Постановление Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 20 апреля 2009 г. N 96 "Об утверждении Положения о порядке проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары"

В целях упорядочения деятельности структурных подразделений администрации по обеспечению протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары.

2. Финансирование расходов, связанных с исполнением протокольных мероприятий, производить за счет утвержденной сметы расходов.

3. Признать утратившими силу постановление администрации города Чебоксары от 15.03.2005 N 92 "Об утверждении Положения о порядке проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары#, распоряжение главы администрации города Чебоксары от 19.02.2003 N 408-р "Об утверждении Порядка подготовки и проведения совещаний главы администрации города Чебоксары".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Исаева Ю.Н.

Глава города Чебоксары

Н.И. Емельянов

Утверждено

постановлением администрации

города Чебоксары

от 20 апреля 2009 г. N 96

Положение
о порядке проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием главы администрации города Чебоксары (далее - администрация).

1.2. К протокольным мероприятиям относятся:

- официальные визиты иностранных делегаций и делегаций из регионов России в город Чебоксары;

- официальные визиты делегаций администрации и главы администрации за рубеж и в регионы России;

- проведение переговоров, встреч главы администрации с иностранными делегациями, делегациями из регионов России, официальными лицами;

- заседания и совещания при главе администрации;

- проведение встреч главы администрации с коллективами и руководителями предприятий, организаций и учреждений города, представителями политических партий и общественных объединений;

- проведение приемов главы администрации;

- мероприятия, проводимые в связи с государственными и профессиональными праздниками;

- участие в торжественных мероприятиях и церемониях;

- награждения (поздравления) предприятий, организаций и отдельных лиц;

- возложение венков к мемориалам воинской доблести и славы.

1.3. Предварительная информация о проведении протокольных мероприятий за 3 недели до начала планируемого периода направляется в организационно-контрольное управление администрации для включения в текущий план работы администрации.

Заявки на проведение мероприятий вместе с необходимой информацией за неделю до их проведения представляются структурными подразделениями администрации (организатором мероприятия) в организационно-контрольное управление, которое готовит соответствующие предложения главе администрации.

Если материалы к мероприятию не будут представлены ответственными за его проведение до 14.00 часов предшествующего дня, рассматривается вопрос об отмене этого мероприятия.

Для проведения мероприятия с участием главы администрации в организационно-контрольное управление представляются следующие материалы:

- порядок (сценарный план, сценарий) и регламент проведения мероприятия;

- информационные материалы о проводимом мероприятии;

- состав участников мероприятия;

- список выступающих (с указанием полного наименования должностей, фамилий, имен и отчеств выступающих);

- материалы к выступлению главы администрации;

- проект итогового документа (при необходимости).

1.4. При принятии решения о проведении мероприятия ответственное структурное подразделение совместно с организационно-контрольным управлением осуществляет необходимую подготовку в соответствии с настоящим Положением и координирует деятельность всех заинтересованных лиц, структурных подразделений, согласовывает участие других представителей органов местного самоуправления города.

1.5. Материально-техническое обеспечение протокольных мероприятий осуществляет управление финансово-производственного обеспечения и информатизации.

1.6. Участие средств массовой информации в протокольных мероприятиях согласовывается с главой администрации.

2. Организация и проведение встреч и переговоров главы администрации с иностранными делегациями, делегациями из регионов России, официальными лицами

2.1. Организация и проведение встреч главы администрации с иностранными делегациями, делегациями из регионов России, официальными лицами, а также переговоров в узком и расширенном составе осуществляется по программе, утвержденной главой администрации.

2.2. Программа пребывания (визита) готовится отделом промышленности, предпринимательства, внешних связей и инвестиционной политики не менее чем за 5 дней до начала визита, согласовывается с заинтересованными организациями, структурными подразделениями и представляется в организационно-контрольное управление для утверждения главой администрации.

Вместе с программой представляются следующие документы:

- состав делегации (включая переводчика) или список официальных лиц;

- биографические данные о руководителях и отдельных членах делегации (официальных лицах), представляющие интерес в переговорах;

- постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;

- информация о предшествующих визитах, достигнутых ранее договоренностях и их реализации;

- информационный обзор об экономической и геополитической ситуации в регионе, откуда прибыла делегация;

- проекты документов, если достигнута предварительная договоренность о необходимости подписания совместных договоров, соглашений, заявлений;

- состав участников со стороны администрации.

Кроме перечисленных выше документов на встречу в расширенном составе управлением по работе с общественными организациями, СМИ и молодёжной политике готовятся материалы для выступления главы администрации.

2.3. Глава администрации назначает ответственного за приём делегации (официальных лиц), который обеспечивает участие делегации (официальных лиц) в мероприятиях программы, встречает и сопровождает делегацию (официальных лиц).

2.4. В соответствии с утвержденной программой пребывания отдел промышленности, предпринимательства, внешних связей и инвестиционной политики разрабатывает план мероприятий (сценарий приема и обслуживания) по подготовке и проведению визита, управление финансово-производственного обеспечения и информатизации - смету расходов. После утверждения главой администрации план мероприятий рассылается всем задействованным в обеспечении визита не менее чем за 3 дня до начала мероприятий.

2.5. Переговоры администрации с делегацией, официальными лицами проводятся главой администрации или по его поручению должностными лицами администрации.

При организации встреч учитывается должностной уровень членов делегаций, официальных лиц. Персональный и количественный состав участников переговоров определяется главой администрации.

2.6. Встречи с руководителями делегаций, официальными лицами проводятся в комнате переговоров главы администрации.

На столе переговоров в рамках международных встреч устанавливаются флаги страны гостя, Российской Федерации и города Чебоксары. Собеседники располагаются со стороны флага своего государства.

К назначенному времени ответственный за прием делегации (официальных лиц) встречает гостей и сопровождает их в комнату переговоров.

Участникам приема предлагаются кофе или чай и прохладительные напитки.

После окончания приема возможен обмен сувенирами, однако этот вопрос должен быть заранее оговорен с протокольными службами гостей и главой администрации. При обмене подарками и сувенирами должен быть соблюден принцип паритетности в их количестве и цене. Все сувениры должны иметь региональную и этническую специфику.

2.7. Встречи и беседы делегаций в расширенном составе проводятся, как правило, в малом зале заседаний администрации в соответствии с представленным выше порядком. Кроме этого, организатор мероприятия определяет совместно с организационно-контрольным управлением порядок размещения участников встречи, изготавливает и устанавливает на столе именные карточки в соответствии с утвержденной схемой размещения участников. На столах устанавливаются прохладительные напитки. (Чай и кофе не подаются).

2.8. Если планируется подписание совместных итоговых документов, организатор приема осуществляет совместно с организационно-контрольным управлением комплекс мероприятий по подписанию документов.

2.9. В случае организации официального завтрака, обеда или ужина глава администрации утверждает список приглашенных лиц. Организационно-контрольное управление обеспечивает подготовку и проведение официального завтрака, обеда или ужина.

2.10. Все расходы, связанные с пребыванием делегаций, официальных лиц в городе Чебоксары по инициативе главы администрации, осуществляются за счет принимающей стороны.

Порядок расходования средств по приему и обслуживанию иностранных делегаций, отдельных лиц регламентируется распоряжением главы администрации "О представительских расходах".

2.11. Организация проживания, питания, обеспечения делегации, официальных лиц автотранспортом, подготовка помещения для переговоров, приобретение проездных билетов, подготовка подарков и сувениров возлагается на отдел промышленности, предпринимательства, внешних связей и инвестиционной политики.

2.12. При необходимости посещения делегацией, официальными лицами предприятий, учреждений или организаций города Чебоксары структурное подразделение, ответственное за прием, не менее чем за 3 дня согласовывает возможность их посещения.

2.13. По итогам состоявшегося приема ответственное структурное подразделение в недельный срок представляет главе администрации отчет о работе с делегацией, официальными лицами и акт о фактических расходах денежных средств на прием делегаций, официальных лиц.

Отчет должен по возможности освещать следующие вопросы:

- состав делегации (список официальных лиц): Ф.И.О., гражданство, образование, адреса и телефоны, знание иностранных языков, должность;

- состав представителей администрации города Чебоксары, принимавших участие в приеме: Ф.И.О., должности;

- основание приема, срок и цели пребывания в городе Чебоксары;

- сведения о результатах выполнения программы приема (указать содержание переговоров, предприятия, организации и учреждения, которые посетила делегация);

- сведения о составленных документах (протоколы, рабочие планы сотрудничества и др.), о полученной от членов делегации и переданной им устной и документальной информации, образцах изделий и материалов, их оценке нашими специалистами и др.;

- предложения о поддержании и развитии контактов, их основа;

- сведения о приглашениях нашим специалистам посетить иностранные организации, фирмы, организации.

3. Организация и проведение встреч главы администрации

3.1. Организационное и протокольное обеспечение встреч главы администрации с коллективами и руководителями предприятий, учреждений и организаций города, представителями политических партий и общественных объединений, возлагается на организационно-контрольное управление.

3.2. Заявки на включение в план работы главы администрации встреч с главой администрации заблаговременно направляются в организационно-контрольное управление в соответствии с настоящим Положением.

3.3. Встречи проводятся в рабочем кабинете (в комнате переговоров) главы администрации или на предприятии, организации, учреждении. Поручения и указания главы администрации фиксируются его помощником, оформляются в письменном виде и контролируются теми лицами, на которых эту обязанность возложит глава администрации.

4. Организация и проведение приемов главы администрации

4.1. Заявка на включение в план работы администрации приема главы администрации заблаговременно направляется структурным подразделением в организационно-контрольное управление.

4.2. Решение о проведении приема главы администрации принимает глава администрации. Приемы главы администрации проводятся главой администрации в честь деятелей науки, культуры, искусства или прибывшей в город делегации, ознаменования событий и памятных дат, профессиональных праздников, по другим основаниям.

4.3. Материалы к церемонии проведения приема главы администрации (порядок ведения, сценарный план, приветственное слово главы администрации и др.) структурное подразделение представляет в организационно-контрольное управление в порядке, указанном в настоящем Положении.

4.4. Организация приема главы администрации осуществляется структурным подразделением совместно с организационно-контрольным управлением.

5. Организация и проведение визитов делегаций администрации и главы администрации

5.1. Официальные визиты делегаций администрации и главы администрации планируются заместителем главы администрации - руководителем аппарата (отделом промышленности, предпринимательства, внешних связей и инвестиционной политики). Решение об осуществлении визитов принимает глава администрации.

5.2. После принятия решения отдел промышленности, предпринимательства, внешних связей и инвестиционной политики согласовывает с принимающей стороной сроки и основные элементы программы визита.

Прорабатываются вопросы времени и места прибытия делегации, сценарий церемонии официальной встречи (проводов) и предполагаемый состав участников. Определяются места проживания официальной делегации, время и места проведения переговоров, встреч и бесед, перевода, протокольных мероприятий (завтраки, обеды, посещение демонстрационных объектов, публичные выступления, записи в книге почетных гостей, культурная программа) и процедурные вопросы посещения памятных мест, возложения венков, букетов и корзин с цветами, обмена подарками и сувенирами.

Заранее рассматриваются финансовые условия размещения, обслуживания и транспортного обеспечения делегации.

5.3. Состав делегации определяется главой администрации. В состав официальных и сопровождающих лиц, как правило, входят:

- один из заместителей, курирующий основные вопросы визита;

- должностные лица администрации, включение которых в состав делегации зависит от повестки дня переговоров.

Предложения по составу официальной делегации и сопровождающих лиц готовятся заместителем главы администрации - руководителем аппарата.

5.4. После утверждения состава делегации главой администрации отдел промышленности, предпринимательства, внешних связей и инвестиционной политики разрабатывает документы организационного характера, включая подробные справочные материалы о городах, в которых будет проходить визит, обо всех упомянутых в программе объектах посещения; вносит предложения о памятных подарках для вручения от имени главы администрации (занимается оформлением визы и приобретением проездных документов для главы администрации при выезде за рубеж).

Не менее чем за сутки до начала визита все материалы, подготовленные отделом промышленности, предпринимательства, внешних связей и инвестиционной политики, представляются помощнику главы администрации. После их обработки материалы к визиту передаются на ознакомление главе администрации.

6. Организация и проведение заседаний и совещаний при главе администрации

Порядок организации и проведения совещаний и заседаний совещательных органов при главе администрации устанавливается Регламентом администрации города Чебоксары.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата

Ю.Н. Исаев