Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 31 марта 2004 г. N 67 "О Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики" (утратило силу)

Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики
от 31 марта 2004 г. N 67
"О Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики"

ГАРАНТ:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164 настоящее постановление признано утратившим силу

Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее - Примерная инструкция).

2. Рекомендовать администрациям районов и городов разработать на основе Примерной инструкции соответствующие инструкции по делопроизводству и ввести их в действие до 1 июля 2004 года.

3. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Чувашской Республики от 27 января 1993 г. N 5 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики".

Председатель Кабинета Министров Чувашской Республики

Н.Партасова

Примерная инструкция
по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Примерная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления.

1.2. Примерная инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики и Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

1.3. Органы местного самоуправления организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих федеральному законодательству, законодательству Чувашской Республики и настоящей Примерной инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются главами местного самоуправления в муниципальных образованиях (главами администраций муниципальных образований) (далее - глава администрации) по согласованию с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов (далее - Госкомархив Чувашии).

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе местного самоуправления, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа местного самоуправления осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления.

II. Документация органа местного самоуправления

2.1. Деятельность органа местного самоуправления обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется его компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом местного самоуправления, другими органами управления и организациями.

2.2. При подготовке документов рекомендуется соблюдать следующие правила:

применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше;

шрифт - Times ET и Times New Roman Cyr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL - размером N 12, 13, 14 через 1,5 межстрочных интервала;

поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм;

межстрочное расстояние - 1,5 интервала;

реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2.3. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10-15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинаний.

При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств электронной вычислительной техники основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.

III. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы органа местного самоуправления, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1-5).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органов местного самоуправления оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.

3.1.2. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования органа местного самоуправления;

бланки постановления, распоряжения главы администрации;

бланк письма;

бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждается главой администрации по представлению службы ДОУ.

3.1.3. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.

3.1.4. Бланки документов органа местного самоуправления подлежат учету.

3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.2. Оформление реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа местного самоуправления обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

3.2.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики

Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с действующим законодательством Чувашской Республики.

3.2.2. Наименование органа местного самоуправления

Наименование органа местного самоуправления указывается в точном соответствии с его Уставом.

Наименование органа местного самоуправления печатают на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском на одном уровне. Наименование на чувашском языке располагают слева.

3.2.3. Справочные данные об органе местного самоуправления

Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).

3.2.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции органа местного самоуправления, содержанию документируемого управленческого действия.

3.2.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных правовых документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2003). Допускается оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.04.29.

3.2.6. Индекс документа

Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.

Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает:

05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;

12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-38.

3.2.7. Ссылка на регистрационный номер

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.2.8. Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

3.2.9. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

                                             Отдел культуры администрации

                                                      Ибресинского района

                                                     Чувашской Республики

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

                                                     Администрация

                                                     Ибресинского района

                                                     Чувашской Республики

                                                     Управление делами

                                                     Ведущему специалисту

                                                     А.И.Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:

                                                   Генеральному директору

                                                   ООО "Азамат"

                                                   В.Д.Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

                                                 Калинину И.П.

                                                 ул.Садовая, д.5, кв.12

                                                 г.Липки, Киреевский р-н,

                                                 Тульская обл., 301264

3.2.10. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                     Глава администрации

                                                     Канашского района

                                                     Чувашской Республики

                                       Личная подпись Расшифровка подписи

                                       16.10.2003

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом органа местного самоуправления. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже.

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                               постановлением главы

                                           администрации Красночетайского

                                            района Чувашской Республики

                                                от 16.10.2003 N 150

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

3.2.11. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.12. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.

3.2.13. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или словом "Контроль" и наносят от руки ручкой с красной пастой или специальным штампом на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу.

3.2.14. Составление текстов управленческих документов

Текст документа составляют на одном из государственных языков Чувашской Республики в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (постановление, распоряжение, приказ) текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности органа местного самоуправления, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("не возражает", "считает возможным").

3.2.15. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

     Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

     Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Минфина Чувашии от 05.06.2003  N  02  -  6/172  и

приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера:

                                                  Приложение N 1

                                              к постановлению главы

                                          администрации Канашского района

                                               Чувашской Республики

                                                от 05.06.2003 N 158

Допускается "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами и центрировать вместе с другими строками относительно самой длинной строки наименования распорядительного документа.

3.2.16. Подпись документа

Документы, направляемые в органы государственной власти Чувашской Республики, подписываются главой администрации или, по его поручению, первым заместителем главы.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются главой администрации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

3.2.17. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его муниципальным правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органа местного самоуправления, должны быть завизированы ими.

Виза состоит из должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты и проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На проекте нормативного правового акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись Инициалы, фамилия

28.06.2003

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации

Шемуршинского района

Чувашской Республики

Личная подпись Инициалы, фамилия

30.04.2003

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации Шемуршинского района

Чувашской Республики

от 30.04.2003 N 01-15/155

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается", которая располагается в левом нижнем углу.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами органа местного самоуправления;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с органами государственной власти Чувашской Республики, интересы которых затрагиваются в документах;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями.

3.2.18. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное буквами "МП", в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

3.2.19. Заверение копий документов

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Ведущий специалист отдела кадров        Личная подпись        Т.И.Иванова

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению органа местного самоуправления.

3.2.20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:

Н.С.Максимова

62-88-14

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются инициалы и фамилия, номер телефона основного исполнителя.

3.2.21. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.22. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату (при необходимости - часы и минуты) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.

3.2.23. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления

4.1. Постановление, распоряжение, приказ

4.1.1. Постановление - это правовой акт нормативного характера, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.

Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа местного самоуправления.

Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений главы администрации, его заместителя либо в инициативном порядке; по кадровым вопросам - кадровая служба на основании соответствующих представлений, готовятся и оформляются в соответствии с положениями о порядке подготовки и издания правовых актов.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов распорядительных документов является обязанностью службы ДОУ.

4.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проектам постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит доработке и повторному согласованию.

Проекты постановления, распоряжения, представляемые главе администрации на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.3. Проекты постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки.

Проекты постановления, распоряжения, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий органа местного самоуправления и других органов или организаций.

Постановления, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Распоряжения по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

4.1.4. Копии постановления, распоряжения или их размноженные экземпляры заверяются печатью службы ДОУ и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

4.1.5. Постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы шрифтом кегля N 13 (приложения N 1, 2).

Постановления, распоряжения имеют следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления;

наименование вида документа (постановление, распоряжение);

дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 15 июня 2003 г. N 21, 15.06.2003 N 21; номер состоит из знака "N" и порядкового номера;

заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста постановления. Заголовок располагается от левой границы текстового поля (без красной строки), точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через 1 межстрочный интервал:

Об утверждении Регламента работы администрации

Чебоксарского района

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст постановления состоит, как правило, из двух частей - вводной (преамбулы) и постановляющей. Вводная часть является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости в вводной части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты. Вводная часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Постановляющая часть проекта акта начинается словами "постановляю" с двоеточием (без кавычек). При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, вводную часть документа от распорядительной.

Постановляющая часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.

Постановляющая часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Исполнитель указывается в дательном падеже. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения до конкретных исполнителей.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) главы администрации в тексте обязательно делается ссылка на них.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения органа местного самоуправления в соответствии с его полномочиями для решения производственных или связанных с персоналом задач.

Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом кегля N 13 (приложение N 3). Текст приказа может состоять из двух частей: вводной и распорядительной.

В вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в вводной части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Вводная часть приказа завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ-приложение. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Если постановление, распоряжение, приказ изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В постановление, распоряжение не следует включать пункт "Постановление, распоряжение довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится документ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом постановления, распоряжения.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписи (инициалы, фамилии), дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения).

Постановления и распоряжения подписываются главой администрации или, по его поручению, заместителем главы администрации.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения органа местного самоуправления, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

4.2. Положение, инструкция, правила

4.2.1. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы органа местного самоуправления (коллегиального органа, структурного подразделения).

Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые главой администрации, или акты, утверждаемые органом местного самоуправления. Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, инструкций и правил находится в ведении органа местного самоуправления.

4.2.2. Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на общих бланках органа местного самоуправления и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкций) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

4.2.3. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование органа местного самоуправления, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. (приложение N 4).

Документы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа местного самоуправления, другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список.

ПОВЕСТКА ДНЯ: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).

Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.

Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Постановление (решение) прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.3.4. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемые через косую черту.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

4.3.6. Протокол печатается на общем бланке органа местного самоуправления и имеет следующие реквизиты:

наименование документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через 2 межстрочных интервала ниже реквизита "вид заседания, совещания" по центру;

дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой;

подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается ниже слов "председатель (председательствующий)", после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) 2 межстрочными интервалами.

При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

При решении правовых нормативных вопросов органы местного самоуправления в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы. Реквизиты постановления оформляют аналогично приложению N 1.

4.4. Служебное письмо

4.4.1. Служебные письма органа местного самоуправления по содержанию подразделяются на:

ответы о выполнении поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики;

исполнения поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции органа местного самоуправления;

сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений органа местного самоуправления;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

4.4.2. Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией главы администрации.

Срок подготовки инициативного письма определяет руководитель структурного подразделения.

4.4.3. Служебное письмо печатается на стандартном бланке (приложение N 5).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа:

"Администрация района (города) считает...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

4.4.5. Датой письма является дата его подписания.

4.4.6. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

4.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (регламенте, распределении обязанностей, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях) аппарата органа местного самоуправления.

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

5.1.2. Порядок прохождения документов и работа с ними в органе местного самоуправления регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам.

5.1.3. При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в орган местного самоуправления.

5.2. Организация доставки документов

5.2.1. Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

5.3.2. Документы, адресованные главе администрации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, затем направляются главе администрации или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные главой администрации документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение главе администрации и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

5.4. Обработка и передача отправляемых документов

5.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. N 725 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 г. N 51) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 41, ст.4076).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

5.4.2. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству органа местного самоуправления с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических средств.

5.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2002 г. N 12) (Собрание законодательства Российской Федерации 1997, N 37, ст.4299).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного постановления Правительства РФ N 12 следует читать "14 января 2002 г."

5.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.5. Порядок прохождения внутренних документов

5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия их содержания действующему законодательству, а затем - в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

5.5.3. Копии подписанных главой администрации распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.5.4. Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольных формах (РКФ).

5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри органа местного самоуправления, так и между организациями, имеющими соответствующие технические и программные средства.

5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и регистрируются автоматизированно. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

5.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем подразделения и хранится в течение года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (приложение N 6). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение N 7) без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.7. Учет количества документов

5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются службой ДОУ и представляются главе администрации.

5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в органе местного самоуправления системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по органу местного самоуправления в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются главе администрации в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж (приложение N 8).

5.8. Работа исполнителей с документами

5.8.1. Руководители структурных подразделений органа местного самоуправления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

5.8.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой администрации или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

5.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает на документе отметки о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

5.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется органом местного самоуправления в соответствии с законодательством Чувашской Республики о статусе депутата.

5.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее все необходимые реквизиты.

При обращении депутата в орган местного самоуправления должностные лица должны предоставить депутату всю необходимую информацию по его запросу.

5.9.3. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются службой ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.9.4. В структурных подразделениях органа местного самоуправления по обращениям и запросам в соответствии с указаниями главы администрации оперативно готовятся проекты ответов, при необходимости - проекты поручений соответствующим организациям.

5.9.5. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9.6. В органе местного самоуправления ежемесячно анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом главу администрации.

5.10. Работа с обращениями граждан

5.10.1. В органе местного самоуправления работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Законом Чувашской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти и органах местного самоуправления Чувашской Республики".

5.10.2. Все предложения, заявления, письма и жалобы граждан, поступившие в администрацию, рассматриваются и регистрируются в службе ДОУ.

Устный прием граждан осуществляется в установленные дни и часы.

Письменные обращения и устный прием граждан регистрируются в специальных регистрационных формах (журналах). (Приложения N 9, 10).

5.10.3. Запрещается направлять обращения граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действие которых обжалуются.

5.10.4. В случае, если в письменном обращении ставится вопрос, не относящийся к компетенции органа местного самоуправления, оно направляется по принадлежности не позднее, чем в пятидневный срок.

5.10.5. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается после разрешения поставленных в них вопросов и сообщения заявителя о принятых решениях.

5.10.6. Ответ заявителю может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале.

VI. Поисковая система по документам

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления главы администрации, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

6.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности органа местного самоуправления, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

6.1.6. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах (приложение N 11).

6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. К ним относятся:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору, ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

6.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в соответствующих РКФ. Документу-ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органе местного самоуправления создаются поисковые системы по документам.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

6.2.3. При традиционной регистрации оформляются соответствующие РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки следующих классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности органа местного самоуправления;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел и других в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа местного самоуправления, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган местного самоуправления как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органом местного самоуправления в пределах его полномочий либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.

VII. Контроль исполнения документов

7.1. Организация контроля исполнения

7.1.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается главой администрации.

При постановке документа на контроль в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

7.1.3. Контроль исполнения обеспечивает глава администрации и по его поручению - специальная служба контроля, а в ее отсутствие - служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений органа местного самоуправления.

7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Чувашской Республики, поручения Президента Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, поручения Кабинета Министров Чувашской Республики, постановления и распоряжения главы органа местного самоуправления и др.).

7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, поступивших из органов исполнительной власти Чувашской Республики, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются главой администрации исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам Государственного Совета Чувашской Республики - в устной (на заседании Государственного Совета Чувашской Республики) или письменной форме не позднее чем через 20 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный Государственным Советом Чувашской Республики;

по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по обращениям граждан, поступившим в орган местного самоуправления и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции главы администрации и фиксируется в РКФ.

7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава администрации представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган местного самоуправления - автор документа.

7.1.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с главой администрации и службой ДОУ все контролируемые документы.

7.1.8. При пересылке документа на исполнение в другую организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

7.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

7.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет глава администрации или, по его поручению, служба ДОУ.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;

дата;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

7.1.12. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в органе местного самоуправления и подведомственной сети, с которыми знакомит главу администрации (приложение N 12).

VIII. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа местного самоуправления (далее - архив администрации) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Госкомархива Чувашии, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству органа местного самоуправления.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом муниципального образования, положением о структурных подразделениях, утвержденной структурой и штатным расписанием органа местного самоуправления, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Обязательно должны быть изучены документы, созданные в процессе деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 13) и на их основе - сводная номенклатура дел (приложение N 14).*

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом администрации и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа местного самоуправления.

8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи муниципального архива.

8.1.6. Сводная номенклатура дел органа местного самоуправления подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) органа местного самоуправления и утверждается главой администрации. Номенклатура дел пересоставляется не реже одного раза в 5 лет при условии отсутствия изменений в структуре и функциях администрации муниципального образования.

8.1.7. После утверждения и согласования сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа местного самоуправления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно в службе ДОУ, второй - используется в работе службы ДОУ, третий - хранится в архиве администрации. Четвертый экземпляр представляется в муниципальный архив.

8.1.9. Сводная номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел органа местного самоуправления являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.

8.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы представительного и исполнительного органов местного самоуправления. В номенклатуру дел вначале включаются дела представительного органа, затем исполнительно-распорядительного органа.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники, бюллетени и т.п.

8.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 12-05, где 12 обозначает структурное подразделение, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата или период, к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

          Документы о проведении районного праздника песни труда и

          спорта (программа, сценарий, списки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название:

          Переписка с муниципальными учреждениями

          образования о состоянии учебно-воспитательной

          работы на 2002/2003 учебный год

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

          Переписка об организации семинаров и совещаний

          по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

          Переписка с Администрацией Президента Чувашской Республики

          по вопросам развития здравоохранения в районе (городе)

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

          Переписка с главами сельских поселений по вопросам их

          деятельности

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то название указывается в заголовке дела:

          Переписка с Красночетайским райпо об оказании услуг населению

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты):

          Годовой отчет об исполнении бюджета района за 2003 год

Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах (например, переходящее с 2001 года); о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.

8.1.13. Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

------------------------------

* В сводную номенклатуру не включаются подразделения, являющиеся самостоятельными фондообразователями.

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.2. Дела формируются в органе местного самоуправления, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляет служба ДОУ.

8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

8.2.6. Документы внутри дела систематизируются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, законов Чувашской Республики, актов Правительства Российской Федерации, актов Президента Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности органа местного самоуправления за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами главы администрации, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст.2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.

8.2.7. Все дела подлежат оформлению. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива администрации.

8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 15), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение N 16), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 17), подшивку или переплет дела.

8.2.9. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже;

наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

индексом дела является цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел органа местного самоуправления, утвержденной ЭПК и главой администрации;

даты дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов в деле. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с их содержимым нумеруются: сначала конверт, а затем по порядку каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель, который подшивается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы описей, утвержденных экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Госкомархива Чувашии.

8.2.10. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов в деле. Ее необходимость определяется инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления.

Внутренняя опись составляется на отдельных листах по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

8.2.12. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение 2 лет, а затем сдаются в архив органа местного самоуправления.

8.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица, получившего дело, дата возвращения дела. Предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

IX. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы органа местного самоуправления являются собственностью муниципального образования и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в муниципальный архив.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в органе местного самоуправления образуется архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.1. Экспертиза ценности документов. Составление описей

9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Росархив. ВНИИДАД. - М. 2000).

9.1.2. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается ЭПК, при необходимости - экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

9.1.4. Функции и права ЭПК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым главой администрации.

9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа местного самоуправления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства (совместно с ЭК) под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления.

9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив органа местного самоуправления;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК органа местного самоуправления.

9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.1.10. Описи составляются отдельно:

на дела постоянного хранения - в 4 экз.;

на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, личные дела уволенных - в 2 экз.

Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

9.1.11. В каждом структурном подразделении органа местного самоуправления ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения под непосредственным методическим руководством архива администрации.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа местного самоуправления, которую составляет архив администрации через 2-3 года. Сводная опись подлежит утверждению ЭПМК Госкомархива Чувашии и по ней дела передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.*

9.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются вместе с делами в архив администрации через два года после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 18).

9.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части).

9.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах подробно вносятся в опись (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

9.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до утверждения должна быть согласована с ней.

9.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.1.18. Отбор документов и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК органа местного самоуправления одновременно. Согласованные ЭПК органа местного самоуправления акты о выделении документов к уничтожению утверждаются главой администрации только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК Госкомархива Чувашии. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения главой администрации в соответствии с установленным порядком (приложение N 19).

9.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, сводный. Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

------------------------------

* В сводную опись не включаются дела подразделений, являющихся самостоятельными фондообразователями.

9.2. Подготовка и передача документов в архив

9.2.1. В архив администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив администрации после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.2.4. Передача дел в архив администрации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

9.2.5. При передаче дел структурными подразделениями в архив администрации сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

9.2.6. Прием дел производится сотрудником архива администрации в присутствии работника структурного подразделения. На обоих экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи проставляются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива администрации и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив администрации передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа местного самоуправления сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

9.2.8. Подготовка и передача документов на постоянное хранение.

Документы Архивного фонда Чувашской Республики подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив по истечении предельных сроков их хранения в архиве администрации. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документов делопроизводства.

В необходимых случаях сроки хранения документов могут быть продлены по согласованию с муниципальным архивом.

В случае отсутствия условий для обеспечения сохранности документов в архиве администрации документы могут быть переданы на постоянное хранение в муниципальный архив до истечения срока ведомственного хранения по согласованию с муниципальным архивом.

Документы постоянного хранения передаются на хранение по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел, составляемым муниципальным архивом в двух экземплярах.

Перед передачей документов представитель муниципального архива совместно со специалистом, ответственным за архив администрации, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел. При обнаружении физических и биологических повреждений составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа местного самоуправления. Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивной связке.

Транспортирование документов в муниципальный архив должно производиться с соблюдением требований, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту их от механических повреждений, действия света, высокой влажности.

Вместе с документами в муниципальный архив передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения, помимо контрольного экземпляра, находящегося в муниципальном архиве.

Передача дел проводится поединично по описи; особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них.

На всех четырех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов.

Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема передачи дел возвращается в орган местного самоуправления.

Если при приеме-передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, составляется акт, где указываются номера отсутствующих дел, их заголовки, количество листов в делах и обязательно - причины отсутствия дел.

Орган местного самоуправления, передающий документы на постоянное хранение, обязан принять меры к розыску отсутствующих дел. Если розыск не привел к положительному результату (т.е. дела не обнаружены), то муниципальный архив принимает дела только после того, как акт о недостаче документов будет согласован с ЭПМК Госкомархива Чувашии.

При первой передаче документов на постоянное хранение орган местного самоуправления должен представить историческую справку на фонд. При последующих передачах составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, подчиненности, функции, структуре органа местного самоуправления.

X. Учет и хранение бланков, печатей, штампов и пломбиров

10.1. Все печати, штампы, пломбиры, бланки организационно-распорядительных документов и писем, удостоверений личности, командировочных удостоверений, а также все виды пропусков и трудовые книжки подлежат обязательному учету.

Печати, штампы, пломбиры, бланки должны храниться на местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

10.2. Ответственность за организацию и состояние учета, хранения и использования печатей, штампов, пломбиров и бланков несет глава администрации.

10.3. Сотрудник, персонально ответственный за учет печатей, штампов, пломбиров, бланков назначается распоряжением главы администрации.

10.4. Заказы на изготовление печатей, штампов, пломбиров, бланков оформляются через соответствующую службу или должностное лицо органа местного самоуправления.

10.5. Учет изготовленных печатей, штампов, пломбиров, бланков, передача их сотрудникам, ответственным за хранение и использование, ведется в специальных журналах. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10.6. При уходе в очередной отпуск или увольнении специалист, ответственный за хранение и использование печати, штампа, пломбира, сдает их в соответствующую службу или по распоряжению передает другому, о чем делается соответствующая отметка в журнале.

10.7. При смене главы администрации, а также руководителя службы ДОУ печати, штампы, пломбиры учитываются поединично и путем тиснения в описи или акте приема-передачи имущества.

10.8. Уничтожение изношенных печатей, штампов, пломбиров (после изготовления новых) производится непосредственно в органе местного самоуправления, о чем делается отметка в журнале.

Для их уничтожения распоряжением главы администрации создается комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия составляет акт, который подписывается членами комиссии и утверждается главой администрации.

10.9. При ликвидации органа местного самоуправления ее печати, штампы и пломбиры уничтожаются ликвидационной комиссией.

XI. Порядок приема-передачи документов при смене должностных лиц

11.1. При смене должностных лиц служебная документация по указанию руководителя структурного подразделения или по распоряжению главы администрации передается с отметкой в контрольно-регистрационных формах и номенклатуре дел.

11.2. При смене главы администрации, руководителя службы ДОУ, сотрудника, ответственного за архив, документы текущего архива и архив передаются в обязательном порядке по акту приема-передачи.

Приложение N 1

к п.4.1.5

     Чаваш Республикин                         Чувашская Республика

Етерне районен администрацийе             Администрация Ядринского района

           ЙЫШАНУ                                 ПОСТАНОВЛЕНИЕ

   ____________________ N                      _____________ N ____

       Етерне хули                                   г.Ядрин

Об утверждении ______________

_____________________________

     Во исполнение __________________________________ постановляю:

                              (основание)

     1. Утвердить _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Установить ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     3. Признать утратившим силу ________________________________________

_________________________________________________________________________

Глава администрации              Подпись              Расшифровка подписи

(Визы на оборотной стороне)

Приложение N 2

к п.4.1.5

     Чаваш Республикин                         Чувашская Республика

Етерне районен администрацийе             Администрация Ядринского района

            ХУШУ                                   РАСПОРЯЖЕНИЕ

   ____________________ N                      _____________ N ____

       Етерне хули                                   г.Ядрин

     Во исполнение ______________________________________________________

                                        (основание)

     1. Утвердить _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Признать утратившим силу ________________________________________

_________________________________________________________________________

Глава администрации              Подпись              Расшифровка подписи

(Визы на оборотной стороне)

Приложение N 3

к п.4.1.5

     Чаваш Республикин                           Чувашская Республика

Етерне районен администрацийе                Отдел культуры администрации

       культура пайе                              Ядринского района

           ПРИКАЗ                                      ПРИКАЗ

   ____________________ N                        _____________ N ____

       Етерне хули                                     г.Ядрин

                    Об утверждении Типовой инструкции

                   по делопроизводству в муниципальных

                           учреждениях культуры

     В связи с _____________________________________________ приказываю:

                               (основание)

     1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Типовую  инструкцию  по

делопроизводству в муниципальных учреждениях культуры  с  1  января  2003

года.

     2. Руководителям муниципальных учреждений культуры _________________

_________________________________________________________________________

                               (поручение)

     3. Признать утратившим силу приказ _________________________________

_________________________________________________________________________

     4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _________

_________________________________________________________________________

Начальник отдела               Подпись                Расшифровка подписи

(Визы на оборотной стороне)

Приложение N 4

к п.4.3.1

     Чаваш Республикин                         Чувашская Республика

Етерне районен администрацийе             Администрация Ядринского района

                                 ПРОТОКОЛ

                            заседания коллегии

                                 г.Ядрин

16.11.2003                                                   N 5

  (дата)

Председатель (председательствующий) - В.П.Сидоров

Секретарь                           - А.И.Иванова

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О разработке...

     Доклад заместителя главы администрации района В.Ф.Андреева.

2. О...

1. Слушали:

В.Ф.Андреева - О разработке ...(текст доклада прилагается)

Выступили:

А.В.Иванов - краткая запись выступления.

И.Г.Морозов - краткая запись выступления.

Постановили (Решили):

1.1. Одобрить...

1.2...

2. Слушали:

Выступили:

Постановили (Решили):

Председатель,

глава администрации района          Подпись           Расшифровка подписи

Секретарь                           Подпись           Расшифровка подписи

Приложение N 5

к п.4.4.3

     Чаваш Республикин                  Администрация Президента

Етерне районен администрацийе           Чувашской Республики

       _____________

                                        Управление по работе с органами

    Чувашская Республика                государственной власти и местного

Администрация Ядринского района         самоуправления

         ул.Новая, 3

       г.Ядрин, 429000

    тел. 00-00-00, 00-00-00

        факс 00-00-00

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000

  ИНН/КПП 0000000000/000000000

17.09.2003 N 01-13/942

На N 12/18 от 05.07.2003

                                  (Текст

                            служебного письма)

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Глава администрации              Подпись              Расшифровка подписи

И.П.Тимофеева

00-00-00

Приложение N 6

к п.5.6.5

                               ЖУРНАЛ УЧЕТА

                   документов, передаваемых по каналам

                            факсимильной связи

                                      Начат __________________ 20      г.

                                    Окончен __________________ 20      г.

Приложение N 6

(продолжение)

N пп	Дата ре- гистра- ции	Количество листов	Адресат		Краткое содержание	Исполни- тель
			наименование организации	N факса

Приложение N 7

к п.5.6.5

                               ЖУРНАЛ УЧЕТА

                    документов, поступающих по каналам

                            факсимильной связи

                                      Начат __________________ 20      г.

                                    Окончен __________________ 20      г.

Приложение N 7

(продолжение)

N пп	Дата ре- гистра- ции	Количество листов	Отправитель	Краткое содержание	Кому передано
			(наименование организации)

Приложение N 8

к п.5.7.2

                                 СПРАВКА

                        об объеме документооборота

                        за _____________ 200 __ г.

                                 (месяц)

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Наименование должности

руководителя службы ДОУ            Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 9

к п.5.10.2

                                  ЖУРНАЛ

        регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан

Регист- рацион- ный но- мер	Фамилия, имя, отчест- во, место работы или место жительства	Краткое содер- жание	Кому направлен документ для исполнения, срок исполне- ния	Кем исполнено, дата возврата	Краткое содер- жание ответа	Дата от- правки ответа, индекс дела, где на- ходятся документ и копия ответа
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 10

к п.5.10.2

                                  ЖУРНАЛ

                    регистрации устного приема граждан

N пп и дата приема	Должность, фамилия и инициалы ведущего прием	Фамилия, имя, отчество, место работы или место жительства	Краткое содер- жание	Кому, когда и что пору- чено по за- явлению	Кому поручен контроль за исполнением	Какие меры приняты по за- явлению и дата ответа заяви- телю
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 11

к п.6.1.6

                                 ПРАВИЛА

  заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Реквизиты	Комментарий по заполнению
Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименова- нием вида документа
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должност- ного лица - автора документа При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должност- ного лица - корреспондента При регистрации обращений граждан вво- дятся их имена, отчества, фамилии и ад- реса При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные
Дата документа	В РКФ заносится дата, присвоенная доку- менту организацией - автором
Индекс документа	В РКФ переносится индекс документа, при- своенный организацией - автором
Дата поступления	Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа
Индекс поступления	Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа
Заголовок к тексту	В РКФ переносится заголовок, сформулиро- ванный на документе. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая клю- чевые слова
Резолюция	В РКФ переносится из документа содержа- ние поручения, исполнитель (исполните- ли), автор резолюции и дата
Срок исполнения	Проставляется индивидуальный срок, со- держащийся в резолюции, при его отсутст- вии - типовой срок. При регистрации от- правляемого инициативного документа мо- жет проставляться дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении доку- мента	В РКФ переносится регистрационный номер и дата ответного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступив- шего документа или краткая запись реше- ния вопроса по существу
Местонахождение документа	В РКФ переносится индекс дела, в котором находится документ в соответствии с но- менклатурой дел

Приложение N 12

рекомендательное

к п.7.1.12

                                 СПРАВКА

             о состоянии исполнения документов на 00.00.0000

                     в администрации района (города)

N пп	Название документа	Краткое содер- жание	Дата, N	Срок ис- полнения	Фамилия ис- полнителя	Состоя- ние ис- полне- ния	Причины невыпол- нения
1	2	3	4	5	6	7	8
--	---------	--------------	-----	--------	-----------	-------	--------

Наименование должности

руководителя службы ДОУ            Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 13

к п.8.1.3

Чувашская Республика

Администрация Ядринского района

Организационно-контрольный отдел

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ

10.12.2003  N _____

г.Ядрин

-------

(место составления)

На 2004 год

Индекс де- ла	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела -----------------------------------------------------------------------

Начальник отдела                Подпись               Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации района

от _________ N _____

Заведующий архивом              Подпись               Расшифровка подписи

(должностное лицо,

ответственное за архив)

Дата

Приложение N 14

к п.8.1.3

Чувашская Республика                        УТВЕРЖДАЮ

Администрация Ядринского района             Глава администрации

                                            Ядринского района Чувашской

                                            Республики

                                            Подпись   Расшифровка подписи

                                            Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N ______

___________________

(место составления)

На ____________ год

Индекс де- ла	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела -----------------------------------------------------------------------

Наименование должности

руководителя службы ДОУ         Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Виза

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации района         Протокол ЭПК отдела по делам

                                         архивов администрации Ядринского

                                         района Чувашской Республики

от _________ N _____                     от _________ N _____

Продолжение приложения N 14

к п.8.1.3

     Итоговая запись о категориях и количестве дел,  заведенных  в  _____

году в администрации Ядринского района

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Долговременного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включи- тельно)
Итого

Наименование должности

руководителя службы ДОУ         Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Итоговые  сведения  переданы  в  отдел  по  делам  архивов  администрации

Ядринского района

Наименование должности лица,

передавшего сведения

Дата                            Подпись               Расшифровка подписи

Приложение N 15

к п.8.2.8

                                            /------------------\

                                            | Ф. N ___________ |

                                            | Оп. N __________ |

                                            | Д. N____________ |

                                            \------------------/

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

       (Наименование органа местного самоуправления и структурного

                              подразделения)

                          ДЕЛО N ____ Том N ____

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                  (даты)

                              На ____ листах

Ф. N ___________ Оп. N __________ Д. N____________

Приложение N 16

к п.8.2.8

                      Лист-заверитель дела N ______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                      (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы __________ пропущены номера __________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель          Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 17

к п.8.2.8

                             Внутренняя опись

                            документов дела N

N пп	Индекс доку- мента	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________ документов

              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 18

к п.9.1.12

                     Администрация Ядринского района

                           Чувашской Республики

                           Отдел информатизации

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Начальник отдела информатизации

                                          Подпись     Расшифровка подписи

                                          Дата

Опись N 

N пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части) и но- мера статей по перечню*	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела
--	------	--------------	---------	-----------	-------------	----------

В данную опись внесено __________________ дел с N _______________________

                      (цифрами и прописью)

по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                 Подпись             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                      СОГЛАСОВАНО**

Наименование должности                           Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ                          подразделения

                                                 от _________ N ____

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Продолжение приложения N 18

Передал _____________________________________________________________ дел

                            (цифрами и прописью)

и ___________________ регистрационно-контрольных карточек к документам***

  (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения        Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Принял ___________________________ дел и ________________________________

           (цифрами и прописью)               (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности

работника архива

администрации                     Подпись             Расшифровка подписи

Дата

------------------------------

     * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

     ** При наличии ЭК структурного подразделения.

     *** Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение N 19

к п.9.1.18

     Чувашская Республика                   УТВЕРЖДАЮ

Администрация Ядринского района

                                            Глава администрации

                                            Ядринского района

                                            Подпись   Расшифровка подписи

                                            Дата

АКТ

______________ N ____

г.Ядрин

-------------------

(место составления)

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

     На основании _______________________________________________________

                      (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                     с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда ________________________

                                                     (название фонда)

N пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части) и но- мера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
--	------	--------------	---------	-----------	-------------	----------

Итого ___________________________ дел за ________________________ годы

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПМК Госкомархива Чувашии (протокол от _____ N ___)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                   Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации района

от ________ N ____

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                   (цифрами и прописью)

весом ______________ кг сданы в _________________________________________

                                       (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ___________

Наименование должности работника

администрации Ядринского района

сдавшего документы                    Подпись         Расшифровка подписи

Изменения и учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы ДОУ), внесшего

изменения в учетные документы         Подпись         Расшифровка подписи

Дата