Приложение. Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица

Приложение
к постановлению Губернатора Саратовской области
от 22 апреля 2013 г. N 170

Положение
о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, (далее - Положение) подготовлено в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 года (приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263), на основе Примерного положения об архиве учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18 августа 1992 года N 176.

1.2. Документы аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, относятся к собственности Саратовской области и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Саратовской области.

До передачи на постоянное хранение указанные документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", централизованно хранятся в архивохранилище управления делопроизводства и контроля Правительства области.

До передачи на временное хранение документы хранятся в структурных подразделениях аппарата Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица.

1.3. Аппарат Губернатора области и органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица, обеспечивают сохранность, упорядочение, учет и использование архивных документов, образующихся в их деятельности, до передачи их на временное хранение, а также отбор, подготовку к передаче и передачу архивных документов на временное хранение в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на временное и постоянное хранение, производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных управлению делами Правительства области.

1.4. Управление делами Правительства области обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица.

1.5. Функции по организации работы с архивными документами в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, осуществляет управление делопроизводства и контроля Правительства области.

1.6. Работа с архивными документами в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, осуществляется в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, законодательством Саратовской области, правовыми актами Губернатора области и Правительства области, правилами и другими нормативно-методическими документами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, методическими документами уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела, перечнями документов со сроками хранения, положением о постоянно действующей экспертной комиссии аппарата Губернатора Саратовской области (далее - ЭК аппарата Губернатора области), утвержденным приказом аппарата Губернатора Саратовской области от 29 декабря 2010 года N 225-к, и настоящим Положением.

1.7. Организационно-методическую помощь в работе с архивными документами в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, осуществляют государственные архивы области, к составу источников комплектования которых они отнесены.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 30 декабря 2013 г. N 543 в пункт 1.8 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.8. Контроль за организацией работы с архивными документами в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, осуществляет министр области - руководитель аппарата Губернатора области.

2. Состав архивных документов

2.1. К архивным документам аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, относятся:

законченные делопроизводством дела и документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, документы временного срока хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документы по личному составу;

документы постоянного хранения, документы временного срока хранения с отметкой "ЭПК" и по личному составу упраздненных структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;

документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников и ликвидированных организаций;

научно-справочный аппарат к документам.

3. Основные задачи и функции работы с архивными документами

3.1. Основными задачами работы с архивными документами аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, являются:

комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающими правами юридического лица, находящихся в архивохранилище;

подготовка и своевременная передача документов аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

3.2. При работе с архивными документами в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, структурными подразделениями аппарата Губернатора области и органами исполнительной власти области, не обладающими правами юридического лица, осуществляются следующие функции:

подготовка к передаче и передача в архивохранилище через год после завершения делопроизводством упорядоченных документов в соответствии со сводной номенклатурой дел Губернатора области, Правительства области;

учет и обеспечение сохранности документов до передачи их на временное хранение;

организация использования документов до их передачи на временное хранение;

проведение экспертизы ценности документов в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел и формировании дел, участие в заседаниях ЭК аппарата Губернатора области при осуществлении отбора дел для передачи на постоянное хранение или уничтожение;

составление и предоставление на рассмотрение ЭК аппарата Губернатора области и ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу.

3.3. При работе с архивными документами в аппарате Губернатора области, и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, управлением делопроизводства и контроля Правительства области осуществляются следующие функции:

прием в архивохранилище через год после завершения делопроизводством упорядоченных документов структурных подразделений аппарата Губернатора области, а также органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;

учет и обеспечение сохранности принятых на хранение документов;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, обеспечение преемственности с научно-справочным аппаратом государственных архивов области, источниками комплектования которых являются аппарат Губернатора области, органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица;

организация использования архивных документов;

ведение учета использования архивных документов;

проведение экспертизы ценности документов, организация и участие в работе ЭК аппарата Губернатора области;

оказание методической помощи работникам структурных подразделений аппарата Губернатора области, а также органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, ответственным за делопроизводство, в составлении номенклатур дел, формировании и оформлении дел, а также в подготовке дел к передаче в архивохранилище на временное хранение;

осуществление контроля за формированием и оформлением дел в аппарате Губернатора области, а также органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;

предоставление сведений в государственные архивы области, источниками комплектования которых являются аппарат Губернатора области, органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица, о составе и объеме архивных фондов и архивных документов по установленной форме;

осуществление комплекса организационных мероприятий по подготовке и передаче в установленном порядке на постоянное хранение в государственные архивы области документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

4. Права управления делопроизводства и контроля Правительства области при организации работы с архивными документами

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 30 декабря 2013 г. N 543 в пункт 4.1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Для выполнения задач и функций при организации работы с архивными документами управление делопроизводства и контроля Правительства области имеет право:

запрашивать от структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, необходимые сведения;

контролировать выполнение установленных правил работы с архивными документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;

требовать от структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, своевременной передачи в архивохранилище документов в упорядоченном состоянии;

требовать от руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, розыска недостающих документов, подлежащих передаче в архивохранилище, и представления письменного объяснения в случае их утраты;

ставить вопрос перед министром области - руководителем аппарата Губернатора области о привлечении к ответственности лиц, виновных в хищении, укрытии, порче, незаконном уничтожении документов и нарушении требований действующих правил и норм по архивному делу и организации работы с документами;

принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в аппарате Губернатора Саратовской области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;

уведомлять уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела о нарушениях требований законодательства об архивном деле;

участвовать в мероприятиях, проводимых специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

5. Ответственность за соблюдение порядка работы с архивными документами

5.1. Ответственность и обязанности работника управления делопроизводства и контроля Правительства области, на которого возложено обеспечение отбора и своевременного приема в архивохранилище, ведение учета и упорядочение, обеспечение сохранности и использования архивных документов, а также подготовка их к передаче на постоянное хранение, определяется должностным регламентом, утвержденным в установленном порядке.

5.2. Должностные лица аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за утрату и порчу архивных документов.