Приложение. Положение о системе электронного документооборота Правительства области

Приложение
к постановлению Правительства Саратовской области
от 16 июня 2015 г. N 292-П

Положение
о системе электронного документооборота Правительства области

С изменениями и дополнениями от:

3 августа 2016 г.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок обмена электронными документами, защищенными средствами электронной подписи (далее - ЭП), в системе электронного документооборота Правительства области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Саратовской области от 3 августа 2016 г. N 404-П в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Термины, используемые в настоящем Положении:

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

документ в электронном виде (электронный документ) - структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись;

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа из системы электронного документооборота Правительства области и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

система электронного документооборота Правительства области (далее СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

участники СЭД - заключившие с Оператором системы электронного документооборота Правительства области (комитетом по информатизации области) (далее - Оператор системы) соглашение об информационном взаимодействии и участвующие в электронном документообороте органы исполнительной власти области и подведомственные им организации, а также органы местного самоуправления (по согласованию) и Саратовская областная Дума (по согласованию);

служба делопроизводства участника СЭД - ответственные за делопроизводство и работу в СЭД должностные лица (должностное лицо) или структурное подразделение участника СЭД;

пользователь СЭД - физическое лицо, имеющее в СЭД учетную запись и персональный пароль, обращающееся к СЭД для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с электронными документами.

II. Порядок работы участников СЭД с электронными документами, подписанными ЭП

3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

4. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

5. Для подписания электронных документов участников СЭД используются ЭП.

6. Каждый участник СЭД определяет уполномоченное лицо (уполномоченных лиц), имеющее (имеющих) право подписи, для использования ЭП, при помощи которой подписываются электронные документы.

7. ЭП приобретается и устанавливается участником СЭД самостоятельно в соответствии с форматом, предоставляемым Оператором системы.

8. При формировании резолюций, подписании и согласовании электронных документов в СЭД должностные лица, имеющие ЭП, обязаны подписывать ЭП.

9. Прием и отправка электронных документов осуществляется службами делопроизводства участников СЭД.

10. Регистрация электронных документов в СЭД осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88.

11. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество, наименование участника СЭД).

12. Доставка и отправка электронных документов осуществляются средствами СЭД.

13. Участник СЭД обязан регистрировать электронные документы, поступившие посредством СЭД, в течение одного дня с момента поступления электронных документов в организацию.

14. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня. Электронные документы, поступившие в выходные и праздничные дни, регистрируются в течение первой половины следующего рабочего дня.

15. Электронные документы, поступающие участнику СЭД, проходят в службах делопроизводства участников СЭД первичную обработку и регистрацию.

16. В СЭД электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.

17. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

18. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников СЭД.

19. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет.

20. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

21. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника СЭД, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению).

22. В СЭД службой делопроизводства участника СЭД ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Саратовской области от 3 августа 2016 г. N 404-П в пункт 23 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

23. В целях учета электронных документов в СЭД используются следующие обязательные сведения об электронных документах:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

подразделение - ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

В СЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.

24. Участники СЭД обязаны обеспечить соблюдение требований действующего законодательства об ЭП.

25. Оператор системы осуществляет следующие функции:

организационное и методическое обеспечение СЭД;

определение требований и форматов ЭП;

формирование и актуализация глобального адресного справочника СЭД;

обеспечение эксплуатации информационно-технологической инфраструктуры СЭД;

обеспечение информационной безопасности СЭД в соответствии с законодательством;

обучение и консультирование пользователей СЭД.

III. Формирование и актуализация глобального адресного справочника СЭД

26. В глобальном адресном справочнике СЭД организации делятся на два типа:

организации, подключенные к СЭД - организации, сотрудники которых являются пользователями СЭД (участники СЭД);

организации-адресаты - организации, не имеющие пользователей СЭД и определенные только для регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

27. Наименование организации, подключенной к СЭД, и состав пользователей СЭД изменяется на основании официального запроса в адрес Оператора системы с представлением полной информации о вносимых изменениях (полное наименование организации, полное наименование должности, Ф.И.О., права доступа). Соответствующие изменения производятся в течение 5 рабочих дней, со дня поступления официального запроса Оператору системы.

28. Изменения наименования и состава пользователей организации- адресата производится на основании запроса на адрес электронной почты отдела технического сопровождения Оператора системы, указанного в СЭД. Изменения производятся в течение 1 рабочего дня со дня поступления запроса Оператору системы.

29. Перечень организаций-адресатов, вносимых в глобальный адресный справочник СЭД:

органы власти;

подведомственные учреждения органов власти.

30. Для оформления входящей или исходящей корреспонденции при взаимодействии с организациями, не входящими в перечень организаций- адресатов, указанный в пункте 29 настоящего Положения, допускается использование адресата "юридическое лицо (! юридическое лицо)", с указанием реквизитов адресата в поле карточки документа "Краткое содержание".

IV. Обеспечение информационно-технологической инфраструктуры и информационной безопасности СЭД

31. Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается Оператором системы в соответствии с требованиями действующего законодательства.

32. Поддержание информационно-технологической инфраструктуры СЭД в работоспособном состоянии осуществляется Оператором системы посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств.

33. Мероприятия по обеспечению информационно-технологической инфраструктуры и информационной безопасности СЭД осуществляются в рамках доведенного финансирования.

V. Подключение к СЭД и условия ее использования. Обучение пользователей СЭД

34. Подключение органов местного самоуправления области, Саратовской областной Думы к СЭД осуществляется на основании соглашения об информационном взаимодействии, заключаемого с Оператором системы. Условия использования СЭД определяются указанным соглашением по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

35. Для получения доступа сотрудников организации к СЭД необходимо представить Оператору системы следующие документы:

официальный запрос в адрес Оператора системы с указанием фамилии, имени, отчества и должности подключаемого сотрудника (подключаемых сотрудников);

копию приказа об утверждении перечня должностных лиц (с указанием наименования организации), допущенных к работе в СЭД (по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению). Документы представляются на адрес электронной почты отдела технического сопровождения Оператора системы, указанный в СЭД.

36. Удаление учетных записей пользователей СЭД производится на основании запроса, полученного на адрес электронной почты отдела технического сопровождения Оператора системы, указанный в СЭД, в течение 3 рабочих дней со дня поступления запроса Оператору системы.

37. Пароль выдается пользователю СЭД лично.

38. В случае отсутствия у пользователя СЭД возможности получить пароль лично оформляется приказ о назначении лиц, ответственных за получение паролей СЭД, по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

39. При получении пароля пользователь СЭД или сотрудник, ответственный за получение паролей, обязан предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт или служебное удостоверение).

40. При представлении документов, указанных в пункте 35 настоящего Положения, учетные записи будут заведены в течение 5 рабочих дней со дня поступления официального запроса в отдел технического сопровождения Оператора системы.

41. В случае непредставления документов, указанных в пункте 35 настоящего Положения, Оператор системы вправе закрыть запрос на создание учетных записей по истечении 20 рабочих дней со дня поступления официального запроса в отдел технического сопровождения Оператора системы.

42. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи СЭД.

43. Индивидуальные пароли запрещается записывать на бумагу, распечатывать, сохранять на персональном компьютере или в сети, вставлять в тексты программ и документов, а также передавать другим лицам.

44. В случае, если пользователь СЭД утратил пароль, а также при возникновении подозрения, что его пароль стал кому-либо известен или под его учетной записью в сети производятся несанкционированные действия (компрометация пароля), он обязан незамедлительно обратиться к Оператору системы.

45. Пользователь СЭД несет персональную ответственность за все действия, совершенные под его учетной записью.

46. Запрещается работать в СЭД, используя учетную запись другого пользователя СЭД.

47. Для обеспечения информационной безопасности пользователь СЭД не реже двух раз в год производит самостоятельную смену пароля с помощью меню "Настройки системы".

48. После извещения о заведении учетной записи пользователь СЭД или сотрудник, ответственный за получение паролей, обязан забрать пароль в течение 20 рабочих дней. По истечении указанного срока учетная запись блокируется. Учетная запись будет разблокирована после получения официального письма в адрес Оператора системы.

49. О возможности пользователя СЭД получить пароль Оператор системы обязан известить исполнителя в течение рабочего дня после заведения учетной записи.

50. В случае освобождения от занимаемой должности пользователя СЭД участнику СЭД необходимо в течение 2 рабочих дней представить информацию Оператору системы по электронной почте отдела технического сопровождения Оператора системы.

51. В случае изменения фамилии пользователя СЭД выдается новая учетная запись с передачей прав на документы с предыдущей учетной записи.

52. Установка дополнительного программного обеспечения для СЭД и настройка рабочего места осуществляется пользователем СЭД самостоятельно.

53. Перед началом работы пользователь СЭД обязан изучить инструкции в соответствии с распределенными правами:

права "Администратор" - "Руководство администратора", "Руководство по работе с программой сканирования DU2", "Руководство по установке программы сканирования DU";

права "Пользователь" - "Руководство пользователя", "Блок согласования - Руководство пользователя".

54. В случае необходимости проведения дополнительного обучения в адрес Оператора системы направляется официальный запрос с приложением списка обучаемых сотрудников и перечнем вопросов, по которым необходимо провести обучение. Обучение проводится Оператором системы при наборе группы не менее 10 человек. Обучение проводится очно в здании Правительства области в течение 5 рабочих дней с момента формирования группы.

55. Для получения консультаций по вопросам работы в СЭД пользователь СЭД может обратиться в отдел технического сопровождения Оператора системы по контактным данным, указанным в СЭД.

VI. Разграничение доступа к электронным документам в СЭД

56. Разграничение доступа к электронным документам в СЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями СЭД.

57. Права "Администратор" выдаются делопроизводителям, осуществляющим регистрацию документов (присвоение документам номеров, занесение в базу документов), создание списков рассылок и списков исполнителей для мобильного офиса, формирование и корректировка структуры организации, формирование и корректировка номенклатуры дел организации. Остальным сотрудникам выдаются права "Пользователь", включающие в себя создание документов типа "Внутренние" и "Согласование", а также исполнение поступивших в работу документов.

58. Доступ ко всем документам участника СЭД с правами на внесение изменений или уничтожение электронного документа предоставляется Оператором системы пользователю СЭД, включенному в перечень должностных лиц допущенных к работе в СЭД, утвержденный приказом участника СЭД о наделении его соответствующими правами, по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

59. Для корректной работы в СЭД участника СЭД необходимо наличие не менее одного сотрудника организации с правами "Администратор".

60. По умолчанию пользователи СЭД получают доступ к электронным документам, в которых пользователь СЭД является отправителем или получателем.

VII. Порядок работы участников СЭД с бумажными копиями электронных документов

61. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

62. Бумажная копия электронного документа, сформированная СЭД, содержит следующую обязательную отметку:

     "Копия электронного  документа.    Электронный   документ   подписан

электронной подписью ____________________________________________________

                (указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего

_________________________________________________________________________

             электронный документ электронной подписью)".

Также бумажная копия электронного документа должна содержать на каждом листе следующие обязательные данные:

номер и дата регистрации электронного документа;

дата и время распечатки бумажной копии электронного документа с указанием наименования организации, фамилии и инициалов лица, заверившего бумажную копию электронного документа.

63. Электронный документ и его копии на бумажном носителе должны быть аутентичными.

64. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами из числа сотрудников соответствующей организации, выпустившей электронный документ.

65. В целях учета лиц, имеющих право заверять документы, полученные посредством распечатки электронных документов из СЭД, Оператором системы формируется реестр уполномоченных лиц (далее - Реестр).

66. Объектами учета Реестра являются уполномоченные лица, которые приказом (решением) соответствующих участников СЭД уполномочены на заверение бумажных копий электронных документов (далее - Уполномоченные лица).

67. Основаниями для включения Уполномоченных лиц в Реестр и исключения из него является приказ (решение) о наделении сотрудника соответствующего участника СЭД полномочиями на заверение бумажных копий электронных документов.

68. Для внесения сведений об Уполномоченном лице в Реестр, исключения Уполномоченного лица из Реестра участник СЭД направляет в адрес Оператора системы следующие документы:

копию приказа (решения), заверенную в установленном порядке, о наделении сотрудника соответствующего участника СЭД полномочиями по заверению бумажных копий электронных документов;

заявление о включении сведений о сотруднике, уполномоченном заверять бумажные копии электронных документов, в Реестр по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению;

заявление об исключении сотрудника из Реестра по форме согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

69. На основании поступивших от участников СЭД и зарегистрированных в установленном порядке документов в Реестр вносятся следующие сведения об Уполномоченном лице:

должность, фамилия, имя, отчество;

дата начала и истечения срока полномочий по заверению документов, полученных посредством распечатки электронных документов из СЭД, реквизиты приказа участника СЭД.