Приложение N 3. Формы документов, представляемых на рассмотрение, согласование в архивный отдел Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан

Приложение N 3

к Административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

"Оказание методической и практической помощи

представителям организаций, предприятий

по ведению делопроизводства и формированию

ведомственного архива"

     2. Форма  акта о выделении к уничтожению   архивных   документов, не

подлежащих хранению 

     Формат А4 (210 _ 297)

_________________________________________________________________________

                              (название архива)

Акт	Утверждаю
______________ N _______________	Директор ___________________________
(дата)	(название архива)
о выделении к уничтожению	Подпись	Расшифровка подписи
архивных документов,
не подлежащих хранению	Дата

     К уничтожению отобраны: документы фонда N __________________________

                                                    (название фонда)

_________________________________________________________________________

на основании: ___________________________________________________________

                       (ссылки на нормативно-методические документы

_________________________________________________________________________

                         для проведения экспертизы)

_________________________________________________________________________

N пп	Названия групп документов	Крайние даты	Номера описей	Номера ед. хр. по описям	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

     Итого _______________________ ед. хр. за ____________________ год(ы)

             (цифрами и прописью)

     Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов,

остающихся на хранении

_________________________________________________________________________

Заведующий отделом
(архивохранилищем)	Подпись	Расшифровка подписи

Наименование
должности
работника	Подпись	Расшифровка подписи

     Дата

Документы сданы ________________________________________________ (название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N _____________
	(дата)

Наименование
должности
работника	Подпись	Расшифровка подписи

     Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника	Подпись	Расшифровка подписи

     Дата

     Утверждено

     Протокол ЭПК _______________________________________________________

                           (наименование уполномоченного органа

_________________________________________________________________________

      исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области

_________________________________________________________________________

         архивного дела, федерального государственного архива)

     от ____________ N ______________

3. Рекомендации по составлению и оформлению исторических справок(1)

Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов в пределах фонда является изучение истории фондообразователя, истории фонда и состава документов. В результате изучения истории фондообразователя составляется историческая справка.

Историческая справка о фондообразователе и фонде является также важной частью научно-справочного аппарата архивного фонда.

Историческая справка составляется с целью:

- решения вопросов фондирования (определения и уточнения границ архивного фонда, создания объединенных архивных фондов и т.д.);

- установления принципов построения архивного фонда и разработки схемы классификации документов фонда (уже на стадии ведомственного хранения);

- создания полноценного научно-справочного аппарата к документам фонда;

Необходимость разработки Рекомендаций обусловлена тем, что:

1. "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" регламентируют только общие требования к исторической справке без раскрытия особенностей ее составных частей и без учета разновидностей предприятий, организаций, учреждений.

2. Качественный уровень составляемых в архивах исторических справок еще недостаточно высок.

Основная задача Рекомендаций - выработка единых требований к созданию научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам фонда, обеспечение преемственности НСА, высокоэффективной работы по использованию документов в научных и практических целях.

Рекомендации состоят из трех разделов. В первом разделе изложены основные требования к структуре исторической справки. Второй и третий разделы посвящены соответственно истории учреждения-фондообразователя и истории фонда: приводится перечень и дается краткая характеристика содержания составных элементов истории фондообразователя и фонда. Второй раздел, в свою очередь, состоит из подразделов, в которых отмечаются особенности составления истории фондообразователя ко всем видам архивных фондов: архивный фонд учреждения, личного происхождения, объединенный архивный фонд, архивная коллекция.

В Рекомендации в качестве приложений включены образцы составления и оформления исторических справок.

Структура исторической справки

Историческая справка состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Историческая справка составляется за весь период деятельности организации, дополняется при изменении объема фонда, а также в случае реорганизации, изменении структуры, функций фондообразователя и т.п.

Историческая справка на ликвидированное учреждение должна содержать сведения по истории фондообразователя и фонда за все время его деятельности (если не составлялась ранее).

В исторической справке за значительный период деятельности фондообразователя следует придерживаться предлагаемой последовательности в изложении ее составных элементов. Если история фондообразователя за описываемый период не претерпела значительных изменений, то сведения по истории фондообразователя возможно излагать в хронологической последовательности событий.

Сведения по истории фондообразователя

История фондообразователя должна включать в себя следующие сведения:

- даты его образования, регистрации, всех переименований, ликвидации;

- ведомственную принадлежность, форму собственности;

- структуру и функции, подведомственную сеть;

- название организации-предшественника и правопреемника;

- местонахождение (почтовый адрес).

Сведения внутри каждого элемента должны располагаться по хронологии событий.

Все данные по истории фондообразователя приводятся с обязательными ссылками на соответствующие правовые акты, организационно-распорядительные документы и, по возможности, с указанием местонахождения этих документов (архивные фонды, печатные издания и т. д.). Сведения о местонахождении документов могут указываться в тексте справки или в подстрочных примечаниях.

При изложении истории фондообразователя необходимо учитывать:

- вид архивного фонда (фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный фонд, коллекция);

- род учреждения (органы власти, органы управления, предприятия и т. д.).

Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной жизни).

Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников.

Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории организации фондообразователя

Все даты приводятся в соответствии с правовыми актами.

Даты образования, переименования, реорганизации, изменения подведомственности, местонахождения, ликвидации устанавливаются на основании законодательных актов, распорядительных документов вышестоящих организаций, распоряжений и постановлений исполкомов, глав администраций, других органов.

Если организация существует несколько десятилетий, то сбор сведений по ее истории можно начать с различного рода энциклопедических справочников. Для установления даты образования фондообразователя, его реорганизации, объединения с другими организациями и других преобразованиий следует обращаться к нормативным правовым и распорядительным актам вышестоящих организаций, которые, как правило, откладываются в документальных фондах организаций или архивах федерального и республиканского значения.

Среди документов самого фондообразователя следует изучить в первую очередь учредительные документы (положения, уставы и т.д.), приказы по основной деятельности, штатные расписания, обзоры о деятельности фондообразователя.

При наличии нескольких правовых актов, организационно-распорядительных документов разных органов, включая приказы самого учреждения об образовании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, местонахождения, ликвидации организации, в исторической справке приводятся все имеющиеся документы. Указываются также даты протоколов учредительных конференций или собраний, протоколы собраний трудовых коллективов об акционировании.

Изложение фактов образования, переименования, изменения подчиненности, реорганизации, введения конкурсного управления, ликвидации и т. д. дается точно в соответствии с формулировками правовых актов. Если в тексте документа имеется указание на фактическую дату, не совпадающую с датой правового акта ("образовать с такого-то числа" или "ликвидировать с такого-то числа"), то оговариваются обе даты.

При указании даты ликвидации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта об упразднении. В случае официального создания ликвидационной комиссии ее наличие и крайние даты оговариваются в исторической справке.

Все изменения следует давать с указанием причин их вызвавших. Перечисляя причины реорганизации, необходимо не только ссылаться на организационно-распорядительные документы, но и указывать, во исполнение каких законов и правовых актов Российской Федерации произошли те или иные изменения (как правило, ссылки на эти документы приводятся в текстах распорядительных документов).

Если какие-либо сведения по истории фондообразователя были установлены не по правовым актам, а по косвенным данным (угловые штампы, печати и т.д.), этот факт обязательно оговаривается в исторической справке.

В исторической справке должны содержаться сведения обо всех уровнях подчиненности.

Для органов местного самоуправления подчиненность не указывается.

Для предприятий, организаций, учреждений вышестоящими организациями являются либо органы местного самоуправления: отделы, управления, комитеты исполкомов, администраций, либо отраслевые федеральные, республиканские министерства, департаменты, агентства, управления, комитеты и т. д.

В системе подчиненности особое место занимают редакции газет. В исторической справке отмечается не вышестоящий орган, а учредители данного издания.

Если в уставе или положении помимо сведений о непосредственной административной или отраслевой подчиненности указывается наличие организации, осуществляющей организационно-методическое руководство, то эти данные фиксируются в исторической справке. Несмотря на отсутствие подчиненности, такого рода методический орган может быть и у ряда предприятий негосударственной формы собственности.

Изменения местонахождения организации - следует включать сведения об изменении административно-территориального деления.

Цели, задачи, функции, компетенция указываются по соответствующим учредительным документам (уставы, положения). Обязательно оговариваются случаи отсутствия этих документов. В части, посвященной целям, задачам, компетенции и функциям организации, необходимо оговаривать наличие самостоятельного баланса, сметы, расчетного счета в банке и печати.

Для предприятий определяется их профиль и основные виды выпускаемой продукции, для учебных заведений - профиль и по каким специальностям готовят специалистов. Профиль устанавливается также для научно-исследовательских учреждений, музеев, библиотек, архивов и т. д.

Структура указывается в соответствии с уставами, положениями, приказами, штатными расписаниями.

При указании структуры учреждения необходимо делать ссылку на распорядительный документ, которым утверждается и вводится в действие штатное расписание, и на дату утверждения самого штатного расписания руководителем при его наличии.

Для органов представительной власти, колхозов, общественных организаций указываются выборные должности (председатель, секретарь), а также аппарат (при его наличии).

В структуру учреждения следует включать коллегиальные органы, действующие на постоянной, временной основе или на общественных началах (коллегии, комиссии, советы, штабы и т. д.), состав и полномочия которых утверждаются распорядительными документами, с обязательными ссылками на эти документы.

Подведомственная сеть устанавливается на основании приказов, штатных расписаний.

Структуру учреждения и его подведомственную сеть можно указать в приложении, если они подвергались частым изменениям.

Особенности составления истории фондообразователя к фонду личного происхождения,
объединенному архивному фонду, архивной коллекции

Для фондов личного происхождения указываются краткие биографические данные:

- фамилия, имя, отчество (псевдоним, девичья фамилия);

- даты жизни (рождения и смерти);

- род деятельности (специальность, звание академическое, профессия или должность);

- почетные звания.

Для семейных, родовых фондов сведения даются по степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, сведения даются в алфавитном порядке фамилий.

Для объединенного архивного фонда - в ее первой части излагается история всех учреждений-фондообразователей, документы которых образуют этот фонд. При этом история каждого учреждения-фондообразователя дается самостоятельным разделом.

Для архивной коллекции в первой части исторической справки указываются причины создания коллекции, ее составитель (лицо, учреждение, в т. ч. архив), год составления.

История фонда

История фонда включает:

- общее количество дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) с указанием крайних дат документов;

- структуру фонда при наличии нескольких описей: количество и названия описей (тип, даты годовых разделов);

- проведение проверок наличия: год проведения и ссылка на акт проверки;

- степень полноты документов фонда;

- сведения о документах, относящихся к профилю данного фонда, но находящихся в составе других фондов;

- сведения о незадокументированных периодах;

- сведения об утрате документов;

- сведения о наличии документов других фондообразователей (фондовые включения, в том числе выходящие за хронологические рамки существования фондообразователя);

- когда и кем проводилась научно-техническая обработка документов фонда;

- физическое состояние документов;

- особенности формирования, описания дел и систематизации заголовков в описи,

- аннотация документов фонда;

- сведения о наличии и местонахождении документов по личному составу;

- наличие научно-справочного аппарата к фонду.

Если документы по личному составу велись централизованно и отложились в других фондах, то сведения об их местонахождении достаточно изложить один раз в конце раздела "история фонда".

Под незадокументированным периодом в данной организации понимается период, за который полностью отсутствуют документы.

Например, передача дел для завершения делопроизводством в организацию правопреемник, периоды реорганизации, структурной перестройки и т. д.

Сведения об утрате документов даются со ссылками на акты проверки наличия и состояния дел фонда, а также акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

В исторической справке приводится аннотация документов фонда - краткая характеристика состава и содержания документов фонда к наиболее типичным группам единиц хранения по их видам и разновидностям, отражающим основную деятельность фондообразователя.

Если при организации создан музей, то в исторической справке должны быть приведены сведения о составе документов, находящихся на хранении в музее, их объем и физическое состояние.

Сведения о научно-справочном аппарате к фонду (указателях, обзорах и т. д.) даются в исторической справке в конце раздела "История фонда".

В исторической справке должны быть отражены сведения о том, являются ли документы фондообразователя продолжающей частью уже имеющегося архивного фонда или составляют новый архивный фонд с указанием причин.

Для фондов личного происхождения, объединенных архивных фондов и коллекций перед историей фонда приводится научно-методическое обоснование создания фонда личного происхождения, объединенного архивного фонда и архивной коллекции.

В тексте или в примечании исторической справки обязательно должны быть даны ссылки на используемую литературу.

К исторической справке при повторных сдачах документов в архив в случае, если произошли изменения в наименовании, подведомственности или структуре фондообразователя, составляются дополнения.

Историческая справка датируется, подписывается руководителем, заверяется печатью, помещается в дело фонда.

*(1)Далее - Рекомендации