Приложение N 11. Положение об общем отделе Управления делами Администрации Президента Чувашской Республики

Утверждено

распоряжением Администрации Президента

Чувашской Республики

от 11 октября 2010 г. N 423

(приложение N 11)

Положение
об общем отделе Управления делами Администрации Президента Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Общий отдел (далее - отдел) является структурным подразделением Управления делами Администрации Президента Чувашской Республики.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, законами Чувашской Республики, указами и распоряжениями Президента Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Чувашской Республики, распоряжениями Администрации Президента Чувашской Республики, Положением об Администрации Президента Чувашской Республики, Положением об Управлении делами Администрации Президента Чувашской Республики, а также настоящим Положением.

1.3. В состав отдела входит печатно-издательский сектор.

1.4. Положение об отделе утверждается распоряжением Администрации Президента Чувашской Республики.

II. Задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

организация документационного обеспечения деятельности Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Президента Чувашской Республики в пределах компетенции отдела;

организационное и документационное обеспечение заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики;

осуществление мероприятий по организационному и информационному обеспечению деятельности Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики;

предварительное изучение и анализ документов, обращений, информационных материалов и предложений, поступающих от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов государственной власти Чувашской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан, подготовка проектов предложений и поручений Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики по ним;

обеспечение функционирования в структурных подразделениях Администрации Президента Чувашской Республики единой системы делопроизводства;

редактирование, оформление и выпуск внесенных в установленном порядке проектов законов Чувашской Республики, указов и распоряжений Президента Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики, протоколов его заседаний, распоряжений и приказов Администрации Президента Чувашской Республики;

регистрация и своевременное доведение, в том числе через систему электронного документооборота и по электронной почте, до структурных подразделений Администрации Президента Чувашской Республики, органов государственной власти Чувашской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других организаций законов Чувашской Республики, указов и распоряжений Президента Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики, протоколов заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики, распоряжений Администрации Президента Чувашской Республики, поручений Президента Чувашской Республики, Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики, Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики, других документов;

перевод проектов законов Чувашской Республики, указов Президента Чувашской Республики, а также других документов на чувашский язык;

прием, обработка, сканирование, учет и регистрация документов, поступающих в адрес Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Президента Чувашской Республики;

отбор входящей корреспонденции и рассылка ее для последующего рассмотрения в структурные подразделения Администрации Президента Чувашской Республики, органы исполнительной власти Чувашской Республики, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления, другие организации, отправление исходящей корреспонденции;

выполнение печатно-издательских работ;

ведение архива Администрации Президента Чувашской Республики;

прием на хранение документов, образовавшихся в результате деятельности Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Президента Чувашской Республики, в соответствии с номенклатурой дел Администрации Президента Чувашской Республики, обработка и передача их в государственный архив.

III. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

формирует проект повестки дня заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики;

осуществляет рассылку, в том числе по электронной почте, участникам заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики повестки дня, проектов нормативных правовых актов и материалов к ним, а также информационных, справочных и других материалов;

размещает в специальном разделе Портала органов власти Чувашской Республики повестку дня и проекты нормативных правовых актов, рассматриваемые на заседаниях Кабинета Министров Чувашской Республики;

осуществляет оформление протоколов и выписок из протоколов заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики;

ведет регистрацию проектов правовых актов Чувашской Республики, разработанных органами исполнительной власти Чувашской Республики, организует работу по согласованию в структурных подразделениях Администрации Президента Чувашской Республики и подготовке к подписанию проектов указов и распоряжений Президента Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики, распоряжений и приказов Администрации Президента Чувашской Республики, соглашений, протоколов о сотрудничестве, договоров и других документов;

осуществляет регистрацию в системе электронного документооборота Администрации Президента Чувашской Республики законов Чувашской Республики, указов и распоряжений Президента Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики, распоряжений Администрации Президента Чувашской Республики;

подготавливает на основе предложений органов исполнительной власти Чувашской Республики проекты годовых и квартальных планов заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики для внесения их на рассмотрение Кабинета Министров Чувашской Республики, а также осуществляет контроль за их выполнением;

контролирует исполнение поручений Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики, заместителя Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики - начальника Управления делами, вносит предложения по снятию их с контроля, а также продлению сроков исполнения;

осуществляет ведение делопроизводства в установленном порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

организует прием Руководителем Администрации Президента Чувашской Республики руководителей органов государственной власти Чувашской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

разрабатывает проекты распоряжений Администрации Президента Чувашской Республики, методические материалы по документационному обеспечению, вносит предложения по усовершенствованию единой системы делопроизводства в Администрации Президента Чувашской Республики;

изучает опыт регионов Российской Федерации в области документоведения;

оказывает методическую помощь по вопросам делопроизводства работникам Администрации Президента Чувашской Республики, органов исполнительной власти Чувашской Республики;

подготавливает предложения по составу и форме бланков, применяемых в Администрации Президента Чувашской Республики;

обеспечивает структурные подразделения Администрации Президента Чувашской Республики бланочной, печатной продукцией, печатями и штампами;

организует изготовление, учет и хранение бланков, печатей, штампов;

осуществляет своевременную доставку и распределение газеты "Вести Чувашии", информационного бюллетеня "Собрание законодательства Чувашской Республики", ежемесячную отправку материалов для опубликования в бюллетене;

осуществляет заверение документов печатями Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Президента Чувашской Республики, отдела;

осуществляет контроль за соблюдением установленных требований к оформлению документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции;

ведет учет и регистрацию командировочных удостоверений;

поддерживает в актуальном состоянии автоматизированную базу данных учреждений и организаций, в которые направляется корреспонденция;

ведет справочную работу по входящим и исходящим документам;

формирует совместно со структурными подразделениями Администрации Президента Чувашской Республики номенклатуру дел Администрации Президента Чувашской Республики, осуществляет контроль за систематизацией документов и формированием их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

ведет учет документов, хранящихся в архиве Администрации Президента Чувашской Республики, и справочно-информационную работу по ним, выдает в установленном порядке дела, документы, копии, выписки и справки;

организует работу структурных подразделений Администрации Президента Чувашской Республики по обеспечению сохранности, отбору, упорядочению и использованию документов, образовавшихся в процессе деятельности Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Президента Чувашской Республики, и передаче законченных делопроизводством дел в государственные архивы;

выполняет вспомогательную техническую работу по хранению поступающей в Администрацию Президента Чувашской Республики документации;

осуществляет подготовку макетов и выпуск информационно-методических и других материалов.

IV. Права отдела

Отдел в пределах своей компетенции имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации Президента Чувашской Республики, органов исполнительной власти Чувашской Республики необходимые для осуществления своей деятельности документы, материалы, информацию о ходе выполнения поручений и распоряжений Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики, требовать своевременного представления ими необходимых материалов к заседаниям Кабинета Министров Чувашской Республики;

проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации Президента Чувашской Республики;

возвращать для доработки в структурные подразделения Администрации Президента Чувашской Республики, органы исполнительной власти Чувашской Республики проекты правовых актов и служебную корреспонденцию, представленные с нарушением установленных требований;

при необходимости привлекать работников структурных подразделений Администрации Президента Чувашской Республики по согласованию с их руководителями для организационно-технического обеспечения заседаний Кабинета Министров Чувашской Республики;

на материально-техническое, документационное и транспортное обеспечение.

V. Организация деятельности отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Управления делами - начальник общего отдела (далее - начальник отдела), который назначается на должность и освобождается от должности Руководителем Администрации Президента Чувашской Республики.

5.2. Начальник отдела:

работает под непосредственным руководством заместителя Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики - начальника Управления делами;

руководит деятельностью отдела в соответствии с настоящим Положением;

в пределах своей компетенции дает указания и поручения, обязательные для исполнения работниками отдела;

самостоятельно принимает решения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с Руководителем Администрации Президента Чувашской Республики, заместителем Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики - начальником Управления делами, руководителями структурных подразделений Администрации Президента Чувашской Республики;

имеет право присутствовать на заседаниях Кабинета Министров Чувашской Республики;

организует документирование деятельности отдела в соответствии с номенклатурой дел;

несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

5.3. В период отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет один из консультантов отдела на основании распоряжения Администрации Президента Чувашской Республики.

5.4. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Администрации Президента Чувашской Республики, имеют права и обязанности, соблюдают ограничения и требования, установленные действующим законодательством, настоящим Положением и должностными регламентами.

5.5. Отдел создается, реорганизуется и упраздняется по решению Руководителя Администрации Президента Чувашской Республики.