Постановление Главы администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. N 1190 "Об утверждении Регламента работы администрации города Чебоксары"

В соответствии с Уставом города Чебоксары, принятого решением Чебоксарского городского Собрания депутатов 29 августа 1996 года и введенного в действие с 10 сентября 1996 года, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент администрации города Чебоксары.

2. Заместителям главы администрации города, руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение Регламента работы администрации города.

3. Главам районных администраций Скворцовой Н.Е., Шимину Л.А., Малову А.Б. в срок до 1 августа 1997 г. разработать Регламент работы администраций районов в соответствии с настоящим постановлением.

4. Признать утратившим силу регламент исполкома Чебоксарского городского Совета народных депутатов, утвержденный решением исполкома горсовета от 17 января 1986 года N 16.

Глава администрации

города Чебоксары

А.А. Игумнов

Регламент администрации города Чебоксары

Регламент администрации города разработан на основании Конституции и Законов Российской Федерации, Конституции и Законов Чувашской Республики.

I .Общие положения

1.1. Администрация города Чебоксары - исполнительный орган самоуправления города - является единым органом исполнительной власти, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции на территории города на основании и во исполнение Законов Российской Федерации и Чувашской Республики, актов Федерального Собрания Российской Федерации, Президента и Правительства России, Государственного Совета, Президента и Правительства Чувашской Республики, Устава города Чебоксары - столицы Чувашской Республики, решений Чебоксарского городского Собрания депутатов, постановлений, распоряжений и иных актов главы администрации города, принятых в пределах его полномочий.

1.2. Деятельностью администрации города руководит глава администрации города, который одновременно является главой самоуправления города и осуществляет свои полномочия на принципах единоначалия.

1.3. Деятельность администрации города Чебоксары, ее структурных подразделений определяется Законом РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Чувашской Республики "Об организации местного самоуправления в Чувашской Республики", Уставом города Чебоксары - столицы Чувашской Республики и настоящим Регламентом.

1.4. Администрация города является юридическим лицом.

II. Структура администрации

2.1. Структура администрации города Чебоксары определяется главой администрации и предоставляется на утверждение городского Собрания депутатов, одновременно на утверждение городского Собрания депутатов представляется смета расходов на содержание аппарата администрации.

2.2. Структура администрации разрабатывается исходя из необходимости осуществления организационных мероприятий по претворению в жизнь разработанных органами городского самоуправления социально-экономических программ и обеспечения жизнедеятельности города с учетом утвержденной сметы расходов на содержание аппарата администрации.

2.3. В штатную структуру администрации города, как юридического лица, входят:

- руководство администрации города (глава и его заместители, не являющиеся руководителями структурных подразделений - юридических лиц);

- отраслевые структурные подразделения, не обладающие правами юридического лица (курируют определенную отрасль городского хозяйства);

- функциональные структурные подразделения и службы.

В структуру администрации города, как единого органа исполнительной власти, входят также подчиненные главе администрации города следующие органы исполнительной власти самоуправления города:

- отраслевые и функциональные подразделения, обладающие в соответствии с законодательством или решениями представительного или исполнительного органов самоуправления города правами юридического лица; n администрации районов города; n поселковые администрации. регламентируются положениями о них, которые разрабатываются их руководителями, визируются курирующим заместителем главы администрации города и утверждается постановлением администрации.

2.5. Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в администрации города, определяются должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем структурного подразделения и утверждаются курирующим заместителем главы администрации.

2.6. При приеме на работу сотрудники под роспись знакомятся с должностными обязанностями и обеспечивают их исполнение.

2.7. Режим работы администрации города определяется Правилами внутреннего трудового распорядка.

2.8. Глава администрации в пределах своей компетенции издает постановления, распоряжения, которые обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами.

2.9. Глава администрации координирует деятельность своих заместителей, начальников управлений распределяет обязанности между ними для обеспечения оперативного и эффективного управления отраслями городского хозяйства.

2.10. В период невозможности исполнения главой администрации города своих полномочий в связи с выездом за пределы своего муниципального образования, временной нетрудоспособностью или по другим уважительным причинам, осуществление его полномочий берет на себя один из его первых заместителей в соответствии и в пределах, предусмотренных должностной инструкцией или отдельным распоряжением главы администрации.

III. Планирование работы администрации города Чебоксары

3.1. Администрация города организует свою деятельность в соответствии с текущими (квартальными) планами работы.

3.2. Текущие (квартальные) планы администрации разрабатываются исходя из решений вышестоящих органов государственной власти и управления, прогнозов социально-экономического развития города, решений Чебоксарского городского Собрания депутатов.

При составлении текущих планов работы администрации учитываются состояние дел в отраслях государственного, хозяйственного и социальнокультурного строительства, предложения постоянных комиссий Чебоксарского городского Собрания депутатов, районных администраций, органов общественных организаций.

3.3. Проекты квартальных планов работы подразделений администрации составляются руководителем структурного подразделения. После рассмотрения в подразделении план работы согласовывается с главой администрации, его заместителями согласно распределению обязанностей между ними.

После получения визы у соответствующего (курирующего подразделение) руководителя администрации проект текущего (квартального) плана работы структурных подразделений предоставляется в отдел самоуправления и организационной работы не позднее 10 числа месяца, предшествующего очередному кварталу.

Отдел городского самоуправления и организационной работы обобщает представленные проекты планов работы структурных подразделений администрации, составляет проект текущего (квартального) плана работы администрации города и представляет его главе администрации, заместителям главы администрации на предварительное рассмотрение. Затем с учетом поступивших замечаний проект квартального плана работы администрации представляется главе администрации на утверждение.

Текущий (квартальный) план работы администрации предусматривает наименование вопроса, сроки исполнения, ответственных за выполнение, отметки о выполнении и состоит из следующих разделов:

1. Вопросы, вносимые на рассмотрение заседания депутатов Чебоксарского городского Собрания депутатов.

2. Вопросы, вносимые на рассмотрение заседания администрации города.

3. Мероприятия, проводимые руководителями администрации.

4. Работа по совершенствованию деятельности, внедрению передового опыта, повышению квалификации работников администрации.

5. Организационно-массовая работа.

6. Культурно-спортивные мероприятия.

7. Контроль за ходом выполнения собственных документов и постановлений, решений вышестоящих органов.

3.4. Принятые планы работы администрации в течение 3-х дней после утверждения передаются в структурные подразделения администрации для руководства и исполнения.

Контроль за выполнением планов осуществляет отдел самоуправления и организационной работы.

Общий контроль за выполнением планов работы администрации возлагается на заместителя главы администрации-руководителя аппарата администрации.

3.5. Заместитель главы-руководитель аппарата администрации или начальник отдела самоуправления и организационной работы при утверждении квартальных планов администрации информирует главу администрации лично или на заседании администрации о выполнении плана за истекший период, для этого по истечении квартала руководители структурных подразделений администрации докладывают в отдел самоуправления и организационной работы о результатах выполнения планов по своим отраслям.

IV. Порядок подготовки и проведения заседаний администрации

4.1. Заседания администрации города Чебоксары являются основной организационно-правовой формой её деятельности, обеспечивающей коллегиальное обсуждение стоящих перед ней задач и принятие решений по их выполнению. Руководит заседанием глава администрации, а в его отсутствие - первый заместитель главы администрации города.

4.2. Решения по результатам обсуждаемых вопросов принимаются единолично главой администрации в форме постановлений и распоряжений.

4.3. Заседания администрации города проводятся в плановом порядке каждый 2-й и 4-й понедельник месяца, вне плана могут проводиться только по решению главы администрации.

4.4. Заседания администрации города являются открытыми. В случае необходимости по указанию главы администрации заседания проводятся закрытыми.

4.5. В заседании принимают участие заместители главы администрации, главы районных администраций, руководители всех структурных подразделений администрации, помощник главы администрации, а также с учетом повестки дня - руководители городских служб и ведомств, предприятий, организаций, учреждений. По согласованию с заместителем главы - руководителем аппарата администрации могут присутствовать представители общественных организаций, печати, радио и телевидения.

Подготовку вопросов на заседание осуществляет заместитель главы - руководитель аппарата администрации, отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству совместно с заинтересованными службами. Отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству извещает членов коллегии администрации, прокурора города, глав районных администраций, начальников управлений и начальников отделов администрации о заседании администрации.

4.6. Планирование заседания осуществляет отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству на основе предложений главы администрации, заместителей главы администрации и структурных подразделений администрации.

4.7. Проект повестки дня заседания администрации составляется не позднее, чем за 5 дней до заседания заместителем главы-руководителем аппарата администрации и согласовывается с главой администрации.

Предприятия, организации, учреждения вносят вопросы на рассмотрение коллегии администрации города только через соответствующие отделы и управления администрации.

Проект повестки дня включает:

- вопросы из текущего (квартального) плана работы городской администрации;

- вопросы, рассмотрение которых вытекает из актов вышестоящих государственных органов, принятых после утверждения текущего (квартального) плана;

- вопросы, включение которых в повестку дня вызывается возникшей необходимостью;

- текущие вопросы.

На заседания вносится не более 2-3 основных вопросов.

4.8. Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений, на которых возложена ответственность за подготовку проектов постановлений главы администрации, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

4.9. Контроль за подготовкой материалов для рассмотрения на заседаниях администрации осуществляется отделом по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

4.10. Подлежащие рассмотрению на заседании администрации проекты постановлений главы администрации города со всеми приложениями сдаются заместителю главы-руководителю аппарата администрации не позднее 7-х дней до заседания администрации, в количестве не менее 6 экземпляров.

4.11. К проектам постановлений главы администрации, вносимым на рассмотрение коллегии, прилагаются:

- краткая справка по существу вопроса;

- список докладчиков и содокладчиков;

- список приглашенных по данному вопросу;

- список организаций города, отделов и управлений администрации, должностных лиц, которым необходимо направить постановление (указатель рассылки).

4.12. Список приглашенных на заседание администрации определяется ответственным за подготовку рассматриваемого вопроса по согласованию с заместителем главы - руководителем аппарата администрации. Вызов на заседание администрации города приглашенных лиц обеспечивают структурные подразделения или заместители главы администрации, вносящие вопрос.

4.13. Время для докладов устанавливается в пределах 10 минут, для содокладов и выступлений в прениях до 5 минут, для справок - до 3-х минут.

4.14. Проекты постановлений, обсуждавшиеся на заседании администрации, но возвращенные главой администрации на доработку, должны быть в 3-х-дневный срок доработаны структурными подразделениями, вносившими проекты, и в окончательной редакции сданы заместителю главы - руководителю аппарата для представления на рассмотрение главе администрации города.

Если в процессе доработки в проект вносятся существенные изменения, он подлежит повторному рассмотрению руководителями заинтересованных организаций, отделов и управлений.

4.15. Контроль за исполнением поручений, данных на заседаниях администрации, осуществляет отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

V. Организация работы должностных лиц и структурных
подразделений администрации

5.1. Организацию работы должностных лиц и структурных подразделений осуществляет глава администрации, его заместители, а внутри структурных подразделений - их руководители.

5.2. Глава администрации, его заместители и руководители структурных подразделений администрации организуют работу сотрудников на основе действующего трудового законодательства, настоящего Регламента, положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

5.3. Деятельность общественно-политических организаций, движений, кроме профсоюза, в администрации города не допускается.

5.4. Распределение полномочий между первыми заместителями, заместителями, помощниками главы администрации и начальниками управлений осуществляет глава администрации.

Положения о структурных подразделениях администрации разрабатываются их руководителями и после прохождения юридической экспертизы утверждаются главой администрации. Функциональные обязанности руководителей структурных подразделений утверждаются главой администрации, сотрудников- их руководителями.

5.5. Каждый сотрудник администрации несет ответственность за свою сферу деятельности и строит свою работу исходя из интересов города и граждан. Он не вправе разглашать сведения, ставшие известными ему в результате служебной деятельности.

5.6. Совмещение работы служащих внутри аппарата администрации допускается только распоряжением главы администрации в соответствии с действующим законодательством по ходатайству руководителя структурного подразделения администрации.

5.7. Служащие администрации исполняют свои служебные обязанности в рабочее время. Разрешение на перерыв в работе не более чем на один день дает руководитель структурного подразделения.

5.8. Пользование служебным транспортом регулируется "Положением о порядке обслуживания автотранспортом должностных лиц администрации" , утверждаемым главой администрации.

Использование служебного транспорта в личных целях запрещается.

5.9. Телефонная связь используется только для служебных целей. Междугородные служебные переговоры проводятся только с разрешения руководителя структурного подразделения. Междугородные неслужебные телефонные переговоры со служебных телефонов допускаются только при наличии талона на междугородные переговоры.

5.10. Право пользования международными переговорами имеют только глава администрации, его заместители.

5.11. Необходимость направления сотрудников в командировки определяется руководителями структурных подразделений администрации.

5.12. Сотрудники администрации имеют право на оплачиваемый ежегодный очередной и дополнительный отпуск согласно действующему законодательству. Порядок предоставления отпусков определяется действующим законодательством, Положением о муниципальной службе и условиями трудового договора (контракта). Очередность отпусков устанавливается руководителем структурного подразделения, а в отношении руководителей структурных подразделений - главой администрации. Заявление о предоставлении отпуска подписывается за две недели до начала отпуска. Отпуск руководителям структурных подразделений разрешается главой администрации, другим сотрудникам - по согласованию с руководителями структурных подразделений.

5.13. Ведение табеля учета рабочего времени в структурных подразделениях администрации осуществляет руководитель структурного подразделения.

VI. Порядок подготовки, принятия, оформления и
вступления в силу постановлений и распоряжений
главы администрации

6.1. Глава администрации в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения, которые вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом.

Акты администрации, подписанные главой и непосредственно затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

Официальные документы нормативного характера, т.е. предписания, регулирующие определенный вид общественных отношений и рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения главы администрации о назначении на должность или освобождение от занимаемой должности заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти городского самоуправления, руководителей муниципальных предприятий оформляются в виде постановлений.

Официальные документы по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы аппарата администрации принимаются в форме распоряжения главы администрации.

Распоряжения администрации не должны носить нормативный характер.

6.2. Проекты постановлений, распоряжений готовятся на бланках установленной формы.

Постановление должно быть составлено в ясных, понятных выражениях, без необоснованных сокращений и содержать вводную, констатирующую (мотивировочную) и постановляющую (резолютивную) части.

В водной части постановления указывается номер, дата принятия и название (заголовок) постановления, раскрывающее в краткой форме основное содержание вопроса. В констатирующей (мотивировочной) части излагаются цели, задачи , мотивы и основания принятия постановления.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Объем констатирующей части не должен превышать, как правило, 1/2 листа с машинописным текстом. Если это невозможно, то часть констатирующей части выносится в приложение в виде обоснования постановления.

За констатирующей следует постановляющая (резолютивная) часть, в которой излагаются все нормативные предписания в последовательности, обеспечивающей правильное понимание документа.

Постановляющая часть начинается со слова "постановляю", которое пишется заглавными буквами от поля с новой строки. Затем в повелительной форме указывается кому, какие действия и в какие сроки предписывается выполнить.

Каждый пункт должен содержать, как правило, одно нормативное предписание. Несколько нормативных предписаний помещается в один пункт в тех случаях, когда без этого будет затруднительно их правильное понимание и применение.

В целях обеспечения лучшего понимания и удобства применения пункт постановления может подразделяться на подпункты и абзацы.

Документы, подлежащие признанию полностью или частично утратившими силу, перечисляются в последних пунктах проекта постановления.

В последнем пункте постановляющей части указывается наименование структурных подразделений, на которые возлагается контроль за выполнением постановления, сроки представления промежуточной (если она требуется) и окончательной информации о выполнении постановления.

Постановление по объему не должно превышать 5 страниц текста без приложений, а распоряжение - 3-х страниц.

К проекту постановлений, распоряжений администрации города может прилагаться пояснительная записка или аналитическая справка объемом до 5 страниц.

6.3. Распоряжение главы администрации должно содержать вводную и постановляющую (резолютивную) части, отсутствие констатирующей (мотивировочной) части допускается.

В вводной части распоряжения указывается номер, дата принятия и название распоряжения, в резолютивной - предписываемые действия.

Распорядительный акт нижестоящего руководителя, а также обращения организаций, предприятий, учреждений или граждан не является основанием для принятия постановлений или распоряжений.

В распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указывают сроки исполнения.

Вступительная и распорядительная части каких-либо связующих слов не имеют и разделяются точкой или двоеточием.

Распорядительная часть начинается с нового предложения и прописной буквы.

Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме ("обязать", "поручить" и т.п.).

В случае, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненная администрации города, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать" и т.п.).

В качестве исполнителей в распорядительных документах указываются подчиненные органы или организации без указания фамилии руководителей.

Должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично.

Срок исполнения указывается конкретной датой (до 1 июля 1996 года или до 1 июля 1996 г.).

При упоминании в постановлении или распоряжении правового акта указывается орган, его издавший, дата, номер и точное наименование. (Например: постановление Правительства Российской Федерации от 7 августа 1992 года N 558 "О стабилизации финансового положения в электроэнергетике Российской Федерации".)

В случае необходимости отмены ранее принятых постановлений или распоряжений указывается орган, издавший распорядительный документ, дата, номер и наименование или отдельный пункт, подлежащий отмене ("распоряжение главы администрации города Чебоксары от 8 августа 1991 г. N 42-р "О перераспределении бюджетных ассигнований" считать утратившим силу" или "пункт 2 распоряжения главы администрации города от 8 июля 1991 г. N 42-р "О перераспределении денежных средств" - отменить").

При необходимости внесения изменений или дополнений в ранее принятый распорядительный акт, обязательно указывается орган, издавший распорядительный документ, дата номер, наименование, а также пункт (абзац), в который вносится изменение или дополнение.

(Например:

"Внести в постановление главы администрации от 10.12.96 .927 "О предоставлении жилой площади" следующие изменения и дополнения:

1. Пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. Представить в собственность АООТ "Ритм" квартиры

3,5,7"

2. Пункт 4 дополнить подпунктом 4. 5.

"4. 5. Однокомнатную квартиру N37 - Иванову А.И.".)

Последний пункт распорядительного документа, как правило, устанавливает заместители главы администрации города, ответственного за исполнение постановления или распоряжения в целом.

6.4. При необходимости включить в проект перечни организаций, таблицы, графики, схемы, программы и т.д., они, как правило, приводятся в прилагаемых приложениях к постановлению (распоряжению).

6.5. До начала подготовки проекта следует:

- четко определить существо вопроса, который необходимо решить в принимаемом постановлении (распоряжении);

- изучить имеющие отношение к возникшему вопросу действующие законодательные акты Российской Федерации и Чувашской Республики, постановления и распоряжения главы администрации, решения Чебоксарского городского Собрания депутатов, решения бывшего городского Совета и горисполкома;

- убедиться, действительно ли в имеющихся документах данный вопрос не решен или решен не в полном объеме или имеющиеся документы неоправданно осложняют решение соответствующих вопросов на практике;

- определить, требует ли решение данного вопроса принятия постановления или распоряжения главы администрации города или решение его относится к компетенции структурных подразделений администрации города;

- установить, с интересами каких других структурных подразделений связан вопрос, который предполагается решить в проекте нового документа. В связи с этим определить, какие органы должны принять участие в подготовке предложений по теме проекта постановления (распоряжения).

6.6. Если подготовка проекта поручена нескольким структурным подразделениям, работу по его подготовке организует то подразделение, которое указано в поручении первым.

6.7. Если проект, затрагивающий интересы нескольких структурных подразделений, готовится по инициативе одного из них, подготовка проекта, как правило, ведется совместно или по согласованию с заинтересованными структурами.

Структурные подразделения городской администрации, участвующие в подготовке проекта, выделяют для работы над проектом своих специалистов, вносят предложения по вопросам, относящимся к их ведению, а также представляют справки и другие необходимые материалы

6.8. К подготовке проектов следует привлекать представителей тех структурных подразделений, которые занимаются соответствующими вопросами, а в необходимых случаях также научных работников и специалистов из других организаций.

6.9. При подготовке проектов постановлений проводятся проверки состояния дел на предприятиях, в организациях, отделах, управлениях администрации города, при необходимости изучается мнение жителей города, трудовых коллективов. По итогам проведенных проверок составляются справки, информации, пояснительные записки, которые должны кратко, четко, убедительно отражать суть вопроса, содержать необходимые обоснования, конкретные предложения по улучшению работы, устранению недостатков.

6.10. Если в проекте документа предусматривается обращение с ходатайством, оно прилагается к документу в отпечатанном виде (первый экземпляр без правок).

6.11. Если основанием к подготовке проекта постановления или распоряжения является нормативный акт, то должна делаться ссылка на дату, номер, название этого документа, а также на орган, его принявший. Указанный документ прилагается к проекту постановления (распоряжения) главы администрации.

6.12. Проект постановления (распоряжения) включаются предложения, относящиеся к одному общему вопросу или нескольким вопросам, тесно связанным между собой по содержанию.

6.13. Проект нового документа готовится:

- по принципиально новым вопросам;

- если по одному и тому же вопросу имеется несколько документов, противоречащих друг другу;

- если требуется внести изменения и дополнения в ранее принятый документ, либо он в значительной мере устарел.

В проекте нового документа следует воспроизвести или по возможности объединить действующие нормы, которые впредь должны сохранить свою силу, предусмотреть признание утратившими силу ранее изданных документов по теме проекта.

6.14. Признанию утратившими силу одновременно с принятием нового документа подлежат все документы по теме проекта, в случаях, если они противоречат включенным в него нормативным предписаниям, либо воспроизведены в его содержании.

Наряду с этим признанию утратившими силу подлежат также документы, которые ранее фактически утратили свое значение, но формально не были признаны утратившими силу.

Подлежащие признанию утратившими силу документы перечисляются в хронологическом порядке.

6.15. Для изменения отдельных положений ранее принятого постановления (распоряжения) в проекте приводится новая редакция изменяемых пунктов ранее принятых документов или излагается текст новых пунктов, которыми он должен быть дополнен.

В новой редакции может быть изложена часть пункта. Внесение изменений и дополнений может производиться путем исключения, дополнения и замены отдельных слов и фраз в тексте ранее принятого документа.

6.16. В проекте должен быть четко определен круг организаций и лиц, на которые распространяются предписания, содержащиеся в проекте, в необходимых случаях - меры ответственности за их нарушение.

6.17. Каждый пункт проекта документа формулируется так, чтобы не возникло сомнений относительно срока его действия. Если в проекте документа, действие которого в целом не ограничивается сроком, необходимо предусмотреть отдельные предписания, рассчитанные на определенный период времени, то они излагаются в отдельных пунктах проекта.

6.18. Организации, предприятия, учреждения указываются в проекте в точном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным положением или уставом предприятия (организации), решением о их создании, наименовании или переименовании.

6.19. При подготовке проектов постановлений (распоряжений) следует иметь ввиду#, что они вступают в силу со дня их подписания. Если необходимо, чтобы документы вступили в силу в иные сроки, это должно быть указано в проекте.

6.20. Структурное подразделение администрации, организующее подготовку проекта, согласовывает его со всеми заинтересованными службами.

Проект постановления (распоряжения) визируется составителем и руководителем подразделения, вносящего вопрос. Должностными лицами постановления визируются в течение 4 дней, а распоряжения в течение 3 дней. Согласование проекта (постановления или распоряжения) начинается с визирования начальника юридического отдела администрации города.

В обязательном порядке визируется каждое приложение к проекту документа, последним подписывает заместитель главы - руководитель аппарата администрации города.

6.21. Согласованный проект постановления (распоряжения) подразделение администрации, вносящее вопрос, представляет заместителю главы администрации, возглавляющему соответствующий функционально-отраслевой комплекс городского хозяйства, который проверяет правильность его оформления и грамотность содержания. Проект документа, оформленный с нарушением предъявляемых требований, возвращается исполнителю на доработку. Если к проекту замечаний нет, заместитель главы администрации города визирует его.

6.22. Согласование оформляется грифом согласования на проекте постановления (распоряжения) или справкой согласования. Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе.

Подписи визирующих должны быть разборчивы, с указанием фамилии и должности, даты согласования, а для составителя проекта постановления - номера служебного телефона.

6.23. При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящий проект постановления, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такого решения не найдено, к проекту постановления прилагается перечень разногласий и тексты замечаний, подписанные соответствующими руководителями.

Неурегулированные разногласия между отделами, управлениями администрации, другими органами и организациями по проекту постановления рассматриваются заместителем главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, который принимает решения по этим разногласиям. При этом заместитель главы администрации вправе принять решение о внесении проекта постановления с учетом разногласий. В этом случае к проекту прилагается справка с изложением мнения руководителей, имеющих возражения.

6.24. Предложения по вопросам бюджетных ассигнований вносятся в процессе составления бюджета. После утверждения бюджета такие предложения рассматриваются с указанием источников финансирования, при наличии необходимых обоснований и согласований с управлением финансов и отделом экономики.

Выделение средств из внебюджетного фонда администрации города может предусматриваться только в случаях возникновения чрезвычайных обстоятельств и при отсутствии других источников финансирования.

6.25. К проекту постановления (распоряжения) прилагается список должностных лиц, организаций, отделов, управлений, комитетов администрации города, которым необходимо направить документ (указатель рассылки). Следует учитывать, что все постановления, помимо исполнителей, должны направляться главе администрации города и его заместителям, в Администрацию Президента Чувашской Республики, прокуратуру города и отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству(для осуществления контроля исполнения).

6.26. Руководители структурных подразделений, которым направляются на согласование проекты постановлений главы администрации города, рассматривают их в первоочередном порядке, не позднее чем в суточный срок.

6.27. Проект постановления, согласованный со всеми заинтересованными службами и завизированный заместителем главы администрации, возглавляющим соответствующий отраслевой комплекс, передается заместителю главы администрации - руководителю аппарата для представления на рассмотрение главе администрации города.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации вправе не принять проект документа, если он оформлен с нарушениями требований: не завизирован и не согласован со всеми заинтересованными службами, если не завизированы приложения, прилагаемые к проекту, если оформлен небрежно, не расписан по адресатам и т.п.

6.28. Постановление (распоряжение) главы администрации в день его подписания регистрируется в отделе по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству администрации, где ему присваивается порядковый номер, после чего он считывается, а затем размножается в соответствии с указателем рассылки. После размножения на документ ставится печать отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству, затем он через канцелярию рассылается по адресам в 3-дневный срок, а по срочным вопросам - в суточный срок с указанием срока отправки. Подлинник документа и первичные документы остаются и хранятся в отделе по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации города. Срок хранения в архиве - 5 лет.

6.29. Выдача копий распорядительных документов из архива администрации допускается только с разрешения заместителя главы - руководителя аппарата администрации.

VII. Контроль за исполнением нормативных актов
представительной и исполнительной власти Российской
Федерации и Чувашской Республики, решений городского
собрания депутатов, постановлений и распоряжений
главы администрации города

7.1. Глава администрации, его заместители, руководители структурных подразделений обеспечивают постоянный контроль за исполнением актов представительной и исполнительной власти Российской Федерации и Чувашской Республики на территории города Чебоксары, а также решений Чебоксарского городского Собрания депутатов, постановлений и распоряжений главы администрации города.

Руководители структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за организацию работы по контролю и проверке исполнения постановлений и распоряжений, подготовку необходимых предложений по оперативному устранению выявленных недостатков, своевременное представление руководству администрации города информации о ходе выполнения постановлений и распоряжений главы администрации города.

7.2. Оперативный контроль за исполнением Указов, постановлений, распоряжений органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации и Чувашской Республики, постановлений и распоряжений главы администрации, решений Чебоксарского городского Собрания депутатов осуществляют специалисты отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству и отдел самоуправления и организационной работы.

7.3. На контроль берутся все без исключения указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации и Президента Чувашской Республики, в которых содержатся вопросы, относящиеся к компетенции администрации города.

Информации об исполнении указов, распоряжений и поручений Президента Чувашской Республики представляются за подписью главы администрации города.

Информации о ходе исполнения указов и распоряжений Президента Чувашской Республики, в которых отсутствуют конкретные сроки, и рассчитанные на длительный срок действия, представляются по запросу контрольно-организационного отдела Администрации Президента Чувашской Республики.

7.4. Структурные подразделения администрации города, осуществляющие контроль за ходом выполнения постановлений и распоряжений главы администрации, на основе анализа информации, полученной в процессе контроля, и оценки своевременности и качества выполнения поручений, содержащихся в постановлениях, обязаны сообщать руководству администрации города о нарушениях сроков исполнения принятых постановлений. Сообщения должны представляться не позднее, чем за два дня до истечения срока контроля и сопровождаться конкретными предложениями ( рассмотреть ход выполнения постановления на заседании администрации, продлить срок контроля). Продление сроков исполнения производится главой администрации.

Информации, представленные с нарушением сроков, должны содержать объяснения о причинах задержки.

7.5. Работники отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству осуществляют ввод в персональный компьютер взятых на контроль нормативных актов органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации и Чувашской Республики, постановлений и распоряжений главы администрации города, и еженедельно направляют конкретным исполнителям напоминания о сроках их исполнения или уведомления о просрочке, а также докладывают заместителю главы администрации-руководителю аппарата о состоянии работы по исполнению постановлений и распоряжений главы администрации.

7.6. После исполнения постановления, распоряжения главы администрации города подразделения администрации, на которые возложен контроль за их выполнением, готовят аналитическую справку и соответствующие предложения, которые представляют руководителям администрации.

Отметка о снятии с контроля делается на справке, которая затем передается в отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству для подготовки постановления главы администрации о снятии с контроля.

7.7. Информации о ходе исполнения постановлений и распоряжений главы администрации города, в которых отсутствуют конкретные сроки, представляются ответственными за контроль и конкретными исполнителями по запросу главы городской администрации или его заместителей.

VIII. Административные совещания главы администрации

8.1. Еженедельно глава администрации проводит административные совещания по оперативным вопросам, обеспечивающим жизнедеятельность города.

8.2. На административные совещания приглашаются все заместители главы администрации города, главы районных администраций, начальники управлений администрации, а также по необходимости начальники отделов и руководители муниципальных предприятий.

8.3. Протокол совещания ведет помощник главы администрации города, который утверждается главой администрации. Копии протокола в течение 3-х дней доводятся до сведения исполнителей.

8.4. В период отсутствия главы администрации города совещание проводит исполняющий обязанности главы администрации.

IX. Система работы в Администрации города
со служебными документами

9.1. Прием и первоначальная обработка всей поступающей в администрацию города корреспонденции осуществляется в канцелярии отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству в день поступления. Неправильно поступившие документы передаются или пересылаются по принадлежности.

На всех входящих документах представляется регистрационный штамп, после чего они направляются на рассмотрение главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением их обязанностей.

Нормативные акты органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации и Чувашской Республики регистрируются канцелярией отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

Пакеты, поступившие в адрес структурных подразделений, передаются на исполнение без регистрации в канцелярии.

9.2. Нормативные акты органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации и Чувашской Республики рассматриваются главой администрации в день их поступления. Другие документы рассматриваются главой администрации, его заместителями в срок не более 2-х дней.

9.3. В резолюции даются указания по исполнению документа. Обязательно называется фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, ставится подпись и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель ( как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

В резолюции на документах, которые не требуют дополнительных указаний по исполнению и имеют конкретные сроки исполнения, указывается только исполнитель, ставится подпись и дата.

9.4. Документы с резолюциями главы администрации, его заместителей, в срок не более З-х дней с момента их поступления в администрацию города доводятся канцелярией до исполнителей и рассматриваются в сроки, указанные в документе или резолюции. Документы без установленных сроков исполняются в течение месяца с момента их поступления.

Срочные документы передаются исполнителям немедленно и исполняются в течение трех дней.

9.5. Ответственность за своевременное и правильное исполнение предписаний несут лица, указанные в резолюциях главы администрации и его заместителей. Документы, которые рассматриваются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник направляется ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Все остальные лица ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов.

Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа с разрешения заместителя главы администрации-руководителя аппарата допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством администрации города.

9.6. После выполнения требований резолюции ответственный исполнитель докладывает главе администрации, заместителям главы о результатах рассмотрения и представляет на утверждение и подписание соответствующие материалы (проекты постановлений, распоряжений, докладные записки, справки, письма и т.п.).

Если резолюция содержит требования об устранении указанных в поступившем документе недостатков, принятии к руководству или исполнению без подготовки материалов и доклада главе администрации, его заместителям, то исполнитель делает отметку на документе о принятии к сведению, к руководству и т.п., ставит подпись и дату.

Все исполненные документы возвращаются в канцелярию отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

9.7. Ходатайства предприятий и организаций о представлении к награждению государственными наградами и Почетными грамотами до рассмотрения главой администрации города предварительно рассматриваются структурными подразделениями, которые в случае положительного решения вопроса готовят проекты постановлений главы администрации о награждении, а в случае отклонения ходатайства согласовывают свое решение с заместителем главы администрации, возглавляющим соответствующий функционально-отраслевой комплекс и главой администрации города, затем доводят это решение с указанием причин до трудового коллектива.

9.8. Отправка постановлений, распоряжений и другой исходящей корреспонденции администрации города проводится только через канцелярию отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству. Корреспонденция сдается в канцелярию с 8.00 до 12.00 часов.

Срочные документы сдаются для отправки в любое время рабочего дня. Все исходящие документы регистрируются в соответствующих журналах канцелярии отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

На обращения представительных органов и депутатские запросы ответ дается в сроки, установленные законодательством.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с резолюциями руководства администрации.

9.9. Документы за подписью руководителей администрации должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов ( наименование, дату, исходящий номер адресата, подпись, фамилию, инициалы и телефон исполнившего документ).

Документы, направляемые в вышестоящие органы власти и управления, подписываются главой администрации, а в его отсутствие - первым заместителем главы администрации.

Документы, направляемые в муниципальные и другие организации, подписываются главой администрации, его заместителями, руководителями отделов и управлений, комитетов в соответствии с их компетенцией. При этом указывается должность подписывающего документ, ставится его личная подпись, дается ее расшифровка.

Если должностное лицо, фамилия которого указана в проекте документа, отсутствует, то последний должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления " и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой перед указанием должности.

Документы, подготовленные несколькими организациями, подписываются руководителями всех организаций. Документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, подписывают глава администрации и главный бухгалтер. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

9.10. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза предполагает указание личной подписи, ее расшифровки и даты визирования.

При наличии в резолюции к рассматриваемому документу нескольких исполнителей, ответственный за исполнение (лицо, названное в резолюции первым) при представлении на подпись главе администрации результатов исполнения, обеспечивает обязательное их согласование или визирование остальными лицами, указанными в резолюции.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в администрации города, на обратной стороне первого листа документа.

9.11. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на обратной стороне первого листа документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Внешнее согласование может быть оформлено справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

9.12. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются главой администрации или его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа ( в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Гриф утверждения располагается в правом углу лицевой стороны документа и включает в себя слово "Утверждаю", наименование должности лица, который утверждает документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово " Утверждено " , название распорядительного документа в именительном падеже, его дата и номер.

9.13. Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста перед подписью.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа соответствующую отметку.

При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.

9.14. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более, чем в четыре адреса, составляется список на рассылку, и на каждом документе проставляется один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

9.15. При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до организаций, которые имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в этих документах.

Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с отделом по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

9.16. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на обратной стороне первого листа документа.

9.17. Служебные документы считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

9.18. Служебные документы в канцелярии отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству хранятся 3 года в соответствии с номенклатурой дел.

9.19. Администрация города вправе выдать копии документов, принятых в самой администрации.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. При пересылке копии в другие организации или выдаче ее на руки заверительная запись должна удостоверяться печатью.

При этом выдача сведений и информации организациям и частным лицам производится при письменном обращении по согласованию с заместителем главы - руководителем аппарата.

Выдача информации правоохранительным органам производится при наличии письменных запросов в установленном порядке.

9.20. Не предусмотренные настоящим Регламентом, другими актами самоуправления города Чебоксары порядок и сроки исполнения документов, исполняются в порядке и сроки, предусмотренном "Системой документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики", утвержденной постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 18 апреля 1995 года N121.

X. Рассмотрение письменных обращений граждан,
поступивших в администрацию города.

10.1. Все поступающие в администрацию города заявления и обращения граждан регистрируются в день поступления в приемной населения отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству. Не подлежат регистрации поступающие анонимные письма и жалобы.

Зарегистрированные письма граждан передаются на рассмотрение главе администрации, его заместителям, и в соответствии с их поручениями направляются на исполнение в структурные подразделения администрации.

Заявления о выделении земельных участков под индивидуальное жилищное строительство регистрируются в отделе учета и распределения жилой площади согласно Положению об отделе учета и распределения жилой площади администрации, утвержденному постановлением главы администрации от 9 апреля 1997 г. N 607, там же осуществляется постановка в очередь.

Заявления граждан на предоставление земельных участков под коллективное садоводство от неработающих инвалидов и участников ВОВ и афганских событий, ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, потерявших связь со своими предприятиями, организациями и учреждениями, от инвалидов детства и труда, ветеранов Вооруженных Сил, труда и пенсионеров, прибывших для дальнейшего проживания в г. Чебоксары из других мест, многодетных матерей, адресованные главе администрации, его заместителям, регистрируются в приемной населения отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

Городской комитет по земельной реформе и земельным ресурсам рассматривает заявления о выделении земельных участков под коллективное садоводство согласно визе руководства, устанавливает очередность, уведомляет заявителей о номере очередности, осуществляет прием граждан по вопросам представления земельных участков под коллективное садоводство.

Прием, регистрация заявлений о выделении земельных участков под огородничество, а также постановка в очередь производятся согласно постановлению главы администрации от 25 декабря 1992 г. N 887/6 "О порядке рассмотрения заявлений граждан о предоставлении (закреплении) на условиях аренды земельных участков, расположенных на землях г.Чебоксары".

Не допускается направление заявлений и обращений на рассмотрение тем работникам, действия которых обжалуются.

10.2. Письма граждан - предложения, заявления и жалобы, поступившие в администрацию города, рассматриваются в срок не более одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей не позднее 10 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены лицом, рассмотревшим это заявление или жалобу, о чем сообщается заявителю. Новый срок не должен превышать одного месяца (для военнослужащих и членов их семей - не более 10 дней).

Если рассмотрение вопроса, поставленного в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции администрации города, письмо не позднее чем в пятидневный срок направляется по принадлежности, а заявитель извещается об этом.

10.3. Обращения граждан, направленные в администрацию города из органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации и Чувашской Республики, рассматриваются в структурных подразделениях администрации и не подлежат пересылке предприятиям и организациям города.

10.4. Контроль за сроками прохождения писем в аппарате администрации города, выдача справок гражданам по их письмам осуществляется приемной населения отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству, основываясь на результатах машинной обработки и справочных данных контрольной картотеки. Снятие с контроля производится после поступления в приемную справки о результатах рассмотрения или копии ответа, подписанной должностным лицом, курирующим подразделение, рассмотревшее обращение.

В случаях, когда нижестоящие администрации или другие организации сообщают о результатах проверок только администрации города, ответ автору или в вышестоящий орган по результатам проверки готовится соответствующим отделом администрации и направляется за подписью заместителя главы администрации.

Обращения граждан, поступившие в администрацию г.Чебоксары, анализируются приемной городской администрации ежемесячно, ежеквартально, за полугодие и год.

Квартальные, полугодовые и годовые анализы, как правило, обсуждаются на заседаниях администрации и постановления главы администрации направляются в структурные подразделения администрации для принятия мер по выполнению постановления.

Работник отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству осуществляет ввод в персональный компьютер поручений руководителей администрации, данных по письменным обращениям граждан, и систематически направляет конкретным исполнителям напоминания о сроках исполнения этих поручений.

10.5. На все письма граждан заводятся дела, которые хранятся в хронологической последовательности в приемной граждан отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству в течение 5 лет.

XI. Организация приема граждан
в администрации города

11.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется главой администрации, заместителями главы администрации и начальниками управлений, согласно утвержденному графику.

11.2. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к руководителям администрации города проводится работниками отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству. На каждого посетителя, записавшего на прием, заполняется карточка установленного образца.

11.3. В приемной населения администрации города посетитель излагает свое обращение в устной или письменной форме, а в случае необходимости предъявляет документы по существу вопроса. Работник, ведущий запись, внимательно выслушивает посетителя и дает по затронутым вопросам разъяснения.

Если заявитель удовлетворен разъяснением, в учетной карточке делается соответствующая запись.

Если разрешение вопроса относится к компетенции руководства, посетитель записывается на прием к одному из руководителей.

11.4. По просьбе посетителей допускается одновременный прием группы граждан, обратившихся по одному и тому же вопросу. Ведущий прием выслушивает представителя, уполномоченного группой, или каждого заявителя в отдельности и принимает решение.

В других случаях групповой прием, как правило, не рекомендуется.

11.5. Запись на прием и прием письменных заявлений граждан в приемной населения администрации города проводится с 1000 до 1500часов ежедневно.

11.6. На каждого гражданина, обратившегося на прием к руководству городской администрации, в приемной населения администрации оформляется регистрационная карточка с указанием даты обращения, фамилии, имени и отчества, адреса, места работы и должности обратившегося, краткое содержание просьбы заявителя, проставляется порядковый регистрационный номер.

11.7. Письменное заявление обратившегося на прием регистрируется в приемной населения администрации под одним и тем же номером с регистрационной карточкой. Нумерация обращений граждан при их регистрации ведется в пределах календарного года.

11.8. Разрешение устных обращений граждан производится, как правило, непосредственно во время приема. В случае необходимости выяснения дополнительных данных ведущий прием дает поручение соответствующему должностному лицу о решении вопроса по существу и подготовке ответа заявителю.

Ведущий прием в присутствии посетителя в зависимости от содержания обращения принимает одно из следующих решений:

- об удовлетворении обращения. При этом в письменной или устной форме дается поручение соответствующему должностному лицу. Обязательными элементами поручения являются: фамилия исполнителя, указание об исполнении, содержащее конкретные поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата;

- о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие компетентные органы: районные администрации, структурные подразделения администрации, другие предприятия, организации, учреждения;

- об отклонении обращения. При этом заявителю сообщаются причины отказа с ссылкой на правовые акты.

11.9. В случае указания в резолюции нескольких лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками исполнения, подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения поручения представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководства администрации.

11.10. Поручение (указание) руководства администрации города пересылается через приемную населения администрации исполнителю, а регистрационная карточка помещается в картотеку текущего контроля. Карточки в картотеке располагаются по срокам исполнения.

11.11. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до 15 дней. Исходя из этих норм, ведущий прием устанавливает конкретные сроки исполнения.

11.12. В случае, если указание ведущего прием не может быть исполнено в установленный срок, исполнитель должен обратиться в приемную населения администрации с письменной просьбой на имя давшего указание о продлении срока его исполнения, указав при этом причины невозможности выполнения указания в установленный срок. Продление срока исполнения указания разрешается руководством администрации и должно быть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения с сообщением об этом заявителю. Срок исполнения указаний руководства администрации, структурных подразделений исчисляются со дня приема.

11.13. Полнота ответа и cвоевременность решения поставленных гражданами на приеме предложений, заявлений и жалоб берется на контроль приемной населения администрации.

11.14. Указание(поручение) руководства по обращениям граждан считается исполненным, если по всем поставленным вопросам приняты меры. Результаты рассмотрения докладываются руководителю, давшему поручение, который на ответе исполнителя о выполнении указания делает отметку "В дело", ставит дату и подпись. Одновременно подписывает ответ заявителю.

11.15. Если заявителю дается промежуточный ответ с указанием конкретного срока окончательного исполнения его просьбы, такой ответ подлежит обязательной постановке на дополнительный контроль. В этом случае на ответе исполнителя делается отметка "На контроль", ставится дата и подпись. Ответ присоединяется к карточке и ставится в контрольную карточку по срокам исполнения обещаний, данных заявителю.

11.16. Снятие с контроля указаний, стоящих на дополнительном контроле, производится в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 11.14.

11.17. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел администрации города.

11.18. В деле формируются документы одного календарного года, которые систематизируются по регистрационным номерам.

11.19. Карточки по обращениям граждан, их письменные просьбы, копии ответов на них и справки об исполнении, оформленные в соответствии с требованиями, хранятся в приемной населения администрации города в течение 5 лет. Формирование и хранение дел с приема граждан у непосредственных исполнителей запрещается.

11.20. В случае повторных обращений граждан в течение года по одному и тому же вопросу, повторных указаний руководства администрации и поступления по ним дополнительных документов, предыдущие приобщаются к соответствующей группе документов.

11.21. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема граждан, осуществляется непосредственно главой администрации, его заместителями, начальниками управлений, а также помощником главы администрации и работником отдела по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству администрации города.

11.22. Отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству администрации города один раз в полугодие обобщает результаты работы по приему граждан и принимает меры к совершенствованию этой работы.

XII. Организация работы с кадрами

12.1. Основные направления кадровой работы в администрации (планы подготовки и переподготовки кадров,проведение их аттестации, оказание помощи структурным подразделениям администрации и обучение резерва кадров) определяет глава администрации через помощника главы администрации по кадровой работы.

12.2. Помощник главы по кадровой работы в части организации работы с кадрами:

- осуществляет оформление документов о приеме на работу, перемещение сотрудников администрации на другие должности;

- формирует банк данных руководящих работников, специалистов для замещения вакансий.

- организует служебную подготовку и переподготовку работников администрации.

12.3. Распоряжение о приеме на работу после визирования заявления руководителем структурного подразделения и курирующим заместителем главы администрации подписывает глава администрации. Прием и увольнение технических работников оформляется распоряжением руководителя соответствующего структурного подразделения.

12.4. На всех работников администрации города, кроме технического персонала, распространяется статус муниципального служащего.

12.5. На каждого муниципального служащего помощником главы по кадровой работы оформляется личное дело, в котором группируются следующие документы:

- заявление ( трудовой договор,контракт);

- личный листок по учету кадров;

- копия документа об образовании;

- копии распоряжений о приеме на работу, а также о перемещении и увольнении работника.

Кроме того заполняются личные карточки на работников по форме Т-2.

12.6. Контроль за кадровой работой осуществляется главой администрации.

XIII. Некоторые особенности подготовки и
согласования проектов официальных документов
администрации города

13.1. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству города Чебоксары готовит следующие проекты постановлений:

- о регулировании земельных отношений на территории города;

- о переоформлении земельных участков после совершения сделок с недвижимостью, находящейся на земельном участке, и переоформлении земельных участков, ранее предоставляемых в пользование физическим лицам;

- о выкупе и передаче в собственность земельных участков юридическим лицам;

- об инвентаризации городских земель и оформлении документов землепользования по итогам инвентаризации городских земель;

- об утверждении границ землепользований;

- об оформлении документов землепользования физическим и юридическим лицам на документально неподтвержденные правами земельные участки;

- об отчуждении земельных участков и размерах компенсации за них при сносе зданий и сооружений;

- о размерах платежей за землю с учетом градостроительных особенностей городских территорий;

- об охране и использовании городских земель.

Проекты постановлений, подготовленные городским комитетом по земельным ресурсам и землеустройству, в обязательном порядке визируются заместителем главы администрации, координирующим деятельность комитета по земельным ресурсам и землеустройству города Чебоксары, председателем городского комитета по земельным ресурсам и землеустройству, начальником юридического отдела администрации, с администрацией соответствующего района.

13.2 Постановления о резервировании земельных участков под разработку проектной документации, постановления о предоставлении земельных участков под новое строительство, постановления об изъятии земельных участков, постановления о разрешении строительства, реконструкции существующих зданий ( в том числе завершении начатого строительства), постановления об узаконении самовольно построенных строений, постановления о предоставлении земельных участков под установку металлических гаражей, постановления о вводе в эксплуатацию объекта готовятся управлением архитектуры и градостроительства администрации города.

Проекты постановлений, подготовленные управлением архитектуры и градостроительства администрации города, в обязательном порядке визируются первым заместителем главы администрации, начальником управления архитектуры и градостроительства, городским комитетом по земельным ресурсам и землеустройству, начальником юридического отдела, с администрацией соответствующего района.

13.4. Акты администрации, предусматривающие финансовые расходы из бюджета города, визируются первым заместителем главы администрации, начальником управления финансов.

13.5. Постановления администрации города по вопросам учета и распределения квартир во вновь вводимых домах, а также предоставления освобождаемых квартир подготавливаются отделом по учету и распределения жилья и визируются первым заместителем, начальником отдела учета и распределения жилья, МП "БТИ", главой администрации соответствующего района, руководителями организаций, предприятийсобственников жилья, начальником юридического отдела администрации.

13.6. Все проекты распоряжений о производстве ремонтных работ, связанных с закрытием движения автотранспорта и вскрытием асфальтобетонного, покрытия визируются первым заместителем главы администрации, ГАИ, администрацией соответствующего района, отделом транспорта, связи и надзора за техническим состоянием сельскохозяйственных машин и других видов транспорта, подрядной организацией и другими заинтересованными организациями.

13.7. Комитет по управлению имуществом города Чебоксары разрабатывает проекты постановлений и распоряжений по вопросам:

- аренды помещений, объектов незавершенного строительства, конструкций под размещение рекламы;

- субаренды помещений;

- перевода жилых помещений (домов), находящихся в собственности граждан и юридических лиц, в нежилые в целях их дальнейшего использования для предпринимательской деятельности и оказания услуг населению.

Подготовленные проекты постановлений и распоряжений визируются председателем, начальником юридического отдела администрации, начальником отраслевого отдела администрации, главой администрации соответствующего района.

XIV. Порядок подготовки актов администрации города
о награждении, объявлении благодарности, а также
поздравлений, благодарарственных писем,
почетных грамот, памятных адресов

14.1. Ответственность за своевременность подготовки актов администрации города об объявлении благодарности, о награждении Почетными грамотами администрации города, ценными подарками и денежными премиями, а также текстов поздравлений, благодарственных писем и памятных адресов несут руководители структурных подразделений администрации и заместители главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей.

14.2. Проекты постановлений, тексты памятных адресов для поздравлений и благодарственных писем подготавливаются в срок не позднее чем за 7 дней до наступления памятной даты и передаются для изготовления и оформления в отдел по работе с письмами, приему граждан и делопроизводству.

14.3. Организация поздравлений руководителей администрации города возлагается на заместителя главы администрации - руководителя аппарата и помощника главы администрации по кадровой работе.

XV. Организация дежурства в администрации города

15.1. Для обеспечения необходимого порядка, принятия своевременных мер в случае возникновения аварийных и других ситуаций дежурство в администрации города осуществляется круглосуточно работниками центральной диспетчерской службы.

15.2. В выходные и праздничные дни, а также в особых случаях по указанию главы администрации города назначаются ответственные дежурные из числа заместителей главы администрации, начальников отделов и управлений администрации. Графики дежурства этих лиц составляются заместителем главы - руководителем аппарата администрации и утверждаются главой администрации.

15.3. Дежурные по городу в дни дежурства должны находиться дома и быть готовыми по сигналу, доведенному по телефону или другим способом, включиться в решение любых экстренных вопросов, возникающих в городе.

15.4. Дежурство по городу в праздничные дни организуется специальным распоряжением главы администрации. В дежурство на эти дни назначаются руководители администрации города.

15.5. Данный график дежурства по городу доводится до всех подразделений администрации.

XVI. Заключительные положения

16.1. Изменения и дополнения в настоящий Регламент вносятся только постановлениями главы администрации.

16.2. За нарушение требований настоящего Регламента должностные лица администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности.