Приложение N 10. Правила ведения и хранения документации по учету государственного имущества Республики Башкортостан

Приложение N 10

к приказу Министерства земельных

и имущественных отношений

Республики Башкортостан

от 17 октября 2011 г. N 3286

Правила
ведения и хранения документации по учету государственного имущества Республики Башкортостан

1. В соответствии с Порядком учета и ведения Реестра государственного имущества Республики Башкортостан, утвержденного постановлением Правительства Республики Башкортостан от 20.09.2011 года N 329 "О порядке учета и ведения Реестра государственного имущества Республики Башкортостан", неотъемлемой частью Реестра являются:

- журнал учета реестровых номеров (приложение N 11);

- дела, в которые помещаются документы, поступившие для учета государственного имущества Республики Башкортостан в Реестре, сформированные по признакам отнесения указанного имущества к имуществу, составляющему казну Республики Башкортостан при отсутствии правообладателя, или принадлежности правообладателю (далее - учетные дела).

2. Ведение документации осуществляется ответственными специалистами Минземимущества РБ.

Ведение журнала учета реестровых номеров осуществляется в автоматическом режиме в системе "Имущество". По окончании года журнал распечатывается, прошнуровывается, пронумеровывается и заверяется подписью ответственного специалиста и печатью Минземимущества РБ.

Учетное дело ведется в жестких папках типа "Корона", "Проф".

Учетное дело идентифицируется реестровым номером. На корешке папки указываются реестровый номер и номер тома учетного дела.

В учетное дело помещаются все документы, предусмотренные действующим законодательством для учета государственного имущества Республики Башкортостан.

3. Документы в учетном деле хранятся в хронологическом порядке их поступления.

Представленные документы за отчетный период размещаются в учетном деле правообладателя в следующей последовательности:

- технические паспорта;

- инвентарные карточки;

- документы об изменении адресов;

- учредительные документы;

- свидетельство о государственной регистрации юридического лица, Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ, Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года;

- информационное письмо отдела государственной статистики о внесении в ЕГРПО;

- документы, подтверждающие нахождение имущества у юридического лица, либо выбытие имущества (свидетельства о государственной регистрации права, распорядительные документы, договоры (контракты), акты приема-передачи, разделительные балансы, передаточные акты);

- бухгалтерская отчетность;

- протокол изменений;

- сведения о состоянии правообладателя;

- учетные формы (соответственно приложения NN 5 - 11);

- сопроводительное письмо с описью документов;

- учетные формы на электронном носителе.

4. Учетное дело государственного имущества, составляющего казну Республики Башкортостан при отсутствии правообладателя (далее - учетное дело казны), формируется из документов, составляющих сведения о конкретных объектах учета и размещаемых в деле по признаку местонахождения имущества.

В случае прекращения права (хозяйственного ведения, оперативного управления, безвозмездного пользования, аренды, доверительного управления либо иного права) на государственное имущество и после его исключения из учетного дела правообладателя, до определения его дальнейшего использования, объект относится к имуществу, составляющему казну Республики Башкортостан при отсутствии правообладателя. В таком случае в учетном деле казны размещаются распорядительные документы о прекращении права, соглашения, акты приема-передачи, протоколы изменений, техническая документация, документы, подтверждающие проведение мероприятий по обеспечению государственной регистрации прекращения права, или иные документы.

В случае передачи в аренду, безвозмездное пользование, доверительное управление или ответственное хранение объектов, числящихся в учетном деле казны, они исключаются из указанного учетного дела после предоставления правообладателями данного имущества документов в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Республики Башкортостан от 20 сентября 2011 года и формирования учетного дела правообладателя.

5. Специалист, принявший документы для учета государственного имущества в Реестре, несет ответственность за полноту, правильность и своевременность формирования дела.

При исключении правообладателя из Реестра учетное дело закрывается. Ответственный специалист Минземимущества РБ обеспечивает подготовку учетного дела для сдачи в архив в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Действующие и закрытые дела до сдачи их в архив хранятся отдельно в специально оборудованных комнатах, недоступных для посторонних лиц, с соблюдением условий, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения и подделки информации.