Приложение N 2. Правила работы заявителей в читальном зале архивного отдела администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан

Приложение N 2

к Административному регламенту

"Оказание методической и практической

помощи представителям организаций,

предприятий по ведению делопроизводства

и формированию ведомственного архива"

Правила
работы заявителей в читальном зале архивного отдела
администрации городского округа город Стерлитамак
Республики Башкортостан

1. Общие положения

1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан (далее - Правила, муниципальный архив) устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале муниципального архива.

1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве.

1.3. Плата за посещение читального зала муниципального архива и пользование архивными документами не взимается.

1.4. Режим работы читального зала: с понедельника по пятницу - с 9-00 до 12-00, суббота, воскресенье - выходные дни.

2. Порядок допуска пользователей в читальный
зал муниципального архива

2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем муниципального архива на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководителем муниципального архива.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими правилами и заполняют анкету установленного образца (приложение к настоящим Правилам).

2.5. Оформление допуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в муниципальном архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.

3.2. Пользователи, работающие в читальном зале муниципального архива, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о порядке работы читального зала.

3.2.2. Получать консультации специалистов муниципального архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в муниципальном архиве справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов.

3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководителя муниципального архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных п. 5.7 настоящих Правил).

3.2.8. Проносить в читальный зал без согласования с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы пользователей в читальном зале муниципального архива.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию, и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т. п.).

3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.5. Пользователи могут представить муниципальному архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб муниципальному архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала. Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно-справочной библиотеки муниципального архива.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10-20 дел.

4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа. Несброшюрованные, особо ценные, уникальные документы по разрешению руководителя муниципального архива выдаются на один день.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

4.4. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководителем муниципального архива, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководителем муниципального архива.

4.5. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.5.1. Входить в читальный зал в верхней одежде; вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200х300 мм), пластиковые пакеты, зонты; курить, употреблять продукты питания и напитки.

4.5.2. Выносить архивные документы из читального зала, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивные документы не защищенными от солнечного и электрического света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов; загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.5.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.6. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

4.7. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий специалистами муниципального архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей муниципального архива и физического состояния документов изготавливаются копии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается муниципальным архивом.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.

5.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководителем муниципального архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов и с учетом положений раздела 2.4 Административного регламента.

5.5. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководителя муниципального архива.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководителем муниципального архива в каждом конкретном случае.

5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, карточек, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководителем муниципального архива в каждом конкретном случае.

5.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у муниципального архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководителя муниципального архива в его помещениях и под контролем специалистов муниципального архива.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, муниципальный архив не несет.

5.8. По согласованию с руководителем муниципального архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении муниципального архива под контролем его специалистов с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.9. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.