Приложение. Положение об архивном отделе администрации Воронежской области

Положение
об архивном отделе администрации Воронежской области
(утв. постановлением Администрации Воронежской области
от 10 апреля 1996 г. N 372)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел является подразделением администрации области с правом юридического лица, имеет печать с изображением герба Российской Федерации и со своим наименованием.

1.2. В своей работе архивный отдел руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде и архивах, Положением о Федеральной архивной службе России, другими нормативными актами Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями администрации и Думы Воронежской области, документами Федеральной архивной службы России (Росархива).

1.3. Архивному отделу администрации области непосредственно подчинены областной государственной архив и Центр документации новейшей истории Воронежской области. Архивный отдел осуществляет отраслевое и межотраслевое руководство архивным отделом в области непосредственно и межотраслевое руководство архивным делом в области непосредственно или через районные, городские, областной государственный архив и Центр документации новейшей истории, ведает документами государственного архивного фонда Российской Федерации, хранящимися в этих архивных учреждениях и ведомственных архивах области, и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела.

1.4. В соответствии с Законом РФ "Об охране и использовании памятников истории и культуры" архивный отдел в пределах своей компетенции выступает специально уполномоченным государственным органом охраны документальных памятников в области.

2.Задачи архивного отдела

Архивный отдел организует исполнение и несет ответственность за реализацию следующих задач:

2.1. Обеспечение сохранности документов государственного архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в областном государственном и муниципальных архивах области и Центре документации новейшей истории.

2.2. Организация комплектования областного государственного, муниципальных архивов и Центра документации области и использование хранящихся в них документов в соответствии с Положением о государственном архивном фонде Российской Федерации.

2.3. Государственное управление по вопросам охраны и использования документальных памятников истории и культуры области.

2.4. Создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата областного государственного, муниципальных архивов и Центра документации новейшей истории области.

2.5. Организация и координация научной и методической работы областного государственного, муниципальных архивов и Центра документации области по вопросам архивоведения, документоведения, архиографии.

2.6. Внедрение результатов научных исследований и научно-технических достижений в практику работы областного государственного, муниципальных архивов и Центра документации области.

2.7. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий, учреждений, организаций.

2.8. Распространение передового опыта работы в области архивного дела, разработка предложений по его дальнейшему развитию и совершенствованию.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и хранение документов государственного архивного фонда Российской Федерации в областном государственном, муниципальных архивах и Центре документации области:

- обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственный архив;

-организует пополнение государственного архивного фонда Российской Федерации документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности общественных организаций и граждан;

- решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из районных и городских архивов области в областной государственный архив с постоянным составом документов.

3.2. Ведет государственный учет документов государственного архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в областном государственном, районных, городских и ведомственных архивах и Центре документации новейшей истории области:

- документальных памятников истории и культуры, находящихся в собственности общественных организаций и граждан, и представляет в установленном порядке сведения о них в Федеральную архивную службу России, осуществляет государственный контроль за сохранностью и использованием указанных документов.

3.3. Разрабатывает перспективные и текущие планы по вопросам развития архивного дела в области, представляет на утверждение в администрацию области, в Федеральную архивную службу России и обеспечивает их выполнение.

3.4. Организует и проводит работу по совершенствованию сети и структуры областного государственного архива и Центра документации новейшей истории области, вносит предложения в администрацию области по их образованию или упразднению.

3.5. Осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий, учреждений и организаций, оказывает помощь и проводит мероприятия по совершенствованию работы ведомственных архивов.

3.6. Вносит предложения в Федеральную архивную службу России о передаче документов из Государственного архива Воронежской области в государственные архивы других областей, краев, автономных республик,а также городов Москвы и Санкт-Петербурга.

3.7. Обеспечивает контроль и оказывает методическую и практическую помощь в развитии системы научно-справочного аппарата к документам, принимает меры к внедрению автоматизированных систем поиска информации по документам областного государственного архива и Центра документации новейшей истории области.

3.8. Участвует в работе зонального научно-методического совета работников архивных учреждений областей Центрально-Черноземного района Российской Федерации.

3.9. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.10. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в областном государственном архиве и Центре документации новейшей истории области.

3.11. Проводит совместно с подразделениями администрации области и областной Думы, предприятиями, учреждениями, организациями работу по улучшению организации документов в делопроизводстве на основании внедрения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

3.12. Проверяет работу ведомственных архивов и организацию документов в делопроизводстве учреждений, предприятий, организаций.

3.13. В установленном порядке рассматривает просьбы учреждений, организаций, предприятий и заявления граждан, касающиеся старинных документальных памятников на территории области, и готовит по ним заключения, ведет регистрацию специальных разрешений Федеральной архивной службы России и осуществляет контроль за собиранием старинных документальных памятников на территории области, представляет в Федеральную архивную службу России сведения о результатах проделанной работы.

3.14. Публикует документы государственного архивного фонда Российской Федерации, справочно-информационную литературу о составе и содержании документов, хранящихся в областном государственном архиве и Центре документации новейшей истории области, издает научно-практические пособия, организует и координирует их деятельность по публикации документов.

3.15. Организует информацию о документах областного государственного, районных, городских архивов и Центра документации новейшей истории области по актуальной тематике для использования их в народнохозяйственных, научных, социально-культурных целях, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документальной информации и эффективности использования документов.

3.16. Организует рекламу документальных памятников истории и культуры.

3.17. Составляет проект сметы расходов, финансовые и статистические отчеты областных архивных учреждений и представляет их в финансовое управление администрации области и управление госстатистики в установленные сроки.

3.18. Осуществляет повышение квалификации работников подведомственных учреждений и организаций, ведомственных архивов области.

3.19. Организует своевременный и качественный анализ предложений, заявлений и жалоб граждан и принимает по ним необходимые решения, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

3.20. Организует работу по улучшению охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, соблюдению правил пожарной безопасности в подведомственных архивных учреждениях и организациях, по предоставлению им помещений под документы и по их ремонту.

3.21. Вносит на рассмотрение администрации области предложения по обеспечению сохранности документов государственного архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в областном государственном, районных, городских архивах и Центре документации новейшей истории, другим вопросам развития архивного дела.

4. Права

Во исполнение Основ законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах архивному отделу для решения стоящих перед ним задач и выполнения возложенных на него обязанностей предоставляется право

4.1. Получать от предприятий, учреждений, организаций необходимые материалы о работе ведомственных архивов и об организации делопроизводства.

4.2. Заслушивать представителей предприятий, учреждений, организаций по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Давать предприятиям, учреждениям, организациям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и в организации документов в делопроизводстве.

4.4. Создавать постоянные и временные ведомственные и межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве на территории области.

4.5. Созывать и проводить конференции, семинары, совещания по вопросам развития архивного дела, организации работы с документами и обмену опытом работы работников архивных учреждений области.

4.6. Определять в установленном порядке категории учреждений, организаций, предприятий, от которых производится прием документов в областной государственный архив и Центр документации новейшей истории, а также состав документов, подлежащий хранению в государственном, ведомственных архивах и Центре документации области, или не подлежащих хранению.

5. Управление и структура

5.1. Архивный отдел подчиняется главе администрации области, руководителю аппарата администрации области, областной Думе и Федеральной архивной службе России.

5.2. Руководит архивным отделом начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации области.

5.3. В архивном отделе образуется коллегия. Положение, состав коллегии и структура отдела по представлению начальника архивного отдела утверждаются руководителем аппарата администрации области.

Начальник архивного отдела является председателем коллегии.

5.4. При архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов государственного архивного фонда Российской Федерации, подлежащих хранению в областном государственном, районных, городских архивах и Центре документации новейшей истории области, и экспертизы ценности документов.

Положение и состав комиссии утверждаются начальником архивного отдела.

5.5. В штатном расписании архивного отдела имеется бухгалтерия,производящая финансовые операции архивного отдела, областного государственного архива и Центра документации новейшей истории.

5.6. Начальник архивного отдела:

5.6.1. - издает приказы в пределах компетенции архивного отдела, организует и проверяет их исполнение;

5.6.2. - распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований архивного отдела, областного государственного архива и Центра документации новейшей истории;

5.6.3. - назначает и освобождает от должности работников архивного отдела администрации области, директора областного государственного архива, директора Центра документации новейшей истории, их заместителей и главных хранителей фондов, осуществляет поощрения, а при необходимости - меры дисциплинарного воздействия на них;

5.6.4. - вносит предложения главам районных администраций по назначению и освобождению от должности заведующих районными и городскими архивам;

5.6.5. - отменяет приказы руководителей подчиненных архивных учреждений, противоречащие законодательству, настоящему положению и должностным обязанностям этих руководителей;

5.6.6. - утверждает "Положение о Государственном архиве Воронежской области" и "Положение о Центре документации новейшей истории".

4. Численность и фонд оплаты труда работников архивного отдела утверждается главой администрации области.

Начальник архивного отдела администрации области

А.Е. Поротиков