Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий) требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий) требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия (приложение N 2):

1) прием, первичная обработка и регистрация заявления (в течение 1 дня);

2) подготовка ответа на заявление (в течение 28 дней);

3) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения заявления;

4) выдача ответа с приложением архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении, уведомления о переадресации заявления мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги (в течение 1 дня);

3.2. Прием, первичная обработка и регистрация заявления.

Заявление с приложением необходимых документов, указанных в пункте 2.6 настоящего регламента (кроме квитанции об оплате) направляется следующими способами:

1) почтовым отправлением;

2) в ходе личного обращения;

3) с использованием факсимильной связи.

4) через региональный портал государственных и муниципальных услуг (www.64.gosuslugi.ru) и федеральный портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.64.gosuslugi.ru).

5) в ГКУ СО "МФЦ";

6) посредством электронной почты (arhiv.wolsk@yandex.ru).

При направлении заявления не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу или электронной почтой), обязательным является направление заявителем оригинала заявления в течение 10 календарных дней с момента направления по факсу или электронной почтой.

Заявление на получение сведений о размере заработной платы, о стаже работы, имущественного характера, подается в форме, установленной приложением N 3, 4, 5 настоящего регламента.

Прием корреспонденции в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" производится специалистами учреждения, с последующей их передачей непосредственному исполнителю.

При приеме нарочных заявлений на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района", принявшего документ.

Поступившие в учреждение заявления, регистрируются в журнале справок социально-правового характера и алфавитной книге в день поступления и передаются специалистом, осуществляющим прием заявлений, в этот же день директору МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района", директор отписывает заявления в течение дня специалистам для исполнения. Каждому заявлению присваивается индивидуальный номер. Регистрация заявления в муниципальном учреждении является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Регистрация заявлений ведется в журналах регистрации и учета заявлений по каждому архиву архивных документов (документов постоянного хранения и личному составу) самостоятельно.

В журналы заносится следующая информация:

Фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

Почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя;

Суть заявления (в краткой форме);

Результат рассмотрения заявления.

При исполнении заявления вносится исходящий номер ответа на заявление, дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя. Максимальный срок исполнения процедуры составляет 1 день.

3.3 Подготовка ответа на заявление.

3.3.1. Исполнение заявления осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района". Исполнение заявления производится сотрудниками муниципального учреждения, ответственными за выполнение данной работы согласно резолюцией директора МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

3.3.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

3.3.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в заявлении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так написано в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях могут включаться в одну справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации и за пределы территории Российской Федерации подписывается директором и заверяется печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.3.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так написано в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по заявлениям архивных выписок удостоверяется подписью директора и заверяются печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

3.3.5. На обороте архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью директора и печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района". Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления удостоверяются подписью директора и заверяются печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

3.3.6. Если в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" отсутствуют документы и сведения по теме заявления, но известно местонахождение документов, специалисты учреждения пересылают заявление в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю подготавливается и направляется МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" уведомление о переадресации заявления.

Если в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" отсутствуют документы, сведения по теме заявления и неизвестно местонахождение документов, заявителю подготавливается отказ в предоставлении муниципальной услуги.

Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю подготавливается и направляется в течении 5 рабочих дней письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения заявления данные. Если заявитель в течении 15 последующих дней предоставляет недостающие данные, то рассмотрение заявления возобновляется, если от заявителя поступает отказ в предоставлении сведений либо не поступает ответ от заявителя, МУ "Муниципальный архив ВМР" отказывает в предоставлении муниципальной услуги на основании п. 2.9.1. настоящего регламента. Максимальный срок исполнения процедуры "Подготовка ответа на заявление" составляет 28 дней.

3.4. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения заявления: справочная информация предоставляется специалистам учреждения по следующим вопросам:

1) о получении заявления и присвоении ему регистрационного номера;

2) о сроках исполнения запроса;

3) о результатах рассмотрения заявления (положительный/отрицательный ответ).

Однако, при направлении по почте ответа заявителю, заявителю необходимо направить в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" любым доступным способом квитанцию об оплате услуги, в случае предоставления платной услуги.

3.5. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" выдаются под расписку заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, квитанции об оплате (в случае предоставления платной услуги) в соответствии с федеральным законом. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации заявление, указывая дату получения документа. Максимальный срок исполнения процедуры составляет 1 день.