Приказ Управления записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан от 14 октября 2013 г. N 139 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в Управлении записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан"

В соответствии с пунктами 3.8, 5.3 Положения об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан, утвержденного постановлением Правительства Республики Башкортостан от 12 марта 2013 г. N 82, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок рассмотрения обращений граждан в Управлении записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан.

2. Отделу правового обеспечения Управления записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан (А.Е. Костарева) направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Управление Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов в установленном законодательством порядке.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник

А.Р. Султанова

Зарегистрирован в Управлении Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов 26 ноября 2013 г.

Регистрационный N 3767

Порядок
рассмотрения обращений граждан в Управлении записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан
(утв. приказом Управления записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан
от 14 октября 2013 г. N 139)

I. Общие положения

1. Порядок рассмотрения обращений граждан в Управлении записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан (далее - Порядок) определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства (за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законодательством), объединений граждан (общественных, религиозных объединений, юридических лиц), если иное не предусмотрено федеральным законодательством, по вопросам, входящим в компетенцию Управления записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан (далее - Управление).

2. Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

Конституцией Республики Башкортостан;

Законом Республики Башкортостан от 12 декабря 2006 г. N 391-з "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан";

постановлением Правительства Республики Башкортостан от 12 марта 2013 г. N 82 "Об утверждении Положения об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Башкортостан";

настоящим Порядком.

3. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц.

4. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

II. Основные понятия

5. В Порядке используются следующие основные термины:

система электронного документооборота (далее - СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронная (регистрационная) карточка - электронная форма, предназначенная для внесения сведений о документе в базу данных СЭД;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронный образ документа - электронная копия документа, полученная в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе, и хранящаяся в СЭД.

Иные понятия и термины, применяемые в настоящем Порядке, используются в тех же значениях, что и в Федеральном законе от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

III. Требования к письменному обращению

6. Письменные обращения граждан (индивидуальные или коллективные), в том числе обращения объединений граждан и юридических лиц (далее - обращение) в обязательном порядке должны содержать:

либо наименование Управления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилию, имя, при наличии отчество (для граждан), наименование объединения граждан или юридического лица;

почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

суть обращения;

личную подпись (для граждан), подпись руководителя или заместителя руководителя, иного представителя (для объединения граждан и юридического лица);

дату обращения.

7. При необходимости, в подтверждение приведенных в обращении доводов, могут быть приложены документы и материалы либо их копии.

8. Обращение, поступившее в Управление в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком. В обращении в обязательном порядке указывается адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), если обращение направлено гражданином. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

IV. Прием и первичная обработка письменных обращений

9. Для направления обращения и получения информации об организации личного приема, рассмотрении письменных обращений в Управление можно обратиться:

в письменном виде: 450054, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Рихарда Зорге, д. 60; в электронном виде: через официальный Интернет-сайт Управления www.uzagsrb.bashkortostan.ru раздел "Работа с обращениями граждан" подраздел "Интернет приемная"; на официальный электронный адрес Управления - uzagsrb@bashkortostan.ru; через информационный ресурс "Электронная приемная органов государственной власти Республики Башкортостан" по адресу: https://letters.openrepublic.ru;

по телефонам: 8 (347) 248-73-83 - приемная начальника Управления (далее - Начальник), 8 (347) 248-54-70 - начальник отдела организационно-аналитической работы Управления;

факсимильной связью по номеру: 8 (347) 241-53-66 - отдел организационно-аналитической работы Управления.

10. По вышеуказанному телефону приемной Начальника предоставляется следующая информация:

контактные телефоны должностных лиц Управления;

график личного приема граждан Начальником, заместителями Начальника, начальниками отделов Центрального аппарата Управления.

11. Прием письменных обращений осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком работы Управления:

понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00; с 13.00 до 14.00 - обеденный перерыв, выходные дни - суббота и воскресенье, а также нерабочие праздничные дни.

Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

12. При консультировании граждан по телефону специалисты Управления подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Максимальное время разговора - 10 минут.

При невозможности принявшего звонок сотрудника самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок переадресовывается (переводится) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину сообщается телефонный номер, по которому он может получить необходимую ему информацию.

13. Прием и первичная обработка письменных обращений осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Управлении, утвержденной приказом Управления от 31 марта 2011 г. N 67 (далее - Инструкция по делопроизводству).

14. При предъявлении письменного обращения непосредственно самим гражданином, представителем объединения граждан на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.

15. Обращения, направленные в форме электронных документов, поступают в отдел организационно-аналитической работы Управления через:

официальную электронную почту Управления: uzagsrb@bashkortostan.ru;

информационный ресурс "Электронная приемная органов государственной власти Республики Башкортостан" по адресу: https://letters.openrepublic.ru.

сайт Управления: www.uzagsrb.bashkortostan.ru - путем заполнения необходимых реквизитов в подразделе "Интернет приемная" раздела "Работа с обращениями граждан".

Обращения, поступающие на сайт Управления www.uzagsrb.bashkortostan.ru, ежедневно распечатываются на бумажном носителе сотрудником отдела информатизации Управления и передаются в тот же день в отдел организационно-аналитической работы Управления.

V. Регистрация письменных обращений

16. Обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в Управление.

17. Регистрация входящих обращений в Управление осуществляется сотрудником отдела организационно-аналитической работы Управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

18. Регистрация осуществляется в СЭД путем создания электронной (регистрационной) карточки в группе документов "Обращения граждан" с прикреплением электронного образа обращения.

Регистрационный индекс обращения состоит из порядкового номера поступившего обращения и начальных букв регистрационной группы "ОГ" (обращения граждан).

В правом нижнем углу на лицевой стороне обращения проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера и даты поступления документа.

19. Все обращения заявителей ставятся на контроль. Срок рассмотрения обращения проставляется сотрудником отдела организационно-аналитической работы Управления.

20. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в учетных формах в графе "Примечание" делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

VI. Порядок и сроки рассмотрения поступивших обращений

21. Рассмотрение обращения руководством Управления и доведение обращения до исполнителей осуществляется только посредством СЭД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

22. Ответственный исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения: обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и пояснения начальников отделов Управления;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством;

уведомляет о переадресации обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

23. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых входит в компетенцию Управления, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

24. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Начальник вправе продлить срок исполнения поручения, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. В этих целях начальник отдела Управления, ответственный за исполнение поручения, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя Начальника служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения.

25. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, объединения граждан и юридического лица, направившего обращение, о его переадресации.

26. Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копии обращений в течение 7 дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам.

27. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, иную организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

28. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

29. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов. При этом гражданину сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

30. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или иные организации в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

31. Если в письменном обращении содержится вопрос, на который неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Начальником принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Управление или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, объединение граждан и юридическое лицо, направившее обращение.

32. В случае, если ответ по существу поставленных в обращении вопросов не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, гражданину, объединению граждан, юридическому лицу, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленных в нем вопросов в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

33. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, объединению граждан, юридическому лицу, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

34. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Управление.

VII. Подготовка проекта ответа на обращение

35. При подготовке ответственным исполнителем проекта ответа на обращение, сопроводительного письма о направлении обращения в соответствии с компетенцией текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, содержать исчерпывающие пояснения на все поставленные в обращении вопросы. Ответ на обращение составляется в стиле делового письма и не должен содержать служебные аббревиатуры. Ссылки на положения нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.

При необходимости разъясняется порядок обжалования принятого решения.

36. Ответ на коллективное обращение (обращение объединений граждан, в том числе юридических лиц) направляется по почтовому адресу первого подписавшего его лица, если в самом обращении не указан почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. В тексте ответа необходимо указать, что ответ дается на коллективное обращение.

37. В случае, если обращение рассматривается по контрольному поручению Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Республики Башкортостан, Правительства Республики Башкортостан, Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан и других органов государственной власти, соответствующая информация направляется с копией ответа на обращение в указанные органы государственной власти (по требованию указанных органов государственной власти).

38. Согласование, подписание ответственным исполнителем проекта ответа на обращение, сопроводительного письма о направлении обращения в соответствии с компетенцией осуществляется в СЭД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Ответственный исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылок на нормативные правовые акты.

Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

39. Ответ на обращение на официальном бланке Управления, подписанное Начальником (заместителем Начальника, курирующим соответствующее направление деятельности), направляется сотруднику отдела организационно-аналитической работы Управления для регистрации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и отправки адресату, второй экземпляр письма подшивается к оригиналу обращения.

40. Ответ на обращение, сопроводительное письмо о направлении обращения в соответствии с компетенцией подлежат отправке в день регистрации или на следующий рабочий день. Обработка ответа на обращение, сопроводительного письма о направлении обращения в соответствии с компетенцией для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

41. Обращение считается рассмотренным, если по существу поставленных в обращении вопросов дан письменный ответ.

42. Дела по обращениям хранятся в Управлении в соответствии с номенклатурой дел.

VIII. Личный прием граждан

43. Начальник, заместители Начальника, начальники отделов Управления осуществляют личный прием граждан в соответствии с графиком приема граждан в Управлении (далее - График). График утверждается приказом Управления и размещается на официальном Интернет-сайте Управления www.uzagsrb.bashkortostan.ru в разделе "Работа с обращениями граждан" подразделе "Прием граждан" и на стенде в помещении Управления.

44. Запись граждан на личный прием к Начальнику осуществляется специалистом приемной Начальника.

45. Правом на первоочередной личный прием обладают:

беременные женщины;

ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

граждане, принимавшие участие в ликвидации последствий аварий на атомных электростанциях, а также получившие или перенесшие лучевую болезнь или другие заболевания вследствие аварии на атомной электростанции либо в результате ядерных испытаний;

инвалиды I и II групп;

родители (лица, их заменяющие) ребенка-инвалида;

родители (лица, их заменяющие), явившиеся на личный прием с ребенком в возрасте до 1,5 лет;

граждане, достигшие 75-летнего возраста.

В случае, если правом на первоочередной личный прием одновременно обладают несколько граждан, то прием указанных граждан производится в порядке их явки на личный прием.

46. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Гражданин, представляющий объединение граждан, также предъявляет документ, удостоверяющий право представительства (удостоверение, доверенность, иной документ).

47. Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема граждан (приложение). В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

48. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком. О принятии письменного обращения производится запись в карточке личного приема граждан.

49. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

50. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема граждан. При этом гражданину должно быть разъяснено, что причиной отказа является ранее данный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

IX. Аналитическая работа

51. В целях своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы Управления письменные и устные обращения граждан, а также содержащиеся в них критические замечания анализируются и обобщаются.

52. Систематизация, обобщение и анализ обращений осуществляется с использованием Тематического классификатора обращений граждан в Управлении, утвержденного приказом Управления от 16 августа 2013 г. N 115.

53. Аналитическая работа по обращениям граждан в Управлении осуществляется отделом организационно-аналитической работы Управления согласно порядку предоставления отчетов, установленных соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Башкортостан, не менее одного раза в полугодие (до 1 февраля, 1 августа).

Анализ рассмотрения обращений граждан за полугодие и истекший год соответственно не позднее 1 сентября и 1 марта размещается на официальном Интернет-сайте Управления www.uzagsrb.bashkortostan.ru в разделе "Работа с обращениями граждан" подразделе "Отчет по работе с обращениями граждан".

Анализ рассмотрения обращений граждан за истекший год не позднее 1 марта направляется для сведения Уполномоченному по правам человека в Республике Башкортостан.

Приложение

к Порядку рассмотрения

обращений граждан

в Управлении записи актов

гражданского состояния

Республики Башкортостан

                                  Карточка                               

                   личного приема граждан N _____________

Дата приема "___" ______ 20__ г.           в ________ час. _________ мин.

    Отметка о получении письменного обращения во время приема

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

    Заявитель:

    Фамилия _____________________________________________________________

    Имя _________________________________________________________________

    Отчество (при наличии) ______________________________________________

    Паспортные данные ___________________________________________________

    Адрес _______________________________________________________________

    Телефон _____________________________________________________________

    Краткое содержание устного обращения ________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

    Отметка об ответе заявителю _________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Подпись лица, осуществившего прием ______________________________________

                             (расшифровка подписи)

Подпись заявителя _______________________________________________________

                             (расшифровка подписи)