Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики
от 28 мая 2010 г. N 164
"Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики"

С изменениями и дополнениями от:

17 января 2013 г., 9 апреля 2014 г., 11 августа 2016 г.

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

2. Изложить пункты 2.31 и 2.32 раздела II "Порядок планирования и организации работы" Типового регламента внутренней организации деятельности министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденного постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 ноября 2005 г. N 288 (с изменениями, внесенными постановлениями Кабинета Министров Чувашской Республики от 21 марта 2006 г. N 57, от 16 марта 2007 г. N 43, от 25 декабря 2007 г. N 348, от 14 мая 2009 г. N 156, от 25 февраля 2010 г. N 44), в следующей редакции:

"2.31. Делопроизводство в органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными Кабинетом Министров Чувашской Республики. На основе указанных Правил органы исполнительной власти по согласованию с уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.32. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.".

3. Изложить абзац первый подраздела 1.1 "Введение" раздела I "Общие положения" Типового регламента работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденного постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 23 июля 2009 г. N 236, в следующей редакции:

"1.1. Введение

Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовой регламент) определяет порядок работы в органах исполнительной власти Чувашской Республики с различными видами документов, оборот которых автоматизирован с помощью программного обеспечения "Система Автоматизации Делопроизводства - Дело-2004". Типовой регламент определяет роли пользователей и последовательность операций, выполняемых при обработке документов в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными Кабинетом Министров Чувашской Республики.".

4. Признать утратившими силу:

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 7 декабря 2001 г. N 266 "О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики";

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 31 марта 2004 г. N 67 "О Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики";

пункт 2 постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2006 г. N 8 "О порядке подготовки и внесения проектов постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики".

5. Рекомендовать органам местного самоуправления в Чувашской Республике при разработке правил делопроизводства руководствоваться Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными настоящим постановлением.

6. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 6

Председатель Кабинета Министров Чувашской Республики

Н. Суслонова

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. N 3 в Правила внесены изменения

См. текст Правил в предыдущей редакции

Утверждены

постановлением Кабинета Министров

Чувашской Республики

от 28 мая 2010 г. N 164

Правила
делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики

С изменениями и дополнениями от:

17 января 2013 г., 9 апреля 2014 г., 11 августа 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - органы исполнительной власти).

1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

1.3. Орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти по согласованию с уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела).

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 в раздел II внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

II. Термины и определения

Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

абзац четырнадцатый утратил силу;

Информация об изменениях:

См. текст абзаца четырнадцатого

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Создание документов в органе исполнительной власти

3.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 в пункт 3.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Бланки органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 пункт 3.4 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем органа исполнительной власти.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 пункт 3.5 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Чувашской Республики;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные об органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.7. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти

4.1. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

4.2. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

4.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 пункт 4.5 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

4.6. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.6

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 пункт 4.7 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 в пункт 4.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 пункт 4.9 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

4.10. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

4.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

4.13. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.

4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд органа исполнительной власти

5.1. Орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 пункт 5.1 дополнен подпунктом "в"

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых органом исполнительной власти.

5.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

5.3. Номенклатура дел органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-методической комиссией государственного архива Чувашской Республики, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы Архивного фонда Чувашской Республики (далее - государственный архив);

г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-методической комиссией государственного архива.

5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти.

5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 пункт 5.9 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется уполномоченным органом в области архивного дела.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 раздел VI изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

VI. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти

6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Чувашской Республики".

В органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

6.3. Состав электронных документов, создаваемых в органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций уполномоченного органа в области архивного дела.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого органа исполнительной власти по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела.

6.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.5. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.6. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.7. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

6.8. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

6.9. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

6.10. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

6.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

6.12. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.13. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. N 320 приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к Правилам делопроизводства

в органах исполнительной власти

Чувашской Республики

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота органов исполнительной власти Чувашской Республики

С изменениями и дополнениями от:

17 января 2013 г., 11 августа 2016 г.

1. Адресант (автор)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

11. Индекс дела по номенклатуре дел

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).