Приложение 1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Чебоксары

Приложение 1
Утверждена
распоряжением главы администрации
города Чебоксары
от 15 апреля 2003 г. N 890-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Чебоксары

С изменениями и дополнениями от:

10 февраля, 1 июня 2012 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Чебоксары (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики и Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов.

1.4. Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города возлагается на заместителя главы - начальника управления делами и контроля администрации города.

1.5. Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей подразделений.

Руководители структурных подразделений администрации обязаны:

1.5.1. Рассматривать поступающие документы в день их получения и организовать контроль за их исполнением.

1.5.2. Обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.

1.6. Работники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить руководителю подразделения или заместителю главы - начальнику управления делами и контроля.

1.7. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям, а в отраслевых и функциональных структурных подразделениях - на специально назначенных приказом руководителя подразделения работников.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

2.2. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

2.3. Документ - это информация, зафиксированная на материальных носителях с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.

Обязательные реквизиты для любого документа:

- наименование организации - автора;

- название вида документа (кроме писем);

- дата;

- регистрационный номер;

- текст;

- подпись.

III. Правила оформления документов

3.1. Оформление реквизитов документов.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

3.1.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).

3.1.2. Регистрационный номер (индекс документа).

Регистрационный номер документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, по соответствующему виду учета. В регистрационном номере могут содержаться сведения о виде учета и исполнителе. Составные части индекса отделяются. Так, индекс "029/04-136" исходящего документа включает:

- 029 - код администрации города Чебоксары;

- 04 - индекс исполнителя (заместитель главы - начальник управления ЖКХ и энергетики);

- 136 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.1.3. Ссылка на регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.1.4. Место разработки или издания документа.

Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Отметка о месте разработки указывается на последнем листе документа ниже реквизита "Подпись".

3.1.5. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

                                              Администрация города Самары

                                              Управление образования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

                                              Администрация города Самары

                                              Управление образования

                                              ведущему специалисту

                                              А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:

                                                   Генеральному директору

                                                   ОАО "АККонд"

                                                   В.Н. Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

                                               И.П. Кудряшову

                                               ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                               Ленинский р-н, г. Кстово

                                               Нижегородской обл., 326121

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:

                                                 Главам администраций

                                                 районов города Чебоксары

Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большем их количестве составляется список рассылки документа.

Слово "Копия" перед 2-4 адресатами не указывается.

3.1.6. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. (Приложение 1).

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Глава администрации

                                       города Чебоксары

                                       Личная подпись Расшифровка подписи

                                       16.10.2002

При необходимости документ может утверждаться правовым актом. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           распоряжением главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от 16.10.2002 N 159-р

Слова "Утвержден, Утверждено, Утверждена, Утверждены" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

3.1.7. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.1.8. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок не должен превышать 5 строк машинописного текста. В конце заголовка точка не ставится.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.

3.1.9. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

     Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 листах в 5 экз. в первый адрес.

Приложения правовым документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера:

                                           Приложение

                                           к распоряжению главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от 16.09.2002 N 169-р

3.1.10. Подпись документа.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ лица (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом или рукописным, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ.

3.1.11. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения должностным лицам (заместителям главы администрации), должны быть завизированы ими.

Виза состоит из должности, личной подписи, инициалов и фамилии, даты и проставляется в нижней части оборотной стороны первого листа подлинника распорядительного документа. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

Личная подпись   Расшифровка подписи

14.11.2002

Внешнее согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями организации и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа (кроме правовых актов главы).

Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ОАО "Элара"

Личная подпись Инициалы, фамилия

15.11.2002

СОГЛАСОВАНО

Письмо Чебоксарского городского

комитета по управлению имуществом

от 30.11.2002 N 1637

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", которая располагается в левом нижнем углу.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами органа исполнительной власти;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.1.12. Печать.

Оттиск печати подтверждает подлинность подписи должностного лица, подтверждение юридической силы документа.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 2.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное "МП", в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

3.1.13. Заверение копий документов.

При заверении копии документа ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

     Верно

Начальник отдела делопроизводства

подпись А.Г. Николаева

02.12.2002

Кроме того, верность копии документа удостоверяется проставлением печати.

3.1.14. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию исполнителя, номер его телефона:

Симонова            или           Симонова Нина Ивановна

62-57-14                          62-57-14

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются фамилия и номер телефона основного исполнителя.

3.1.15. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу оформляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

Необходимость его оформления определяет исполнитель (разработчик) документа на основании соответствующего Перечня сведений конфиденциального характера.

Гриф ограничения доступа может представлять собой гриф секретности, обозначаемый словами: Секретно, Сов. секретно, Особой важности, или пометку ДСП (для служебного пользования). Ниже этих слов под чертой указывается номер экземпляра. Например:

                                           ДСП        или   ДСП

                                          экз. N 2    экз. единственный

3.1.16. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.1.17. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в администрацию содержит порядковый номер и дату (при необходимости - время) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.

3.1.18. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.

3.2. Правила оформления бланков документов.

3.2.1. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Таблицы, планы, ведомости, графики и т.п. разрешается оформлять на листах бумаги формата А3 (297 х 420 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в пункт 3.2.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.2. В администрации города применяются следующие бланки:

- бланк письма администрации города (приложение 3);

- бланк постановления, распоряжения администрации (приложения 4, 5);

- бланки должностных лиц администрации (приложение 6);

- бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями и гражданами (приложение 7).

3.2.3. Бланки для писем администрации города подлежат учету.

3.2.4. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие правила:

- применять текстовый редактор - Word for Windows версии от 6,0 и выше;

- шрифт - "Times New Roman Cyr", размер - 12-14 для набора основного текста и допускается на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, примечания, подписи под рисунками);

- поля: левое - 3,5 см, правое и нижнее - 1,5 см, верхнее - 2 см;

- межстрочное расстояние - 1-2 межстрочных интервала;

- реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

3.2.5. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10-15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.

3.2.6. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом, и документы, предназначенные для размножения, оформляются только чернилами или пастой темного цвета.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Табель документов.

Табель документов - это перечень документов, разрабатываемых в администрации.

Табель документов утверждается главой администрации.

4.2. Программа.

Программа - содержание и план предстоящей деятельности, включающий приоритетные направления развития города, городского хозяйства и социальной сферы, устанавливающий конкретные задачи и сроки.

Паспорт Программы, как правило, состоит из следующих разделов:

- Наименование Программы;

- Основание для разработки;

- Заказчик Программы;

- Основные разработчики Программы;

- Цели и задачи Программы;

- Сроки реализации Программы;

- Основные мероприятия Программы (План);

- Объемы и источники финансирования;

- Ожидаемые результаты реализации Программы;

- Система контроля за выполнением Программы.

Программы экономического, социального, культурного развития города и другие рассматриваются и утверждаются Чебоксарским городским Собранием депутатов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в пункт 4.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Постановления и распоряжения администрации.

Постановление - это правовой акт, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности города, содержащий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, направленный на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений, носящий общеобязательный (публичный) характер, как правило, длительного действия.

Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

Постановления и распоряжения администрации готовятся и оформляются в соответствии с "Положением о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары".

4.4. Распоряжения заместителя главы.

Распоряжения заместителя главы - начальника управления делами и контроля издаются в пределах его компетенции по следующим вопросам:

- организация работы подразделений аппарата администрации;

- предоставление отпусков сотрудникам аппарата администрации;

- командирование сотрудников (по согласованию с главой администрации);

- прием - увольнение технических служащих.

Распоряжения заместителя главы - начальника управления делами и контроля оформляются на бланке распоряжений администрации в соответствии с "Положением о порядке подготовки и издания правовых актов главы администрации г. Чебоксары".

Они вступают в силу с момента подписания, если иное не предусмотрено в тексте распоряжения, являются обязательными для всех подразделений администрации и могут быть отменены только главой администрации или в судебном порядке.

Изменения и дополнения в распоряжения заместителя главы - начальника управления делами и контроля вносятся путем издания распоряжения главы или нового распоряжения заместителя главы - начальника управления делами и контроля о внесении изменений и дополнений.

4.5. Приказы.

4.5.1. Руководители структурных подразделений, комитетов, управлений города издают приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам их деятельности.

В зависимости от содержания приказы делятся на два вида:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу.

4.5.2. Приказ печатается на бланке установленной формы (приложение 8).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Констатирующую часть можно упустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается заглавными буквами с отдельной строки по центру без пробелов между печатными знаками. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Согласование приказа оформляется визой или грифом согласования.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, инициалы и фамилии, дату.

Место расположения виз и грифа согласования аналогично их расположению на правовых актах главы администрации города.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ-приложение.

4.6. Поручения.

Поручения главы администрации и его заместителей оформляются на бланках главы и его заместителей в виде задания исполнителям и срока его исполнения для решения оперативных вопросов.

Поручения не согласовываются, а в реквизите "Подпись" не указывается наименование должности.

Поручение может быть отменено автором или вышестоящим лицом.

4.7. Положение, инструкция, правила.

4.7.1. Положение.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение; права, обязанности, организацию работы органа исполнительной власти (коллегиального органа, структурного подразделения).

4.7.2. Инструкция.

Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных, нормативных правовых актов.

4.7.3. Правила.

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.7.4. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые руководителем, или акты, утверждаемые отдельным правовым документом.

Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания правового акта.

4.7.5. Тексты проектов положения, инструкции, правил излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?".

Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" содержит основания разработки, основное назначение правового акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

4.7.6. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.

4.7.7. Положение о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении - документ, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения подразделения.

Положение о структурном подразделении состоит из следующих разделов: Общие положения; Задачи, Функции; Права, Ответственность, Взаимоотношения (приложение 9).

4.7.7.1. В разделе "Общие положения" - определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются законодательные, нормативные правовые акты и иные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

4.7.7.2. В разделе "Задачи" - формулируются проблемы или комплексы программ, для разрешения которых создано подразделение и которые определяют основное содержание и характер его деятельности.

4.7.7.3. В разделе "Функции" - перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

4.7.7.4. В разделе "Права" - перечисляются права, которыми наделяется структурное подразделение в лице руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.

4.7.7.5. В разделе "Ответственность" - устанавливается ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение задач и функций, возложенных на подразделение.

4.7.7.6. В разделе "Взаимоотношения" - определяются служебные взаимоотношения и взаимодействия структурного подразделения с другими подразделениями администрации и сторонними организациями.

4.7.7.7. Положение о структурном подразделении разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, визируется начальником юридического отдела, согласовывается с курирующим заместителем главы, заместителем главы - начальником управления делами и контроля администрации и утверждается распоряжением главы администрации.

4.7.8. Должностная инструкция.

Должностная инструкция - документ, закрепляющий статус работника, его должностные обязанности и виды работы, объем его полномочий. Кроме того, должностная инструкция регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками одного структурного подразделения (приложение 10).

Должностные инструкции разрабатываются на основе Положения о структурном подразделении на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. Должностная инструкция оформляется на общем бланке. В заголовке инструкции указывается полное наименование должности в дательном падеже "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Должностная инструкция руководителю структурного подразделения (должностному лицу) визируется начальником юридического отдела, подписывается курирующим заместителем главы администрации, заместителем главы - начальником управления делами и контроля администрации и утверждается главой администрации.

Должностные инструкции специалистам и тех. служащим визируются начальником юридического отдела, руководителем структурного подразделения, заместителем главы - начальником управления делами и контроля администрации и утверждается курирующим заместителем главы администрации.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: Общие положения; Должностные обязанности; Должностные полномочия, Ответственность; Служебные взаимоотношения, Квалификационные требования.

4.8. Протокол.

4.8.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях, собраниях, совещаниях, конференциях (приложение 11).

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после заседания.

4.8.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

4.8.3. Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения), полными (содержат, кроме вопросов и решений, краткую запись выступления докладчиков и участников) и стенографическими (весь ход заседания записывается дословно).

4.8.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ или председательствующий.

СЕКРЕТАРЬ.

ПРИСУТСТВОВАЛИ: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список.

ПОВЕСТКА ДНЯ: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "СЛУШАЛИ", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).

Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.

Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Постановление (решение) прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.8.5. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем.

При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний администрации, протоколы заседания комиссий, протокол экспертных советов и др.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.

4.8.6. Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются соответствующей печатью.

4.9. Акт.

4.9.1. Акт - документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события (приложение 12).

Акты составляются по результатам ревизий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.

4.9.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть: Заголовок акта (название или краткое содержание актируемого факта или события). Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: указываются председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), их должности, инициалы и фамилии. Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, место его нахождения, адресаты, которым они направлены.

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствующие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.

4.9.3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

4.10. Справка.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий служебного характера, и удостоверяющий какой-либо юридический факт, выдаваемый заинтересованным организациям и гражданам.

Обязательными реквизитами всех видов справок являются наименование организации, заголовок, текст, подпись, дата. Подписывает справку должностное лицо, несущее ответственность за представленные сведения. В необходимых случаях Справка заверяется печатью.

4.11. Отчет.

4.11.1. Отчет - это документ, содержащий информацию о выполненных мероприятиях, действиях, поручениях.

Отчеты могут быть плановыми и оперативными.

Плановые отчеты разрабатываются на основе нормативных документов, оформляются, как правило, на стандартных бланках и представляются за определенный период времени.

Оперативные отчеты разрабатываются по запросу вышестоящих структур или других организаций, могут оформляться в произвольной форме, которая наиболее полно отражает поставленный вопрос и представляются к указанному сроку за указанный период.

4.12. Служебная записка.

4.12.1. Служебная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

4.12.2. Служебные записки могут быть внутренними и внешними. Внутренняя служебная записка, адресуемая руководству администрации города, оформляется на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту. Если служебная записка направляется за пределы организации, то она печатается на бланке для письма, подписывается руководителем, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

Текст служебной записки обычно состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

4.13. Объяснительная (пояснительная) записка.

4.13.1. Объяснительная (пояснительная) записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Объяснительная (пояснительная) записка оформляется на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением реквизитов аналогично служебной записке и подписывается составителем.

4.14. Служебное письмо.

4.14.1. Письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой).

Служебные письма подразделяются на: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претенциозные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения и др.

4.14.2. Служебное письмо печатается на стандартном бланке для письма администрации города.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.14.3. В служебных письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем для принятия соответствующих мер");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация не возражает").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

4.14.4. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

4.14.5. Служебные письма подписываются:

- направляемые в адрес Президента РФ и ЧР, Председателя Правительства Российской Федерации и Чувашской Республики - главой администрации;

- направляемые в адрес органов власти, управления и других предприятий и организаций, а также гражданам - главой администрации города, заместителями главы администрации и начальниками управлений или их заместителями в соответствии с их полномочиями.

4.14.6. Служебные письма по вопросам, касающимся соблюдения законодательства, направляемые в суды, органы прокуратуры, МВД, Министерство юстиции, Чувашское территориальное управление Министерства РФ по антимонопольной политике и поддержке малого предпринимательства и их учреждения, подлежат обязательному визированию начальником юридического отдела (в администрациях районов - юристом).

4.14.7. Датой письма является дата его подписания.

4.14.8. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

4.14.9. Второй экземпляр служебного письма остается в канцелярии администрации города, содержит визы лиц, составивших документ, и визы должностных лиц, с которыми документ согласовывался.

4.15. Телеграмма.

4.15.1. Телеграмма - документ, передаваемый адресату по телеграфу. Используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

4.15.2. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами).

Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами.

Телеграммы подписывают глава администрации и его заместители.

4.15.3. В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.

4.15.4. Телеграммы за подписью главы администрации и его заместителей передаются для отправки в канцелярию администрации в двух экземплярах.

4.16. Телефонограмма.

4.16.1. Телефонограмма - это документ, текст которого передается адресату по телефону (приложение 13).

4.16.2. В телефонограмме должны указываться названия вида документа, наименование организации, дата, номер, адресат организации-получателя, текст (не превышающий 50 слов), должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму.

После приема-передачи телефонограммы указываются должности, фамилии и номера служебных телефонов лиц, передавших и принявших ее, а также время приема-передачи.

4.16.3. Телефонограммы, адресованные главе администрации, его заместителям, руководителям структурных подразделений, принимаются секретарями приемных, регистрируются в журнале регистрации телефонограмм, незамедлительно докладываются должностным лицам и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота.

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

5.1.2. Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

5.2.1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются в отделе делопроизводства (канцелярии), отделе по работе с обращениями граждан, отделе самоуправления и организационной работы администрации города. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные главе администрации, заместителям главы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются, затем направляются руководству или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:

- требующие обязательного рассмотрения руководством;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам (начальникам управлений и отделов).

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства (канцелярию), отдел по работе с обращениями граждан, отдел самоуправления и организационной работы, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.2.2. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение руководству.

5.2.3. Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

5.3. Обработка и передача отправляемых документов.

5.3.1. Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.

5.3.2. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

5.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие технические и программные средства.

5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.4.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем подразделения, который хранится в течение года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограмма на иностранном языке доставляется адресату без перевода.

5.5. Учет количества документов.

5.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются и представляются руководству.

5.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро.

5.5.3. В администрации города приняты следующие формы учета документов:

- автоматизированный (компьютерный) учет;

- учет по регистрационным контрольным формам;

- журнальный учет;

- комбинированный учет.

5.5.3.1. Автоматизированный (компьютерный) учет заключается в фиксировании данных о документе в памяти компьютера в соответствии с введенной в него программой "Делопроизводство" комплекса "ОФИС".

Данные о зарегистрированных документах периодически (ежемесячно) переносятся из памяти компьютера на бумажный носитель и формируются в отдельное дело.

5.5.3.2. Учет по регистрационным контрольным формам заключается в оформлении на каждый поступающий документ регистрационной карточки.

5.5.3.3. Журнальный учет является традиционным, и на его основе функционируют остальные формы учета. Он основан на регистрации документа в соответствующем журнале учета с присвоением ему очередного порядкового номера по этому журналу (приложение 14).

5.5.3.4. Кроме журналов регистрации документов к учетным документам администрации относятся также:

- журналы (книги) выдачи различных документов (справок, ордеров, лицензий, доверенностей и т.д.);

- журнал учета посетителей;

- журнал учета временно отсутствующих сотрудников;

- книга учета междугородних переговоров;

- другие по усмотрению руководства.

5.5.3.5. Комбинированный учет заключается в дублировании регистрации документов по регистрационным карточкам в дополнение к основному учету по компьютеру или журналу.

Комбинированный учет позволяет избежать недостатков основных форм учета: возможность утраты памяти компьютера, утраты нигде не учтенных регистрационных карточек, громоздкость журнального учета.

5.5.3.6. Основные правила заполнения регистрационно-контрольных форм приведены в приложении 15.

5.6. Работа исполнителей с документами.

5.6.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

5.6.2. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

5.6.3. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 10 февраля 2012 г. N 429-р Инструкция дополнена пунктом 5.6.4

5.6.4. В целях своевременного и качественного рассмотрения протестов Прокуратуры Чувашской Республики и предписаний Управления Федеральной антимонопольной службы по Чувашской Республике и принятия мер по ним, исполнитель до направления проекта ответа на подписание руководству согласовывает его с начальником правового управления администрации города Чебоксары.

5.7. Рассмотрение обращений граждан и организация приема граждан.

Работа с обращениями граждан и организация приема граждан ведется в соответствии с Законом ЧР от 23.07.2001 г. N 34 "О порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти и местного самоуправления ЧР" и "Инструкцией по работе с обращениями граждан в исполнительных органах местного самоуправления города Чебоксары", утвержденной постановлением главы администрации города от 29.06.2000 г. N 79.

5.8. Работа с обращениями и запросами депутатов.

5.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в соответствии с действующим законодательством о статусе депутата.

5.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее все необходимые реквизиты.

При обращении депутата в администрацию города должностные лица должны предоставить депутату всю необходимую информацию по его запросу.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, представляются депутату в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

5.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

5.8.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.8.5. В структурных подразделениях администрации города по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, при необходимости - проекты поручений соответствующим организациям.

5.8.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9. Машинописные и копировально-множительные работы.

5.9.1. Печатание документов администрации производится непосредственно в структурных подразделениях администрации, и в машинописном бюро администрации города с соблюдением установленных правил печатания.

Отдельные машинописные работы выполняются в приемных главы и его заместителей в соответствии с распределением между специалистами (секретарями-референтами заместителей главы администрации города), утвержденным заместителем главы - начальником управления делами и контроля.

5.9.2. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, для печатания не принимаются.

Сокращения слов применяются только общепринятые.

5.9.3. Копировально-множительные работы (размножение документов) в администрации осуществляются в копировально-множительном бюро.

Размножение производится по заказу, если количество размножаемых экземпляров не превышает 3 и объем документа не превышает 5 листов (за исключением почты с резолюциями руководителей). При превышении указанных объемов разрешение на размножение дает заместитель главы - начальник управления делами и контроля или начальник отдела делопроизводства.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы, определяются руководителями подразделений. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

5.9.4. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Размножение бланков документов не разрешается.

5.9.5. Изготовление копий документов секретного характера производится в строгом соответствии с инструкциями по работе с секретными документами.

6. Регистрация документов

6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, за исключением перечисленных в "Перечне нерегистрируемых документов" (приложение 16).

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

6.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

6.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится:

В отделе делопроизводства (канцелярии)	Входящая документация в адрес главы администрации, заместителей главы администрации. Создаваемая документация: письма за подписью главы администрации, заместителей главы администрации. Входящая документация (распорядительные документы) органов власти и управления, организаций и др.
В отделе делопроизводства	Внутренняя документация (постановления, распоряжения) за подписью главы администрации, заместителя главы - начальника управления делами и контроля администрации.
В отделе по работе с обращениями граждан	Письма и заявления граждан, обращения и запросы депутатов и ответы на них.
В отделе самоуправления и организационной работы	Входящая документация в адрес Чебоксарского городского Собрания депутатов. Создаваемая документация: письма за подписью депутатов Чебоксарского городского Собрания депутатов.
В структурных подразделениях администрации	Входящая документация в адрес комитетов, управлений, отделов. Внутренняя документация (приказы) за подписью руководителей структурных подразделений. Создаваемая документация (письма) за подписью руководителей структурных подразделений.

6.6. Документы регистрируются в установленных формах учета.

6.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом должностного лица или структурного подразделения и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга.

6.7.1. В целях введения единой индексации документов каждому структурному подразделению администрации присваивается определенный индекс (приложение 17).

6.8. Обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, регистрируются под прежними номерами с дробью.

В этом случае руководству повторное обращение передается вместе с имеющейся перепиской, ответами и справкой.

6.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в соответствующих РКФ. Документу-ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

7. Организация контроля исполнения

7.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

7.3. Контроль за фактическим исполнением документов возлагается на заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации, глав администраций районов, организационно-контрольный отдел, отдел делопроизводства, отдел по работе с обращениями граждан, отдел самоуправления и организационной работы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в пункт 7.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.4. Обязательному контролю подлежат:

- все документы Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, а также документы органов власти, управления и других организаций;

- постановления и распоряжения администрации;

- протоколы заседаний, совещаний и др.;

- письма и обращения от юридических лиц и граждан;

- обращения и запросы депутатов;

- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях в печати и других средствах массовой информации.

7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других органов власти, управления, организаций, обращений депутатов и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с действующим законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

- по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации; по остальным обращениям граждан - не более 15 дней;

- по обращениям и запросам депутатов безотлагательно, но не более 30 дней;

- все остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

7.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только автор документа.

Продление срока исполнения документа возможно только с согласия должностного лица, подписавшего резолюцию.

7.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

7.8. Если поручение, содержащееся в документе дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки и в равной мере несут ответственность за своевременное выполнение поручения.

7.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за 7 дней до истечения срока.

7.10. Снятие документа с контроля осуществляет должностное лицо, подписавшее поручение или заместитель главы - начальник управления делами и контроля.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;

дата;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

7.11.1. На документах, по которым поставленные вопросы решены в определенном порядке и письменного ответа не требуется, исполнитель на первой странице делает отметки, когда и как решен вопрос.

7.11.2. Исполненный документ со всеми относящимися к нему материалами (приложениями, резолюциями и т.д.) передается в отдел, в котором документ был зарегистрирован, и подшивается дело с надписью на первой странице документа "в дело N ...".

7.12. Управление делами и контроля на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в администрации города, в ее структурных подразделениях и подведомственной сети, которые доводятся главе администрации города и рассматриваются на совещании по исполнительской дисциплине.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

VIII. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив администрации города (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатуры дел.

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города и ее структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями структурных подразделений, утвержденной структурой администрации города, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

8.1.3. В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений и на их основе - сводная номенклатура дел (приложение 18).

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ведомственным архивом, подписывается руководителем подразделения.

Вновь созданное подразделение разрабатывает номенклатуру дел подразделения, которая включается в сводную номенклатуру дел на следующий год.

8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

8.1.6. Сводная номенклатура дел администрации города подписывается заместителем главы - начальником управления делами и контроля, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов и утверждается распоряжением главы администрации. Номенклатура дел пересоставляется и вновь согласовывается с ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов не реже одного раза в 5 лет при условии отсутствия изменений в структуре и функциях администрации города.

8.1.7. Сводная номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в администрации города, второй - используется в работе, третий - в ведомственном архиве администрации города, четвертый - представляется в Государственный комитет Чувашской Республики по делам архивов.

8.1.8.1. После утверждения и согласования сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия ее структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.

8.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 12-05, где 12 обозначает структурное подразделение, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения, которому будут адресованы или от которого будут получены документы; краткое содержание документов дела, даты или период, к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название:

"Переписка с муниципальными предприятиями торговли

по вопросам ...........

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка с организациями, предприятиями и

учреждениями по вопросам ..............

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

"Переписка с Министерством здравоохранения Чувашской

Республики по вопросам деятельности муниципальных учреждений

здравоохранения города Чебоксары"

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты):

"Годовой отчет об исполнении сметы расходов за 2002 год"

Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.); о выделении деда к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.

8.1.12. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение 19).

8.2. Формирование и оформление дел.

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.2. Законченные делопроизводством документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

8.2.4. Документы внутри дела систематизируются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются подлинники и копии актов главы администрации города, решений Чебоксарского городского Собрания депутатов, копии принятых федеральных законов, республиканских законов, актов Правительства Российской Федерации, актов Президента Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Нормативно-правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.

8.2.5. Все дела подлежат оформлению. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, при методической помощи и под контролем ведомственного архива администрации.

8.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 20), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение 21), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 22), подшивку или переплет дела.

8.2.7. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:

- наименование органа местного самоуправления;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже - Администрация города Чебоксары;

- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой, если наименование структурного подразделения поменялось в течение года, старое название - в скобках, ниже - новое название;

- индексом дела является цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов;

- даты дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов.

8.2.8. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле.

8.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

8.2.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов.

8.3.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

8.3.2. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение 3 лет, а затем сдаются в архив.

8.3.3. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица получившего дело, дата возвращения дела. Предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела.

8.3.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации или заместителя главы - начальника управления делами и контроля с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

IX. Порядок передачи документов на хранение в архив.
Экспертиза ценности документов. Составление описей

Документы органа местного самоуправления являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Центральный государственный архив Чувашской Республики.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации города образован ведомственный архив.

9.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Росархив. ВНИИДАД. - М. 2000).

9.4. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в ведомственный архив.

9.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) администрации города.

9.6. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определена положением, утвержденным главой администрации города и согласованным с ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов.

9.7. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

9.8. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

- отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

9.10. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.11. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.12. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- личные дела уволенных.

Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

9.13. Описи дел составляются по установленной форме (приложение 23).

9.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах подробно вносятся в опись (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

9.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.16. Опись дел администрации подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЦЭК администрации города, с ЭПМК Госкомархива Чувашии и утверждается главой администрации.

9.17. Отбор документов и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК. Согласованные ЦЭК органа местного самоуправления акты на уничтожение документов утверждаются руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения руководителем органа местного самоуправления в соответствии с установленным порядком (приложение 24).

X. Подготовка и передача документов в архив

10.1. В ведомственный архив администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.3. При передаче дел структурными подразделениями в ведомственный архив сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

10.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив или правопреемнику независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

XI. Сохранность конфиденциальной информации

11.1. Делопроизводство с документами, содержащими государственную тайну (секретное делопроизводство), ведется согласно специальным нормативным актам, Перечень таких документов представлен в Федеральном законе "О государственной тайне" от 21.07.1993 N 5485-I (с изм. и доп. от 06.10.1997 N 131-ФЗ).

11.2. В целях обеспечения сохранности сведений ограниченного распространения распоряжением главы администрации от 26.06.2002 N 1585-р утвержден Перечень сведений ограниченного распространения.

11.3. Передача документов "ДСП" осуществляется:

- внутри администрации - с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись;

- в другие организации - по их письменному запросу, с положительной резолюцией руководства, специальной связью или курьером.