Приложение. Положение о порядке проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации г.Чебоксары

Приложение

Утверждено

постановлением Главы администрации

г.Чебоксары

от 15 марта 2005 г. N 92

Положение
о порядке проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары (далее - администрация).

1.2. К протокольным мероприятиям относятся:

- официальные визиты иностранных делегаций и делегаций из регионов России в город Чебоксары;

- официальные визиты делегаций администрации и главы администрации за рубеж и в регионы России;

- проведение переговоров, встреч главы администрации с иностранными делегациями, делегациями из регионов России, официальными лицами;

- заседания и совещания при главе администрации;

- проведение встреч главы администрации с коллективами и руководителями предприятий, организаций и учреждений города, представителями политических партий и общественных объединений;

- проведение приемов главы администрации;

- мероприятия, проводимые в связи с государственными и профессиональными праздниками;

- участие в торжественных мероприятиях и церемониях;

- награждения (поздравления) предприятий, организаций и отдельных лиц;

- возложение венков к мемориалам воинской доблести и славы.

1.3. Предварительная информация о проведении протокольных мероприятий за 3 недели до начала планируемого периода направляется в управление делами и контроля администрации (далее - управление делами и контроля) для включения в текущий план работы администрации.

Заявки на проведение мероприятий вместе с необходимой информацией за неделю до их проведения представляются структурными подразделениями администрации (организатором мероприятия) в управление делами и контроля, которое готовит соответствующие предложения главе администрации.

Если материалы к мероприятию не будут представлены ответственными за его проведение до 14.00 часов предшествующего дня, рассматривается вопрос об отмене этого мероприятия.

Для проведения мероприятия с участием главы администрации в управление делами и контроля представляются следующие материалы:

- порядок (сценарный план, сценарий) и регламент проведения мероприятия;

- информационные материалы о проводимом мероприятии;

- состав участников мероприятия;

- список выступающих (с указанием полного наименования должностей, фамилий, имен и отчеств выступающих);

- материалы к выступлению главы администрации;

- проект итогового документа (при необходимости).

1.4. При принятии решения о проведении мероприятия ответственное структурное подразделение совместно с управлением делами и контроля осуществляет необходимую подготовку в соответствии с настоящим Положением и координирует деятельность всех заинтересованных лиц, структурных подразделений, согласовывает участие других представителей органов местного самоуправления города.

1.5. Организационно-техническое и информационное обеспечение протокольных мероприятий осуществляет управление делами и контроля (структурное подразделение).

1.6. Участие средств массовой информации в протокольных мероприятиях согласовывается с главой администрации или его заместителями.

2. Организация и проведение встреч и переговоров главы администрации с иностранными делегациями, делегациями из регионов России, официальными лицами

2.1. Организация и проведение встреч главы администрации с иностранными делегациями, делегациями из регионов России, официальными лицами, а также переговоров в узком и расширенном составе осуществляется по программе, утвержденной главой администрации.

2.2. Программа пребывания (визита) готовится отделом внешнеэкономических связей и инвестиций (структурным подразделением) не менее чем за 5 дней до начала визита, согласовывается с заинтересованными организациями, структурными подразделениями и представляется в управление делами и контроля для утверждения главой администрации.

Вместе с программой представляются следующие документы:

- состав делегации (включая переводчика) или список официальных лиц;

- биографические данные о руководителях и отдельных членах делегации (официальных лицах), представляющие интерес в переговорах;

- постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;

- информация о предшествующих визитах, достигнутых ранее договоренностях и их реализации;

- информационный обзор об экономической и геополитической ситуации в регионе, откуда прибыла делегация;

- проекты документов, если достигнута предварительная договоренность о необходимости подписания совместных договоров, соглашений, заявлений;

- состав участников со стороны администрации.

Кроме перечисленных выше документов на встречу в расширенном составе готовятся материалы для выступления главы администрации.

Все документы по приему иностранных делегаций готовятся отделом внешнеэкономических связей и инвестиций.

2.3. В соответствии с утвержденной программой пребывания отдел внешнеэкономических связей и инвестиций (структурное подразделение) разрабатывает смету расходов и план мероприятий (сценарий приема и обслуживания) по подготовке и проведению визита. После утверждения главой администрации план мероприятий рассылается всем задействованным в обеспечении визита не менее чем за 3 дня до начала мероприятий.

2.4. Переговоры администрации с делегацией, официальными лицами проводятся главой администрации или по его поручению должностными лицами администрации.

При организации встреч учитывается должностной уровень членов делегаций, официальных лиц. Персональный и количественный состав участников переговоров определяется главой администрации.

2.5. Встречи с руководителями делегаций, официальными лицами проводятся в комнате переговоров главы администрации.

На столе переговоров в рамках международных встреч устанавливаются флаги страны гостя, Российской Федерации и города Чебоксары. Собеседники располагаются со стороны флага своего государства.

К назначенному времени ответственный за прием делегации (официальных лиц) у главы администрации прибывает вместе с гостями к кабинету главы, где их встречает представитель администрации, провожает в комнату переговоров и определяет порядок размещения гостей и участников переговоров.

Участникам приема предлагаются кофе или чай и прохладительные напитки.

После окончания приема возможен обмен сувенирами, однако этот вопрос должен быть заранее оговорен с протокольными службами гостей и главой администрации. При обмене подарками и сувенирами должен быть соблюден принцип паритетности в их количестве и цене. Все сувениры должны иметь региональную и этническую специфику.

2.6. Встречи и беседы делегаций в расширенном составе проводятся, как правило, в малом зале администрации в соответствии с представленным выше порядком. Кроме этого, организатор мероприятия определяет совместно с управлением делами и контроля порядок размещения участников встречи, изготавливает и устанавливает на столе именные карточки в соответствии с утвержденной схемой размещения участников. На столах устанавливаются прохладительные напитки. (Чай и кофе не подаются).

2.7. Если планируется подписание совместных итоговых документов, организатор приема осуществляет совместно с управлением делами и контроля (структурным подразделением) комплекс мероприятий по подписанию документов.

2.8. В случае организации официального завтрака, обеда или ужина глава администрации утверждает список приглашенных лиц. Управление делами и контроля обеспечивает подготовку и проведение официального завтрака, обеда или ужина.

2.9. Все расходы, связанные с пребыванием делегаций, официальных лиц в городе Чебоксары по инициативе главы администрации, осуществляются за счет принимающей стороны.

Порядок расходования средств по приему и обслуживанию иностранных делегаций, отдельных лиц регламентируется распоряжением главы администрации от 28 ноября 2002 г. N 3202-р "О представительских расходах".

2.10. Организация проживания, питания, обеспечения делегации, официальных лиц автотранспортом, подготовка помещения для переговоров, приобретение проездных билетов, подготовка подарков и сувениров возлагается на управление делами и контроля.

2.11. При необходимости посещения делегацией, официальными лицами предприятий, учреждений или организаций города Чебоксары структурное подразделение, ответственное за прием, не менее чем за 3 дня согласовывает возможность их посещения.

2.12. По итогам состоявшегося приема ответственное структурное подразделение в недельный срок представляет главе администрации отчет о работе с делегацией, официальными лицами и акт о фактических расходах денежных средств на прием делегаций, официальных лиц.

Отчет должен по возможности освещать следующие вопросы:

- состав делегации (список официальных лиц): Ф.И.О., гражданство, образование, адреса и телефоны, знание иностранных языков, должность;

- состав представителей администрации города Чебоксары, принимавших участие в приеме: Ф.И.О., должности;

- основание приема, срок и цели пребывания в городе Чебоксары;

- сведения о результатах выполнения программы приема (указать содержание переговоров, предприятия, организации и учреждения, которые посетила делегация);

- сведения о составленных документах (протоколы, рабочие планы сотрудничества и др.), о полученной от членов делегации и переданной им устной и документальной информации, образцах изделий и материалов, их оценке нашими специалистами и др.;

- предложения иностранных специалистов о поддержании и развитии контактов, их основа;

- сведения о приглашениях нашим специалистам посетить иностранные организации, фирмы, организации.

3. Организация и проведение встреч главы администрации

3.1. Организационное и протокольное обеспечение встреч главы администрации с коллективами и руководителями предприятий, учреждений и организаций города, представителями политических партий и общественных объединений, возлагается на управление делами и контроля.

3.2. Заявки на включение в план работы главы администрации встреч с главой администрации заблаговременно направляются в управление делами и контроля в соответствии с настоящим Положением.

3.3. Встречи проводятся в рабочем кабинете или в кабинете переговоров главы администрации. Поручения и указания главы администрации фиксируются его помощником, оформляются в письменном виде и контролируются теми лицами, на которых эту обязанность возложит глава администрации.

4. Организация и проведение приемов главы администрации

4.1. Заявка на включение в план работы администрации приема главы администрации заблаговременно направляется структурным подразделением в управление делами и контроля.

4.2. Решение о проведении приема главы администрации принимает глава администрации. Приемы главы администрации проводятся главой администрации в честь деятелей науки, культуры, искусства или прибывшей в город делегации, ознаменования событий и памятных дат, профессиональных праздников, по другим основаниям.

4.3. Материалы к церемонии проведения приема главы администрации (порядок ведения, сценарный план, приветственное слово главы администрации и др.) структурное подразделение представляет в управление делами и контроля в порядке, указанном в настоящем Положении.

4.4. Организация приема главы администрации осуществляется структурным подразделением совместно с управлением делами и контроля.

5. Организация и проведение визитов делегаций администрации и главы администрации

5.1. Официальные визиты делегаций администрации и главы администрации планируются управлением делами и контроля. Решение об осуществлении визитов принимает глава администрации.

5.2. После принятия решения отдел внешнеэкономических связей и инвестиций (структурное подразделение) согласовывает с принимающей стороной сроки и основные элементы программы визита.

Прорабатываются вопросы времени и места прибытия делегации, сценарий церемонии официальной встречи (проводов) и предполагаемый состав участников. Определяются места проживания официальной делегации, время и места проведения переговоров, встреч и бесед, перевода, протокольных мероприятий (завтраки, обеды, посещение демонстрационных объектов, публичные выступления, записи в книге почетных гостей, культурная программа) и процедурные вопросы посещения памятных мест, возложения венков, букетов и корзин с цветами, обмена подарками и сувенирами.

Заранее рассматриваются финансовые условия размещения, обслуживания и транспортного обеспечения делегации.

5.3. Состав делегации определяется главой администрации. В состав официальных и сопровождающих лиц, как правило, входят:

- один из заместителей, курирующий основные вопросы визита;

- должностные лица администрации, включение которых в состав делегации зависит от повестки дня переговоров.

Предложения по составу официальной делегации и сопровождающих лиц готовятся управлением делами и контроля.

5.4. После утверждения состава делегации главой администрации отдел внешнеэкономических связей и инвестиций (структурное подразделение) разрабатывает документы организационного характера, включая подробные справочные материалы о городах, в которых будет проходить визит, обо всех упомянутых в программе объектах посещения; вносит предложения о памятных подарках для вручения от имени главы администрации (занимается оформлением визы для главы администрации при выезде за рубеж).

Не менее чем за сутки до начала визита все материалы, подготовленные управлением делами и контроля, представляются помощнику главы администрации.

После их обработки материалы к визиту передаются на ознакомление главе администрации.

6. Организация и проведение заседаний и совещаний при главе администрации

6.1. Порядок организации и проведения совещаний и заседаний совещательных органов при главе администрации устанавливается Регламентом администрации города Чебоксары.

6.2. Заместители главы, начальники управлений администрации представляют в организационно-контрольный отдел за 3 недели до планируемого периода предложения по включению в текущие планы наиболее значимых мероприятий, в которых предполагается участие главы администрации.

6.3. Организационно-контрольный отдел после анализа представленной информации готовит предложения для включения мероприятий в квартальный план, который утверждается главой администрации.

Оперативные планы работы на месяц, на неделю формируются на основе текущего квартального плана с указанием даты и места проведения запланированных мероприятий, конкретизируются с учетом корректив, вносимых организаторами (не позднее, чем за неделю до проведения мероприятия) и утверждаются главой администрации.

Включение заседаний в ежедневный план работы главы администрации производится лишь после представления в управление делами и контроля всех материалов к совещанию, в котором предполагается участие главы.

Порядок проведения совещаний определяется непосредственно главой администрации.

6.4. После проведения совещания, в том числе и выездного заседания, при необходимости в трехдневный срок организаторами составляется и оформляется протокол заседания, который представляется для корректировки в управление делами и контроля и утверждается главой администрации. Протокол или выписки из него с конкретными решениями или поручениями и сроками выполнения рассылаются отделом делопроизводства администрации указанным в нем исполнителям. Подлинник протокола остается для хранения и организации контроля исполнения в отделе делопроизводства.

Если протокол не составляется, но в ходе заседания главой администрации были даны конкретные поручения или указания, они оформляются в письменном виде организаторами, представляются в управление делами и контроля администрации и после утверждения главой администрации направляются конкретным исполнителям.

Выполнение решений или поручений, принятых на совещаниях, контролируется ответственным лицом, указанным в протоколе совещания