Приложение 2. Положение о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в наименование внесены изменения

См. текст наименования в предыдущей редакции

Приложение 2
Утверждено
распоряжением главы
администрации города Чебоксары
от 15 апреля 2003 г. N 890-р

Положение
о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары

С изменениями и дополнениями от:

1 июня 2012 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в пункт 1.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящее Положение о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары (далее - Положение) издано в целях совершенствования их подготовки.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в пункт 1.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Правовыми актами администрации города Чебоксары (далее - акты) являются постановления и распоряжения.

1.3. Глава принимает постановления и распоряжения по всем вопросам, отнесенным к ведению администрации.

1.3.1. Акты нормативного характера принимаются в форме постановлений.

Постановление - это правовой акт, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности города, содержащий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, направленный на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений, носящий общеобязательный (публичный) характер, как правило, длительного действия.

Постановления принимаются после обсуждения на заседании администрации города (совещательном органе при главе администрации города) или в рабочем порядке.

1.3.2. Акты по оперативным, организационным, кадровым, финансовым и другим текущим вопросам принимаются в форме распоряжений.

Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

II. Основания и стадии подготовки проектов постановлений и распоряжений

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в пункт 2.1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Основаниями для подготовки проектов постановлений и распоряжений являются:

- необходимость решения текущих задач в пределах предоставленной компетенции;

- законы Российской Федерации, Чувашской Республики, указы, постановления и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации, Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики;

- обращения Чебоксарского городского Собрания депутатов о разработке и принятии конкретного акта;

- обращения и письма должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;

- протесты прокурора по ранее принятым главой актам;

- прочие основания в соответствии с действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 1 июня 2012 г. N 1849-р в пункт 2.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений включает:

- назначение ответственного лица за подготовку проекта постановления (распоряжения), которое осуществляется устным или письменным поручением главы или его заместителями;

- определение круга специалистов, привлекаемых к подготовке проекта постановления (распоряжения);

- изучение нормативно-правовых документов, в соответствии и на основании которых готовится данный проект;

- проработку этими лицами вопросов, составляющих основу проекта постановления (распоряжения);

- составление проектов текстов постановлений (распоряжений) и при необходимости - пояснительных записок к ним;

- согласование проекта постановления (распоряжения) с соответствующими управлениями, отделами, комитетами и другими подразделениями администрации города, также с заинтересованными юридическими и физическими лицами;

- правовую экспертизу проекта постановления (распоряжения) в юридическом отделе на предмет соответствия проекта действующему законодательству и требованиям к оформлению акта;

- доработку проекта постановления (распоряжения) с учетом замечаний и предложений лиц, согласующих данный проект, заключения юридического отдела, а также главы администрации города.

2.3. Структурные подразделения администрации города, а также заинтересованные юридические лица вправе по своей инициативе, в целях реализации возложенных на них задач, подготавливать и представлять проекты постановлений (распоряжений).

Руководители структурных подразделений администрации города в таких случаях самостоятельно определяют должностных лиц или специалистов, ответственных за подготовку проекта постановления (распоряжения).

2.4. Ответственность за качество проекта постановления (распоряжения), их согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города, которые вносят проекты.

2.5. Ответственность за несоответствие проектов действующему законодательству несет начальник юридического отдела и руководитель структурного подразделения, который вносит на рассмотрение данный проект.

2.6. Для подготовки проектов наиболее важных актов могут создаваться рабочие группы.

2.7. Требования к содержанию проектов постановлений и распоряжений.

2.7.1. Проект постановления (распоряжения) должен быть целесообразным, практически необходимым. Он должен быть написан грамотно, юридически четким языком, не допускающим различных толкований текста. Проект должен иметь логическую последовательность всех его составных частей. К проекту прилагаются все документы, обосновывающие его принятие.

2.7.2. В текстах актов следует избегать употребления сокращенных слов: использование сокращений должно быть оправданным.

Если требуется многократно упоминать в акте тот или иной объект, а равно когда в акте неоднократно употребляется одно и то же понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и в скобках - сокращенное наименование, например: закрытое акционерное общество "Нива" (далее - ЗАО "Нива"), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Возможно применение общепринятых или официально установленных сокращений при написании:

- названий единиц измерения при цифрах (15 млн.руб., 1996 г., 11 га и т.д.);

- обозначений административных единиц (г. Чебоксары, пос. Северный);

- различных обозначений (и так далее - и т.д., то есть - т.е., и тому подобное - и т.п., прочее - пр., другое - др.).

2.7.2.1. В целях исключения возможности двоякого толкования при необходимости обозначения (перечисления) категорий граждан, организаций и т.д. в тексте документа рекомендуется приводить каждое наименование с новой строки, например:

- лица старше 80 лет;

- пенсионеры;

- лица, имеющие стаж работы свыше 20 лет, и т.д.

2.7.3. Недопустимы проекты актов, содержащие терминологическую путаницу, общие декларативные призывы, дословное воспроизведение всего текста акта органов власти и управления, на основании или в соответствии с которым готовится данный проект, расплывчатые, не поддающиеся контролю формулировки.

2.7.4. Проект акта должен основываться на реальных возможностях и содержать указание на организационные, финансово-экономические и иные средства обеспечения содержащихся в нем предписаний.

2.8. Требования к оформлению проектов постановлений и распоряжений.

2.8.1. Проекты постановлений и распоряжений печатаются на бланках установленного образца.

2.8.2. Акты должны иметь следующие реквизиты:

- герб города Чебоксары;

- наименование вида акта (постановление, распоряжение);

- дата принятия акта;

- номер акта;

- заголовок;

- текст;

- подпись главы;

- визы, согласования;

- исполнитель, телефон;

- список рассылки.

2.8.3. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие правила (Приложение 1):

- применять текстовый редактор - Word for Windows версии от 6,0 и выше;

- шрифт - "Times New Roman Cyr", размер - 14 для набора основного текста и допускается на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, примечания, подписи под рисунками);

- поля: левое - 3,5 см, правое и нижнее - 1,5 см, верхнее - 2 см; на листе согласования - зеркальные поля;

- междустрочный интервал - полуторный, в приложениях допускается одинарный интервал;

- реквизиты отделяются друг от друга 1-2 междустрочными интервалами.

2.8.4. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа в интервале 10-15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.

2.8.5. Заголовок акта должен быть максимально кратким и четким, точно передавать смысл текста отвечать на вопрос "О чем? (О ком?)".

Заголовок к проекту акта печатается через 1-2 интервала ниже реквизита "дата принятия акта", от левой границы текстового поля (без красной строки), с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через 1 междустрочный интервал и не должен превышать 5 строк машинописного текста.

2.8.6. Структура текста акта.

Текст акта состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (мотивировочной) и постановляющей (распорядительной).

Констатирующая (мотивировочная) часть содержит основания принятия акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для принятия акта, а также содержатся ссылки на законы и другие правовые акты с указанием наименования этих документов, даты, номера и заголовка, в соответствии с которым принимается данный документ. При этом констатирующая часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для принятия акта, и начинается она словами "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д.

Констатирующую часть можно упустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается в повелительной форме, в постановлении - начинается словом "постановляю", которое печатается заглавными буквами с отдельной строки по центру, без пробелов между печатными знаками. После слова "постановляю" ставится двоеточие. Затем указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Постановляющая (распорядительная) часть актов может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой, номера подпунктов включают номера пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1., 1.2., 1.3.). Утверждаемые актами положения, инструкции, программы и т.п. могут подразделяться на разделы, главы, пункты, подпункты. Например: обозначение 5.12.7. соответствует разделу 5, пункту 12, подпункту 7. Обозначение номеров печатают с красной строки.

2.8.7. Пункты акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа. Каждый пункт акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

2.8.8. При утверждении состава комиссии (совета, штаба, рабочей группы и т.п.) в обязательном порядке определяются председатель, секретарь и члены комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке вне зависимости от занимаемой должности. Лица, для которых глава администрации г. Чебоксары не является работодателем, включаются в состав комиссии по согласованию.

2.8.9. Подпись отделяется от текста 1-2 междустрочными интервалами. Наименование должности печатается через 1 междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

2.8.10. Обязательные пункты проекта акта.

В актах должны быть указаны:

- точные наименования организаций в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе, положении, решении об их создании или переименовании, должности и фамилии лиц, которым поручается исполнение задания;

- сроки выполнения заданий;

- поручения о контроле за выполнением данного акта;

- указание о признании утратившими силу актов, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый акт исключает действие ранее принятых;

- указание о снятии с контроля акта в случае его выполнения либо принятия (издания) нового документа.

Если при подготовке акта выявилась необходимость внесения изменений и дополнений в ранее изданные акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт, с признанием утратившими силу предыдущих актов по данному вопросу.

2.8.11. К проекту акта рекомендуется прилагать пояснительную записку, которая содержит необходимые обоснования и ожидаемые социально-экономические прогнозы и результаты их реализации. Пояснительную записку подписывает ответственный исполнитель. Объем текста пояснительной записки не должен превышать 1 листа формата А4.

2.8.12. В проектах актов, основанием для принятия которых послужили другие документы (заявления, договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий, акты проверок и т.п.), делается ссылка на данные документы, которые в обязательном порядке прилагаются к данному акту (в исключительных случаях - их копии).

2.8.13. Поручения о контроле за исполнением акта.

Контроль за исполнением постановлений и распоряжений может быть оставлен за главой, либо возложен на заместителей главы или начальников управлений, которым в оперативном порядке поручено ведение данного вопроса.

2.8.14. Оформление приложений.

В качестве приложений к проекту акта оформляются положения, регламенты, перечни, составы комиссий и советов, графики, таблицы и т.д.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

При наличии приложения к проекту в соответствующем пункте акта делается ссылка - "согласно приложению" или "Приложение".

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование, заголовок, подпись, дату и т.д. Приложения подписываются ответственными исполнителями, т.е. руководителями структурных подразделений, которые несут ответственность за точность указанных в приложениях данных.

Приложения оформляются следующим образом:

В верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты, номера, например:

                                           Приложение

                                           к постановлению главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ___________ N _________

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми знак N не проставляется. Например:

                                           Приложение 2

                                           к постановлению главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ______________ N __________

Если в тексте акта содержится формулировка утвердить прилагаемое положение, инструкцию или иной документ нормативного характера, то перед его заголовком помещается гриф утверждения. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже, например:

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           постановлением главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ______________ N __________

При утверждении нескольких приложений они оформляются следующим образом:

                                           Приложение 1

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           постановлением главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ________________ N ________

Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия) согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА и т.п.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру, отделяется от грифа утверждения 2-3, от текста приложения - 1-2 междустрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Заголовки граф и строк таблицы пишутся в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одном листе, наименование граф заменяется их нумерацией на каждом последующем листе.

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со 2 листа, и каждый лист визируется исполнителем на обратной стороне.

2.9. Согласование проектов правовых актов.

Лица, осуществляющие согласование проектов распорядительных документов администрации города в соответствии со своей компетенцией, объединяются условным наименованием - "согласующие".

2.9.1. Согласование проектов распоряжений и постановлений осуществляется в форме визирования проекта акта.

2.9.2. На проекте акта обязательны визы:

- заместителей главы и должностных лиц администрации города, которым подведомственны вопросы, составляющие содержание проекта;

- руководителей предприятий, организаций, учреждений; подписи руководителей, не входящих в структуру администрации города, заверяются печатью;

- граждан, интересы которых затрагиваются в проекте;

- заместителя главы - начальника управления делами и контроля, начальника юридического отдела, соответствующего исполнителя - на всех проектах постановлений (распоряжений).

2.9.3. Согласование проекта каждым согласующим осуществляется в срок не более 3 рабочих дней.

2.9.4. Сбор виз осуществляется лицом, ответственным за подготовку проекта.

2.9.5. Виза включает в себя наименование должности согласующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Согласование производится на обратной стороне первого листа проекта и действительно в течение 3-х месяцев.

В случае необходимости продления срока согласования ответственный исполнитель обращается к согласующему с просьбой подтвердить согласие, т.е. фактически проводит повторное согласование.

2.9.6. Возврат проекта акта без визирования не допускается. Замечания и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются" или "с замечаниями".

2.9.7. Если замечания носят принципиальный характер, оформляется лист разногласий, и при визировании указывается: "Лист разногласий прилагается" (Приложение 2).

2.9.8. Отказ в согласовании или согласование с замечаниями (особыми мнениями и дополнениями) по конкретным пунктам проекта не препятствует дальнейшему рассмотрению проекта, кроме случаев, если эти замечания сделаны юридическим отделом по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству.

2.9.9. Если в процессе согласования или в ходе доработки проекта вносятся существенные изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта внесены редакционные поправки, существенно не изменившие его содержание. В данном случае допускаются исправления чернилами в тексте проекта, с обязательной подписью лица, внесшего поправки.

2.10. Правовая экспертиза проектов постановлений и распоряжений.

2.10.1. Все проекты постановлений и распоряжений проходят правовую экспертизу в юридическом отделе администрации на предмет соответствия проекта действующему законодательству.

2.10.2. В случае противоречия закону отдельных положений проекта, не носящих принципиального характера и требующих юридической доработки, указанный проект должен быть отредактирован юристами юридического отдела с участием исполнителя проекта.

2.10.3. На проект акта, полностью или в существенной своей части противоречащий действующему законодательству, составляется заключение правовой экспертизы со ссылками на конкретные правовые нормы, которые нарушаются положениями проекта.

Проект постановления (распоряжения) вместе с заключением правовой экспертизы возвращается юридическим отделом исполнителю.

2.11. Список рассылки.

К каждому акту оформляется список рассылки, как правило, на отдельном листе бумаги (приложение 3).

Список рассылки содержит перечень лиц (заинтересованные организации, должностные лица, заказчики и др. с указанием при необходимости почтового адреса), которые руководствуются данным документом в своей работе. В том случае, когда адресату должно быть отправлено более одного экземпляра, делается пометка с указанием количества экземпляров.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

2.12. Доработка окончательного варианта акта.

2.12.1. Окончательный вариант проекта акта представляется исполнителем на бумажном и магнитном (электронном) носителе в отдел делопроизводства для проверки правильности оформления согласно требованиям настоящего положения, комплектности представленных документов (приложения, пояснительная записка, документы, на которые есть ссылка или упоминание в тексте), наличия всех необходимых согласований и списка рассылки.

2.12.2. Ответственность за идентичность текстов на бумажном и магнитном носителях несет ответственный исполнитель. Дискеты и файлы, содержащие текст документа, должны быть проверены на отсутствие вирусов.

2.12.3. Проекты постановлений (распоряжений), подготовленные с нарушением порядка и требований по оформлению и содержанию, установленных настоящим положением, возвращаются их исполнителям.

2.12.4. Проекты актов после доработки распечатываются на цветном бланке, являющимся оригиналом, согласовываются с заместителями главы и заместителем главы - начальником управления делами и контроля администрации города.

III. Принятие постановлений и распоряжений, вступление их в силу

3.1. Проекты актов представляются главе на подпись заместителем главы - начальником управления делами и контроля администрации города.

3.2. Глава по представленным ему на подпись проектам актов принимает одно из следующих решений:

- подписывает проект;

- направляет проект на доработку;

- отклоняет проект в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия (издания).

3.3. Подписанные главой постановления и распоряжения передаются в отдел делопроизводства.

3.4. Постановления и распоряжения вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

IV. Регистрация и рассылка постановлений (распоряжений). Опубликование актов

4.1. Подписанные постановления и распоряжения подлежат обязательной регистрации в отделе делопроизводства.

Незарегистрированные акты юридической силы не имеют.

4.2. Номер акта присваивается в соответствии с очередностью его принятия по единой нумерации, которая ведется в пределах календарного года - отдельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р".

4.3. Отдел делопроизводства обеспечивает рассылку актов согласно списку рассылки. В указанных копиях подпись главы не воспроизводится, ее подлинность удостоверяется печатью "Администрация города Чебоксары Чувашской Республики. Управление делами и контроля. Отдел делопроизводства", проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись и расшифровка подписи.

4.4. Постановления и распоряжения, содержащие предписания, касающиеся прав и обязанностей граждан и юридических лиц, либо имеющие общественную значимость, передаются отделом делопроизводства в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью для опубликования в средствах массовой информации по согласованию с заместителем главы - начальником управления делами и контроля.