Приложение 4. Инструкция об организации и проведении внезапных проверок сохранности денежных средств и материальных ценностей

Приложение 4

к приказу Генерального директора

Судебного департамента

при Верховном Суде РФ

от 21 декабря 1998 г. N 108

Инструкция об организации и проведении внезапных проверок сохранности денежных средств и материальных ценностей

I. Организация и порядок проведения проверки

1.1. Внезапные проверки сохранности денежных средств, материальных и других ценностей проводятся в местах, где осуществляются их прием, хранение, выдача и документальное оформление совершаемых операций (кассы, хранилища, склады).

1.2. Для проведения внезапных проверок руководителями судов (либо лицами, ответственными за ведение дел в суде), Судебного департамента, органов и учреждений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации в начале года приказом назначается постоянно действующая комиссия.

1.3. Состав комиссии определяется в количестве не менее трех человек. Материально ответственные лица, деятельность которых проверяется, в состав комиссии не включаются, но при проведении проверки присутствуют.

В случае внезапного прекращения кассиром, материально ответственным лицом работы (болезнь, другие уважительные причины) проверка проводится в присутствии руководителя ревизуемой организации, начальника финансовой службы или главного (старшего) бухгалтера организации или лиц, их замещающих.

1.4. Комиссия имеет право требовать от проверяемых лиц предъявления всех документов, необходимых для проведения проверки, а при установлении нарушений - письменные объяснения.

1.5. В начале проведения проверки материально ответственное лицо составляет в присутствии членов комиссии отчет с выведением остатка на момент проверки и пишет расписку о том, что им предъявлены все оправдательные документы, наличные деньги, материальные ценности, бланки строгой отчетности и что других (не учетных) документов, денег, ценностей и бланков у него не имеется (приложение 1 к Инструкции).

1.6. В журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится запись о дате и времени фактического снятия остатков денежных средств. Аналогичная запись производится в журнале учета бланков строгой отчетности, ценных бумаг.

1.7 В условиях автоматизированного ведения кассовой книги и учета материальных ценностей ежегодно производится проверка правильности работы программных средств и обработки первичных учетных документов.

1.8. В период проведения проверки все операции по приему и выдаче денежных средств и материальных ценностей прекращаются и посторонние лица в помещение кассы, склада не допускаются.

1.9. Наличные деньги проверяются в сплошном порядке, просчитываются полистно по купюрам.

При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются, а выданные по ним деньги считаются недостачей у кассира, за исключением выплаченных сумм по ведомостям на выдачу заработной платы (денежного довольствия), по которым выплата еще не закончена и не истек установленный срок.

1.10. Комиссия проверяет:

- сохранность денежных средств при сдаче и получении из банка;

- документы, послужившие основанием для выдачи и приема денег, материальных и иных ценностей, бланков строгой отчетности за период со дня предыдущего отчета материально ответственным лицом;

- тождественность выведенных остатков и фактического наличия денег, материальных ценностей, ценных бумаг (сертификатов, акций, облигаций займа) на момент проверки;

- соответствие записей в кассовых книгах, оборотных и накопительных ведомостях и других регистрах данным оправдательных документов (приходно-расходных кассовых ордеров, накладных и т.д.);

- наличие письменного договора о полной материальной ответственности сотрудника (работника), оформленного в установленном порядке;

- оборудование помещений охранной сигнализацией и ее исправность, наличие на окнах металлических решеток;

- исправность запоров (замков) дверей помещений касс, хранилищ, а также сейфов, металлических шкафов, ящиков; наличие и условия хранения дубликатов ключей;

- обеспечение пожарной сигнализацией помещения кассы, склада;

- выполнение предложений по актам, справкам и другим документам предыдущей проверки.

1.11. Хранение в кассе денег и ценностей, не принадлежащих данной ревизуемой организации, запрещается, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Деньги и ценности, поступление которых не подтверждено приходным кассовым ордером, считаются излишком и подлежат оприходованию.

1.12. В случае выявления расхождения фактического наличия материальных ценностей с данными учета комиссия устанавливает сумму недостач и излишков.

По фактам расхождений проводится служебная проверка.

1.13. Сумма недостач ценностей или излишков устанавливается по ценам, действующим на момент проверки. Суммы недостач и излишков материальных ценностей, бывших в употреблении и не выслуживших установленные сроки эксплуатации, начисляются с учетом износа по остаточной стоимости, а на имущество, выслужившее сроки и содержащее в своем составе драгоценные (цветные) металлы, по ценам, действующим на них.

Ущерб (в случае установления виновных лиц) взыскивается в установленном законодательством порядке.

II. Оформление материалов проверки

2.1. Результаты проверок оформляются соответствующим актом, подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом, работа которого проверялась (приложения 2 и 3 к Инструкции).

2.2. Акт проверки составляется в двух экземплярах, первый из которых направляется руководителю, назначившему проверку, а второй - остается у материально ответственного лица.

При передаче материалов правоохранительным органам, а также для информации вышестоящей ревизуемой организации акты проверки могут составляться в большем количестве экземпляров.

2.3. Комиссия вносит конкретные предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков их выполнения.

2.4. В случае выявления нарушений комиссия устанавливает причины и условия их возникновения, а также конкретных должностных лиц, которые своими действиями или бездействием способствовали их совершению.

2.5. Результаты проверки докладываются руководителю, назначившему ревизию, для принятия необходимого решения.