения не установило иной срок.

Проект распоряжения должен быть завизирован юристом.

Распоряжения регистрируются в управлении делами (общем отделе, канцелярии или техническим секретарем), где им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.

3.5.6. Решение

Решение - распорядительный документ, принимаемый учреждением или органом самоуправления в пределах прав, предоставленных ему законами Российской Федерации и Чувашской Республики.

Решения принимаются и коллегиальными органами в соответствии с положениями о них (коллегии министерств и ведомств, ученые советы, общие собрания); как правило, решения принимают по вопросам, требующим коллегиального обсуждения.

Решение может быть не самостоятельным документом, а являться составной частью протокола. В этом случае оно самостоятельной распорядительной функции не имеет.

При подготовке к обсуждению проект решения согласовывается и визируется всеми заинтересованными учреждениями и юрисконсультом.

Если решение находится в составе протокола, то никакого специального оформления оно не требует. В том случае, если решение является самостоятельным документом, оно печатается на бланке или на листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с соблюдением всех присущих ему реквизитов (герб республики, наименование учреждения, место принятия, номер, дата, наименование вида документа (решение), заголовок, текст, подписи должностных лиц, визы согласования).

Датой решения является день его принятия.

Если на одном заседании принимается несколько решений по различным вопросам, они нумеруются в пределах одного протокола. Полный номер решения состоит из номера протокола и порядкового номера решения, разделенных знаком тире: 5-12.

Подписывают решение во всех случаях председатель и секретарь коллегиального органа.

3.5.7. Приказ

Проекты приказов разрабатываются в соответствии с регламентом работы аппарата учреждения (приложение 10).

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий.

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю".

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа приказ должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство учреждение не установило иной срок.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Проекты приказов, подготовленные в структурных подразделениях, передаются руководителю (работнику) службы ДОУ, который проверяет правильность их оформления.

Приказ подписывает руководитель учреждения или по его поручению - заместители.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Приказы по кадровым вопросам регистрируются в отделе кадров и имеют самостоятельную нумерацию с буквой "К".

3.5.8. Указание

Указание - распорядительный документ, издаваемый учреждением преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов как своих, так и вышестоящих органов.

Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям структурных подразделений в пределах их компетенции.

Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словом Предлагаю (Обязываю).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5.9. Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов (приложение 11).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, количество работающих (для общих собраний), количество делегатов, членов (для конференций, коллегиальных органов), присутствовали, приглашенные, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографическое исполнение.

Вопросы в повестке дня протокола должны быть сформулированы в предложном падеже. Например: "О рассмотрении и утверждении сметы расходов на 1993 год".

Форму изложения вопроса (доклад, сообщение и т.п.), должность и фамилию докладчика следует называть после формулировки вопроса. Например: "О работе по рассмотрению обращений граждан, поступивших в 1992 году и дальнейшему ее совершенствованию. Сообщение зав. канцелярией Кузнецовой О.Д."

Протокольные записи докладов, выступлений и постановлений (решений) должны отличаться краткостью, ясностью и точностью формулировок.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Следом за порядковым номером вопроса пишется слово "Слушали", затем с новой строки - фамилия и инициалы докладчика. Основное содержание докладов, сообщений, информаций помещается в тексте протокола или прилагается к нему.

Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего, при необходимости, в скобках дается наименование представляемого им учреждения. Например:

Выступили: Анисимов И.А. - председатель Чувашского рескома профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания РФ.

Затем кратко излагается суть выступления. В протоколе необходимо четко записывать те выступления, в которых содержится несогласие с основными положениями доклада и особое мнение выступающего. Запись выступлений, как и запись докладов, должна представлять собой не обязательно запись речи слово в слово, а лишь краткий текстовый отчет о ней.

Постановление (решение) в протоколе приводится полностью. Стиль протокольных постановлений (решений) - распорядительный, лаконичный, не допускающий двоякого толкования.

Окончательная формулировка постановления (решения) учитывает дополнения и поправки, внесенные в процессе заседания.

Постановление (решение) по одному вопросу может содержать несколько не связанных между собой решений, причем они могут быть конкретными (по существу) или требующими передачи рассмотрения данного вопроса в специальную комиссию (в том случае, если вопрос не может быть решен на заседании). При передаче вопроса в комиссию в постановлении (решении) должны быть указаны ее состав и лицо, ответственное за созыв и срок окончания работы комиссии.

Документ, утвержденный коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов учреждений, принимавших участие в работе совещания.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Если ход заседания (совещания) стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

Протокол подписывается не позднее 7 дней после заседания.

Если ход заседания (совещания) записывается на магнитную ленту, снимается на кинопленку, то записи хранятся в соответствии с Основными правилами работы госархивов с кинофотофонодокументами (М., 1980) у ответственного секретаря коллегиального органа, который несет ответственность за их сохранность.

3.5.10. Инструкции

Инструкция - распорядительный документ, содержащий разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты, или определяющий порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Издается руководителем учреждения в пределах его компетенции на основании Положения об учреждении и во исполнение действующих законов, постановлений и распоряжений Правительства и соответствующих актов вышестоящих органов. Инструкция действует, как правило, в течение продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе.

Инструкция может утверждаться приказом или непосредственно подписью об утверждении. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом руководителя, т.к. в приказе фиксируются все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в связи с выходом инструкции.

Инструкция может утверждаться несколькими учреждениями. В этом случае по верхнему полю печатаются все грифы утверждения со ссылками на соответствующие приказы.

Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки.

Основные реквизиты инструкции: наименование учреждения и его вышестоящего органа, наименование структурного подразделения, название вида документа, гриф утверждения, дата, индекс, место издания, заголовок, подпись.

В аппарате управления важную роль играют должностные инструкции (приложение 12). Каждый служащий должен полностью отвечать за порученный ему участок, за точное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей, за соблюдение установленного порядка.

3.5.11. Справочно-информационные документы

К справочно-информационным документам, которые носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным, относятся: справки, докладные и объяснительные записки, обзоры, сводки, акты, заключения, письма, телеграммы, телефонограммы, личные заявления и другие.

Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

3.5.11.1. Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Как правило, они подразделяются на две группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным организациям и гражданам, и справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки второй группы составляются в кадровой службе, бухгалтерии (приложения 13, 14).

Обязательными реквизитами всех видов справок являются: дата, адресат, заголовок, текст, подпись. Справки, используемые внутри аппарата учреждения, оформляются на чистом листе бумаги формата А4 с указанием структурного подразделения, подготовившего документ. В справке могут быть приведены таблицы, к справке составляются приложения. Подписывает справку должностное лицо, ее составившее и несущее ответственность за представленные сведения.

3.5.11.2. Докладная записка - документ, адресованный руководству учреждения или руководителям структурных подразделений и информирующий их о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - принятие определенного решения. В соответствии с этим текст докладной записки делится на две части, в первой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - предложения, просьбы и т.п. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Докладные записки оформляются на листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, заголовок, текст, дата, подпись составителя (приложение 15).

3.5.11.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (проекта, плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Как и докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

3.5.11.4. Актом называется документ, подтверждающий какой-либо юридический факт, событие, действие (приложение 16).

Акты, составляемые в подтверждение фактов, связанные с деятельностью учреждений, предприятий и организаций, относятся к административным.

Некоторые административные акты, как акты об инвентаризации или акты о приеме материальных ценностей, служат бухгалтерскими документами.

Другие акты составляются в зависимости от каких-либо событий (смена руководства, несчастный случай на производстве и т.п.).

Составление актов поручается комиссиям, утверждаемым приказами руководства учреждения или распорядительными документами вышестоящих органов (акты ревизий и обследований деятельности). Нередко акты составляются постоянно действующими инвентаризационными, экспертными комиссиями (в архивном деле - акты на выделение документальных материалов к уничтожению). В некоторых случаях к составлению актов привлекаются представители посторонних организаций или специально уполномоченные лица. Иногда составлению актов предшествует тщательная проверка фактов, событий и действий (акты ревизий, о несчастных случаях и т.п.). В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Все акты должны содержать следующие составные элементы:

наименование документа;

указание места составления;

дату составления и номер (индекс);

заголовок;

текст, состоящий из трех частей: вводная, констатирующая и выводы. Во вводной части дается перечень должностей и инициалов лиц, участвующих в составлении акта, а также основание для составления акта - ссылка на документ, в соответствии с которым составляется акт; в констатирующей части текста излагаются цели, задачи и существо проделанной работы, результаты. В заключительной части акта делаются выводы или даются конкретные предложения. Если в акте отражено несколько фактов, содержание разбивается на пункты с порядковой нумерацией;

указание количества экземпляров акта и перечень лиц, получивших копии акта;

перечень приложений с указанием количества листов в каждом из них;

подписи лиц, составивших акт, и лиц, ознакомленных с ним.

При составлении актов обследований и ревизий их содержание предварительно обсуждается с лицами, деятельности которых они касаются.

3.5.11.5. Заключения составляются на документы самого разнообразного характера. Это могут быть, например, документы самого учреждения, которые представляются на рассмотрение или утверждение в вышестоящие органы; документы подведомственных учреждений, предприятий и организаций, содержащие предложения и требующие обсуждения или утверждения; документы учреждений той же отрасли, поступающие как проекты на экспертизу или отзыв и т.п. Заключение могут давать лишь авторитетные специалисты.

В любом заключении имеется введение - краткое изложение существа вопроса, анализа основных положений или предложений, оценка их.# Заключения подписывают составители. В зависимости от назначения заключение может называться отзывом или актом экспертизы.

3.5.11.6. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений в результате переписки с вышестоящими, подведомственными и другими учреждениями, предприятиями и организациями, а также гражданами.

Служебные письма решают многочисленные оперативные вопросы и по своему содержанию подразделяются на запросы, уведомления, приглашения, сообщения, напоминания, подтверждения, просьбы и т.п.

Служебное письмо составляется по одному вопросу; текст его должен быть ясным, четким, кратким. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей: в первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, и здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма; во второй излагается основная часть документа: предложения, выводы, просьбы, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Уважение к адресату выражается при помощи деепричастных оборотов типа: "тщательно изучив Ваши замечания...", "внимательно рассмотрев Ваши предложения...".

При обосновании просьб, как правило, используются устоявшиеся словосочетания и выражения: "В связи...", "В соответствии...", "В порядке обмена...", "В порядке исключения..." и т.п.

Причины принятия решения формулируются с помощью деепричастных оборотов: "Учитывая", "Считая", "Принимая во внимание", "Рассматривая", "Руководствуясь" и т.п.

Письма оформляются на бланках установленного образца форматов А4 и А5 в соответствии с ГОСТ 6.38-90. Составитель письма должен соблюдать требования, изложенные в разделе 3.3.

По характеру информации служебные письма подразделяются на разновидности:

сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых документов. Сопроводительные письма составляются в случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указывается заголовок и поисковые признаки (дата, номер) направляемого документа. Такие письма, как привило, составляются на бланке формата А5 и не имеют самостоятельного заголовока#;

письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут быть адресованы как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения, условия участия в нем, проезда и размещения;

информационные письма сообщают адресату о каком-либо событии или информируют о деятельности;

письма-извещения по своему характеру близки к информационным письмам. Они составляются для конкретного адресата, чаще всего являются ответом на запрос и начинаются словами: "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п. Далее идет изложение каких-либо фактов;

письма-подтверждения содержат сообщения о получении какого-либо отправления (письма, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может также подтверждать какой-либо факт, событие, действие, телефонный разговор. Текст таких писем начинается словами, образованными от глагола "подтверждать", например: "Подтверждается получение...", "Подтверждаем согласие..." и т.д. Направление писем-подтверждений является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний;

письма-напоминания содержат указания на приближение или истечение срока исполнения какого-либо поручения, обязательства или проведения мероприятия. Такие письма состоят из одной заключительной части и начинаются, как правило, словом "Напоминаем";

письма-ответы по своему содержанию носят зависимый от инициативных писем характер. В них излагается решение по поставленному в инициативном письме вопросу: принятие или отказ от предложения, просьбы. Ответ излагается в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, то он должен быть хорошо аргументирован.

3.5.11.7. Телеграмма - это разновидность служебного письма. Отличительный ее признак - особая краткость языка, так называемый "телеграфный стиль" изложения.

Служебные письма передаются по телеграфу в тех случаях, когда пересылка их почтой замедляет исполнение.

Текст телеграммы должен быть предельно кратким, содержание не должно повторять текста ранее посланных документов, при необходимости делаются ссылки на эти документы. В тексте телеграммы обычно не пишутся союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенно: тчк - точка, зпт - запятая, квч - кавычки, двтч - двоеточие, которые пишутся строчными буквами. Цифровые данные в тексте во избежание искажения рекомендуется писать словами.

Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами на одной стороне листа. Исправления и переносы слов в тексте не допускаются. Исходящий регистрационный номер печатается после текста (НР 235).

Адрес, содержание телеграммы и подпись печатают с новой строки. Содержание излагают без абзаца.

Многие населенные пункты имеют одинаковые названия, поэтому при направлении телеграмм в такие пункты в адресе указывают не только название пункта, но и республику, край, область, район, например: Алатырь Чувашской, Павловск Воронежской, Павловск Алтайский.

3.5.11.8. Телефонограмма - это сообщение, переданное по телефону. Телефонограммой пользуются часто для передачи вызова на заседания, совещания и т.п., как правило, в пределах местной телефонной связи (приложение 17).

К оформлению телефонограммы предъявляются те же требования, что и к телеграмме. Телефонограммы не должны содержать трудновыговариваемых слов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее адресуют, и номера телефонов. В списке отмечаются фамилии лиц, принявших телефонограмму, и время.

Передающий телефонограмму сообщает адресату свою фамилию, номер телефона и время.

3.5.11.9. Служащие часто обращаются в свои учреждения по самым различным вопросам. Эти обращения могут иметь вид заявлений, предложений, просьб, жалоб. В одних из них излагаются вопросы, относящиеся к деятельности учреждения, критикуются недостатки, вносятся предложения по улучшению производственной деятельности; другие носят личный характер: просьбы о переводе, о предоставлении отпуска, о назначении пенсии и т.д.

Заявления, в которых граждане жалуются на нарушение своих прав, на формально-бюрократическое отношение к их нуждам со стороны отдельных должностных лиц и т.д., относятся к жалобам.

Заявление имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения учреждения, сведения о заявителе (фамилия, имя и отчество, занимаемая должность, место жительства и др.), наименование адресата, которому предназначено заявление, наименование вида документа (заявление, жалоба и т.д.), дата, текст, перечень приложений, подпись заявителя (приложение 18).

3.6. Печатание и тиражирование документов

Текст документа на бланках формата А4 печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Проекты документов, тексты докладов, оригиналы для типографических изданий печатают через 2 межстрочных интервала.

Документы, подлежащие постоянному хранению, печатаются на бумаге "Типографская N 1", "Энциклопедическая".

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Главы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Экземплярность документов определяется количеством адресатов, контролирующих лиц, необходимостью сохранения экземпляра в деле.

Размножение документов осуществляется по указанию руководства учреждения и фиксируется на обратной стороне последней страницы оригинала.

Тираж напечатанного документа и инициалы машинистки указываются на последней странице после фамилии составителя.

4. Информационно-поисковые системы по документам учреждений

В учреждениях создаются информационно-поисковые системы (ИПС) ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включают регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), порядок оперативного хранения документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов учреждений, предприятий и организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел; классификатора корреспондентов; классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур); классификатора названий видов документов; классификатора вопросов деятельности; классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях, жалобах граждан и др.

4.1. Регистрация и индексирование документов

4.1.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем делопроизводственного индекса, даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля исполнения и поиска документов.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатору корреспондентов и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются дефисом или косой чертой.

4.1.2. Регистрации подлежат все создаваемые и поступающие документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях (протоколы, приказы, распоряжения, письма, телефонограммы), отчетные, кадровые, финансовые и др.

Регистрируются также публикации в средствах массовой информации о работе учреждения и его подведомственных организаций.

Документы, поступившие в конвертах с пометкой "лично", регистрируются по данным, имеющимся на конверте. Другие сведения заносятся после рассмотрения письма адресатом.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

4.1.3. В аппарате учреждения ведется централизованная система регистрации. Финансовые документы и документы о движении материальных ценностей могут регистрироваться в бухгалтерии.

4.1.4. На каждом поступившем документе, независимо от того, подлежит или не подлежит он регистрации, в правом нижнем углу первого листа, на конверте с пометкой "лично" проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату поступления документа в учреждение (приложение 19).

4.1.5. При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 20); перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; приказ о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями; номенклатура дел.

4.1.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

автор (корреспондент);

название вида документа;

дата документа;

регистрационный индекс документа;

заголовок документа, краткое содержание;

резолюция (назначение исполнителя, содержание поручения, дата, автор);

срок исполнения - дата, к которой поручение должно быть выполнено;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа ответа);

отметка о направлении документа в дело ("В дело N ________", дата, подпись ответственного исполнителя).

4.1.7. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами:

расписка исполнителя о получении документа;

отметка об исполнителе (для писем - обязательно);

количество листов документа;

наличие приложений;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

отметки о прохождении документа;

значимость вопроса, отраженного в документе;

оценка исполнения;

срок хранения документа и др.

4.1.8. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 21), в журналах (приложения 22, 23, 24) или на машинных носителях.

Предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются отдельно на специально установленных регистрационных формах (приложения 25, 26).

4.1.9. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его эффективное использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

4.2. Построение поисковых систем

4.2.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по журналам регистрации и номенклатуре заводимых дел.

Регистрационные карточки могут составлять следующие картотеки: контрольные, справочные, по письмам граждан, алфавитные и другие.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

4.2.2. Справочная картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения. Вторая часть картотеки строится по схеме номенклатуры дел. Главный поисковый признак документа в ней - его содержание. Карточки из первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются во вторую часть картотеки.

4.2.3. Справочная картотека на предложения, заявления и жалобы граждан строится по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.

4.2.4. Справочные карточки на исполненные документы и помещенные в дела передаются вместе с документами в ведомственный архив учреждения.

5. Организация документооборота

 5.1. Порядок обработки поступающих документов                           

 5.2. Порядок прохождения и исполнения документов                        

 5.3. Порядок обработки отправляемых документов                          

 5.4. Порядок подготовки, приема и передачи  документов  по факсимильной 

      связи                                                              

 5.5. Подсчет объема документооборота                                    

Движение документов с момента создания или их получения до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот аппарата учреждения.

Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием входящих документов, первичная обработка, предварительное распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение.

5.1. Порядок обработки поступающих документов

5.1.1. Прием и первичная обработка корреспонденции осуществляется в управлении делами (общем отделе, канцелярии) или техническим секретарем учреждения.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются в вычислительный центр без вскрытия упаковки.

Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи.

5.1.2. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются после проверки правильности доставки, целостности конвертов или упаковки документов.

Конверты с надписями "лично", "личное", или адресованные общественным организациям, не вскрываются.

Конверты от поступивших документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

5.1.3. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в управлении делами (общем отделе, канцелярии или у технического секретаря), а второй направляется корреспонденту.

5.1.4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

требующие обязательного рассмотрения руководством;

направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

На рассмотрение руководства передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, требующие решения руководства. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления.

5.2. Порядок прохождения и исполнения документов

5.2.1. Документы, переданные лично руководству учреждения минуя управление делами (общий отдел, канцелярию, технического секретаря), после рассмотрения передаются для регистрации и учета (в установленном порядке).

5.2.2. Прием и передача документов на всех этапах документооборота производится с отметкой в контрольно-регистрационной карточке или журнале: кому передан документ, расписка в получении.

5.2.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнителе, порядке и характере исполнения документа. Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги и подкалывать их к основному документу. Исключение допускается только для таких документов, как законы, указы, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции руководства необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

5.2.4. Указания руководства, срок исполнения и пометки о направлении документа заносятся в контрольно-регистрационные карточки или журнал, после чего документ через управление делами (общий отдел, канцелярию, технического секретаря) направляется для исполнения.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей для ознакомления с документом, поручением и определения порядка работы. Другие соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Не допускается ознакомление с поручением соисполнителей путем передачи документа из подразделения в подразделение. В целях ускорения процесса исполнения такого рода документов практикуется оперативное снятие с них необходимого числа копий и рассылка их сразу всем соисполнителям. Подлинник документа передается ответственному исполнителю. К установленному сроку исполненный документ с материалами должен быть передан в управление делами (общий отдел, канцелярию, техническому секретарю).

5.2.5. Исполнитель, получивший документы, просматривает их и распределяет по срокам исполнения. Срок исполнения поручения исчисляется с момента вручения документа исполнителю.

5.2.6. На документах, исполненных оперативным путем, ставятся отметки "Исполнено", "Принято к сведению", "Принято к руководству" и т.п.

На документах, присланных в справочно-информационных или отчетных целях и не требующих ответа, после исполнения делаются отметки "Включено в отчет" и т.п. (см.п.3.3.16).

Подписи об ознакомлении с документом проставляются в левом нижнем углу последней страницы оригинала. При ознакомлении с законами, указами, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Чувашской Республики подписи ставятся на листах ознакомления (приложение 27).

5.2.7. Движение документа завершается передачей его с материалами об исполнении для подшивки в дело согласно номенклатуре дел и отправки материалов об исполнении по назначению.

5.3. Порядок обработки отправляемых документов

5.3.1. Все документы, подписанные руководителем учреждения, его заместителями или другими должностными лицами, регистрируются и отправляются работниками управления делами (общего отдела, канцелярии) или техническим секретарем.

Документы должны поступать на отправку правильно оформленными в соответствии с требованиями стандартов (см.п.3.3).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

5.3.2. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи.

Срочные документы, уведомления и приглашения заказным письмом не отправляются.

5.3.3. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник, осуществляющий отправку, проставляет свою фамилию и дату отправки.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

5.3.4. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее 10 часов следующего рабочего дня.

Телеграммы и другая срочная корреспонденция отправляются немедленно.

5.3.5. В целях сокращения переписки вместо письменного ответа корреспонденту может быть возвращен инициативный документ с резолюцией или записью о решении вопроса. В этом случае в регистрационной карточке или журнале делается отметка о дате отправки документа и содержании ответа.

5.4. Порядок подготовки, приема и передачи документов по факсимильной связи

5.4.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).

По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным черным цветом с минимальной величиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее 0,15-0,20 мм.

5.4.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы:

с четким изображением (подлинным или подписанная копия);

на белой бумаге размером не более формата А4 (210 х 297 мм);

в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

5.4.3. Объем документа, передаваемого за один сеанс связи не должен превышать 10 листов.

Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре.

5.4.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:

простым грифельным карандашом руководитель подразделения, исполнившего документ, или его заместитель в правом верхнем углу документа делает отметку "ФАКС с досылкой" или "ФАКС без досылки" и ставит свою подпись.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа ставится отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона.

5.4.5. После подписания документ регистрируется в канцелярии, делается отметка "ФАКС", после чего направляется оператору факсимильной связи.

После передачи документа по факсимильной связи оператор делает отметку "Передано" (фамилия, дата и время).

Документ с отметкой "ФАКС с досылкой" после передачи по факсимильной связи передается в канцелярию для отправки почтой.

Документ с отметкой "ФАКС без досылки" передается в канцелярию для подшивки в дело или исполнителю.

Адресат, получив факсограмму с отметкой "Факс без досылки", работает с ней как с обычным входящим документом.

При получении факсограммы с отметкой "ФАКС с досылкой" адресат работает с ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с факсограммы и прикладывает ее к оригиналу.

5.4.6. Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи ведется канцелярией в установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе отметки "ФАКС". Учет передачи и приема непосредственно у факсимильного аппарата производится оператором в журналах установленной формы (приложения 28, 29).

5.4.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ("Не для печати").

5.4.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче и руководителя соответствующего подразделения.

5.5. Подсчет объема документооборота

5.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов полученных или созданных в аппарате учреждения за определенный отрезок времени (год, месяц).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке Табеля унифицированных форм документов подсчет и анализ объема документооборота обязателен.

Результаты учета объема документооборота обобщаются и представляются руководству учреждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

5.5.2. Подсчет количества созданных и поступивших документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Поступающие, исходящие и внутренние документы в учреждении подсчитываются отдельно.

5.5.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах (приложение 30).

6. Работа служащих с документами

6.1. Руководители структурных подразделений учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату, помещение поступившего документа и копии отправляемого документа в дело, внесение сведений в контрольно-регистрационную карточку.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

6.4. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы Табель унифицированных форм документов, разрешенных к применению в учреждении, номенклатуру дел, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

6.5. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными банками данных учреждения, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

6.6. Служащие несут ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов в соответствии с действующим законодательством.

7. Контроль исполнения документов

 7.1. Задачи контроля исполнения                                         

 7.2. Сроки исполнения документов                                        

 7.3. Организация контроля исполнения                                    

7.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, периодическое информирование руководства.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 31). По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

Контроль осуществляют руководители учреждения, управление делами (общий отдел, канцелярия, технический секретарь) и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется в управлении делами (общем отделе, канцелярии, техническим секретарем) или специально назначенным служащим. Контроль исполнения документов других систем документации (финансовой, снабженческой и т.д.) ведется по поручению руководства в соответствующих структурных подразделениях.

7.2. Сроки исполнения документов

7.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших органов государственной власти и управления России, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления (приложение 32). Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями в резолюции.

Конечная дата исполнения может содержаться в тексте документа. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

7.2.2. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - контрольно-регистрационную карточку, журнал или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие учреждения, организация-автор документа и органы госнадзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле унифицированных форм документов учреждения.

7.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

7.3. Организация контроля исполнения

7.3.1. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки их на контроль, рассылки исполнителям.

Доведение организационно-распорядительных документов вышестоящих органов до подведомственных учреждению организаций осуществляется приказом или письмом с приложением копии организационно-распорядительного документа. Учет рассылки организационно-распорядительных документов в структурные подразделения учреждения и подведомственные организации ведется в карточках (приложение 33).

7.3.2. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: контрольно-регистрационных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных.

При ведении в учреждении журнальной формы регистрации на все документы, подлежащие контролю, заполняется контрольная карточка.

Полученные данные о ходе исполнения документов вносятся в графу "Контрольные отметки" карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

7.3.3. Службой контроля или контролирующим лицом осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; наведение справки о получении исполнителем контролируемого документа; выяснение фамилии, имени, отчества и телефона служащего-исполнителя и внесение их в карточку; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководства о состоянии исполнения; сообщение о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководства; формирование картотеки исполненных документов.

7.3.4. Карточки на контролируемые документы (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов (год, квартал, месяц), а затем - по исполнителям, группам документов (приказы, решения коллегии и др.).

7.3.5. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

7.3.6. Управление делами (общий отдел, канцелярия, технический секретарь) учреждения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе исполнения документов и поручений, сообщает итоги руководству (приложение 34).

7.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольных службах или в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания служащим о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и другие выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и ввода всех необходимых сведений в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив учреждения одновременно с документами.

8. Составление и ведение номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков, их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и одним из учетных документов в делопроизводстве.

8.2. Номенклатуры дел, составленные в структурных подразделениях учреждения, служат основой для сводной номенклатуры дел, которая составляется в управлении делами (общем отделе, канцелярии) или техническим секретарем. Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры дел оказывает государственный архив, непосредственно курирующий работу данного учреждения.

Сводная номенклатура дел, предварительно завизированная ответственным за делопроизводство и согласованная с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) учреждения, каждые пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива, утверждается руководителем и хранится постоянно.

В случае коренных изменений функций и структуры учреждения номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования с ЭПК государственного архива.

8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о учреждении и его структурных подразделениях, штатным расписанием, должностными инструкциями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, разработанными вышестоящим органом отрасли, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986). Обязательно должны быть изучены документы, образованные в процессе деятельности учреждения, их виды, состав.

8.4. Номенклатура дел составляется по функциональной схеме. Названия разделов и их расположение должны соответствовать утвержденной структуре или штатному расписанию.

Первым разделом, как правило, является управление делами (общий отдел, канцелярия). За основными структурными подразделениями располагаются общественные организации.

8.5. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы учреждения, в том числе вычислительного центра, поступивших из других организаций для продолжения, переходящих дел, дел с грифом "Для служебного пользования", картотеки и другие.

8.6. Графы номенклатуры дел учреждения (приложение 35) заполняются следующим образом:

в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 03-08, где 03 - обозначение структурного подразделения, 08 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Дела с документами по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом. В графе "примечание" делается отметка: "делопроизводством начато в _______ г.".

В графу 2 включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих действующие законы и организационно-распорядительную документацию. Далее идут заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разная переписка", "учет материалов" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (Например: документы к протоколам, коллегии, переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, постановления, протоколы, отчеты и т.д.);

название автора документов (Например: приказы Госкомитета по управлению государственным имуществом);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, т.е. адресат или корреспондент документов (Например: переписка с районными и городскими комитетами по управлению имуществом по основным вопросам деятельности);

краткое содержание документов дела (Например: годовой бухгалтерский отчет по основной деятельности с приложениями);

название территории, с которой связано содержание документов дела (Например: анализ работы фермерских хозяйств Вурнарского района);

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела (Например: протоколы заседаний коллегии за 1990 г.).

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, куда после подсчета вносится фактически заведенное количество дел (томов, частей).

В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на перечень (типовой или ведомственный), типовую или примерную номенклатуры дел.

В графе 5 по истечении календарного года проставляются отметки о переходящих делах, о передаче дела в другую организацию и др.

8.7. В разделе каждого структурного подразделения номенклатуры дел оставляются резервные номера, которые присваиваются делам, дополнительно образованным и включаемым в номенклатуру текущего года.

8.8. По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве фактически заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются сотрудником, ответственным за делопроизводство, в ведомственный архив и соответствующий государственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка.

8.9. На основе согласованной с ЭПК государственного архива сводной номенклатуры дел в конце каждого года составляется уточненная номенклатура дел на следующий год, которая утверждается распорядительным актом руководителя и вводится в действие с 1 января. В распорядительном акте могут быть отражены изменения, даны поручения, определен порядок обеспечения сохранности документов и дел и т.п.

8.10. Сводная номенклатура дел учреждения на год печатается в 4 экземплярах: первый экземпляр хранится в управлении делами (общем отделе, канцелярии, у технического секретаря), второй представляется в соответствующий государственный архив, третий - используется в качестве рабочего экземпляра в ведомственном архиве, четвертый - расформировывается и раздается в структурные подразделения.

8.11. При наличии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится в ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.

9. Формирование дел

9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в учреждениях формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях и у главных специалистов.

9.2. Дела формируются служащими в соответствии с требованиями Системы.

Методическую помощь и контроль за правильным формированием дел осуществляет управление делами (общий отдел, канцелярия) или технический секретарь.

9.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

объем дела не должен превышать 250 листов (при превышении данного объема дело разделяется и формируется следующий том);

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (в т.ч. по жалобам, личные дела);

систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние - в конце), по алфавиту (лицевые счета, личные карточки рабочих и служащих), индексации (заявления и жалобы граждан). Эти принципы могут комбинироваться;

приложения большого объема группировать в отдельные тома, небольшие присоединять к тем документам, к которым они относятся;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

помещать в дела машинограммы на общих основаниях;

документы подшиваются в обложки из твердого картона.

9.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы: в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки, другие документы группируются отдельно от проектов и откладываются в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов для последующего их хранения и использования или для отбора на уничтожение.

10.2. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится: при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности помещения документов в дела, при научно-технической обработке и подготовке дел к передаче на государственное хранение.

10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных комиссий подведомственных организаций в учреждении создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается руководителем (приложение 36).

10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор материалов на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без проверки имеющихся в них документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения.

10.5. Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи на хранение в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "до замены новыми", "при условии завершения ревизий" и т.п.

10.6. По результатам экспертизы ценности документов проводится описание дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

10.7. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный (приложение 37).

Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1990 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1994 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 1996 года.

10.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Акт рассматривается на заседании ЦЭК учреждения одновременно с описями. Одобренный ЦЭК и утвержденный руководителем акт вместе с описями представляется через соответствующий государственный архив на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета Чувашской Республики по делам архивов.

Только после утверждения описей ЭПМК Комитета по делам архивов учреждение имеет право уничтожать дела, включенные в акт.

10.9. Документы, выделенные к уничтожению, подлежат передаче предприятию "Вторресурсы". Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте.

Если документы уничтожены путем дробления, об этом также делается отметка в акте.

Не допускается уничтожение документов путем сжигания.

10.10. Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальной инструкцией.

10.11. Вычислительный центр обеспечивает проведение экспертизы ценности документов на машинных носителях, участвует в работе ЦЭК при определении сроков и режима хранения этих документов.

11. Оформление дел

11.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, а также проведения экспертизы подлежат оформлению для подготовки их к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений учреждения при методической помощи и под контролем работника, ответственного за ведомственный архив.

11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепки удаляются.

11.4. Документы особой исторической и художественной ценности (рукописи, рисунки, чертежи и т.п.), а также карты не подшиваются, а помещаются в папки с тремя клапанами и завязками, картонные футляры или конверты.

Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

11.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист любого формата пришивается за одну сторону и нумеруется как один лист; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется так же. Листы большого формата складываются.

Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровывать нельзя (ткани, медали и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

11.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации, составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе по установленной форме, который подшивается в конце каждого дела (приложение 38).

11.7. Если дело состоит из особо ценных документов, в его начале помещается внутренняя опись документа, составленная по установленной форме (приложение 39).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак плюс (+).

11.8. Обложки дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 40). На обложке дела указываются:

полное название учреждения в именительном падеже;

наименование структурного подразделения;

индекс дела (при наличии нескольких томов или частей дела индекс проставляется на каждом томе с добавлением "том I", "том II" и т.д.);

заголовок дела;

даты дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела (после включения дела в сводную опись).

Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушью.

Заголовок дела и его индекс переносятся на обложку из утвержденной сводной номенклатуры дел учреждения на год. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (указываются номера приказов, протоколов, месяцы года, виды и формы статистической отчетности и т.п.).

Даты в заголовке должны соответствовать году заведения и году окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под заголовком делается запись: "Имеются документы за..." (указывается период).

В заголовках дел, содержащих только копии документов, указывается их копийность, например: Отчет о работе с кадрами за 1991 год. Копия.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

12. Составление описей дел

12.1. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела:

постоянного хранения;

долговременного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу;

личные дела уволенных;

со специальной документацией (научные отчеты по темам, следственные и судебные дела и т.п.).

12.2. В каждом структурном подразделении учреждения описи составляются не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив (приложение 41). Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи (приложение 42).

Сводная опись составляется работником, ответственным за ведомственный архив учреждения по хронологически-структурному принципу, рассматривается ЦЭК, утверждается руководством и подлежит утверждению ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов. Методическую помощь при составлении сводной описи оказывает соответствующий государственный архив.

12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью);

номер сводной описи присваивается по согласованию с соответствующим государственным архивом;

к сводной описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, при необходимости - указатели).

12.4. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на машинке, не имеющей дефектов шрифта. Опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, 2 экземпляра - на белой бумаге. Описи дел долговременного хранения, по личному составу, личных дел уволенных, акты на уничтожение печатаются в 2 экземплярах.

При печатании расстояние между заголовками дел в описи должно быть 2 интервала, расстояние между строчками в заголовке - 1-1,5 интервала.

12.5. В случае, если имеют место утрата или порча документов, которые должны быть включены в описи, это оговаривается в предисловии к описи, а также составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью руководителя учреждения, которая вместе с описями представляется в ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.

12.6. После утверждения описей ЭПМК Комитета по делам архивов первый экземпляр описи дел постоянного хранения остается на контроле в соответствующем государственном архиве, все остальные экземпляры возвращаются в учреждение.

13. Оперативное хранение документов и дел

13.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив учреждения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и служащие несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела должны находиться в рабочих кабинетах в запирающихся шкафах, сейфах или специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, влаги.

13.2. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

13.3. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 43). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

13.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

14. Передача дел на архивное хранение

14.1. Передача дел в ведомственный архив, обеспечение их сохранности

14.1.1. Документы, образовавшиеся в деятельности учреждения, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики и независимо от времени и места происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовке к передаче на государственное хранение в учреждении образуется ведомственный архив, действующий на основании Положения и подчиненный руководителю (приложение 44).

14.1.2. Ведомственный архив комплектуется документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве и обеспечивает их сохранность.

При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи служащих, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

14.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.1.4. Выдача дел из архива во временное пользование в структурные подразделения учреждения осуществляется сотрудником, ответственным за ведомственный архив.

Все выдаваемые дела, независимо от их характера и срока выдачи, вносятся в журнал учета выдачи дел из архива, в котором делаются записи: о дате выдачи дела; указываются номера описи и дел; фамилии и должности лиц, получивших дела; срок, на который выданы дела; расписка в получении дел; дата их возврата и подпись служащего, ответственного за ведомственный архив, принявшего дела обратно (приложение 45).

Перед выдачей и после возврата дел служащий, ответственный за архив, проверяет нумерацию листов и состояние документов каждого выдаваемого и возвращенного дела. На место каждого выданного дела должна быть положена карта-заместитель (приложение 43). После возвращения дела карта-заместитель изымается и используется при следующей выдаче. В качестве разовых заместителей могут использоваться полоски чистой бумаги с краткой информацией о деле и пользователе.

14.1.5. По всем случаям повреждения или утраты документов и дел, обнаруженных после их выдачи во временное пользование, составляется акт и докладывается руководству учреждения для принятия мер по розыску.

14.1.6. До передачи на государственное хранение документы находятся в ведомственном архиве учреждения в течение срока, установленного Законом Чувашской Республики "Об архивном фонде Чувашской Республики и архивах", для соответствующих категорий учреждений. Документы по личному составу хранятся 75 лет.

14.2. Порядок передачи дел на государственное хранение

14.2.1. Документы Архивного фонда Чувашской Республики подлежат передаче на государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве учреждения. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документов делопроизводством.

14.2.2. В необходимых случаях сроки ведомственного хранения документов могут быть продлены по согласованию с архивными учреждениями.

В случае отсутствия условий для обеспечения сохранности документов в учреждении документы могут быть переданы на государственное хранение до истечения срока ведомственного хранения по согласованию с соответствующим государственным архивом.

14.2.3. Документы постоянного срока хранения передаются на государственное хранение по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел, составляемым государственным архивом в 2 экземплярах.

14.2.4. Перед передачей документов представитель государственного архива совместно с сотрудником, ответственным за ведомственный архив учреждения, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел. При обнаружении физических и биологических повреждений составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами учреждения.

14.2.5. Вместе с документами в государственный архив передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения, помимо контрольного экземпляра, переданного в архив после утверждения ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.

Передача дел проводится единично по описи; особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них.

На всех четырех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Четвертый экземпляр описи дел постоянного хранения вместе с экземпляром акта прием-передачи дел возвращается в учреждение.

14.2.6. Если при приеме-передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, составляется акт, где указываются номера отсутствующих дел, их заголовки, количество листов в делах и обязательно - причины отсутствия дел.

Учреждение, передающее документы на государственное хранение, обязано принять меры к розыску отсутствующих дел. Если розыск не привел к положительному результату (т.е. дела не обнаружены), то государственный архив принимает дела только после того, как акт о недостаче документов будет согласован с ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.

14.2.7. При первой передаче документов в государственный архив учреждение должно представить историческую справку на фонд. При последующих передачах составляются дополнения к исторической справке о происшедших изменениях в названии, подчиненности, функциях, структуре органа и составе передаваемых на государственное хранение документов.

15. Учет и хранение бланков, печатей, штампов и пломбиров

15.1. Печати, штампы, пломбиры, содержащие изображение Государственного герба Чувашской Республики, полное наименование учреждения, бланки организационно-распорядительных документов и писем, удостоверений личности, командировочных удостоверений, а также все виды пропусков и трудовые книжки подлежат обязательному учету.

Печати, штампы, пломбиры, бланки должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

15.2. Ответственность за организацию и состояние учета, хранения и использования печатей, штампов и бланков, несет руководитель учреждения.

15.3. Служащие, персонально ответственные за учет, хранение и использование печатей, штампов, пломбиров, бланков назначаются приказами по учреждению.

15.4. Заказы на изготовление печатей, штампов, пломбиров, бланков оформляются через соответствующую службу или должностное лицо учреждения.

15.5. Учет изготовленных печатей, штампов, пломбиров, бланков, передача их служащим, ответственным за хранение и использование, ведется в специальных журналах в управлении делами (общем отделе, канцелярии). Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются (приложения 46, 47).

15.6. При уходе в очередной отпуск или увольнении служащий, ответственный за использование печати, штампа, пломбира сдает их в соответствующую службу или, по приказу, передает другому служащему, о чем делается соответствующая отметка в журнале.

15.7. При смене руководства учреждения, а также руководителя управления делами (общего отдела, канцелярии), печати, штампы учитываются поименно и путем тиснения в описи или акте приема-передачи имущества учреждения.

15.8. Уничтожение изношенных печатей, штампов, пломбиров (после изготовления новых) производится непосредственно в самих учреждениях, о чем делается отметка в журнале.

Для организации их уничтожения приказом руководителя создаются специальные комиссии в составе не менее трех человек.

Комиссия составляет акт об уничтожении печатей, штампов и пломбиров, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. Акт подшивается в специально заведенное дело, хранящееся до передачи на государственное хранение в делопроизводстве структурного подразделения, которое отвечает за внутреннюю организацию работы учреждения (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.).

Доступ посторонних лиц к указанного рода делам и документам должен быть исключен.

15.9. При упразднении, ликвидации учреждения печати, штампы уничтожаются ликвидационной комиссией по согласованию с Комитетом Чувашской Республики по делам архивов (геральдической службой).

Правопреемники ликвидируемых или реорганизуемых учреждений, организаций и предприятий, а в случае их отсутствия - учреждения, осуществляющие ликвидацию или реорганизацию юридических лиц, независимо от их организационно-правовых форм, обязаны требовать от них журналы учета печатей, штампов, пломбиров, а также акты об их уничтожении, либо принять по описи все имеющиеся печати, штампы, пломбиры и самостоятельно организовывать их уничтожение.

Описи принятых печатей, штампов, пломбиров подшиваются в одно дело с актами об их уничтожении.

15.10. Уничтожение мастичных печатей осуществляется путем их отделения от деревянного основания, разрезания не менее чем на четыре части, и последующим сжиганием в печах на предприятиях, имеющих для этого соответствующие условия. Металлические печати и пломбиры также отделяются от деревянного основания и подлежат переплавке или сжиганию на соответствующих предприятиях.

16. Порядок передачи документов при смене служащих

16.1. При смене служащих документы передаются другому работнику по указанию руководителя подразделения или по приказу учреждения с отметкой в контрольно-регистрационных карточках и распиской в номенклатуре дел в управлении делами.

16.2. При смене руководителя учреждения, служащего, ответственного за архив, управляющего делами, зав. общим отделом, канцелярией, технического секретаря документы, архив и печати передаются по акту приема-передачи и описям в присутствии представителя вышестоящего учреждения.

17. Порядок передачи документов при реорганизации, упразднении учреждения и его подразделений

17.1. При реорганизации, упразднении структурного подразделения учреждения документы, в соответствии с приказом руководителя, по акту передаются правопреемнику или по описи сдаются в ведомственный архив. Передачу производит руководитель реорганизуемого, ликвидируемого подразделения.

17.2. При реорганизации, упразднении учреждения документы в упорядоченном состоянии по описям передаются ликвидационной комиссией правопреемнику или сдаются в соответствующий государственный архив.

Документы по личному составу могут быть переданы на хранение в Республиканский центр документации по личному составу.

18. Организация контроля за соблюдением законодательства об архивах и состоянием делопроизводства

18.1. Руководитель учреждения ежегодно организует проверку состояния ведомственного архива и делопроизводства в аппарате, назначив специальную комиссию под руководством одного из своих заместителей. В состав комиссии включается сотрудник государственного архива.

Комиссия руководствуется п.п.6, 8 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 и Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986 г.).

18.2. По итогам проверки руководитель учреждения принимает соответствующие меры по совершенствованию документирования деятельности аппарата и обеспечению сохранности документов.

Приложение 1

к п.1.5.

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю учреждения.

В состав службы ДОУ, как правило, включаются управляющий делами, зав. общим отделом, помощник руководителя, технические секретари руководителя, его заместители и начальники отделов (управлений), канцелярия, бюро учета и регистрации писем граждан, экспедиция (курьер), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, специалист по техническим средствам, архив, работник кадровой службы.

1.2. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, Чувашской Республики, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.4. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.5. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в учреждении и подведомственной системе.

2.1.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов, внесение в него изменений.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел учреждения, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы.

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе, автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в учреждении и подведомственной системе.

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в учреждении.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, совершенствования стиля и методов работы с документами.

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Приложение 2

к п.1.8.

 ___________________________

  (наименование учреждения)

                                               Для служебного пользования

                                                (хранится в личном деле)

         Отдел кадров

Лист ознакомления с нормативными

документами

00.00.00               N 0/00-00

          г.Чебоксары

 _______________________________

  (должность, Ф.И.О. работника)

Даты	Наименование нормативных документов	Расписка об ознакомлении	Кто ознакомил
00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00 00.00.00	Регламент работы аппарата Положение о структурном подразделении Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Табель документов отдела Сигналы гражданской обороны и правила действия работников аппарата Порядок действий работников аппарата при угрозе возникновения пожара ГОСТ 6.38-90 Положение об учреждении

Приложение 3

к п.2.3.

       Герб республики

 ___________________________

  (наименование учреждения)

                                                        Утверждаю

      Управление делами                         _________________________

                                                  (наименование должности

                                                       руководителя)

                                                _________________________

                                                _____________ расшифровка

                                                  (подпись)   подписи

                                    Табель

                       унифицированных форм документов

                        00.00.00              N _____

                                 г.Чебоксары

N п/п	Наименование документа	ГОСТ или наиме- нование органа, утвер- дившего доку- мент, дата	Перио- дич- ность издания	Куда представ- ляется	Подразделение, ответственное за подготовку	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7
1	Приказ	ГОСТ 6.38-90	По мере надоб- ности	Руководству учреждения	Ответственное должностное лицо
2	Постановле- ние коллегии	ГОСТ 6.38-90	По мере надоб- ности	Руководству подведом- ственных организаций	Ответственное должностное лицо
3	Указание	ГОСТ 6.38-90	По мере надоб- ности	Подведом- ственным организациям	Ответственное должностное лицо
4	Протокол	ГОСТ 6.38-90	По мере надоб- ности	Подведом- ственным организациям	Ответственное должностное лицо
5	План работы	Прика- зом го- судар- ствен- ного учреж- дения от ____ __ N __	Квар- тальный	Работникам аппарата, подведом- ственным организациям	Руководители подразделений аппарата учреждения
6	Должностная инструкция	ГОСТ 6.38-90	По мере надоб- ности	Работникам аппарата	Руководители структурных подразделений
7	Акт	ГОСТ 6.38-90	По мере надоб- ности	По назначе- нию	Комиссия, утвержденная приказом от _______ N ___
8	Статистичес- кие отчеты: по кадрам о выполнении плана по труду	Госком- стат РФ Госком- стат РФ		Чувашское республи- канское управление статистики -"-	Отдел кадров (инспектор по кадрам) Бухгалтерия
9	Журналы учета: - печатей, штампов, ключей от сейфов, металличес- ких шкафов - выдачи документов из архива - учета бланков	Приказ по уч- режде- нию Приказ по уч- режде- нию Приказ по уч- режде- нию			Ответственное должностное лицо хозяйственной службы Ответственный за архив Ответственное должностное лицо управления делами

    Управляющий делами          подпись        расшифровка подписи

Примечание:

1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям аппарата или по функциям управления (организация системы управления, руководство, учет и т.п.).

2. Табель может быть дополнен другими графами, например, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т.д.

Приложение 4

к п.3.3.

Оформление реквизитов

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Чувашской Республики

2. Эмблема организации

3. Изображение наград

4. Код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

5. Код документа по Общесоюзному классификатору управленческой деятельности (ОКУД)

6. Наименование министерства или ведомства

7. Наименование организации

8. Наименование структурного подразделения

9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке

10. Название вида документа

11. Дата

12. Индекс

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа

14. Место составления или издания

15. Гриф ограничения доступа к документу

16. Адресат

17. Гриф утверждения

18. Резолюция

19. Заголовок к тексту

20. Отметка о контроле

21. Текст

22. Отметка о наличии приложения

23. Подпись

24. Гриф согласования

25. Визы

26. Печать

27. Отметка о заверении копии (Верно: ...; 00.00.00)

28. Фамилия составителя и номер его телефона

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель

31. Отметка о поступлении

Схема прилагается

Схема расположения реквизитов
Форма А4

Положение табулятора	Количество печатных знаков от границы левого поля	Номера располагаемых реквизитов
0	-	6, 7, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 19, 21 (без абзацев), 22, 23 (наименование должности), 24, 27, 28, "Примечание", "Основание"
1	5	Начало абзацев
2	16	Для таблиц и конструирования бланков с трафаретными текстами
3	24	Для таблиц и конструирования бланков с трафаретными текстами
4	32	16
5	40	15, 17
6	48	Расшифровка подписи (реквизит 23)
7	56	Для таблиц и конструирования бланков с трафаретными текстами

/-----------------------------------------------------------------------\

|                                      |                                |

|        /-----------------------------+------------------------------\ |

|        |                            1| 2  3                         | |

|        |                             | 4                   ---------| |

|        |                             |                              | |

|        |. . . . . . . . . . . . . . .|------------------------------| |

|        |                             | 5                            | |

|        |                             |                              | |

|        |         6   7   8   9   10  |           15   16   17   18  | |

|        |-----------------------------|                              | |

|        |             11    12        |                              | |

|        |-----------------------------|                              | |

|        |                             |                              | |

|        |-----------------------------|                              | |

|        |             13    14        |                              | |

|        |-----------------------------|                              | |

|        |                             |                              | |

| /----\ |-----------------------------|                              | |

| | 35 | |                19           |                              | |

| \----/ |-----------------------------/. . . . . . . . . . . . . . . | |

|        |. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                         21   22   23                       | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |                                                            | |

|        |------------------------------------------------------------| |

|        |                                         |        |         | |

|        \------------------------------------------------------------/ |

\-----------------------------------------------------------------------/

Приложение 5

к п.3.3.7.

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации учреждений, предприятий, организаций и т.д.);

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; заявки на оборудование, изобретения; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

Инструкции (Правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперативных поставок продукции, распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту, работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве, ведомстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Стандарты (отраслевые);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы государственных предприятий (объединений); обществ; кооперативов и т.д.;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 6

к п.3.3.13.

Примерный перечень
документов, на которые ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражном суде);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Заключения и отзывы учреждений на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода на драгоценные металлы;

Образцы оттисков печатей и подписей служащих, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации, наградами Чувашской Республики, государственными премиями Российской Федерации и Чувашской Республики);

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные);

Положения (о государственных учреждениях);

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банки);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Уставы государственных предприятий (объединений и т.д.);

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 7

к п.3.5.2.

       ___________________________

        (наименование учреждения)

                                                   Утверждено:  

                                                   постановление Кабинета

                                                   Министров Чувашской

                                                   Республики

                                                   от ____________ N ____

                                  Положение

                              (Структура текста

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения. Связи

Контроль, проверка и ревизия деятельности

Реорганизация и ликвидация).

Руководитель учреждения          подпись           расшифровка подписи

Визы

Приложение 8

к п.3.5.3.

       ___________________________

        (наименование учреждения)

                                                       Утверждаю      

                Устав                          (Наименование должности

                                                 руководителя учреждения)

                                                подпись       расшифровка

                                                              подписи

                              (Структура текста

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения. Связи

Производственно-хозяйственная деятельность

Имущество и средства

Контроль, проверка и ревизия деятельности

Реорганизация и ликвидация).

Руководитель учреждения                                     подпись

расшифровка подписи

Визы

Приложение 9

к п.3.5.4.

     Изображение герба

_____________________________

  (наименование учреждения)

         Постановление

___________________ N _________

       (дата)

         (Заголовок)

                        (Структура текста

     Обоснование принятия

     Постановляющая часть)

Руководитель учреждения          подпись          расшифровка подписи

Визы

Приложение 10

к п.3.5.8.

 ____________________________

         (наименование

 ____________________________

          учреждения)

                                  Приказ

                        ________________ N _______

                                  (дата)

                               г.Чебоксары

                    О проведении аттестации работников

                                 аппарата

     В связи с ___________________________________________________________

                                    (основание)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                Приказываю:  

    1. Провести _________________________________________________________

                                (наименование мероприятия)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

    Срок проведения _____________________________________________________

    2. Создать аттестационную комиссию в составе:

    Председатель ________________________________________________________

                             (должность, фамилия, инициалы)

    Секретарь ___________________________________________________________

                             (должность, фамилия, инициалы)

    Члены комиссии: 1. __________________________________________________

                             (должность, фамилия, инициалы)

                    2. __________________________________________________

                             (должность, фамилия, инициалы)

                    3. __________________________________________________

                             (должность, фамилия, инициалы)

     3. Председателю комиссии ___________________________________________

                                        (фамилия, инициалы)

представить на утверждение протокол аттестационной комиссии.

     Срок представления ______________________________________.

Руководитель государ-           подпись           расшифровка подписи

ственного учреждения

Приложение 11

к п.3.5.7.

____________________________

        (наименование

____________________________

          учреждения)

                                Протокол 

                        ________________ N ______

                                  (дата)

                               г.Чебоксары

                         Заседания комиссии по...

                        Председатель: Смирнов К.И.

                         Секретарь: Павлова А.В.

                       Состав комиссии - 13 человек

             Присутствовали: 12 человек (список прилагается)

                              Повестка дня:

     1. Об итогах проверки...

      Сообщение члена комиссии...

     2. О...

                               1. Слушали:

     Николаева М.Н. - текст сообщения прилагается.

                                Выступили:

     Антонова М.И. - краткая запись выступления

     Воробьев Е.М. -

                               Постановили:

     1.1. Принять к сведению сообщение...

     1.2. Поручить...

                               2. Слушали:

                                Выступили:

                               Постановили:

Председатель                    подпись             К.И.Смирнов

Секретарь                       подпись             А.В.Павлова

Приложение 12

к п.3.5.8.

____________________________

        (наименование

____________________________

          учреждения)

                                                        Утверждаю  

                                                _________________________

                                                 (наименование должности

                                                _________________________

                                                      руководителя)

                                                _____________ расшифровка

                                                   подпись    подписи

                          Должностная инструкция

                       00.00.00          N ________

                         ________________________

                             (место издания)

___________________________________

 (наименование категории служащих)

                             (Структура текста)

                             Общие положения

                                 Функции

                         Должностные обязанности

                                  Права

                             Ответственность

                  Взаимоотношения (связи по должности).

Руководитель структурного        подпись         расшифровка подписи

подразделения

                                   Визы

Приложение 13

к п.3.5.9.1.

____________________________

        (наименование

____________________________

         учреждения)

                                                 ________________________

                                                         (адресат)

                      Управление делами (канцелярия)

                (наименование структурного подразделения)

                                 Справка  

                     _____________________ N _______

                                  (дата)

                               г.Чебоксары

О состоянии документирования

управленческих действий

_________________________________________________________________________

                            (текст)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Управляющий                    подпись           расшифровка подписи

делами

Приложение 14

к п.3.5.9.1.

 ____________________________

         (наименование

 ____________________________

           учреждения)

                                                 ________________________

                                                         (адресат)

                                 Справка      

                     _____________________ N _______

                                  (дата)

                               г.Чебоксары

     Васильева    Ольга    Ивановна   работает   в   должности   ведущего

специалиста ______________________________________________________

                  (наименование структурного подразделения)

с окладом ______________________ в месяц.

     Справка выдана для предъявления в детское дошкольное учреждение.

Начальник отдела              подпись      расшифровка подписи

кадров

Приложение 15

к п.3.5.9.2.

____________________________

 (наименование структурного

____________________________

       подразделения)

                                                                Адресат

                                                                Резолюция

                            Докладная записка

                           00.00.00    N _______

                        _________________________

                             (место издания)

(О нарушении)

                       (Примерный состав информации)

Фамилия

Имя

Отчество

Должность

Структурное подразделение

С какого времени работает в данном учреждении

Вид и дата нарушения

Наличие письменного объяснения нарушения

Мнение о дисциплинарном взыскании)#

Руководитель структурного           подпись        расшифровка подписи

подразделения

Приложение 16

к п.3.5.9.4.

____________________________

  (наименование учреждения)

                                                        Утверждаю

                                                _________________________

                                                 (наименование должности

                                                       руководителя)

                                                _____________ расшифровка

                                                  (подпись)   подписи

                                                00.00.00

                                     Акт

                          00.00.00         N _______

                                 г.Чебоксары

О сохранности документов

аппарата _________________

           (наименование

__________________________

       учреждения)

          Основание: приказ от ____________________ N ________

"О _________________________________________________________".

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________________________________

                           (должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: 1. ___________________________________________

                           (должность, фамилия, инициалы)

                2. ___________________________________________

                           (должность, фамилия, инициалы)

______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                 (текст)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Составлен в двух экземплярах:

1 экземпляр:

2 экземпляр:

Председатель комиссии            подпись         расшифровка подписи

Члены комиссии                   подписи         расшифровка подписей

Приложение 17

к п.3.5.11.8.

____________________________

 (наименование учреждения)

                                                    _____________________

                                                           (адресат)

          Телефонограмма

N _______      от _________________

                       (дата)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                 (текст)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность                              подпись руководителя

Передал ________________________   Принял ________________________

           (Ф.И.О. N телефона)               (Ф.И.О. N телефона)

Время передачи (приема) ________________________

Приложение 18

к п.3.5.11.9.

____________________________

 (наименование структурного

       подразделения)

____________________________

    (должность, фамилия,

     инициалы заявителя)

                                                                Адресат

                                                                Резолюция

                                  Заявление

                                   00.00.00

     Прошу перевести меня на должность __________________________________

                                             (наименование должности)

_________________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

в связи с _______________________________________________________________

                              (причина перевода)

__________________________

    (подпись заявителя)

Приложение 19

к п.4.1.4.

                        Форма регистрационного штампа

                        _____________________________

                                (наименование

                        _____________________________

                                 учреждения)

                        Входящий N __________________

                        "____" ______________ 19__ г.

Приложение 20

к п.4.1.5.

Примерный перечень *
документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные в копии для сведения

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки

5. Сводки и информации, присланные для сведения

6. Учебные планы, программы (копии)

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Прейскуранты (копии)

9. Нормы расходов материалов

10. Поздравительные письма и пригласительные билеты

11. Бухгалтерские документы

12. Печатные издания (брошюры, журналы, неправительственные бюллетени)

13. Научные отчеты по темам

14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты

15. Бланки статистических отчет

------------------------------

* Документы, перечисленные в п.п.4, 6, 11, 12, 13, 14, 15, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях.

Приложение 21

к п.4.1.8.

Форма регистрационно-контрольной карточки

                                                          Лицевая сторона

Входящий N и дата регистрации	Исходящий N и дата полученного документа	От кого поступил документ	Количество листов и экземпляров
---------------	----------------	----------------------	---------------

Краткое содержание ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

Резолюция руководителя, дата ____________________________________________

_________________________________________________________________________

                                                        Оборотная сторона

Дата передачи на исполне- ние	Срок испол- нения	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	N дела, в котором хранится документ	Дата и индекс ответа
--------	--------	----------	----------	----------	-----------	--------

Отметка о контроле и исполнении (напоминание исполнителю) _______________

_________________________________________________________________________

     Кем и когда документ снят с контроля _______________________________

_________________________________________________________________________

Приложение 22

к п.4.1.8.

Журнал регистрации входящей корреспонденции

NN п/п	Дата поступле- ния и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание документа	Дата передачи руково- дителю и дата возврата	Резолюция, кому направлен документ	Отметка об испол- нении, где находится документ
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 23

к п.4.1.8.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

NN п/п	Дата отправления и индекс документа	Адрес и кому адресован	Краткое содержание	Исполнитель	Отметка об исполнении и N дела, где находится документ
1	2	3	4	5	6

Приложение 24

к п.4.1.8.

Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки (Граф журнала)

Реквизиты	Пояснения к заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающего документа записывается название учреждения (лица)-автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название учреждения-(лица)-корреспондента. Допускается применение сокращенного названия учреждения
Дата документа	Дата, присвоенная документу учреждением- автором: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу учреждением- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа
Дата поступления	Дата поступления документа в учреждение переносится с регистрационного штампа
Индекс поступления	Индекс, присвоенный документу учреждением- получателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
Заголовок документа ил# краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция	Переносится с документа основное содержание поручения, исполнитель, автор и дата резолюции
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении	Кратка запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа
Местонахождение документа	Индекс дела, в котором находится документ в соответствии с номенклатурой дел

Приложение 25

к п.4.1.8.

Журнал регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан

NN п/п и дата по- ступ- ления	Фамилия, имя, отчество, место работы, место жи- тельства заявителя	Краткое содержание	Кому и когда направлен документ для исполне- ния, срок исполнения	Кем рассмотрено, дата возврата	Краткое содержание ответа	Дата отправки ответа, N дела, где находятся документ и копия ответа
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 26

к п.4.1.8.

Журнал регистрации устного приема граждан

NN п/п и дата приема	Должность, фамилия и инициалы ведущего прием	Фамилия, имя, отчество, место работы и место жительства заявителя	Краткое содержание заявления	Кому, когда и что поручено по заявлению	Кому поручен контроль за ис- полнением	Какие меры приняты по заявлению и дата ответа заявителю
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 27

к п.5.2.6.

                              Лист ознакомления

                  с _______________________________________

                        (наименование вида документа)

N ___________ __________________ Исходящий N _______ дата _______________

   (входящий)      (дата)

_________________________________________________________________________

                      (заголовок документа)

_________________________________________________________________________

    Резолюция ___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                               Ознакомлены:

Фамилия, инициалы	Дата	Расписка
-----------------------------	-------------------	---------------------

Документ  возвращен  (Государственному   Совету   Чувашской   Республики,

Кабинету Министров Чувашской Республики) _______________________

                                                  (дата)

Приложение 28

к п.5.4.6.

Журнал
учета документов по факсимильному аппарату N _____

Дата, время передачи	Подписной номер	Количество листов	Адресат, город
1	2	3	4

Приложение 29

к п.5.4.6.

Журнал учета приема документов по факсимильному аппарату N _____

Дата, время приема	Подписной номер	Количество листов	Отправитель, город	Примечание
1	2	3	4	5

Приложение 30

к п.5.4.3.

Примерная форма сводки учета объема документооборота

Должностные лица и структурные подразделения	Входящие		Исходящие		Внутренние
	по группам документов	по коррес- пондентам	по группам документов	по коррес- пондентам	по группам документов
1	2	3	4	5	6

Приложение 31

к п.7.1.

Перечень
документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения

Законы Российской Федерации и Чувашской Республики, указы, постановления, распоряжения Президента Российской Федерации, Президента Чувашской Республики - согласно указанному в них сроку.

Постановления, распоряжения, указания и письма Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики - 10 дней или к указанному в них сроку.

Запросы, заявления и письма депутатов по их деятельности:

не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно;

по письмам и запросам депутатов Госсовета Чувашии - до 30 дней;

по письмам и запросам депутатов местных представительных органов - до 5 дней.

Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - 10 дней.

Письма учреждений, предприятий и организаций с резолюцией руководства Кабинета Министров Чувашской Республики - 10 дней или к указанному в них сроку.

Предложения, заявления и жалобы граждан - до одного месяца, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях средств массовой информации и материалах сессий Государственного Совета Чувашской Республики - до одного месяца.

Телеграммы, а также устные обращения граждан - от 2 до 5 дней, если не указан иной срок.

Приложение 32

к п.7.2.1.

Типовые сроки исполнения документов

Акт приемки - подписание не позднее 45 дней с момента отправления (передачи) проектной продукции, акт о наличии недостатков - составление не позднее 10 дней по получении продукции.

Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов - рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

Заказ на продукцию - подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения.

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в республиканских органах - до 15 дней со дня поступления; в местных органах, в учреждениях, организациях, на предприятиях безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

Запрос депутата Государственного Совета - не более чем в 3-дневный срок.

Консультация письменная по вопросам использования машин - не позднее чем через 10 дней по получении запроса.

Наряд на поставку продукции - выдача в течение 15 дней после получения извещения.

Опросный лист на продукцию - представление в 10-дневный срок с момента получения наряда.

Отзыв на проект стандарта: составление и направление - не позднее, чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок; согласование проекта - не более 15 дней.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

Письма учреждений, предприятий и организаций - 10 дней.

Поручения Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.

Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров.

Предложение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения.

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Предложения и заявления депутатов Государственного Совета - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

Приказы и указания министерств, руководителей ведомств во исполнение документов вышестоящих органов - согласно указанному сроку.

Протокол разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневный срок.

Соглашение дополнительное: подписание - не позднее трех дней с момента получения.

Спецификация на товары годовая: согласование - не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление - за 45 дней до наступления квартала, рассмотрение и подписание не позднее 10 дней после получения.

Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальные - в течение 10 дней.

Приложение 33

к п.7.3.1.

           ________________________________________________________

            (наименование организации, которой направлен документ)

                                   Карточка 

              учета рассылаемых организационно-распорядительных

                                  документов

Дата отправки	Дата документа	Наименование документа и его номер	Отметка о рассылке или рас- писка в получении	Срок возврата	Дата возврата	Расписка лица, приняв- шего документ
1	2	3	4	5	6	7
--------	---------	------------	----------	--------	---------	---------

Приложение 34

к п.7.3.6.

Сведения
о состоянии исполнения документов на 00.00.00 в _____________________________________

NN п/п	Название документа	Краткое содержание документа	Резолюция	Срок испол- нения	Должность и фамилия исполни- теля	Состояние исполне- ния	Причины невыпол- нения
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 35

к п.8.6.

                      _________________________________

                          (наименование учреждения)

                      _________________________________

                                                     Утверждаю

                                              ___________________________

                                                (наименование должности

                                              ___________________________

                                                      руководителя)

                                              _______________ расшифровка

                                                  (подпись)   подписи

                                                        00.00.00

                               Номенклатура дел

                           ________________ N _____

                                (дата)

                                на ________ год

Индекс дела	Заголовок дела (части, тома)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

_________________________       подпись        расшифровка подписи

                        (наименование должности

                          лица, ответственного

                          за делопроизводство)

                                00.00.00

    Одобрено                                            Согласовано 

    Протокол ЦЭК                                        Протокол ЭПК

_______________________                                архивного органа

    (наименование                                    Чувашской Республики

_______________________                              от ___________ N ___

      учреждения)

от ____________ N _____

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

              Итоговая запись о категориях и количестве дел,       

                        заведенных в ________ году                

                   в _________________________________           

                        (наименование учреждения)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4

постоянного                             _________________________________

временного (свыше 10 лет)               _________________________________

временного (до 10 лет включительно)     _________________________________

                   Итого:               _________________________________

_________________________       подпись        расшифровка подписи

                        (наименование должности

                          лица, ответственного

                          за делопроизводство)

                                00.00.00

     Итоговые сведения переданы в отдел _______________________ архивного

органа Чувашской Республики

_________________________       подпись        расшифровка подписи

                        (наименование должности

                      лица, передавшего сведения)

                                00.00.00

                 Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Приложение 36

к п.10.3.

Типовое положение

о постоянно действующей

центральной экспертной

комиссии (ЦЭК) учреждения

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Чувашской Республики, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в учреждении, его структурных подразделениях и подведомственных организациях;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций.

1.2. ЦЭК является совещательным органом при руководстве учреждения. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством учреждения, а в необходимых случаях (п.п.2.9, 2.10 настоящего положения) - после их согласования или утверждения экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета Чувашской Республики по делам архивов.

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.

В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются заведующий ведомственным архивом (или лицо, ответственное за архив), представитель делопроизводственной службы, представитель архивного органа Чувашской Республики. В состав комиссии могут входить и представители подведомственных организаций.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4. ЦЭК - постоянно действующая комиссия. При выбытии одного из членов ее состав обновляется соответствующим приказом.

1.5. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, Чувашской Республики, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами учреждения, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы и настоящим Положением.

1.6. На ЦЭК возлагаются обязанности ЭК аппарата учреждения.

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Чувашской Республики, образующихся в процессе деятельности учреждения и его подведомственных организаций.

2.2. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов списки отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Чувашской Республики, а также проекты классификаторов, примерных номенклатур дел, перечней документов, подлежащих передаче на государственное хранение, примерных или типовых положений об ЭК подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки для последующего хранения и использования.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.4. Осуществляет методическое руководство и контроль за работой ЭК подведомственных организаций.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Чувашской Республики (в том числе научно-технической документации (НТД) и спецдокументации) в аппарате учреждения и подведомственных организациях.

2.7. Оказывает содействие и практическую помощь работникам архивных органов:

по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Чувашской Республики;

по выявлению и возврату в Чувашию документов по истории республики и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами республики;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.8. Рассматривает и выносит решения об одобрении:

сводных описей дел на документы постоянного срока хранения, в том числе на спецдокументацию;

перечней (описей) особо ценных дел;

перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение (для источников комплектования государственной формы собственности);

нормативно-методических пособий по работе с документами (классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Чувашской Республики.

2.9. Обязательному утверждению ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов подлежат:

описи дел постоянного хранения (управленческая и специальная документация);

перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение;

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 г. включительно;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;

отраслевые списки подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Чувашской Республики.

2.10. Согласованию с ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов подлежат:

типовые положения об ЭК, о ведомственном архиве подведомственных организаций;

типовые и примерные номенклатуры дел;

описи на документы по личному составу.

2.11. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников аппарата учреждения и подведомственных организаций консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК

Для выполнения возложенных на нее задач и осуществления функций ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям аппарата учреждения и подведомственным организациям по вопросам оформления документов, разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений аппарата учреждения и подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

заключения и другие документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений аппарата учреждения и подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к передаче на государственное хранение, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений аппарата учреждения, подведомственных организаций, а также представителей Государственной архивной службы.

3.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

3.6. Информировать руководителя учреждения и руководство подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.7. Представлять в установленном порядке учреждение в архивных органах Чувашской Республики.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК работает в контакте с ЭПМК Комитета по делам архивов и с ЭПК архивных органов Чувашской Республики.

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством, и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности. Все заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководством.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководитель учреждения (в необходимых случаях - по согласованию с ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов).

Особые мнения членов ЦЭК отражаются в протоколе после принятого решения.

4.5. Документирование деятельности ЦЭК, обеспечение сохранности и использование ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 37

к п.10.7.

                        _____________________________

                                (наименование

                        _____________________________

                                 учреждения)

                                                      Утверждаю 

                                            _____________________________

                                               (наименование должности

                                            _____________________________

                                                     руководителя)

                                            _________________ расшифровка

                                               подпись        подписи

                                                      00.00.00

                                   Акт

                     "___" _________________ 199__ г.

                               г.Чебоксары

                    О выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

     На основании _______________________________________________________

                      (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                     с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда

_________________________________________________________________________

                        (наименование учреждения)

NN п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела по номен- клатуре	Количество дел (томов)	Сроки хранения дел и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7

     Итого ________________________ дел за _____________ годы.

             (цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а  по

личному составу согласованы с ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам

архивов (протокол от _________________ N ___).

__________________________________      подпись        расшифровка

(наименование должности лица,                          подписи

проводившего экспертизу ценности)

                             Одобрено

              Протокол ЦЭК ________________________

                              (наименование

              _____________________________________

                            учреждения)

              от ______________________ N _________

     Документы в количестве __________________________________ дел, весом

                                   (цифрами и прописью)

______ кг сданы на переработку _____________________________

                                 (наименование организации)

по приемо-сдаточной накладной от _____________________ N _______. Приемо-

сдаточная накладная сдана в бухгалтерию учреждения.

__________________________        подпись      расшифровка подписи

(наименование должности

лица, сдавшего документы)

                                 00.00.00

             Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 38

к п. 11.6

                     Лист-заверитель дела N _________

     В деле подшито (переплетено) и пронумеровано _______________________

                                                         (цифрами

_____________________________________ листа(ов),

               и прописью)

     в том числе:

                литерные листы __________________________________________

                пропущенные номера _____________________________ + листов

                внутренней описи ________________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

__________________________        подпись      расшифровка подписи

(наименование должности

лица, составившего

заверительную надпись)

                             00.00.00

                       Форма листа-заверителя дела

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 39

к п.11.7.

Внутренняя опись
документов дела N ________

NN п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов документа	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого ____________________________________________ документов.

                      (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

__________________________        подпись      расшифровка подписи

(наименование должности

лица, составившего

внутреннюю опись документов)

                                  00.00.00

                  Форма внутренней описи документов дела

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 40

к п.11.8.

                 ____________________________________________

                       (полное наименование учреждения)

                             Фонд N _________

                             Опись N ________

                             Дело N _________

                              ___________________________________________

                               (наименование структурного подразделения)

                             Дело N ____________

                                      (индекс)

                        _____________________________

                        _____________________________

                        _____________________________

                        _____________________________

                               (заголовок дела)

                                        Начато: _________________________

                                        Окончено: _______________________

                                                          (Даты)

                                                  На _____________ листах

                                                  Хранить _______________

                  Форма обложки дел постоянного хранения

                           и по личному составу

Приложение 41

к п.12.2.

                  __________________________________________

                          (наименование учреждения)

                  __________________________________________

                   (наименование структурного подразделения

                        или общественной организации)

                                                      Утверждаю

                                             ____________________________

                                                (наименование должности

                                               руководителя структурного

                                                  подразделения или

                                                общественной организации)

                                            _________________ расшифровка

                                               подпись        подписи

                                                      00.00.00

                            Опись N _________

                __________________________________________

                         (название раздела описи)

                           за ____________ год

NN п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела	Количество листов в деле	Срок хранения дела*	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     В данную опись внесено _________________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

с N _________ по N ____________, в том числе:

    литерные номера:

    пропущенные номера:

__________________________      подпись        расшифровка подписи

 (наименование должности

    составителя описи)

                                00.00.00

     Передал ________________________ дел и _____________________________

               (цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

__________________________      подпись        расшифровка подписи

 (наименование должности

 сотрудника структурного

подразделения (общественной

      организации)

                                00.00.00

     Принял _________________________ дел и _____________________________

              (цифрами и прописью)               (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

__________________________      подпись        расшифровка подписи

(наименование должности

работника ведомственного

        архива)

                                00.00.00

               Форма описи дел постоянного, долговременного

                хранения и по личному составу структурного

                 подразделения (общественной организации)

                                учреждения

------------------------------

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Приложение 42

к п.12.2.

                                                   Утверждаю

                                           ______________________________

                                              (наименование должности

                                                   руководителя)

                                           __________________ расшифровка

                                                (подпись)     подписи

                                                       00.00.00

                             Фонд N ________

                             Опись N _______

                         дел постоянного хранения

                           за ___________ годы

NN п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе:

         литерные номера:

         пропущенные номера:

_____________________________    подпись       расшифровка подписи

(должность составителя описи)

Ответственный за архив           подпись       расшифровка подписи

                                 00.00.00

                                                                 Одобрено

                                             Протокол ЦЭК _______________

                                                           (наименование

                                             ____________________________

                                                     учреждения)

                                             от ______________ N ________

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 43

к п.п.13.3., 14.1.4

                  __________________________________________

                                (наименование

                  __________________________________________

                                 учреждения)

                           Карта - заместитель дела

     Дело _______________________________________________________________

                     (индекс, заголовок, номер по описи)

     Выдано _____________________________________________________________

                        (дата выдачи)             (кому выдано)

_________________________________________________________________________

во временное пользование до ______________________

                                (дата возврата)

_____________________________    подпись       расшифровка подписи

  (наименование должности

 работника, выдавшего дело)

                      Форма карты - заместителя дела

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 44

к п.14.1.1.

Типовое положение

об архиве учреждения

1. Общие положения

1.1. Документы учреждения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой, хранятся в учреждении.

1.2. Учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Чувашской Республики, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждения.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Чувашской Республики руководитель учреждения несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждении для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Учреждение обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики, законодательными актами по архивному делу, приказами и указаниями вышестоящих отраслевых органов, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы и настоящим Положением.

1.6. Архив работает по планам, утвержденным руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующий архивный орган Чувашской Республики.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данному учреждению.

2.4. Личные фонды ведущих работников и специалистов учреждения.

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Чувашской Республики на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 1 год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом Чувашской Республики графики представления описей на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов и передачи документов Архивного фонда Чувашской Республики на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЦЭК учреждения и ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего архивного органа Чувашской Республики.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЦЭК учреждения.

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе ДОУ в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на архивное хранение.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ учреждения.

3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий архивный орган Чувашской Республики сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий архивный орган документы Архивного фонда Чувашской Республики.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях органа учреждения.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность и поощрение заведующего архивом

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

5.2. За ведение архива заведующий поощряется руководством по представлению или с согласия соответствующего архивного органа Чувашской Республики.

Приложение 45

к п.14.1.4.

Журнал
учета выдачи дел из ведомственного архива

NN п/п	Дата выдачи дел	Фонд N	Опись N	Дело N	Заголовок дела, количество листов в деле	Кому выдано, на какой срок	Расписка в полу- чении, дата	Дата возврата дела	Расписка о воз- вращении дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 46

к п.15.5.

Форма журнала для ведения учета печатей и штампов

_______________________________________________________ (наименование юридического лица) Журнал учета печатей и штампов Начат __________________ 19__ г. Окончен __________________ 19__ г.

NN п/п	Дата изготовления печати (штампа)	Оттиск печати штампа	Должность, ф.и.о., подпись лица, получившего печать (штамп)	Дата возврата или уничтожения печати (штампа) и N акта	Должность, ф.и.о., подпись членов комиссии по уничтожению печатей (штампов)

Приложение 47

к п.15.5.

Форма журнала для ведения учета бланков документов

_______________________________________________________ (наименование юридического лица) Журнал учета бланков документов Начат __________________ 19__ г. Окончен __________________ 19__ г.

NN п/п	Дата регистрации	Номер и дата наклад- ной	Наименование бланка, номера бланков	Ф.и.о., должность лица, получившего бланки	Подпись лица, получившего бланки