Письмо ПФР от 15 января 1997 г. N ЕВ-16-11/200-ИН "О формировании личных дел плательщиков страховых взносов"

ГАРАНТ:

С 1 января 2001 года взамен страховых взносов в государственные социальные внебюджетные фонды введен единый социальный налог. См. справку

Инструкцией о порядке уплаты страховых взносов работодателями и гражданами в Пенсионный фонд Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 11.11.94 N 258, предусмотрено ведение уполномоченными личных дел по каждому плательщику страховых взносов.

Однако результаты проверок деятельности уполномоченных региональных отделений ПФР работниками Главного контрольно-ревизионного управления и Управления пенсионного страхования показали, что указанные требования Инструкции выполняются не всеми региональными отделениями ПФР.

В связи с этим Пенсионный фонд Российской Федерации сообщает о необходимости исполнения вышеуказанных требований Инструкции и направляет разъяснения по формированию личных дел плательщиков страховых взносов.

Формирование личного дела плательщика страховых взносов осуществляется на этапе его регистрации в ПФР.

В личное дело плательщика страховых взносов, являющегося организацией, подшиваются представленные им заявление о регистрации в ПФР, в котором в обязательном порядке указывается размер установленного ему тарифа страховых взносов, заверенные копии свидетельства о государственной регистрации, письма органа статистики о присвоении кодов, Устава или Положения и учредительного договора.

В дела плательщиков, являющихся международными организациями, учреждениями, созданными в соответствии с межправительственными и межгосударственными договорами (соглашениями) с зарубежными странами, дипломатическими или консульскими учреждениями, а также организациями, пользующимися дипломатическим статусом, находящимися на территории Российской Федерации, должны быть включены также копии межправительственных и межгосударственных договоров (соглашений) в части, касающейся вопросов пенсионного страхования и обеспечения иностранных граждан, поскольку вопросы пенсионного страхования и пенсионного обеспечения иностранных граждан, работающих в перечисленных организациях, регулируются межправительственными и межгосударственными договорами (соглашениями).

В делах плательщиков, являющихся предприятиями с иностранными инвестициями, обязательно должны присутствовать копии свидетельства о регистрации в качестве предприятия с иностранными инвестициями.

В делах плательщиков, являющихся российскими юридическими лицами, предприятиями с иностранными инвестициями, а также отдельными российскими и иностранными физическими лицами и лицами без гражданства, проживающими на территории Российской Федерации, использующими труд иностранных наемных работников в личном хозяйстве, должны присутствовать копии разрешения на привлечение в Российскую Федерацию иностранной рабочей силы, выданного Федеральной миграционной службой России.

Необходимость включения в личное дело плательщика его учредительных документов определяется наличием у него права на льготу по уплате страховых взносов. Принятие решения о предоставлении плательщику льгот по уплате взносов возможно только на основании его учредительных документов. В связи с этим в дела плательщиков, претендующих на освобождение от уплаты страховых взносов в размере 28% как общественные организации инвалидов и пенсионеров, а также на установление льготного тарифа страховых взносов в размере 20,6% как предприятия, занятые производством сельскохозяйственной продукции, копии учредительных документов должны быть включены в обязательном порядке.

Кроме того, необходимость иметь учредительные документы по всем зарегистрированным в ПФР плательщикам связана с принятием законодательных актов, предоставляющих плательщикам страховых взносов дополнительные льготы по расчетам с ПФР (Указы Президента Российской Федерации от 16.04.96 N 565, от 08.05.96 N 688, от 16.10.96 N 1446, от 28.08.96 N 1274, постановления Правительства Российской Федерации от 21.06.96 N 723 и др.). Сведения, указанные в учредительных документах плательщиков (об учредителях, о формировании уставного фонда и др.), также могут быть дополнительно использованы уполномоченными в работе в плательщиками страховых взносов.

В процессе работы с плательщиком в его личное дело подшиваются извещения из банков об открытии счетов, расчетные ведомости по страховым взносам в ПФР, акты камеральных и документальных проверок плательщика с приложением расчетов, документы о предоставлении льгот, рассрочек (отсрочек) по платежам в ПФР, использованные карточки лицевого счета по страховым взносам, переписка с плательщиком и т.п.

В случае, если в отделении ПФР отменено ведение карточек лицевого счета по страховым взносам, в дела плательщиков ежеквартально подшиваются распечатки поступивших в каждом квартале платежей (письмо ПФР от 08.02.95 N ЧЛ-16-11/777-ИН).

В дела плательщиков - организаций, занятых производством сельскохозяйственной продукции, подшиваются заверенные налоговыми органами или органами управления сельского хозяйства и продовольствия копии отчетов по форме 7АПК, балансов или других документов, содержащих сведения о доходах от производства и реализации сельскохозяйственной продукции.

В личные дела иных категорий плательщиков (индивидуальные предприниматели, крестьянские (фермерские) хозяйства, физические лица, нанимающие граждан для обслуживания в личном хозяйстве, нотариусы, занимающиеся частной практикой, частные детективы) подшиваются заявления о регистрации, копии свидетельства о государственной регистрации (при наличии указанного свидетельства), копии лицензий (нотариусы, занимающиеся частной практикой), копии справок и других документов о доходах, извещения из банков об открытых счетах, распечатки платежей и прочие сведения о плательщиках и их расчетах с ПФР.

При использовании указанными категориями плательщиков наемных работников и регистрации в ПФР в качестве работодателей в дела плательщиков подшиваются копии нотариально заверенных договоров о найме работников и расчетные ведомости по страховым взносам, уплачиваемым за этих работников.

При регистрации в ПФР указанных категорий плательщиков в качестве работодателей формирование нового дела плательщика является необязательным. Сведения о расчетах с ПФР за наемных работников конкретного плательщика могут быть подшиты в уже имеющееся личное дело этого плательщика.

В исключительных случаях при работе с вышеуказанными плательщиками без образования юридического лица допускается формирование одного дела по нескольким плательщикам (не более 10) с включением в него вышеперечисленных документов по каждому плательщику.

В отделениях ПФР, в которых работа по формированию личных дел плательщиков страховых взносов выполнена не полностью, необходимо принять срочные меры по выполнению установленного порядка ведения личных дел.

Информацию о завершении работы, связанной с ведением личных дел плательщиков, представить в Управление пенсионного страхования в срок до 10 апреля 1997 года.

Заместитель Председателя

Правления

Е.Васильев