Приказ Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 26 мая 2009 г. N 53 "Об утверждении Регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан" (утратил силу)

Приказ Управления по делам архивов при Правительстве Республики
Башкортостан
от 26 мая 2009 г. N 53
"Об утверждении Регламента Управления по делам архивов при Правительстве
Республики Башкортостан"

ГАРАНТ:

Приказом Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 10 августа 2011 г. N 83 настоящий приказ признан утратившим силу

В целях оптимизации деятельности Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - Управление по делам архивов РБ) и подведомственных ему организаций, в соответствии с Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 5 апреля 2004 года N 50 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Башкортостан" и Положением об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан, утвержденным Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 16.07.2003 г. N 178, руководствуясь Законом Республики Башкортостан от 13 марта 2003 года N 472-з "О республиканских органах исполнительной власти", приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - Регламент).

2. Заместителям начальника, руководителям структурных подразделений и специалистам Управления по делам архивов РБ обеспечить соблюдение установленных настоящим Регламентом положений.

3. Начальнику отдела бухгалтерского учета и по работе с кадрами Миргалеевой А. А. организовать и обеспечить:

ознакомление работников Управления по делам архивов РБ с настоящим Регламентом под роспись в установленные сроки.

4. Директорам центральных государственных архивов Республики Башкортостан при подготовке, внесении вопросов на рассмотрение Управления по делам архивов РБ руководствоваться положениями настоящего Регламента.

5. Зарегистрировать настоящий приказ в установленном порядке в Министерстве юстиции Республики Башкортостан.

6. Признать утратившими силу приказы Управления по делам архивов РБ от 23.11.2006 г. N 82 и от 20.07.2007 г. N 49.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Управления

А. А. Хисматуллин

Зарегистрирован в Минюсте РБ 16 июня 2009 г.

Регистрационный N 694

Регламент
Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан
(утв. приказом Управления по делам архивов при Правительстве Республики
Башкортостан
от 26 мая 2009 г. N 53)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Башкортостан, федеральными законами и законами Республики Башкортостан, в том числе Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Башкортостан от 18 июля 2005 г. N 206-з "О государственной гражданской службе Республики Башкортостан", Законом Республики Башкортостан от 3 февраля 2006 г. N 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Башкортостан.

Регламент устанавливает основные правила организации деятельности Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - Управление по делам архивов РБ) по реализации его полномочий и взаимодействия с Федеральным архивным агентством, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти Республики Башкортостан, расположенных на территории Республики Башкортостан, органами государственной власти Республики Башкортостан, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, в том числе с архивными учреждениями, находящимися в ведении Управления по делам архивов РБ (далее - подведомственными архивными организациями).

Регламент ориентирован на четкую организацию работы Управления по делам архивов РБ по обеспечению оперативного и полного выполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Башкортостан, приказов и поручений начальника Управления, его заместителей, своевременного и качественного рассмотрения заявлений и обращений граждан, запросов предприятий, организаций и учреждений.

1.2. Управление по делам архивов РБ самостоятельно осуществляет свои полномочия, установленные законами Республики Башкортостан, актами Президента Республики Башкортостан и Правительства Республики Башкортостан.

Управление по делам архивов РБ при осуществлении своих полномочий непосредственно взаимодействует с органами государственной власти и органами местного самоуправления, если иной порядок не установлен законами Республики Башкортостан, нормативными правовыми актами Президента Республики Башкортостан и Правительства Республики Башкортостан.

Порядок взаимодействия Управления по делам архивов РБ при осуществлении им согласованных действий по реализации государственных функций и оказанию государственных услуг, включая образование координационных и совещательных органов, определяется нормативными правовыми актами Президента Республики Башкортостан и Правительства Республики Башкортостан.

1.3. Управление по делам архивов РБ:

а) является республиканским органом исполнительной власти Республики Башкортостан, осуществляющим в пределах своей компетенции функции по выработке государственной политики в сфере архивного дела;

б) в пределах своей компетенции издает нормативные правовые акты на основании и во исполнение Конституции Республики Башкортостан, законов Республики Башкортостан, актов и поручений Президента Республики Башкортостан, Правительства Республики Башкортостан;

в) отменяет приказы руководителей подведомственных организаций, противоречащие законодательству;

г) принимает в необходимых случаях совместно с другими республиканскими органами исполнительной власти решения;

д) проводит конференции, совещания, симпозиумы и встречи, организует выставки архивных документов и другие мероприятия по вопросам, входящим в компетенцию Управления по делам архивов РБ;

е) представляет работников Управления по делам архивов РБ и подведомственных организаций к государственным и ведомственным наградам;

ж) создает в случае необходимости комиссии, координационные, экспертные советы, рабочие группы при решении вопросов, относящихся к ведению Управления по делам архивов РБ;

з) заключает в установленном порядке соглашения с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенными на территории Республики Башкортостан, органами местного самоуправления.

1.4. Начальник Управления по делам архивов РБ:

а) назначается на должность Распоряжением Президента Республики Башкортостан по согласованию с Правительством Республики Башкортостан;

б) несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление по делам архивов РБ задач и реализацию функций в установленной сфере деятельности;

в) определяет обязанности своих заместителей и предоставляет им соответствующие полномочия, назначает одного из заместителей исполняющим обязанности начальника Управления по делам архивов РБ на время своего отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой;

г) осуществляет свои полномочия по управлению имуществом, закрепленным за Управлением по делам архивов РБ и подведомственными архивными учреждениями на праве оперативного управления, решению кадровых вопросов и вопросов организации деятельности Управления по делам архивов РБ, а также полномочия по контролю деятельности подведомственных архивных учреждений;

д) утверждает структуру и штатное расписание Управления по делам архивов РБ.

1.5. Работники аппарата Управления по делам архивов РБ в своей деятельности руководствуются законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, Положением об Управлении по делам архивов РБ, положениями об отделах, настоящим Регламентом, планами работы, приказами и иными нормативными правовыми актами Управления по делам архивов РБ, а также утвержденными в установленном порядке должностными регламентами.

Взаимодействие между работниками аппарата Управления по делам архивов РБ организуется по вопросам планирования работы Управления по делам архивов РБ, установления порядка отчетности о деятельности аппарата Управления по делам архивов РБ, исполнения поручений по подготовке нормативных правовых актов Управления по делам архивов РБ, по вопросам проведения заседаний координационных и совещательных органов, а также по другим вопросам, требующим совместного решения.

Выезд в командировки работников аппарата Управления по делам архивов РБ осуществляется в установленном порядке по решению начальника или исполняющего его обязанности заместителя.

2. Порядок планирования и организации работы Управления
по делам архивов РБ

2.1. Управление по делам архивов РБ организует свою работу в соответствии с перспективными и текущими планами, разрабатываемыми исходя из программ социально-экономического развития республики, федеральных и республиканских целевых программ, основных направлений государственной политики в сфере архивного дела.

2.2. Перспективное планирование работы Управления по делам архивов РБ осуществляется в форме разработки концепций и программ развития архивного дела, сводных и перспективных планов по отдельным направлениям архивной деятельности, которые, как правило, представляются на рассмотрение коллегии Управления по делам архивов РБ.

2.3. Основным инструментом текущего планирования является ежегодный план работы Управления по делам архивов РБ и показатели его деятельности, утверждаемые Правительством Республики Башкортостан.

2.4. Ежегодный план работы Управления по делам архивов РБ должен обеспечивать выполнение всех функций, определенных Положением об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

2.5. Управление по делам архивов РБ разрабатывает проекты ежегодного плана работы Управления по делам архивов РБ и показателей деятельности Управления по делам архивов РБ самостоятельно, согласовывая их при необходимости с соответствующими органами исполнительной власти, и несет ответственность за реализацию указанных плана и показателей. Показатели деятельности Управления по делам архивов РБ учитываются в процессе бюджетного планирования. Планирование показателей деятельности Управления по делам архивов РБ осуществляется с учетом взаимосвязи между распределением бюджетных ресурсов и фактическими или планируемыми результатами их использования в соответствии с установленными приоритетами государственной политики.

2.6. Проекты ежегодного плана работы Управления по делам архивов РБ и показателей деятельности Управления по делам архивов РБ формируются одним из заместителей начальника Управления по делам архивов РБ на основе предложений специалистов Управления по делам архивов РБ, которые представляются в электронном и письменном виде до 1 декабря года, предшествующего планируемому.

2.7. Сформированный проект плана работы Управления по делам архивов РБ представляется на рассмотрение коллегии Управления по делам архивов РБ.

2.8. Утвержденный ежегодный план работы Управления по делам архивов РБ и показатели деятельности Управления по делам архивов РБ направляются для руководства в подведомственные архивные учреждения.

2.9. В целях обеспечения выполнения ежегодного плана работы в Управлении по делам архивов РБ формируются планы проведения научно-исследовательских работ, организационных мероприятий и другие необходимые планы.

2.10. Совещательные и иные органы, образуемые Управлением пи делам архивов РБ, планируют свою деятельность самостоятельно, в соответствии с положениями или регламентами о них. Деятельность коллегии Управления по делам архивов РБ устанавливается настоящим Регламентом.

2.11. Отчет о деятельности Управления по делам архивов РБ готовится начальником отдела, за которым закреплены вопросы координации планирования и отчетности Управления по делам архивов РБ, на основе информации специалистов Управления. Специалисты представляют информацию начальнику отдела в электронном и письменном виде до 20 января года, последующего за отчетным.

2.12. Сводный отчет визируется заместителем начальника Управления по делам архивов РБ, за которым закреплены вопросы планирования и отчетности, и до 1 февраля представляется за подписью начальника Управления по делам архивов РБ в Правительство Республики Башкортостан и Федеральное архивное агентство.

2.13. Подготовка ежегодного доклада о результатах и основных направлениях деятельности Управления по делам архивов РБ на планируемый период осуществляется в порядке и сроки, установленные Правительством Республики Башкортостан.

3. Организация работы коллегии Управления по делам архивов РБ

3.1. Общие положения.

3.1.1. В соответствии с "Положением об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан" в Управлении по делам архивов РБ образуется коллегия в составе начальника (председателя коллегии), его заместителей (по должности), работников аппарата Управления по делам архивов РБ, руководителей центральных государственных архивов, а также руководящих работников других органов исполнительной власти Республики Башкортостан, общественных объединений, деятелей науки и культуры. Коллегия является совещательным органом и на своих заседаниях рассматривает вопросы, связанные с осуществлением Управлением по делам архивов РБ своих полномочий, а также руководства подведомственными ему организациями, подбора и расстановки кадров, заслушивания отчетов аппарата Управления по делам архивов РБ и руководителей подведомственных организаций.

3.1.2. Коллегия работает по утвержденному ею плану, который составляется на полугодие. Предложения к плану представляются специалистами аппарата Управления по делам архивов РБ к 5 июня и 5 декабря секретарю коллегии, который осуществляет их свод. Одновременно с проектом плана секретарь коллегии представляет членам коллегии для рассмотрения информацию о выполнении плана работы за истекшее полугодие.

Внесение изменений в утвержденный план работы коллегии производится по указанию председателя коллегии на основании докладной записки специалиста аппарата Управления по делам архивов РБ, ответственного за подготовку вопроса, согласованной с заместителем начальника Управления по делам архивов РБ, курирующего вопросы планирования и отчетности.

3.1.3. Заседания коллегии проводятся, как правило, один раз в два месяца. Днем заседания является пятница последней недели месяца.

При необходимости проводятся внеочередные, расширенные и выездные заседания, а также совместные заседания с коллегиями других органов исполнительной власти Республики Башкортостан, территориальными органами и организациями федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления.

3.1.4. На рассмотрение коллегии вносятся проекты нормативных правовых актов, отнесенных к сфере ведения Управления по делам архивов РБ; вопросы исполнения поручений и постановлений Президента, Правительства Республики Башкортостан; вопросы, предусмотренные планом работы Управления по делам архивов РБ, внесенные по инициативе работников аппарата Управления по делам архивов РБ, комиссий и советов, действующих при нем, подведомственных организаций.

3.1.5. Заседания коллегии проводятся под председательством начальника Управления по делам архивов РБ (в отсутствие начальника - лица, его замещающего). Заседания проводятся при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии. Освобождение членов коллегии от участия в заседании допускается с разрешения председателя (или лица, его замещающего).

3.1.6. Состав коллегии, его изменения утверждаются Указом Президента Республики Башкортостан.

3.1.7. Коллегия принимает свои решения большинством голосов. Решения коллегии проводятся в жизнь приказами начальника Управления по делам архивов РБ. В случае разногласий между председателем коллегии и ее членами начальник Управления по делам архивов РБ проводит в жизнь свое решение, докладывая о возникших разногласиях Правительству Республики Башкортостан. Члены коллегии, в свою очередь, могут сообщить свое мнение в Правительство Республики Башкортостан.

3.1.8. Для осуществления специализированной профессиональной экспертизы проектов документов и материалов к ним по важнейшим вопросам коллегия привлекает в качестве экспертов специалистов - историков, правоведов, экономистов и др. Назначение экспертов производится решением коллегии.

3.1.9. Для обеспечения гласности работы коллегии информация о принятых решениях и проекты документов коллегии по важнейшим вопросам, требующим обсуждения в коллективах архивных учреждений РБ, размещаются на сайте Управления по делам архивов РБ.

3.2. Подготовка и проведение заседаний коллегий.

3.2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения коллегией осуществляется членами коллегии, работниками аппарата Управления по делам архивов РБ и подведомственных организаций. В подготовке вопросов могут участвовать комиссии, действующие при Управлении по делам архивов РБ. Ответственность за подготовку вопросов для обсуждения несут заместитель начальника Управления по делам архивов РБ, работники аппарата Управления по делам архивов РБ и директора подведомственных архивных учреждений.

3.2.2. Секретарь коллегии не позднее чем за 8 дней до заседания представляет председателю коллегии на утверждение повестку дня заседания, проекты решений и материалы к ним, список приглашенных на заседание; обеспечивает рассылку указанных документов членам коллегии, приглашенным не позднее чем за 4 дня до проведения заседания.

3.2.3. Кроме членов коллегии на заседания приглашаются работники аппарата Управления по делам архивов РБ, руководители структурных подразделений подведомственных Управлению по делам архивов РБ учреждений, представители заинтересованных органов государственной власти Республики Башкортостан, территориальных органов и организаций федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций.

3.2.4. Для рассмотрения отдельных вопросов приглашаются специалисты подведомственных архивных учреждений, непосредственно участвовавшие в подготовке материалов, представители заинтересованных органов государственной власти Республики Башкортостан, территориальных органов и организаций федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, представителей отраслевого профсоюза работников госучреждений и др.

3.2.5. Вызовы иногородним приглашенным готовит секретарь коллегии за 15 дней до начала заседания коллегии.

3.2.6. Организация и проведение расширенных (или выездных) заседаний коллегии проводится по специальному плану.

3.2.7. Регистрация участников расширенных (или выездных) заседаний, обобщение критических замечаний и предложений выступающих возлагается на специалиста, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения.

3.2.8. В целях обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии устанавливается следующий регламент:

доклад - до 20 минут,

содоклад - до 10 минут,

выступления - до 5 минут,

справки - до 2 минут.

3.2.9. Вопрос об изменении регламента решается членами коллегии в каждом конкретном случае.

3.2.10. Докладчиками по рассматриваемым вопросам выступают, как правило, ответственные работники аппарата Управления по делам архивов РБ, уполномоченные представители заинтересованных органов государственной власти РБ, федеральных органов государственной власти и учреждений, органов местного самоуправления; содокладчиками - должностные лица, возглавлявшие работу по подготовке материалов обсуждаемого вопроса.

3.2.11. Проекты решений и материалы к ним представляются секретарю коллегии за 10 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня только с разрешения председателя коллегии.

3.2.12. Если материалы не могут быть представлены в указанные сроки или отпала необходимость в их обсуждении, лицо, ответственное за подготовку вопроса, до утверждения повестки дня заседания докладывает об этом председателю коллегии и о принятом решении ставит в известность секретаря коллегии.

3.2.13. В тех случаях, когда на рассмотрение коллегии выносятся вопросы, не предусмотренные планом, срок представления материалов, порядок приглашения сторонних участников заседания определяются председателем коллегии.

3.3. Порядок предоставления материалов для рассмотрения.

3.3.1. Проекты решений коллегии должны содержать в себе анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, четко, ясно сформулированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных исполнителей, указание, на кого возлагается контроль за исполнением решения, и, как правило, не превышать 4 страниц машинописного текста.

3.3.2. Проекты решений, материалы к ним должны быть согласованы (иметь визы) со всеми заинтересованными ведомствами. Конкретные замечания, предложения, дополнения лиц, визирующих документы, прилагаются к проектам. Имеющиеся разногласия до внесения решения на обсуждение должны быть рассмотрены заместителем начальника Управления по делам архивов РБ, с участием всех заинтересованных представителей. Окончательное решение по неустраненным разногласиям принимает коллегия.

3.3.3. Проекты решений по наиболее важным вопросам, относящимся к сфере ведения Управления по делам архивов РБ, обсуждаются в аппарате Управления по делам архивов РБ и коллективах подведомственных организаций.

3.3.4. Для проектов решений во исполнение документов вышестоящих органов в констатирующей части следует указывать название, автора, дату, номер и заголовок к тексту каждого документа.

3.3.5. Для отдельных проектов решений констатирующая часть в решении может отсутствовать.

На проектах решений, содержащих правовые нормы, необходима виза главного юрисконсульта Управления по делам архивов РБ.

3.3.6. К проекту решения коллегии прилагаются:

- справка специалиста, ответственного за подготовку материалов к обсуждению, содержащая анализ состояния вопроса, информацию о выполнении предыдущих решений коллегии (приказов) по данному вопросу, оценку достигнутых результатов и обоснование предлагаемых в проекте решения мероприятий. Для обеспечения всестороннего освещения вопроса справки могут готовиться несколькими структурными подразделениями.

После заседания справка может быть разослана в качестве официального документа коллегии вместе с решением по данному вопросу.

Объем справки не должен, как правило, превышать 6 страниц машинописного текста;

- особые мнения лиц, имеющих замечания по проекту решения;

- список (с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и должности) докладчиков, содокладчиков по данному вопросу;

- к проектам решений об утверждении нормативных документов - проекты самих документов и перечень не принятых разработчиками замечаний рецензиатов;

- к проектам решений по кадровым вопросам - документы, послужившие основанием для принятия решений (справки-объективки, представления, ходатайства, докладные записки и др.);

- список (с указанием места работы, должности, фамилии, имени, отчества) лиц, которых целесообразно пригласить на заседание.

После согласования с председателем коллегии списка приглашенных и назначения времени обсуждения вопроса специалист, вносящий проект документов для рассмотрения, организует оповещение и встречу приглашенных на заседание.

3.4. Документирование деятельности коллегии.

3.4.1. Заседания коллегии протоколируются секретарем по форме: "слушали - выступили - решили" с записью основного содержания и решений по каждому вопросу.

3.4.2. Совместные заседания коллегии оформляются протоколом в количестве экземпляров по числу участвующих коллегий. Результаты обсуждения фиксируются в виде совместных решений коллегий.

3.4.3. Решения, принятые между заседаниями коллегии (в опросном порядке), доводятся до сведения членов коллегии на очередном заседании и включаются в протокол этого заседания (прилагаются к протоколу).

3.4.4. Решения коллегии по каждому пункту повестки дня включаются непосредственно в текст протокола или прилагаются в виде отдельных приложений с записью в тексте протокола: "Решили: (решение прилагается к протоколу)".

3.4.5. Если число присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) не превышает 20, фамилии указываются в протоколе. В остальных случаях список присутствующих составляется отдельно и прилагается к протоколу.

3.4.6. Протокол должен быть подписан председателем коллегии или по его поручению председательствующим на заседании, а также секретарем коллегии не позднее 10 дней после заседания.

3.4.7. Если проект решения требует доработки по результатам рассмотрения вопроса, доработку решения осуществляет в 5-дневный или иной установленный коллегией срок подразделение, ответственное за подготовку вопроса к обсуждению.

3.4.8. Если решение коллегии оформляется отдельным приложением к протоколу, оно визируется специалистом, ответственных# за подготовку вопроса к обсуждению, заместителем начальника Управления по делам архивов РБ, после чего подписывается председателем и секретарем коллегии.

3.4.9. Тиражирование оформленных протоколов заседания коллегии и материалов к ним осуществляет в соответствии с расчетом их рассылки секретарь коллегии.

3.4.10. Рассылку протоколов заседаний коллегии и, при необходимости, материалов к ним осуществляет специалист Управления по делам архивов РБ, ответственный за документационное обеспечение Управления согласно утвержденному расчету рассылки.

3.4.11. С согласия руководства секретарь коллегии формирует, оформляет и хранит у себя дела с оформленными протоколами заседаний коллегии, приложениями и материалами к ним до передачи их на постоянное хранение в Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан.

3.5. Организация контроля исполнения решений коллегии.

3.5.1. Контроль и организационная работа по выполнению решений коллегии возлагаются на заместителей начальника Управления по делам архивов РБ, специалистов, ответственных за выполнение принятых решений.

3.5.2. Контроль исполнения принятых решений, поручений коллегии осуществляет секретарь коллегии, который систематически информирует членов коллегии о ходе их выполнения.

3.5.3. Снятие решений с контроля производится председателем коллегии после представления исполнителями справок о выполнении, а в необходимых случаях - после рассмотрения итогов выполнения на коллегии.

3.5.4. Решения коллегии, принятые во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Республики Башкортостан, снимаются с контроля решением коллегии.

3.5.5. Снятие решения с контроля не означает прекращения его действия.

3.5.6. Вопросы о состоянии контроля и проверки исполнения принимаемых решений периодически вносятся на обсуждение коллегии.

4. Порядок исполнения поручений в аппарате Управления по делам архивов РБ

4.1. С целью организации исполнения документов (далее - контрольные документы) начальником Управления по делам архивов РБ или его заместителями даются поручения работникам аппарата Управления по делам архивов РБ или подведомственным архивным учреждениям.

4.2. Поручения начальника Управления по делам архивов РБ, его заместителей оформляются в виде:

а) приказов начальника Управления по делам архивов РБ или исполняющего его обязанности заместителя;

б) резолюций к рассмотренным документам.

4.3. Доведение поручений до исполнителей и контроль сроков их исполнения осуществляется ведущим документоведом, ответственным за обработку поступающей и отравляемой корреспонденции Управления по делам архивов РБ.

4.4. Контрольные документы доводятся до исполнителей не позднее, чем на следующий рабочий день после подписания приказа или резолюции. Срочные и оперативные поручения доводятся до исполнителей в день подписания приказа или резолюции.

4.5. Исполнение поручений вышестоящих органов, ответственным исполнителем которых определено Управление по делам архивов РБ, организуется начальником Управления по делам архивов РБ или, по его указанию, заместителем начальника Управления по делам архивов РБ.

4.6. Организация исполнения поручения, поступившего от Администрации Президента РБ, Государственного Собрания - Курултая РБ, Правительства РБ, Федерального архивного агентства, ответственным исполнителем которого определено Управление по делам архивов РБ, включает:

а) определение последовательности этапов исполнения поручения;

б) определение порядка и сроков подготовки, согласования документов (материалов), представляемых во исполнение поручения или в связи с исполнением поручения в вышестоящий орган.

4.7. Управление по делам архивов РБ, являющееся ответственным исполнителем поручения, в целях исполнения этого поручения может образовывать рабочие группы, в состав которых, по согласованию, входят уполномоченные представители органов исполнительной власти Республики Башкортостан - соисполнители поручения, а также представители других заинтересованных органов и организаций.

4.8. Если при подготовке материалов, связанных с исполнением поручения, ответственным исполнителем которого является Управление по делам архивов РБ, имеются разногласия соисполнителей, Управление по делам архивов РБ в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участием руководителей органов - соисполнителей поручения или их заместителей либо уполномоченных руководителями органов - соисполнителей руководителей структурных подразделений этих органов.

4.9. В случае, если по результатам согласительного совещания снять разногласия не представилось возможным, документ, подготовленный во исполнение поручения, направляется в орган, давший поручение, или, согласно поручению, другому адресату вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями.

4.10. Обязательному контролю исполнения в Управлении по делам архивов РБ подлежат поступившие в Управление по делам архивов РБ, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

а) федеральные законы и законы Республики Башкортостан;

б) постановления Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан;

в) указы, распоряжения, поручения Президента Республики Башкортостан;

г) постановления, распоряжения, поручения Правительства Республики Башкортостан;

д) запросы депутатов и членов Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан;

е) поручения Администрации Президента Республики Башкортостан и Аппарата Правительства Республики Башкортостан;

ж) приказы, поручения начальника Управления по делам архивов РБ и его заместителей с резолюциями, содержащими конкретные задания работникам аппарата Управления по делам архивов РБ и подведомственным Управлению по делам архивов РБ учреждениям;

з) письма и обращения судов, прокуратур, органов государственной власти, содержащие в соответствии с предоставленными им полномочиями задания другим органам и организациям, в том числе Управлению по делам архивов РБ и подведомственным Управлению по делам архивов РБ архивным учреждениям;

и) обращения, предложения и заявления граждан.

4.11. Контрольные документы исполняются в сроки, установленные в поручении.

Если срок исполнения документа в поручении не установлен, документ исполняется в сроки согласно действующим нормативным правовым актам или, если указанными актами срок не определен, не позднее 30-дневного срока со дня получения документа Управлением по делам архивов РБ (для внутренних документов - со дня подписания). Документы с указанием "Срочно" или "Незамедлительно" исполняются в 3-дневный срок, с указанием "Оперативно" - в 10-дневный срок со дня получения Управлением по делам архивов РБ.

4.12. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель по согласованию с заместителями начальника Управления по делам архивов РБ представляет на имя начальника Управления по делам архивов РБ докладную записку о продлении срока, но не позднее трех дней до истечения первоначально установленного контрольного срока.

4.13. Продление срока исполнения поручений Президента Республики Башкортостан, Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан, Правительства Республики Башкортостан допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае исполнитель готовит и докладывает по согласованию с заместителем начальника Управления по делам архивов РБ начальнику Управления по делам архивов РБ проект письма автору поручения с мотивированными предложениями о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Продление сроков исполнения срочных и оперативных поручений не допускается.

4.14. Срок согласования Управления по делам архивов РБ проектов актов, подготавливаемых в соответствии с поручениями Президента Республики Башкортостан, Правительства Республики Башкортостан не должен превышать половины срока, устанавливаемого для выполнения указанных поручений органам исполнительной власти Республики Башкортостан, обеспечивающим внесение проектов актов Президенту Республики Башкортостан или в Правительство Республики Башкортостан.

4.15. В Управлении по делам архивов РБ издаются приказы по основной деятельности, по личному составу, по отпускам и командировкам.

4.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят работники аппарата Управления по делам архивов РБ по направлениям их деятельности.

4.17. Проекты приказов по личному составу, по отпускам и командировкам готовит ведущий документовед, ответственный за оформление документации по кадрам.

4.18. Подготовка и оформление проектов приказов по основной деятельности, по личному составу, по отпускам и командировкам осуществляются на специальных бланках в порядке, определенном настоящим Регламентом.

4.19. В резолюции к документу, рассмотренному начальником Управления по делам архивов РБ или его заместителями, которая содержит поручение, указываются:

а) исполнитель или исполнители;

б) дата выполнения поручения;

в) дополнительные указания по выполнению поручения (определяемые, при необходимости, автором резолюции).

4.20. Если в поручении предусматривается несколько исполнителей, определяется ответственный (головной) исполнитель, который в резолюции указывается первым.

Специалист, являющийся основным исполнителем поручения, устанавливает сроки представления предложений для исполнителей и несет ответственность за качественное и своевременное его исполнение.

4.21. Поручение начальника Управления по делам архивов РБ и его заместителей по предложениям и вопросам, поставленным в документе, может быть оформлено в виде резолюции "Согласен". Указанная резолюция адресуется должностному лицу, представившему документ.

4.22. Резолюция начальника Управления по делам архивов РБ и его заместителей оформляется рукописным способом на лицевой части первого листа документа или на специальном отдельном листе, предназначенном для резолюций и скрепляемом вместе с самим документом.

4.23. Содержание резолюций, состав исполнителей и сроки исполнения вносятся ведущим документоведом, ответственным за регистрацию и учет документов, в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или журнал регистрации документов, после чего соответствующие документы передаются под роспись на исполнение работникам аппарата Управления по делам архивов РБ или подведомственные Управлению по делам архивов РБ архивные учреждения.

4.24. Контроль исполнения документов осуществляется в порядке, определенном настоящим Регламентом. Снятие с контроля исполнения документов осуществляется начальником Управления по делам архивов РБ или исполняющим его обязанности заместителем.

4.25. Ведущий документовед регулярно составляет отчет о ходе выполнения всех контрольных документов и докладывает на оперативном совещании у начальника Управления по делам архивов РБ.

5. Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов, вносимых
Управлением по делам архивов РБ в Правительство РБ

5.1. Проекты нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Управления по делам архивов РБ, вносятся начальником Управления по делам архивов РБ на рассмотрение заместителя Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан, курирующего вопросы развития архивного дела.

5.2. Проекты нормативных правовых актов готовятся:

в соответствии с планом работы Правительства;

во исполнение или в соответствии с указаниями Премьер-министра Правительства, его заместителей, Руководителя Аппарата Правительства, а также по инициативе отделов Аппарата Правительства в соответствии с Регламентом Правительства Республики Башкортостан.

5.3. Подготовленный проект нормативного правового акта до его направления на рассмотрение заместителя Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан должен быть проверен на соответствие федеральному законодательству и законодательству Республики Башкортостан, а также правилам русского языка и (или) башкирского языка и согласован с заместителем начальника Управления по делам архивов РБ и главным юрисконсультом Управления по делам архивов РБ.

Главный юрисконсульт проводит правовую экспертизу (далее - экспертиза) и согласование проекта и его обоснований, а также необходимую проработку и редактирование текста.

5.4. Проекты нормативных правовых актов вносятся в Правительство Республики Башкортостан с приложением следующих документов:

пояснительная записка, в которой дается краткая характеристика содержания проекта и приводится перечень органов и организаций, участвовавших в его разработке;

необходимые документы и расчеты, статистические данные и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений;

справка согласования с визами руководителей или уполномоченных ими лиц заинтересованных органов исполнительной власти Республики Башкортостан, иных органов и организаций.

5.5. Органы и организации, с которыми надлежит согласовать проект нормативного правового акта, определяются в зависимости от содержания проекта и его соотношения с вопросами ведения органов и организаций. При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта начальник Управления по делам архивов РБ должен обеспечить обсуждение данного проекта с заинтересованными органами и организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, проект может быть направлен в Правительство начальником Управления по делам архивов РБ с приложением к нему протокола согласительных мероприятий, перечня мотивированных разногласий и подлинников замечаний, подписанных руководителями соответствующих органов и организаций или уполномоченными ими заместителями.

5.6. Если подготавливаемый проект нормативного правового акта влечет за собой изменения или дополнения постановлений и распоряжений Правительства Республики Башкортостан, эти изменения или дополнения включаются в указанный проект или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта.

5.7. Если проект нормативного правового акта содержит поручения, то должны быть указаны сроки их исполнения.

5.8. К проекту нормативного правового акта прикладывается лист согласования и обоснование о внесении нормативного правового акта на рассмотрение в Правительство РБ.

5.9. Антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов Управления по делам архивов РБ проводится в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.

6. Порядок рассмотрения в Управлении по делам архивов РБ запросов
и обращений, поступивших из Федерального Собрания Российской Федерации
и Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан

6.1. Управление по делам архивов РБ осуществляет подготовку проекта ответа на парламентский запрос в Правительство Республики Башкортостан, заместителю Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан по его поручению.

6.2. Депутатский запрос, обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы либо депутата Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан в Правительство Республики Башкортостан, направленные в Управление по делам архивов РБ Аппаратом Правительства Республики Башкортостан для ответа авторам запроса (обращения), исполняются Управлением по делам архивов РБ с участием других органов исполнительной власти РБ, к сфере деятельности которых относятся представленные в запросе (обращении) вопросы. Ответственность за организацию совместной проработки вопросов, поставленных в депутатском запросе (обращении), несет руководитель органа исполнительной власти Республики Башкортостан, указанного первым.

6.3. Ответ по результатам исполнения направляется непосредственно авторам запроса (обращения) в письменной форме за подписью начальника Управления по делам архивов РБ или его заместителей не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления депутатского запроса (обращения) в Правительство Республики Башкортостан.

6.4. Обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан по вопросам их ведения к Премьер-министру Правительства Республики Башкортостан или заместителю Премьер-министра Республики Башкортостан, направленные в Управление по делам архивов РБ для ответа в соответствии со сферой его ведения, исполняются в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.

О результатах рассмотрения обращений комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан сообщается в соответствующие комитеты и комиссии в согласованные с ними сроки в письменной форме за подписью начальника, заместителя начальника Управления по делам архивов РБ.

6.5. Депутатский запрос, обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы или Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан, обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан по вопросам их ведения к начальнику Управления по делам архивов РБ или его заместителю исполняются в порядке, установленном настоящим Регламентом.

6.6. Участие начальника Управления по делам архивов РБ, его заместителей в работе Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан, его комитетов и комиссий осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан.

6.7. При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан по вопросам, связанным с их деятельностью, в Управление по делам архивов РБ, руководство Управления по делам архивов РБ безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дает ответ на это обращение и предоставляет запрашиваемые документы или сведения.

7. Порядок работы с обращениями граждан и организация личного приема
в Управлении по делам архивов РБ

7.1. Управление по делам архивов РБ в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленные законодательством сроки. В этих целях в Управлении по делам архивов РБ организуется работа с письменными и устными обращениями граждан, а также с обращениями, поступившими по электронным средствам связи (далее по тексту - обращения).

Правовой основой организации работы с обращениями граждан является Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Закон Республики Башкортостан от 12 декабря 2006 года N 391-з "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан".

7.2. Организация работы с обращениями граждан в Управлении по делам архивов РБ (учет, своевременное рассмотрение и прохождение) возлагается на ведущего документоведа.

7.3. Все письменные обращения граждан, поступающие в Управление по делам архивов РБ, после регистрации передаются начальнику Управления по делам архивов РБ или исполняющим его обязанности заместителям.

Письменные обращения подлежат обязательной регистрации ведущим документоведом в течение 3-х дней с момента поступления в Управление по делам архивов РБ. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке должен указывать либо наименование учреждения - "Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан", либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения; изложить суть обращения или заявления, поставить личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов граждан прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

7.4. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления по делам архивов РБ, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению или по содержанию невозможно определить суть поставленных вопросов и просьб, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Не подлежат рассмотрению обращения граждан, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления по делам архивов РБ, его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Предложение начальнику Управления по делам архивов РБ не рассматривать подобные обращения в каждом конкретном случае вносит исполнитель. О принятом решении не рассматривать повторные обращения уведомляется гражданин, направивший обращение.

7.5. Регистрация обращений производится в пределах календарного года. Повторное обращение регистрируется под тем же номером, что и первоначальное, к нему приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Все сведения о поступивших обращениях заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную картотеку заносятся следующие реквизиты: вид документа, дата регистрации, фамилия и адрес автора, краткое содержание, резолюция, исполнитель, срок исполнения, фактическая дата исполнения.

7.6. Зарегистрированные обращения в тот же день ведущим документоведом докладываются начальнику Управления по делам архивов РБ. После рассмотрения с резолюциями и поручениями исполнителям обращения возвращаются ведущему документоведу.

7.7. Если в резолюции начальника содержатся поручения нескольким исполнителям, то обращение направляется работнику, указанному первым, который является ответственным за исполнение, он же готовит на основе информации соисполнителей обобщенные ответы заявителю или органу, где письмо находится на контроле, или готовит служебную записку о снятии письма с контроля.

Переадресовка писем граждан из одного подразделения в другое, передача исполненных писем на подпись начальнику Управления по делам архивов РБ осуществляются только ведущим документоведом.

При наличии объективных причин для продления срока исполнения ответа за 3 - 5 дней до окончания срока представляется служебная записка на имя начальника Управления по делам архивов РБ, с обоснованием причин переноса даты исполнения. Срок работы с документом может быть продлен (или оставлен прежний), но не более двух раз, о чем исполнитель уведомляет автора.

7.8. О решении вопроса, поставленного в обращении, заявитель извещается, как правило, письменно. В отдельных случаях ответ может быть дан и в устной форме, о чем исполнитель письменно сообщает начальнику Управления по делам архивов РБ, оформив служебную записку, и только после этого с подписью начальника Управления по делам архивов РБ поручение снимается с контроля и вся переписка сдается ведущему документоведу.

7.9. Письменное обращение, поступившее в Управление по делам архивов РБ, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Срок рассмотрения писем и обращений, поступивших через Администрацию Президента РБ, Секретариат Государственного Собрания - Курултая РБ, Аппарат Правительства РБ, иные государственные органы, исчисляется со дня их регистрации в этих органах.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов начальник Управления по делам архивов РБ вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

7.10. Работники аппарата Управления по делам архивов РБ:

- несут персональную ответственность за своевременное исполнение поступивших писем;

- организуют подготовку информации о проделанной работе начальнику Управления по делам архивов РБ, его заместителям, заявителю, добиваясь при этом полного и всестороннего изучения вопросов, изложенных в письме;

- принимают решение о завершении работы по рассмотрению писем.

Ответы на письма (в вышестоящие органы, заявителю или записка с просьбой о снятии с контроля) должны быть составлены кратко, лаконично давать ответы на все поставленные вопросы.

Ведущий документовед имеет право возвращать исполнителям недоработанные или неправильно оформленные проекты ответов гражданам и в вышестоящие органы.

7.11. Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо).

Данные заявителям следующие ответы: "Ваше письмо взято на контроль", "Об окончательном решении будет сообщено дополнительно" и т. д. остаются на контроле в соответствующем подразделении и у ведущего документоведа и снимаются с контроля после окончательного решения вопроса и ответа автору.

7.12. Письма граждан считаются рассмотренными, если заявителю даны ответы на все поставленные вопросы.

Копии подписанных ответов с визами исполнителя, руководителя подразделения, письмо и вся переписка, оформленные в дело, остаются в канцелярии Управления по делам архивов РБ, формируются и хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

7.13. Отправка ответов заявителям и в вышестоящие органы осуществляется через канцелярию Управления по делам архивов РБ, отметка об отправке делается там же.

7.14. Всю справочную и аналитическую работу по письмам и заявлениям осуществляет ведущий документовед Управления по делам архивов РБ: систематически информирует начальника Управления по делам архивов РБ о прохождении писем и заявлений, составляет аналитическую информацию по итогам года, вносит предложения по совершенствованию этой работы. При необходимости (запросе) данные о количестве, характере поступивших писем и заявлений за подписью начальника Управления по делам архивов РБ представляются в вышестоящие органы.

7.15. Ответы на письма, поступившие из Администрации Президента РБ, Государственного Собрания - Курултая РБ, Правительства РБ подписываются начальником Управления по делам архивов РБ. Все другие ответы могут быть подписаны заместителями начальника в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

7.16. Обращения, поступившие в Управление по делам архивов РБ по электронным каналам связи, распечатываются на бумажных носителях и передаются на регистрацию в порядке, установленном для письменных обращений.

7.17. Прием граждан поличным вопросам производится начальником Управления по делам архивов РБ (по предварительной записи), его заместителями в дни и часы, утвержденные начальником Управлений по делам архивов РБ.

8. Порядок организации взаимодействия Управления по делам архивов РБ
с архивными учреждениями, находящимися в ведении Управления по делам
архивов РБ

8.1. Управление по делам архивов РБ при осуществлении взаимодействия с подведомственными организациями:

а) организует работы подведомственных организаций по основным направлениям архивного дела, гражданской обороне и мобилизационной подготовке;

б) оказывает подведомственным организациям методическую и организационную помощь по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Управления по делам архивов РБ, а также финансовому, правовому и кадровому обеспечению;

в) координирует участие подведомственных организаций в реализации бюджетных (федеральных, республиканских и ведомственных) целевых программ;

г) дает поручения подведомственным организациям и контролирует их исполнение;

д) информирует подведомственные организации о принятии нормативных правовых актов, касающихся их деятельности;

е) запрашивает государственную и ведомственную статистическую отчетность, иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Управления по делам архивов РБ;

ж) рассматривает в 3-недельный срок с даты получения и направляет заключения на проекты планов с показателями деятельности подведомственных организаций;

з) организует коллегиальное рассмотрение наиболее важных вопросов развития архивного дела, привлекает работников подведомственных организаций к работе совещательных органов Управления по делам архивов РБ;

и) проводит комплексные и тематические проверки деятельности подведомственных учреждений, а также проверки по жалобам юридических и физических лиц на действия (бездействие) подведомственных учреждений и их должностных лиц;

к) координирует и контролирует соблюдение законодательства Российской Федерации и Республики Башкортостан о государственной гражданской службе, в том числе по подбору и расстановке кадров в подведомственных архивных учреждениях.

8.2. Начальник Управления по делам архивов РБ:

а} утверждает положения подведомственных архивных организаций;

б) устанавливает предельную штатную численность и фонд оплаты труда работников архивных учреждений, находящихся в ведении Управления по делам архивов РБ;

в) согласовывает структуры и штатные расписания подведомственных организаций;

г) утверждает систему (формы, показатели и сроки представления) планово-отчетной документации;

д) в отношении руководителей подведомственных организаций принимает решения:

- о заключении, изменении, расторжении в установленном законодательством порядке трудовых договоров;

- о премировании, установлении надбавок к должностным окладам и об оказании материальной помощи;

- о разрешении командировок, очередных отпусков и отпусков без сохранения содержания;

е) представляет в установленном порядке особо отличившихся работников подведомственных организаций к присвоению ведомственных почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации и Республики Башкортостан;

ж) осуществляет иные полномочия, предусмотренные Положением об Управлении по делам архивов РБ и настоящим Регламентом.

8.3. Отдельные обязанности и полномочия по обеспечению взаимодействия с подведомственными организациями могут быть поручены начальником Управления по делам архивов РБ его заместителям.

8.4. Начальник Управления по делам архивов РБ и его заместители не вправе ограничивать установленные законодательством и соответствующими положениями (уставами) полномочия подведомственных организаций.

9. Организация работы со служебными документами

9.1. Делопроизводство в аппарате Управления по делам архивов РБ осуществляется канцелярией в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Управления по делам архивов РБ.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, определение номенклатуры дел по функциональным отделам в целом возлагаются на начальника отдела по бухгалтерскому учету и работе с кадрами.

Ответственность за сохранность документов, находящихся на исполнении, и принятие по ним мер возлагается на начальников отделов аппарата Управления по делам архивов РБ и руководителей подведомственных организаций.

9.2. Вся корреспонденция, адресованная Управлению по делам архивов РБ, должна поступать через канцелярию. Все письма, поступающие в Управление по делам архивов РБ, регистрируются и передаются на рассмотрение начальнику, а в его отсутствие - заместителю начальника, исполняющему его обязанности.

При необходимости подбирается имеющаяся переписка по соответствующему вопросу, а также материалы, на которые имеются ссылки в тексте поступившего документа. Рассмотрение документов начальником Управления по делам архивов РБ осуществляется, как правило, в день поступления.

9.3. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции начальника или его заместителей, после чего документ возвращается в канцелярию, где подлинный экземпляр подшивается, а копия направляется исполнителю.

9.4. После рассмотрения документов начальником ведущий документовед направляет их соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение поручения, содержащегося в резолюции, является лицо, указанное в резолюции первым (основной исполнитель), ему передается подлинник документа. Основной исполнитель готовит по документу ответ либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

9.5. Исходящий документ оформляется в двух экземплярах, один из которых - на фирменном бланке Управления по делам архивов РБ. Подписанный первый экземпляр (на бланке) направляется адресату канцелярией. Второй экземпляр подшивается в дело и после истечения срока хранения готовится для сдачи на государственное хранение.

9.6. Служебные документы, находящиеся на контроле, считаются исполненными и снимаются с контроля в установленном порядке. Если ответа не требуется, исполнитель сдает документ в канцелярию Управления по делам архивов РБ.

9.7. Прием и рассылка служебных писем производятся канцелярией Управления по делам архивов РБ.

9.8. Работа с секретными документами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

9.9. Учет и выдача бланков писем Управления по делам архивов РБ осуществляются ведущим документоведов.

9.10. Документы печатаются, как правило, через полтора интервала, размером шрифта 14 (или 12 - если документ очень объемный). На левой стороне листа оставляются поля не менее 20 мм, на правой - 10 мм, снизу и сверху - не менее 20 мм.

Если подготовленный документ имеет две и более страницы, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

9.11. Документы должны быть отпечатаны без ошибок, помарок и исправлений.

9.12. Копирование и размножение документов производится ведущим документоведом с письменного разрешения начальника Управления по делам архивов РБ или его заместителей.

10. Прием и передача текстов служебных документов по официальным каналам
факсимильной связи и электронной почты

10.1. Факсимильный аппарат (телефакс) устанавливается в приемной Управления по делам архивов РБ.

10.2. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале, передаются начальнику и адресатам в день приема, срочные - немедленно.

10.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. Передаваемый документ должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для различного рода документов (регистрационный номер, фамилия исполнителя и пр.).

10.4. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в приемной, возлагается на секретаря начальника.

10.5. Прием и передача документов по каналам электронной почты осуществляются сотрудниками Управления по делам архивов РБ, имеющими электронные почтовые адреса. Документы, поступившие по электронному почтовому адресу, при необходимости регистрируются и передаются адресату через канцелярию. Документы, поступившие по электронному почтовому адресу, не подлежащие регистрации, учитываются и передаются адресатам работниками подразделений самостоятельно.

11. Изготовление и использование бланков документов

11.1. Изготовление бланков писем Управления по делам архивов РБ обеспечивается канцелярией, которая осуществляет их хранение и учет, обеспечивает контроль за правильностью использования.

11.2. Бланки документов, применяемые в Управлении по делам архивов РБ, используются строго по назначению, не передаются другим организациям или лицам.

11.3. Все бланки должны быть пронумерованы нумератором. Бланки нумеруются и выдаются ведущим документоведом с отметкой в журналах установленной формы под роспись. Ответственность за учет, хранение и использование бланков несет ведущий документовед. Испорченные в процессе подготовки бланки возвращаются в канцелярию и уничтожаются по акту с отметкой в соответствующем журнале.

11.4. Проекты документов, готовящихся на бланках в подразделениях Управления по делам архивов РБ, должны соответствовать требованиям, предъявляемым настоящим Регламентом к их подготовке.

12. Формирование и хранение документов, подготовка для сдачи в архив

12.1. В подразделениях Управления по делам архивов РБ составляется номенклатура дел по установленной форме, на основе которой документы формируются в дела. Один раз в 5 лет ведущим документоведом по согласованию с Центральным государственным историческим архивом Республики Башкортостан составляется сводная номенклатура дел Управления по делам архивов РБ, дифференцирующая по характеру содержания всю документацию, образующуюся в результате деятельности Управления по делам архивов РБ, и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры Управления по делам архивов РБ до истечения срока 5 лет.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документальные участки работы Управления по делам архивов РБ. Сводная номенклатура дел утверждается начальником Управления по делам архивов РБ. Номенклатура дел состоит из заголовков дел, в краткой форме отражающих вид и содержание документов, помещенных в дело. Каждое дело имеет индекс, состоящий из индекса отдела и порядкового номера.

12.2. Документы подразделяются на документы постоянного, долговременного и временного хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Реквизиты обложки дела включают:

- название учреждения - Управление по делам архивов РБ;

- название отдела;

- индекс дела;

- заголовок;

- номер дела;

- дату дела (арабскими цифрами);

- количество листов.

До передачи в архив Управления по делам архивов РБ дела долговременного и постоянного хранения в течение 5 лет хранятся по месту их формирования - подразделениях (в шкафах), где также должен находиться перечень хранящихся дел, на корешках обложек которых в соответствии с номенклатурой указываются условные обозначения дел (индекс и порядковый номер). Передача дел из подразделений в архив Управления по делам архивов РБ производится по акту. Дела постоянного хранения описываются работником подразделения или ведущим документоведом.

Руководители подразделений несут персональную ответственность за правильное формирование дел, сохранность и передачу их в архив Управления по делам архивов РБ.

Документы, выдаваемые из архива Управления по делам архивов РБ для работы, регистрируются в книге регистрации.

Каждые 5 лет дела сдаются на хранение в Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан.

12.3. При формировании дел должны быть соблюдены следующие требования:

- документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов долговременного и временного хранения;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.

12.4. В одно дело группируются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, приложения помещаются вместе с основными документами. Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются. Дело не должно превышать 250 листов и не превышать 4 см толщины.

12.5. В дело группируются документы одного календарного года с соблюдением хронологии (с начала года).

При оформлении дел необходимо соблюдать следующие требования:

- дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- оформление реквизитов обложки дела.

13. Порядок пользования служебными телефонами

13.1. Установленные в кабинетах Управления по делам архивов РБ телефоны используются только для служебных разговоров.

Не разрешается, чтобы телефонными аппаратами пользовались посторонние лица.

13.2. Работник Управления по делам архивов РБ обязан знать, что деловой разговор должен быть кратким, лаконичным, содержательным.

13.3. При обнаружении неисправности телефонного аппарата необходимо сообщить сотруднику Управления по делам архивов РБ, отвечающему за административно-хозяйственные вопросы.

13.3. Междугородные телефонные переговоры разрешается вести только в служебных целях. В журнале записи междугородных звонков делается отметка: дата, фамилия, имя, отчество звонившего, кабинет, телефон, город, вопрос.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

13.4. За неучтенные либо неслужебные междугородные переговоры с телефонов, установленных в помещениях Управления по делам архивов РБ, производится взыскание с работников этих подразделений.

14. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Управления
по делам архивов РБ

14.1. Рассматриваемые и подготавливаемые в Управлении по делам архивов РБ проекты документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

14.2. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке начальником Управления по делам архивов РБ, его заместителями, уполномоченным должностным лицом по разрешению (поручению) начальника Управления по делам архивов РБ, его заместителей.

14.3. Доступ граждан и организаций к информации о деятельности Управления по делам архивов РБ обеспечивается путем формирования соответствующих информационных ресурсов и размещения этих ресурсов в информационных системах общего пользования, в том числе на официальном интернет-сайте Управления по делам архивов РБ. Структура указанных информационных ресурсов определена в Регламенте размещения сведений о деятельности Федерального архивного агентства России на интернет-сайте "Архивы России".

14.4. Информационные ресурсы официального интернет-сайта Управления по делам архивов РБ могут содержать иную информацию, не противоречащую законодательству Российской Федерации и Республики Башкортостан.

14.5. Сведения о деятельности Управления по делам архивов РБ для размещения на официальном интернет-сайте готовятся специалистами Управления по делам архивов РБ в соответствии с их установленной сферой ведения.