Постановление Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 г. N 145 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан" (с изменениями и дополнениями)

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 4 августа 2014 г. N 359 в настоящее постановление внесены изменения

См. текст постановления в предыдущей редакции

Постановление Правительства Республики Башкортостан
от 6 мая 2011 г. N 145
"Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан"

С изменениями и дополнениями от:

1 августа 2012 г., 4 августа 2014 г., 1 апреля 2015 г., 15 ноября 2016 г.

Правительство Республики Башкортостан постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан.

2. Рекомендовать органам местного самоуправления Республики Башкортостан организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящим постановлением.

Исполняющий обязанности Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан

Р.З. Хамитов

Положение
о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан
(утв. постановлением Правительства Республики Башкортостан
от 6 мая 2011 г. N 145)

С изменениями и дополнениями от:

1 августа 2012 г., 4 августа 2014 г., 1 апреля 2015 г., 15 ноября 2016 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 в раздел 1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок осуществления электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан его участниками.

1.2. Термины и определения, применяемые в настоящем Положении:

система электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан (далее - СЭД) - часть информационно-коммуникационной инфраструктуры Республики Башкортостан, созданная в целях обеспечения ведения электронного документооборота, межведомственного обмена электронными документами в государственных органах Республики Башкортостан;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

реквизиты документа - файл формата XML определенной структуры с составом элементов и их атрибутов;

система межведомственного электронного документооборота - республиканская государственная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота;

межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан;

взаимодействие информационных систем электронного документооборота Республики Башкортостан - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

1.3. Организатором межведомственного электронного документооборота является Государственный комитет Республики Башкортостан по информатизации и вопросам функционирования системы "Открытая Республика".

Оператором межведомственного электронного документооборота является организация, определяемая государственным казенным учреждением Республики Башкортостан "Информационные технологии" (далее - ГКУ РБ "Информационные технологии") на конкурсной основе, обеспечивающая эксплуатацию, администрирование и организацию устойчивого функционирования межведомственного электронного документооборота.

Полномочия организатора межведомственного электронного документооборота по определению оператора и заказчика работ по обеспечению эксплуатации, администрированию и организации устойчивого функционирования межведомственного электронного документооборота осуществляет ГКУ РБ "Информационные технологии".

Финансирование работ, связанных с работой системы межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан, осуществляется в пределах средств, предусмотренных в рамках государственной программы "Развитие информационного общества в Республике Башкортостан", утвержденной постановлением Правительства Республики Башкортостан от 20 июля 2012 года N 251 (с последующими изменениями).

1.4. Участниками межведомственного электронного документооборота являются государственные органы Республики Башкортостан, а также иные организации, заключившие соответствующие соглашения с организатором межведомственного электронного документооборота.

1.5. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

1.6. Информационная система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником.

1.7. Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота Республики Башкортостан в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

направление и получение в электронной форме решений и поручений Главы Республики Башкортостан, Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан, Руководителя Администрации Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан, заместителя Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан - Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан и иных должностных лиц, уполномоченных участниками межведомственного электронного документооборота (далее - решения и поручения);

получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе решений и поручений;

внесение в Правительство Республики Башкортостан государственными органами Республики Башкортостан проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;

направление в электронной форме нормативных правовых актов республиканских органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Государственный комитет Республики Башкортостан по делам юстиции.

1.8. Виды управленческих документов, обмен которыми при организации межведомственного электронного документооборота осуществляется в форме электронных документов, указаны в перечне согласно приложению к настоящему Положению.

1.9. С момента принятия Правительством Республики Башкортостан отдельного решения подключение участников межведомственного электронного документооборота к системе межведомственного электронного документооборота Республики Башкортостан, а также их обслуживание осуществляются в пределах тарифов, установленных указанным решением.

2. Основные принципы межведомственного электронного документооборота

2.1. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение целостности передаваемой информации;

б) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

в) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

г) правомерное использование программного обеспечения и программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

д) исключен;

Информация об изменениях:

См. текст подпункта "д" пункта 2.1

е) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении участниками межведомственного электронного документооборота информационного взаимодействия;

ж) обеспечение передачи электронного сообщения с обязательным подтверждением получения информации.

3. Основные функции технической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота

3.1. Техническая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 подпункт "в" пункта 3.1 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

в) защищенные каналы связи.

3.2. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.2

3.3. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота;

б) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота.

3.4. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 пункт 3.5 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан и иных участников системы электронного документооборота;

б) отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан и участников системы электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;

в) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата;

г) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в канал связи.

4. Функции участников межведомственного электронного документооборота

4.1. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

4.2. Организатор межведомственного электронного документооборота выполняет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) утверждение регламента работы системы межведомственного электронного документооборота и перечня видов документов, обмен которыми осуществляется с использованием системы межведомственного электронного документооборота;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 подпункт "в" пункта 4.2 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

в) заключение с иными участниками межведомственного электронного документооборота соглашений об участии в системе межведомственного электронного документооборота.

4.3. Оператор межведомственного электронного документооборота выполняет следующие функции:

а) создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 в подпункт "б" пункта 4.3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников;

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 пункт 4.3 настоящего Положения дополнен подпунктом "д"

д) подключение участников межведомственного электронного документооборота к системе межведомственного электронного документооборота Республики Башкортостан.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 пункт 4.4 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4. Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используется государственная доверенная инфокоммуникационная инфраструктура Республики Башкортостан.

4.5. Создание узлов участников межведомственного электронного документооборота осуществляется участниками межведомственного электронного документооборота. Технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 1 августа 2012 г. N 271 пункт 4.6 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6. Финансирование выполнения комплекса работ по созданию и функционированию работы осуществляется:

а) головного узла межведомственного электронного документооборота - за счет средств бюджета Республики Башкортостан;

б) узла участника межведомственного электронного документооборота - за счет его собственных средств.

4.7. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение работ согласуется с организатором межведомственного электронного документооборота.

4.8. Настройку технических средств, а также установку специального программного обеспечения осуществляет оператор межведомственного электронного документооборота.

4.9. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется оператором межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

а) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

б) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

в) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

г) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

5. Технология межведомственного электронного документооборота

5.1. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение содержит документ в электронной форме и набор реквизитов документа в формате XML. Формат электронного сообщения и набор реквизитов утверждаются организатором межведомственного электронного документооборота. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

5.2. Формат электронных сообщений, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению".

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 пункт 5.3 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Электронный документ, входящий в состав электронного сообщения, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с правилами организации межведомственного электронного взаимодействия государственных органов Республики Башкортостан и их подведомственных организаций с использованием электронной подписи.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 пункт 5.4 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Формат электронного сообщения и набор реквизитов документа в формате XML утверждается организатором межведомственного электронного документооборота.

5.5. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе в случае его наличия.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 4 августа 2014 г. N 359 в пункт 5.6 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.6. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 4 августа 2014 г. N 359 в пункт 5.7 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.7. Информационная система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником.

5.8. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле, могут использоваться для заполнения полей регистрационной (учетной) карточки поступившего в электронной форме документа.

5.9. Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота, утверждаемый организатором системы межведомственного электронного документооборота, определяет комплекс операций и приемов работы уполномоченных сотрудников участников межведомственного электронного документооборота по обмену электронными сообщениями.

6. Требования к компонентам системы межведомственного электронного документооборота

6.1. Для организации взаимодействия между системами межведомственного электронного документооборота и системой электронного документооборота используются следующие компоненты:

а) система электронного документооборота, система межведомственного электронного документооборота;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 в подпункт "б" пункта 6.1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) шлюз системы межведомственного электронного документооборота (далее - шлюз) - программно-технический комплекс, выполняющий функции по обеспечению обмена электронными сообщениями с системой электронного документооборота и обеспечивающий хранение, просмотр, поиск и выгрузку (загрузку) электронных сообщений.

в) адаптер системы электронного документооборота, который предназначен для преобразования передаваемых или получаемых данных, входящих в состав электронных сообщений, в формат представления данных, используемый в системе электронного документооборота, или в стандартный формат данных при обмене электронными сообщениями.

6.2. Система межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать:

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 подпункт "а" пункта 6.2 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) защищенный обмен электронными сообщениями между участниками системы межведомственного электронного документооборота;

б) доставку электронных сообщений адресатам с отсылкой отправителю уведомлений о времени их получения;

в) целостность электронных сообщений;

г) поддержку справочников (подразделений (код), лиц, подписывающих документы (код), адресатов документов (код) и т.д.);

д) исключен;

Информация об изменениях:

См. текст подпункта "д" пункта 6.2

е) исключен.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта "е" пункта 6.2

6.3. Система электронного документооборота должна обеспечивать возможность:

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 4 августа 2014 г. N 359 в подпункт "а" пункта 6.3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) хранения электронных документов и их реквизитов с соответствующими сертификатами проверки ключей электронной подписи, с использованием которых были подписаны электронные документы;

б) взаимодействия с адаптером системы электронного документооборота при отправке и приеме электронных сообщений.

6.4. Программно-технические средства шлюза должны обеспечивать выполнение следующих функций:

а) исключен;

Информация об изменениях:

См. текст подпункта "а" пункта 6.4

б) хранение документов и их реквизитов в электронном виде;

в) поиск хранимых документов в электронном виде по их реквизитам и просмотр как реквизитов, так и электронных образов документов;

г) возможность выгрузки и загрузки документов и их реквизитов в электронном виде с использованием съемного носителя информации;

д) обработка ошибок, протоколирование работы и минимальное разграничение доступа к данным и сервисам, предоставляемым шлюзом.

6.5. Адаптер системы электронного документооборота должен обеспечивать:

а) преобразование данных, предоставляемых шлюзом и содержащихся в полученном электронном сообщении, в формат данных, используемый в системе электронного документооборота;

б) преобразование электронных сообщений, передаваемых системой электронного документооборота в стандартный формат данных при обмене электронными сообщениями, для передачи в шлюз.

Специализированное программное обеспечение адаптера системы электронного документооборота должно функционировать на выделенном компьютере, который включается в локальную информационно-телекоммуникационную сеть участника системы межведомственного электронного документооборота.

Взаимодействие шлюза и адаптера системы электронного документооборота должно обеспечивать возможность обмена электронными сообщениями в автоматизированном режиме. При этом предусматривается размещение на технических средствах шлюза узла электронной почты, обеспечивающего передачу электронных сообщений участникам системы межведомственного электронного документооборота и абонентам в государственном органе Республики Башкортостан.

6.6. Требования к техническим характеристикам оборудования и составу программного обеспечения шлюза, адаптера системы электронного документооборота утверждаются организатором системы межведомственного электронного документооборота.

7. Требования к информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота

7.1. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

7.2. К техническим мероприятиям относятся:

а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечение антивирусной защиты информации.

7.3. К организационным мероприятиям относятся:

а) контроль за выполнением требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

б) определение должностных лиц участников межведомственного электронного документооборота и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз.

Приложение
к Положению о системе межведомственного
электронного документооборота
в Республике Башкортостан

Перечень
видов управленческих документов

С изменениями и дополнениями от:

15 ноября 2016 г.

1. Плановые, отчетные документы

а) план текущего планирования;

б) оперативные планы работы государственного органа Республики Башкортостан;

в) планы проведения различных мероприятий;

г) графики проведения различных мероприятий;

д) отчеты о выполнении планов работы государственного органа Республики Башкортостан (квартальные, месячные);

е) отчеты о документообороте организации;

ж) документы к планам, графикам, схемам, отчетам;

з) документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.

2. Информационные документы

а) доклады, обзоры информационного характера;

б) информационные, тематические, библиографические подборки информации;

в) сообщения о деятельности государственного органа Республики Башкортостан.

3. Справочные документы

а) списки адресов, телефонов;

б) списки рассылки документов;

в) списки (перечни).

4. Документы по оперативным вопросам

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 15 ноября 2016 г. N 485 пункт "а" настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) поручения Главы Республики Башкортостан, Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан, Руководителя Администрации Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан, заместителя Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан - Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан;

б) документы рабочих групп, комиссий оперативного характера;

в) телеграммы и телефонограммы;

г) протоколы совещаний.

5. Переписка

а) о реализации принятых решений;

б) о применении нормативных документов;

в) по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;

г) по оперативным правовым вопросам;

д) по вопросам обеспечения оборудованием;

е) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

ж) по хозяйственным и административным вопросам;

з) по обеспечению транспортом, связью;

и) по кадровому обеспечению;

к) по экономическим, научным, культурным и иным связям.