Распоряжение Правительства Республики Башкортостан от 18 июля 2014 г. N 737-р Об утверждении инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Республики Башкортостан (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Правительства Республики Башкортостан
от 18 июля 2014 г. N 737-р

С изменениями и дополнениями от:

22 мая, 29 декабря 2015 г.

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Аппарате Правительства Республики Башкортостан.

2. Республиканским органам исполнительной власти в срок до 1 октября 2014 года разработать или актуализировать аналогичные правовые акты с учетом положений Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Республики Башкортостан.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение Правительства Республики Башкортостан от 12 октября 2004 года N 908-р;

распоряжение Правительства Республики Башкортостан от 12 октября 2005 года N 927-р;

распоряжение Правительства Республики Башкортостан от 1 марта 2007 года N 178-р;

распоряжение Правительства Республики Башкортостан от 23 сентября 2009 года N 1005-р.

Первый заместитель Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан

Р.С. Нугуманов

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Республики Башкортостан от 22 мая 2015 г. N 524-р в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в Аппарате Правительства Республики Башкортостан
(утв. распоряжением Правительства Республики Башкортостан
от 18 июля 2014 г. N 737-р)

С изменениями и дополнениями от:

22 мая, 29 декабря 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Аппарате Правительства Республики Башкортостан (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности Аппарата Правительства Республики Башкортостан (далее - Аппарат Правительства), совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы Аппарата Правительства в обеспечении деятельности Правительства Республики Башкортостан.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Башкортостан в сфере информации, документации и архивного дела, а также Регламентом Правительства Республики Башкортостан, Положением об Аппарате Правительства Республики Башкортостан и методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству.

1.3. Инструкция утверждается распоряжением Правительства Республики Башкортостан после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления по делам архивов Республики Башкортостан. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением законодательства, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части Архивного фонда Республики Башкортостан.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.5. Порядок работы в системе электронного документооборота (далее - СЭД) определяется настоящей Инструкцией и соответствующим регламентом. Применение СЭД обязательно при работе с документами во всех департаментах и отделах Аппарата Правительства.

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми заместителем Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан - Руководителем Аппарата Правительства (далее - Руководитель Аппарата Правительства).

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Аппарате Правительства осуществляет общий отдел Аппарата Правительства (далее - общий отдел), на который возложены функции по документационному обеспечению управления.

1.9. Сопровождение программного и информационного обеспечения СЭД в процессе ее эксплуатации осуществляет Управление делами Главы Республики Башкортостан.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, в том числе за прохождение и исполнение документов, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в департаментах и отделах Аппарата Правительства возлагается на директоров департаментов и заведующих отделами.

1.11. Непосредственное ведение делопроизводства в отделах Аппарата Правительства осуществляется заведующими отделами, специалистами отделов, в чьи должностные регламенты включаются делопроизводственные обязанности.

На заведующих отделами и указанных специалистов отделов возлагаются следующие основные функции:

передача незарегистрированных документов в сектор делопроизводства общего отдела (далее - сектор делопроизводства) или в отдел по работе с обращениями граждан Аппарата Правительства (далее - отдел по работе с обращениями граждан) на регистрацию в СЭД;

объединение документов, касающихся одного вопроса, согласно имеющимся ссылкам на предыдущие документы (связка документов) в электронных карточках;

подготовка проектов резолюций (поручений) к полученным документам;

передача (переадресация) документов на рассмотрение директору департамента, заместителю Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан (далее - заместитель Премьер-министра Правительства) (в соответствии с распределением обязанностей), а также передача этих документов в другие департаменты и отделы Аппарата Правительства с выполнением переадресации в СЭД;

подготовка ответов после получения резолюций (поручений) заместителя Премьер-министра Правительства по рассмотренным документам;

проверка правильности оформления документов и передача их на регистрацию и отправку адресатам в сектор делопроизводства или в отдел по работе с обращениями граждан;

контроль за прохождением, сроками исполнения документов, своевременным и правильным списанием в дела исполненных документов;

подготовка номенклатуры дел отдела;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и использования, подготовка и передача дел на архивное хранение.

1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя Аппарата Правительства.

1.13. Сотрудники отделов Аппарата Правительства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации, Республики Башкортостан ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения или перемещения по службе сотрудники Аппарата Правительства обязаны передавать все находящиеся у них документы другим сотрудникам по указанию их непосредственного руководителя (при увольнении или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).

2. Основные понятия, используемые в Инструкции

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;

архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в СЭД;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение, учет и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в органе или организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

единица учета электронных документов - электронный документ, зарегистрированный в информационной системе органа или организации и включенный в состав электронного дела;

единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

единица хранения электронных документов - контейнер электронного документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

информационная система архива органа или организации - информационная система, обеспечивающая хранение архивных электронных документов и управление ими;

конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

контейнер электронного документа - упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;

контрольная сумма (контейнера электронного документа) - значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении(1);

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и обеспечивающие управление ими в информационной системе;

миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением их аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в органе или организации, с указанием сроков хранения;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в орган или организацию и созданных им (ею) за определенный период;

официальный документ - документ, созданный органом или организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

проект документа - текст документа до его подписания или утверждения;

регистрационная электронная карточка (далее - РЭК) документа - электронная форма, предназначенная для внесения сведений о документе в базу данных СЭД;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

СЭД - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

унифицированная форма документа - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

физически обособленный материальный носитель - материальный носитель, предназначенный для записи, хранения вне информационной системы и воспроизведения информации в цифровой форме;

фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд;

формат архивного хранения электронного документа - формат, установленный нормативным правовым актом и предназначенный для длительного и постоянного хранения электронных документов;

формирование дела - группировка и систематизация исполненных документов внутри дела в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Республики Башкортостан;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

электронный архив - совокупность находящихся на архивном хранении электронных образов документов, электронных документов, а также электронных карточек;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с применением СЭД;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

(1) Контрольная сумма является хеш-функцией, применяемой для вычисления контрольного кода, используемого для подтверждения целостности данных, а также для быстрого сравнения двух наборов данных на неэквивалентность, в том числе для определения наличия компьютерных вирусов.

3. Создание документов в Аппарате Правительства

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Аппарате Правительства (далее - документы), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое, 10 мм - правое, по 25 мм - верхнее и нижнее.

3.1.3. В Аппарате Правительства используются следующие виды бланков:

"Постановление Правительства Республики Башкортостан";

"Распоряжение Правительства Республики Башкортостан";

"Правительство Республики Башкортостан" (бланк письма);

"Аппарат Правительства Республики Башкортостан" (бланк письма);

"Приказ Аппарата Правительства Республики Башкортостан";

"Правительственная телеграмма".

Образцы бланков документов, используемых в Аппарате Правительства, приведены в приложениях N 1-6 к настоящей Инструкции.

3.1.4. Для бланков "Постановление Правительства Республики Башкортостан" и "Распоряжение Правительства Республики Башкортостан" устанавливается следующий состав реквизитов:

Государственный герб Республики Башкортостан;

наименование органа исполнительной власти - Правительство Республики Башкортостан;

место составления (издания) документа;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.5. Для бланков писем Правительства Республики Башкортостан и Аппарата Правительства устанавливается следующий состав реквизитов:

Государственный герб Республики Башкортостан;

наименование органа исполнительной власти - Правительство Республики Башкортостан или государственного органа - Аппарат Правительства Республики Башкортостан;

справочные данные о республиканском органе исполнительной власти - Правительстве Республики Башкортостан или о государственном органе - об Аппарате Правительства (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3.1.6. Для бланка "Приказ Аппарата Правительства Республики Башкортостан" устанавливается следующий состав реквизитов:

Государственный герб Республики Башкортостан;

наименование государственного органа - Аппарат Правительства Республики Башкортостан;

справочные данные о государственном органе - об Аппарате Правительства (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.7. Бланк "Правительственная телеграмма" имеет состав реквизитов, утвержденный Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

3.1.8. Бланки Правительства Республики Башкортостан и Аппарата Правительства оформляются на государственных языках Республики Башкортостан в соответствии с законодательством Республики Башкортостан. Наименование органа исполнительной власти - Правительство Республики Башкортостан и государственного органа - Аппарат Правительства Республики Башкортостан на башкирском языке располагают слева от наименования органа на русском языке.

3.1.9. В Аппарате Правительства применяются гербовые бланки с воспроизведением Государственного герба Республики Башкортостан. Они изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Аппарата Правительства.

3.1.10. Изготовление бланков с изображением Государственного герба Республики Башкортостан средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Допускается тиражирование предназначенных для рассылки нормативных правовых актов и распорядительных документов на гербовом бланке при условии заверения копии документа печатью сектора регистрации правовых актов общего отдела.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые в Аппарате Правительства, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Порядок оформления реквизитов изложен в Правилах оформления реквизитов документов (далее - Правила) (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

3.2.3. Правилами установлен следующий состав реквизитов документов:

а) Государственный герб Республики Башкортостан;

б) наименование органа исполнительной власти - Правительство Республики Башкортостан или государственного органа - Аппарат Правительства Республики Башкортостан на государственных языках Республики Башкортостан;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти или о государственном органе (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, электронной почты и другие сведения);

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о постановке на контроль документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

3.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.5. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Особый контроль", "Подлежит возврату" и другие.

3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Башкортостан

3.3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Башкортостан производятся в соответствии с Регламентом Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан (далее - Государственное Собрание), Регламентом Правительства Республики Башкортостан и настоящей Инструкцией.

3.3.2. Законопроектная деятельность Правительства Республики Башкортостан (далее - Правительство) заключается в подготовке, рассмотрении и внесении в Государственное Собрание проектов законов Республики Башкортостан и постановлений Государственного Собрания, а также в участии в законопроектной деятельности Главы Республики Башкортостан, Государственного Собрания, органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации путем дачи заключений, замечаний и предложений.

3.3.3. Законопроектная деятельность Правительства осуществляется согласно утверждаемым им квартальным планам и иным актам Правительства, предусматривающим разработку законопроектов (далее - планы законопроектной деятельности).

3.3.4. Планы законопроектной деятельности формируются Правительством на основе предложений соответствующих органов и организаций.

Правительство при подготовке планов законопроектной деятельности учитывает планы (проекты планов) законопроектной деятельности Администрации Главы Республики Башкортостан, Государственного Собрания. Правительство рассматривает в установленном порядке предложения Государственного Собрания по подготовке законопроектов и координирует с ним свою законопроектную деятельность.

3.3.5. Рассмотрение внесенных в Правительство предложений республиканских органов исполнительной власти о разработке законопроектов организуется Аппаратом Правительства.

3.3.6. Предложения по планам законопроектной деятельности должны содержать:

рабочее наименование законопроекта;

обоснование необходимости принятия закона;

концепцию законопроекта, включающую в себя его общую характеристику и основные положения;

наименование республиканского органа исполнительной власти - основного исполнителя законопроекта и перечень соисполнителей;

срок представления законопроекта в Правительство;

ориентировочный срок внесения законопроекта в Государственное Собрание.

3.3.7. План законопроектной деятельности Правительства утверждается в составе квартального плана работы Правительства.

3.3.8. Правительство информирует Главу Республики Башкортостан о своей законопроектной деятельности, а также о ходе исполнения Правительством поручений Главы Республики Башкортостан, Правительства по подготовке законопроектов.

3.3.9. Правительство, реализуя право законодательной инициативы, рассматривает и вносит в Государственное Собрание законопроекты и проекты постановлений Государственного Собрания, участвует в законопроектной деятельности Государственного Собрания.

3.3.10. Планами законопроектной деятельности и иными актами Правительства предусматриваются поручения республиканским органам исполнительной власти по разработке законопроектов. При этом определяются орган исполнительной власти Республики Башкортостан - основной исполнитель законопроекта, состав соисполнителей и срок представления документов.

Ход исполнения соответствующих поручений контролируется Аппаратом Правительства.

Для организации разработки законопроекта комплексного межотраслевого характера, требующего привлечения большого количества заинтересованных органов и организаций, по предложению основного исполнителя законопроекта могут быть образованы комиссии, составы которых утверждаются Правительством.

3.3.11. Органы исполнительной власти Республики Башкортостан, не обладая правом законодательной инициативы, участвуют в законопроектной деятельности Правительства и в связи с этим:

осуществляют мониторинг законодательства Российской Федерации и Республики Башкортостан;

в соответствии с планами законопроектной деятельности выполняют поручения по разработке законопроектов, обеспечивают их обоснование, проработку и согласование с заинтересованными органами исполнительной власти Республики Башкортостан;

рассматривают в 10-дневный срок поступившие к ним на согласование законопроекты и представляют по ним заключения;

осуществляют сбор и обобщение предложений организаций и граждан по развитию и совершенствованию законодательства и практике его применения в соответствующих отраслях экономики, сферах государственной и общественной жизни.

3.3.12. Согласованный законопроект представляется в Аппарат Правительства с приложением документов, предусмотренных статьей 76 Регламента Государственного Собрания, а также копий законопроекта и документов на магнитном носителе.

3.3.13. Законопроект, подготовленный республиканским органом исполнительной власти, направляется в Правительство с сопроводительным письмом за подписью руководителя республиканского органа исполнительной власти или лица, его замещающего, и должен быть согласован с заинтересованными органами исполнительной власти и организациями. Согласование визируется руководителем органа исполнительной власти Республики Башкортостан, организации или уполномоченным им заместителем.

3.3.14. Не допускается представление органами исполнительной власти Республики Башкортостан законопроектов в Государственное Собрание, минуя Правительство, и передача подготовленных ими законопроектов иным субъектам права законодательной инициативы.

3.3.15. Отдел Аппарата Правительства, которому поручены контроль и дальнейшая работа с внесенным в Правительство законопроектом, осуществляет обобщение и анализ материалов по законопроекту, запрашивая при необходимости дополнительные материалы у разработчика законопроекта, иных органов и организаций, проводит экспертизу законопроекта, обеспечивает его согласование с отделом Аппарата Правительства, осуществляющим правовое сопровождение законопроектной деятельности Правительства, и редакционную правку.

3.3.16. Решения о внесении проектов законов Республики Башкортостан в Государственное Собрание, предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств бюджета Республики Башкортостан и не предусмотренные законом Республики Башкортостан о бюджете Республики Башкортостан на соответствующий год, принимаются исключительно на заседаниях Правительства.

3.3.17. Законопроект вносится Правительством в Государственное Собрание в порядке, установленном Регламентом Государственного Собрания.

В соответствии со статьей 76 Регламента Государственного Собрания вместе с текстом законопроекта в Государственное Собрание представляются следующие документы:

а) обоснование необходимости принятия законопроекта, содержащее предмет законодательного регулирования и изложение концепции предлагаемого проекта;

б) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;

в) перечень законов и иных нормативных правовых актов, признания утратившими силу, изменения и дополнения которых потребует принятие данного закона;

г) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона;

д) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта закона, реализация которого потребует материальных затрат);

е) документы и материалы, представление которых требуется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, в частности:

документы и материалы, предусмотренные Законом Республики Башкортостан "О бюджетном процессе в Республике Башкортостан" (в случае внесения проекта закона о бюджете Республики Башкортостан на очередной финансовый год);

документы и материалы в соответствии с законодательством о местном самоуправлении (в случае внесения проекта, предусматривающего установление, изменение границ муниципального образования, преобразование муниципального образования);

документы и материалы, предусмотренные Законом Республики Башкортостан "Об административно-территориальном устройстве Республики Башкортостан" (в случае внесения проекта, содержащего положения о внесении изменений в административно-территориальное устройство Республики Башкортостан);

документы и материалы, предусмотренные нормативным правовым актом Республики Башкортостан, устанавливающим порядок проведения оценки регулирующего воздействия (в случае внесения проекта, затрагивающего вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности).

Для внесения проектов постановлений Государственного Собрания в Государственное Собрание вместе с текстом проекта необходимо представить документы в соответствии с законодательством и обоснование необходимости их принятия. Для внесения проектов постановлений Государственного Собрания ненормативного характера представление обоснования необходимости его принятия не требуется.

Копии текстов законопроекта и прилагаемых к нему материалов должны быть представлены на магнитном носителе.

К указанным документам прилагается распоряжение Правительства о внесении в Государственное Собрание законопроекта и назначении официального представителя Правительства в Государственном Собрании.

Официальным представителем Правительства в Государственном Собрании назначается, как правило, заместитель Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), руководитель органа исполнительной власти Республики Башкортостан, к сфере ведения которого относится законопроект.

3.3.18. В соответствии со статьей 77 Регламента Государственного Собрания непосредственно в текст вносимого в Государственное Собрание законопроекта должны быть включены следующие положения:

о сроках и порядке вступления закона в силу;

о признании утратившими силу или о приостановлении действия ранее принятых законов и других нормативных правовых актов или отдельных их положений в связи с принятием данного закона.

В текст проекта постановления Государственного Собрания включается пункт о сроках вступления постановления в силу.

3.3.19. Если в законодательный акт вносятся изменения или законодательный акт признается утратившим силу, то обязательно указывается источник его официального опубликования.

3.3.20. Заключения, замечания и предложения Правительства по рассматриваемым Государственным Собранием законопроектам направляются в Государственное Собрание в виде писем не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления законопроекта либо в случаях, когда в постановлении Государственного Собрания о принятии законопроекта в первом чтении установлен иной срок представления поправок, - не позднее указанного срока.

3.3.21. Законопроекты о введении или об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств Республики Башкортостан, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет средств бюджета Республики Башкортостан, рассматриваются Государственным Собранием по представлению Главы Республики Башкортостан либо при наличии заключения Главы Республики Башкортостан, представляемого в Государственное Собрание в течение одного месяца.

Проект заключения Главы Республики Башкортостан, подготовленный республиканским органом исполнительной власти - основным исполнителем законопроекта, должен быть согласован им с Министерством финансов Республики Башкортостан.

3.3.22. Правительство в месячный срок разрабатывает подзаконные акты к принятым законам, если иные сроки не установлены Государственным Собранием.

3.3.23. Законопроект, подготавливаемый для внесения Правительством в Государственное Собрание в порядке законодательной инициативы, и материалы к нему печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 через 1,5 междустрочного интервала. Поля должны иметь следующие параметры: левое - 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка:

Проект (пропуск строки) Вносится Правительством Республики Башкортостан

Пометка печатается в 4 строки (с учетом одной пропущенной) через 1 междустрочный интервал и выравнивается по левой границе.

3.3.24. Юридико-техническое оформление законопроектов осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Государственным Собранием.

3.4. Подготовка проектов актов Главы Республики Башкортостан

3.4.1. Подготовка и оформление проектов актов - указов и распоряжений (далее - акты) Главы Республики Башкортостан производятся в соответствии с порядком, устанавливаемым Администрацией Главы Республики Башкортостан (далее - Администрация Главы), и с настоящей Инструкцией.

3.4.2. Проекты актов Главы Республики Башкортостан вносятся с сопроводительным письмом за подписью Руководителя Аппарата Правительства, содержащим краткое изложение существа вопроса и необходимые обоснования. К письму могут прилагаться справочные и аналитические материалы.

3.4.3. Проекты актов Главы Республики Башкортостан по кадровым вопросам, вносимые Правительством, готовятся отделом кадрового обеспечения Аппарата Правительства (далее - отдел кадрового обеспечения).

3.4.4. Проекты актов Главы Республики Башкортостан в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.4.5. Процессы создания, согласования и подписания проектов актов Главы Республики Башкортостан происходят с использованием только бумажного носителя.

Согласование проектов актов Главы Республики Башкортостан оформляется визой, включающей должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования. Визы оформляются отдельно на листе согласования (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту акта Главы Республики Башкортостан излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Главы Республики Башкортостан были внесены изменения принципиального характера, то проект подлежит повторным согласованию и визированию.

Повторные согласование и визирование не требуются, если при доработке в проект документа были внесены уточнения, не изменившие его сути.

3.4.6. Проекты актов Главы Республики Башкортостан визируются:

заместителями Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей);

руководителями республиканских органов исполнительной власти или лицами, исполняющими их обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются поручения;

руководителями других заинтересованных республиканских органов исполнительной власти;

исполнителем проекта акта Главы Республики Башкортостан в Аппарате Правительства, директором департамента и заведующими соответствующими отделами Аппарата Правительства, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектом вопросы;

юристом отдела правовой и антикоррупционной экспертизы Аппарата Правительства (далее - отдел правовой и антикоррупционной экспертизы);

редактором сектора лингвистической экспертизы общего отдела Аппарата Правительства (далее - сектор лингвистической экспертизы).

3.4.7. Проекты актов Главы Республики Башкортостан, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в государственной собственности Республики Башкортостан, подлежат обязательному согласованию с Министерством земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан.

3.4.8. Проекты актов Главы Республики Башкортостан, предусматривающие принятие актов Правительства, вносятся с приложением их проектов.

3.4.9. Проекты актов Главы Республики Башкортостан печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 междустрочного интервала (оставляются поля: на левой стороне - 30 мм, сверху и снизу листа - 25 мм, на правой стороне листа - 10 мм).

Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" и знаков препинания.

3.4.10. Проекты актов Главы Республики Башкортостан имеют следующие реквизиты:

наименование вида акта Главы Республики Башкортостан;

заголовок;

текст;

подпись;

место издания;

дата;

идентификатор документа.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа полужирным шрифтом с прописной буквы. Заголовок отвечает на вопросы: "О ком?", "О чем?", точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 междустрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "указ", "распоряжение". В распоряжениях Главы Республики Башкортостан заголовок может отсутствовать.

Текст акта Главы Республики Башкортостан отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами и печатается через 1,5 междустрочного интервала (2).

Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу - и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Главы Республики Башкортостан завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами.

Пункты в тексте актов Главы Республики Башкортостан нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются дополнительными арабскими цифрами (например, 1.2) или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (например, а)...).

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые акты Главы Республики Башкортостан, должны соответствовать структуре основных актов.

При наличии приложений к акту Главы Республики Башкортостан в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами и состоит из слов "Глава Республики Башкортостан", инициала имени и фамилии Главы Республики Башкортостан.

Слова "Глава" и "Республики Башкортостан" печатаются в две строки через 1 междустрочный интервал. На первой строке с абзацного отступа печатается слово "Глава", на второй строке от границы левого поля - слова "Республики Башкортостан". Инициал имени и фамилия Главы Республики Башкортостан печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом и печатается в одну строку от границы левого поля: Уфа, Дом Республики.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом, отделяется от реквизита "Место издания" 1 междустрочным интервалом и печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" 1 междустрочным интервалом и печатается от левой границы текстового поля.

Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в правом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 8 и включает имя файла, дату и место создания документа.

Приложения к актам Главы Республики Башкортостан оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании текстов приложений идентичны размерам, шрифтам и междустрочным интервалам, применяемым при печатании текстов актов Главы Республики Башкортостан.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте акта Главы Республики Башкортостан дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", через 1 междустрочный интервал дается ссылка на соответствующий акт Главы Республики Башкортостан, его дату и номер. Все составные части форматируются по левому краю и печатаются через 1 междустрочный интервал. Длина строки должна не превышать 8 см и ограничиваться правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

Приложение N 1 к Указу Главы Республики Башкортостан от "__" ____________ 201_ года N УП-_____

При наличии в тексте акта Главы Республики Башкортостан формулировки "утвердить", относящейся к прилагаемым положению, составу комиссии, перечню мероприятий и т. д., на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "утвержден" со ссылкой на соответствующий акт Главы Республики Башкортостан, его дату и номер. Например:

Утвержден Указом Главы Республики Башкортостан от "__" ___________ 201_ года N УП-_____

Слово "утвержден" согласуется с первым словом наименования приложения, например: "Утверждено" (положение), "Утверждена" (программа), "Утверждены" (мероприятия).

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами обычным шрифтом, например: ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т. д.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта Главы Республики Башкортостан 3 междустрочными интервалами, от текста самого приложения - 2 междустрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом через 1 междустрочный интервал, с пропуском строк над и под заголовком.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 междустрочный интервал шрифтом Times New Roman размером N 10 в конце каждой страницы под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, главы, пункты и подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.2).

Номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта акта Главы Республики Башкортостан в нижней его части или оформляются отдельно на листе согласования.

На приложении к акту Главы Республики Башкортостан визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.

(2) Допускается уменьшение или увеличение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста акта Главы Республики Башкортостан на одной странице.

3.5. Подготовка и оформление проектов актов Правительства

3.5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений или иных решений Правительства производятся в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством, и настоящей Инструкцией.

Процессы создания, согласования и подписания проектов постановлений, распоряжений и иных решений Правительства происходят с использованием только бумажного носителя.

3.5.2. Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства. Акты по оперативным и текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства.

Правительство в пределах полномочий заключает договоры (соглашения), принимает иные решения (далее - иные решения Правительства).

3.5.3. Право внесения в Правительство проектов постановлений и распоряжений Правительства имеют члены Правительства, руководители государственных органов Республики Башкортостан, главы администраций муниципальных районов и городских округов Республики Башкортостан.

Руководители общественных объединений, региональных отделений политических партий в Республике Башкортостан вносят проекты постановлений и распоряжений Правительства через органы и лица, которые указаны в абзаце первом настоящего пункта.

3.5.4. Проекты постановлений, распоряжений Правительства или иных решений Правительства готовятся:

в соответствии с квартальным планом работы Правительства;

во исполнение или в соответствии с поручениями Главы Республики Башкортостан, Правительства;

по результатам рассмотрения актов прокурорского реагирования;

по инициативе департаментов и отделов Аппарата Правительства, а также лиц и органов, указанных в пункте 3.5.3 настоящей Инструкции.

Акты прокурорского реагирования, направленные Правительством на исполнение в органы исполнительной власти Республики Башкортостан, рассматриваются:

в течение 5 дней - протесты, требования;

в течение 20 дней - представления.

Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства по результатам рассмотрения актов прокурорского реагирования подготавливаются ответственными исполнителями в течение 5 дней.

3.5.5. Предложения о принятии решений Правительства, поступающие от граждан и организаций, направляются Аппаратом Правительства для предварительного рассмотрения в органы исполнительной власти Республики Башкортостан.

3.5.6. При внесении в Правительство предложений, требующих принятия закона Республики Башкортостан, решения Главы Республики Башкортостан или Правительства, одновременно должны представляться проекты соответствующих актов и необходимые документы к ним, предусмотренные настоящей Инструкцией, Регламентом Государственного Собрания, а также документами, регламентирующими деятельность Администрации Главы.

3.5.7. Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства вносятся в Правительство с приложением следующих документов:

пояснительной записки с приложением, в которых указываются основания и обоснование необходимости принятия, цели, задачи, краткая характеристика проекта, прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений;

справки согласования с визами руководителей органов и организаций, указанных в пунктах 3.5.12 и 3.5.13 настоящей Инструкции;

материалов, необходимых для всесторонней оценки социально-экономических, правовых, коррупционных, общественно-политических и иных рисков;

финансово-экономического обоснования (в случае внесения проекта, реализация которого потребует расходов, покрываемых за счет средств бюджета Республики Башкортостан, или изменения финансовых обязательств Республики Башкортостан);

заключения об оценке регулирующего воздействия (в случае, если проекты постановлений, распоряжений и иных решений Правительства затрагивают отношения в области организации и осуществления регионального государственного контроля (надзора), предпринимательской и инвестиционной деятельности, регионального налогового законодательства).

В случае, если подготавливаемые проекты постановлений, распоряжений и иных решений Правительства влекут за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.

Если проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства содержат поручения, то должны быть указаны сроки их исполнения.

3.5.8. Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются руководителями органов, указанных в абзаце первом пункта 3.5.3 настоящей Инструкции (в отсутствие этих руководителей - их уполномоченными заместителями, ответственными за разработку проектов актов).

Если проект постановления, распоряжения или иных решений Правительства предусматривает внесение изменений в действующий акт, то к проекту прилагаются наглядные материалы вносимых изменений.

Копии документов, прилагаемые к проекту постановления, распоряжения или иных решений Правительства, должны быть заверены в установленном порядке.

3.5.9. Ответственный исполнитель, который вносит в Правительство проект постановления, распоряжения или иных решений Правительства, отвечает за качество подготовки этого проекта. Если он представлен во исполнение поручений Главы Республики Башкортостан, Правительства, заместителей Премьер-министра Правительства, по результатам рассмотрения актов прокурорского реагирования либо в соответствии с квартальным планом работы Правительства, исполнитель помимо прочего несет ответственность за подготовку данного проекта в установленные сроки.

3.5.10. В проектах постановлений Правительства употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений могут употребляться сокращенные официальные наименования этих органов и организаций.

3.5.11. Постановления Правительства должны иметь заголовки, в краткой форме отражающие их содержания.

Распоряжения Правительства заголовков, как правило, не имеют.

3.5.12. Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства до их внесения в Правительство подлежат обязательному согласованию с заинтересованными должностными лицами, государственными органами, органами местного самоуправления Республики Башкортостан, а при необходимости - с государственными и иными организациями (далее - заинтересованные лица). Заинтересованные лица, с которыми надлежит согласовать проект постановления, распоряжения или иного решения Правительства, определяются исполнителями в зависимости от содержания проекта и его соотношения с вопросами ведения заинтересованных лиц.

Необходимость дополнительного согласования проекта постановления, распоряжения или иного решения Правительства определяется Руководителем Аппарата Правительства в зависимости от содержания проекта и его соотношения с вопросами ведения заинтересованных лиц.

Проекты постановлений Правительства подлежат согласованию с одним из заместителей Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

До согласования с указанными органами и должностными лицами проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства подлежат предварительному рассмотрению департаментами и отделами Аппарата Правительства:

курирующими работу в данной сфере - по существу проекта; осуществляющими правовую экспертизу - по составу лиц и органов, с которыми надлежит согласовать проект.

Состав лиц, органов и организаций, с которыми надлежит согласовать проект постановления, распоряжения или иных решений Правительства, определяется в зависимости от содержания проекта и его соотношения с вопросами ведения органов и организаций.

В случае, если проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства регулируют отношения в области организации и осуществления регионального государственного контроля (надзора), предпринимательской и инвестиционной деятельности, регионального налогового законодательства, такие проекты направляются в Министерство экономического развития Республики Башкортостан для проведения в 20-дневный срок оценки регулирующего воздействия в порядке, утверждаемом данным министерством.

3.5.13. Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства, реализация которых потребует расходов, покрываемых за счет средств бюджета Республики Башкортостан, или изменения финансовых обязательств Республики Башкортостан, либо затрагивающие права и обязанности участников бюджетного процесса, подлежат согласованию с Министерством финансов Республики Башкортостан.

Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства в сфере труда подлежат направлению на рассмотрение Республиканской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Заключение об этом дает Министерство труда и социальной защиты населения Республики Башкортостан.

По решению Правительства проект постановления Правительства направляется на заключение в Общественную палату Республики Башкортостан, при этом устанавливается срок, до которого необходимо дать заключение.

3.5.14. Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства, поступившие на согласование, визируются руководителями заинтересованных органов и организаций (в отсутствие этих руководителей - их уполномоченными заместителями), которые обязаны в срок, установленный исполнителем (если срок не установлен, в течение 3 рабочих дней), согласовать, завизировав поступившие проекты актов (копии проектов актов), или завизировать их с замечаниями.

При наличии замечаний и предложений со стороны согласующего исполнитель проекта вносит в текст проекта соответствующие поправки и согласовывает его повторно. При невозможности принятия поправок исполнитель проекта письменно мотивирует свое несогласие.

3.5.15. При наличии разногласий по проектам постановлений, распоряжений или иных решений Правительства лицо, по инициативе которого вносится проект, должно обеспечить его обсуждение с заинтересованными лицами в целях поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, проект направляется в Правительство лицом, по инициативе которого вносится проект, с приложением к нему протокола согласительных мероприятий, перечня мотивированных разногласий и подлинников замечаний, подписанных руководителями соответствующих органов и организаций (в отсутствие этих руководителей - их уполномоченными заместителями).

3.5.16. Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства, внесенные с нарушением требований настоящей Инструкции, подлежат возврату Аппаратом Правительства для устранения выявленных нарушений.

3.5.17. Подготовка проектов постановлений, распоряжений или иных решений Правительства осуществляется в срок до 30 дней.

Указанный срок продлевается на срок до 30 дней Руководителем Аппарата Правительства при наличии со стороны лица, по инициативе которого вносился проект, мотивированного обоснования невозможности его принятия в установленный срок.

Повторное продление срока подготовки проектов постановлений, распоряжений или иных решений Правительства осуществляется Главой Республики Башкортостан при наличии оснований, указанных в абзаце втором настоящего пункта.

3.5.18. Подготовка к рассмотрению внесенных в Правительство проектов постановлений, распоряжений или иных решений Правительства осуществляется Аппаратом Правительства и исполнителями проектов.

3.5.19. Зарегистрированные сектором делопроизводства и согласованные со всеми заинтересованными лицами проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства подлежат согласованию, правовой, антикоррупционной и лингвистической экспертизам в Аппарате Правительства.

3.5.20. Если в процессе экспертизы проекта выявляется необходимость внесения в него существенных изменений, в соответствии с пунктом 3.5.16 настоящей Инструкции проект подлежит возврату для доработки и повторного согласования с заинтересованными лицами.

3.5.21. В случае выявления коррупциогенных факторов при проведении антикоррупционной экспертизы в заключении должны отражаться ее результаты.

3.5.22. Неурегулированные разногласия по проекту постановления, распоряжения или иных решений Правительства рассматриваются заместителями Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) с принятием следующего решения:

о направлении проекта исполнителю на доработку;

о рассмотрении на заседании Правительства (Президиума Правительства) проекта с разногласиями (при этом к проекту прикладываются справка с изложением имеющихся возражений и иные документы);

иного решения.

3.5.23. Проекты постановлений Правительства подлежат согласованию с Администрацией Главы и визируются ее Руководителем.

3.5.24. Проекты постановлений Правительства, а также проекты договоров (соглашений) направляются Руководителем Аппарата Правительства на согласование Руководителю Администрации Главы.

3.5.25. Проекты постановлений, распоряжений или иных решений Правительства, согласованные со всеми заинтересованными лицами, прошедшие правовую, антикоррупционную и лингвистическую экспертизы и согласованные в Аппарате Правительства, передаются Руководителю Аппарата Правительства для доклада Главе Республики Башкортостан.

3.5.26. Подготовленный в установленном порядке проект постановления Правительства в случае необходимости оперативного его рассмотрения и принятия при согласии всех членов Президиума Правительства подписывается путем опроса без обсуждения на заседании Президиума Правительства.

3.5.27. Руководитель Аппарата Правительства после подписания Главой Республики Башкортостан постановления или распоряжения Правительства подтверждает своей визой подлинность документа и организует его выпуск. При выявлении обстоятельств, препятствующих выпуску документа, Руководитель Аппарата Правительства докладывает о них Главе Республики Башкортостан и действует в соответствии с принятым им решением.

3.5.28. Постановления и распоряжения Правительства после их подписания передаются в сектор регистрации правовых актов, где им присваивают номер, указывают дату подписания, готовят их ксерокопии и в 2-дневный срок рассылают заинтересованным органам и организациям. Рассылка осуществляется в отношении постановлений и распоряжений Правительства, не подлежащих официальному размещению (опубликованию).

3.5.29. Постановления и распоряжения Правительства подлежат официальному размещению (опубликованию) в установленном порядке, кроме постановлений и распоряжений, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

3.5.30. Поступающие на согласование в Правительство проекты актов Главы Республики Башкортостан, согласованные в установленном порядке с заинтересованными лицами, подлежат рассмотрению в 10-дневный срок со дня их поступления в Правительство в порядке, установленном настоящей Инструкцией для рассмотрения проектов постановлений, распоряжений или иных решений Правительства.

3.5.31. Согласование проектов постановлений и распоряжений Правительства оформляется отдельно на справке о согласовании проекта (приложение N 9 к настоящей Инструкции).

Согласование проекта договора (соглашения) Правительства оформляется визой, включающей должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

3.5.32. Проекты постановлений, распоряжений и иных решений Правительства печатаются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 15 через 1 междустрочный интервал согласно приложениям N 10 и N 11 к настоящей Инструкции.

Бланк установленной формы содержит Государственный герб Республики Башкортостан, наименование органа, издавшего документ, - Правительство Республики Башкортостан и вид акта - постановление Правительства Республики Башкортостан или распоряжение Правительства Республики Башкортостан, напечатанные на русском и башкирском языках(3).

Дата отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 междустрочными интервалами, оформляется на башкирском и русском языках словесно-цифровым способом и проставляется при подписании акта.

Номер постановления Правительства печатается арабскими цифрами, располагается на одной строке с датой по центру и состоит из знака "N " и порядкового номера документа.

Номер распоряжения Правительства печатается арабскими цифрами, располагается на одной строке с датой по центру и состоит из знака "N " и порядкового номера документа, к которому через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа через 1 междустрочный интервал полужирным шрифтом с прописной буквы. Заголовок отвечает на вопросы: "О ком?", "О чем?", точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами и печатается через 1 междустрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Республики Башкортостан ПОСТАНОВЛЯЕТ:" (последнее слово печатается прописными буквами).

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлениям (распоряжениям) Правительства в тексте на них обязательно делаются ссылки.

Подпись отделяется от текста постановления (распоряжения) Правительства 3 междустрочными интервалами и состоит из слов "Первый заместитель Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан", инициалов имени и отчества, фамилии первого заместителя Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан(4). Слова "Первый заместитель Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан" печатаются от левой границы текстового поля в четыре строки. Инициалы имени и отчества, фамилия первого заместителя Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан печатаются у правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности.

Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании текстов приложений идентичны размерам полей, шрифтам и междустрочным интервалам, применяемым при оформлении текстов постановлений и распоряжений Правительства.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.5.34. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) Правительства оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок, текст и подпись.

Наименование вида документа печатается с прописной буквы через 1 междустрочный интервал ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 междустрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 междустрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения) Правительства, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст отделяется от заголовка 1-2 междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером N 15 через 1 междустрочный интервал.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта постановления (распоряжения) Правительства, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы проекта.

Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами и включает наименования должностей лиц, подписавших записку, их личные подписи и расшифровки подписей (инициалы имен и отчеств, фамилии).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 междустрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подписи отделяются одна от другой 1-2 междустрочными интервалами.

(3) Указанные реквизиты печатаются типографским способом.

(4) "Указ Президента Республики Башкортостан от 17 октября 2013 года N УП-308 "О правовых актах Правительства Республики Башкортостан" (с изменением, внесенным Указом Президента Республики Башкортостан от 5 ноября 2013 года N УП-335).

3.6. Оформление отдельных видов документов

3.6.1. Состав документов

В деятельности Аппарата Правительства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний комиссий, советов (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Правительства или Аппарата Правительства с его контрагентами и регулирование этих обязательств оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Аппарата Правительства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и т. д.

В установленных законодательством случаях в Аппарате Правительства могут издаваться акты совместно с другими государственными органами по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.6.2. Приказ

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Аппарата Правительства.

Проекты приказов готовят и вносят департаменты и отделы Аппарата Правительства на основании поручений Руководителя Аппарата Правительства, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадрового обеспечения на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на директоров департаментов и заведующих отделами Аппарата Правительства, подготовивших и внесших проекты.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью отдела кадрового обеспечения.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, директором департамента и заведующим отделом Аппарата Правительства, внесшим проект, заведующими отделами Аппарата Правительства, которым в проекте приказа предусматриваются поручения, а также юристом правовой службы Аппарата Правительства. Возражения по проекту приказа, возникающие при его согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа были внесены изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые Руководителю Аппарата Правительства на подпись, визируются его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей).

При необходимости проекты приказов представляются на подпись со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы регистрируются в отделе кадрового обеспечения по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются в отделе кадрового обеспечения гербовой печатью Правительства и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Проект приказа во исполнение постановления Правительства должен быть подготовлен в течение 10 дней со дня принятия постановления, если не установлен другой срок.

Приказ печатается на бланке формата А4 установленной формы шрифтом Times New Roman согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.

Приказ имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Республики Башкортостан;

наименование государственного органа - Аппарат Правительства Республики Башкортостан;

наименование вида документа;

дата;

номер;

заголовок;

текст;

визы;

должность и подпись должностного лица.

Бланк установленной формы содержит Государственный герб Республики Башкортостан, наименование государственного органа, издавшего приказ, - Аппарат Правительства Республики Башкортостан - на русском и башкирском языках, а также наименование вида документа - приказ.

Дата приказа печатается словесно-цифровым способом на одной строке: на башкирском языке - слева, на русском языке - справа. Номер состоит из знака "N", порядкового номера приказа и печатается между датами.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 междустрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 15 через 1 междустрочный интервал от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: "В целях...", "В соответствии...", "Во исполнение..." и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата и регистрационный номер.

Преамбула в приказах завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть приказа должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются департаменты, отделы или конкретные должностные лица Аппарата Правительства. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об отделе или должностном лице, на которых возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и наименования заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим (утратившими) силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Департаменты, отделы или должностные лица Аппарата Правительства, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, подписи, их расшифровки и даты. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования) в нижней его части.

Подпись в приказе состоит из наименования должности - Руководитель Аппарата Правительства Республики Башкортостан, личной подписи и ее расшифровки (инициалы имени и отчества, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает Руководитель Аппарата Правительства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

3.6.3. Положение, правила, инструкция

Положение - нормативный правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, организацию, порядок деятельности государственного органа или организации, а также определяющий взаимоотношения с другими государственными органами, организациями и гражданами.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции государственного органа или организации.

Правила - нормативный правовой акт, детально регламентирующий порядок организации какого-либо вида деятельности в государственном органе или организации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем государственного органа, или как акты, утверждаемые Правительством. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении положения, правила или инструкции.

Порядок подготовки проекта положения, правил или инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов актов Правительства.

Текст проекта положения, правил или инструкции печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 15 через 1 междустрочный интервал.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. При этом используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил или инструкции отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (например, "Должностная инструкция главному специалисту").

Констатирующей частью положения, правил или инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера распространения нормативного правового акта, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил или инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

3.6.4. Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются департаментами, отделами Аппарата Правительства, органами исполнительной власти Республики Башкортостан и организациями, на которые возложена подготовка этих материалов, не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания (совещания). Справки подписываются директорами департаментов и заведующими отделами Аппарата Правительства.

Записи во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовку текста протокола осуществляют секретари коллегиальных органов или сотрудники отделов Аппарата Правительства, готовившие вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания (совещания).

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании (совещании), вместе с выпиской из протокола направляются для подшивки в дело в отдел Аппарата Правительства, готовивший рассмотрение вопроса.

Копии протоколов заседаний (совещаний), копии повесток дня заседаний (совещаний) и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности в них, копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Порядок оформления протоколов и перечней поручений Правительства по итогам заседания Президиума Правительства приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

3.6.5. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Правительства, Аппарата Правительства. Виды деловой переписки и их названия: служебное (деловое) письмо, правительственная телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Правительством или Аппаратом Правительства адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Служебные письма Аппарата Правительства готовятся как:

отчеты о выполнении поручений Главы Республики Башкортостан и Правительства, в том числе по обращениям граждан;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, Республики Башкортостан, проектам актов Главы Республики Башкортостан и Правительства;

ответы на запросы различных юридических и физических лиц;

инициативные письма.

Сроки подготовки ответных служебных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях Премьер-министра Правительства, его заместителей, Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей. Сроки подготовки инициативных служебных писем определяются директорами департаментов и заведующими отделами Аппарата Правительства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письма на бланках Правительства подписываются Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей); письма на бланках Аппарата Правительства - Руководителем Аппарата Правительства или его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей).

Исходящие служебные письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего письма, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В письмах-ответах указываются номер и дата входящего письма, на который дается ответ.

Служебные письма печатаются на бланке формата А4 установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 15 через 1 междустрочный интервал согласно приложениям N 14 и N 15 к настоящей Инструкции.

Служебные письма имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Республики Башкортостан;

наименование органа исполнительной власти - Правительство Республики Башкортостан или государственного органа - Аппарат Правительства Республики Башкортостан;

справочные данные об органе исполнительной власти или о государственном органе;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

должность и подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Аппарата Правительства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Датой письма является дата его подписания, оформляется она словесно-цифровым способом.

Исходящий номер в письмах за подписью Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства или Руководителя Аппарата Правительства (его заместителей) состоит из кодов и порядкового номера по единой нумерации с начала года (например, N 2-1-241-2341-П).

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Адресат письма печатается в пределах специальной рамки, расположенной в верхней части бланка через 1 междустрочный интервал, и форматируется по левой границе.

В состав адресата входят наименование организации (ее структурного подразделения), должность, инициалы имени и отчества, фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - его инициалы и фамилия. Инициалы имени, отчества и фамилия адресата отделяются от наименования его должности одной пустой строкой.

Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Башкирская академия государственной службы и управления при Главе Республики Башкортостан

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Государственное Собрание - Курултай Республики Башкортостан Комитет по промышленности, инновационному развитию и предпринимательству

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно оно будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поднятым в письме.

При этом наименование должности и фамилия адресата пишутся в дательном падеже, например:

Председателю Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан (пропуск строки) И.О. Фамилия (в дательном падеже)

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то они могут указываться перед инициалами имени, отчества и фамилией адресата, например:

Ректору Башкирского государственного университета (пропуск строки) профессору И.О. Фамилия (в дательном падеже)

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных органов или организаций, то адресатов следует указывать обобщенно, например:

Руководителям органов исполнительной власти Республики Башкортостан

При адресовании служебного письма частному лицу указывают инициалы имени, отчества и фамилию адресата в дательном падеже, затем - почтовый адрес, который печатается через 1 междустрочный интервал, например:

И.О. Фамилия (в дательном падеже), (пропуск строки) пр. Октября, д. 5, кв. 12, г. Стерлитамак, Республика Башкортостан, 453100

При направлении письма более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых адресатов. При этом исполнитель прилагает к письму необходимое количество копий.

Заголовок служебного письма печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы шрифтом Times New Roman размером N 12 через междустрочный интервал.

Строка заголовка служебного письма не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

Текст служебного письма отделяется от его заголовка 3 междустрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 15 через 1 междустрочный интервал.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (например, "Правительство Республики Башкортостан считает...") либо от 1-го лица множественного числа (например, "Направляем Вам на рассмотрение проект постановления Правительства...").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа (например, "Прошу обеспечить...").

Текст письма обычно состоит из двух частей.

В первой части указываются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки.

Во второй части, начинающейся с красной строки, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Как правило, текст письма начинается с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый.................................!

После обращения перед текстом письма пропускается пустая строка. Приложение к письму отделяется от текста 2 междустрочными интервалами.

Слово "Приложение" ("Приложения") печатается с красной строки. После него ставится двоеточие. Текст приложения (приложений) печатается через 1 междустрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа:

Приложения:

1. Проект закона Республики Башкортостан о .......... на 7 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к проекту закона Республики Башкортостан о .................... на 3 л. в 1 экз. 3. Заключение Правительства Республики Башкортостан по ............... законопроекту на 3 л. в 1 экз.

Если приложение (приложения) направляется (направляются) не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии адресации приложения (приложений) оформляется по форме:

Приложения: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложения: Программа в 3 экз.

Подпись к служебному письму отделяется от предыдущего реквизита 3 междустрочными интервалами.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются одна под другой в алфавитном порядке.

Если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы Руководителем Аппарата Правительства.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются шрифтом Times New Roman размером N 10 через 1 междустрочный интервал на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Правительственные телеграммы подписываются Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства и Руководителем Аппарата Правительства.

К проектам телеграмм прилагаются их копии, завизированные исполнителем и заведующим соответствующим отделом Аппарата Правительства на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых подготовлены данные проекты.

Если телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый ее экземпляр.

При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к телеграмме необходимое количество копий.

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

адрес;

текст;

подпись должностного лица;

исходящий номер и дата;

наименование и адрес отправителя;

виза;

ссылка на номер и дату входящего документа.

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес получателя, например:

г. Москва, ул. Доброслободская, д. 6, стр. 2

или

Санкт-Петербург 15 "Восход"

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Магнитогорск Челябинской

или

Ханты-Мансийск Тюменской

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса пустой строкой, например:

Администрации городского округа г. Октябрьский

Республики Башкортостан

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия адресата печатаются в дательном падеже, например:

Главе Администрации

городского округа

г. Стерлитамак

Республики Башкортостан

И.О. Фамилия (в дательном падеже)

Если телеграмма направляется в несколько однородных органов или организаций, то их наименования следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных районов и городских округов Республики Башкортостан или Главам администраций муниципальных образований Республики Башкортостан

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 междустрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 15 через 1 междустрочный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый..................................воскл

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, знаков препинания (данные знаки заменяются сокращенными словами: зпт, тчк, воскл, вопр).

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений, при этом текст не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки, сноски, примечания.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Подпись отделяется от текста телеграммы 3 междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, подпись и ее расшифровку (инициалы имени, отчества и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 междустрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются через 2 пустые строки ниже реквизита "подпись" и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала года:

НР-62 _________________________________________________________________________ _________________.

Адрес и наименование отправителя указываются под чертой:

Уфа, ул. Тукаева, 46,

Правительство Республики Башкортостан

На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и заведующего отделом Аппарата Правительства, подготовивших телеграмму, а также время сдачи ее на отправку.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативных передачи и приема текстов документов.

Факсимильные аппараты (телефаксы) устанавливаются в приемной Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства, Руководителя Аппарата Правительства, в секторе делопроизводства и в отделе по работе с обращениями граждан. В департаментах и отделах Аппарата Правительства факсимильные аппараты устанавливаются по распоряжению Руководителя Аппарата Правительства.

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

для передачи документа по каналу факсимильной связи оформляется заявка установленного образца согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции;

заявки хранятся у лиц, ответственных за прием и отправку факсограмм в отделах Аппарата Правительства, в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, директора департамента и заведующего соответствующим отделом Аппарата Правительства;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, который подписал факсограмму;

факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы Руководителем Аппарата Правительства или одним из его заместителей;

передача по каналу факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также секретных документов запрещается;

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

факсограммы на иностранных языках доставляются без перевода.

Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильного аппарата.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, функции ответственного лица могут быть возложены Руководителем Аппарата Правительства на лиц, привлекаемых к дежурству.

Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющих срок хранения один год.

Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в отделах Аппарата Правительства, осуществляется их заведующими.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по каналам телефонной связи.

Телефонограмма имеет следующие реквизиты:

наименование государственного органа или организации;

вид документа;

дата;

номер;

место составления;

адресат;

текст;

подпись;

отметка о времени передачи и приема;

указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем государственного органа или непосредственным исполнителем.

Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список адресатов и номера телефонов.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Особенности работы с электронными документами изложены в пункте 6 настоящей Инструкции.

3.6.6. Записка
(аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Аппарате Правительства для информационного обмена между должностными лицами могут использоваться записки, создаваемые как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Виды записок:

аналитическая;

докладная;

служебная;

объяснительная.

Инструкция устанавливает следующие обязательные реквизиты для перечисленных записок:

должность автора документа;

вид документа;

дата документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат;

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

Аналитическая записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю, в котором представлен краткий анализ существа проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса, содержащий выводы и предложения.

В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель инициативной записки - побудить руководителя принять конкретное решение. Информационная записка служит способом систематического извещения руководства о выполнении какого-либо поручения, работы.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между должностными лицами, департаментами или отделами Аппарата Правительства, не находящимися в прямой подчиненности.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы департамента, отдела Аппарата Правительства или директора департамента, заведующего отделом Аппарата Правительства, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций другим департаментом, отделом Аппарата Правительства или директором департамента, заведующим отделом Аппарата Правительства.

Объяснительная записка - документ, в котором сотрудник Аппарата Правительства объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

Движение документов в Аппарате Правительства с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в Аппарате Правительства, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о департаментах и отделах Аппарата Правительства, а также должностными регламентами государственных гражданских служащих Аппарата Правительства.

В Аппарате Правительства используется СЭД. Общим отделом разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Аппарат Правительства.

4.2. Организация доставки документов

Доставка документов в Аппарат Правительства осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи. С помощью почтовой связи в Аппарат Правительства доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты, а также печатные издания.

4.3. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием документов, поступающих в Аппарат Правительства, осуществляется сектором делопроизводства.

Первичная обработка письменных обращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

Прием и первичная обработка документов включают:

проверку правильности доставки и наличия документов, а также приложений к ним;

распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Вручить лично"), при этом проверяются правильность доставки и целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Не подлежат регистрации:

дублирующие копии документов и документы без подписей;

документы на иностранных языках без перевода;

статистические отчеты, тематические и специальные сборники;

книги, журналы, газеты и обзоры печати;

дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени);

информационные сводки, аналитические обзоры и бюллетени;

ведомственные статистические отчеты, бюллетени, обзоры;

техническая литература, проспекты с научно-технической информацией;

прейскуранты, каталоги и рекламные материалы;

пакеты с пометками "Лично" или "Вручить лично";

справочная информация, присланная для сведения;

документы, поступившие без сопроводительных писем;

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т. п.);

заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных гражданских служащих Аппарата Правительства об увольнении (переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам);

поздравительные письма и телеграммы, открытки и пригласительные билеты.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Прием информации с помощью телефонограмм осуществляется сотрудниками соответствующих отделов Аппарата Правительства устно по каналам телефонной связи с оформлением соответствующих записей в журнале учета принятых телефонограмм.

Прием и первичная обработка факсограмм осуществляются сотрудниками сектора делопроизводства, отдела по работе с обращениями граждан, а также сотрудниками соответствующих отделов. Принятые документы учитываются в журнале установленной формы согласно приложению N 19 к настоящей Инструкции.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительные письма. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

4.4. Предварительное рассмотрение документов

Документы, адресованные в Правительство, заместителям Премьер-министра Правительства, Руководителю Аппарата Правительства и его заместителям, директорам департаментов, заведующим отделами и сотрудникам Аппарата Правительства, а также без указания конкретного лица или отдела Аппарата Правительства предварительно рассматриваются сотрудниками сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях их распределения на:

требующие обязательного рассмотрения Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства, Руководителем Аппарата Правительства и его заместителями;

направляемые непосредственно в отделы Аппарата Правительства и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется на основе анализа их содержания в соответствии с установленным в Правительстве и Аппарате Правительства распределением обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам или должностным лицам Аппарата Правительства.

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется в соответствии с:

полномочиями Премьер-министра Правительства;

распределением обязанностей между заместителями Премьер-министра Правительства;

полномочиями Руководителя Аппарата Правительства;

распределением обязанностей между заместителями Руководителя Аппарата Правительства;

учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения департаментов и отделов Аппарата Правительства.

Результатом предварительного рассмотрения и регистрации документов, поступающих в Аппарат Правительства, должно быть направление документов на рассмотрение Руководителю Аппарата Правительства, его заместителям (в соответствии с распределением обязанностей), заместителям Премьер-министра Правительства, директорам департаментов и заведующим отделами Аппарата Правительства.

4.5. Регистрация поступающих документов

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов, за исключением письменных обращений граждан, производится сектором делопроизводства.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, также регистрируются в секторе делопроизводства.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Регистрация документов в Аппарате Правительства производится в пределах их групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания.

В регистрационном штампе указывается входящий номер и дата регистрации документа.

Телеграммы и факсограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Незамедлительно регистрируются документы федеральных и республиканских органов власти с отметками: "Срочно" и "Оперативно".

На документах, поступающих на бумажном носителе и подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется регистрационный штамп.

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в РЭК документа.

В Аппарате Правительства регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в систему "Дело". При этом бумажные документы сканируются, и электронный образ документа прикрепляется к РЭК документа.

В целях унификации имен файлов в РЭК документов применяют следующие наименования файлов:

"Первичное" - при регистрации входящего документа;

"Прил. N 1" - при наличии одного приложения к входящему документу;

"Прил. N 2" - при наличии двух приложений к входящему документу (и т. д.);

"СЗП" - при регистрации первичной служебной записки (внутренний документ);

"Резол." - при сканировании резолюции (поручения) к документам на бумажном носителе.

В целях регистрации и учета документов в Аппарате Правительства разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений (отделов);

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документах по установленной форме, фиксирующая факт их создания, отправления или получения.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование государственного органа или организации (автора или корреспондента);

вид документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РЭК документа представлены в приложении N 20 к настоящей Инструкции.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться следующими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду, дате принятия документа, его номеру и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

Порядок получения пользователем информации, а также порядок защиты служебной информации ограниченного распространения и доступа к ней определяет Руководитель Аппарата Правительства.

Регистрация документов-ответов осуществляется в РЭК документа. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.6. Порядок рассмотрения и доведения документов до исполнителей

Документы, адресованные в Правительство, после регистрации в секторе делопроизводства направляются заместителю Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) для предварительного рассмотрения в целях распределения на требующие и не требующие обязательного рассмотрения Главой Республики Башкортостан.

Заместитель Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) готовит проекты резолюций (поручений) Главы Республики Башкортостан и передает вместе с документами для рассмотрения Руководителю Аппарата Правительства.

Руководитель Аппарата Правительства рассматривает, формирует и передает документы, требующие рассмотрения на бумажной основе, с проектами резолюций (поручений) Главе Республики Башкортостан.

Документы, не требующие рассмотрения на бумажной основе, с проектами резолюций Руководитель Аппарата Правительства возвращает своему заместителю (в соответствии с распределением обязанностей), который передает их в сектор делопроизводства для ввода проектов резолюций (поручений) к документам в РЭК и направления их по СЭД на рассмотрение Главе Республики Башкортостан.

Документы, не требующие обязательного рассмотрения Главой Республики Башкортостан, с визой заместителя Руководителя Аппарата Правительства о передаче документа на рассмотрение заместителю Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), директору департамента или заведующему отделом Аппарата Правительства передаются обратно в сектор делопроизводства.

Документы, адресованные заместителям Премьер-министра Правительства, после регистрации в секторе делопроизводства направляются им по СЭД (за исключением документов, требующих рассмотрения на бумажной основе) в папку "Поступившие документы". Документы на бумажных носителях передаются в приемные заместителей Премьер-министра Правительства.

Документы, адресованные Руководителю Аппарата Правительства (за исключением документов, требующих рассмотрения на бумажной основе) направляются по СЭД его помощнику для подготовки проектов резолюций (поручений) Руководителя Аппарата Правительства. Документы на бумажных носителях после регистрации в секторе делопроизводства передаются в приемную Руководителя Аппарата Правительства для последующей передачи его помощнику.

Документы, адресованные заместителям Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), направляются на рассмотрение непосредственно им по СЭД (за исключением документов, требующих рассмотрения на бумажной основе). Документы на бумажных носителях после регистрации в секторе делопроизводства передаются в приемную Руководителя Аппарата Правительства для последующей передачи его заместителям (в соответствии с распределением обязанностей).

Проекты резолюций (поручений) заместителей Премьер-министра Правительства в соответствии с предоставленными им полномочиями готовятся помощниками заместителей Премьер-министра Правительства, директорами департаментов, заведующими отделами и (или) сотрудниками отделов Аппарата Правительства.

Проекты резолюций (поручений) к документам (за исключением документов, требующих рассмотрения на бумажной основе), направленным заместителям Премьер-министра Правительства на рассмотрение, готовятся исключительно в СЭД.

Проекты резолюций (поручений) к бумажным документам печатаются на бланках установленной формы с указанием всех органов и организаций, фамилий должностных лиц, которым даются поручения, и сроков их исполнения.

В проектах резолюций (поручений) излагается предлагаемое отношение к содержащимся в документах вопросам либо формулируются поручения по решению данных вопросов.

В проектах резолюций (поручений), как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

В тексте резолюций (поручений) могут быть указания: "Срочно" или "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, считая от даты подписания.

Проекты резолюций (поручений) Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства, Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей к документам, требующим рассмотрения на бумажной основе, печатаются на бланках установленной формы формата А5 или А6 согласно приложениям N 21 и N 22 к настоящей Инструкции.

Регистрационные номера резолюций (поручений) должны соответствовать входящим регистрационным номерам рассматриваемых документов. Даты проставляются после подписания резолюций (поручений).

Подписанные резолюции (поручения) с соответствующими документами и необходимым количеством их экземпляров передаются в сектор делопроизводства и (или) в отдел по работе с обращениями граждан для их оформления и рассылки.

Поручения заместителям Премьер-министра Правительства, руководителям органов исполнительной власти Республики Башкортостан от имени Правительства направляются за подписью Главы Республики Башкортостан, в его отсутствие и по его поручению - одним из заместителей Премьер-министра Правительства, Руководителем Администрации Главы Республики Башкортостан.

Рассмотренные Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства, Руководителем Аппарата Правительства и его заместителями документы возвращаются в сектор делопроизводства и (или) в отдел по работе с обращениями граждан, где в РЭК документа вносится содержание резолюции (поручения), а документ передается на исполнение.

Подлинник резолюции (поручения) вместе с подлинником документа, на котором проставлена отметка об отправке ее копий адресатам, передается в соответствующий отдел Аппарата Правительства для организации контроля исполнения.

Рассмотренные в СЭД Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства, Руководителем Аппарата Правительства и его заместителями документы обрабатываются сотрудниками сектора делопроизводства и (или) отдела по работе с обращениями граждан и рассылаются в соответствии с резолюциями исполнителям. Государственным органам и организациям, не являющимся участниками СЭД, почтовой связью направляются заверенные копии бумажных документов и резолюций (поручений).

Если срок не указан, поручение подлежит исполнению в течение месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий рабочий день.

Сведения об оформленных резолюциях (поручениях), а также информация о ходе выполнения поручений, содержащихся в резолюциях, регулярно вводятся сотрудниками общего отдела Аппарата Правительства в электронную базу данных.

4.7. Организация работы с отправляемыми документами

Документы, отправляемые Аппаратом Правительства, передаются почтовой и электронной связью. Отправляемые документы называют исходящими.

Исходящие документы и подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более чем четырем адресатам) передаются для обработки и отправки адресатам в сектор делопроизводства и (или) в отдел по работе с обращениями граждан. При этом дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

Документы для отправки почтовой связью передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заведующего общим отделом.

С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация о которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются с учетом функционирующих в Аппарате Правительства технических и программных средств.

Телеграммы, составляемые в Аппарате Правительства, принимаются сотрудниками сектора делопроизводства завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления.

Для отправки телеграммы представляются оформленный подлинник и копия, подписанная директором департамента и (или) заведующим отделом Аппарата Правительства и исполнителем.

Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется директором департамента, заведующим отделом Аппарата Правительства, в котором был подготовлен документ, или его заместителем.

Исходящие документы со сроком исполнения до 5 дней, а также с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются незамедлительно и доставляются адресатам в первую очередь.

4.8. Регистрация исходящих документов

Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

При регистрации отправляемых (исходящих) документов подписанный документ регистрируется в СЭД и преобразуется в электронную форму (сканируется) вместе с приложениями, за исключением приложений, не подлежащих преобразованию (сканированию).

В целях унификации имен файлов в РЭК документов применяют следующие наименования файлов:

"Исходящее" - при регистрации исходящего документа;

"Прил. N 1 " - при наличии одного приложения к исходящему документу;

"Прил. N 2" - при наличии двух приложений к исходящему документу (и т. д.);

"Продл. N 1" - при направлении первого промежуточного ответа, включающего просьбу о продлении с указанием конкретного срока;

"Продл. N 2" - при направлении второго промежуточного ответа, включающего просьбу о продлении с указанием конкретного срока (и т. д.);

"Снятие" - при направлении окончательного ответа, включающего просьбу о снятии с контроля письма (поручения);

"Ответ" - при направлении ответа заявителю.

Отправляемые письма на бумажной основе и телеграммы регистрируются в секторе делопроизводства, за исключением писем, регистрируемых в отделе по работе с обращениями граждан.

Второй экземпляр письма или телеграммы с проставленной отметкой об отправке, а также экземпляр указателя рассылки подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Сотрудники сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан осуществляют проверку правильности оформления и комплектности документа, а также соответствия количества его экземпляров списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся сотрудниками сектора делопроизводства и (или) отдела по работе с обращениями граждан в РЭК базы данных Аппарата Правительства, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в секторе делопроизводства.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дела подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой и подписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

4.9. Отправка исходящих документов

Отправку исходящих документов производит сектор делопроизводства.

В зависимости от вида документов и их адресования используются следующие виды связи: фельдъегерская, специальная, почтовая, телеграфная, факсимильная и электронная.

Документы, подписанные Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства, Руководителем Аппарата Правительства, его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), направляемые в Администрацию Главы Республики Башкортостан, Государственное Собрание, отправляются фельдъегерской связью.

По указанию Руководителя Аппарата Правительства или его заместителя (в соответствии с распределением обязанностей) документ может быть отправлен фельдъегерской связью другим адресатам, находящимся в республиканских, краевых, автономных округах, областных центрах субъектов Российской Федерации (включая городской округ город Уфа Республики Башкортостан) и городах федерального значения.

Документы с пометкой "Для служебного пользования", направляемые в адрес администраций муниципальных образований Республики Башкортостан (кроме городского округа город Уфа Республики Башкортостан), органов и организаций Республики Башкортостан (кроме находящихся в городском округе город Уфа Республики Башкортостан), отправляются специальной связью.

Отправка документов почтовой связью осуществляется сектором делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

Исходящие документы, направляемые фельдъегерской, специальной и почтовой связью, передаются в сектор делопроизводства для обработки и отправки адресатам не позднее 16 часов рабочего дня.

Работники сектора делопроизводства проверяют документы на правильность оформления и сортируют их по способу отправления.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку и адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг при помощи франкировальной машины и передается на отправку в местное отделение связи с реестром отправляемых документов.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

При направлении документов фельдъегерской, специальной и почтовой связью работником сектора делопроизводства составляется реестр в двух экземплярах, один экземпляр которого остается в секторе делопроизводства с подписью работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного электронного документооборота (далее - СМЭД).

Отправка правительственных телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 (с последующими изменениями).

Отправка правительственных телеграмм осуществляется в исключительных случаях, когда отправка документов почтовой связью или по другим каналам связи не обеспечивает незамедлительного решения вопросов, а также в случаях, связанных с вопросами судебного представительства, требующими подтверждения уведомления о вручении.

Второй экземпляр телеграммы, оформленный на листе бумаги формата А4 с подписью работника телеграфа и проставленным штампом об отправке, подшивается в дело с исходящей перепиской.

Передача информации с помощью факсограмм осуществляется сотрудниками отделов Аппарата Правительства по каналам телефонной связи с оформлением соответствующих записей в журнале учета служебных документов, отправляемых по каналам факсимильной связи (приложение N 19 к настоящей Инструкции).

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется сотрудниками отделов Аппарата Правительства устно по каналам телефонной связи с оформлением соответствующих записей в журнале учета служебных документов, отправляемых по каналам телефонной связи.

4.10. Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты приказов Аппарата Правительства по основной деятельности и по личному составу после подготовки и согласования с заведующими отделами Аппарата Правительства, которым в проектах приказов предусматриваются поручения, передаются в отдел правовой и антикоррупционной экспертизы для проверки соответствия содержания проекта приказа Аппарата Правительства законодательству, а затем - в отдел кадрового обеспечения, который осуществляет контроль за правильностью оформления проектов приказов.

Оформленные на бланках установленной формы приказы передаются на подпись Руководителю Аппарата Правительства.

Регистрация приказов Аппарата Правительства по основной деятельности и по личному составу ведется отдельно.

Подписанные приказы регистрируются в отделе кадрового обеспечения.

Копии подписанных Руководителем Аппарата Правительства приказов заверяются в отделе кадрового обеспечения гербовой печатью Правительства и рассылаются в отделы Аппарата Правительства, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Тексты протоколов заседаний (совещаний) должны быть представлены секретарем коллегиального органа или сотрудником отдела Аппарата Правительства, готовившего вопросы к обсуждению, на подпись Главе Республики Башкортостан, заместителю Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем через 3 дня со дня проведения заседания (совещания).

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:

протоколы заседаний (совещаний) у Главы Республики Башкортостан;

протоколы заседаний (совещаний) у заместителя Премьер-министра Правительства;

протоколы заседаний комиссий;

протоколы заседаний советов и др.

Подлинник протокола и подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании (совещании), вместе с выписками из протокола направляются для подшивки в дело в отдел Аппарата Правительства, готовивший рассмотрение вопроса.

Копии протоколов, выписки из протоколов рассылаются заинтересованным органам государственной власти, организациям, должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель отдела Аппарата Правительства, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью сектора регистрации правовых актов.

Решения Президиума Правительства доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов заседаний Президиума Правительства, заверяются печатью сектора регистрации правовых актов.

Регистрация внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.) осуществляется сектором делопроизводства в группе входящих документов.

Гражданско-правовые договоры (на первом этапе - проекты), заключаемые Аппаратом Правительства, с одной стороны, и государственными органами, организациями, с другой стороны, поступают в Аппарат Правительства, как правило, с сопроводительными письмами и регистрируются сектором делопроизводства в группе входящих документов. После прохождения юридических процедур и подписания сторонами экземпляр договора Аппарата Правительства хранится в его соответствующем отделе.

Передача документов между отделами Аппарата Правительства осуществляется заведующими отделами и специалистами отделов, в чьи должностные регламенты включены делопроизводственные обязанности.

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Аппарат Правительства и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и представляются сектором делопроизводства Руководителю Аппарата Правительства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Аппарат Правительства и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате его копирования или тиражирования, в объеме документооборота не учитываются.

Учет экземпляров копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным ксерографии для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда сотрудника ксерографии.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5. Документальный фонд Аппарата Правительства

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Аппарате Правительства, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет включительно и свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Правительства. Документальный фонд Правительства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Правительства составляют документы, созданные в Аппарате Правительства и полученные им в результате взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами.

Для хранения документального фонда Правительства и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Аппарат Правительства образует архив Правительства.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организации передачи дел в архив Правительства Республики Башкортостан возлагаются на сектор делопроизводства.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Аппарате Правительства и его отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются документы, образовавшиеся во время деятельности Аппарата Правительства, их виды, состав и содержание.

В Аппарате Правительства составляются номенклатуры дел отделов и сводная номенклатура дел Аппарата Правительства согласно приложениям N 23 и N 24 к настоящей Инструкции соответственно.

Номенклатура дел отдела Аппарата Правительства на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Правительства, подписывается заведующим отделом и представляется в сектор делопроизводства.

Вновь созданный отдел Аппарата Правительства обязан в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в сектор делопроизводства.

Номенклатура дел Аппарата Правительства составляется сектором делопроизводства из номенклатур дел отделов Аппарата Правительства.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Аппарата Правительства оказывают архив Правительства и Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) Аппарата Правительства.

Сводная номенклатура дел Аппарата Правительства подписывается заведующим общим отделом, согласовывается с ЦЭК Аппарата Правительства, а также с государственным казенным учреждением Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан (далее - ГКУ РБ ЦИА РБ), в который документы передаются на государственное хранение, с ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан, утверждается Руководителем Аппарата Правительства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

После утверждения сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства отделы Аппарата Правительства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Аппарата Правительства согласовывается с ГКУ РБ ЦИА РБ и ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Аппарата Правительства документы Архивного фонда Республики Башкортостан.

В случае изменения функций и структуры Аппарата Правительства сводная номенклатура дел Аппарата Правительства подлежит переработке и согласованию с ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан.

Сводная номенклатура дел Аппарата Правительства готовится не менее чем в четырех экземплярах:

1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело сектора делопроизводства;

2-й экземпляр используется в секторе делопроизводства как рабочий экземпляр;

3-й экземпляр применяется в архиве Правительства;

4-й экземпляр используется в ГКУ РБ ЦИА РБ, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства может вестись в секторе делопроизводства в электронном виде.

Названия разделов сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства соответствуют утвержденной структуре Аппарата Правительства - названиям его отделов.

В сводную номенклатуру дел Аппарата Правительства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки деятельности Аппарата Правительства.

В сводную номенклатуру дел Аппарата Правительства не включаются периодические издания.

Порядок заполнения граф сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства приведен в приложении N 25 к настоящей Инструкции.

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Правительства и систематизация документов внутри дела.

Дела в Аппарате Правительства формируются децентрализованно, т. е. в отделах.

Формирование дел и их текущее хранение в отделах Аппарата Правительства возлагаются на сотрудников, указанных в сводной номенклатуре дел Аппарата Правительства.

Исполненные документы на бумажных носителях в 10-дневный срок должны сдаваться исполнителями в сектор делопроизводства, или в отдел по работе с обращениями граждан, или лицам, ответственным за формирование дел в отделах Аппарата Правительства, для подшивки этих документов в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет заведующий отделом или исполнитель в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Правительства.

При помещении переписки в дело, формируемое в отделе, исполнитель обязан обратиться в сектор делопроизводства для внесения сведений в РЭК документа.

Методическую помощь отделам в вопросах формирования дел, условий их хранения, учета дел в отделах осуществляет архив Правительства.

Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия и состояния дел в отделах Аппарата Правительства осуществляет общий отдел.

Правила формирования дел в отделах Аппарата Правительства, учета дел и организации их хранения приведены в приложении N 26 к настоящей Инструкции.

5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертизу ценности документов в Аппарате Правительства организует и проводит ЦЭК Аппарата Правительства.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив

Правительства, отбор дел временного хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в отделах Аппарата Правительства, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Башкортостан, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 27 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении N 28 к настоящей Инструкции).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Аппарата Правительства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (приложение N 29 к настоящей Инструкции).

Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за заведение и формирование дел в отделах Аппарата Правительства, при методической помощи и под контролем архива Правительства.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу; дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 30 к настоящей Инструкции);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 31 к настоящей Инструкции);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 32 к настоящей Инструкции);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Инструкция устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также порядок составления, согласования и утверждения актов о выделении документов к уничтожению.

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 33 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Аппарата Правительства (при этом дела каждого отдела составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Аппарата Правительства одновременно).

Согласованные ЦЭК Аппарата Правительства акты утверждаются Руководителем Аппарата Правительства только после утверждения ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан описей дел постоянного хранения.

После утверждения Руководителем Аппарата Правительства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры (после уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Аппарата Правительства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

5.5. Передача дел на архивное хранение

В архив Правительства передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов в архив Правительства производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Правительства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Правительства, как правило, не подлежат (они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Правительства осуществляется по графику, составленному работником архива Правительства и согласованному с заведующими отделами и сектором делопроизводства.

Прием дел производится работником архива Правительства в присутствии работника соответствующего отдела с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Правительства и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Правительства сотрудниками отделов с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Правительства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Правительства несет отдел, передающий документы).

При ликвидации или реорганизации отдела лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отдела, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, которые оформляет и передает в архив Правительства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

5.6. Использование документов архива Правительства

5.6.1. Сотрудники Аппарата Правительства допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении в архиве Правительства, в целях исполнения своих служебных обязанностей.

Архивные дела отделов Аппарата Правительства предоставляются сотрудникам отделов, передавших эти документы на архивное хранение. Сотрудникам других отделов Аппарата Правительства архивные дела предоставляются по письменным запросам заведующих этими отделами, согласованным с заведующим отделом Аппарата Правительства, передавшим дела и документы в архив Правительства (в случае ликвидации этого отдела или отсутствия его правопреемника - с разрешения Руководителя Аппарата Правительства или его заместителя (в соответствии с распределением обязанностей)).

Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам отделов Аппарата Правительства для работы в помещении архива Правительства или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в книге выдачи дел из хранилища.

Сотрудники Аппарата Правительства несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с законодательством.

Запрещается изъятие документов из дел, передача архивных документов или их копий сотрудниками отделов Аппарата Правительства сотрудникам других органов и организаций.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Подлинники актов Правительства, протоколов заседаний Правительства (Президиума Правительства), протоколов заседаний других органов Правительства и указатели рассылки этих документов из архива Правительства не выдаются.

Ознакомление сотрудников отделов Аппарата Правительства с архивными документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 10 настоящей Инструкции.

5.6.2. Сотрудникам Аппарата Правительства в целях исполнения служебных обязанностей выдаются копии документов, хранящихся в архиве Правительства.

Копирование документов производится на основании визы заведующего общим отделом на бланке заказа формата А6 согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции.

Учет выполненных работ по копированию документов, хранящихся в архиве Правительстве, ведется на основании заказов в журнале установленной формы.

5.6.3. Выдача дел во временное пользование другим органам и организациям по их письменным запросам оформляется актом согласно приложению N 35 к настоящей Инструкции.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве Правительства. Акт подписывается Руководителем Аппарата Правительства и руководителем органа или организации - получателей; подписи скрепляются гербовыми печатями органов и организаций.

Дела выдаются на срок не более 3 месяцев.

5.6.4. При передаче дел во временное пользование каждое из них заносится в книгу выдачи дел из хранилища архива Правительства, а на место выданного дела помещается карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве Правительства до минования надобности. Состояние возвращаемого дела в архив должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

5.6.5. Каждое дело, выдаваемое из хранилища во временное пользование, должно иметь лист использования дела.

5.6.6. Архив Правительства по письменным запросам органов, организаций и граждан с разрешения Руководителя Аппарата Правительства предоставляет копии находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов.

6. Организация работы с электронными документами

6.1. Особенности работы с электронными документами

6.1.1. Инструкция устанавливает порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной СЭД, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

6.1.2. Перечень документов, создание, получение, хранение и использование которых могут осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Руководителем Аппарата Правительства по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.

6.1.3. Маршруты движения электронных документов в Аппарате Правительства приведены в приложениях N 36 и N 37 к настоящей Инструкции. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения.

6.1.4. Прием и отправка электронных документов, за исключением обращений граждан и ответов к ним, осуществляются сектором делопроизводства.

Прием и отправка электронных документов, касающихся обращений граждан и ответов к ним, осуществляются отделом по работе с обращениями граждан.

6.1.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Аппарата Правительства. Документы, создаваемые в Аппарате Правительства и поступающие на бумажных носителях, включаются в СЭД после сканирования и создания их электронных образов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа с подлинником документа); подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника сектора делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

6.1.6. Электронные сообщения, поступающие по СМЭД, проходят регистрацию в СЭД Аппарата Правительства(5), в порядке, установленном настоящей Инструкцией. СЭД Аппарата Правительства предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по СМЭД.

6.1.7. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML(6).

6.1.8. При загрузке электронного сообщения в СЭД Аппарата Правительства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей РЭК поступившего документа в электронной форме.

6.1.9. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажных носителях. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При создании регистрационных карточек проектов документов:

проекта ответа на указ, распоряжение Главы Республики Башкортостан, а также проекта ответа на группы документов: "Оперативные совещания (Главы РБ)" (с префиксом 1-3...), "Совещания по вопросам (Главы РБ)" (с префиксами 1-3.., 1-3-РК-...) и "Служебные записки во исполнение поручений" (с префиксом ОПАиК) - выбирается группа документов "Исходящие письма во исполнение поручений Главы Республики";

проекта ответа на группы документов: "Входящие документы Администрации Главы РБ" (с префиксом 1-1-...) и "Исходящие письма первичные Правительства РБ" (с префиксом 2-1-230-...) - выбирается группа документов "Исходящие письма во исполнение Правительства РБ";

проекта ответа на постановление или распоряжение Правительства, а также проекта ответа на проект постановления или распоряжения Правительства - выбирается группа документов "Служебная записка во исполнение Правительства РБ";

проекта письма о согласовании служебной командировки по Республике Башкортостан или Российской Федерации - выбирается группа документов "Служебная записка первичная Правительства РБ";

проекта письма о согласовании служебной загранкомандировки - выбирается группа документов "Исходящие письма первичные Правительства РБ";

проекта ответа на поручения Главы Республики Башкортостан, Руководителя Администрации Главы Республики Башкортостан по обращениям граждан и организаций - выбирается группа документов "Исход. ответы в организации по обр. граждан Правительства РБ";

проекта ответа на поручение заместителя Премьер-министра Правительства по обращениям граждан и организаций (внутренняя переписка) - выбирается группа документов "Служ. записки по обр. граждан (во исполнение) Правительства РБ";

проекта письма во исполнение в другие организации по обращениям граждан (проектов писем о перенаправлении по компетенции, территориальной принадлежности, письма-поручения) - выбирается группа документов "Исходящие письма по обращениям граждан Правительства РБ".

6.1.10. Для подтверждения подлинности электронных документов в Аппарате Правительства используются электронные подписи.

6.1.11. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

6.1.12. При получении электронных документов по СМЭД сектор делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

6.1.13. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в Аппарате Правительства, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

6.1.14. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

6.1.15. В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с правилами делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года N 436, используются обязательные сведения о документе, включаемые в его РЭК согласно приведенной таблице:

Сведения о документе	Информация, включаемая в РЭК документа
Адресант	официальные полное и сокращенное наименования организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
Адресат	официальные полное и сокращенное наименования организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	в соответствии с реквизитом "Подпись"
Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки его содержания
Сведения о документе	Информация, включаемая в РЭК документа
Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
Номер документа	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (во входящем штампе)
Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (во входящем штампе)
Ссылка на номер и дату исходящего документа	согласно сведениям, указанным в соответствующем реквизите
Наименование либо аннотация документа	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
Индекс дела	индекс дела по сводной номенклатуре дел Аппарата Правительства, указывающий на место хранения документа
Сведения о переадресации документа	на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
Количество листов основного документа	количество листов основного документа
Количество приложений	количество приложений
Общее количество листов приложений	общее количество листов приложений
Указания по исполнению документа	резолюция (поручение) руководителя, которая (которое) определяет характер и срок исполнения документа
Должность, фамилия и инициалы исполнителя	должность, фамилия и инициалы исполнителя
Отметка о конфиденциальности	в соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения электронного документа, наименования приложений к нему, ключевые слова и др.

6.1.16. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату копии этого документа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, которые поступили по информационно-телекоммуникационным каналам и на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.1.17. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Правительства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажных носителях. При составлении сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.

Электронные документы.

6.1.18. Сроки хранения электронных документов после их исполнения соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Башкортостан, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.

6.1.19. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Правительства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Аппарате Правительства программно-технических средств, а также нормативных и методических документов.

6.1.20. В соответствии с возложенными на Аппарат Правительства задачами и функциями, а также в зависимости от состава и формы представления образующихся в его деятельности документов в архиве Правительства выделяется (создается) архив электронных документов.

6.1.21. Электронные документы передаются в архив Правительства сектором делопроизводства и отделом по работе с обращениями граждан по графику и в порядке, которые устанавливаются архивом Правительства.

6.1.22. Архив Правительства принимает от указанных сектора и отдела Аппарата Правительства электронные документы в целях обеспечения их сохранности, учета и использования и осуществляет подготовку документов постоянного срока хранения к передаче на хранение в ГКУ РБ ЦИА РБ в установленном порядке.

6.1.23. Для подготовки электронных документов к передаче в архив Правительства может привлекаться подразделение информационных технологий Управления делами Главы Республики Башкортостан, осуществляющее администрирование СЭД.

6.1.24. Технические аспекты приема электронных документов в архив Правительства, операции их учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых подразделением информационных технологий Управления делами Главы Республики Башкортостан, осуществляющим администрирование СЭД.

6.1.25. Архив Правительства осуществляет администрирование информационных систем в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов.

6.1.26. В архиве Правительства создается информационная система, обеспечивающая управление архивными электронными документами, или выделяется место для хранения электронных документов на физически обособленных материальных носителях, в том числе для их временного размещения в целях акклиматизации, а также устанавливается или выделяется необходимое серверное и коммуникационное оборудование.

6.1.27. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив Правительства в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по СЭД в информационную систему архива Правительства или на обособленных носителях однократной записи.

6.1.28. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив Правительства проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1(7) (далее - формат архивного хранения).

6.1.29. В случаях изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив Правительства проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.

6.1.30. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях архив Правительства может проводить работу по созданию фонда пользования электронных документов.

6.1.31. Электронные документы фонда пользования подлежат учету.

(5) В соответствия с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 (с последующими изменениями).

(6) XML (eXtensible Markup Language) - формат данных, используемый для описания содержимого документа. Файл описания электронного документа в формате XML содержит реквизиты электронного документа. Формат данных XML (eXtensible Markup Language) опубликован в рекомендациях консорциума W3C: "Extensible Markup Language (XML) 1.1 (Second Edition)". W3C Recommendation 16 August 2006, доступной no адресу: http://www.w3.org/TR/xmlll/, и "Extensible arkup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition)". W3C Recommendation 26 November 2008, доступной no адресу: http://www.w3.org/TR/REC-xml/.

(7) ISO 19005-1:2005 "Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)" (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).

6.2. Систематизация электронных документов

6.2.1. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда Правительства.

6.2.2. Электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) хранятся в течение установленного срока в СЭД в формате, в котором они были созданы или включены в СЭД. В архив Правительства эти документы не передаются.

6.2.3. Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Правительства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажных носителях.

6.2.4. При составлении сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства в графе "Примечание" указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.2.5. При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажных носителях.

6.2.6. По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения.

6.2.7. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда Правительства.

6.2.8. Систематизация, индексация в соответствии с номенклатурой дел и формирование контейнеров электронных документов для их передачи в архив Правительства осуществляются в секторе делопроизводства и в отделе по работе с обращениями граждан.

6.2.9. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку)(8). В контейнер электронного документа включаются:

электронный документ в формате архивного хранения;

метаданные документа, включая электронные подписи.

6.2.10. Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

(8) В соответствии с проектом стандарта ISO/IEC CD 21320-1 "Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро" (Information technology - Document Container File - Part 1: Core). Формат zip-архива описывается в открытой спецификации, доступной по адресу: http://www.pkware.com/documents/casestudies/APPNOTE.TXT.

6.3. Экспертиза ценности электронных документов

6.3.1. Экспертиза ценности электронных документов в Аппарате Правительства проводится работниками сектора делопроизводства, отдела по работе с обращениями граждан и лицом, ответственным за ведение архива Правительства, в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажных носителях с учетом дополнительных признаков:

подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) срока хранения, проведения технологических миграций.

6.3.2. По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.

6.3.3. Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажных носителях.

Акты о выделении к уничтожению электронных документов утверждаются Руководителем Аппарата Правительства.

6.3.4. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техническими средствами с фиксацией факта уничтожения в протоколе СЭД.

6.3.5. При проведении экспертизы ценности электронных документов в СЭД осуществляются:

отбор исполненных электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включенных в СЭД, для подготовки к передаче в архив Правительства;

проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;

проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ (вирусов).

6.4. Подготовка электронных документов к передаче в архив Правительства

6.4.1. Электронные дела передаются в архив Правительства в упорядоченном состоянии по описям электронных документов сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан согласно приложению N 38 к настоящей Инструкции вместе с сопроводительной служебной запиской.

6.4.2. В процессе подготовки электронных документов к передаче в архив Правительства работниками сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан осуществляются:

конвертирование электронных документов в формат архивного хранения;

включение электронных документов в формате архивного хранения в контейнеры электронных документов;

создание описей электронных документов сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан.

6.4.3. В контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив Правительства, включаются:

файл электронного документа в формате архивного хранения;

файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного электронного документа;

файлы электронных подписей;

файлы, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;

файл метаданных электронного документа в формате XML (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива Правительства), включающий метаданные - реквизиты РЭК документа и метаданные, отражающие процессы управления электронным документом до момента его включения в информационную систему (публикации документа в системе).

6.4.4. В информационной системе рассчитываются следующие параметры контейнера электронного документа:

объем электронного дела в мегабайтах;

контрольная сумма контейнера электронного дела.

В информационной системе формируется опись электронных документов сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан по установленной форме.

6.4.5. При приеме в архив Правительства контейнера электронного документа к его метаданным добавляется присвоенный в архиве Правительства архивный шифр.

6.4.6. При приеме электронного дела в архив Правительства по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе архива:

формируется запись об электронном документе в базе данных;

запись об электронном документе дополняется ссылкой на место его хранения.

Одновременно проводится проверка электронного документа на его воспроизводимость и наличие вредоносных компьютерных программ (вирусов).

6.4.7. При передаче электронных документов в архив Правительства на обособленных материальных носителях проводятся:

проверка физического и технического состояний физически обособленных материальных носителей однократной записи, предназначенных для записи электронных документов;

запись контейнеров электронных документов на физически обособленные материальные носители однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем);

проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

составление в секторе делопроизводства и в отделе по работе с обращениями граждан описи электронных документов, предназначенных для передачи в архив Правительства.

6.4.8. При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.

6.4.9. Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив Правительства, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указываются:

сокращенное название организации;

сокращенное название структурного подразделения Аппарата Правительства;

индекс дела;

заголовок дела;

отметка о статусе экземпляра электронного дела: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

объем электронного дела в мегабайтах;

контрольная сумма электронного дела;

дата записи электронных документов на носитель;

при необходимости - отметки об ограничении доступа и др.

6.4.10. Фронтальный вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

6.4.11. Надписи на фронтальный вкладыш печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными водостойкими черными чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

6.5. Составление и оформление описей электронных дел

6.5.1. Опись электронных документов, подготовленная в секторе делопроизводства и в отделе по работе с обращениями граждан, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе для составления описи электронных документов, передаваемых на постоянное хранение в ГКУ РБ ЦИА РБ.

6.5.2. Описи электронных документов составляются работниками сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

6.5.3. При составлении описи электронных документов соблюдаются следующие требования:

заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства;

каждый электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием даты, срока хранения, объема в мегабайтах и контрольной суммы контейнера электронного документа.

6.5.4. Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме электронных документов и при необходимости другой информации.

6.5.5. Объектом описания в описи электронных документов являются единицы хранения электронных документов. Единицы хранения электронных документов, относящиеся к одному делу, составляют в описи отдельный раздел, имеющий общий заголовок, в котором указываются:

индекс дела (в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Правительства);

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

количество листов документов дела.

6.5.6. Описательная статья единицы хранения включает в себя следующие элементы:

номер документа по порядку в пределах раздела описи;

наименование документа (вид документа, заголовок к тексту);

дата документа;

срок хранения;

объем контейнера электронного документа в мегабайтах;

контрольная сумма контейнера электронного документа.

6.5.7. На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные описи на бумажном носителе и в электронной форме.

6.5.8. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указываются количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью), общий объем единиц хранения, включенных в опись, в мегабайтах.

6.5.9. К описи может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационной системы.

6.6. Порядок передачи электронных документов в архив Правительства

6.6.1. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются работниками сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан в архив Правительства ежегодно не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.

6.6.2. Передача электронных документов в архив Правительства производится в упорядоченном состоянии в виде контейнеров электронных документов на основании их описей по СЭД или на физически обособленных материальных носителях.

6.6.3. При передаче контейнеров электронных документов из сектора делопроизводства и отдела по работе с обращениями граждан в архив Правительства по СЭД содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему архива Правительства и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа. В информационной системе архива Правительства формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.

6.6.4. Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив Правительства на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве Правительства является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

6.6.5. При передаче контейнеров электронных документов в архив Правительства выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в СЭД контейнеров электронных документов;

формирование описи электронных документов (сдаточной описи);

передача контейнеров электронных документов с сопроводительной служебной запиской и экземпляром сдаточной описи в электронной форме в информационную систему архива Правительства по СЭД;

при невозможности передачи документов по СЭД - передача контейнеров электронных документов на физически обособленных материальных носителях;

направление в СЭД уведомления о приеме архивом Правительства контейнеров электронных документов;

проверка архивом Правительства электронных документов на воспроизводимость и наличие вредоносных компьютерных программ (вирусов), проверка физического и технического состояний носителей (при передаче электронных документов в архив Правительства на физически обособленных материальных носителях);

направление в СЭД уведомления о приеме электронных документов в архив Правительства или об отказе в этом с указанием причин;

внесение сведений о поступивших в архив Правительства электронных документах в учетные документы архива Правительства и размещение электронных документов в архиве Правительства.

6.6.6. Прием электронных документов в архив Правительства оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив электронных дел, электронных документов, их контрольные суммы, объем в мегабайтах, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается подписями лица, ответственного за ведение архива Правительства, и работника сектора делопроизводства и (или) работника отдела по работе с обращениями граждан, передавших электронные документы.

6.6.7. Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

6.6.8. После приема в архив Правительства электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве Правительства.

6.6.9. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

наименование организации (официальные полное и сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам и др.

6.6.10. Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

6.7. Учет единиц хранения в архиве Правительства

6.7.1. Учетной единицей электронных документов в архиве Правительства являются их контейнеры.

6.7.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве Правительства электронные документы и описи электронных документов, дел.

6.7.3. Учет единиц хранения в архиве Правительства производится путем присвоения контейнерам электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью архивного шифра.

6.7.4. При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях архивный шифр обозначается на вкладыше футляра единицы хранения в целях обеспечения ее учета и идентификации. При хранении электронных документов в информационной системе архива Правительства архивный шифр включается в метаданные контейнера электронного документа.

6.7.5. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

номер описи электронных дел, документов;

номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." основной, "Раб." рабочий.

6.7.6. При учете электронных документов в учетных документах отражаются данные об объеме контейнера электронного документа в мегабайтах и о его контрольной сумме, подтверждающей целостность электронного контейнера.

6.8. Использование электронных документов архива Правительства

6.8.1. Использование электронных документов - применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

6.8.2. Архив Правительства предоставляет пользователям копии электронных документов, не содержащих информации ограниченного доступа, а также их поисковые данные.

6.8.3. Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных законодательством и соответствующими нормативными правовыми актами.

6.8.4. Основными формами использования документов архива Правительства являются:

информационное обеспечение пользователей;

исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;

создание копий электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

выдача электронных документов во временное пользование в департаменты и отделы Аппарата Правительства, другим органам и организациям.

6.8.5. Доступ заместителей Премьер-министра Правительства, Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей, директоров департаментов, заведующих отделами и сотрудников Аппарата Правительства к электронным документам архива Правительства при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с их рабочих мест в соответствии с установленными приказом Руководителя Аппарата Правительства правами доступа к документам.

6.8.6. Архив Правительства может предоставлять электронные документы по СЭД. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи документа, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название департамента и отдела Аппарата Правительства, заголовок и учетный номер выданного документа.

6.8.7. Архив Правительства может обеспечивать удаленный доступ к своим электронным документам. При организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети Интернет обеспечивается идентификация пользователей системы и ее защита от несанкционированного доступа.

6.8.8. Архив Правительства может предоставлять доступ к электронным документам, открытым для публичного доступа, через сайт Правительства в сети Интернет.

6.8.9. По запросам республиканских органов исполнительной власти и организаций электронные документы архива Правительства выдаются пользователям на физически обособленных материальных носителях в виде копий рабочих экземпляров электронных документов.

6.9. Выдача электронных архивных документов из архива Правительства

6.9.1. Электронные архивные документы выдаются из архива Правительства по запросам в копиях:

для использования в департаменты, отделы и сотрудникам Аппарата Правительства;

правоохранительным, судебным органам и органам прокуратуры в порядке, установленном законодательством;

для проведения архивных работ с электронными документами (научно-технического описания, усовершенствования научно-справочного аппарата, выполнения тематических и правовых запросов, экспертизы ценности документов и т. п.);

юридическим и физическим лицам и др.

6.9.2. Копии электронных документов для выдачи по запросам создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. Верность копии контейнера электронного документа свидетельствуется отсоединенной электронной подписью архива Правительства.

6.9.3. Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале их выдачи.

7. Работа исполнителя с документами

7.1. Инструкцией устанавливаются правила работы исполнителей с документами.

7.2. Организация работы с документами в отделах Аппарата Правительства осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), директоров департаментов, заведующих отделами, иных должностных лиц Аппарата Правительства.

7.3. Директора департаментов и (или) заведующие отделами Аппарата Правительства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

7.4. При рассмотрении документов директор департамента и (или) заведующий отделом Аппарата Правительства выделяет документы, требующие срочного исполнения. Такие документы передаются непосредственному исполнителю немедленно.

7.5. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.6. Документы, поступившие в отдел с резолюцией Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Руководителя Аппарата Правительства или его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), передаются исполнителям только после рассмотрения директором департамента и (или) заведующим отделом Аппарата Правительства.

7.7. Исполнение документа предусматривает следующие действия:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и необходимых приложений к нему с соблюдением правил документирования, установленных в Аппарате Правительства;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментариями "Принято", "Отклонено" - с указанием причин, "Принято частично" - с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

подготовку списка (указателя) рассылки документа (в случае необходимости);

представление проекта документа на подпись (утверждение) Главе Республики Башкортостан, заместителям Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Руководителю Аппарата Правительства или его заместителям (в соответствии с распределением обязанностей), директорам департаментов и заведующим отделами Аппарата Правительства;

определение места хранения документа (копии документа) с проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

7.8. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).

7.9. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7.10. В случае отсутствия ответственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) по указанию заведующего соответствующим отделом документы передаются другому исполнителю. При увольнении работника или переходе на другой участок работы документы передаются по акту приема-передачи заведующему соответствующим отделом или по его указанию - вновь назначенному сотруднику.

7.11. Ответственный исполнитель может предлагать изменить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

7.12. Ответственный исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов - могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к исполнению этих документов.

8. Работа с парламентскими запросами и запросами депутатов

8.1. Прием, обработка и направление поступающих парламентских запросов и запросов депутатов Государственного Собрания осуществляются сектором делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

8.2. Член Правительства, которому направлен парламентский запрос, должен дать ответ на него в устной (на заседании Государственного Собрания) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной срок, установленный Государственным Собранием.

8.3. Подготовку проекта ответа на парламентский запрос и запрос депутата Государственного Собрания, адресованный Главе Республики Башкортостан, заместителям Премьер-министра Правительства, Глава Республики Башкортостан и заместители Премьер-министра Правительства поручают соответствующим органам исполнительной власти Республики Башкортостан.

Ответ на парламентский запрос, запрос депутата Государственного Собрания дается Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства или руководителем органа исполнительной власти Республики Башкортостан в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения этого запроса.

В случае, если для рассмотрения запроса необходимы проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, срок дачи в письменной форме ответа на запрос продлевается Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства, которым направлен указанный запрос, до 30 дней со дня получения с сообщением об этом депутату.

9. Работа с обращениями граждан

9.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан (в том числе по информационным системам общего пользования) и их централизованного учета осуществляются отделом по работе с обращениями граждан.

9.2. Работа с письменными предложениями, заявлениями, жалобами, а также с устными обращениями граждан ведется в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Законом Республики Башкортостан "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан".

9.3. Письменные обращения граждан (вне зависимости от избранного гражданином способа направления обращения, в том числе на иностранном языке), поступившие в адрес Правительства, заместителей Премьер-министра Правительства и Руководителя Аппарата Правительства, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отдел по работе с обращениями граждан.

Информация об обращениях граждан вводится в специализированную информационную систему.

В правом нижнем углу входящего документа проставляется штамп, куда вносятся регистрационный номер и дата поступления документа.

9.4. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов передаются заместителям Премьер-министра Правительства, Руководителю Аппарата Правительства или его заместителям.

9.5. Если по письменному обращению гражданина готовится проект резолюции заместителя Премьер-министра Правительства, содержащий необходимые поручения, то в нем обязательно указываются сроки их исполнения, порядок ответа автору письма, а при необходимости - и доклада Правительству.

9.6. Безотлагательному и первоочередному рассмотрению подлежат обращения в случаях, если:

обращение содержит сведения о возможности наступления аварий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;

обращение основано на доказательствах, в отношении которых существует реальная угроза их утраты;

обращение содержит сведения о возможности совершения преступления;

по прошествии времени, отведенного на рассмотрение обращения, возникает невозможность исполнения содержащегося в обращении законного требования.

При этом при наличии на то оснований, предусмотренных законодательством, переадресация, направление в иные органы и должностным лицам, выезд на место, иные меры реагирования на обращения граждан также производятся незамедлительно.

9.7. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства, заместителей Премьер-министра Правительства и Руководителя Аппарата Правительства, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации.

В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

9.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае, если в соответствии с указанным запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

9.9. В необходимых случаях письменные обращения граждан берутся на контроль, тогда в правом верхнем углу первого листа обращения ставятся штампы: "Контроль" и "Письмо подлежит возврату".

Рассмотрение обращений признается оконченным и они снимаются с контроля только после разрешения поставленных заявителем вопросов и сообщения ему результатов рассмотрения в письменной форме.

Копии всех документов, связанных с рассмотрением письменных обращений граждан в отделах Аппарата Правительства, направляются в отдел по работе с обращениями граждан. В этом отделе законченные делопроизводством письменные обращения граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.10. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, направленных в органы исполнительной власти Республики Башкортостан, осуществляют руководители данных органов.

9.11. Информационно-справочную работу по поступившим письменным обращениям граждан ведет отдел по работе с обращениями граждан.

9.12. Прием посетителей в Правительстве Республики Башкортостан организуется сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан.

Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан. При совпадении дня приема граждан с нерабочим праздничным или с выходным днем, перенесенным при совпадении выходного и нерабочего праздничного дней, личный прием граждан проводится в ближайший рабочий день, не являющийся днем приема граждан.

Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий и на карточках установленной формы.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.13. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема гражданина, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством.

9.14. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие и истекший год. Указанный анализ содержит информацию о количестве поступивших, переадресованных и рассмотренных письменных обращений, обращений в форме электронного документа, о местах, днях и часах приема граждан, количестве граждан, принятых на личном приеме, об уполномоченных лицах по личному приему граждан, о тематике обращений, принятых по результатам рассмотрения обращений мерах, в том числе принятых нормативных правовых и иных актах, и не позднее 20 июля и 20 января представляется Аппаратом Правительства Главе Республики Башкортостан.

Результаты анализа рассмотрения обращений граждан за полугодие и истекший год соответственно не позднее 1 февраля и 1 августа Аппарат Правительства размещает на официальном сайте Правительства в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также в газетах "Республика Башкортостан", "Башкортостан" и "Кызыл тан".

Указанные результаты анализа за истекший год не позднее 1 марта направляются для сведения Уполномоченному по правам человека в Республике Башкортостан.

9.15. Сроки рассмотрения письменных обращений граждан указаны в пункте 16 настоящей Инструкции.

10. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения(9)

10.1. Работа с документами с грифом "Для служебного пользования" ведется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740).

10.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов государственной власти и организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Изложенные в настоящем разделе положения не распространяются на порядок работы с документами, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.

10.3. На подготавливаемых в департаментах и отделах Аппарата Правительства документах (их проектах), изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") и номер экземпляра.

Документированная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

10.4. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио-документами, машинными носителями информации и др.).

законодательные и другие нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;

документы, накапливаемые в информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

10.5. Необходимость проставления на документах пометки "ДСП" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 10.4 настоящей Инструкции.

10.6. Пометка "ДСП" и номер экземпляра печатаются в 2 строки шрифтом Times New Roman размером N 13. В правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к этому документу на первой строке печатается без сокращения пометка "ДСП", на второй строке по центру относительно первой строки печатается сокращенно номер экземпляра "экз. N _".

10.7. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с пометкой "ДСП" осуществляются сотрудником сектора делопроизводства, которому поручены прием и учет несекретных документов.

Учет документов с пометкой "ДСП" производится в журналах учета документов с грифом "ДСП". При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

10.8. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, выполняется в Аппарате Правительства в порядке, установленном для несекретных документов (см. пункт 4.6 настоящей Инструкции), с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

10.9. Документы с пометкой "ДСП", адресованные в Правительство Республики Башкортостан, заместителям Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), передаются сотрудником сектора делопроизводства под роспись соответствующему директору департамента и (или) заведующему отделом Аппарата Правительства.

10.10. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" в департаментах и отделах осуществляется через журнал передачи документов с пометкой "ДСП" на основании письменного указания директора департамента и (или) заведующего отделом непосредственно исполнителю, который:

готовит проекты поручений (резолюций) заместителя Премьер-министра Правительства на бумажной основе к документам с пометкой "ДСП";

направляет проекты поручений (резолюций) заместителя Премьер-министра Правительства на визирование заведующему отделом и директору департамента;

передает подписанные поручения с соответствующими документами и необходимым количеством экземпляров документов в сектор делопроизводства для их оформления и рассылки;

контролирует порядок и сроки исполнения поручений заместителя Премьер-министра Правительства к документам с пометкой "ДСП";

передает исполненные документы в сектор делопроизводства для подшивки в дело.

10.11. При смене работника, ответственного за исполнение документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается директором департамента и (или) заведующим отделом Аппарата Правительства.

10.12. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

10.13. Дополнительная рассылка актов Правительства с пометкой "ДСП" отделам Аппарата Правительства, органам исполнительной власти Республики Башкортостан, организациям осуществляется по указанию Руководителя Аппарата Правительства или его заместителя либо по заявке директоров департаментов или заведующих отделами Аппарата Правительства, которые подготовили данные акты.

10.14. Документы с пометкой "ДСП":

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в правом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и отчества, фамилия специалиста, создавшего документ;

передаются исполнителем после подписания для регистрации сотруднику сектора делопроизводства;

передаются сотрудникам отделов Аппарата Правительства под расписку;

пересылаются другим органам и организациям фельдъегерской службой, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, при необходимости указанные документы могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;

рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов (указатель рассылки подписывается исполнителем);

хранятся в сейфах или несгораемых металлических шкафах.

10.15. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Руководителя Аппарата Правительства. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение указанных материалов.

10.16. Ознакомление сотрудников Аппарата Правительства с документами, делами и изданиями, имеющими пометку "ДСП" и находящимися в архиве Правительства, осуществляется с согласия Руководителя Аппарата Правительства или его заместителей либо директоров департаментов, заведующих отделами, которые готовили документы (сформировали дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам отделов Аппарата Правительства под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

10.17. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации заведующий соответствующим отделом информирует об этом Руководителя Аппарата Правительства и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает Руководителю Аппарата Правительства.

10.18. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются Руководителем Аппарата Правительства и передаются в архив Правительства для включения в дело фонда.

10.19. За утрату документов с пометкой "ДСП", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники отделов Аппарата Правительства могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

10.20. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

10.21. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

11. Работа с документами под грифом "Коммерческая тайна"

11.1. Работа с документами под грифом "Коммерческая тайна" ведется в соответствии с федеральными законами "О коммерческой тайне" и "О защите конкуренции", постановлением Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" (с изменением, внесенным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 октября 2002 года N 731).

11.2. Настоящая Инструкция определяет порядок учета, размножения, хранения, передачи на архивное хранение и уничтожения документов с грифом "Коммерческая тайна".

11.3. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" возлагаются на сектор делопроизводства.

11.4. Все документы с грифом "Коммерческая тайна", поступившие в Аппарат Правительства, подлежат отдельному учету.

11.5. Учет документов с грифом "Коммерческая тайна" осуществляется отдельно от учета документов с грифом "ДСП".

11.6. Прием и регистрация документов с грифом "Коммерческая тайна" осуществляются соответствующими сотрудниками сектора делопроизводства.

Ошибочно поступившие документы с грифом "Коммерческая тайна" возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов с грифом "Коммерческая тайна" экземпляров, листов, приложений составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

На первом листе входящего документа с грифом "Коммерческая тайна" проставляется регистрационный штамп, в котором указываются:

код (используется справочник кодов);

входящий порядковый номер документа и через дефис - "КТ";

дата регистрации входящего документа;

количество листов основного документа и приложений к нему.

11.7. Дела и журналы с грифом "Коммерческая тайна" учитываются по сводной номенклатуре дел Аппарата Правительства. В графе 1 под индексом, присвоенным данному делу, проставляется гриф "Коммерческая тайна".

Документы с грифом "Коммерческая тайна" подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры дел Аппарата Правительства после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются, а после закрытия дела - прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником сектора делопроизводства, ответственным за ведение документов с грифом "Коммерческая тайна", делается заверительная надпись о том, сколько подшито документов в деле и на скольких листах.

11.8. За утрату документов с грифом "Коммерческая тайна", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники отделов Аппарата Правительства могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

11.9. Документы с грифом "Коммерческая тайна" в нерабочее время должны храниться в металлических несгораемых шкафах или сейфах.

11.10. Отправка рассмотренных руководством документов с грифом "Коммерческая тайна" во внешние организации осуществляется по поручениям Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей).

11.11. Документы с грифом "Коммерческая тайна" отправляются специальной связью или фельдъегерской службой, заказными или ценными почтовыми отправлениями. При необходимости указанные документы могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

11.12. Исходящим номером документа с грифом "Коммерческая тайна" является номер, за которым зарегистрирован документ.

11.13. После отправки документа с грифом "Коммерческая тайна" в журнале учета, где зарегистрирован документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.

11.14. Копирование документов с грифом "Коммерческая тайна" производится на основании поручений Главы Республики Башкортостан, заместителей Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей).

Дополнительно размноженные экземпляры документов с грифом "Коммерческая тайна" учитываются в секторе делопроизводства за номерами подлинников.

11.15. Передача документов с грифом "Коммерческая тайна" между сотрудниками Аппарата Правительства осуществляется только под расписку в журнале учета таких документов.

11.16. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Коммерческая тайна" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Руководителя Аппарата Правительства. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

11.17. В случае утраты документов с грифом "Коммерческая тайна" либо разглашения служебной информации ограниченного распространения заведующий отделом информирует об этом Руководителя Аппарата Правительства и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает Руководителю Аппарата Правительства.

На утраченные документы, дела и издания с грифом "Коммерческая тайна" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные документы, дела и издания с грифом "Коммерческая тайна" утверждаются Руководителем Аппарата Правительства и передаются в архив Правительства.

11.18. При проведении экспертизы ценности документов с грифом "Коммерческая тайна" перед их передачей на архивное хранение отбор документов на уничтожение производит ЦЭК Аппарата Правительства.

11.19. Отобранные для уничтожения документы, дела и издания с грифом "Коммерческая тайна" вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

11.20. Уничтожение документов, дел и изданий с грифом "Коммерческая тайна" производится с обязательным простановлением отметок об уничтожении в журнале учета документов с грифом "Коммерческая тайна".

11.21. Уничтожение документов, дел и изданий с грифом "Коммерческая тайна" должно производиться путем их сожжения или измельчения либо другим путем, исключающим возможность восстановления текста.

12. Копирование (тиражирование) документов

12.1. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в подразделении копировальных работ общего отдела (далее - подразделение копировальных работ). Копирование документов небольших объемов и тиражей может производиться непосредственно в отделах Аппарата Правительства, имеющих множительную технику.

12.2. Копирование материалов и документов в подразделении копировальных работ производится на основании визы заведующего общим отделом, поставленной на бланке заказа формата А6, согласно приложению N 39 к настоящей Инструкции.

12.3. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется заведующим общим отделом и подтверждается соответствующей пометкой или визой на бланке заказа.

12.4. На копирование сдаются только служебные материалы и документы вместе с бланком заказа, заполненным и подписанным исполнителем.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

12.5. Учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов.

Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет заведующий отделом Аппарата Правительства, в котором установлен копировальный аппарат.

12.6. Копирование гербовых бланков, используемых в Аппарате Правительства, запрещается.

12.7. Копирование документов, находящихся на архивном хранении, производится:

для сотрудников Аппарата Правительства - на основании заказа, подписанного заведующим общим отделом;

для органов исполнительной власти Республики Башкортостан, иных органов и организаций, граждан - на основании письма-запроса и резолюции Руководителя Аппарата Правительства.

13. Порядок исполнения и контроль за исполнением указов, распоряжений и перечней поручений Главы Республики Башкортостан

13.1. Исполнение и контроль за исполнением поручений Главы Республики Башкортостан, содержащихся в указах, распоряжениях и перечнях поручений, осуществляются в соответствии с Положением о порядке осуществления контроля за исполнением поручений Главы Республики Башкортостан, утвержденным Указом Президента Республики Башкортостан от 1 февраля 2011 года N УП-19 (с последующими изменениями).

13.2. Указанные в поручении Главы Республики Башкортостан ответственные должностные лица несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение поручения.

В случае, когда по одному поручению Главы Республики Башкортостан определены несколько исполнителей, работу по его исполнению координирует исполнитель, указанный в резолюции первым либо с пометкой "Свод", который обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации от соисполнителей, подготовку необходимых документов, проектов ответов по выполнению поручений.

13.3. Вопрос о постановке документа на контроль решается Руководителем Аппарата Правительства, который определяет отдел Аппарата Правительства, ответственный за контроль исполнения поручения Главы Республики Башкортостан.

13.4. Отделы Аппарата Правительства, на которые возложен контроль за ходом исполнения поручений Главы Республики Башкортостан, анализируют и обобщают соответствующие отчеты. По результатам их рассмотрения данные отделы Аппарата Правительства за 5 дней до истечения срока исполнения поручения готовят проекты отчетов о выполнении поручения на имя Главы Республики Башкортостан за подписью соответствующего заместителя Премьер-министра Правительства.

13.5. Поручения Главы Республики Башкортостан исполняются в указанные в них сроки.

Если в поручении срок исполнения не определен, то он устанавливается в один месяц со дня утверждения данного поручения.

Если срок исполнения поручения Главы Республики Башкортостан установлен "постоянно", то информация о ходе его исполнения представляется ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

13.6. При необходимости продления срока исполнения поручения Главы Республики Башкортостан ответственный отдел Аппарата Правительства за 5 дней до истечения срока исполнения поручения представляет на имя Руководителя Администрации Главы письмо за подписью соответствующего заместителя Премьер-министра Правительства с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. Данное письмо должно содержать информацию о принятых мерах для выполнения поручения и аргументированные причины внесенного предложения о продлении срока его выполнения.

13.7. Сроки представления отчета о выполнении либо письма о продлении срока исполнения поручения Главы Республики Башкортостан, указанные в пунктах 13.4 и 13.6 настоящей Инструкции, распространяются на поручения со сроком более 20 дней. В иных случаях отчет о выполнении либо письмо о продлении срока исполнения поручения представляются не позднее установленного в поручении Главы Республики Башкортостан срока исполнения.

13.8. Решение о снятии с контроля поручения Главы Республики Башкортостан принимает Глава Республики Башкортостан по предложению Руководителя Администрации Главы.

Поручение Главы Республики Башкортостан снимается с контроля, если:

приняты исчерпывающие меры по решению поставленных в поручении задач, доклад о выполнении поручения принят и по нему не даны дополнительные поручения;

содержание поручения нашло отражение в нормативных правовых актах Республики Башкортостан;

произошли существенные изменения в структуре органов исполнительной власти либо в законодательстве Российской Федерации и Республики Башкортостан, в силу которых исполнение поручения невозможно.

13.9. Решение о продлении срока исполнения поручения Главы Республики Башкортостан принимает Руководитель Администрации Главы, в случае его временного отсутствия - заместитель Руководителя Администрации Главы Республики Башкортостан - начальник Секретариата Главы Республики Башкортостан по предложению руководства структурного подразделения Администрации Главы, ответственного за обеспечение контроля исполнения поручения в рамках компетенции. Указанное решение направляется в Аппарат Правительства.

13.10. Сведения об изменении срока исполнения поручения Главы Республики Башкортостан вносятся сотрудниками сектора делопроизводства в регистрационную карточку документа.

13.11. Несвоевременное информирование в соответствии с пунктами 13.4 и 13.6 настоящей Инструкции является нарушением исполнительской дисциплины.

13.12. Поручения, по которым информация в установленный срок не поступила, считаются неисполненными.

14. Порядок исполнения поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Правительства, а также поручений Главы Республики Башкортостан и заместителей Премьер-министра Правительства

14.1. Исполнение поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Правительства, а также поручений Главы Республики Башкортостан и заместителей Премьер-министра Правительства (далее - поручения), организуется руководителями органов исполнительной власти Республики Башкортостан, иных органов и организаций, которым адресованы эти поручения.

Поручения, содержащиеся в протоколе проведенного совещания и резолюциях по рассмотренным документам, доводятся до исполнителей путем направления им копии протокола совещания, или выписки из него, или перечня поручений, или резолюции, оформленных в установленном порядке.

Доведение поручений до исполнителей обеспечивается Аппаратом Правительства в 2-дневный срок с момента регистрации поручения в Аппарате Правительства.

14.2. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) его исполнения, а если срок исполнения поручения превышает 1 месяц, то устанавливаются и сроки представления информации о ходе исполнения.

14.3. Если срок исполнения поручения установлен "постоянно", то информация о ходе его исполнения представляется ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "Срочно", предусматривают 3-дневный срок исполнения, пометку "Оперативно" - 10-дневный срок исполнения.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если такого числа в следующем месяце нет, то до первого числа следующего за ним месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий рабочий день.

14.4. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях.

14.5. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то органы исполнительной власти Республики Башкортостан, иной орган или организация, указанные в поручении первыми либо с пометкой "Свод", являясь основными исполнителями поручения, несут ответственность за его исполнение и организуют надлежащую работу. Основной исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует работу в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные мероприятия.

Основной исполнитель представляет в Правительство информацию об исполнении поручения, в которой также должны отражаться сведения о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

14.6. Не позднее чем за 3 дня до наступления контрольного срока исполнитель поручения обязан представить в Правительство справку о состоянии исполнения поручения с содержанием просьбы о снятии его с контроля, за исключением поручений, предусмотренных абзацем вторым пункта 14.3 настоящей Инструкции.

При необходимости продления срока исполнения поручений руководители органов исполнительной власти Республики Башкортостан, иных органов и организаций, на которые возложена обязанность по исполнению поручений, не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения поручения представляют в Правительство мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

Срок исполнения срочного поручения не продлевается.

14.7. В органах исполнительной власти Республики Башкортостан контроль за исполнением поручений осуществляют в установленном порядке руководители и определенные ими ответственные должностные лица.

Фамилии, имена, отчества указанных лиц, их должности и контактные телефоны представляются руководителями органов исполнительной власти Республики Башкортостан ежегодно в срок до 15 января в Аппарат Правительства. При изменении указанных данных руководитель соответствующего органа исполнительной власти Республики Башкортостан в течение 5 дней уведомляет в письменной форме Аппарат Правительства об этих изменениях.

14.8. Контроль за исполнением поручений обеспечивает Аппарат Правительства.

Непосредственную организационную работу по исполнению поручений осуществляют департаменты и отделы Аппарата Правительства. При этом их руководители несут персональную ответственность за состояние исполнительской дисциплины.

14.9. Поручения, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства, снимаются с контроля лицом, уполномоченным на их подписание; поручения заместителей Премьер-министра Правительства - соответствующим заместителем Премьер-министра Правительства.

14.10. Заместители Руководителя Аппарата Правительства, директора департаментов и заведующие отделами Аппарата Правительства вправе требовать от органов исполнительной власти Республики Башкортостан своевременной и качественной подготовки документов по исполнению поручений. В противном случае заместители Руководителя Аппарата Правительства, директора департаментов и заведующие отделами Аппарата Правительства возвращают документы в соответствующий орган исполнительной власти Республики Башкортостан с указанием выявленных недостатков.

14.11. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (основным исполнителем).

Исполнитель (основной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

14.12. В случае несвоевременного исполнения поручений заместители Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), директора департаментов и заведующие отделами Аппарата Правительства направляют заместителям Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) справку с указанием причин нарушения сроков исполнения поручений, виновных должностных лиц и предложениями о привлечении их к дисциплинарной ответственности. Заместители Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) вносят Главе Республики Башкортостан предложения о привлечении виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности. Контроль за исполнением решений Главы Республики Башкортостан о привлечении к дисциплинарной ответственности осуществляет Аппарат Правительства, за исключением решений о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, назначение и освобождение от должности которых осуществляются Главой Республики Башкортостан.

Заместители Премьер-министра Правительства, руководители органов исполнительной власти Республики Башкортостан могут заслушиваться на оперативных совещаниях о причинах неисполнения поручений и нарушений сроков их исполнения.

15. Организация контроля за исполнением документов (поручений)

15.1. Контроль за исполнением документов (поручений) включает в себя:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

информирование Руководителя Аппарата Правительства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

15.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается Руководителем Аппарата Правительства.

При постановке документа на контроль в левой части текстового поля документа штампом проставляется отметка "Контроль".

15.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется с использованием автоматизированной системы "Дело".

15.4. Контролю подлежит исполнение:

поручений Главы Республики Башкортостан, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, Главы Республики Башкортостан;

поручений Главы Республики Башкортостан, данных во исполнение федеральных законов, законов Республики Башкортостан и постановлений Государственного Собрания;

поручений Главы Республики Башкортостан, содержащихся в указах, распоряжениях и перечнях поручений (выписках из перечней поручений) Главы Республики Башкортостан;

поручений Главы Республики Башкортостан, содержащихся в актах (постановлениях, распоряжениях) Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Башкортостан;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, Правительства Республики Башкортостан и его Президиума;

поручений Главы Республики Башкортостан, данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, Государственного Собрания;

поручений Главы Республики Башкортостан, данных по парламентским запросам и запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Российской Федерации и депутатов Государственного Собрания;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний комиссий Правительства (в соответствии с утвержденными положениями об этих комиссиях);

поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Главы Республики Башкортостан по рассмотренным документам.

15.5. Контроль за исполнением документов (поручений) обеспечивает Руководитель Аппарата Правительства и по его поручению уполномоченное лицо, а в отсутствие последнего - сотрудник общего отдела, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Оперативный контроль за ходом исполнения документов (поручений) возлагается на общий отдел.

Контроль за исполнением документов (поручений) по существу вопроса осуществляют директора департаментов и заведующие отделами Аппарата Правительства, а также уполномоченные ими лица.

15.6. Контроль за исполнением документов (поручений) строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по:

срокам исполнения документов (поручений);

исполнителям;

группам документов (федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Республики Башкортостан, постановления Государственного Собрания, указы и распоряжения Главы Республики Башкортостан, постановления и распоряжения Правительства и др.).

15.7. Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной карточки.

16. Сроки исполнения документов (поручений)

16.1. Сроки исполнения следующих документов (поручений) исчисляются в календарных днях:

поступивших в Правительство из вышестоящих органов государственной власти - с даты их подписания (утверждения);

поступивших в Правительство из других органов исполнительной власти Республики Башкортостан и организаций, а также обращений граждан - с даты их регистрации;

внутренних - с даты их подписания (утверждения).

16.2. Сроки исполнения документов (поручений) определяются Главой Республики Башкортостан, заместителями Премьер-министра Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Руководителем Аппарата Правительства и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей) исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного законодательством. Руководители органов исполнительной власти Республики Башкортостан и организаций, на которые возложена обязанность по исполнению документов (поручений), организуют их исполнение с даты подписания (утверждения) этих документов (поручений).

16.3. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без конкретной даты исполнения с пометкой "Срочно" - в 3-дневный срок;

без конкретной даты исполнения с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок;

без конкретной даты исполнения и специальных пометок - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если такого числа в следующем месяце нет, то до первого числа следующего месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день;

по парламентским запросам - не более 15 дней со дня получения;

по запросам депутатов Государственного Собрания - не позднее чем через 15 дней со дня его получения. В случае, если для рассмотрения запроса необходимы проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, срок дачи в письменной форме ответа на запрос может быть продлен должностным лицом, которому направлен указанный запрос, до 30 дней со дня его получения с сообщением об этом депутату;

по поручениям Правительства, данным органам исполнительной власти Республики Башкортостан по доработке проектов актов Правительства, рассмотренных на его заседаниях, - не позднее чем в 7-дневный срок, если он специально не оговаривается;

по проектам актов Правительства, поступившим от ответственного исполнителя на согласование в заинтересованные органы исполнительной власти Республики Башкортостан, - до 3 рабочих дней, если срок специально не оговаривается.

16.4. Обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Письменное обращение, поступившее в Правительство, Премьер-министру Правительства, его заместителям, Руководителю Аппарата Правительства в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении дополнительных документов и материалов другим государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, не более чем на 30 дней с сообщением об этом гражданину, направившему обращение.

17. Ведение контроля за исполнением документов (поручений)

17.1. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется с момента их постановки на контроль.

17.2. Сотрудники общего отдела, ответственные за контроль за исполнением документов (поручений), незамедлительно вносят в электронную карточку всю текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов (поручений).

В случаях ухода в отпуск, отбытия в командировку, болезни, увольнения или перемещения сотрудники общего отдела обязаны передать другим сотрудникам по согласованию с заведующими секторами и заведующим общим отделом все контролируемые документы (поручения).

17.3. Проверка хода исполнения документов (поручений) осуществляется до истечения срока их исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Все напоминания исполнителю и информация о них фиксируются в РЭК.

17.4. Документы (поручения), находящиеся на контроле, считаются исполненными и снимаются с него в установленном порядке. Если ответа не требуется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает документ за 3 дня до истечения срока исполнения документа (поручения) в общий отдел.

17.5. Справки о состоянии исполнения контролируемых поручений Премьер-министра Правительства и его заместителей с содержанием просьбы о снятии с контроля, справки об исполнении контролируемых документов (поручений) или контролируемые документы с отметками на них о результатах исполнения передаются общим отделом на рассмотрение Руководителю Аппарата Правительства.

17.6. Снятие документа с контроля оформляется отметками об исполнении документа и о направлении его в дело, содержащими следующие информацию и реквизиты:

краткие сведения об исполнении или ссылка на свидетельствующий об этом документ (дата и номер);

отметка "В дело" (проставляется заведующим общим отделом);

номер дела, в котором будет храниться документ, согласно сводной номенклатуре дел Аппарата Правительства;

дата направления документа в дело;

подпись исполнителя или заведующего отделом Аппарата Правительства, в котором исполнен документ.

В РЭК проставляются отметка об исполнении документа, дата направления его в дело и индекс дела, в котором будет храниться документ.

Документ считается неисполненным, если он не списан в дело.

18. Обобщение и анализ данных об исполнении документов (поручений)

18.1. Общий отдел периодически докладывает Руководителю Аппарата Правительства о результатах исполнения контролируемых документов (поручений).

Общий отдел еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов (поручений) для последующего информирования Руководителя Аппарата Правительства о состоянии исполнительской дисциплины.

На все неисполненные документы (поручения) на первое число каждого месяца составляется соответствующий перечень, на основе которого анализируется ход исполнения документов (поручений).

18.2. На основании анализа данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов (поручений) разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов (поручений) и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

19. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

19.1. Учет печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Аппарат Правительства в соответствии с Законом Республики Башкортостан "О государственной символике Республики Башкортостан" применяет печати с изображением Государственного герба Республики Башкортостан.

Гербовые печати изготавливаются в виде круга, в середине которого изображается Государственный герб Республики Башкортостан, а по окружности размещаются наименования организации на башкирском и русском языках.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Руководитель Аппарата Правительства по согласованию с заведующим общим отделом.

В случае служебной необходимости по решению Руководителя Аппарата Правительства допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих отделах Аппарата Правительства и передаются в отдел организационной работы, который организует исполнение заявки на изготовление печати.

Печатью заверяются подписи Премьер-министра Правительства и его заместителей, Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом Аппарата Правительства или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Печати с изображением Государственного герба Республики Башкортостан ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В Аппарате Правительства для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и об исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Учет имеющихся в Аппарате Правительства печатей и штампов ведет сотрудник общего отдела в журнале (приложение N 40 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Аппаратом Правительства, не допускаются.

При смене Руководителя Аппарата Правительства гербовые печати передаются вновь назначенному Руководителю Аппарата Правительства по акту.

Руководитель Аппарата Правительства при необходимости может своим приказом возложить ответственность за хранение и пользование гербовыми печатями на подчиненного работника.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в отделах Аппарата Правительства проверяются сотрудником, ответственным за учет печатей.

19.2. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Аппарата Правительства возлагается на общий отдел.

Виды гербовых бланков, применяемых в Аппарате Правительства, утверждаются Руководителем Аппарата Правительства по представлению заведующего общим отделом.

Введение в обращение по мере необходимости новых видов гербовых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Руководителя Аппарата Правительства. Соответствующие предложения вносятся заведующим общим отделом вместе с образцами предлагаемых бланков.

Общий отдел получает от департаментов и отделов Аппарата Правительства заявки на изготовление гербовых бланков, а также их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление в типографии бланочной продукции, осуществляет получение, учет поступления и выдачу бланков документов.

Гербовые бланки, применяемые в Аппарате Правительства, являются полиграфической продукцией строгого учета.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 41 к настоящей Инструкции), при этом используются следующие реквизиты:

а) при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации - поставщика гербовых бланков;

б) при выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серии и номера гербовых бланков;

наименование отдела Аппарата Правительства, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Гербовые бланки, применяемые в Аппарате Правительства, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим органам, организациям и лицам.

Гербовые бланки могут выдаваться органам государственной власти Республики Башкортостан для оперативной подготовки проектов документов только по указанию (разрешению) Руководителя Аппарата Правительства или его заместителей.

При переписке между отделами Аппарата Правительства гербовые бланки не используются.

Советы, комиссии, другие координационные, совещательные, консультативные органы осуществляют переписку на бланках, соответствующих положениям об этих органах.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка установленной формы.

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несет заведующий общим отделом.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журнале учета бланков.

Журналы учета бланков включаются в номенклатуру дел Аппарата Правительства.

Журналы учета бланков строгой отчетности хранятся в Аппарате Правительства в течение 3 лет согласно статье 259 г Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "статья 259 г" имеется в виду "пункт г статьи 259"

Гербовые бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в отделах Аппарата Правительства, под роспись в журнале учета выдачи гербовых бланков.

Испорченные и невостребованные гербовые бланки возвращаются в общий отдел, осуществляющий общий учет гербовых бланков.

Проверка наличия, целевого использования и хранения гербовых бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой Руководителем Аппарата Правительства. О результатах проверок делаются отметки в регистрационно-учетных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения Руководителя Аппарата Правительства.

Согласовано

Протокол ЦЭК Аппарата Правительства

Республики Башкортостан

от 14 марта 2014 г. N 2

Приложение N 1

к пункту 3.1.3

Приложение N 2

к пункту 3.1.3

Приложение N 3

к пункту 3.1.3

Приложение N 4

к пункту 3.1.3

Приложение N 5

к пункту 3.1.3

Приложение N 6

к пункту 3.1.3

Приложение N 7

к пункту 3.2.2

Правила
оформления реквизитов документов Правительства Республики Башкортостан и Аппарата Правительства Республики Башкортостан

Государственный герб Республики Башкортостан

Изображение Государственного герба Республики Башкортостан помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Башкортостан "О государственной символике Республики Башкортостан"

На бланках документов Правительства Республики Башкортостан и Аппарата Правительства Республики Башкортостан (далее - Аппарат Правительства) Государственный герб Республики Башкортостан изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитами "Наименование республиканского органа исполнительной власти" на двух государственных языках Республики Башкортостан.

Наименование республиканского органа исполнительной власти и государственного органа

На бланках, используемых в Аппарате Правительстве, наименование республиканского органа исполнительной власти - Правительство Республики Башкортостан и государственного органа - Аппарат Правительства оформляется на государственных языках Республики Башкортостан в соответствии с законодательством Республики Башкортостан. Наименование органа на башкирском языке располагается слева от наименования органа на русском языке.

Справочные данные о республиканском органе исполнительной власти и государственном органе

Справочные данные о Правительстве Республики Башкортостан и Аппарате Правительства указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес республиканского органа исполнительной власти и государственного органа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению республиканского органа исполнительной власти или государственного органа.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов и/или указывается составителем при подготовке документа.

Наименования вида и разновидности документа не указываются в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (г. Уфа) указывается в бланках документов Правительства Республики Башкортостан и Аппарата Правительства.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или сотрудниками общего отдела при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 года.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Аппарате Правительства.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного двумя или более органами управления, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению органов в заголовочной части документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти и организации, а также их структурным подразделениям и должностным лицам, гражданам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать его содержание. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих

Письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Текст документа

Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6,0/95 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 15 (для оформления табличных материалов размер шрифта допускается от N 12 до N 15) через 1 междустрочный интервал. Документы, направляемые в Государственное Собрание, печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 междустрочного интервала.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Республики Башкортостан постановляет...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем...; решили....

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их... ";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 года N 2...".

Если текст документа содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы, перечня или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 2 л. в 1 экз. 2. Справка согласования......на 6 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 23-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2 к приказу Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан от "__" _________ 201_ года N ___

Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Премьер-министра

Правительства

Республики Башкортостан

Подпись И.О. Фамилия

"__" __________ 201_ года

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов и/или организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами - в случаях, предусмотренных законодательством;

республиканскими органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);

подведомственными организациями;

общественными организациями - при необходимости.

Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами федерального органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Заместитель Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан

Подпись

И.О. Фамилия

"__" _____________ 201__ года

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Республики Башкортостан, актов Правительства Республики Башкортостан визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Аппарата Правительства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Аппарата Правительства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Заместитель Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан

Подпись

И.О. Фамилия

"___" ____________ 201_ года

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Заместитель Премьер-министра

Правительства

Республики Башкортостан

Подпись

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий на это право, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и инициалы. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Премьер-министра

Правительства

Республики Башкортостан

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан Подпись И.О. Фамилия "__" __________ 201_ года

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова "утвержден", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан от "__" ________ 201_ года N ___

Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

"Подлинник документа входящий N 230-1267 от 12.11.2010 находится в секторе делопроизводства общего отдела Аппарата Правительства Республики Башкортостан".

Ведущий специалист		Подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ________ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:

П.О. Николаев

(437) 280-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием его должности с указанием отдела Аппарата Правительства.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению документа включают: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

	Гатауллину Т.В., Ганину Н.А. Прошу подготовить ответ к 14.11.2010
	Подпись	Дата

Рекомендуемые указания (резолюции) к документам:

Согласовано.

Прошу рассмотреть.

Прошу рассмотреть и дать ответ заявителю.

Прошу рассмотреть и внести предложение.

На исполнение.

К сведению.

Для согласования.

Для сведения.

Для сведения и работы.

Для сведения и использования в работе.

Для решения.

Для рассмотрения.

Для работы.

Для работы и предложений.

Для предложений и работы.

Для предложений.

Рекомендуемые указания (резолюции) к обращениям граждан:

Прошу рассмотреть и дать ответ автору обращения.

Прошу рассмотреть и дать ответ автору обращения. Копию ответа заявителю направить в Правительство Республики Башкортостан.

Прошу рассмотреть обращение по существу и принять необходимые меры. О результатах проинформировать заявителя.

Прошу внимательно рассмотреть, оказать возможное содействие в улучшении жилищных условий и проинформировать Правительство Республики Башкортостан.

Рекомендуемые указания (резолюции) республиканским органам исполнительной власти по обращениям граждан:

Прошу рассмотреть, о результатах проинформировать заявителя и Правительство Республики Башкортостан.

Прошу рассмотреть, в течение 20 дней дать ответ автору обращения и направить результаты рассмотрения в Аппарат Правительства Республики Башкортостан (со ссылкой на исходящий номер Администрации Президента Российской Федерации) с приложением копии ответа, данного заявителю.

Прошу рассмотреть и в течение 10 дней представить в Аппарат Правительства Республики Башкортостан документы и материалы, необходимые для объективного и всестороннего рассмотрения обращения, в том числе информационную справку по вопросу, содержащемуся в обращении, информационную справку об авторе обращения и ответы, данные автору обращения ранее (при их наличии).

Рекомендуемые указания (резолюции) внутренним исполнителям по обращениям граждан:

Прошу рассмотреть и в течение 30 дней направить результаты рассмотрения в Администрацию Президента Российской Федерации (со ссылкой на исходящий номер Администрации Президента Российской Федерации).

Прошу в течение 15 дней представить в Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций документы и материалы, необходимые для объективного и всестороннего рассмотрения обращения, в том числе информационную справку по вопросу, содержащемуся в обращении, и ответы, данные автору ранее (со ссылкой на исходящий номер Администрации Президента Российской Федерации).

Прошу организовать оперативную проверку достоверности информации, содержащейся в электронном сообщении, и в течение 10 дней проинформировать Администрацию Президента Российской Федерации.

Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя, директора департамента и/или заведующего отделом Аппарата Правительства и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа, директором департамента и/или заведующим отделом Аппарата Правительства, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Аппарат Правительства содержит код, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Виды конфиденциальной информации установлены Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 (с изменением, внесенным Указом Президента Российской Федерации от 23 сентября 2005 года N 1111).

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740), отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8

к пункту 3.4.5

                                    Срок согласования - до 3 рабочих дней

                               Справка

                о согласовании проекта указа (распоряжения)

                   Президента Республики Башкортостан

Содержание проекта ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект представляет _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

 (наименование должности или органа, указанных в абзаце первом пункта 80

           Регламента Правительства Республики Башкортостан)

                            Проект согласовали:

Члены Правительства РБ, руководители государственных органов, органов местного самоуправления, организаций	Фамилия и инициалы	Подпись и дата согласования	Дата поступления проекта на согласование	Примечание

Правовая и

антикоррупционная            ____________________________________________

экспертизы проведены:              (подпись, расшифровка подписи)

Лингвистическая экспертиза

проведена:                   ____________________________________________

                                   (подпись, расшифровка подписи)

Фамилия исполнителя

проекта             _____________________ Номер телефона ________________

                    (подпись, расшифровка

                           подписи)

"___"      _______________ 201__ г.

     Примечание. К справке согласования прилагаются:

     мотивированные    замечания    или  предложения    по  проекту  либо

отдельным  его положениям;

     наглядные материалы изменений при их внесении в действующий акт.

          Форма справки о согласовании проекта указа (распоряжения)

                    Президента Республики Башкортостан

Информация об изменениях:

Распоряжение Правительства Республики Башкортостан от 29 декабря 2015 г. N 1476-р настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 9

к пункту 3.5.31

(с изменениями от 29 декабря 2015 г.)

                                      Срок согласования до 3 рабочих дней

     Справка  о  согласовании  проекта  постановления  (распоряжения)

                  Правительства Республики Башкортостан

Содержание проекта:  ____________________________________________________

Проект представляет: ____________________________________________________

                       (наименование должности или органа, указанного в

                     абзаце первом пункта 68 Регламента Правительства РБ)

Проект согласовали:

Члены Правительства РБ, руководители государственных органов, органов местного самоуправления, организаций	Фамилия и инициалы	Подпись и дата согласования	Дата поступления проекта на согласование	Примечание

Правовая и антикоррупционная

экспертиза проведена:        ____________________________________________

                                    (подпись, расшифровка подписи)

Лингвистическая экспертиза

проведена:                   ____________________________________________

                                    (подпись, расшифровка подписи)

Фамилия исполнителя проекта ____________________ Номер телефона _________

                                 (подпись,

                            расшифровка подписи)

Ответственное должностное

лицо (Ф.И.О., должность)    ____________________ Номер телефона _________

                                 (подпись,

                            расшифровка подписи)

"____" ____________ 201_ г.

Примечание:          К справке согласования прикладываются:

                     мотивированные замечания и предложения по проекту

                     (или по отдельным его положениям);

                     при внесении изменений в действующий акт - наглядные

                     материалы вносимых изменений.

    Форма справки о согласовании проекта постановления (распоряжения)

                 Правительства Республики Башкортостан

Приложение N 10

к пункту 3.5.32

Приложение N 11

к пункту 3.5.32

Приложение N 12

к пункту 3.6.2

Приложение N 13

к пункту 3.6.4

Порядок
оформления протоколов заседаний (совещаний), проводимых в Аппарате Правительства Республики Башкортостан

Протокол заседаний (совещаний), проводимых в Аппарате Правительства Республики Башкортостан (далее - Аппарат Правительства), составляется на основании записей, произведенных во время заседаний (совещаний), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Аппарате Правительства протоколы могут издаваться в полной или краткой форме (во втором случае опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение).

Текст любого протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части полного протокола указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря и присутствовавших на заседании (совещании). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Многострочные наименования должностей присутствовавших на заседании (совещании) печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, расположенных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля с абзацным отступом и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Постановили: (Решили:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка: "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - _, против - _, воздержались - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

В кратком протоколе слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля с абзацным отступом, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали: заместитель министра экономического развития Республики Башкортостан	И.О. Фамилия
министр образования Республики Башкортостан	И.О. Фамилия

Список присутствовавших на заседании (совещании) отделяется от основной части краткого протокола сплошной чертой.

В основной части краткого протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "о" ("об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:

протоколы заседаний (совещаний) у Премьер-министра Правительства;

протоколы заседаний (совещаний) у заместителя Премьер-министра Правительства;

протоколы комиссий;

протоколы советов и др.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным органам государственной власти, организациям, должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель отдела Аппарата Правительства, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью сектора регистрации правовых актов общего отдела Аппарата Правительства (далее - сектор регистрации правовых актов).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и заверяются печатью протокольного сектора.

Решения Президиума Правительства доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов заседаний Президиума Правительства, которые печатаются на бланке установленной формы и заверяются печатью сектора регистрации правовых актов. (Образец прилагается).

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование республиканского органа исполнительной власти - Правительство Республики Башкортостан:

вид документа - протокол (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "протокол" печатается прописными буквами в разрядку, шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - при необходимости указывается, у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два междустрочных интервала после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 междустрочного интервала.

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1 междустрочный интервал и центрируется по отношению к нему. (Образцы оформления полного и краткого протоколов прилагаются).

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                 Правительство Республики Башкортостан

                               Протокол

             совещания у Президента Республики Башкортостан

                     (заместителя Премьер-министра

                 Правительства Республики Башкортостан)

"__" _____________ 201__ г.       Уфа                     N _____________

     Председательствующий - И.О. Фамилия

     Секретарь - И.О. Фамилия

     Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

                             Повестка дня:

     1. Об итогах работы

     2. О плане мероприятий

     1. Слушали:

     1. И.О. Фамилия (текст доклада прилагается)

     Выступили:

     И.О. Фамилия (краткая запись выступления).

     И.О. Фамилия (краткая запись выступления).

     Постановили:

     1.1. Одобрить ...

     1.2. Предоставить ...

Председательствующий  _____________________ _____________________________

                             (подпись)          (расшифровка подписи)

Секретарь             _____________________ _____________________________

                             (подпись)          (расшифровка подписи)

       Образец оформления полного протокола заседания (совещания)

                 у Президента Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                 Правительство Республики Башкортостан

                              Протокол

               совещания у заместителя Премьер-министра

                Правительства Республики Башкортостан

"__" _____________ 201__ г.       Уфа                     N _____________

Присутствовали:

Наименование должности                 И.О. Фамилия

Наименование должности                 И.О. Фамилия

Наименование должности                 И.О. Фамилия

Наименование должности                 И.О. Фамилия

Наименование должности                 И.О. Фамилия

         (инициалы и фамилии указываются в алфавитном порядке)

_________________________________________________________________________

     I. Об итогах работы _

     (Фамилия  И.О.,  Фамилия  И.О.,  Фамилия  И.О., Фамилия И.О, Фамилия

И.О.)

     1. Принять к сведению ...

     2. Министру ....

     II. О плане мероприятий ...

     (Фамилия  И.О.,  Фамилия  И.О.,  Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия

И.О.)

     1. Принять к сведению _

     2. Утвердить ...

Заместитель Премьер-министра

Правительства Республики       _______________ __________________________

Башкортостан                      (подпись)      (расшифровка подписи)

      Образец оформления краткого протокола заседания (совещания)

  у заместителя Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                 Правительство Республики Башкортостан

                                                                Утверждаю

                                        Президент Республики Башкортостан

                                        ____________________ Р.З. Хамитов

                                       "____" ________________ 201__ года

                               Перечень

   поручений Правительства Республики Башкортостан по итогам заседания

Президиума Правительства Республики Башкортостан по вопросу...

                         (9 апреля 2014 года)

     1.  Внести  на  утверждение  в Правительство Республики Башкортостан

проект изменений, вносимых в государственную программу ...

     Ответственный: И.О. Фамилия

     Срок - 2014 год, далее - ежегодно.

     2. Обеспечить ...

     Ответственные:    И.О.    Фамилия,  органы  местного  самоуправления

Республики Башкортостан (по согласованию).

     Срок - 1 сентября 2014 года, далее - постоянно.

     3. Рекомендовать ...

     Ответственные:    органы    местного    самоуправления    Республики

Башкортостан (по согласованию), И.О. Фамилия, И.О. Фамилия.

     Срок - 1 сентября 2014 года, далее - постоянно.

             Образец оформления перечня поручений Правительства

                          Республики Башкортостан

Приложение N 14

к пункту 3.6.5

Приложение N 15

к пункту 3.6.5

Приложение N 16

к пункту 3.6.5

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 17

к пункту 3.6.5

             Аппарат Правительства Республики Башкортостан

                          Заявка N _________

     на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи

Отдел Аппарата Правительства ____________________________________________

_________________________________________________________________________

Исполнитель (Ф.И.О., должность, телефон) ________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Наименование передаваемой информации (полностью) ________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   Прошу передать служебную информацию

Страна, код страны ______________________________________________________

Город, код города _______________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________

Кому ____________________________________________________________________

Объем передаваемого сообщения ________________ листов

Заведующий

_______________________________ _______________ _________________________

 (наименование отдела Аппарата     (подпись)       (расшифровка подписи)

   Правительства Республики

         Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

  Форма заявки на передачу служебной информации по каналам факсимильной

         связи в Аппарате Правительства Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18

к пункту 3.6.5

                               Журнал

  учета служебных документов, отправляемых по каналам факсимильной связи

N п/п	Наименование отдела Аппарата Правительства, Ф.И.О. и телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, страна, город	Количество листов	Дата и время поступления, характер материала	Отправил (Ф.И.О., дата, время)	Отметка о возврате материала

   Форма журнала учета документов, отправляемых по каналам факсимильной

         связи, в Аппарате Правительства Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19

к пункту 4.3

                               Журнал

                       учета принятых факсограмм

N п/п	Адрес корреспондента, Ф.И.О., телефон	Принято			Направлено
		Дата и время	Количество листов	Ф.И.О.	Наименование отдела Аппарата Правительства, Ф.И.О. получателя	Дата и время

     Форма журнала учета принятых факсограмм в Аппарате Правительства

                         Республики Башкортостан

Приложение N 20

к пункту 4.5

Правила
заполнения основных реквизитов регистрационной электронной карточки (РЭК) документа

Реквизит документа	Комментарий по заполнению
Наименование вида документа	заполняется в соответствии с наименованием вида документа
Автор (корреспондент)	при регистрации входящего документа - наименование органа или организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа; при регистрации письменного обращения гражданина - его имя, отчество, фамилия и адрес; при регистрации исходящего документа - наименование органа или организации, структурного подразделения или должностного лица - адресата; при регистрации ответа на письменное обращение гражданина - его персональные данные
Дата	в РЭК переносится дата, присвоенная документу органом или организацией - автором документа
Регистрационный номер	в РЭК переносится регистрационный номер документа, присвоенный ему органом или организацией - автором документа
Дата поступления	заполняется и переносится в регистрационный штамп; при традиционной обработке документа переносится в РЭК из регистрационного штампа
Индекс поступления	заполняется и переносится в регистрационный штамп; при традиционной обработке документа переносится в РЭК из регистрационного штампа
Заголовок к тексту	переносится заголовок к тексту документа; при его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова документа
Резолюция	из документа в РЭК переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции
Срок исполнения	проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок; при регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении	в РЭК переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу
Дело	в РЭК переносится индекс дела, в которое помещен исполненный документ, в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Правительства

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21

к пункту 4.6

                                Справка

к Указу Президента Российской Федерации

от "___" _____________ 201__ года N _____

Резолюция руководителя                                       И.О. Фамилия

                                                 Для исполнения

                                         ____________ ___________________

                                           (подпись)     (расшифровка

                                                           подписи)

                                            "___" _____________ 201__ г.

Поручение исполнителям

                                         "___" _________________ 201__ г.

Принято    постановление    (распоряжение)    Правительства    Республики

Башкортостан от "___" ___________ 201__ года N ________

                 Образец оформления резолюции (формат А5)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 22

к пункту 4.6

                Правительство Республики Башкортостан

                               г. Уфа

_________________________________________________________________________

                            И.О. Фамилия

                            И.О. Фамилия

                            И.О. Фамилия

                            На исполнение

                __________________________________________

                     (подпись) (расшифровка подписи)

"___" ______________ 201__ г.

вх. N ______________________

_________________________________________________________________________

к Указу Президента РБ от "___" _______________ 201__ г. N УП-_____

_________________________________________________________________________

         Образец оформления резолюции в Аппарате Правительства

                 Республики Башкортостан (формат А6)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23

к пункту 5.1

Аппарат Правительства

Республики Башкортостан

_______________________

(наименование отдела)

Номенклатура дел

_________ N _________

г. Уфа

на ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
Название раздела

Заведующий отделом

____________________________ __________________ _________________________

   (наименование отдела)          (подпись)       (расшифровка подписи)

"___" ______________ 201__ г.

____________________________

       (наименование

      должности лица,

     ответственного за

    архив Правительства

         Республики          __________________ _________________________

        Башкортостан)             (подпись)       (расшифровка подписи)

"___"  ______________ 201__ г.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23

к пункту 5.1 (окончание)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 201_ году в

_________________________________________________________________________

                       (наименование отдела)

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

___________________________

  (наименование должности

  лица, ответственного за

    делопроизводство в       ___________________ ________________________

          отделе)                 (подпись)        (расшифровка подписи)

"__" _____________ 201__ г.

Итоговые сведения переданы

в архив Правительства

Республики Башкортостан

___________________________

  (наименование должности

     лица, передавшего       ___________________ ________________________

         сведения)                (подпись)        (расшифровка подписи)

"___"   _________________ 201__ г.

          Форма номенклатуры дел отдела Аппарата Правительства

                        Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24

к пункту 5.1

Аппарат Правительства

Республики Башкортостан

Номенклатура дел                                                Утверждаю

_________ N _________                               Руководитель Аппарата

       г. Уфа                                               Правительства

на ____________ год                               Республики Башкортостан

                                           ______________________________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

                                            "___" ______________ 201__ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
Название раздела

__________________________

 (наименование должности

 лица, ответственного за

   архив Правительства       ___________________ ________________________

 Республики Башкортостан)          (подпись)       (расшифровка подписи)

"___" _________________ 201__ г.

Заведующий общим отделом

Аппарата Правительства       ___________________ ________________________

Республики Башкортостан            (подпись)       (расшифровка подписи)

Согласовано                              Согласовано

Протокол ЦЭК Аппарата                    Протокол ЭПК Управления по делам

Правительства РБ                         архивов Республики Башкортостан

от "___" ____________ 201__ г            от "___" ______________ 201__ г.

N __________                             N ________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24

к пункту 5.1

(окончание)

                          Итоговая запись

    о категориях и количестве дел, заведенных в 201__ году в Аппарате

                 Правительства Республики Башкортостан

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Заведующий общим отделом

Аппарата Правительства   ____________________ ___________________________

Республики Башкортостан        (подпись)         (расшифровка подписи)

"___" _________________ 201__ г.

Итоговые  сведения  переданы   в  ГКУ  Центральный   исторический   архив

Республики Башкортостан

__________________________

 (наименование должности

   лица, ответственного

  (подпись) (расшифровка

    подписи) за архив

 Правительства Республики ___________________ ___________________________

      Башкортостан)             (подпись)        (расшифровка подписи)

"___" _________________ 201__ г.

         Форма сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства

                      Республики Башкортостан

Приложение N 25

к пункту 5.1

Порядок
заполнения граф сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства Республики Башкортостан

Сводная номенклатура дел Аппарата Правительства Республики Башкортостан (далее соответственно - номенклатура дел, Аппарат Правительства) составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Аппарата Правительства по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти Республики Башкортостан или отдела Аппарата Правительства (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т. д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название, например:

Переписка с министерствами, госкомитетами и ведомствами Республики Башкортостан по вопросу развития информационных и телекоммуникационных технологий.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с УНЦ РАН по вопросам научно-методической работы.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций муниципальных образований Республики Башкортостан о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом БГУ (г. Сибай) об использовании бюджетных средств.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовой бухгалтерский отчет Аппарата Правительства Республики Башкортостан.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел либо согласованный с ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в Аппарате Правительства возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел Аппарата Правительства. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце сводной номенклатуры дел Аппарата Правительства делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Приложение N 26

к пункту 5.2

Порядок
формирования, учета и хранения дел в Аппарате Правительства Республики Башкортостан

При формировании дел в отделах Аппарата Правительства Республики Башкортостан (далее - Аппарат Правительства) необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по сводной номенклатуре дел Аппарата Правительства Республики Башкортостан (далее - номенклатура дел);

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине тома не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т. д.

Документы внутри дела сверху вниз располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, законов Республики Башкортостан, актов Президента Российской Федерации, Президента Республики Башкортостан, актов Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Башкортостан и выписки из соответствующих протоколов заседаний (совещаний) Правительства Российской Федерации или его Президиума, Правительства Республики Башкортостан или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации, Президента Республики Башкортостан, Правительства Российской Федерации или Правительства Республики Башкортостан, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник данного документа.

Документы комиссий, советов группируются в два дела:

протоколы и решения комиссий, советов;

документы к заседаниям комиссий, советов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т. д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Законом Республики Башкортостан "О государственной службе Республики Башкортостан".

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы федерального органа исполнительной власти, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Правительства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом отделе Аппарата Правительства выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Заведующие отделами и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся несгораемые шкафы, сейфы и т. п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Аппарата Правительства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Правительства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении и возврате дел, при смене заведующего отделом, заведующего сектором делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Аппарата Правительства или его отдела.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим отделам Аппарата Правительства производится с разрешения заведующего сектором делопроизводства. Выдача дел сотрудникам отделов Аппарата Правительства для работы осуществляется с указанием в РЭК следующих отметок: кому дело выдано и дата его возвращения.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отделов Аппарата Правительства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Аппарата Правительства или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в отделе, временно требуются сотруднику Аппарата Правительства, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Аппарата Правительства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27

к пункту 5.3

            Аппарат Правительства Республики Башкортостан

_________________________________________________________________________

                         (наименование отдела)

                                                                Утверждаю

                                                       Заведующий отделом

                                          _______________________________

                                                    (наименование отдела)

                                          _______________________________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

                                            "___" ______________ 201__ г.

                            Опись N _________

_________________________________________________________________________

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения (тома, части)	Примечание
Название раздела

В данную опись внесено __________________________________________________

ед. хр. с N _____________________________________________________________

по N ______________________________________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

_________________________________________________________________________

____________________________ ______________ _____________________________

  (наименование должности       (подпись)       (расшифровка подписи)

 лица, составившего опись)

"___" ________________ 201__ г.

Согласовано

Заведующий общим отделом

Аппарата Правительства

Республики Башкортостан

______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"___" ________________ 201__ г.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27

к пункту 5.3

(окончание)

Передал _____________________________________________________________ дел

                          (цифрами и прописью)

и _______________________________________________________________________

                          (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

___________________________ _______________ _____________________________

  (наименование должности      (подпись)        (расшифровка подписи)

    сотрудника отдела)

"___" ________________ 201__ г.

Принял ______________________________________________________________ дел

                          (цифрами и прописью)

и _______________________________________________________________________

                          (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

___________________________ _______________ _____________________________

  (наименование должности      (подпись)        (расшифровка подписи)

  лица, ответственного за

    архив Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ________________ 201__ г.

   Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по

  личному составу отдела Аппарата Правительства Республики Башкортостан

Приложение N 28

к пункту 5.3

Порядок
составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

В Аппарате Правительства Республики Башкортостан (далее - Аппарат Правительства) в каждом отделе описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива Правительства Республики Башкортостан (далее - архив Правительства). По этим описям документы сдаются в архив Правительства.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является сводная номенклатура дел Аппарата Правительства (далее - номенклатура дел).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные отделами Аппарата Правительства, служат основой для подготовки сводной описи дел Аппарата Правительства, которую готовит архив Правительства и по которой дела сдаются на государственное хранение в государственное казенное учреждение Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан (далее - ГКУ РБ ЦИА РБ).

Описи дел отделов Аппарата Правительства составляются по установленной форме (приложение N 27 к настоящей Инструкции) и представляются в архив Правительства не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование отдела Аппарата Правительства, который вел дело и закончил его делопроизводство. В случаях, когда отдел в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием отдела пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела (тома, части).

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел - в случае обнаружения нарушений они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям отделов устанавливается по согласованию с архивом Правительства;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В последнем случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям Аппарата Правительства со ссылкой на соответствующий акт, а также для отметок о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом Правительства и утверждается заведующим отделом.

Опись дел отдела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Правительства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

Приложение N 29

к пункту 5.3

Правила
оформления и подготовки дел к передаче на архивное хранение в Аппарате Правительства Республики Башкортостан

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

наименование органа исполнительной власти фондообразователя - Аппарат Правительства Республики Башкортостан (далее - Аппарат Правительства):

наименование отдела Аппарата Правительства;

делопроизводственный номер (индекс) дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;

архивный шифр дела (тома, части).

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование государственного органа - Аппарат Правительства Республики Башкортостан - указывается полностью в именительном падеже;

наименование отдела Аппарата Правительства - в соответствии с утвержденной структурой государственного органа;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - их очередные номера, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из сводной номенклатуры дел Аппарат Правительства (далее - номенклатура дел), согласованной с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан (далее - ЭПК) (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержания подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т. п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указывается (указываются) год(-ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты: их даты отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т. п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний (совещаний), является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы Аппарата Правительства.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Аппарата Правительства, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Правительства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан (до этого архивный шифр дела проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и Аппарата Правительства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в этот заголовок вносятся изменения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства в отделе Аппарата Правительства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения его целостности) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив Правительства допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов дела на его отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и их физического состояния (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 27 к настоящей Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают содержания документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество документов, включенных в дело, приложений к нему и листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления; металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы временного хранения.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства использования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для изготовления обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела (тома) перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые пропускается шнур.

При оформлении дел не следует применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Аппарата Правительства являются республиканской собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив как часть Архивного фонда Республики Башкортостан.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 30

к пункту 5.3

                                        Код государственного архива _____

                                                    Код организации _____

                                                 /----------------------\

                 ГКУ Центральный                 |Ф. N _________________|

               исторический архив                |Оп. N ________________|

             Республики Башкортостан             |Д. N _________________|

                                                 \----------------------/

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                         Аппарат Правительства

                        Республики Башкортостан

_________________________________________________________________________

   (наименование отдела Аппарата Правительства Республики Башкортостан)

                      Дело N ______ том N ________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                             (крайние даты)

Ф. N _________________ Оп. N ________________ Д. N _________________

    Форма обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

            в архиве Правительства Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 31

к пункту 5.3

                   Лист-заверитель дела N _________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листа(-ов),

                                   (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера _________________________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

+ внутренней описи ______________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности       (подпись)        (расшифровка подписи)

     сотрудника отдела

  Аппарата Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

          Форма листа-заверителя дела в Аппарате Правительства

                       Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 32

к пункту 5.3

                          Внутренняя опись

            документов ед. хр. N _________________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание

Итого _______________________________________________________ документов.

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности       (подпись)        (расшифровка подписи)

    лица, составившего

     внутреннюю опись

     документов дела)

"___" ______________ 201__ г.

                 Форма внутренней описи документов дела

            в Аппарате Правительства Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 33

к пункту 5.4

Аппарат Правительства

Республики Башкортостан

                Акт                   УТВЕРЖДАЮ

________________ N ________________   Руководитель Аппарата Правительства

               г. Уфа                 Республики Башкортостан

                                      ____________________________________

О выделении к уничтожению                 (подпись)      (расшифровка

документов, не подлежащих                                  подписи)

хранению                              "___" ______________201__ г.

На основании ____________________________________________________________

             (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                  сроков их хранения)

отобраны  к уничтожению  как не имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда  N Р-933  "Правительство

Республики Башкортостан".

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание

Итого ________________________________________ ед. хр. за _________ годы.

              (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,

по  личному  составу   согласованы   с  экспертно-проверочной   комиссией

Управления   по   делам   архивов   Республики   Башкортостан   (протокол

от "___" _______________ 201__ г. N _____________).

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности       (подпись)        (расшифровка подписи)

    лица, проводившего

    экспертизу ценности

        документов)

"___" ______________ 201__ г.

Согласовано

Протокол ЦЭК Аппарата Правительства

Республики Башкортостан

от "___" _____________ 201__ г.

N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 33

к пункту 5.4 (окончание)

Документы в количестве __________________________________________ ед. хр.

                                  (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в _________________________________________________

                                (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от "___" ___________________

201__ г. N ____________.

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности       (подпись)        (расшифровка подписи)

    работника, сдавшего

        документы)

"___" ______________ 201__ г.

Изменения в учетные документы внесены.

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности       (подпись)        (расшифровка подписи)

  лица, ответственного за

    архив Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,

           в Аппарате Правительства Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 34

к пункту 5.6.2

              Аппарат Правительства Республики Башкортостан

                                 Заказ

              на копирование документа архива Правительства

                         Республики Башкортостан

Отдел ___________________________________________________________________

Исполнитель _____________________________________________________________

Наименование документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата ____________________________________________________________________

     снять копию

     с оборотом

     уменьшить

     увеличить

     (необходимое подчеркнуть)

Количество страниц ______________________________________________________

Количество экземпляров __________________________________________________

     Итого ______________________________________________________________

     Подпись ____________________________________________________________

     Форма бланка заказа на копирование документа архива Правительства

                 Республики Башкортостан (формат А6)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 35

к пункту 5.6.3

Аппарат Правительства

Республики Башкортостан

                 Акт

_________________ N _________________

               г. Уфа

О выдаче дел во временное пользование

_____________________________________

       (наименование органа или

     организации, адрес, почтовый

                индекс)

     Основание - ________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Цель выдачи дела - _________________________________________________

     Выдаются  следующие   ед.  хр.  из  фонда   N  Р-933  "Правительство

Республики Башкортостан":

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Примечание

     Всего выдается срок возвращения - _________________________.ед. хр.,

(цифрами и прописью)

     срок возвращения - ________________________________________________.

     Дела  выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

     Получатель  обязуется не предоставлять дела, полученные во временное

пользование,  посторонним  лицам, не выдавать копий документов, выписок и

справок,  не  публиковать  документы без разрешения Руководителя Аппарата

Правительства Республики Башкортостан.

     Получатель  обязуется  вернуть дела в архив Правительства Республики

Башкортостан в указанный срок.

     Получатель        предупрежден     об    ответственности    согласно

законодательству  в случае утраты или повреждения полученных во временное

пользование дел.

Руководитель                        _____________________________________

Аппарата Правительства              (наименование должности руководителя

Республики Башкортостан             органа или организации - получателей)

___________________________________ _____________________________________

  (подпись) (расшифровка подписи)      (подпись) (расшифровка подписи)

"___" _______________ 201__ г.      "___" _______________ 201__ г.

(гербовая печать Аппарата           (гербовая печать органа или

Правительства Республики            организации - получателей)

Башкортостан)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 35

к пункту 5.6.3

(окончание)

Выдал дела  по поручению  Руководителя Аппарата  Правительства Республики

Башкортостан

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности       (подпись)        (расшифровка подписи)

  лица, ответственного за

    архив Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

Принял дела по поручению руководства ____________________________________

                      (наименование органа или организации - получателей)

___________________________ _________________ ___________________________

   (руководитель архива         (подпись)        (расшифровка подписи)

 органа или организации -

  получателей либо лицо,

  ответственное за архив)

"___" ______________ 201__ г.

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства органа или организации - получателей

___________________________ _________________ ___________________________

   (руководитель архива         (подпись)        (расшифровка подписи)

 органа или организации -

  получателей либо лицо,

  ответственное за архив)

"___" ______________ 201__ г.

Принял дела  по поручению Руководителя Аппарата  Правительства Республики

Башкортостан

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности       (подпись)        (расшифровка подписи)

  лица, ответственного за

    архив Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

              Форма акта выдачи дел во временное пользование

             из архива Правительства Республики Башкортостан

Приложение N 36

к пункту 6.1

Схема
работы с входящей корреспонденцией в Правительстве Республики Башкортостан

Приложение N 37

к пункту 6.1

Схема
работы с обращениями граждан в Правительстве Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 38

к пункту 6.4.1

            Аппарат Правительства Республики Башкортостан

_________________________________________________________________________

                       (наименование отдела)

Опись N ____________

единиц хранения электронных

документов ________________

Экземпляр _________________

(основной, рабочий)

_________________________________________________________________________

N п/п	Наименование документа (вид документа, заголовок)	Дата документа	Срок хранения	Объем (Мб)	Контрольная сумма контейнера электронного документа	Примечание
Дело N _________________________________________________________________________________________ (индекс дела) (заголовок дела) ________________________________________________________________________________________________ Крайние даты _____________________________________ Количество листов _____________________________

В данную опись внесено __________________________________________ ед. хр.

                                 (цифрами и прописью)

электронных документов с N ____________________ по N ___________________.

Общий объем - ______________ Мб.

Заведующий отделом

___________________________ _________________ ___________________________

   (наименование отдела        (подпись)       (расшифровка подписи)

  Аппарата Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 38

к пункту 6.4.1 (окончание)

Передал _________________________________________________________ ед. хр.

                         (цифрами и прописью)

электронных документов объемом ______________________________________ Мб.

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности      (подпись)       (расшифровка подписи)

     сотрудника отдела

  Аппарата Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

Принял __________________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

электронных документов объемом ______________________________________ Мб.

(цифрами и прописью)

___________________________ _________________ ___________________________

  (наименование должности      (подпись)       (расшифровка подписи)

  лица, ответственного за

    архив Правительства

 Республики Башкортостан)

"___" ______________ 201__ г.

      Форма описи электронных документов отдела Аппарата Правительства

                        Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 39

к пункту 12.2

              Аппарат Правительства Республики Башкортостан

                                Заказ

                 на копирование документа Правительства

                        Республики Башкортостан

Отдел ___________________________________________________________________

Исполнитель _____________________________________________________________

Наименование документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата ____________________________________________________________________

     снять копию

     с оборотом

     уменьшить

     увеличить

     (необходимое подчеркнуть)

Количество страниц ______________________________________________________

Количество экземпляров __________________________________________________

     Итого ______________________________________________________________

     Подпись ____________________________________________________________

       Форма бланка заказа на копирование документа Правительства

                 Республики Башкортостан (формат А6)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 40

к пункту 19.1

N п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Дата получения печати (штампа) от изготовителя

Предприятие-изготовитель, дата и N сопроводительного документа

Кому выданы печать, штамп (должность, подразделение)

Роспись работника

Дата возврата печати (штампа)

Роспись работника

Дата уничтожения печати (штампа)

Дата, номер акта

          Журнал учета печатей и штампов в Аппарате Правительства

                         Республики Башкортостан

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 41

к пункту 19.2

Наименование вида гербового бланка

Дата поступления

Дата и N сопроводительного документа

Наименование организации - поставщика гербового бланка

Количество экземпляров гербового бланка

Серия и номера гербового бланка

Наименование вида гербового бланка

Количество экземпляров гербового бланка

Серия и номера гербового бланка

Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя

Расписка в получении

Примечание

        Журнал учета поступления бланков в Аппарате Правительства

                        Республики Башкортостан