Распоряжение Мингосимущества РФ от 21 декабря 1998 г. N 1665-р "Об утверждении Правил ведения документации по учету федерального имущества"

1. Настоящие Правила устанавливают единый для территориальных органов Мингосимущества России и органов по управлению государственным имуществом субъектов Российской Федерации, наделенных правами территориального органа Мингосимущества России (далее - территориальные органы), порядок ведения документации по учету федерального имущества, возложенному на них Положением об учете федерального имущества и ведении реестра федерального имущества (далее - Положение), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 июля 1998 г. N 696 "Об организации учета федерального имущества и ведения реестра федерального имущества".

2. К документации по учету федерального имущества относятся:

журнал учета заявлений на получение свидетельства о внесении в реестр федерального имущества (далее - журнал учета заявлений);

карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества (далее - карточка учета бланков);

журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр федерального имущества (далее - журнал учета свидетельств);

журнал учета информации о федеральном имуществе, предоставляемой заинтересованным лицам (далее - журнал учета информации);

дела документов по учету федерального имущества, имеющегося у юридических лиц (далее - дела документов).

3. Ведение документации, указанной в пункте 2 настоящих Правил, выполняется в подразделениях территориальных органов, которые осуществляют учет федерального имущества.

4. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельств осуществляется в соответствии с Правилами учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества, утвержденными распоряжением Мингосимущества России от 24 августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества".

5. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информации осуществляется на магнитных либо бумажных носителях (по усмотрению территориального органа).

В случае ведения журналов на магнитных носителях должны быть обеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней, страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с передачей их в архив территориального органа.

В случае ведения журналов на бумажных носителях их листы должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны.

6. Координацию работ по выполнению настоящих Правил осуществляет Департамент государственного реестра федеральной собственности.

7. Журнал учета заявлений (приложение 1) предназначен для внесения записей о заявлениях после их регистрации подразделением территориального органа, отвечающим за делопроизводство, в соответствии с пунктом 8 Положения.

8. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений указывается в графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в порядке поступления заявлений в территориальный орган. Одна запись в журнале соответствует одному заявлению юридического лица (заявителя).

В случае заполнения всех листов журнала учета заявлений (при его ведении на бумажных носителях) открываются его продолжения 1, 2 и т.д. При этом порядковый номер записи не прерывается.

9. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления) заявления в подразделение территориального органа, осуществляющего учет федерального имущества.

10. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации заявления подразделением территориального органа, отвечающим за делопроизводство.

11. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, а также количество листов карты учета, включающей перечень объектов недвижимости, и копий документов, являющихся неотъемлемым приложением заявления (пункт 7 Положения).

12. В графе "Заявитель" указывается полное наименование юридического лица.

В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и телефон лица, непосредственно представившего заявление, и почтовый адрес заявителя, по которому территориальный орган может связаться с заявителем (если он не указан в заявлении и прилагаемых к нему документах при их непосредственном представлении).

13. В графе "Заявление принял" указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего заявление к исполнению, и ставится его подпись (в случае ведения журнала учета заявлений на бумажных носителях).

14. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате рассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства о внесении в реестр федерального имущества, отказ в его выдаче или отказ с присвоением объекту учета временного реестрового номера). В данной графе также указываются временный реестровый номер и (или) реестровый номер и даты их присвоения.

15. В графе "Примечания" делаются отметки о направлении извещений о приостановлении учета федерального имущества, письменной информации об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при учете, и т.д.

16. Журнал учета информации (приложение 2) предназначен для учета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачи информации территориальным органом в соответствии с разделом IV Положения.

17. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего запроса (заявления) о предоставлении информации.

18. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления запроса (заявления) в подразделение территориального органа, осуществляющего учет федерального имущества.

19. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации запроса (заявления) подразделением территориального органа, отвечающим за делопроизводство.

20. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса (заявления).

21. В графе "Лицо, направившее запрос" указываются: для физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты; для юридического лица - его полное наименование, документы, подтверждающие регистрацию данного юридического лица и полномочия его представителя. В эту же графу вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанный в запросе (заявлении) или названный заявителем лично.

22. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения, за которыми на основании пункта 19 Положения обратилось заинтересованное лицо, а также реестровые номера (в т.ч. временные) юридических лиц, в отношении имущества которых сделан запрос.

23. В графе "Запрос принял" указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего запрос (заявление) к исполнению, и ставится его подпись (в случае ведения журнала учета информации на бумажных носителях).

24. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящий номер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых. В этой же графе делается отметка о представлении документа, подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Если информация в соответствии с разделом IV Положения должна быть предоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно".

25. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и подпись лица, непосредственно получившего выданный документ. В иных случаях указываются адрес лица, которому направлен документ, а также его фамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (для юридического лица).

26. Дело документов (приложение 3) открывается на каждое юридическое лицо, представившее заявление на получение свидетельства о внесении в реестр федерального имущества. В дело помещаются все документы, поступающие для учета федерального имущества, имеющегося у юридического лица (заявителя).

В дело также помещаются иные документы, предусмотренные Положением и Правилами учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества, утвержденными распоряжением Мингосимущества России от 24 августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества". Например, обновленные карты учета (пункт 17 Положения), копии писем о предоставлении информации об объектах учета (раздел IV Положения), возвращенное с копией основания возврата свидетельство (пункт 12 указанных в настоящем абзаце Правил) и другие документы, относящиеся к имеющемуся у юридического лица (заявителя) федеральному имуществу.

27. Дело документов идентифицируется порядковым номером записи заявления в журнале учета заявлений и через символ "/" временным реестровым номером и (или) реестровым номером. Номер дела указывается на его титульном листе.

На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес юридического лица (заявителя).

28. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их поступления.

29. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий или исходящий номер), количество листов, фамилия, инициалы и подпись должностного лица, принявшего документ к исполнению или исполнившего его.

30. При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в томе документам.

31. Дело документов закрывается в случае изменения формы собственности объекта учета или прекращения статуса юридического лица заявителя, либо его ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием реестровых номеров объектов учета, образованных с учетом прежнего объекта учета (его частей).

На титульных листах открытых или вновь открываемых дел документов в отношении объектов учета, образованных с учетом прежнего объекта учета (его частей), к номерам дел в скобках добавляются ссылки на временный реестровый номер или реестровый номер ранее существовавшего объекта учета.

32. Закрытое дело сдается в архив территориального органа.

33. Проверка ведения документации по учету федерального имущества проводится не реже одного раза в год комиссиями, указанными в пункте 6 распоряжения Мингосимущества России от 24 августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества". О проведенных проверках делаются отметки в журналах. Обнаруженные нарушения доводятся до сведения руководителя, утвердившего комиссию.

34. В рамках координации работ по выполнению настоящих Правил Департамент государственного реестра федеральной собственности вправе проводить выборочные проверки территориальных органов.