Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 7 декабря 2001 г. N 266 "О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики
от 7 декабря 2001 г. N 266
"О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики"

С изменениями и дополнениями от:

17 января 2006 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р и в целях совершенствования делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовая инструкция).

2. Органам исполнительной власти Чувашской Республики разработать на основе Типовой инструкции соответствующие инструкции по делопроизводству и по согласованию с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов ввести их в действие до 1 июля 2002 года.

3. Признать утратившим силу постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 18 апреля 1995 г. N 121 "О Системе документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики".

Председатель Кабинета Министров Чувашской Республики

Н.Федоров

Утверждена

постановлением Кабинета Министров

Чувашской Республики

от 7 декабря 2001 г. N 266

Типовая инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики

С изменениями и дополнениями от:

17 января 2006 г.

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - органы исполнительной власти).

1.2. Типовая инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики.

1.3. Органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих федеральному законодательству, законодательству Чувашской Республики и настоящей Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов исполнительной власти после согласования с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов. Согласование проводится в целях обеспечения их соответствия действующему законодательству Российской Федерации и Чувашской Республики по архивному делу, нормативным и методическим документам, регулирующим вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов.

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления органа исполнительной власти.

II. Документация органа исполнительной власти

2.1. Деятельность органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется компетенцией органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times ET и Times New Roman Cyr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL - размером N 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала.

При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств ЭВТ основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.

III. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы органа исполнительной власти, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1-5).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. N 9-ст).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.

3.1.2. В органах исполнительной власти применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования органа исполнительной власти;

бланки с указанием должности руководителя органа исполнительной власти и его заместителей;

бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых в органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.

3.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органов исполнительной власти.

3.1.4. Бланки документов органа исполнительной власти подлежат учету.

3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.2. Оформление реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа исполнительной власти обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

3.2.1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2001).

3.2.2. Индекс документа

Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.

Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает:

05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;

12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-38.

3.2.3. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

Министерство здравоохранения

Чувашской Республики

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

Министерство образования

Чувашской Республики

Управление делами

Ведущему специалисту

А.И.Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:

Генеральному директору

объединения "Агропром"

В.Д.Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

И.П.Калинину

ул.Садовая, д.5, кв.12

Киреевский р-н, г.Липки

Тульская обл., 301264

3.2.4. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "Утверждаю, Утвержден, Утверждена, Утверждено, Утверждены" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

Утверждаю

Министр юстиции

Чувашской Республики

Личная подпись Инициалы, фамилия

16.10.2001

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом органа исполнительной власти. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:

Утверждено

Приказом Министерства экономики

Чувашской Республики

от 16.10.2001 N 150

Слова "Утвержден, Утверждено, Утверждена, Утверждены" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

3.2.5. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.6. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.

3.2.7. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера:

Приложение N 1

к приказу Министерства экономики

Чувашской Республики

от 05.09.2001 N 158

Допускается "Приложение N" печатать прописными буквами и центрировать вместе с другими строками относительно самой длинной строки наименования распорядительного документа.

3.2.8. Подпись документа

Документы, направляемые в органы представительной, исполнительной и судебной власти Чувашской Республики, подписываются руководителем органа исполнительной власти или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем органа исполнительной власти, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ лица (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.9. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органа исполнительной власти, должны быть завизированы ими.

Виза состоит из должности, личной подписи, инициалов и фамилии, даты и проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

Личная подпись Инициалы, фамилия

28.10.2001

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и включает в себя слово "Согласовано" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс:

Согласовано

Заместитель министра юстиции

Чувашской Республики

Личная подпись Инициалы, фамилия

30.09.2001

Согласовано

Письмо Минпрома Чувашии

от 30.09.2001 N 01-15/155-К

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", которая располагается в левом нижнем углу.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами органа исполнительной власти;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с органами государственной власти Чувашской Республики, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.10. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона:

Максимова Нина Сергеевна

62-88-14

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона основного исполнителя.

3.2.11. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования, Конфиденциально и др.) оформляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

3.2.12. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.13. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.

IV. Требования к подготовке и оформлению проектов законодательных и нормативных актов

4.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Чувашской Республики

4.1.1. Проект закона, подготавливаемый для внесения Президентом Чувашской Республики в Государственный Совет Чувашской Республики в порядке законодательной инициативы, печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом кегля N 14.

На первом листе проекта закона в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится Президентом Чувашской Республики", которая печатается в две строки через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

Слово "Проект" печатается у правой границы текстового поля и отделяется от пометки 2 межстрочными интервалами.

4.1.2. Наименование государства - Чувашская Республика - отделяется от слова "Проект" 3 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами полужирным шрифтом кегля N 15 с выравниванием по центру.

4.1.3. Наименование вида акта - Закон - отделяется от наименования государства 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами полужирным шрифтом кегля N 16 с выравниванием по центру.

4.1.4. Заголовок проекта закона отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал строчными буквами полужирным шрифтом с выравниванием по центру. Заголовок начинается с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

4.1.5. Текст проекта закона отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть подразделяется на преамбулу и основную часть. В преамбуле излагается обоснование принятия закона или декларируются его принципы.

Текст проекта закона структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным. Текст может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются через 1 межстрочный интервал прописными буквами и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются после слова "статья" строчными буквами полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы, вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы.

Часть как структурная единица статьи не нумеруется. Ссылка на нее оформляется следующим образом: часть первая статьи 2.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты - строчными буквами с круглой скобкой (реже - арабскими цифрами). Ссылки на них оформляются следующим образом: пункт 2 статьи 5, подпункт "б" пункта 2 статьи 6.

4.1.6. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Чувашской Республики", которые печатаются в 2 строки с 1 межстрочным интервалом. Слова "Чувашской Республики" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Чувашской Республики указываются при оформлении принятого закона в Государственном Совете Чувашской Республики.

4.1.7. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта закона.

4.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Чувашской Республики

4.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Чувашской Республики осуществляется органами исполнительной власти в соответствии с Порядком подготовки и внесения проектов указов и распоряжений Президента Чувашской Республики, утвержденным распоряжением Президента Чувашской Республики от 14 марта 1994 г. N 10-рп.

4.2.2. Проекты актов Президента Чувашской Республики печатаются на бланках установленной формы шрифтом кегля N 14.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле должно составлять 3,5 см, правое - 1,5 см, нижнее - не менее 2 сантиметров. При оформлении проекта на двух и более листах верхнее поле второго и последующих листов составляет 2 сантиметра.

4.2.3. Заголовки к проектам актов печатаются на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, по центру, строчными буквами полужирным шрифтом. Заголовок начинается с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президента Чувашской Республики".

4.2.4. Текст проекта акта отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку строчными буквами.

При наличии в тексте пунктов они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты могут иметь подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или обозначаются строчными буквами с круглой скобкой.

Структура проекта акта о внесении изменений и дополнений в ранее принятый акт должна соответствовать его структуре.

При наличии приложений к проекту акта в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать инициалы и фамилии прописными буквами и выделять их полужирным шрифтом в проектах указов по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных званий Чувашской Республики.

4.2.5. Подпись в проекте акта отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Чувашской Республики", инициала имени и фамилии Президента Чувашской Республики.

Слова "Президент" и "Чувашской Республики" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От левой границы текстового поля печатаются слова "Чувашской Республики", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

4.2.6. Реквизит "место издания" отделяется от реквизита "подпись" 2-3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля: г.Чебоксары.

4.2.7. Дата акта проставляется после его подписания и оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля ниже реквизита "место издания" на 1,5 межстрочных интервала.

4.2.8. Регистрационный номер акта проставляется после его подписания, печатается от левой границы текстового поля через 1,5 межстрочных интервала ниже реквизита "дата".

4.2.9. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта акта Президента Чувашской Республики.

4.2.10. В качестве приложений к проекту акта оформляются положения, регламенты, перечни, составы комиссий и советов, графики, таблицы и т.д.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта акта. Приложения визируются руководителем органа исполнительной власти, внесшего проект.

Если в тексте проекта указа делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", ниже - слова "к Указу Президента Чувашской Республики" через 1 межстрочный интервал. "Приложение N" центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложение N 1

к Указу Президента

Чувашской Республики

от

При наличии в тексте проекта указа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, перечень мероприятий и т.п.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" (без кавычек и двоеточия) со ссылкой на указ. его дату и номер (в творительном падеже):

Утверждено

Указом Президента

Чувашской Республики

от

Слова "Утвержден, Утверждено, Утверждена, Утверждены" согласуются в роде и числе с наименованием приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена и т.п.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) печатается прописными буквами (можно вразрядку): Положение, Перечень, Состав и т.д., остальные слова в заголовке печатаются строчными буквами. Если заголовок состоит из двух и более строк, он печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от грифа утверждения 4 интервалами от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовка печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Заголовка граф и строк таблицы пишутся в именительном падеже единственного числа Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одном листе, наименование граф заменяется их нумерацией на каждом последующем листе.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 2.5.). Номер пункта состоит из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые имеют порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 2.3.1.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной в центре под текстом на расстоянии 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 сантиметра.

При наличии в тексте приложения ссылок на сноски они оформляются звездочкой или цифрой шрифтом кегля на 2 пункта меньше, чем основной текст. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждого листа или после приложения под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одном листе не должно быть более трех сносок.

4.3. Подготовка и оформление проектов актов Кабинета Министров Чувашской Республики

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2006 г. N 8 в подпункт 4.3.1 пункта 4.3 раздела IV настоящей Типовой инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Кабинета Министров Чувашской Республики осуществляются органами исполнительной власти в соответствии с Положением о порядке подготовки и внесения проектов постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики.

ГАРАНТ:

Об утверждении Положения о порядке подготовки и внесения проектов постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики см. постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2006 г. N 8

4.3.2. Проекты актов Кабинета Министров Чувашской Республики печатаются на бланках установленной формы шрифтом кегля N 13.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле должно составлять 3,5 см, правое - 1,5 см, нижнее - не менее 2 сантиметров. При оформлении проекта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 сантиметра.

4.3.3. Дата оформляется цифровым способом, арабскими цифрами.

4.3.4. Номер состоит из знака "N" и порядкового номера документа, который печатается арабскими цифрами.

4.3.5. Заголовок к проекту акта печатается через 5-6 интервалов ниже реквизита "место составления", от левой границы текстового поля (без красной строки), с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка а конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Максимальная длина строки многострочного заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.

4.3.6. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст постановления подразделяется на преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в проекте постановления завершается словами "Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:", последнее слово печатается вразрядку.

Постановляющая часть проекта акта, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к акту Кабинета Министров Чувашской Республики в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.3.7. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Кабинета Министров Чувашской Республики", инициала имени и фамилии Председателя Кабинета Министров. Слова "Председатель Кабинета Министров" и "Чувашской Республики" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Кабинета Министров" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Чувашской Республики" центрируются относительно первой строки. Инициал имени и фамилия Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики печатаются у правой границы текстового поля.

4.3.8. Порядок оформления приложений к проектам актов Кабинета Министров Чувашской Республики аналогичен оформлению приложений к проектам актов Президента Чувашской Республики.

4.3.9. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта акта Кабинета Министров Чувашской Республики.

V. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Приказ, распоряжение

5.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа исполнительной власти.

Проекты приказов, распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти, его заместителя либо в инициативном порядке; по кадровым вопросам - кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы, распоряжения подписываются руководителем органа исполнительной власти или, по его поручению, заместителем руководителя.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов, распоряжений является обязанностью службы ДОУ.

5.1.2. Проекты приказа, распоряжения и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проектам приказа, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказа, распоряжения, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя а соответствии с распределением обязанностей.

5.1.3. Проекты приказа, распоряжения печатаются на стандартном бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути приказа, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказа, распоряжения, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций.

Приказы, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказы, распоряжения по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

5.1.4. Копии приказа, распоряжения или их размноженные экземпляры заверяются печатью службы ДОУ и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

5.1.5. Проекты приказа, распоряжения во исполнение постановления Кабинета Министров Чувашской Республики должны быть подготовлены в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

5.1.6. Приказ, распоряжение печатаются на бланке установленной формы шрифтом кегля N 12 (приложения N 2, 3).

Приказ, распоряжение имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти;

наименование вида документа - приказ, распоряжение;

дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера:

15 июня 2001 г, N 21; 03.07.2001 N 44;

заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, распоряжения. Располагается он по центру, точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через 1 межстрочный интервал:

О командировании работников министерства в...

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть приказа завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения.

Если приказ, распоряжение изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ, распоряжение не следует включать пункт "Приказ, распоряжение довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, распоряжения.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, инициалы и фамилии, дату. Место расположения виз аналогично их расположению на актах Президента Чувашской Республики.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии.

Приказы, распоряжения подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее,

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ-приложение. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

5.1.7. Совместные приказы, распоряжения органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и имеют следующие реквизиты:

наименования органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа "приказ, распоряжение" - располагается центрованно;

дату совместного приказа, распоряжения - единую, соответствует дате более позднего подписания и располагается по центру;

регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти - располагаются ниже текста на одном уровне.

5.2. Положение, инструкция, правила

5.2.1. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение; права, обязанности, организацию работы органа исполнительной власти (коллегиального органа, структурного подразделения).

Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые руководителем, или акты, утверждаемые органом исполнительной власти. Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, инструкций и правил находится в ведении органа исполнительной власти.

5.2.2. Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на общих бланках органа исполнительной власти и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" содержит основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

5.2.3. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.

5.3. Протокол

5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. (приложение N 4).

Документы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти, другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

5.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

5.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список.

Повестка дня: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).

Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.

Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Постановление (решение) прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

5.3.4. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

5.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

5.3.6. Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на общем бланке органа исполнительной власти и имеет следующие реквизиты:

наименование документа "Протокол" - печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через 2 межстрочных интервала ниже реквизита "вид заседания, совещания" по центру;

дату и номер протокола - печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой;

подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, инициалы и фамилию.

Наименование должности печатается ниже слов "председатель (председательствующий)", после которых ставится запятая, от левой границы текстового поля через Э межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) 2 межстрочными интервалами.

При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

При решении правовых нормативных вопросов органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы. Реквизиты постановления оформляют аналогично приложению N 1.

5.4. Служебное письмо

5.4.1. Служебные письма органов исполнительной власти по содержанию подразделяются на:

ответы о выполнении поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики;

исполнения поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Чувашской Республики, проектам актов Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

5.4.2. Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией руководителя органа исполнительной власти.

Срок подготовки инициативного письма определяет руководитель структурного подразделения.

5,4.3. Служебное письмо печатается на стандартном бланке (приложение N 5).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа:

"Министерство считает... ", "Государственный комитет рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

5.4.6. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

5.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (регламенте, распределении обязанностей, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях) аппарата органа исполнительной власти.

VI. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

6.1.2. Порядок прохождения документов и работа с ними в органах исполнительной власти регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам.

6.1.3. При применении в органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в органы исполнительной власти.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в органы исполнительной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в органы исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

6.3.2. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, затем направляются руководству или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитом носителе должен соответствовать тексту оригинала.

6.4. Обработка и передача отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые органом исполнительной власти, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст.4602).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

6.4.2. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств.

6.4.3. Телеграммы, составляемые в органе исполнительной власти, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст.4299).

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия их содержания действующему законодательству, а затем - в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с распределением обязанностей.

6.5.3. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

6.5.4. Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри органа исполнительной власти, так и между организациями, имеющими соответствующие технические и программные средства.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и регистрируются автоматизировано. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем полразделения, которые хранятся в течение года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограмма на иностранном языке доставляется адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

6.7. Учет количества документов

6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в органе исполнительной власти системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются руководству в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж (приложение N 6).

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

При необходимости размножения документа исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

6.8.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на документе отметки о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется органами исполнительной власти в соответствии с действующим законодательством о статусе депутата.

6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее все необходимые реквизиты.

При обращении депутата в орган исполнительной власти должностные лица должны предоставить депутату всю необходимую информацию по его запросу.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, представляются депутату в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании Государственного Совета Чувашской Республики) или письменной формах не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

6.9.6. В структурных подразделениях органа исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, при необходимости - проекты поручений соответствующим организациям.

6.9.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.9.8. В органе исполнительной власти анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом руководство органа исполнительной власти.

VII. Поисковая система по документам

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

7.1.6. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах (приложение N 7).

7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга.

7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. К ним относятся:

гриф ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору, ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в соответствующих РКФ. Документу-ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

7.2. Организация поисковой системы по документам

7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам.

7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

7.2.3. При традиционной регистрации оформляются соответствующие РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

7.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки следующих классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности органа исполнительной власти;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел и других в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

7.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

7.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне, или служебной информации ограниченного распространения.

7.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган исполнительной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

7.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органом исполнительной власти в пределах его полномочий либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения

8.1.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа исполнительной власти.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель органа исполнительной власти и по его поручению - специальная служба контроля, а в ее отсутствие - служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений органа исполнительной власти.

8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Чувашской Республики, поручения Президента Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, приказы и указания федеральных органов исполнительной власти, приказы и указания органа исполнительной власти, решения его коллегиального органа и др.).

8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по обращениям граждан, поступившим в орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа исполнительной власти, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители органов исполнительной власти представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган исполнительной власти - автор документа.

8.1.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой ДОУ все контролируемые документы.

8.1.8. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

8.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

8.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа исполнительной власти или, по его поручению, служба ДОУ.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;

дата;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

8.1.12. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в органе исполнительной власти и подведомственной сети, с которыми знакомит руководство органа исполнительной власти (приложение N 8).

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики

8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, требующие исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с пометкой "Срочно".

8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики, в том числе срочных до 3 дней, осуществляет непосредственно руководитель органа исполнительной власти либо, по его поручению, один из заместителей руководителя. Руководитель органа исполнительной власти, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителя и срок исполнения поручения в резолюции.

8.2.3. Служба ДОУ делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

8.2.4. Руководитель службы ДОУ еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя органа исполнительной власти о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.

8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа руководителю органа исполнительной власти представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.

Если поручение, содержащееся в документе Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, дано нескольким должностным лицам, то руководитель органа исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

Доклад об исполнении поручения Президента Чувашской Республики с приложением проекта доклада Президенту Чувашской Республики представляется в Администрацию Президента Чувашской Республики за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Чувашской Республики.

8.2.6. Сведения о снятии документов с контроля вносятся в РКФ.

IX. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа исполнительной власти (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству органа исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах исполнительной власти и их структурных подразделениях, утвержденной структурой и штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Обязательно должны быть изучены документы, созданные в процессе деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 9) и на их основе - сводная номенклатура дел (приложение N 10).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ведомственным архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.

9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти.

9.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) органа исполнительной власти, с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов и утверждается руководителем органа исполнительной власти. Номенклатура дел пересоставляется и вновь согласовывается с ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов не реже одного раза в 5 лет при условии отсутствия изменений в структуре и функциях органа исполнительной власти.

9.1.7. После утверждения и согласования сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно в службе ДОУ, второй используется в работе службы ДОУ, третий - в архиве органа исполнительной власти. Четвертый экземпляр представляется в Государственный комитет Чувашской Республики по делам архивов.

9.1.9. Сводная номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

9.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 12-05, где 12 обозначает структурное подразделение, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты или период, к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы а деле (планы, списки, доклады и т.д.):

"Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)"

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название:

"Переписка с муниципальными учреждениями образования о состоянии учебно-воспитательной работы за 2000/2001 учебный год"

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности"

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

"Переписка с Министерством здравоохранения Чувашской Республики по вопросам лечебно-профилактической работы"

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

"Переписка с главами администраций районов и городов Чувашской Республики о социальной защите населения"

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то название указывается в заголовке дела:

"Переписка с филиалом ОАО "Луч" (г.Самара) о работе автотранспорта"

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты):

"Годовой отчет об исполнении сметы расходов за 2000 год"

Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.

9.1.13. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляет служба ДОУ.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

9.2.6. Документы внутри дела систематизируются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, республиканских законов, актов Правительства Российской Федерации, актов Президента Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности органа исполнительной власти за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст.2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.

9.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу- Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 11), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение N 12), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 13). подшивку или переплет дела.

9.2.9. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже;

наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

индексом дела является цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов;

даты дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле. Ее необходимость определяется инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти.

Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

9.2.12. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение 2 лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.

9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица, получившего дело, дата возвращения дела. Предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы органа исполнительной власти являются республиканской собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Центральный государственный архив Чувашской Республики.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение орган исполнительной власти образует ведомственный архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1. Экспертиза ценности документов. Составление описей

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Росархив. ВНИИДАД. - М. 2000).

10.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая ЦЭК, при необходимости - экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

10.1.4. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти для ЦЭК, руководителем структурного подразделения для ЭК. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов.

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК органа исполнительной власти.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела долговременного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу;

личные дела уволенных;

дела со специальной документацией.

Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

10.1.11. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы передаются в ведомственный архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую составляет ведомственный архив через 2-3 года. Сводная опись подлежит утверждению ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов и по ней дела передаются на государственное хранение в Центральный государственный архив Чувашской Республики.

10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются вместе с делами в архив органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 14).

10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части).

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах подробно вносятся в опись (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до утверждения должна быть согласована с ней.

10.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

10.1.18. Отбор документов и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЦЭК органа исполнительной власти акты на уничтожение документов утверждаются руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения руководителем органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком (приложение N 15).

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, сводный. Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.2. Подготовка к передача документов в архив

10.2.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

10.2.5. При передаче дел структурными подразделениями в архив органа исполнительной власти сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

10.2.6. Прием дел производится сотрудником архива органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. На обоих экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи проставляются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива органа исполнительной власти и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

Приложение N 1

к п.3.1.1

       Чаваш Республикин                      Министерство экономики

     экономика Министерстви                    Чувашской Республики

            Йышану                                 Постановление

      ______________ ___ N                     ______________ N ___

          Шупашкар хули                             г.Чебоксары

                      Об утверждении ______________

                       ____________________________

     Во  исполнение  ____________________________________________________

                               (основание)

Министерство экономики Чувашской Республики постановляет:

     1. Утвердить _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Установить ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     3. Признать утратившим силу ________________________________________

_________________________________________________________________________

Министр        Подпись                                Расшифровка подписи

(Визы на оборотной стороне)

Приложение N 2

к п.3.1.1

       Чаваш Республикин культура             Министерство культуры

       тата национальноссен есесен         и по делам национальностей

               Министерстви                   Чувашской Республики

             Приказ                                   Приказ

      ______________ ___ N                     ______________ N ___

          Шупашкар хули                             г.Чебоксары

          Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству

                  в образовательных учреждениях культуры

     В связи с __________________________________________________________

                               (основание)

     приказываю:

     1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Типовую  инструкцию  по

делопроизводству в образовательных учреждениях культуры с 1  января  2002

года.

     2. Руководителям образовательных учреждений культуры _______________

_________________________________________________________________________

                               (поручение)

     3. Признать утратившим силу приказ _________________________________

     4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _________

_________________________________________________________________________

Министр        Подпись                                Расшифровка подписи

(Визы на оборотной стороне)

Приложение N 3

к п.3.1.1

       Чаваш Республикин                      Министерство

        сывлаха сыхлас                       здравоохранения

       ес Министерстви                     Чувашской Республики

            Хушу                               Распоряжение

      ______________ ___ N                   ______________ N ___

          Шупашкар хули                          г.Чебоксары

     Во исполнение ______________________________________________________

                               (основание)

     1. Утвердить _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Признать утратившим силу ________________________________________

_________________________________________________________________________

Заместитель министра        Подпись                   Расшифровка подписи

Приложение N 4

к п.3.1.1

       Чаваш Республикин                      Министерство

     строительство, сул-йер            строительства, дорожного

     тата коммуналла хусалах          и коммунального хозяйства

          Министерстви                   Чувашской Республики

                                 Протокол

                            заседания коллегии

                               г.Чебоксары

_____________                                                      N ____

   (дата)

Председатель (председательствующий) -

Секретарь -

Присутствовали: 27 человек (список прилагается)

                              Повестка дня:

     1. О разработке...

     Доклад заместителя руководителя В.Ф. Андреева.

     2. О...

     1. Слушали:

     В.Ф.Андреева - О разработке ...(текст доклада прилагается)

     Выступили:

     А.В.Иванов - краткая запись выступления.

     И.Г.Морозов - краткая запись выступления.

     Постановили (решили):

     1.1. Одобрить...

     1.2...

     2. Слушали:

     Выступили:

     Постановили (решили):

Председатель,

министр              Подпись                          Расшифровка подписи

Секретарь            Подпись                          Расшифровка подписи

Приложение N 5

к п.3.1.1

       Чаваш Республикин                      Государственный комитет

      ял хусалах ат-симес                     Чувашской Республики

         Министерстви                         по делам архивов

        ______________

          Министерство

       сельского хозяйства

        и продовольствия

      Чувашской Республики

          Урицкого ул., 43,

          г.Чебоксары, 428004

          тел. 00-00-00, 00-00-00

          факс 00-00-00

      17.09.2001 N 01-13/942

      На N 12/18 от 05.07.2001

                                  [Текст

                            служебного письма]

     Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Заместитель министра      Подпись                     Расшифровка подписи

Тимофеева Нина Петровна

00-00-00

Приложение N 6

к п.6.7.2

                                 Справка

                        об объеме документооборота

                        за _____________ 20 ___ г.

                                 (месяц)

Документы	Количество документов		Всего
	подлинники	тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Наименование должности

руководителя службы, ДОУ         Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 7

к п.7.1.6

Правила
заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Реквизиты

Комментарий по заполнению

Наименование вида документа Автор (корреспондент) Дата документа Индекс документа Дата поступления Индекс поступления Заголовок к тексту Резолюция Срок исполнения Отметка об испол- нении документа Местонахождение документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида до- кумента При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента При регистрации обращений граждан вводятся их имена, отчества, фамилии и адреса При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные В РКФ заносится дата, присвоенная документу организацией - автором В РКФ переносится индекс документа, присвоенный организацией - автором Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа В РКФ переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова В РКФ переносится из документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор резолюции и дата Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого инициативного документа может проставляться дата ожидаемого ответа В РКФ переносится регистрационный номер и дата ответного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу В РКФ переносится индекс дела, в котором находится документ в соответствии с номенклатурой дел

Приложение N 8

рекомендательное

к п.8.1.12

Справка
о состоянии исполнения документов на 00.00.0000 в управлении......

N пп	Название документа	Краткое содержание	Дата, N	Срок исполнения	Фамилия исполнителя	Состояние исполнения	Причины невыполнения
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности

руководителя службы, ДОУ          Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 9

к п.9.1.3

Наименование органа

исполнительной власти

Наименование структурного

подразделения

Номенклатура дел

00.00.0000 N _____

___________________

(место составления)

На ____________ год

/-----------------------------------------------------------------------\

|  Индекс дела  |    Заголовок дела  |Количество |Срок  хра- |Примечание|

|               |    (тома, части)   |дел (томов,|нения дела |          |

|               |                    |  частей)  |(тома, час-|          |

|               |                    |           |ти) и номе-|          |

|               |                    |           |ра статей  |          |

|               |                    |           |по перечню |          |

|---------------+--------------------+-----------+-----------+----------|

|         1     |          2         |     3     |     4     |    5     |

|-----------------------------------------------------------------------|

|                                    Название раздела                   |

|-----------------------------------------------------------------------|

|               |                    |           |           |          |

Наименование должности руководителя

структурного подразделения             Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Наименование должности

руководителя службы ДОУ                Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Заведующий ведоственным архивом        Подпись        Расшифровка подписи

(лицо, ответственное за архив)

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Долговременного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности ответственного

за делопроизводство                    Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ

Наименование должности

передавшего сведения                   Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 10

к п.9.1.3

Наименование органа

исполнительной власти

Номенклатура дел                                                Утверждаю

00.00.0000 N _________                             Наименование должности

                                                      руководителя органа

______________________                              исполнительной власти

  (место составления)

                                                  Подпись     Расшифровка

                                                  Дата

На ____________ год

/-----------------------------------------------------------------------\

| Индекс дела |     Заголовок дела   |Количество |Срок  хра- |Примечание|

|             |     (тома, части)    |дел (томов,|нения дела |          |

|             |                      |  частей)  |(тома, час-|          |

|             |                      |           |ти) и номе-|          |

|             |                      |           |ра статей  |          |

|             |                      |           |по перечню |          |

|-------------+----------------------+-----------+-----------+----------|

|      1      |           2          |     3     |     4     |    5     |

|-----------------------------------------------------------------------|

|                                    Название раздела                   |

|-----------------------------------------------------------------------|

|             |                      |           |           |          |

Наименование должности руководителя

структурного подразделения             Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Виза зав.ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

      Согласовано                                             Согласовано

Протокол ЦЭК                                   Протокол ЭПМК Госкомархива

от _______ N ___                                  от __________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Долговременного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности

руководителя службы ДОУ                Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Государственный комитет Чувашской Республики

по делам архивов

Наименование должности

передавшего сведения                   Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 11

к п.9.2.8

                                                        /---------------\

                                                        |Ф. N __________|

                                                        |Оп. N _________|

                                                        |Д. N __________|

                                                        \---------------/

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(Наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)

                          Дело N ____ Том N ____

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

                             (Заголовок дела)

________________________________________________________________________

                                  (Даты)

                                                          На ____ листах

Ф. N __________ Оп. N _________ Д. N __________

Приложение N 12

к п.9.2.8

                      Лист-заверитель дела N ______

     В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов

                                          (цифрами и прописью)

     в том числе литерные листы __________ пропущены номера _____________

     + листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель         Подпись          Расшифровка подписи

Приложение N 13

к п.9.2.8

Внутренняя опись
документов дела N

N пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание

Итого ______________________________________ документов

               (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                              (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 14

к п.10.1.12

               ____________________________________________

               (Наименование органа исполнительной власти)

               ____________________________________________

                (Наименование структурного подразделения)

                                                                Утверждаю

                                      Наименование должности руководителя

                                               структурного подразделения

                                         Подпись      Расшифровка подписи

                                         Дата

                                 Опись N

N пп	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле(томе, части)	Срок хра- нения дела (тома, час- ти) и номе- ра статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ___________________ дел с N ______________________

                      (цифрами и прописью)

по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                                               Согласовано (2)

Наименование должности                           Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ                                     подразделения

                                                         от _______ N ___

Подпись  Расшифровка подписи

Дата

     (1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

     (2) При наличии ЭК структурного подразделения.

Передал _____________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (3)

 (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения       Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Принял ___________________________ дел и ________________________________

           (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности

работника архива органа

исполнительной власти            Подпись              Расшифровка подписи

Дата

     (3) Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение N 15

к п.10.1.18

Наименование органа                                             Утверждаю

исполнительной власти

          Акт                                      Наименование должности

______________ N ____                                 руководителя органа

                                                    исполнительной власти

_____________________

 (место составления)

                                            Подпись   Расшифровка подписи

                                            Дата

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

               (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                     с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда ________________________

                                                      (название фонда)

N пп	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ________________________ дел за  _____________________ годы

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а  по  личному

составу согласованы с ЭПМК Госкомархива Чувашии (протокол от _____ N ___)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов              Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЦЭК

от _____ N __

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

весом _______________ кг сданы в ________________________________________

                                       (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________N ____________

Наименование должности работника

органа исполнительной власти,

сдавшего документы               Подпись              Расшифровка подписи

Изменения и учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы ДОУ), внесшего

изменения в учетные документы    Подпись              Расшифровка подписи

Дата