Приложение 3. Инструкция об организации и проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности, направленной на организационное обеспечение деятельности судов, а также финансово-хозяйственной деятельности в системе Судебного департамента

Приложение 3

к приказу Генерального директора

Судебного департамента

при Верховном Суде РФ

от 21 декабря 1998 г. N 108

Инструкция об организации и проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности, направленной на организационное обеспечение деятельности судов, а также финансово-хозяйственной деятельности в системе Судебного департамента

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок организации и проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности в судах и системе Судебного департамента* (далее - ревизуемые организации).

1.2. В соответствии с действующим законодательством, нормативными и иными правовыми актами Судебного департамента основными задачами ревизий являются: последующий финансовый контроль за соблюдением установленных государством правил хозяйствования, в том числе за целевым расходованием бюджетных средств, за сохранностью имущества, денежных средств и материальных ценностей; выявление причин и условий, способствующих образованию недостач и совершению хищений; контроль за правильностью документального оформления хозяйственных операций, постановкой и ведением бухгалтерского учета, достоверностью отчетности.

1.3. Генеральный директор Судебного департамента либо лицо, на то уполномоченное, руководители управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации обеспечивают планирование ревизий, подготовку ревизий и ревизоров**, их инструктаж, разработку задания и рассмотрение результатов ревизии.

II. Планирование ревизий, учет их результатов

2.1. Планирование ревизий осуществляется на основании действующего законодательства, регламентирующего периодичность проведения контрольно-ревизионных мероприятий, исходя из имеющейся численности работников ревизионного аппарата***, объемов финансирования, структуры и видов деятельности подконтрольных объектов, а также с учетом наработанного опыта в части проведения ревизий и необходимости дополнительного времени для осуществления подготовительного (подготовка плана проведения ревизий) и заключительного (подготовка акта ревизий и предложений к акту ревизий) этапов проведения ревизий.

2.2. План проведения ревизий составляется на год с разбивкой по кварталам и утверждается для:

- Контрольно-ревизионного управления Судебного департамента - Генеральным директором Судебного департамента;

- контрольно-ревизионных аппаратов управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации - руководителем соответствующего управления (отдела) Судебного департамента (приложение 1 к Инструкции).

2.3. Внеплановые ревизии проводятся по указанию руководителя, утверждающего планы проведения ревизий, а также по решению правоохранительных органов.

2.4. Ревизии проводятся, как правило, комплексно, с привлечением специалистов различных служб по направлениям деятельности (финансовых, бухгалтерских, капитального строительства и т.д.). Участие специалистов, предусмотренных в плане проведения ревизий, обязательно.

2.5. Учет результатов контрольно-ревизионной работы и отчетность по ней ведутся в установленном законодательством порядке, а также в соответствии с требованиями нормативных и иных правовых документов Судебного департамента.

2.6. Руководитель контрольно-ревизионного аппарата разрабатывает и представляет на утверждение начальнику Контрольно-ревизионного управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, руководителю управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации задание на проведение ревизии.

III. Подготовка к ревизии

3.1. Проведению ревизии предшествует подготовка и ознакомление с нормативной и иной правовой базой, имеющимися бухгалтерскими и статистическими отчетами, актами предыдущих ревизий, заключениями по ним, другими документами, связанными с финансово-хозяйственной деятельностью ревизуемой организации.

3.2. Для проведения ревизии в каждом отдельном случае ревизорам выдается предписание за подписью руководителя организации, имеющего штатный ревизионный аппарат, на право ее проведения с указанием срока, объема и периода проведения ревизии (приложение 2 к Инструкции).

3.3. При проведении комплексной ревизии формируется контрольно-ревизионная группа, которую возглавляют наиболее квалифицированные работники контрольно-ревизионного аппарата, с привлечением экономистов, бухгалтеров и других необходимых специалистов для проверки соответствующих вопросов или составления заключений по ним. В предписании среди исполнителей первым назначается руководитель контрольно-ревизионной группы.

3.4. Срок проведения ревизии определяется с учетом объема ревизии, характера деятельности ревизуемой организации, но не более 40 дней. Продление срока ревизии допускается с разрешения руководителя, назначившего ее, а ревизии, проводимой по решению правоохранительных органов, - с их согласия. Состав контрольно-ревизионной группы определяется с учетом объема ревизии и характера деятельности ревизуемой организации.

3.5. При проведении ревизии по решению правоохранительных органов постановление о ее проведении направляется Генеральному директору Судебного департамента, начальнику управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации и должно содержать перечень вопросов, подлежащих проверке, а также период, за который должна быть проведена ревизия. Руководитель ревизионной группы (ревизор) согласовывает служебное задание по проведению ревизии с правоохранительным органом, принявшим постановление о проведении ревизии в части уточнения перечня вопросов, подлежащих проверке, и периода, за который должна быть проведена ревизия.

3.6. Руководитель контрольно-ревизионной группы (ревизор) составляет план проведения ревизии, в котором указываются объемы и период проверки, исполнители и срок выполнения.

3.7. При проведении инструктажа ревизоров, направляемых на ревизию, проверяется их готовность к работе, знание нормативных и иных правовых документов, регламентирующих деятельность ревизуемого подразделения, уточняется время, место и способ проведения ревизии.

3.8. Руководитель контрольно-ревизионной группы обеспечивает своевременное прибытие ее членов к месту проведения ревизии, координирует и контролирует работу группы.

IV. Порядок проведения ревизии, проверки

4.1. Порядок проведения ревизии определяется с учетом характера и объемов финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации, служебного задания и способа проведения ревизии.

4.2. По прибытии в ревизуемую организацию руководитель контрольно-ревизионной группы (ревизор) предъявляет руководителю организации предписание на право проведения ревизии, информирует его о порядке, сроках проведения и подведения итогов ревизии, представляет членов контрольно-ревизионной группы.

4.3. Руководитель ревизуемой организации знакомит участников ревизии (ревизоров) с должностными лицами организации, дает указание о предоставлении участникам ревизии (ревизору) необходимых для проверки документов (материалов), выделяет служебное помещение для работы и хранения ревизионных материалов, обеспечивает организационной и вычислительной техникой, средствами связи, автотранспортом.

4.4. Руководитель контрольно-ревизионной группы (ревизор) на начальной стадии ревизии знакомится на месте с организацией и условиями работы ревизуемой организации, уточняет план проведения ревизии, объем, период проверки, исполнителей и сроки.

4.5. Проводя ревизию, ревизор использует первичные документы, вспомогательные ведомости, разработочные таблицы, табуляграммы и машинограммы, другие регистры бухгалтерского статистического учета, материалы инвентаризации, проверок, проведенных финансовыми и кредитными органами, внебюджетными фондами, хозяйственные договоры, заявки, разнарядки и иные финансовые и хозяйственные документы.

4.6. Ревизуя бухгалтерские, хозяйственные документы, отчеты, ревизор проверяет:

- содержание хозяйственных операций по данным первичных документов для установления их законности, целесообразности и достоверности;

- записи в регистрах бухгалтерского учета в сопоставлении с первичными документами, данные учетных регистров - с показателями отчетности, отчетные данные - с расчетными (балансом, сметой и т.д.);

- данные разных документов, относящихся к взаимосвязанным хозяйственным операциям;

- соответствие сметы расходов на содержание органа установленным нормативам ассигнований в целом и по отдельным статьям;

- соблюдение установленного порядка ведения бухгалтерского учета, обоснованность корреспонденции счетов в учетных регистрах, достоверность отчетных данных.

4.7. Проверка первичных документов и записей в учетных регистрах ревизором проводится сплошным или выборочным способом:

4.7.1. При сплошном способе проверяются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета. Аналогично проверяются и другие участки деятельности ревизуемой организации, если это предусмотрено заданием, постановлением правоохранительных органов.

4.7.2. При выборочном способе объем проверки определяется в зависимости от необходимости, объема и характера проверяемых операций. В акте ревизии указывается, какой конкретно объем и какой период проверен выборочно.

В случае, когда выборочной проверкой выявлены факты серьезных нарушений и злоупотреблений должностных лиц, проверка документов производится сплошным способом за весь ревизуемый период и период, охваченный предыдущими ревизиями. При этом в акте ревизий указывается, за какой период и кем ранее проводилась ревизия.

4.8. Законность совершения финансово-хозяйственных операций, порядок их оформления, правильность бухгалтерских записей содержанию операции определяются путем проверки их соответствия требованиям действующего законодательства, ведомственных нормативных и иных правовых документов, фактическому выполнению работ или оказанию услуг.

4.9. Достоверность финансово-хозяйственных операций устанавливается путем проведения формальной или арифметической проверки, применения других приемов документального и фактического контроля:

4.9.1. Формальная проверка устанавливает правильность заполнения всех реквизитов документа, придающих ему юридическую силу, наличие подтвержденных исправлений и подчисток в тексте и цифровых данных, наличие подписей должностных и материально ответственных лиц. При возникновении сомнений ревизору следует получить личное письменное подтверждение работника.

4.9.2. Арифметическая проверка определяет правильность подсчетов в документах. Применяется при проверке кассовых отчетов, определении итогов и выведении остатков в кассовой книге, расчетно-платежных (раздаточных) ведомостях и других документах.

4.10. Достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, может быть установлена и путем проведения встречных проверок с учреждениями и организациями, в том числе кредитными, с которыми ревизуемая организация имела хозяйственные связи.

4.11. Осуществляя встречную проверку, ревизор сличает первичные документы, учетные данные, платежные документы, выписки банка, имеющиеся в делах ревизуемой организации, с соответствующими документами и данными, находящимися в тех организациях, учреждениях банках, от которых получены или которым переданы денежные средств, материальные ценности, документы.

4.12. При необходимости проведения встречных проверок в учреждениях и организациях, расположенных в других городах, районах и регионах страны, руководитель контрольно-ревизионной группы (ревизор) обращается по этому вопросу к руководителю организации, назначившему ревизию, который должен обеспечить проведение встречных проверок и направление материалов контрольно-ревизионной группе (ревизору).

4.13. В процессе ревизии разрешается привлекать к проверке соответствующих специалистов (работников) ревизуемой организации и подчиненных ей подразделений. Руководитель контрольно-ревизионной группы (ревизор), исходя из объема работы, определяет, какие вопросы финансово-хозяйственной деятельности подлежат проверке этими работниками. Не допускается привлечение указанных работников для проверки кассовых и банковских операций.

4.14. При установлении фактов нарушения финансовой дисциплины, злоупотреблений должностных лиц ревизор определяет размер причиненного ущерба, причины нарушений должностных и иных лиц, по вине или попустительстве которых совершены нарушения.

4.15. При выявлении нарушений, связанных с хищениями и злоупотреблениями, ревизор перепроверяет документы за весь ранее обревизованный период и в акте ревизии и проверки отражает эти нарушения с указанием, когда, за какой период и кем (должность, фамилия и инициалы) проводилась предыдущая ревизия, а также сумма ущерба.

4.16. По выявленным нарушениям и в других необходимых случаях ревизор получает от должностных и других лиц ревизуемой организации копии или выписки из документов, относящихся к выявленным фактам (счетов, ведомостей, ордеров, писем, приказов и других документов), или справки, составленные на основании имеющихся документов, а также письменные объяснения виновных лиц.

4.17. Ревизор обязан обеспечить такой порядок проведения ревизии, при котором бы исключались случаи внесения каких-либо исправлений или дополнительных записей в учетные регистры, отчетность, приходные и расходные документы, подтверждающие финансово-хозяйственные операции.

4.18. В случаях обнаружения фиктивных документов, совершения подлогов и т.д. изъятие документов производится в установленном законодательством порядке, с оставлением в делах акта и копий или описей изъятых документов.

4.19. В случае запущенности бухгалтерского учета или его отсутствия в ревизуемой организации или на каком-то его объекте ревизор письменно ставит об этом в известность руководителя ревизуемой организации, приостанавливает ревизию, извещает начальника организации, назначившего ревизию, о ее приостановлении. Ревизия продолжается по окончании работ по восстановлению учета.

4.20. В случае отказа работников проверяемых организаций в допуске ревизора, предъявившего предписание на проведение ревизии, проверки, на ревизуемый объект или в предоставлении необходимой информации, а также в случае задержки с предоставлением необходимой информации ревизор обязан оформить акт об отказе в допуске на объект или в представлении информации с указанием даты, времени, места, данных работника (должность, фамилия), допустившего противоправные действия. При необходимости требования ревизора предварительно оформляются письменно и передаются руководителю или иному должностному лицу соответствующей организации.

V. Порядок оформления материалов ревизии

5.1. Результаты ревизии, проверки оформляются актом, который подписывается руководителем контрольно-ревизионной группы (ревизором), руководителем обревизованной организации и начальником ее финансовой службы (главным бухгалтером, бухгалтером) (приложение 3 к Инструкции).

5.2. При наличии возражении по акту или по отдельным его пунктам руководитель и начальник финансовой службы (главный бухгалтер, бухгалтер) представляют в письменном виде объяснения и делают оговорку об этом перед своей подписью. При необходимости ревизор проводит дополнительную проверку фактов, изложенных в объяснениях.

5.3. В случае отказа должностных лиц подписать акт ревизии, проверки ревизор делает в акте специальную запись. При этом обязательно указывается дата, время, обстоятельства получения отказа или период, в течение которого не получен ответ должностных лиц.

5.4. Акт ревизии составляется в двух экземплярах, первый из которых после подписания направляется ревизором в организацию. назначившую ревизию, второй остается в обревизованной организации. В случае необходимости акт составляется в большем количестве экземпляров.

5.5. При передаче материалов ревизии правоохранительным органам в делах контрольно-ревизионного аппарата остаются: копии акта ревизии, объяснений должностных лиц, основных документов, подтверждающих указанные в акте нарушения, документ (письмо) об их передаче соответствующим органам.

5.6. Передаваемые в правоохранительные органы материалы должны содержать суть нарушений со ссылкой на соответствующие законодательные, нормативные и иные правовые документы, и с указанием размера ущерба, и виновных лиц, акт ревизии, подписанный должностными лицами обревизованной организации, с необходимыми приложениями и объяснениями должностных лиц.

5.7. В акте отражаются только проверенные ревизором и документально обоснованные факты. При их изложении должна быть соблюдена объективность, ясность и точность списания со ссылкой по каждому факту на соответствующие нормативные и иные правовые документы, которые нарушены, с указанием конкретных должностных лиц, допустивших нарушения законодательных, ведомственных нормативных и иных правовых актов, виновных в бесхозяйственности, недостачах и хищениях, использовании не по назначению государственных средств, а также размера нанесенного ущерба.

5.8. Не допускается включение в акт фактов из следственных материалов и ссылок на показания должностных лиц, которые они дали следственным органам. Акт не должен содержать оценку (квалификацию) действий должностных и материально ответственных лиц.

5.9. Отражение в акте нарушений, выявленных другой ревизией, рекомендуется лишь в случаях, когда для устранения этих нарушений не было принято должных мер или когда эти нарушения и недостачи носят систематический характер.

5.10. Акт ревизии не следует загромождать отчетными данными и таблицами периодической отчетности без их соответствующего анализа. При изложении фактов нарушений исключается многословность и детальность их описания, выделяется только главное, что характеризует то или иное нарушение. Однородные недостатки и нарушения группируются в соответствующем разделе акта или в приложении к нему.

5.11. Структура акта ревизии устанавливается в зависимости от характера деятельности ревизуемой организации и задания на проведение ревизии; структура акта и его содержание могут быть различными.

5.12. Для оформления результатов проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности составляется промежуточный акт. Факты, изложенные в промежуточных актах, включаются в кратком изложении в акт ревизии со ссылкой на приложения.

5.13. Приложения к акту ревизии, отражающие нарушения, составляются и подписываются ревизором и работниками ревизуемой организации, а приложения и справки информационного характера могут быть составлены и подписаны работниками ревизуемого подразделения.

5.14. По результатам ревизии ревизор за своей подписью подготавливает предложения по устранению выявленных нарушений. Предложения должны быть конкретными, иметь ссылку на действующие нормативные и иные правовые документы и реальные сроки исполнения, увязаны с актом ревизии и разработаны в порядке пунктов акта. Последним дается предложение с указанием срока представления информации (донесения).

Предложения представляются руководителю обревизованной организации одновременного с актом ревизии (приложение 4 к Инструкции).

VI. Реализация материалов ревизии

6.1. Реализация материалов ревизии должна быть начата в ходе проведения ревизии по мере выявления нарушений. Ревизор информирует о них руководителя ревизуемой организации для принятия необходимых мер к их устранению, привлечению к ответственности виновных лиц и возмещению причиненного материального ущерба. При их устранении в акте ревизии делается соответствующая запись.

6.2. В случае, когда имеются основания для привлечения виновных лиц к уголовной ответственности, материалы ревизии передаются в установленном порядке в правоохранительные органы. Одновременно руководителем ревизуемой организации решается вопрос об отстранении от работы виновных должностных и материально ответственных лиц, а также принимаются меры к предъявлению к виновным лицам гражданских исков о возмещении причиненного ущерба.

6.3. Результаты ревизии рассматриваются на оперативном совещании ревизуемой организации. Руководитель обревизованной организации по результатам ревизии принимает соответствующее решение, утверждает план мероприятий по устранению выявленных нарушений, улучшению финансово-хозяйственной деятельности организации.

6.4. Руководитель организации, назначивший ревизию, не позднее 14-дневного срока при получении акта ревизии рассматривает материалы ревизии, подтверждает предложения по акту ревизии или при необходимости вносит в них соответствующие коррективы, о чем сообщается руководителю обревизованной организации.

6.5. Руководитель обревизованной организации в установленный срок предоставляет информацию (донесение) о выполнении предложений и указаний по акту ревизии, а также о результатах проведенных ими мероприятий по устранению выявленных ревизией нарушений в орган, назначивший ревизию. Донесение подписывает руководитель, обревизованной организации либо лицо, на то уполномоченное и начальник финансовой службы (главный бухгалтер, бухгалтер).

6.6. Контрольно-ревизионные аппараты осуществляют контроль за своевременным и полным выполнением предложений и указаний.

------------------------------

* Под судами подразумеваются верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, районные суды;

под системой Судебного департамента подразумеваемся - Судебный департамент, а также - его органы и учреждения.

** Ревизорами в дальнейшем именуются штатные специалисты контрольно-ревизионных аппаратов и другие лица, привлекаемые для проведения ревизий, проверок и надлежащим образом на это уполномоченные.

*** Под контрольно-ревизионным аппаратом подразумевается Контрольно-ревизионное управление, группа и другие специалисты, в обязанности которых входит организация и проведение ревизий финансово-хозяйственной деятельности.