Постановление Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 г. N 145 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан"

Правительство Республики Башкортостан постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан.

Исполняющий обязанности Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан

Р.З. Хамитов

Положение
о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан
(утв. постановлением Правительства Республики Башкортостан
от 6 мая 2011 г. N 145)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок осуществления электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан.

1.2. Термины и определения, применяемые в настоящем Положении:

система электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан (далее - СЭД) - часть информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Башкортостан, созданная в целях обеспечения ведения электронного документооборота, межведомственного обмена электронными документами и межведомственного взаимодействия в государственных органах Республики Башкортостан;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

реквизиты документа - файл формата XML определенной структуры с составом элементов и их атрибутов;

система межведомственного электронного документооборота - республиканская информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен электронными сообщениями между государственными органами Республики Башкортостан;

межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан;

взаимодействие информационных систем электронного документооборота Республики Башкортостан - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота;

комплекс программ "Почтовая служба" - специальное программное обеспечение, используемое в системе межведомственного электронного документооборота и предназначенное для организации почтового обмена электронными сообщениями по каналам связи;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

1.3. Организатором межведомственного электронного документооборота является Министерство связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан, оператором - государственное бюджетное учреждение Центр информационно-коммуникационных технологий Республики Башкортостан.

1.4. Участниками межведомственного электронного документооборота являются государственные органы Республики Башкортостан.

1.5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими только общедоступную информацию.

1.6. Виды управленческих документов, обмен которыми при организации межведомственного документооборота осуществляется в форме электронных документов, указаны в перечне согласно приложению к настоящему Положению.

1.7. Подключение территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Республике Башкортостан, подведомственных учреждений государственных органов Республики Башкортостан, а также органов местного самоуправления Республики Башкортостан к системе межведомственного электронного документооборота осуществляется путем заключения соответствующих соглашений.

2. Основные принципы межведомственного электронного документооборота

2.1. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение целостности передаваемой информации;

б) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

в) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

г) правомерное использование программного обеспечения и программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

д) максимальное использование программно-технических средств, имеющихся в государственных органах Республики Башкортостан, и возможность поэтапного подключения государственных органов Республики Башкортостан;

е) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении участниками межведомственного электронного документооборота информационного взаимодействия;

ж) обеспечение передачи электронного сообщения с обязательным подтверждением получения информации.

3. Основные функции технической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота

3.1. Техническая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

в) каналы связи.

3.2. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

3.3. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота;

б) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота.

3.4. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

3.5. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан;

б) отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан на головной узел межведомственного электронного документооборота;

в) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата;

г) архивирование баз данных, находящихся в системах электронного документооборота, и передача их на хранение в электронный архив документов государственного органа Республики Башкортостан;

д) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в канал связи.

4. Функции участников межведомственного электронного документооборота

4.1. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

4.2. Организатор межведомственного электронного документооборота выполняет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) утверждение регламента работы системы межведомственного электронного документооборота и перечня видов документов, обмен которыми осуществляется с использованием системы межведомственного электронного документооборота;

в) заключение с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти по Республике Башкортостан, подведомственными учреждениями органов государственной власти и органами местного самоуправления Республики Башкортостан соглашений по подключению к системе межведомственного электронного документооборота.

4.3. Оператор межведомственного электронного документооборота выполняет следующие функции:

а) создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством.

4.4. Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются мультисервисная сеть передачи данных государственных органов Республики Башкортостан, каналы связи, арендуемые оператором межведомственного электронного документооборота у операторов связи.

4.5. Создание узлов участников межведомственного электронного документооборота осуществляется участниками межведомственного электронного документооборота. Технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.

4.6. Финансирование выполнения комплекса работ по созданию и функционированию работы осуществляется:

а) головного узла межведомственного электронного документооборота - за счет средств оператора межведомственного электронного документооборота;

б) узла участника межведомственного электронного документооборота - за счет его собственных средств.

4.7. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение работ согласуется с организатором межведомственного электронного документооборота.

4.8. Настройку технических средств, а также установку специального программного обеспечения осуществляет оператор межведомственного электронного документооборота.

4.9. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется оператором межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

а) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

б) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

в) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

г) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

5. Технология межведомственного электронного документооборота

5.1. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение содержит документ в электронной форме и набор реквизитов документа в формате XML. Формат электронного сообщения и набор реквизитов утверждаются организатором межведомственного электронного документооборота. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

5.2. Формат электронных сообщений, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению".

5.3. Электронный документ, входящий в состав электронного сообщения, должен быть подписан электронной подписью в соответствии с Правилами организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи, утвержденными постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года N 11 "Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи" (с последующими изменениями), и регламентом работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

5.4. Набор реквизитов документа в формате XML утверждается организатором межведомственного электронного документооборота.

5.5. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе в случае его наличия.

5.6. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота государственного органа Республики Башкортостан - участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

5.7. Информационная система электронного документооборота государственного органа Республики Башкортостан - участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником.

5.8. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле, могут использоваться для заполнения полей регистрационной (учетной) карточки поступившего в электронной форме документа.

5.9. Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота, утверждаемый организатором системы межведомственного электронного документооборота, определяет комплекс операций и приемов работы уполномоченных сотрудников участников межведомственного электронного документооборота по обмену электронными сообщениями.

6. Требования к компонентам системы межведомственного электронного документооборота

6.1. Для организации взаимодействия между системами межведомственного электронного документооборота и системой электронного документооборота используются следующие компоненты:

а) система электронного документооборота, система межведомственного электронного документооборота;

б) шлюз системы межведомственного электронного документооборота (далее - шлюз) - программно-технический комплекс, выполняющий функции по обеспечению обмена электронными сообщениями с системой электронного документооборота и обеспечивающий хранение, просмотр, поиск и выгрузку (загрузку) электронных сообщений. Шлюз состоит из объединенных в локальную информационно-телекоммуникационную сеть сервера базы данных шлюза и автоматизированного рабочего места шлюза. В составе шлюза развертывается клиентское программное обеспечение комплекса программ "Почтовая служба";

в) адаптер системы электронного документооборота, который предназначен для преобразования передаваемых или получаемых данных, входящих в состав электронных сообщений, в формат представления данных, используемый в системе электронного документооборота, или в стандартный формат данных при обмене электронными сообщениями.

6.2. Система межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать:

а) обмен электронными сообщениями между участниками системы межведомственного электронного документооборота;

б) доставку электронных сообщений адресатам с отсылкой отправителю уведомлений о времени их получения;

в) целостность электронных сообщений;

г) поддержку справочников (подразделений (код), лиц, подписывающих документы (код), адресатов документов (код) и т.д.);

д) выгрузку электронных сообщений из комплекса программ "Почтовая служба" для последующей загрузки в систему электронного документооборота получателей электронных сообщений;

е) загрузку электронных сообщений из системы электронного документооборота в шлюз для последующей передачи адресатам с использованием комплекса программ "Почтовая служба".

6.3. Система электронного документооборота должна обеспечивать возможность:

а) хранения электронных документов и их реквизитов с соответствующими сертификатами ключей электронной подписи, с использованием которых были подписаны электронные документы;

б) взаимодействия с адаптером системы электронного документооборота при отправке и приеме электронных сообщений.

6.4. Программно-технические средства шлюза должны обеспечивать выполнение следующих функций:

а) отправка и прием электронных сообщений с использованием клиента комплекса программ "Почтовая служба";

б) хранение документов и их реквизитов в электронном виде;

в) поиск хранимых документов в электронном виде по их реквизитам и просмотр как реквизитов, так и электронных образов документов;

г) возможность выгрузки и загрузки документов и их реквизитов в электронном виде с использованием съемного носителя информации;

д) обработка ошибок, протоколирование работы и минимальное разграничение доступа к данным и сервисам, предоставляемым шлюзом.

6.5. Адаптер системы электронного документооборота должен обеспечивать:

а) преобразование данных, предоставляемых шлюзом и содержащихся в полученном электронном сообщении, в формат данных, используемый в системе электронного документооборота;

б) преобразование электронных сообщений, передаваемых системой электронного документооборота в стандартный формат данных при обмене электронными сообщениями, для передачи в шлюз.

Специализированное программное обеспечение адаптера системы электронного документооборота должно функционировать на выделенном компьютере, который включается в локальную информационно-телекоммуникационную сеть участника системы межведомственного электронного документооборота.

Взаимодействие шлюза и адаптера системы электронного документооборота должно обеспечивать возможность обмена электронными сообщениями в автоматизированном режиме. При этом предусматривается размещение на технических средствах шлюза узла электронной почты, обеспечивающего передачу электронных сообщений участникам системы межведомственного электронного документооборота и абонентам в государственном органе Республики Башкортостан.

6.6. Требования к техническим характеристикам оборудования и составу программного обеспечения шлюза, адаптера системы электронного документооборота утверждаются организатором системы межведомственного электронного документооборота.

7. Требования к информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота

7.1. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

7.2. К техническим мероприятиям относятся:

а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечение антивирусной защиты информации.

7.3. К организационным мероприятиям относятся:

а) контроль за выполнением требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

б) определение должностных лиц участников межведомственного электронного документооборота и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз.

Приложение
к Положению о системе межведомственного
электронного документооборота
в Республике Башкортостан

Перечень
видов управленческих документов

1. Плановые, отчетные документы

а) план текущего планирования;

б) оперативные планы работы государственного органа Республики Башкортостан;

в) планы проведения различных мероприятий;

г) графики проведения различных мероприятий;

д) отчеты о выполнении планов работы государственного органа Республики Башкортостан (квартальные, месячные);

е) отчеты о документообороте организации;

ж) документы к планам, графикам, схемам, отчетам;

з) документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.

2. Информационные документы

а) доклады, обзоры информационного характера;

б) информационные, тематические, библиографические подборки информации;

в) сообщения о деятельности государственного органа Республики Башкортостан.

3. Справочные документы

а) списки адресов, телефонов;

б) списки рассылки документов;

в) списки (перечни).

4. Документы по оперативным вопросам

а) поручения Президента Республики Башкортостан, Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан и его заместителей, Руководителя Администрации Президента Республики Башкортостан и его заместителей, Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан и его заместителей;

б) документы рабочих групп, комиссий оперативного характера;

в) телеграммы и телефонограммы;

г) протоколы совещаний.

5. Переписка

а) о реализации принятых решений;

б) о применении нормативных документов;

в) по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;

г) по оперативным правовым вопросам;

д) по вопросам обеспечения оборудованием;

е) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

ж) по хозяйственным и административным вопросам;

з) по обеспечению транспортом, связью;

и) по кадровому обеспечению;

к) по экономическим, научным, культурным и иным связям.