Приложение N 2. Правила обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи

Утверждены

постановлением Кабинета Министров

Чувашской Республики

от 31 января 2006 г. N 22

(приложение N 2)

Правила
обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи

I. Общие положения

1.1. Правила обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи (далее - Правила) определяют порядок обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

Настоящие Правила могут применяться территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления и организациями, финансируемыми из республиканского бюджета Чувашской Республики, заинтересованными в организации обмена электронными документами с использованием средств криптографической защиты информации (далее - иные участники).

1.2. Электронные документы должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящими Правилами, которые обязательны для исполнения должностными и иными лицами абонентов системы.

1.3. Электронные документы, оформленные в соответствии с настоящими Правилами, признаются участниками СЭД равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручными подписями уполномоченных лиц абонентов системы.

1.4. Термины и определения, используемые в настоящих Правилах, приведены в Регламенте регистрации и подключения к системе электронного документооборота (приложение N 1 к настоящему постановлению).

II. Участники обмена электронными документами

2.1. Состав должностных лиц, уполномоченных правом электронной цифровой подписи, утверждается приказами или распоряжениями руководителей абонентов системы.

2.2. Уполномоченные должностные и иные лица абонентов системы осуществляют формирование и подготовку ЭД, заверение ЭД ЭЦП, отправку/получение ЭД, проверку подлинности ЭЦП ЭД, хранение и обработку ЭД, учет и регистрацию ЭД.

2.3. Для указанных уполномоченных должностных лиц абонентов системы обеспечивается процедура формирования ключей ЭЦП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи, установленная Регламентом регистрации и подключения к системе электронного документооборота.

III. Оформление электронных документов

3.1. Используемые абонентами системы электронные документы включают в себя содержательную и сопроводительную части.

3.2. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части электронных документов регламентируются инструкциями и другими нормативными актами абонентов системы и аналогичен порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что ЭД на каждом этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а ЭЦП соответствующего исполнителя абонента системы.

3.3. Электронный документ, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Абонент системы, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом абоненту системы, подготовившему ЭД. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения ЭД несет абонент системы, допустивший нарушение установленных требований.

3.4. Сопроводительная часть ЭД содержит одну или несколько ЭЦП, заверяющих содержательную часть ЭД, другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности) и механизм признания юридической силы ЭД.

3.5. ЭД, являющиеся непосредственным основанием для совершения юридически значимых действий, заверяются ЭЦП соответствующими должностными лицами абонентов системы, наделенными правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

3.6. ЭД, не используемые непосредственно для совершения юридически значимых действий, могут заверяться ЭЦП лицами, ответственными за прием/отправку и/или исполнение таких ЭД, например, операторами АРМ обмена ЭД.

3.7. ЭД, в которых проверка подлинности ЭЦП в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Абонент системы, которому на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом абоненту системы, подготовившему ЭД.

3.8. ЭД, заверенные ЭЦП до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи, или в момент приостановки его действия, или после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Абонент системы, которому на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом абоненту системы, подготовившему ЭД.

3.9. Ответственность за правовые последствия, ставшие следствием исполнения ЭД, заверенного подлинными ЭЦП, несет абонент системы, уполномоченные лица которого заверили подготовленный ЭД. Мера ответственности определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.10. В случае наличия в ЭД конфиденциальной информации абоненты системы обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Абонент системы, допустивший нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Подготовка электронного документа к отправке

4.1. Подготовленному ЭД присваиваются реквизиты, однозначно определяющие абонента системы и сам ЭД (дата и регистрационный номер ЭД). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части ЭД.

4.2. Подготовленный ЭД, заверенный ЭЦП соответствующими уполномоченными лицами абонента системы, передается оператору АРМ обмена ЭД.

4.3. Оператор АРМ обмена ЭД ведет журнал учета отправки ЭД и получения подтверждений об их доставке по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.

4.4. Оператор АРМ обмена ЭД обязан перед отправкой:

проверить подлинность ЭЦП ЭД;

проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

сверить полномочия лиц, сформировавших ЭЦП;

сохранить отправляемые ЭД с ЭЦП в архиве;

заверить отправляемые ЭД ЭЦП, используя свой закрытый ключ ЭЦП.

В случае положительного результата произведенных проверок оператор АРМ обмена ЭД производит отправку ЭД. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД оператор АРМ обмена ЭД немедленно извещает администратора информационной безопасности и соответствующее уполномоченное лицо абонента системы, заверившее данный ЭД.

4.5. Отправка ЭД может осуществляться непосредственно исполнителем ЭД при условии выполнения им требований пунктов 4.3, 4.4 настоящих Правил.

4.6. Организация хранения архивов отправляемых (получаемых) электронных документов осуществляется абонентами системы самостоятельно в установленном порядке.

V. Обработка электронного документа при получении

5.1. Оператор АРМ обмена ЭД абонента системы - получателя выполняет процедуру получения направленных ему ЭД.

5.2. Оператор АРМ обмена ЭД ведет журнал учета полученных ЭД и отправленных подтверждений об их доставке по форме, позволяющей отразить необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки/получения.

5.3. Перед направлением ЭД исполнителю оператор АРМ обмена ЭД обязан:

проверить подлинность ЭЦП ЭД;

проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

сверить полномочия лиц, сформировавших ЭЦП;

сохранить полученные ЭД с ЭЦП в архиве;

удалить ЭЦП оператора АРМ обмена ЭД абонента системы - отправителя;

заверить отправляемые ЭД ЭЦП, используя свой закрытый ключ ЭЦП.

В случае положительного результата произведенных проверок оператор АРМ обмена ЭД направляет ЭД исполнителю. ЭД, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД оператор АРМ обмена ЭД немедленно извещает администратора информационной безопасности и уполномоченное лицо абонента системы, заверившее данный ЭД.

5.4. Получение ЭД может осуществляться непосредственно исполнителем ЭД при условии выполнения им требований пунктов 5.2, 5.3 настоящих Правил.

5.5. Исполнитель ЭД осуществляет проверку подлинности ЭЦП, статуса сертификатов ключей подписи и полномочий их владельцев и по результатам проверки принимает либо не принимает ЭД к исполнению.

5.6. В случаях обнаружения ошибок при проверке ЭД исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения и администратору информационной безопасности.

VI. Порядок обмена электронными документами, требующими гарантированной доставки

6.1. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания абонентом системы факта отправки или получения ЭД, должен использоваться режим доставки ЭД, обеспечивающий получение отправителем уведомления о доставке ЭД.

6.2. Возможно использование следующих типов уведомлений о доставке:

техническое уведомление о доставке ЭД адресату. При этом техническое уведомление представляет собой ЭД, автоматически (средствами системы электронной почты), без участия оператора АРМ обмена ЭД, сформированный и заверенный ЭЦП, которой соответствует обезличенный сертификат ключа подписи, зарегистрированный за АРМ обмена ЭД;

служебное уведомление о доставке ЭД. При этом служебное уведомление представляет собой ЭД, формируемый и заверенный ЭЦП соответствующим уполномоченным лицом абонента системы, получившим ЭД. Доставка служебных уведомлений подтверждается техническим уведомлением либо извещением о доставке другим доступным способом.

6.3. Режим доставки со служебными уведомлениями обязателен в случае отправки/получения ЭД, являющихся непосредственным основанием для совершения юридически значимых действий. Для иных ЭД режим доставки со служебным уведомлением необязателен.

6.4. Служебные и технические уведомления хранятся в архивах вместе с соответствующими ЭД. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих ЭД.

VII. Отзыв электронного документа

Абонент системы вправе отозвать направленный ЭД до момента принятия его к исполнению. В случае необходимости отзыва абонент системы направляет заверенный ЭЦП соответствующего уполномоченного лица абонента системы ЭД с запросом об отзыве. В запросе указываются основания отзыва и реквизиты, идентифицирующие отзываемый ЭД.

VIII. Учет электронных документов

8.1. Учет осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета или ведения бумажных журналов учета установленной формы.

8.2. Учет ЭД ведется в соответствии с требованиями нормативных документов с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера ЭД, номеров сертификатов ключей подписи лиц, заверивших ЭД ЭЦП, времени формирования ЭЦП, времени отправки/получения ЭД, времени отправки/получения уведомления о доставке ЭД, результатов проверки ЭД.

8.3. Учет ведется как оператором АРМ обмена ЭД, так и исполнителями ЭД.

8.4. Абоненты системы должны обеспечить защиту учетной информации, содержащейся в электронных журналах учета, от несанкционированного доступа и воздействия, а также обеспечить надежность ее хранения. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.

8.5. Особенности учета ЭД при обмене определяются инструкциями и другими нормативными актами абонентов системы.

IX. Хранение электронных документов

9.1. Все ЭД, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных нормативными актами абонентов системы. ЭД должны храниться в электронных архивах. Копии ЭД, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях.

9.2. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и их контролю абоненты системы назначают ответственных лиц.

9.3. Если инструкциями и другими нормативными актами абонентов системы не предусмотрено иное, ЭД должны храниться в оригинальном виде, т.е. в том, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением всех реквизитов ЭД, включая все заверяющие ЭЦП.

9.4. Срок хранения ЭД соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

9.5. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке ЭД, а также средств, обеспечивающих возможность работы с ЭД и ЭЦП.

9.6. Для сертификатов ключей подписи хранимых ЭД должны быть оформлены и храниться в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).

9.7. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа в соответствии с настоящими Правилами, Инструкцией по защите информации при обмене электронными документами, предусмотренной настоящим постановлением, законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики.